ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Решение Минского областного исполнительного комитета от 29.12.2007 № 1616 "Об Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском областном исполнительном комитете"

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на сентябрь 2013 года

< Главная страница

Зарегистрировано в НРПА РБ 4 февраля 2008 г. N 9/13301

Минский областной исполнительный комитет РЕШИЛ:

Утвердить прилагаемую Инструкцию по документационному обеспечению управления в Минском областном исполнительном комитете.

Председатель Л.Ф.Крупец

Управляющий делами О.М.Крупенин

                                            УТВЕРЖДЕНО
                                            Решение
                                            Минского областного
                                            исполнительного комитета
                                            29.12.2007 N 1616

Глава 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция по документационному обеспечению управления в Минском областном исполнительном комитете (далее - Инструкция) подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения деятельности Минского областного исполнительного комитета (далее - облисполком), унификации состава и форм документов, а также технологии работы с ними.

2. Настоящая Инструкция устанавливает общие правила организации делопроизводства в облисполкоме, комитетах, управлениях и отделах (далее - структурные подразделения) на основе законодательства Республики Беларусь, в том числе технических нормативных правовых актов.

3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

4. Правила работы с документами, содержащими государственную, служебную, коммерческую либо иную охраняемую законом тайну, определяются специальной инструкцией.

5. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства.

6. Общее руководство делопроизводством и контроль за выполнением требований Инструкции возлагаются на управляющего делами облисполкома, а в структурных подразделениях облисполкома - на руководителей этих подразделений.

7. Контроль за организацией документационного обеспечения управления в облисполкоме (далее - ДОУ) в соответствии с настоящей Инструкцией возлагается на отдел по работе с документами и взаимодействию со структурными подразделениями облисполкома и райгорисполкомами управления делами облисполкома (далее - отдел по работе с документами).

8. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях облисполкома возлагается на их руководителей.

Руководители структурных подразделений облисполкома определяют лицо, ответственное за ДОУ, которое обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными правовыми актами и методическими документами в области документационного обеспечения.

9. Работники облисполкома несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается непосредственному руководителю и сообщается в отдел по работе с документами.

10. Работникам облисполкома запрещается:

делать какие-либо пометки, надписи, исправления в тексте поступивших документов;

брать домой служебные документы или их проекты и выполнять дома какую-либо работу служебного характера;

копировать и размножать служебные документы без разрешения руководителей структурных подразделений и управляющего делами облисполкома или его заместителей, а материалы Минского областного Совета депутатов - без разрешения председателя Совета;

разглашать или использовать в личных интересах информацию, содержащуюся в служебных документах, в том числе полученную на стадии их подготовки, а также на заседаниях и совещаниях.

11. При уходе в отпуск или отъезде в командировку работник обязан передать лицу, которое будет замещать его, все имеющиеся документы по нерешенным вопросам.

12. При увольнении или перемещении работника имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения облисполкома передаются другому работнику.

13. Лица, вновь принятые на работу в облисполком, допускаются к работе с документами после ознакомления с настоящей Инструкцией.

Глава 2 ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

14. Документирование деятельности в облисполкоме охватывает все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой информации на различных носителях для осуществления задач и полномочий, возложенных на облисполком.

15. Облисполком в пределах своих полномочий принимает решения. Возможно принятие совместных решений в порядке, установленном законодательством. Председатель облисполкома издает распоряжения по конкретным вопросам, не требующим коллегиального рассмотрения.

16. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях облисполкома и совещаниях, фиксируются в соответствующих протоколах.

17. Взаимоотношения с деловыми партнерами регулируются с помощью договоров и другой документации, используемой в договорной работе.

18. Для осуществления оперативных связей с другими организациями и отдельными гражданами направляются письма, факсограммы, телеграммы, телефонограммы, используется электронная почта.

19. В деятельности облисполкома создаются различные справочно-информационные документы (акты, справки, докладные записки, обзоры и т.д.).

20. Облисполком обеспечивается документами, информационными справочными материалами, официально распространяемыми Палатой представителей Национального собрания Республики Беларусь, Советом Республики Национального собрания Республики Беларусь, Конституционным Судом Республики Беларусь, Верховным Судом Республики Беларусь, Высшим Хозяйственным Судом Республики Беларусь, иными государственными органами и общественными объединениями.

21. В облисполкоме образуется комплекс документов по личному составу (контракты, приказы, распоряжения по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.).

22. Автоматизированная подготовка документов представляет собой процесс документирования с применением средств вычислительной и организационной техники. Электронный документ - документ, зафиксированный на машинном носителе и содержащий идентифицированную информацию, подлинность которой удостоверена электронной цифровой подписью или удостоверяющим документом.

В результате автоматизированной обработки документной информации пользователь получает документ в виде видеограммы и машинограммы.

Видеограмма - информация, представленная на экране монитора.

Машинограмма - документ, полученный с печатающих устройств вычислительной и организационной техники и оформленный на бланках или стандартных листах бумаги.

Автоматизированная подготовка документов и хранение ее результатов предполагают создание информационной базы, включающей альбом унифицированных форм документов (шаблонов), комплект справочной информации, необходимой для заполнения переменной части унифицированных форм документов.

Задача подготовки текста документа решается в диалоговом режиме. Пользователь вводит переменную информацию в имеющиеся в базе данных унифицированные формы документов, редактирует и распечатывает проект документа.

Автоматизированные альбомы унифицированных форм документов (шаблонов) содержат информацию (шаблоны) для подготовки и оформления в автоматизированном режиме наиболее часто создаваемых документов.

При оформлении организационно-распорядительных документов используется состав реквизитов, предусмотренный СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - СТБ 6.38-2004).

23. В целях упорядочения работы с документами в облисполкоме разрабатывается табель форм документов.

Табель форм документов (далее - табель) - перечень форм документов облисполкома, необходимых и достаточных для реализации его функций и задач, содержащий характеристику каждого документа с точки зрения его юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.

Для разработки табеля форм документов, применяемых в облисполкоме, распоряжением председателя облисполкома создается рабочая группа, включающая специалистов по основным направлениям деятельности облисполкома.

24. Разработка и заполнение табеля форм документов проводятся в два этапа. На первом этапе выявляются условия, определяющие процессы документирования и полный перечень применяемых документов, что достигается путем изучения юридических оснований документирования.

По результатам первого этапа работы в каждом структурном подразделении облисполкома составляется список создаваемых управленческих документов.

25. Второй этап заключается в анализе технологии подготовки и прохождения выявленного комплекса документации.

Табель форм документов оформляется в форме таблицы. Таблица состоит из следующих граф:

наименование раздела (название документа);

ответственный за составление проекта документа;

срок подготовки;

периодичность подготовки (ежегодно, ежеквартально, по мере необходимости и т.д.);

согласование проекта документа (внутреннее и внешнее);

удостоверение (подпись, утверждение, печать);

наименование организации или структурного подразделения облисполкома, куда представляется документ;

срок представления;

срок исполнения;

структурное подразделение облисполкома и должность лица, ответственного за регистрацию;

структурное подразделение облисполкома и должность ответственного за контроль;

местонахождение первого экземпляра (второго экземпляра);

примечания.

26. После заполнения табель форм документов согласовывается с руководителями структурных подразделений облисполкома, начальником отдела по работе с документами, подписывается управляющим делами облисполкома и утверждается распоряжением председателя облисполкома. Копия табеля форм документов, применяемых в структурных подразделениях облисполкома, хранится у руководителей этих подразделений.

Должностным лицам и структурным подразделениям облисполкома запрещается создавать иные документы, не указанные в табеле.

Ведение табеля (внесение в него изменений) в облисполкоме осуществляется отделом по работе с документами. Внесение новых документов в табель осуществляется в порядке, указанном в части первой настоящего пункта.

27. Альбом форм документов создается на основе табеля форм документов облисполкома.

В альбом включаются формы документов, прошедшие унификацию, то есть формы, в которых отражена постоянная информация и определено место для переменной информации, унифицирован текст путем приведения его к трафарету, анкете или таблице, установлено стабильное расположение реквизитов.

Для удобства использования формы документов группируются в альбоме по разделам, соответствующим определенным направлениям деятельности облисполкома или его функциональным задачам.

Глава 3 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

28. Составление и оформление документов предполагают обязательное соблюдение ряда требований и правил, обеспечивающих их юридическую силу, оперативное и качественное исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной и организационной техники.

29. Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, при необходимости - согласование (визирование) проекта, его подписание, утверждение, размножение (тиражирование).

Составитель документа отвечает за своевременность его подготовки, правильность содержания и оформления, неукоснительно соблюдая требования, установленные для оформления соответствующего вида документа.

30. Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке.

31. Каждый документ должен иметь обязательный для данного вида документа комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.

32. Большинство организационно-распорядительных документов облисполкома составляется на бланках, за исключением совместных документов, докладных записок, справок и иных документов.

Если документ оформляется не на бланке, порядок расположения реквизитов на листе бумаги должен соответствовать требованиям стандарта.

33. Требования к гербовым бланкам определяются в соответствии с СТБ 6.38-2004. Образцы бланков облисполкома с использованием Государственного герба изготавливаются в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Бланки изготавливаются и учитываются управлением делами облисполкома. В структурные подразделения они выдаются по разрешению управляющего делами облисполкома или его заместителей (приложения 1 - 5).

34. Право подписи документов, составленных на бланках облисполкома, имеют председатель облисполкома, его заместители и управляющий делами облисполкома.

35. Оформление документов предполагает соблюдение комплекса требований, предъявляемых к составлению заголовка документа, датированию документа, индексированию, адресованию, согласованию, удостоверению (подписанию, утверждению, проставлению печати), оформлению приложений к документу, проставлению отметок о прохождении, исполнении и месте хранения документа.

36. Датой документа является дата его подписания. Датой решения облисполкома является дата его принятия; датой протокола - дата проведения заседания облисполкома или совещания.

Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

Дата подписания (принятия) документа и индекс проставляются на бланке на специально отведенном месте. Если документ составлен не на бланке, его дата и индекс (номер) проставляются так же, как на бланке.

Дата и индекс на справке или докладной записке проставляются ниже наименования документа, над его заголовком.

Регистрационный номер телеграммы проставляется в конце текста.

Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах "Текст", "Ссылка на индекс и дату входящего документа", "Резолюция", "Визы", "Отметка о поступлении", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", "Отметка о заверении копии", "Отметка о переносе данных на машинный носитель" оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца - двумя парами цифр от 01 до 31, месяц - от 01 до 12, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

Например:

12 января 2007 г. оформляется 12.01.2007.

2 января 2007 г. следует писать 02.01.2007.

Словесно-цифровой способ оформления дат (например, 10 октября 2007 г.) применяется в нормативных правовых актах Республики Беларусь, правовых актах облисполкома и документах финансового характера.

37. Индексация документов - это проставление при регистрации их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их создания или поступления.

В облисполкоме реквизит "Регистрационный индекс" входящего документа состоит из кода структурного подразделения облисполкома, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, возрастающего в пределах календарного года (в рамках массива входящих документов).

Например:

2.3-4/1, где 2.3 - индекс структурного подразделения, 4 - номер дела по номенклатуре, 1 - порядковый номер документа.

Индексы исходящих и внутренних документов проставляются на установленном для них месте на бланке, а в документах, составленных без применения бланка, рядом с датой документа.

Индексами распорядительных документов (решений, распоряжений, приказов) и протоколов являются их порядковые номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида в течение календарного года.

На документах, составленных совместно с другими организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные индексы, присвоенные документу каждой организацией-составителем, через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Например:

Решение
24 июля 2007 N 14/21.

38. Реквизит "Ссылка на индекс и дату входящего документа" включает регистрационный индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.

39. Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнем углу документа.

40. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, отдельным должностным лицам и гражданам. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

Например:

                                                Министерство юстиции
                                                Республики Беларусь

                                                ул. Коллекторная, 10
                                                220084, г.Минск-84

При адресации документа в структурное подразделение без указания должностного лица наименование адресата пишут в именительном падеже.

Например:

                                              Минский областной
                                              исполнительный комитет

                                              Управление делами

При направлении документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата и указывается в дательном падеже.

Например:

                                                 Главе администрации
                                                 Фрунзенского района
                                                 г.Минска

                                                 Краснову А.И.

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

Например:

                                            Министерство образования
                                            Республики Беларусь

                                            Начальнику отдела кадров
                                            Ефремову И.И.

Если адресат - лицо, имеющее воинское или ученое звание, ученую степень или другие звания, то они могут указываться в сокращенном виде перед фамилией.

При использовании формы обращения "господин" в начале и в середине фразы, а также в реквизите "Адресат" это слово может быть сокращено ("г-н").

При адресации документа частному лицу вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

                                          Сомову Л.Д.

                                          ул. П.Глебки, д. 15, кв. 3
                                          220121, г.Минск-121

При рассылке документа нескольким однородным организациям их названия следует указывать обобщенно. Наименование адресатов указывается в именительном падеже.

Например:

                                                     Райгорисполкомы

Если документ направляют руководителям нескольких однородных организаций, адресат оформляют в дательном падеже.

Например:

                                      Председателям райгорисполкомов

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам.

Например:

                                               ул. Кальварийская, 39
                                               220073, г.Минск-73

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или организациям своей системы (он указывается на конверте).

Документ не должен содержать больше четырех адресов: каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.

При направлении документа нескольким адресатам (не более четырех адресатов) на документе, как правило, указываются все адресаты. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. Все экземпляры печатаются на бланках.

Если документ является ответом, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов; такому адресату направляется первый экземпляр документа.

При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа (в тексте документа дается ссылка на дату и номер поручения).

