Постановление КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПРИ СОВЕТЕ
МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
26 марта 2004 г. № 2
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ
И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
На основании постановления Совета Министров Республики Беларусь
от 12 августа 2002 г. № 1098 "О Комитете по архивам и
делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь" Комитет
по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики
Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке формирования,
ведения и хранения личных дел работников.
Председатель В.И.Адамушко
СОГЛАСОВАНО
Министр труда
и социальной защиты
Республики Беларусь
А.П.Морова
22.03.2004
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Комитета по архивам
и делопроизводству
при Совете Министров
Республики Беларусь
26.03.2004 № 2
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке формирования, ведения и хранения личных дел
работников
ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных
дел работников (далее - Инструкция) устанавливает порядок
формирования, ведения и хранения личных дел работников в
государственных органах, учреждениях, организациях Республики
Беларусь всех форм собственности. Положения настоящей Инструкции не
распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных
дел учащихся учреждений образования.
2. Личное дело - это совокупность документов, содержащих
наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных
работников, государственных служащих, а также других работников в
случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.
3. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел
осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).
4. Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается
на руководителя организации.
ГЛАВА 2
СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА
5. Личное дело работника формируется после заключения трудового
договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения,
постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
6. При формировании личного дела документы включаются в него в
следующей последовательности:
внутренняя опись документов личного дела;
дополнение к личному листку по учету кадров;
личный листок по учету кадров;
автобиография;
копии документов об образовании, повышении квалификации,
переподготовке;
заявление о приеме на работу;
копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления)
о приеме на работу (назначении на должность).
7. При формировании личных дел отдельных категорий работников в
них дополнительно включаются следующие документы:
декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение
государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных
работников в случаях, предусмотренных законодательством);
обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции,
предусмотренных статьей 8 Закона Беларуси от 26 июня 1997
года "О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией"
(Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь, 1997 г., № 24,
ст.460) (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных
функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в
случаях, предусмотренных законодательством);
контракт (государственных служащих);
справка-объективка;
анкета;
копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных
работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших
конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);
копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива
(для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);
копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность
руководителя организации;
договор о материальной ответственности (для материально
ответственных лиц);
направление на работу (службой занятости для молодых
специалистов после окончания государственных учебных заведений,
направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из
Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).
8. В процессе ведения личного дела в него включаются документы,
характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные
качества работника:
характеристики и аттестационные листы;
списки научных трудов и изобретений;
заявления работника о переводе, увольнении, иные документы,
послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений)
о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении
классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;
иные документы, предусмотренные законодательством Республики
Беларусь.
По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав
личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.
В сформированное личное дело документы включаются в
хронологической последовательности.
9. В личное дело не включаются:
копии документов о предоставлении отпусков, наложении
дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения
работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной
платы;
другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет
включительно.
ГЛАВА 3
ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
ЛИЧНОГО ДЕЛА
10. После оформления личного дела на его документы составляется
внутренняя опись по установленной форме согласно приложению 1. Она
содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их
индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от
листов личного дела.
Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых
документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников
копиями отражаются во внутренней описи в графе "Примечание".
11. Личный листок по учету кадров оформляется по установленной
форме согласно приложению 2.
Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу
собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на
основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об
образовании и иных личных документов. Полнота и правильность
заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы
(специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей,
сделанных в личном листке, записям в документах.
При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются
следующие требования:
на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны
исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер
"да", "нет";
не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного
ответа указывается: "не имею", "не участвовал" и т.п.;
фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже.
Например: Сидорский Олег Николаевич;
в графе "Дата рождения" арабскими цифрами указываются число,
месяц и год рождения. Например: 15.08.1962;
место рождения указывается в соответствии с
административно-территориальным делением на момент рождения.
