Решение Брестского областного исполнительного комитета от 16.02.1987 № 110 "Об утверждении Положения о Брестском областном архиве органов ЗАГСа"

Зарегистрировано в НРПА РБ 24 августа 2000 г. N 9/860

Исполнительный комитет областного Совета народных депутатов РЕШИЛ:

Утвердить Положение о Брестском областном архиве органов ЗАГСа (прилагается).

Заместитель председателя исполкома И.К.КРАСИЦКИЙ

Секретарь И.Ф.БУТКЕВИЧ

                                         УТВЕРЖДЕНО
                                         решением
                                         исполкома
                                         Брестского областного
                                         Совета народных депутатов
                                         от 16 февраля 1987 г. N 110

1. Брестский областной архив органов ЗАГСа является структурным подразделением отдела записи актов гражданского состояния исполнительного комитета Брестского областного Совета народных депутатов.

2. Главными задачами областного архива органов ЗАГСа являются:

- хранение вторых экземпляров книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг;

- выдача (высылка) повторных свидетельств о регистрации актов гражданского состояния и копий записей актов гражданского состояния;

- внесение изменений, дополнений, исправлений во вторые экземпляры записей актов гражданского состояния, а также их аннулирование;

- оказание методической помощи по организации архивной работы отделам ЗАГСа исполкомов районных, городских, районных в городе Советов народных депутатов;

- обеспечение образцового обслуживания населения.

3. Областной архив органов ЗАГСа в своей деятельности руководствуется законодательством Союза ССР и Белорусской ССР, постановлениями коллегии, приказами, инструкциями и указаниями Министерства юстиции СССР и Министерства юстиции Белорусской ССР, решениями Брестского областного Совета народных депутатов, решениями и распоряжениями его исполнительного комитета, а также настоящим Положением.

4. Областной архив органов ЗАГСа в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

- выдает (высылает) повторные свидетельства о регистрации актов гражданского состояния, а в случае отсутствия записи акта гражданского состояния - извещения (справки) об отсутствии этой записи;

- выдает (высылает) повторные свидетельства о регистрации актов гражданского состояния, предназначенные для использования за границей;

- производит в необходимых случаях обмен свидетельств о регистрации актов гражданского состояния внутреннего образца на свидетельства, предназначенные для использования за границей;

- выдает (высылает) копии записей актов гражданского состояния;

- составляет отчет о движении бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния;

- в установленном порядке вносит изменения, дополнения и исправления в записи актов гражданского состояния, отметки о расторжении брака в записи акта о заключении брака, а также аннулирует записи актов гражданского состояния;

- принимает на хранение от отделов ЗАГСа исполкомов районных, городских, районных в городе Советов народных депутатов вторые экземпляры записей актов гражданского состояния, составленные на территории Брестской области, материалы отдела ЗАГСа Брестского облисполкома, разрабатывает мероприятия по обеспечению их сохранности;

- обеспечивает своевременный переплет и реставрацию книг регистрации актов гражданского состояния, а также других материалов, находящихся на хранении;

- составляет учетно-справочную документацию для работы с книгами регистрации актов гражданского состояния (описи, алфавиты и др.), в необходимых случаях вносит в нее изменения, дополнения и исправления;

- сдает в государственный архив книги регистрации актов гражданского состояния и метрические книги, срок хранения которых истек;

- осуществляет контроль и оказывает методическую помощь отделам ЗАГСа исполкомов районных, городских, районных в городе Советов народных депутатов по организации хранения первых экземпляров книг регистрации актов гражданского состояния и работы с ними. По планам отдела ЗАГСа Брестского облисполкома проводит проверки, организует производственную практику, принимает участие в семинарах и других мероприятиях;

- обеспечивает своевременное и правильное рассмотрение и разрешение предложений, заявлений и жалоб граждан и принимает меры к устранению причин, вызывающих жалобы.

5. Областной архив органов ЗАГСа отчитывается о своей работе перед отделом ЗАГСа Брестского облисполкома.

6. Областной архив органов ЗАГСа возглавляет заведующий архивом, который:

- руководит деятельностью архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач;

- осуществляет контроль за соблюдением работниками архива законодательства СССР и Белорусской ССР и организует работу по выполнению постановлений коллегии, приказов, инструкций и указаний Министерства юстиции СССР и Министерства юстиции Белорусской ССР, решений областного Совета народных депутатов, решений и распоряжений его исполнительного комитета, а также настоящего Положения;

- принимает меры к обеспечению соблюдения необходимых условий хранения книг регистрации актов гражданского состояния, метрических книг, а также другой документации;

- организует учет, хранение и расходование бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния, несет личную ответственность за сохранность этих бланков.

7. Областной архив органов ЗАГСа имеет печать с изображением Государственного герба Белорусской ССР и со своим наименованием, а также печать для оформления документов, предназначенных для использования за границей.