Каждая составная часть адресата (наименование организации, его структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы получателя, почтовый адрес) должна начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей) адресата знаки препинания не ставятся, в середине строк - сохраняются. При написании адресата допускаются сокращения: п. я. (почтовый ящик), в. ч. (воинская часть), обл. (область), г. (город), с. (село), р-н (район), ул. (улица), пер. (переулок), пр. (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира). В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир, знак "N" не ставится, при литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой (25а).

41. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Утверждение документов - особый способ введения документа в действие после его подписания, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан.

Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, или утверждение распорядительным актом (решением, распоряжением, приказом).

Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу и оформляются реквизитом "Гриф утверждения", который располагается в правом верхнем углу документа, состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия), даты утверждения.

Например:

                                                УТВЕРЖДАЮ
                                    Председатель Минского областного
                                    исполнительного комитета

                                    Подпись Расшифровка подписи

                                    01.04.2007

Если документ утверждается решением, распоряжением, гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия вида документа в именительном падеже, его даты и номера.

Например:

                                            УТВЕРЖДЕНО
                                            Решение
                                            Минского областного
                                            исполнительного комитета

                                            02.04.2007 N 122

Документ может быть утвержден несколькими должностными лицами (совместные документы организаций), в этом случае документ оформляется не на бланке, а на чистом листе бумаги и грифы утверждения располагаются на одном уровне в пределах площади, отводимой для реквизита "Наименование организации" (автора документа). Наименование организации включается в наименования должностных лиц, утверждающих документ.

Дата (число) утверждения в реквизите "Гриф утверждения" проставляется должностным лицом, утвердившим документ; месяц и год допускается оформлять машинописным способом прописными буквами без кавычек.

Слова "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатают прописными буквами без кавычек.

42. Указания руководителя о порядке исполнения или использования документа фиксируются в реквизите "Резолюция", включающем фамилию ответственного и иных исполнителей, содержание поручения, срок исполнения. Резолюция подписывается (личная подпись) и датируется.

Например:

Волоху А.А.

Прошу подготовить проект

плана работы комиссии к 05.03.2007.

Подпись автора резолюции

Дата

В зависимости от содержания резолюции некоторые из составных элементов (задание, срок исполнения) могут отсутствовать. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Общие указания выражаются следующим образом: "К руководству", "К исполнению", "К сведению".

Резолюции с конкретными указаниями выражаются глаголом в повелительном наклонении или в неопределенной форме и адресуются подчиненным лицам.

Например:

Пуховому И.А.

Срочно примите меры по обеспечению...

Подпись автора резолюции

Дата

Содержание резолюции должно быть сжатым, но достаточно ясным, четким, конкретным, содержать исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе. Недопустим, например, такой текст резолюции: "Решите, как условились", "Прошу переговорить", "Прошу зайти ко мне", "Для ответа после разговора со мной" и т.п.

Резолюция может содержать указания нескольким лицам, а после нее может стоять ремарка, содержащая личное мнение о состоянии дел.

Например:

Орловой Т.Н. (созыв)

Иванову И.И.

Петренко С.И.

Прошу подготовить заключение до 01.01.2007.

Подпись автора резолюции

Дата

Считаю, что проект требует доработки в части, касающейся организации работы с документами в комитете экономики.

Если в резолюции определяется несколько исполнителей, обязательно наличие указания на исполнителя, являющегося ответственным и представляющего итоговую информацию о выполнении поручения в целом. В случае отсутствия такого указания должностное лицо, указанное первым, является ответственным за выполнение задания.

Срок исполнения устанавливается руководителем исходя из содержания документа, либо используются действующие типовые сроки исполнения определенных категорий документов.

В резолюции также определяется необходимость постановки на контроль всего документа либо его отдельных пунктов. Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения. Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты, следует указать номера контролируемых пунктов.

Например:

Иванову А.А.

К исполнению.

Михович С.А.

Для контроля пп. 4, 5.

Подпись автора резолюции

Дата

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа. Если на документе несколько резолюций, их содержание не должно дублироваться, каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей.

Например:

Иванову А.И.

Прошу подготовить бюджетную

заявку по науке до 15.07.2007.

Подпись автора резолюции

Дата

(первая резолюция)

                  Петрову М.Л.
            Подготовить проект сводного плана НИР
            на 2007 год до 01.07.2007.
            Ющенко Н.Н.
            Подготовить финансовые расчеты
            к бюджетной заявке до 14.07.2007.

            Подпись Иванова А.И.
            Дата
            (вторая резолюция)

Реквизит "Резолюция" размещается в правом верхнем углу первого листа документа ниже реквизитов "Адресат" и "Гриф утверждения". Если резолюций несколько, то их допускается располагать на любой свободной площади лицевой стороны листа документа, не задевая текста и полей. Чтобы выделить резолюцию, ее следует располагать под углом к линии строки.

Допускается прилагать к документу отдельный лист резолюций, оформленный с использованием средств вычислительной и организационной техники, текст должен быть тщательно отредактирован, напечатан на бланке установленной формы без каких-либо исправлений и помарок. При этом помимо подписи указываются инициалы и фамилия автора резолюции, отметка о связи с основным документом (номер и дата документа, к которому относится данный лист резолюции).

Содержание резолюции с документа в обязательном порядке переносится в контрольно-регистрационную карточку документа специалистами отдела по работе с документами и отдела организации и координации контрольной работы управления делами облисполкома (далее - отдел контроля).

43. Реквизит "Заголовок к тексту" располагают от левого поля страницы после реквизитов бланка.

Заголовок - краткое изложение содержания документа - как правило, состоит из одной фразы и должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа. Например: протокол (чего?) "заседания Ученого совета", решение (о чем?) "О внесении изменений в Устав предприятия", распоряжение (о чем?) "О награждении".

Заголовок образуется, как правило, с помощью отглагольного существительного в предложном падеже, начинается предлогом "о" и должен отвечать на вопрос "о чем?".

Например:

О ХОДЕ ВЫПОЛНЕНИЯ КОМПЛЕКСНОЙ ПРОГРАММЫ...

Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, писем-извещений. На документах, текст которых печатается на бумаге формата А5, заголовок к тексту может отсутствовать. В заголовке разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемые в стандартах и классификаторах Республики Беларусь.

В документах большого объема могут составляться подзаголовки. Заголовки и подзаголовки помещаются в левой части листа перед текстом без кавычек и не подчеркиваются.

В конце заголовка точка не ставится.

44. Реквизит "Отметка о контроле" располагают в левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначают буквой "К" или словом "Контроль". Данный реквизит проставляется специалистами отдела по работе с документами и отдела контроля.

45. Приложения к документам могут быть трех видов:

утверждаемые, одобряемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (решениями, распоряжениями);

поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительными письмами или другими документами.

Приложения должны иметь все необходимые для документа элементы (наименование, заголовок, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д.). Приложения должны быть завизированы руководителем структурного подразделения.

Реквизит "Отметка о наличии приложения" располагают после текста документа перед реквизитом "Подпись". О том, что к документу имеются приложения, может указываться и в тексте документа.

Сведения о наличии приложений к письмам оформляются в следующем порядке: если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить после текста перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров.

Например:

Приложение: 1. Справка о подготовке школ к новому учебному году на 8 л. в 2 экз.

2. Список школ на 3 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, полное наименование которого приводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется после текста перед подписью по форме.

Например:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложения необходимо оформлять следующим образом.

Например:

Приложение: письмо Минэкономики от 22.04.2007 N 4/3032 и приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о приложении оформляется следующим образом.

Например:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Не следует оформлять как приложения докладные записки, справки, акты, письма и другие документы, направляемые на основании содержащихся в распорядительных документах указаний.

Например:

Поручить райгорисполкомам рассмотреть справку финансового управления облисполкома и принять соответствующие меры.

На этих документах никаких отметок, свидетельствующих об их связи с распорядительным документом, не делается.

46. Реквизит "Подпись" - обязательный реквизит документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с их полномочиями, установленными законодательством, или иными правовыми актами.

Решения облисполкома подписываются председателем (в его отсутствие - лицом, его замещающим) и управляющим делами облисполкома.

Исходящие документы на бланках облисполкома подписываются председателем облисполкома, его заместителями, управляющим делами облисполкома в соответствии с распределением обязанностей. Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера подписывают заместители председателя облисполкома, управляющий делами облисполкома, руководители структурных подразделений облисполкома, их заместители, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы их прав и компетенции.

Служебные письма представляются на подпись в двух экземплярах (подлинник и копия).

В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписывающего документ, включая наименование организации (полное, если документ оформлен не на бланке, и видовое - на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Правила оформления подписи в организационно-распорядительных документах определены СТБ 6.38-2004 и методическими указаниями по практическому применению стандарта.

Например:

полное:

Председатель Минского областного       Подпись   Расшифровка подписи
исполнительного комитета

видовое:

Председатель                           Подпись   Расшифровка подписи

Документы могут подписываться двумя и более должностными лицами. Подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Председатель                           Подпись   Расшифровка подписи

Управляющий делами                     Подпись   Расшифровка подписи

Если документ подписывается должностными лицами одного ранга, то их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Министр лесного хозяйства              Министр экономики
Республики Беларусь                    Республики Беларусь

          Расшифровка подписи                    Расшифровка подписи

В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии.

Например:

Председатель комиссии                  Подпись   Расшифровка подписи

Члены комиссии                         Подпись   Расшифровка подписи

                                       Подпись   Расшифровка подписи

Если должностное лицо, предполагаемая подпись которого внесена в проект документа, отсутствует, то документ подписывается лицом, исполняющим его обязанности, или заместителем. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: "и. о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Документы, принимаемые несколькими органами государственного управления (должностными лицами), подписываются в количестве, обеспечивающем хранение указанных документов с подлинными подписями во всех этих органах управления.

47. Документы, утверждаемые, согласуемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (положения, уставы, инструкции и т.п.), являются не частью распорядительного документа, а самостоятельными документами, обретающими юридическую силу только с момента санкционирования их облисполкомом. Нормативное предписание об утверждении акта формулируется одним из следующих способов: "Утвердить прилагаемое Положение о...", "Утвердить Положение о... (прилагается)".

В реквизите "Гриф приложения" к утверждаемому акту в дательном падеже указываются вид и название утверждаемого акта. Отметка, указывающая на связь приложения с основным документом (гриф приложения), располагается в правом верхнем углу первого листа документа, являющегося приложением к решению, и составляется по форме:

Приложение
к решению
Минского областного
исполнительного комитета
18.04.2007 N 1080

При наличии нескольких приложений к решению в грифе "Приложение" арабскими цифрами указывается порядковый номер приложения без знака "N ".

Например:

Приложение 1
к решению
Минского областного
исполнительного комитета
18.04.2007 N 1080

Приложения, поясняющие или дополняющие содержание распорядительного документа, являются по существу частью распорядительного документа, вынесенной для удобства пользования на отдельные листы в виде таблиц, перечней, карт, схем и т.п. В этих случаях ссылка на приложение делается при помощи слова "согласно".

Слово "согласно" употребляется с существительными в дательном падеже. Нужно писать: "Согласно приложению".

При нумерации нескольких приложений следует писать: "Согласно приложениям 1 - 4".

Не допускается оформление приложением утверждаемого акта.

48. Согласование проекта документа производится с организациями и должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.

Согласование может осуществляться как в облисполкоме, его структурных подразделениях (должностными лицами структурных подразделений), так и вне его (с другими организациями).

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза официального документа - это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Реквизит "Визы" располагают ниже реквизита "Подпись" и проставляют на остающихся в организации экземплярах документов. Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты.

Если документ визируется несколькими должностными лицами, визы располагаются одна под другой в порядке визирования.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются".

Например:

Начальник финансового управления

Личная подпись И.О.Фамилия

03.06.2007

Замечания прилагаются

Отказ от визирования проекта документа не допускается.

На распорядительных документах визы проставляются слева на последнем листе первого экземпляра документа ниже реквизита "Подпись" или на оборотной стороне последнего листа документа.

Исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в облисполкоме. При невозможности размещения виз на документе составляется отдельный лист согласования.

49. Внешнее согласование оформляется реквизитом "Гриф согласования".

Гриф согласования - это реквизит официального документа, выражающий согласие с его содержанием организации, его органа, должностного лица, не являющегося автором документа.

Реквизит "Гриф согласования" располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа и печатается от границы левого поля.

Реквизит "Гриф согласования" включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (прописными буквами), наименование должности (включая полное наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель председателя облисполкома

Личная подпись И.О.Фамилия

11.04.2007

Если согласование осуществляется справочно-информационным документом (письмом, протоколом, телеграммой и др.), то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

экспертного совета

26.03.2007 N 3

Если содержание документа затрагивает интересы большого количества организаций, грифы согласования проставляются на отдельном листе согласования, при этом делается отметка на документе, располагаемая на месте, предусмотренном для размещения реквизита "Гриф согласования".

Например:

Лист согласования прилагается

Подпись исполнителя

28.04.2007

Лист согласования оформляется следующим образом:

                         ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
                       ______________________
                        (название документа)

     СОГЛАСОВАНО                            СОГЛАСОВАНО

          ...                                    ...

Грифы согласования на листе согласования оформляются согласно СТБ 6.38-2004. При наличии нескольких грифов согласования их располагают начиная от 0-го (от границы левого поля) и 5-го (после 40 печатных знаков) положений табулятора.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:

с подведомственными, однородными и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда издание документа затрагивает их интересы;

с организациями, занимающимися научными исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

с общественными организациями - в случае необходимости или в случаях, предусмотренных актами законодательства;

с органами, осуществляющими государственный межведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

с другими органами в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

50. Реквизит "Отметка об исполнителе" располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа.

Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона печатают без знаков препинания и обязательно указывают на исходящих документах.

Отметка об исполнителе должна быть дополнена информацией: имя файла (полное имя файла), дата и другие поисковые данные, которые размещаются ниже реквизита "Отметка об исполнителе".

51. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов "В дело", номера дела, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя подразделения - исполнителя, даты.

Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, приводят краткие сведения об исполнении.

52. Реквизит "Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)" располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного наименования (сокращенного наименования) организации-получателя, даты поступления и регистрационного индекса документа.

53. Реквизит "Отметка о переносе данных на машинный носитель" располагается на нижнем поле первого листа документа, включает запись: "Информация перенесена на машинный носитель", подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса.

Глава 4 ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

54. Акт - документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами или одним должностным лицом), подтверждающий установленные факты, события, действия.

Акт, как правило, содержит выводы, рекомендации и предложения составителей (акт проверки, обследования, ревизии и т.п.).

Акт может составляться как группой лиц (например, акт приема-передачи дел), так и одним специально уполномоченным лицом с указанием документов, определяющих его полномочия.

Основанием для составления акта могут являться распорядительные документы вышестоящего органа, руководителя организации или структурного подразделения, плановое задание и др.

При составлении акта ревизии или обследования его содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.

Акт оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги.

Датой акта является дата актируемого события.

Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.

Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление таких актов.

Сведения о количестве экземпляров акта и их направлении помещают в конце текста документа перед отметкой о наличии приложений к акту.

Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке или в установлении фактов, событий. Если один из членов комиссии не согласен с содержанием акта, он оформляет особое мнение на отдельном листе и затем подписывает акт. Особое мнение члена комиссии прилагается к акту.

Некоторые акты (акты проверки и ревизий приема законченных строительных объектов, оборудования, передачи дел, ликвидации организаций и др.) требуют утверждения и должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению. Датой таких актов является дата утверждения.

55. Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.

Доклад готовится для того, чтобы сообщить совещанию (собранию) или коллегиальному органу о проделанной работе или о состоянии и путях решения какого-либо вопроса и представить выводы и предложения. Доклад может быть отчетным, если связан с выполнением каких-либо задач, заданий, поручений, или инициативным, когда совещанию (собранию), коллегиальному органу предлагается решить какие-либо назревшие сложные и важные вопросы, требующие глубокого изучения фактического материала, научной или технической аргументации, экономического анализа и всестороннего рассмотрения и обсуждения (выработка коллегиального решения).

Текст должен состоять из следующих частей: введения, анализа состояния вопроса, выводов и конкретных предложений.

56. Докладная записка - документ информационного характера, адресованный руководителю организации или вышестоящему органу (организации), содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Внешняя докладная записка составляется на общем бланке. Внутренняя докладная записка составляется на стандартном листе бумаги с использованием компьютерных технологий с воспроизводством реквизитов бланка: наименования структурного подразделения, вида документа, даты и номера (индекса) (приложение 6).

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание. На докладной записке, связанной с выполнением поручения, ниже заголовка в скобках указываются дата и номер поручения.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, внешняя - председателем облисполкома, управляющим делами и их заместителями.

Датой докладной записки является дата ее подписания.

57. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Оформляется на общем бланке или на стандартном листе бумаги.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса.

Текст заключения, как правило, состоит из двух частей.

В первой части кратко излагается существо вопроса, даются анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса.

Во второй части приводятся конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа.

Заключение подписывается его составителем.

Заключение должно иметь индекс (номер) и дату подписания.

58. Инструкция - правовой документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности облисполкома, его подразделений и служб, должностных лиц.

В заголовке к тексту раскрывается объект или круг вопросов, на которые распространяются требования инструкции. Например: "Инструкция о хранении документов".

Текст инструкции состоит из разделов. Внутри разделов текст делится на главы, пункты и подпункты.

Текст инструкции должен начинаться с раздела "Общие положения", в котором указываются цели и причины создания инструкции, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции должны применяться слова "обязан", "следует", "необходимо", "не допускается", "запрещается" и т.п.

Текст инструкции может быть типовым, если в ней изложены правила для группы однородных структур и должностных лиц в определенной сфере деятельности.

Инструкция, как правило, подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшего ее, и подлежит утверждению.

Датой инструкции является дата ее утверждения.

59. Должностная инструкция - документ, разрабатываемый для определения организационно-правового положения работника и обеспечения условий для его эффективной работы.

Должностная инструкция разрабатывается по каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Текст должностной инструкции визируется составителем и должностными лицами, от координации действий которых зависит ее выполнение, а также юристом.

Должностная инструкция утверждается руководителем или заместителем руководителя, курирующим данное структурное подразделение.

Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

60. Перечень - систематизированный список документов или иных предметов, объектов, работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Оформляется на общем бланке или на стандартном листе бумаги.

Форма текста перечня может быть как табличной, так и не табличной (в этом случае он имеет разделы).

Перечни подписываются составившими их должностными лицами.

Отдельные разновидности перечней вступают в силу с момента утверждения.

Датой перечня является дата утверждения.

Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими методическими указаниями (рекомендациями), инструкциями, указаниями руководителей.

61. Положение - документ, устанавливающий статус, задачи, функции и порядок деятельности органа управления, структурного подразделения.

Положения могут быть типовыми, разработанными для группы однородных организационных структур, и индивидуальными.

Положение оформляется на общем бланке или на стандартном листе бумаги.

В заголовке к тексту положения указываются орган управления, структурное подразделение, комиссия, на которые оно распространяется.

Текст положения визируется составителем и другими лицами, от которых зависит действие положения. Положение о структурном подразделении, как правило, подписывается его руководителем и согласовывается с главным управлением организационно-кадровой работы облисполкома.

Датой положения является дата его утверждения.

62. Правила внутреннего трудового распорядка - документ, устанавливающий перечень требований, норм, условий, обязательных для выполнения работниками.

Правила оформляются на общем бланке или на стандартном листе бумаги.

Проект правил визируется должностными лицами, от действий которых зависит выполнение установленных требований и условий.

Правила согласовываются протоколом общего собрания трудового коллектива и утверждаются руководителем организации.

Правила вступают в силу с момента их утверждения.

63. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией.

Отдельно от приказов по основной деятельности организации издаются приказы по личному составу: о приеме на работу, перемещениях по службе, увольнении с работы, предоставлении отпусков, наложении взысканий, поощрениях и др.

Составление вместо приказов записок о приеме на работу, увольнении, переводах не допускается.

Приказ должен содержать следующие обязательные реквизиты: наименование организации, издающей документ; код организации - автора документа; название вида документа; дату и регистрационный номер; место издания; заголовок; текст; визы; подпись.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной части.

В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания приказа.

Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть отсутствует.

Распорядительная часть приказа начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ" (прописными буквами без кавычек) и разбивается на пункты и подпункты.

Распорядительная часть приказа заканчивается, как правило, указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения документа или конкретных пунктов документа.

Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его положения, его последний пункт должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: "Считать утратившим силу приказ... от... N...".

В распорядительный документ не следует включать пункт: "Приказ довести до сведения...". Подразделения, должностные лица, до сведения которых доводится документ, перечисляются в списке рассылки, прилагаемом к проекту документа.

Это положение не действует при необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников учреждения. В этом случае пункт: "Приказ довести до сведения всех работников." - обязателен.

Приказ, издаваемый в развитие распорядительных актов вышестоящих органов, не должен воспроизводить их содержание.

При оформлении приказов по личному составу в тексте приказа, как правило, констатирующая часть отсутствует. В заголовке к тексту такого приказа указывается: "По личному составу". Пункты распорядительной части приказа располагаются в определенной последовательности: прием на работу, перевод, увольнение и т.д.

В конце каждого пункта приказа дается, как правило, основание для его составления.

Проекты приказов, распоряжений оформляются на бланках формата А4. Проекты приказов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. В обязательном порядке приказы, издаваемые в организации, согласовываются с юридической службой.

При несоответствии распорядительного документа действующему законодательству юрисконсульт проект не визирует, а дает к нему заключение о законном порядке разрешения рассматриваемых вопросов.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту составитель его корректирует.

Согласованный проект приказа с замечаниями визирующих лиц и заключением составителя на замечания представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.

64. Сводка - документ, представляющий собой обобщенные сведения по одному вопросу, полученные из разных источников (сводка предложений, замечаний, требований и т.п.).

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

Сводка должна иметь заголовок к тексту, кратко раскрывающий ее содержание, указывающий дату или период времени, к которым относятся изложенные в ней сведения.

Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.

Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другой адрес - руководителем отправляемой организации.

Сводка должна иметь индекс, дату (дату подписания).

65. Список - документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.

Список является сопутствующим пояснительным документом (к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и т.д.).

Отдельные разновидности списков требуют утверждения (список приглашенных, список рассылки и т.д.).

Список оформляется на общем бланке или на стандартном листе бумаги.

В заголовке к тексту указывается разновидность списка.

Текст списка, как правило, излагается в табличной форме.

Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости - руководителем.

Датой списка является дата его подписания или дата утверждения.

66. Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Внутренняя справка оформляется на стандартном листе бумаги, подписывается составителем. Внешние справки оформляются на общем бланке, подписываются, как правило, руководителем, кроме случаев, когда они содержат сведения финансового характера (подписываются руководителем, главным бухгалтером и заверяются гербовой печатью).

Датой справки является дата ее подписания.

Глава 5 ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ РЕШЕНИЙ МИНСКОГО ОБЛАСТНОГО ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА И РАСПОРЯЖЕНИЙ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ОБЛИСПОЛКОМА

67. Решение Минского областного исполнительного комитета (далее - решение) - это правовой акт, принимаемый коллегиальным органом.

68. Распоряжение председателя облисполкома (далее - распоряжение) - правовой акт, издаваемый единолично председателем облисполкома для решения вопросов оперативной деятельности, не требующих коллегиального принятия решения.

69. Порядок подготовки решений и распоряжений определен законодательством Республики Беларусь, Регламентом Минского областного исполнительного комитета, утвержденным решением Минского областного исполнительного комитета от 20 июля 2007 г. N 797 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 203, 9/9825) (далее - Регламент).

70. Проекты решений готовятся во исполнение и на основании законодательных актов и решений вышестоящих органов на плановой основе (в соответствии с ранее принятыми программами, планами и т.д.) или по поручению руководства облисполкома.

Подготовленные проекты решений должны соответствовать законодательству, а содержащиеся в них положения должны быть увязаны с ранее изданными по данному вопросу документами; как правило, содержать конкретных исполнителей, реальные сроки исполнения, кто из членов облисполкома, руководителей структурных подразделений облисполкома осуществляет контроль за исполнением решения и сроки информирования облисполкома об исполнении.

71. Повторно проекты по одним и тем же вопросам издаются только в исключительных случаях после рассмотрения причин срыва выполнения ранее принятых решений. В них должны быть предусмотрены эффективные меры по выполнению установленных заданий.

При этом необходимо:

тщательно изучить и проанализировать все материалы, относящиеся к разрабатываемому проекту решения, и положение дел на местах;

ознакомиться с ранее принятыми решениями исполнительного комитета и вышестоящих органов по данному вопросу;

привлечь в случае необходимости к подготовке проекта решения соответствующих специалистов.

72. Проекты решений (распоряжений) должны быть тщательно отредактированы и напечатаны без каких-либо исправлений и помарок.

73. К проекту решения (распоряжения) прилагаются:

справка-обоснование, содержащая мотивированное предложение о необходимости, целесообразности и основаниях принятия решения (распоряжения), с кратким изложением содержания вопроса, юридическим обоснованием, указанием ранее принятых документов по данному вопросу;

заключения (возражения) по обсуждаемому вопросу - при визировании в случае несогласия лица, визирующего проект;

другие данные (в том числе экономическое обоснование, в отдельных случаях - справка управления статистики), которые могут потребоваться для рассмотрения вопроса; списки должностных лиц, приглашенных на заседание облисполкома, выступающих, согласованные заместителем председателя облисполкома, курирующим данный вопрос;

указатель рассылки, магнитный носитель с текстом проекта решения (распоряжения), который должен соответствовать проекту документа на бумажном носителе, и приложениями к нему (если таковые имеются). На магнитном носителе должны содержаться только проекты вносимых решений (распоряжений) и приложений к ним. Наличие файлов других документов на представляемом магнитном носителе не допускается.

74. Структура проекта решения, распоряжения должна обеспечивать последовательное развитие темы распорядительного документа. Текст распорядительной части целесообразно начинать с наиболее существенных пунктов, а после переходить к второстепенным. Группировать пункты следует по их содержанию, чтобы обеспечить комплексное и законченное освещение каждого вопроса. Предложения строятся в соответствии с общепринятыми стилистическими, грамматическим и орфографическим нормами языка. Терминология проекта должна быть единообразной. Для обозначения одних и тех же понятий должны использоваться одинаковые термины.

75. Текст решения, как правило, состоит из двух частей: преамбулы и распорядительной части.

Преамбула должна содержать информацию о причинах, условиях и целях принятия решения. Преамбула не может рассматриваться в качестве части или абзаца решения. Если основанием к изданию распорядительного документа служит другой документ, то в преамбуле указываются название этого документа, дата, номер и заголовок. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании.

Распорядительная часть решения должна начинаться с наименования организации, принимающей его, с последующим словом "РЕШИЛ", которое печатается прописными буквами, не прерывая текста.

Например:

Минский областной исполнительный комитет РЕШИЛ:

Текст распорядительной части решения должен иметь повелительную форму изложения, указывать исполнителей и предписывать действия с определением конкретных сроков исполнения.