Например: БССР, дер.Леньки Слуцкого р-на Минской обл.;
в графе "Гражданство" указывается название страны (Республика
Беларусь, Российская Федерация и т.п.);
в графе "Образование" указывается: "общее среднее",
"профессионально-техническое", "среднее специальное", "высшее";
если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов
окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю
школу указывается, сколько классов окончил;
наименования высшего и среднего специального заведения пишутся
полностью;
в графе "Какие имеете труды и изобретения" перечисляются
опубликованные научные труды с указанием выходных данных,
запатентованные изобретения либо делается запись: "Список научных
трудов (изобретений) прилагается";
в графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности"
отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы,
связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же
организации занимал в разные периоды времени различные должности, то
указывается, с какого и по какое время он работал в каждой
должности;
в графе "Семейное положение" указываются данные на момент
заполнения личного листка: "холост (не замужем)", "женат (замужем)",
"разведен (разведена)", "вдовец (вдова)", после этого перечисляются
все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия,
имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).
Например:
женат:
жена - Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р.,
сын - Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р.,
дочь - Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р.,
мать - Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.;
в графе "Место жительства" указываются адрес прописки,
фактический адрес проживания и телефон.
На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка
принимаемого на работу.
Личный листок по учету кадров подписывается составителем с
указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по
учету кадров после его заполнения не вносятся.
12. Для отражения в личном деле дополнительных сведений о
работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться
анкета.
Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям,
предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета
дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом
по кадрам).
13. В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются
данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после
заполнения личного листка по учету кадров. Оформляется дополнение к
личному листку по учету кадров по форме согласно приложению 3.
14. Автобиография - документ, содержащий краткое изложение
основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом
порядке. Составляется работником самостоятельно в произвольной форме
на листе бумаги формата А4. В автобиографии отражаются следующие
сведения:
фамилия, имя, отчество;
дата и место рождения;
полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях
обучался);
трудовая деятельность;
профессия;
общественная работа, участие в выборных органах;
отношение к воинской службе и воинское звание;
наличие правительственных и других наград и поощрений;
сведения о семейном положении, совместно проживающих
родственниках (отце, матери, детях).
Автобиография подписывается составителем с указанием даты.
15. Копии документов об образовании, повышении квалификации и
переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в
личное дело, должны быть заверены в установленном порядке.
16. Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на
стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке.
В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление),
заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст,
подпись, дата составления.
17. Характеристика - официальный документ, содержащий сведения
о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она
оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке
в произвольной форме. В характеристике указываются:
название вида документа (характеристика);
имя, отчество, фамилия характеризуемого;
текст с указанием года рождения, образования, занимаемой
должности, структурного подразделения, стажа работы в данной
организации и в данной должности, деловых и моральных качеств,
оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств,
наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого
назначения характеристики.
Внешняя характеристика подписывается руководителем организации,
внутренняя - руководителем структурного подразделения, в котором
работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика
заверяется печатью нанимателя.
ГЛАВА 4
УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ПЕРЕДАЧА В АРХИВ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
18. Документы личного дела помещаются в отдельную обложку,
оформляемую согласно приложению 4. На обложке личного дела
указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника
в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно
журналу (книге) учета личных дел.
Если фамилия работника после оформления личного дела
изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая
записывается над ней.
19. Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других
дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке.
20. Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и
обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета
личных дел согласно приложению 5.
При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и
сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому
работнику по акту приема-передачи дел.
21. Личные дела могут выдаваться во временное пользование
работникам организации либо сторонним организациям в порядке,
установленном законодательством Республики Беларусь. Личные дела
выдаются во временное пользование с разрешения руководителя
организации.
При выдаче личного дела во временное пользование запрещается
производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные
документы либо включать новые.
Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное
пользование личных дел используется контрольная карточка, которая
заполняется и оформляется на каждое выданное дело согласно
приложению 6. Контрольная карточка помещается на место выданного
дела.
22. Руководитель организации приказом не реже одного раза в
пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных
дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по
учету кадров.
При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении
личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение
руководителю организации.
23. Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив
организации по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в
опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются
по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных
дел уволенных работников.
24. Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в
соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.
Приложение 1
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников
Форма
Внутренняя опись документов личного дела № ___
________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
---T----------T---------T---------T------T--------------T-----------
№ ¦Название и¦ Дата ¦ Индекс ¦Номера¦Дата включения¦
п/п¦заголовок ¦документа¦документа¦листов¦ документа в ¦ Примечание
¦документа ¦ ¦ ¦ дела ¦ личное дело ¦
---+----------+---------+---------+------+--------------+-----------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7
---+----------+---------+---------+------+--------------+-----------
Итого __________________________________________________ документов*
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи* ________________________________
(цифрами и прописью)
______________________________
*Оформляется при подготовке личного дела к передаче в архив.
Приложение 2
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников
Форма
Личный листок по учету кадров
1. Фамилия ____________________________________________ ----------¬
Имя _______________ Отчество __________________________ ¦Место для¦
2. Пол ______ 3. Число, месяц и год рождения __________ ¦фото- ¦
4. Место рождения _____________________________________ ¦карточки ¦
5. Гражданство ________________________________________ L----------
6. Образование ________________________________________
---------------T---------T-----------T--------------T---------------
Наименование ¦ ¦ ¦Год окончания.¦ Какую
учебного ¦Факультет¦ Год ¦ Если не ¦ специальность
заведения и его¦ или ¦поступления¦окончил, то с ¦получил, номер
местонахождение¦отделение¦ ¦какого курса ¦ диплома или
¦ ¦ ¦ ушел ¦ удостоверения
---------------+---------+-----------+--------------+---------------
7. Какими языками владеете _________________________________________
(владеете свободно, читаете и можете
____________________________________________________________________
объясняться, читаете со словарем)
8. Ученая степень, ученое звание ___________________________________
9. Какие имеете научные труды и изобретения ________________________
____________________________________________________________________
10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу
в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу,
работу, учебу, стажировку за границей)
При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия
необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную
службу записывать с указанием должности.
------------------------------T---------------------T---------------
Число, месяц и год ¦Должность с указанием¦Местонахождение
-------------------T----------+ учреждения, ¦ учреждения,
приема (назначения,¦увольнения¦ организации, ¦ организации,
избрания), перевода¦ ¦ предприятия ¦ предприятия
-------------------+----------+---------------------+---------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4
-------------------+----------+---------------------+---------------
11. Участие в выборных законодательных и представительных органах.
---------------T-------------T------------T-------------------------
Местонахождение¦ Название ¦ В качестве ¦ Число, месяц, год
выборного ¦ выборного ¦кого избран +------------T------------
органа ¦ органа ¦ ¦ избрания ¦ выбытия
---------------+-------------+------------+------------+------------
12. Участие в профессиональном союзе _______________________________
(членом какого профсоюза
____________________________________________________________________
состоите, с какого времени)
____________________________________________________________________
13. Какие имеете правительственные награды и почетные звания _______
____________________________________________________________________
(когда и кем награждены, присвоены)
14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание _____________
____________________________________________________________________
Военно-учетная специальность по действительному названию ___________
____________________________________________________________________
15. Семейное положение _____________________________________________
(перечислить членов семьи с указанием
____________________________________________________________________
возраста)
16. Дополнительные сведения (указываются по согласованию
анкетируемого и нанимателя): _______________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
17. Место жительства: ______________________________________________
____________________________________________________________________
Телефон ____________________________________________________________
Паспорт: серия ________________ № __________________________________
Кем выдан __________________________________________________________
Дата выдачи ________________________________________________________
Личный номер _______________________________________________________
___________________ __________________
(дата заполнения) (личная подпись)
(Работник, заполняющий личный листок, обязан о всех последующих
изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и
т.п.) сообщать по месту работы для внесения этих изменений в его
личное дело)
Приложение 3
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников
Форма
Дополнение к личному листку по учету кадров
Фамилия _________________ Имя _______________ Отчество _____________