В конце текста распорядительного документа, как правило, определяется должностное лицо или организация, осуществляющие контроль за исполнением данного документа.

76. При формулировании текста решения следует:

использовать преимущественно констатирующие, повествовательные, утвердительные предложения в настоящем времени, не допускается использование вопросительных и побудительных предложений;

избегать длинных и сложных предложений, перегрузки простых предложений однородными членами;

использовать нормативные предписания обезличенного (нейтрального характера), не относящиеся к конкретной ситуации, к конкретным организациям и гражданам.

77. Текст распоряжения состоит из распорядительной части. Констатирующая часть может иметь место как вводная часть фразы, начинающейся формулировками типа: "В целях...", "Во исполнение...", "В соответствии...", "На основании..." и т.п.

78. Проект решения (распоряжения) должен быть завизирован всеми заинтересованными. Под визой в данном случае понимается подпись соответствующего руководителя с расшифровкой фамилии, указанием должности и даты визирования.

Первым проект решения (распоряжения) визирует лицо, его подготовившее (исполнитель). При этом обязательно указание индекса структурного подразделения, должности и номера рабочего телефона исполнителя. Обязательно наличие визы юридической службы.

Проекты решений облисполкома, в которых четко не определены задачи, поручения, нормативные предписания, исполнители, сроки исполнения, ответственные за исполнение, кто из членов облисполкома, руководителей структурных подразделений осуществляет контроль за исполнением решения и сроки информирования облисполкома об исполнении решения, подлежат возврату ответственному исполнителю для доработки.

79. Согласованный проект решения (распоряжения) и прилагаемые материалы представляются в отдел протокольной работы управления делами облисполкома (далее - отдел протокольной работы) в установленные сроки.

80. При подготовке проекта решения (распоряжения) работник (специалист) структурного подразделения, готовивший документ, обязан составить указатель рассылки (в отпечатанном виде или написанный разборчиво). При этом следует исходить из необходимости своевременного доведения решения (распоряжения) до организаций, обеспечивающих его выполнение или подлежащих ознакомлению с его содержанием по характеру их деятельности. В указателе рассылки также указывается, кому следует выслать выписки из решения, распоряжения и приложений к ним.

Решения (распоряжения), принимаемые в дополнение или во изменение ранее принятых решений (распоряжений), направляются всем организациям, которым они рассылались.

За правильность составления указателя рассылки решения (распоряжения) работник, составивший его, несет персональную ответственность.

81. Ответственность за качество подготовки проектов несут заместители председателя облисполкома по направлениям деятельности, руководители организаций, структурных подразделений облисполкома, которые готовили эти документы.

82. Учет поступивших решений и распоряжений ведет отдел протокольной работы. Регистрационным индексом решения (распоряжения) является его порядковый регистрационный номер в рамках массива данного вида документа, возрастающий в пределах календарного года. К порядковому номеру распоряжения добавляется буква "р" (например, N 35р).

83. Полученные к заседанию исполкома материалы, проекты решений и другие документы тиражируются в отделе по работе с документами и вместе с повесткой рассылаются членам исполкома отделом протокольной работы в установленные сроки.

84. Отдел протокольной работы передает в отдел по работе с документами на тиражирование поступившие на выпуск решения и распоряжения согласно указателю рассылки.

На каждом экземпляре решения, распоряжения или выписки ставится печать управления делами облисполкома.

85. Подготовленные к рассылке экземпляры копий решений и распоряжений облисполкома передаются в отдел по работе с документами для направления адресатам.

В случае необходимости по разрешению управляющего делами облисполкома либо его заместителей текст решения или распоряжения может быть передан соответствующим организациям по каналам электронной связи.

86. Решения, носящие нормативный характер, подлежат направлению в Министерство юстиции Республики Беларусь в установленном порядке для прохождения обязательной юридической экспертизы.

В случае получения заключения Министерства юстиции Республики Беларусь о том, что соответствующее решение облисполкома не подлежит включению в Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, руководитель структурного подразделения облисполкома, подведомственной организации, подготовивших проект указанного решения, готовит в трехдневный срок объяснительную записку на имя управляющего делами облисполкома, в которой излагает основания необходимости, целесообразности, обоснованности принятия данного решения, а при необходимости готовит проект решения об отмене такого решения.

87. Подлинники решений (распоряжений), а также все документы, относящиеся к ним, хранятся в отделе протокольной работы в течение 1 года, после чего передаются на хранение в ведомственный архив.

88. Каждому протоколу заседания облисполкома присваивается порядковый номер согласно нумерации, которая ведется в пределах календарного года.

89. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола заседания исполкома указываются:

дата проведения заседания, порядковый номер протокола и место проведения заседания;

фамилия и инициалы председательствующего;

фамилия и инициалы участвующих в заседании заместителей председателя, управляющего делами и других членов исполкома;

фамилии и инициалы принимающих участие в заседании руководителей структурных подразделений, не входящих в состав исполнительного комитета, а также приглашенных представителей других государственных и общественных организаций.

Основная часть текста протокола заседания облисполкома состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела в протоколе записывается по схеме: "СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ", каждая часть которой печатается прописными буквами.

Номер раздела ставится перед словом "СЛУШАЛИ", после него ставится двоеточие, затем указываются наименование вопроса, фамилия, инициалы, должность докладчика.

В записи "ВЫСТУПИЛИ" указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших по обсуждаемому вопросу.

После записи "РЕШИЛИ" в протоколе делается отметка о приложении решения или в отдельных случаях записывается текст принятого решения.

90. Протоколы подписываются председателем и управляющим делами облисполкома.

91. Подлинники и справочные экземпляры протоколов и повесток заседаний облисполкома хранятся в отделе протокольной работы.

Глава 6 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА. РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

92. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или передачи в архив образует документооборот облисполкома.

Порядок движения документов в облисполкоме регулируется законодательством Республики Беларусь в области делопроизводства, методическими рекомендациями, настоящей Инструкцией и нормативными правовыми актами по вопросам делопроизводства.

93. Под объемом документооборота в облисполкоме понимается количество документов, полученных и созданных облисполкомом за определенный промежуток времени (год, полугодие, квартал, месяц).

В отделе по работе с документами облисполкома, структурных подразделениях облисполкома проводится как полный, так и выборочный учет объема оборота документов облисполкома по отдельным подразделениям или группам документов.

Обобщенные данные о документообороте структурных подразделений передаются в отдел по работе с документами. Результаты учета объема документооборота обобщаются отделом по работе с документами и представляются руководству по его требованию.

94. За единицу учета документооборота принимается подлинник документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

95. Учет объема документооборота проводится по регистрационным формам документов в местах их регистрации.

96. Документы в облисполком поступают по каналам связи (по почте, телефаксу, электронной почте, системе межведомственного электронного документооборота (далее - СМДО)), доставляются курьерами (фельдсвязью), работниками облисполкома и посетителями.

Вся поступающая в облисполком несекретная корреспонденция, за исключением предложений, заявлений и жалоб граждан, принимается отделом по работе с документами, а в нерабочее время - ответственными дежурными по облисполкому, которые обязаны по окончании дежурства сдать ее в вышеуказанный отдел. Документы, требующие срочного рассмотрения, должны быть доложены дежурному заместителю председателя облисполкома либо управляющему делами облисполкома.

Все предложения, заявления и жалобы граждан передаются на регистрацию в отдел писем и организации приема граждан управления делами облисполкома.

Адресованные облисполкому документы, которые поступили в какое-либо его структурное подразделение, должны быть переданы в тот же день для регистрации в отдел по работе с документами.

Документы, поступившие в облисполком, регистрируются в день их получения, а поступившие после 17 часов или в выходной день - на следующий рабочий день.

Документы, поступающие в облисполком, проходят прием (первичную обработку), сортировку, первоначальную регистрацию, предварительное рассмотрение, если это необходимо, рассмотрение руководством, завершение регистрации после рассмотрения и затем доставляются исполнителям.

97. Прием документов включает проверку правильности доставки (по адресу на конверте), целостности конвертов, пакетов. При вскрытии конвертов проверяется наличие документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах или пакетах.

При недостаче или повреждении полученного документа начальником отдела по работе с документами составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в отделе по работе с документами, второй (с поврежденной корреспонденцией) - отсылается отправителю.

Ошибочно адресованные в облисполком документы пересылаются по принадлежности в новом конверте с вложением в него конверта, в котором они поступили, или возвращаются отправителю.

Пакеты с отметкой "лично" и адресованные общественным организациям передаются адресатам без вскрытия упаковки.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:

если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

если на документе отсутствует реквизит "Дата документа";

если в полученном документе нет обратного адреса отправителя.

В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после использования документа подшивается вместе с ним в дело.

При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются по назначению без вскрытия упаковки.

По системе СМДО передача документа осуществляется в виде прикрепленных к регистрационной карточке (далее - РК) файлов (документов) с использованием средств криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП).

Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

Файл документа должен иметь формат PDF, TIF, DOC.

Все последующие действия с входящим электронным документом производятся в соответствии с настоящей Инструкцией.

98. Сортировка документов заключается в распределении их на две группы: на подлежащие регистрации и не подлежащие регистрации.

Для упорядочения работы по регистрации документов управляющим делами облисполкома утверждаются перечень документов, не подлежащих регистрации, перечень документов, подлежащих регистрации в структурных подразделениях облисполкома, и порядок работы с ними.

На полученном документе в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа проставляется регистрационный штамп.

На подлежащих регистрации документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается регистрационный индекс поступившего в облисполком документа и дата поступления документа. Регистрационный индекс состоит из кода структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, возрастающего в пределах календарного года.

99. После обработки документы поступают на первоначальную регистрацию в отдел по работе с документами или в соответствующие структурные подразделения облисполкома.

На этом этапе регистрации на документ заводится машиноориентированная регистрационная (регистрационно-контрольная) карточка, куда вносятся общие сведения о документе, известные до его рассмотрения и определения порядка исполнения.

Самостоятельной регистрации подлежат инициативные исходящие документы.

Ответы отмечаются в специальных графах карточки за регистрационными номерами соответствующих запросов.

Прием поступившего в облисполком по СМДО электронного документа осуществляет отдел по работе с документами. Электронный документ распечатывается. Работник отдела по работе с документами проверяет ЭЦП полученного документа, при необходимости заполняет или изменяет учетные реквизиты РК, сверяет электронные образы файлов с бумажными экземплярами и, если документ подлежит регистрации, переносит данный документ в "Журнал входящих документов", далее регистрация происходит в соответствии с настоящей Инструкцией.

100. Предварительному рассмотрению подлежат все документы. Предварительное рассмотрение проводится с целью распределения поступивших документов на необходимые для рассмотрения председателем, заместителями председателя и управляющим делами облисполкома, направляемые непосредственно ответственным исполнителям.

Документы, поступившие в облисполком, предварительно рассматриваются отделом по работе с документами.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного распределения обязанностей между председателем, заместителями председателя и управляющим делами облисполкома (далее - распределение обязанностей). В ходе предварительного рассмотрения проверяется повторность обращения корреспондентов. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и приобщаются к поступившему.

101. Отделом по работе с документами поступившая корреспонденция направляется помощникам председателя, заместителей председателя и управляющего делами для подготовки ее на доклад руководству облисполкома и непосредственно исполнителям.

Телеграммы и иные срочные документы вышестоящих государственных органов подлежат обработке в первую очередь и передаются на рассмотрение по мере их поступления.

На рассмотрение председателя, заместителей председателя и управляющего делами облисполкома передаются документы вышестоящих государственных органов, исполнительных и распорядительных органов и иных организаций, содержащие информацию по основным вопросам деятельности облисполкома.

На рассмотрение председателя облисполкома представляются документы, поступившие в облисполком и адресованные председателю из:

Администрации Президента Республики Беларусь;

Совета Министров Республики Беларусь;

Совета Республики и Палаты представителей Национального собрания Республики Беларусь;

Государственного секретариата Совета Безопасности Республики Беларусь;

Комитета государственного контроля Республики Беларусь;

Национального банка Республики Беларусь;

Конституционного Суда Республики Беларусь;

Верховного Суда Республики Беларусь;

Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь;

Прокуратуры Республики Беларусь;

министерств, ведомств, государственных комитетов, других государственных и международных организаций, подписанные их высшими и первыми лицами;

иных организаций по вопросам формирования и исполнения бюджета, соблюдения законности и охраны общественного порядка, реализации государственной кадровой политики, работы райгорисполкомов, мобилизационных планов и гражданской обороны.

Остальная поступившая корреспонденция готовится на рассмотрение заместителей председателя и управляющего делами облисполкома. Если в процессе подготовки документа на доклад будет установлено, что с содержанием документа должно быть ознакомлено руководство облисполкома, то такой документ передается на рассмотрение председателю облисполкома.

Документ, направленный на рассмотрение кому-либо из заместителей председателя облисполкома или управляющему делами, а также в структурное или подведомственное подразделение облисполкома, по согласованию с заместителями управляющего делами облисполкома может быть возвращен без рассмотрения в день его поступления (но не позднее следующего дня). Такой документ передается на рассмотрение другого заместителя председателя облисполкома в соответствии с распределением обязанностей.

Возврат документов в подобных случаях производится в отдел по работе с документами.

Передача документов, подлежащих регистрации, на доклад, ознакомление и исполнение, а также отправление адресатам без регистрации запрещается.

Рассмотрение документов руководством облисполкома отражается в резолюциях.

102. Документы рассматриваются в день их поступления, а срочные - немедленно. Помощники председателя облисполкома, его заместителей и управляющего делами обязаны своевременно докладывать председателю, заместителям председателя и управляющему делами облисполкома о документах, поступивших из вышестоящих государственных органов со сроком исполнения менее 10 дней, и принимать меры по немедленному доведению их до исполнителей.

После рассмотрения председателем облисполкома, его заместителями и управляющим делами облисполкома документы передаются в отдел по работе с документами, а поступившие из республиканских органов государственного управления и требующие ответа - в отдел контроля для завершения регистрации. Завершение регистрации документов после их рассмотрения заключается во внесении в РК сведений о порядке исполнения документов (резолюций): фамилий ответственного исполнителя и других исполнителей, краткого описания поручений и действий по исполнению, сроков исполнения.

103. Направление документов на исполнение производится в день их окончательной регистрации, требующих срочного исполнения - немедленно.

Документы, которые исполняются несколькими исполнителями, передаются им поочередно или одновременно в копиях.

Подлинник документа, не подлежащего постановке на контроль, передается ответственному исполнителю.

Документы, состоящие на контроле, передаются всем исполнителям в копиях. Первые экземпляры таких документов остаются в отделе по работе с документами.

Если документ адресован нескольким исполнителям и сроки исполнения не позволяют ознакомить исполнителей с документом поочередно, то каждому исполнителю представляется копия документа с резолюцией.

Документы, передаваемые в структурные подразделения, принимаются под роспись в соответствующем журнале.

104. В отделе по работе с документами печатаются, копируются и тиражируются документы только служебного характера.

Копирование и тиражирование решений (распоряжений), кроме указанных в указателе рассылки, допускается с разрешения управляющего делами облисполкома или его заместителей только для внутренних нужд облисполкома.

105. Передаваемые в машинописное бюро рукописи должны быть написаны четко и разборчиво на стандартных листах бумаги формата А4. Материалы, написанные неразборчиво либо красными, зелеными чернилами или карандашом, с многочисленными вставками, ссылками, исправлениями для печатания не принимаются.

Рукописный документ должен содержать все необходимые реквизиты, оформленные в соответствии с установленными требованиями.

При передаче рукописи в машинописное бюро исполнитель указывает фамилию и номер телефона, требуемый срок исполнения, дату сдачи в печать и ставит подпись. Могут быть указаны дополнительные требования к машинописному оформлению документа.

Руководители структурных подразделений или их заместители при необходимости срочного печатания, копирования материалов в нерабочее время должны не позднее чем за час до конца рабочего дня сообщить об этом управляющему делами облисполкома или его заместителям.

106. Работник машинописного бюро при печатании материала обязан соблюдать правила орфографии и пунктуации и располагать реквизиты документа согласно установленным правилам.

107. Документы изготавливаются с помощью средств вычислительной и организационной техники и оформляются в соответствии с требованиями СТБ 6.38-2004 и настоящей Инструкции.

108. Все материалы, поступающие в отдел по работе с документами для тиражирования, фиксируются в журнале учета.

109. В целях рационального использования памяти средств вычислительной техники специалисты структурных подразделений обязаны периодически сообщать в машинописное бюро сведения о подлежащих удалению из памяти компьютера документах по минованию надобности в них.

110. Исполнение исходящих документов в облисполкоме включает составление проекта документа, печатание машинописного подлинника (набор и изготовление подлинника на бумажном носителе), согласование, подписание (утверждение), регистрацию и отправку.

Документ, правильно оформленный и согласованный в установленном порядке, передается помощникам председателя, его заместителей и управляющего делами облисполкома, в компетенцию которого входит рассмотрение изложенного в письме вопроса в соответствии с распределением обязанностей, на подпись, вместе с документами, на основании которых он готовился.

Помощники председателя, его заместителей и управляющего делами облисполкома несут персональную ответственность за качество представляемых на подпись руководству исходящих документов и своевременность их представления после рассмотрения в отдел по работе с документами и отдел контроля.

Документ, оформленный с нарушением требований СТБ 6.38-2004, возвращается помощниками председателя, заместителей председателя и управляющего делами облисполкома ответственному исполнителю для доработки.

111. Правильно оформленные и подписанные документы передаются в отдел по работе с документами и отдел контроля для их регистрации и отправки.

Перед регистрацией исходящего документа специалисты отдела по работе с документами и отдела контроля проверяют:

правильность оформления документа с использованием компьютерных технологий и размещения на нем всех необходимых реквизитов;

правильность адресования документа и наличие адреса;

наличие соответствующих подписей;

наличие виз на копиях документов, остающихся в деле;

наличие заверенных приложений к документу и соответствие количества их экземпляров количеству указанных в документе адресатов.

Документы, не соответствующие вышеизложенным требованиям, регистрации и отправке не подлежат и возвращаются ответственному исполнителю для доработки.

112. Документы, готовые к отправке, передаются в отдел по работе с документами в открытом виде с указанием почтового адреса или списком рассылки, если отправляются более чем в четыре адреса. Обработка и отправка документов производятся, как правило, в день их подписания и не позже чем за два часа до окончания рабочего дня. Если подлежащий к отправке документ не подготовлен к указанному времени, исполнитель обязан предупредить об этом отдел по работе с документами.

Документы, имеющие срочный характер, обрабатываются немедленно.

Исходящий электронный документ, направляемый по СМДО, регистрируется работником отдела по работе с документами или отдела контроля (по принадлежности) путем создания РК отправки, куда вносятся учетные реквизиты отправки документа, при этом указывается соответствующий способ доставки.

Ответственность за содержание информации в электронном документе, соответствие текста и реквизитов оригинала документа и его электронной копии, а также комплектность документа, количество файлов и наименование адресата несет работник структурного подразделения, представивший документ на отправку в отдел по работе с документами или отдел контроля.

Исходящие электронные документы отправляются отделом по работе с документами и отделом контроля (по принадлежности). Работник отдела по работе с документами, отдела контроля сверяет реквизиты оригинала документа и его электронной копии, регистрирует электронный документ, подписывает документ ЭЦП, осуществляет его отправку.

После регистрации электронного документа на рабочем месте получателя в форме отправки в поле "Дата подтверждения СМДО" проставляются дата и время, соответствующие дате и времени регистрации документа на рабочем месте получателя.

Документ переходит в журнал "Отправленные по СМДО", когда документ будет зарегистрирован у всех получателей.

При необходимости из подсистемы "Делопроизводство" можно распечатать реестры отправки и карточку исходящего документа.

113. Документы, отправляемые одному адресату, должны быть вложены в один конверт, на котором указываются почтовый адрес и наименование корреспондента.

114. Законвертированная корреспонденция в зависимости от срочности доставки адресату отправляется нарочным или почтой.

Телеграммы передаются в отдел по работе с документами с приложением необходимого количества заверенных копий.

На заказную корреспонденцию составляется реестр рассылки, в котором работник отдела по работе с документами проставляет свою фамилию и дату отправки.

Реестры подшиваются в дела и хранятся в течение года.

115. Срочные документы регистрируются в установленном порядке и передаются адресату по факсу. Подлинник документа возвращается в отдел по работе с документами для отправки по почте или для приобщения к делу.

116. Отправка дополнительных экземпляров документа или замена разосланного ранее документа осуществляется только по указанию лица, подписавшего документ, или управляющего делами и его заместителей.

117. Отправка документов на электронных носителях производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и требованиям сохранности носителей информации. Отправка этих документов производится при наличии сопроводительного письма.

118. Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в пределах облисполкома.

Прохождение внутренних документов в облисполкоме на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих.

Документы, подготовленные непосредственно в структурном подразделении облисполкома (инициативные письма, докладные записки, заключения, справки и т.п.) и адресованные руководству облисполкома, регистрируются в данном структурном подразделении.

Этим документам присваивается регистрационный индекс, состоящий из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, возрастающего в пределах календарного года.

Например:

2.3-4/1, где 2.3 - индекс структурного подразделения, 4 - номер дела по номенклатуре, 1 - порядковый номер документа.

На документах, составленных совместно несколькими структурными подразделениями облисполкома, проставляется регистрационный индекс, присвоенный документу основным структурным подразделением - исполнителем.

119. Протоколы совещаний у председателя облисполкома оформляются и доводятся до сведения заинтересованных главным управлением организационно-кадровой работы облисполкома, контролируются отделом контроля, а протоколы совещаний у заместителей председателя - структурным подразделением, подготовившим совещание, и помощниками заместителей председателя облисполкома.

120. Докладные записки на имя руководства облисполкома, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностными лицами, которым они направлены, после чего передаются в установленном порядке для исполнения в соответствующие структурные подразделения или подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел.

121. Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов на всех этапах прохождения осуществляются с обязательной отметкой в машиноориентированной картотеке.

Глава 7 ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ ОБЛИСПОЛКОМА

122. Работа с полученной и созданной документацией сопровождается в облисполкоме решением задач по ее учету, регистрации, контролю исполнения, в процессе выполнения которых проводится поиск и систематизация документов и содержащейся в них информации. Реализация указанных задач по обработке документации осуществляется с помощью информационно-поисковой системы (далее - ИПС).

ИПС создается с помощью автоматизированных средств обработки информации. ИПС включает правила регистрации документов, информационно-поисковые массивы, комплекс классификаторов.

123. Автоматизированные картотеки обеспечивают пользователей информацией о всех зарегистрированных и контролируемых документах.

Картотеки размещаются на автоматизированных рабочих местах, объединенных в локальную сеть.

Поиск информации о документах может производиться в местах их регистрации, контроля исполнения и с автоматизированных рабочих мест непосредственно пользователей.

124. Работа по регистрации и контролю исполнения документов в автоматизированном режиме включает следующие основные операции:

ввод в карточку общих сведений о документе;

ввод задания (резолюции) по исполнению документа;

распечатку карточки;

ввод в карточку сведений о ходе исполнения документа;

корректировку хода и сроков исполнения документа (задания);

предупредительный контроль;

заполнение карточки по результатам исполнения документа;

поиск карточек по запросам;

обработку картотеки для получения статистических и аналитических отчетов о зарегистрированных и контролируемых документах.

125. Ввод информации в автоматизированные картотеки осуществляется непосредственно с документов в соответствии с принятыми формами карточек. Получение результатов обработки информации на экране дисплея и в печатном виде осуществляется в соответствии с принятыми формами представления сообщений и обобщающих сводок.

126. Отдел по работе с документами осуществляет справочную работу по всем поступающим документам. Структурные подразделения облисполкома ведут справочную работу по документам, поступившим в их адрес и отправленным за подписью их руководителей, а также по документам, находившимся на исполнении.

127. Выходная информация при работе с картотеками представляется в форме, адекватной запросу пользователя. Пользователю могут выдаваться карточки, содержащиеся в картотеках, сообщения - ответы на запросы, обобщенные ведомости - отчеты, содержащие информацию, сгруппированную по определенным признакам.

128. Выходная информация рассчитана на передачу:

работникам отдела контроля (сводки о зарегистрированных и поставленных на контроль документах, ходе и результатах их исполнения);

исполнителям (ответы на запросы, напоминания о приближении срока исполнения документа, сообщения об истечении срока исполнения и т.д.);

руководству облисполкома и структурных подразделений (сводки об объеме документооборота, тематике документов, справки о выполнении заданий, о состоянии исполнительской дисциплины и т.п.).

129. Выходные сообщения выдаются с заданной периодичностью (ежедневно, ежеквартально, ежемесячно и т.п.) по запросам пользователей.

При ведении автоматизированных картотек выходные ведомости могут выдаваться на экран дисплея и на печать (в форме машинограмм).

Выходная информация может доводиться до пользователей путем передачи информации по локальной вычислительной сети, передачи на дискетах, рассылки машинограмм или по телефону.

130. Обобщающие сведения группируются в выходных ведомостях по различным признакам и их сочетаниям:

по облисполкому в целом и по отдельным его подразделениям;

по исполнителям;

по корреспондентам;

по видам документов;

по стадиям исполнения документов (выполненные, невыполненные, просроченные);

по вопросам и т.д.

131. Выходные формы в зависимости от назначения могут иметь различные названия (например, напоминания о приближении сроков исполнения документов, уведомления об истечении сроков исполнения документов, справки о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях и т.д.).

Глава 8 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

132. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в облисполком документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений в регистрационно-контрольных карточках.

Регистрация документов служит для:

включения сведений о документах в информационно-поисковую систему;

формирования статистической отчетности.

133. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, договорные, переписка и др.), как создаваемые в облисполкоме, так и поступающие из других организаций и от физических лиц независимо от носителей и способов записи информации (машинописные, машиночитаемые и т.д.).

134. Отдельной регистрации и учету подлежат следующие группы документов:

распорядительные документы по основной деятельности;

распорядительные документы по кадрам;

входящие документы;

исходящие документы; внутренние документы;

обращения граждан.

135. Регистрация документов в облисполкоме осуществляется с использованием различных регистрационных форм и средств организационной и вычислительной техники на основе единых регистрационных данных: названия документа, автора (корреспондента), даты, индекса документа, заголовка, исполнителя, срока исполнения, отметки об исполнении, места хранения. В случае необходимости этот перечень может дополняться (куратор, ход исполнения, индекс и рубрикатор по классификатору и др.). Регистрационные данные переносятся из документа в регистрационные формы без изменений (возможно использование общепринятых сокращений).

136. Документы регистрируются и индексируются в местах их создания или поступления.

137. Индекс (регистрационный номер) служит главным учетным и поисковым признаком документа. Он указывает на принадлежность документа к конкретной классификационной группе и на порядковый номер в этой группе. Индексация документов в пределах классификационных групп ведется раздельно в течение одного календарного года и в соответствии с положениями главы 2 настоящей Инструкции.