1. Данные о работе после заполнения личного листка
------------T-----------------------T-------------------------------
Должность (с¦ Число, месяц, год ¦ Распорядительный документ
указанием +------------T----------+-----------------T-------------
наименования¦ приема ¦ ¦ ¦
учреждения,¦(назначения,¦увольнения¦о приеме-переводе¦об увольнении
организации,¦ избрания),¦ ¦ ¦
предприятия)¦ перевода ¦ ¦ ¦
------------+------------+----------+-----------------+-------------
------------+ ¦ ¦ ¦
------------+------------+----------+-----------------+-------------
2. Данные об изменениях в учетных сведениях о работнике после
заполнения личного листка
(В данном разделе производятся отметки о следующих учетных
сведениях: награждение правительственными наградами, присвоение
ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней, образование,
знание языков, участие в составе выборных законодательных и
представительных органов)
-------------------------------------------------------------------¬
¦2.1. Записи о награждении, присвоении званий (степеней) ¦
+---------------------T---------------------T----------------------+
¦ ¦ Наименование ¦ Основание записи ¦
¦ Число, месяц, год ¦ правительственной ¦ ¦
¦ награждения, ¦ награды, присвоения ¦ ¦
¦ присвоения ¦ ученого, воинского, ¦ ¦
¦ ¦ почетного звания ¦ ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
+---------------------+---------------------+----------------------+
+---------------------+---------------------+----------------------+
+---------------------+---------------------+----------------------+
+---------------------+---------------------+----------------------+
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦2.2. Сведения о повышении квалификации, аттестации ¦
+---------------------T---------------------T----------------------+
¦ Число, месяц, год ¦ Решение комиссии ¦ Основание записи ¦
¦ ¦ (квалификационной, ¦ ¦
¦ ¦ аттестационной) ¦ ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
+---------------------+---------------------+----------------------+
+---------------------+---------------------+----------------------+
+---------------------+---------------------+----------------------+
+---------------------+---------------------+----------------------+
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦2.3. Записи о присвоении классов ¦
+---------------------T---------------------T----------------------+
¦ Число, месяц, год ¦ Решение комиссии ¦ Основание записи ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
+---------------------+---------------------+----------------------+
+---------------------+---------------------+----------------------+
+---------------------+---------------------+----------------------+
+---------------------+---------------------+----------------------+
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦2.4. Записи об изменениях в иных учетных сведениях о работнике ¦
+---------------------T---------------------T----------------------+
¦ Число, месяц, год ¦ Характер изменения ¦ Основание записи ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
+---------------------+---------------------+----------------------+
+---------------------+---------------------+----------------------+
+---------------------+---------------------+----------------------+
+---------------------+---------------------+----------------------+
L---------------------+---------------------+-----------------------
----------------------T---------------------T----------------------¬
¦Личное дело проверено¦Личное дело проверено¦Личное дело проверено ¦
¦_________ ¦_________ ¦_________ ¦
¦ (дата) ¦ (дата) ¦ (дата) ¦
¦_________ ¦_________ ¦_________ ¦
¦(подпись) ¦(подпись) ¦(подпись) ¦
L---------------------+---------------------+-----------------------
Приложение 4
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников
Форма
_________________________________________
(наименование вышестоящей организации
_______________________________________________________
наименование организации (структурного подразделения)
Личное дело № ___
__________________________
(фамилия, имя, отчество)
Начато _______________
Окончено _____________
На ______ листах.
Хранить ____________
Приложение 5
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников
Форма
ЖУРНАЛ (КНИГА)
учета личных дел
------------T-------------------T---------------T-------------------
Номер ¦ Фамилия, имя, ¦Дата постановки¦ Отметка о снятии
личного дела¦ отчество работника¦ на учет ¦ с учета
------------+-------------------+---------------+-------------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4
------------+-------------------+---------------+-------------------
Приложение 6
к Инструкции
о порядке формирования,
ведения и хранения
личных дел работников
Форма
Контрольная карточка
Личное дело № _________________________
Фамилия _______________________________
Имя ___________________________________
Отчество ______________________________
Отметка о выдаче личного дела
------------T------------T-------------T--------------T-------------
Дата выдачи¦ Кому выдано¦ Расписка в ¦Номер телефона¦Дата возврата
¦ ¦ получении ¦ ¦
------------+------------+-------------+--------------+-------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5
------------+------------+-------------+--------------+-------------
|