Основой для индексации документов служит номенклатура дел облисполкома. Индекс должен иметь стабильное расположение составных частей.

138. Документы, зарегистрированные в облисполкоме и переданные в структурные подразделения облисполкома, вторичной регистрации не подлежат.

Глава 9 КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

139. Контроль исполнения документов осуществляется с целью обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные служебные документы: входящие, исходящие и внутренние документы, которые по своему характеру требуют решения (ответа) и имеют предписание о контроле председателя облисполкома или его заместителей. На контроль могут быть поставлены также устные поручения председателя облисполкома и его заместителей.

Предметом контроля являются содержащиеся в документах задания, поручения, решения, просьбы, предложения. Контролируемые задания и поручения отражаются также в резолюции документа.

140. Общее руководство организацией контроля исполнения документов осуществляют председатель облисполкома, его заместители, управляющий делами облисполкома в соответствии с распределением обязанностей.

141. Ежедневный оперативный контроль за соблюдением сроков исполнения поступивших в облисполком и изданных облисполкомом документов, поручений по ним, а также поручений руководства облисполкома осуществляют помощники председателя, его заместителей и управляющего делами облисполкома.

В этих целях помощники председателя, его заместителей и управляющего делами облисполкома:

ежедневно готовят (просматривают, систематизируют) и вносят на рассмотрение руководства переданную из отдела по работе с документами корреспонденцию;

своевременно вносят на рассмотрение документы, поступившие из вышестоящих государственных органов со сроками исполнения менее 10 дней, и принимают меры по их немедленному доведению до исполнителей;

осуществляют контроль за соблюдением сроков подготовки ответов или информации по документам, поступившим из вышестоящих государственных органов, структурными подразделениями, курируемыми председателем или его заместителями, докладывают об их исполнении и контролируют своевременность их отправки;

ежемесячно докладывают руководству облисполкома сведения об исполнительской дисциплине курируемых структурных и подведомственных подразделений, готовят материалы для привлечения исполнителей к дисциплинарной ответственности за несвоевременное и некачественное исполнение.

142. Организацию оперативного контроля, систематические проверки исполнения поступивших в облисполком документов (за исключением обращений граждан) осуществляет управление делами облисполкома.

143. Отдел по работе с документами облисполкома организует и осуществляет постоянный контроль за ходом выполнения поручений заместителей председателя облисполкома.

Отдел контроля облисполкома:

организует и осуществляет постоянный контроль за ходом выполнения указов, декретов, распоряжений Президента Республики Беларусь, распоряжений Администрации Президента Республики Беларусь, постановлений Совета Министров Республики Беларусь, протоколов заседаний Президиума Совета Министров Республики Беларусь, распоряжений Премьер-министра Республики Беларусь, решений Минского областного исполнительного комитета, распоряжений председателя облисполкома, протоколов и поручений Президента Республики Беларусь, Премьер-министра Республики Беларусь и заместителей Премьер-министра Республики Беларусь, министерств и других государственных органов, поручений председателя облисполкома;

предусматривает в соответствующих планах работы проверку деятельности структурных подразделений облисполкома, областных организаций, районных и Жодинского городского исполнительных комитетов по выполнению ими вышеперечисленных документов;

систематически проводит анализ состояния исполнительской дисциплины;

по мере необходимости вносит предложения о рассмотрении на заседаниях облисполкома, совещаниях состояния исполнительской дисциплины.

144. Руководители структурных подразделений облисполкома организуют исполнение документов, взятых на контроль отделом контроля и отделом по работе с документами, направленных им на исполнение; документов, поступивших непосредственно в адрес структурных подразделений; внутренних документов, подготовленных этими же структурными подразделениями.

Контроль за исполнением таких документов возлагается на руководителя структурного подразделения.

145. Система контроля исполнения документов включает:

учет и постановку на контроль;

своевременное доведение до сведения исполнителей;

контроль за сроками исполнения;

проверку хода выполнения;

отчетность о результатах исполнения;

снятие с контроля, учет, обобщение и анализ результатов исполнения;

оценку состояния исполнительской дисциплины.

146. Учет решений облисполкома и распоряжений председателя и их рассылку осуществляет отдел протокольной работы.

Учет и рассылку исполнителям иных документов осуществляет отдел по работе с документами.

147. Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документа (решения, распоряжения, протокола).

Основным источником сведений, необходимых для ведения контроля, является резолюция на документе.

При отсутствии резолюции необходимые сведения выделяются из текста самого документа (исполнители, содержание задания, срок).

148. Сроки промежуточного контроля (контрольные даты для напоминания или доклада о ходе исполнения) определяются на основе резолюции руководителя (например, "докладывать еженедельно") или по усмотрению отдела контроля и отдела по работе с документами с учетом общей продолжительности установленного срока исполнения.

149. Сроки исполнения фиксируются в тексте документа или в резолюции к документу.

Сроки исполнения внутренних и исходящих документов исчисляются в календарных днях с даты их подписания (принятия, утверждения), а для поступивших - с даты поступления.

Срок исполнения документов может быть связан с определенными событиями, действиями, например: "Подготовить к заседанию облисполкома".

Если дата исполнения приходится на нерабочий день, то сроком исполнения считается предыдущий рабочий день.

150. Сроки исполнения документов могут быть индивидуальными или типовыми.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководством облисполкома исходя из срока, определенного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Если на контроль ставятся отдельные пункты документов, а общий срок контроля не указан, то сроком исполнения всего документа считается дата исполнения последнего по срокам пункта или дата представления последней информации по исполнению документа.

При отсутствии срока исполнения в документе или в резолюции исполнение осуществляется в соответствии с типовыми сроками.

В случае, когда срок исполнения нигде не указан, документ должен быть исполнен в течение 15 дней.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются правовыми актами государственных органов.

151. Решения и поручения Президента Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь исполняются в порядке и сроки, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

Если в тексте вышеуказанных документов или в резолюциях к ним срок исполнения не указан, то он не должен превышать одного месяца.

152. Изменение или продление сроков исполнения документов допускается, как правило, с письменного разрешения председателя, его заместителей или управляющего делами облисполкома, установившего указанный срок. Приостановить исполнение документа или отменить его исполнение имеет право только должностное лицо, подписавшее документ. Сроки исполнения документов вышестоящих государственных органов могут изменяться только этими органами.

Продление или изменение срока оформляется не менее чем за 5 - 7 дней до даты окончания исполнения.

При необходимости изменения срока выполнения задания исполнитель представляет на имя председателя, его заместителями или управляющего делами облисполкома, установившего этот срок, мотивированную просьбу о продлении исполнения задания с указанием нового срока. Если новый срок превышает один месяц, отдел контроля и отдел по работе с документами имеют право запросить у исполнителя промежуточную информацию о ходе выполнения поручения.

153. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, зафиксированных в нем, сообщения результатов заинтересованным организациям или другого документированного подтверждения исполнения. В карточке делается отметка об исполнении.

154. Сведения о состоянии исполнительской дисциплины в облисполкоме, его структурных подразделениях, подведомственных организациях представляются отделом контроля и отделом по работе с документами на рассмотрение управляющему делами облисполкома еженедельно.

Глава 10 РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЯ С ДОКУМЕНТАМИ

155. Исполнитель получает документы после их регистрации в соответствии с резолюциями руководства облисполкома и структурного подразделения с учетом распределения функциональных обязанностей, квалификации.

156. Исполнитель знакомится с документами в день их поступления. Если документы имеют длительный срок исполнения (не менее 6 месяцев) и установлены даты промежуточного контроля, исполнитель сообщает в отдел контроля и отдел по работе с документами о результатах каждого этапа выполненной работы.

157. При решении оперативных вопросов на безбумажной основе (по телефону, на личном приеме и т.д.) на исполненном документе и в регистрационно-контрольной карточке исполнитель делает отметку об исполнении.

Например:

В дело 03-10

Вопрос решен по телефону

с начальником отдела Н.С.Ивановым

на совещании будет присутствовать

ведущий специалист А.А.Андреев.

Личная подпись исполнителя

Дата

158. При подготовке проекта документа исполнитель учитывает ранее изданные по данному вопросу документы и действующие нормативные правовые акты.

Подготовленный проект документа печатается и оформляется в соответствии с установленными требованиями, согласовывается с заинтересованными подразделениями и другими организациями в установленном порядке.

Исполнитель несет ответственность за качество, полноту, достоверность и своевременность сообщаемой информации.

Содержание проектов служебных документов не подлежит разглашению, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к их исполнению.

После согласования проекта документа он передается на подпись председателю, его заместителям или управляющему делами облисполкома, а затем на регистрацию и отправку.

Если документ является ответом, то документ-запрос подшивается в дело вместе с документом-ответом. В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет дело, в которое должен быть подшит документ. Исполнитель проставляет отметку об исполнении и направлении его в дело.

Глава 11 УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ОФОРМЛЕНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА

159. Пользование информацией ограничивается законодательством в целях защиты сведений, распространение которых может нанести ущерб экономике государства, его обороноспособности, интеллектуальной собственности, а также чести и достоинству, личной и семейной жизни граждан.

Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения определяется соответствующими нормативными правовыми актами.

160. Под распространением понимается сообщение, публикация сведений в печати и иных средствах массовой информации, а также доведение материалов, содержащих указанные сведения, любыми другими способами (музеи, выставки, семинары, симпозиумы, ярмарки, тендеры и др.) до юридических и физических лиц, которым не предоставлено право ознакомления с ними, а также вывоз материалов, содержащих сведения ограниченного распространения, за границу или передача их иностранным гражданам.

161. Регистрация документов (изданий) с грифом ограниченного распространения ("Для служебного пользования" (ДСП), "Не для печати" (НДП), "Не подлежит оглашению" (НПО) и др.) осуществляется в отделе по работе с документами.

162. Регистрации подлежат все документы, имеющие гриф ограничения распространения. В этом случае к регистрационному индексу документа (издания) добавляются буквы "ДСП", "НДП", "НПО".

В учетной карточке указываются количество поступивших (или отправляемых) экземпляров документа (издания) и номера этих экземпляров.

Картотека таких документов (изданий) ведется отдельно от прочей документации.

163. При направлении документов (изданий) в структурные подразделения перед фамилией лица, которому направляется документ, в учетной карточке указывается номер экземпляра передаваемого ему документа (издания).

Передача таких документов производится под расписку.

164. В правом верхнем углу первой страницы исходящих и внутренних документов, на обложке и титульном листе издания (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих информацию ограниченного распространения, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам проставляются ограничительный гриф и номер экземпляра.

В левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, свои инициалы и дату печатания документа.

165. Учет решений облисполкома и распоряжений председателя облисполкома, имеющих гриф ограничения доступа, ведется отделом протокольной работы в картотеке регистрации решений и распоряжений без грифа.

Под регистрационным номером такого документа в карточке пишутся буквы "ДСП", "НДП", "НПО".

Номера экземпляров рассылаемого адресатам решения или распоряжения записываются в указателе рассылки.

166. Рассылаемые отделом протокольной работы материалы с грифом ограничения доступа к заседаниям облисполкома подлежат возврату в указанный отдел. В отделе протокольной работы ведется поэкземплярный учет рассылки и возврата этих материалов. По минованию надобности они уничтожаются в установленном порядке.

167. При необходимости рассылки копий поступившего в облисполком документа с грифом ограниченного распространения на копиях указывается номер поступившего экземпляра документа, дополненный (в скобках) порядковым номером экземпляра-копии (например, экз. N 24 (1), экз. N 24 (2) и т.д.). Если такие документы (издания) направляются по нескольким адресам, составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов, изданий.

168. Размножение документов с грифом ограничения доступа в отделе по работе с документами производится с разрешения управляющего делами облисполкома или его заместителей.

В отделе по работе с документами ведется журнал поэкземплярного учета размножения документов с грифом ограниченного распространения. Размноженные документы сдаются заказчику под расписку в журнале.

169. Исполненные документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом в деле, в которое помещены такие документы, в течение календарного года формируется опись документов с грифом "ДСП" с указанием регистрационного номера и даты документа.

170. Корреспонденция с грифом ограниченного распространения сдается в отдел по работе с документами под расписку в указателе рассылки.

171. Все документы и дела с грифом ограниченного распространения формируются в дела постоянного хранения.

Лица, не работающие в облисполкоме, допускаются к ознакомлению с такими документами по разрешению управляющего делами облисполкома или его заместителей.

Подлежащие уничтожению документы и дела должны в обязательном порядке уничтожаться по акту, измельчаться до степени, исключающей возможность прочтения текста, или сжигаться.

172. Запрещается пользоваться данными, содержащимися в документах с грифом ограниченного распространения, в открытых выступлениях (в печати, по радио и т.д.).

173. О фактах утраты документов и изданий с грифом ограниченного распространения немедленно ставится в известность управляющий делами облисполкома или его заместители и начальник отдела по работе с документами.

174. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, изданиями, содержащими такую информацию, работник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

Ответственность за организацию и осуществление надлежащего учета, за хранение, размножение, использование и уничтожение документов и изданий с грифом ограниченного распространения несут руководители структурных подразделений облисполкома. Контроль за состоянием этой работы осуществляется управлением делами облисполкома.

Глава 12 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ОБЛИСПОЛКОМЕ, ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ИХ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

175. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве облисполкома составляется номенклатура дел.

176. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, образующихся в процессе деятельности облисполкома, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В номенклатуру дел облисполкома включаются дела структурных подразделений облисполкома.

177. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в процессе деятельности облисполкома.

178. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета, индексации дел, определения сроков их хранения и поиска документов.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и используется в архиве для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

179. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

регламентом облисполкома;

положениями о структурных подразделениях;

штатным расписанием;

перечнями документов с указанием сроков хранения;

номенклатурами дел облисполкома за предыдущие годы;

описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

180. Сводная номенклатура дел облисполкома составляется отделом по работе с документами на основании номенклатур дел структурных подразделений (приложение 7).

181. Номенклатура дел структурного подразделения облисполкома составляется специалистом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения, визируется начальником отдела по работе с документами и подписывается руководителем структурного подразделения облисполкома (приложение 8).

182. Названиями разделов номенклатуры дел облисполкома являются названия структурных подразделений, соответствующие утвержденной структуре облисполкома.

В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности облисполкома.

183. В номенклатуру дел включаются дела с документами, имеющими ограничительный гриф "Для служебного пользования".

184. Не включаются в номенклатуру печатные издания.

185. Дела, содержащие документы по вопросам, не решенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел облисполкома следующего года под тем же индексом.

186. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("документальные материалы", "общая переписка", "разные материалы" и т.д.).

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

187. Заголовок дела включает:

название рода дела (документы, переписка) или разновидности документов (распоряжения, протоколы, планы, отчеты, акты и т.д.);

указание автора документа (облисполком, его структурное подразделение или должностное лицо);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

188. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве названия рода дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Например:

Документы, послужившие основанием для издания приказов, распоряжений по личному составу (заявления, справки, докладные записки и др.)

Документы об участии коллективов в спортивных соревнованиях (анкеты, списки, фотоснимки).

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

Например:

Документы к протоколам заседаний облисполкома (доклады, информационные сообщения, справки и т.д.).

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность документов указывается во множественном числе.

Например:

Протоколы заседаний облисполкома.

189. Название исполкома или его структурного подразделения в качестве автора документов в заголовках указывается кратко или приводится общее видовое название авторов.

Например:

Заявки комитетов, управлений, отделов.

190. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовке дела конкретный(е) корреспондент(ы) указывается(ются) в том случае, если переписка ведется только с одним, двумя или тремя корреспондентами.

Например:

Переписка с Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь по вопросам работы общественного транспорта.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами (более трех), последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с избирательными комиссиями о проведении избирательной кампании.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами (более трех), последние не указываются.

Например:

Переписка об организации семинаров, совещаний по вопросам совершенствования документационного обеспечения

Переписка об организации совещаний по вопросам работы общественного транспорта.

191. В заголовках дел, содержащих плановую и отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на который составлены планы (отчеты).

Например:

План работы на 2007 год

Отчеты о работе комиссии по делам несовершеннолетних за 2006 год.

192. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел (индексы дел) проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в облисполкоме цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например:

2.3-4, где 2.3 - индекс структурного подразделения, 4 - порядковый номер дела по номенклатуре в пределах данного структурного подразделения.

Группы цифр индекса отделяются одна от другой точкой.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью значимости документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Заголовки систематизируются в следующем порядке: законы Республики Беларусь, декреты, указы Президента Республики Беларусь, постановления Палаты представителей и Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь, уставы (положения), распоряжения Главы Администрации Президента Республики Беларусь, протоколы, приказы, штатные расписания, планы, отчеты, справки, сведения, акты, переписка. Порядок систематизации прочих категорий дел определяется составителем номенклатуры в соответствии с их значимостью.

Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по корреспондентам или географическим названиям в алфавитном порядке.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются сроки хранения дел и номера статей по перечням типовых документов с указанием сроков хранения.

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении и утрате дел, о переходящих делах и т.д.

193. Номенклатура дел облисполкома подписывается начальником отдела по работе с документами и после согласования постоянно действующей экспертной комиссией (далее - ЭК) облисполкома направляется на согласование экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) отдела по архивам и делопроизводству главного управления юстиции облисполкома, после чего утверждается управляющим делами облисполкома.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел отдела по работе с документами.

194. По окончании календарного года специалистом структурного подразделения облисполкома, ответственным за делопроизводство, в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно - постоянного и временного хранения (приложение 9).

195. Номенклатура дел облисполкома на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется, согласовывается ЭК облисполкома, утверждается управляющим делами облисполкома и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается ЭПК отдела по архивам и делопроизводству главного управления юстиции облисполкома не реже одного раза в 5 лет.

В случае значительного изменения структуры облисполкома номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования ЭПК отдела по архивам и делопроизводству главного управления юстиции облисполкома.

196. Номенклатура дел облисполкома составляется в четырех экземплярах. Первый экземпляр хранится в отделе по работе с документами, второй - направляется в структурные подразделения облисполкома, третий - хранится в качестве учетного документа в архиве облисполкома, четвертый - в государственном архивном учреждении.

Глава 13 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

197. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела в облисполкоме формируются в его структурных подразделениях. Формированием дел занимаются специалисты, ответственные за делопроизводство структурных подразделений.

Контроль за правильным формированием дел в облисполкоме осуществляется отделом по работе с документами.

198. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы;

помещать вместе документы, относящиеся к решению одного вопроса;

группировать в дело документы за один календарный год, за исключением переходящих дел, личных дел, документов временных комиссий (группируются за период деятельности);

группировать в отдельные дела документы постоянного и временного сроков хранения;

помещать в дела машино-, факсо-, телефонограммы на общих основаниях.

199. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры, проекты документов, размноженные копии. Объем дела не должен превышать 250 листов. Дело объемом свыше 250 листов делят на тома.

200. Внутри дела документы располагаются в последовательности решения определенных вопросов. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (поступающие - по датам поступления, отправляемые - по датам отправления), по авторам или корреспондентам в алфавитном порядке.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или подписания присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Документы заседаний облисполкома группируются в два дела:

протоколы заседаний и решения к ним;

документы к протоколам (доклады, справки, заключения, проекты решений и т.д.).

Протоколы заседаний коллегиальных органов в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам систематизируются по номерам протоколов в последовательности решения вопросов.

201. Распоряжения и приказы группируются в отдельные дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные решениями облисполкома, группируются вместе с указанными документами.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Планы (прогнозы) и отчеты независимо от времени их составления группируются в дела того года, к которому они относятся по содержанию.

Например, план на 2006 год, составленный в 2005 году, и отчет за 2006 год, составленный в 2007 году, должны быть отнесены к 2006 году.

Документы в личных делах располагают в следующей последовательности:

внутренняя опись документов, имеющихся в деле;

дополнение к личному листку по учету кадров;

личный листок по учету кадров;

автобиография;

копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

заявление о приеме на работу;

копии или выписки из приказов (распоряжений) о приеме, увольнении, переводе, назначении на должность.

При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:

декларация о доходах;

контракт (для государственных служащих);

договор о материальной ответственности (для материально-ответственных лиц) и др.

Лицевые счета работников по заработной плате группируют по фамилиям в алфавитном порядке и образуют самостоятельные дела в пределах года.

Переписка формируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: за документом-запросом помещается документ-ответ. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Обращения граждан по вопросам работы облисполкома и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу документов.

Повторные обращения или дополнительные документы к ним подшиваются к данной группе документов.

202. Правильность формирования дел проверяется при передаче дел на государственное хранение.

Глава 14 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

203. Экспертиза ценности документов - это определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов в целях установления сроков их хранения и отбора на государственное хранение.

204. Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве:

при составлении номенклатур дел;

при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к последующему хранению;

в архиве в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.

205. Экспертиза ценности документов проводится экспертной комиссией облисполкома (далее - ЭК) совместно со специалистами структурных подразделений под непосредственным методическим руководством государственного архивного учреждения.

ЭК работает в соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии облисполкома, утвержденным председателем облисполкома.

206. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения в делопроизводстве облисполкома осуществляется ежегодно.

При проведении экспертизы ценности документов производятся:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив облисполкома;

отбор документов с временными сроками хранения и не подлежащих дальнейшему хранению;

выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов на постоянное хранение проводится на основании номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы временного хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив облисполкома проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "при условии завершения ревизии" и т.п.

207. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 10).

Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК облисполкома.

Согласованные комиссией акты о выделении дел к уничтожению утверждаются управляющим делами облисполкома после утверждения ЭПК отдела по архивам и делопроизводству главного управления юстиции облисполкома описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу. После этого дела, включенные в акты, уничтожаются.

208. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются в соответствии с Основными правилами работы архивов центральных и местных органов власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте, который подшивается в соответствующее дело.

Глава 15 ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

209. Дела облисполкома подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится специалистами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, под методическим руководством и контролем отдела по работе с документами.

210. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление заверительной надписи дела (приложение 11);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 12);

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Дела допускается хранить в скоросшивателях, при этом не проводится пересистематизация документов в деле, листы не нумеруются, заверительные надписи и внутренние описи не составляются.

211. Документы, составляющие дело, подшиваются в четыре прокола в твердую обложку из картона (при объеме дела до 50 листов) или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скрепки) из них удаляются.

Невостребованные личные документы (аттестаты, свидетельства и др.) вкладываются в конверт, который затем подшивается в дело.

212. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Листы приложения к делу, составляющего отдельный том, нумеруются отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа.

Лист с наклеенными документами (вырезки, выписки, фотографии и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем - очередным номером - каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке.

При наличии большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая зачеркивается, но сохраняется в деле.

213. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.

Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе, который помещается в конце дела, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа документа. Лист-заверитель наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела, если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя.

В заверительной надписи указывается количество листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).

При необходимости в заверительной надписи оговариваются особенности физического состояния и формирования дел.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется заново.

214. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется в соответствии с приложением 13. На обложке дела указываются:

наименование исполкома;

наименование структурного подразделения;

индекс дела (по номенклатуре дел);

заголовок дела;

дата дела (тома, части) или крайние даты документов, входящих в дело;

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

215. При оформлении обложки дел полное наименование исполкома и наименование структурного подразделения указываются в именительном падеже.

На обложку заголовок дела переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (например, проставляются номера протоколов и распоряжений).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

216. На обложке дела указывается дата (крайние даты) дела - дата заведения и окончания в делопроизводстве.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое заведено дело.

Даты дел постоянного, временного хранения и по личному составу пишутся на обложке арабскими цифрами.

Даты планов, отчетов, штатных расписаний, дел, содержащих один документ, отражаются в заголовках дел.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протоколов, составляющих дело, или даты их утверждения (если они утверждаются).

При оформлении дела, состоящего из нескольких томов, на обложке указываются число, месяц, год начала и окончания каждого тома в делопроизводстве.

Если в дело включены документы-приложения за более ранний период, чем год образования дела, то на обложке под датой делается запись: "Имеются документы за...".

217. Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.

218. Срок хранения дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел после уточнения его по соответствующему перечню документов.

219. При внесении дела в опись на обложке проставляется архивный шифр дела, включающий номер фонда, номер описи и номер дела.

220. Надписи на обложках делаются четко светостойкими чернилами или шариковой ручкой. Допускается предварительное заполнение формы обложки на компьютере с последующей наклейкой ее на обложку дела.

Глава 16 СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

221. На завершенные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи.

Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел.

Опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

222. В облисполкоме в каждом структурном подразделении ежегодно составляются описи на дела постоянного хранения, по которым дела сдаются на государственное хранение в архивные учреждения.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в двух экземплярах (приложение 14).

223. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи валовой, пока число дел не достигнет любой четырехзначной цифры (1000, 3000 и так далее до 9999);

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с отделом по работе с документами облисполкома; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

224. В конце описи после последней описательной статьи делается итоговая запись. В ней цифрами и прописью указывается количество дел, а также первый и последний номер включенных в опись дел, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера дел).

Глава 17 ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОБЛИСПОЛКОМЕ

225. Документы исполнительных и распорядительных органов относятся к государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь.

226. Временное хранение документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь осуществляется в архиве облисполкома в течение сроков, установленных законодательством Республики Беларусь, а затем документы передаются на постоянное хранение в государственные архивные учреждения.

227. Порядок хранения документов устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами и методическими документами в области архивного дела.

228. Требования к формированию, оформлению, хранению и использованию дел приводятся в соответствующих главах настоящей Инструкции.

229. Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с перечнями типовых документов с указанием сроков хранения, а также иными нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

230. С момента заведения и до передачи в государственное архивное учреждение дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и специалисты, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих кабинетах и располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

231. В государственное архивное учреждение дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются только по описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения находятся в структурных подразделениях до истечения сроков их хранения. Их учет проводится по номенклатуре дел.

232. Временное хранение документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь осуществляют структурные подразделения в течение следующих сроков:

областного Совета депутатов, облисполкома - 10 лет;

по личному составу - 75 лет;

технотронных - не более 3 лет.

233. Архивные документы облисполкома хранятся в помещении, доступ в которое ограничен.

234. Дела архива облисполкома выдаются во временное пользование структурным подразделениям, подведомственным и сторонним организациям, а также судебным, следственным, налоговым и контрольным органам.

235. Выдача дел сторонним организациям производится на основании письма соответствующей организации и разрешающей резолюции управляющего делами облисполкома и оформляется актом. Акт составляется в 2 экземплярах на бланке облисполкома (приложение 15).

На выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение 16).

236. Дела во временное пользование выдаются на срок, не превышающий 30 дней.

237. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения управляющего делами облисполкома с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о выдаче подлинника с указанием причины.

Глава 18 ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

238. По истечении сроков ведомственного хранения дела в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом передаются на постоянное хранение в государственное архивное учреждение.

239. Дела передаются по описям, утвержденным в установленном порядке. При этом передаются два экземпляра описи дел постоянного хранения и два экземпляра историко-архивной справки к фонду.

240. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема- передачи, составляемым государственным архивом в 2 экземплярах.

241. В случаях утраты документов постоянного хранения облисполком и его структурные подразделения принимают меры к их розыску.

При необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, составляется соответствующий акт. Причины отсутствия дел оговариваются в историко-архивной справке к фонду.

242. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, обработка и транспортировка документов, выполняются за счет средств облисполкома и его структурных подразделений.

243. При ликвидации облисполкома образовавшиеся в его деятельности архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам. При отсутствии правопреемника документы постоянного хранения, а также по личному составу передаются в соответствующее государственное архивное учреждение.

В состав комиссий, создаваемых для передачи дел и имущества, включаются представители Государственной архивной службы Республики Беларусь.

Приложение 1
к Инструкции
по документационному обеспечению
управления в Минском областном
исполнительном комитете

ФОРМА БЛАНКА РЕШЕНИЯ

                             Государственный герб
                              Республики Беларусь

             МIНСКI АБЛАСНЫ                     МИНСКИЙ ОБЛАСТНОЙ
           ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ                  ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
          (Miнскi аблвыканкам)                (Минский облисполком)
                РАШЭННЕ                              РЕШЕНИЕ
          ________ N _________
                г.Мiнск                              г.Минск

Приложение 2
к Инструкции
по документационному обеспечению
управления в Минском областном
исполнительном комитете

ФОРМА БЛАНКА ВЫПИСКИ ИЗ РЕШЕНИЯ

                             Государственный герб
                              Республики Беларусь

             МIНСКI АБЛАСНЫ                     МИНСКИЙ ОБЛАСТНОЙ
           ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ                  ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
          (Miнскi аблвыканкам)                (Минский облисполком)
           ВЫПIСКА З РАШЭННЯ                    ВЫПИСКА ИЗ РЕШЕНИЯ
          ________ N _________
                г.Мiнск                              г.Минск

Приложение 3
к Инструкции
по документационному обеспечению
управления в Минском областном
исполнительном комитете

ФОРМА БЛАНКА РАСПОРЯЖЕНИЯ ОБЛИСПОЛКОМА

                             Государственный герб
                              Республики Беларусь

             МIНСКI АБЛАСНЫ                     МИНСКИЙ ОБЛАСТНОЙ
           ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ                  ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
          (Miнскi аблвыканкам)                (Минский облисполком)
             РАСПАРАДЖЭННЕ                         РАСПОРЯЖЕНИЕ
          ________ N _________
                г.Мiнск                              г.Минск

Приложение 4
к Инструкции
по документационному обеспечению
управления в Минском областном
исполнительном комитете

ФОРМА БЛАНКА ПРОТОКОЛА

                             Государственный герб
                              Республики Беларусь

             МIНСКI АБЛАСНЫ                     МИНСКИЙ ОБЛАСТНОЙ
           ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ                  ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
          (Miнскi аблвыканкам)                (Минский облисполком)
                ПРАТАКОЛ                             ПРОТОКОЛ
          ________ N _________
                г.Мiнск                              г.Минск

Приложение 5
к Инструкции
по документационному обеспечению
управления в Минском областном
исполнительном комитете

ФОРМА БЛАНКА ДЛЯ ПИСЬМА

                             Государственный герб
                              Республики Беларусь

             МIНСКI АБЛАСНЫ                     МИНСКИЙ ОБЛАСТНОЙ
           ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ                  ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ

вул. Энгельса, 4; 220030 г.Мiнск     ул. Энгельса, 4; 220030 г.Минск
тэл. 500-41-37, факс 227-24-15        тел. 500-41-37, факс 227-24-15
________________ N _______________
На N ____________ад ______________

Приложение 6
к Инструкции
по документационному обеспечению
управления в Минском областном
исполнительном комитете

ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ

___________________________________       Адресат
  (наименование структурного
       подразделения)
                                          Резолюция

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
___________ N ____________
__________________________
   (место составления)

Об ________________________
___________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

Руководитель структурного           Подпись      Расшифровка подписи
подразделения

Приложение 7
к Инструкции
по документационному обеспечению
управления в Минском областном
исполнительном комитете

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОБЛИСПОЛКОМА

Минский областной                                 УТВЕРЖДАЮ
исполнительный комитет                            Управляющий делами
                                                  облисполкома

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
__________ N ________                  Подпись   Расшифровка подписи
      г.Минск                          Дата
на ____________год

-------+-----------------+-----------+------------------+------
¦Индекс¦Название раздела,¦Количество ¦Срок хранения дела¦Примечание¦
¦ дела ¦ заголовок дела  ¦дел (томов,¦ (тома, части) и  ¦          ¦
¦      ¦ (тома, части)   ¦ частей)   ¦ номера статей по ¦          ¦
¦      ¦                 ¦           ¦     перечню      ¦          ¦
+------+-----------------+-----------+------------------+----------+
¦  1   ¦       2         ¦     3     ¦        4         ¦    5     ¦
+------+-----------------+-----------+------------------+----------+
¦      ¦                 ¦           ¦                  ¦          ¦
¦------+-----------------+-----------+------------------+-----------

Начальник отдела по работе с документами
и взаимодействию со структурными
подразделениями облисполкома и
райгорисполкомами управления
делами облисполкома                   Подпись    Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                            СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК облисполкома               Протокол ЭПК отдела
____________ N ____                    по архивам и делопроизводству
Председатель ЭК                        главного управления
                                       юстиции облисполкома
                                       ____________ N ________
                                       Председатель ЭПК

Подпись   Расшифровка подписи          Подпись   Расшифровка подписи

               Форма итоговой записи к номенклатуре дел облисполкома

     Итоговая  запись  о  категориях  и количестве дел,
          заведенных в году ____ в облисполкоме

------------------------------------+-----T--------------------
¦      По срокам хранения           ¦Всего¦        В том числе     ¦
¦                                   ¦     +------------+-----------+
¦                                   ¦     ¦переходящих ¦ с отметкой¦
¦                                   ¦     ¦            ¦    "ЭПК"  ¦
+-----------------------------------+-----+------------+-----------+
¦               1                   ¦  2  ¦     3      ¦      4    ¦
+-----------------------------------+-----+------------+-----------+
¦Постоянного                        ¦     ¦            ¦           ¦
+-----------------------------------+-----+------------+-----------+
¦Временного (свыше 10 лет)          ¦     ¦            ¦           ¦
+-----------------------------------+-----+------------+-----------+
¦Временного (до 10 лет включительно)¦     ¦            ¦           ¦
+-----------------------------------+-----+------------+-----------+
¦ИТОГО                              ¦     ¦            ¦           ¦
¦-----------------------------------+-----+------------+------------

Начальник отдела по работе
с документами и взаимодействию
со структурными подразделениями
облисполкома и райгорисполкомами
управления делами облисполкома          Подпись  Расшифровка подписи

Дата

Приложение 8
к Инструкции
по документационному обеспечению
управления в Минском областном
исполнительном комитете

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ (ОБЩЕСТВЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ) ОБЛИСПОЛКОМА

Минский областной
исполнительный комитет

Наименование структурного подразделения
(общественной организации)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_____________ N ______
г.Минск
на _________ год

   _____________________________________________________________
                         (название раздела)

--------+-------------+---------------+-----------------+------
¦Индекс ¦  Заголовок  ¦Количество дел ¦  Срок хранения  ¦Примечание¦
¦ дела  ¦ дела (тома, ¦(томов, частей)¦   дела (тома,   ¦          ¦
¦       ¦   части)    ¦               ¦ части) и номера ¦          ¦
¦       ¦             ¦               ¦статей по перечню¦          ¦
+-------+-------------+---------------+-----------------+----------+
¦   1   ¦      2      ¦       3       ¦        4        ¦    5     ¦
+-------+-------------+---------------+-----------------+----------+
¦       ¦             ¦               ¦                 ¦          ¦
¦-------+-------------+---------------+-----------------+-----------

Наименование должности руководителя
структурного подразделения
(общественной организации)            Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Виза начальника отдела по работе
с документами и взаимодействию
со структурными подразделениями
облисполкома и райгорисполкомами
управления делами облисполкома

Дата

Приложение 9
к Инструкции
по документационному обеспечению
управления в Минском областном
исполнительном комитете

ФОРМА ИТОГОВОЙ ЗАПИСИ К НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ (ОБЩЕСТВЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ) ОБЛИСПОЛКОМА

      Итоговая запись о категории и количестве дел,
    заведенных в ____ году в ______________________________________
                                 (наименование структурного
____________________________________________________________________
               подразделения или общественной организации)

------------------------------------+-----T-----------+--------
¦       По срокам хранения          ¦Всего¦С отметкой ¦В том числе ¦
¦                                   ¦     ¦   "ЭПК"   ¦переходящих ¦
+-----------------------------------+-----+-----------+------------+
¦                1                  ¦  2  ¦     3     ¦     4      ¦
+-----------------------------------+-----+-----------+------------+
¦Постоянного                        ¦     ¦           ¦            ¦
+-----------------------------------+-----+-----------+------------+
¦Временного (свыше 10 лет)          ¦     ¦           ¦            ¦
+-----------------------------------+-----+-----------+------------+
¦Временного (до 10 лет включительно)¦     ¦           ¦            ¦
+-----------------------------------+-----+-----------+------------+
¦ИТОГО                              ¦     ¦           ¦            ¦
¦-----------------------------------+-----+-----------+-------------

Руководитель структурного
подразделения
(общественной организации)            Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в отдел по работе с документами
и взаимодействию со структурными подразделениями
облисполкома и райгорисполкомами управления
делами облисполкома

Наименование должности лица,
передавшего сведения                  Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Приложение 10
к Инструкции
по документационному обеспечению
управления в Минском областном
исполнительном комитете

ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

Минский областной                               УТВЕРЖДАЮ
исполнительный комитет                          Управляющий делами
                                                облисполкома

АКТ
__________ N ________                  Подпись   Расшифровка подписи
       г.Минск                         Дата
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению

На основании _______________________________________________________
                 (название и выходные данные перечня документов
____________________________________________________________________
                  с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы и дела фонда N __________
____________________________________________________________________
                          (название фонда)

----+---------+-------+---------+-------------+-------+--------
¦N  ¦Заголовок¦Дата   ¦Номера   ¦Индекс дела  ¦Коли-  ¦Сроки хране-¦
¦п/п¦дела или ¦дела   ¦описей   ¦(тома, -     ¦чество ¦ния дела    ¦
¦   ¦групповой¦или    ¦(номенк- ¦части) по    ¦дел    ¦(тома, час- ¦
¦   ¦заголовок¦крайние¦латур)   ¦номенклатуре ¦(томов,¦ти) и номера¦
¦   ¦дел      ¦даты   ¦за год(ы)¦или номер    ¦частей)¦статей по   ¦
¦   ¦         ¦дел    ¦         ¦дела по описи¦       ¦перечню     ¦
+---+---------+-------+---------+-------------+-------+------------+
¦ 1 ¦    2    ¦   3   ¦      4  ¦      5      ¦   6   ¦    7       ¦
+---+---------+-------+---------+-------------+-------+------------+
¦   ¦         ¦       ¦         ¦             ¦       ¦            ¦
¦---+---------+-------+---------+-------------+-------+-------------

Итого ______________________________ дел за __________________ годы.
          (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____________ годы утверждены, а по
личному   составу   согласованы   с   ЭПК   отдела   по   архивам  и
делопроизводству главного управления юстиции облисполкома

(протокол __________ N _______)

Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов                  Подпись     Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК облисполкома
________ N ____________
Председатель ЭК
Подпись Расшифровка подписи

     Документы в количестве ___________________________________ дел,
                                   (цифрами и прописью)
весом __________________ кг сданы в ________________________________
                                       (наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________ N _________

Наименование должности работника
облисполкома, сдавшего документы       Подпись   Расшифровка подписи

Приложение 11
к Инструкции
по документационному обеспечению
управления в Минском областном
исполнительном комитете

ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____________

В деле подшито (вложено) и пронумеровано ___________________________
                                             (цифрами и прописью)
листа(ов), в том числе:
литерные листы _____________________________________________________
пропущенные номера _________________________________________________
+ листов внутренней описи __________________________________________

Наименование должности лица,
составившего заверительную надпись     Подпись   Расшифровка подписи

Дата

Приложение 12
к Инструкции
по документационному обеспечению
управления в Минском областном
исполнительном комитете

ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N _______________

----+------------+-----------+-------------+-----------+-------
¦ N ¦   Индекс   ¦   Дата    ¦  Заголовок  ¦  Номера   ¦ Примечание¦
¦п/п¦ документа  ¦ документа ¦  документа  ¦листов дела¦           ¦
+---+------------+-----------+-------------+-----------+-----------+
¦ 1 ¦     2      ¦     3     ¦      4      ¦     5     ¦     6     ¦
+---+------------+-----------+-------------+-----------+-----------+
¦   ¦            ¦           ¦             ¦           ¦           ¦
¦---+------------+-----------+-------------+-----------+------------

Итого __________________________________________________ документов.
                (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________________
                                        (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела                      Подпись     Расшифровка подписи

Дата

Приложение 13
к Инструкции
по документационному обеспечению
управления в Минском областном
исполнительном комитете

ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

                                      ______________________________
                                      ______________________________
                                      ______________________________

              Минский областной исполнительный комитет
                           (облисполком)

                   Управление делами облисполкома

                        Дело N 01-04. Том 1
                          Протоколы N 1-32
                       заседаний облисполкома
                          и решения к ним

                                                Начато: 02.01.2007
                                                Окончено: 29.07.2007

                                                На 200 листах
                                                Хранить постоянно

Ф. ________________________
Оп. _______________________
Д. ________________________

Приложение 14
к Инструкции
по документационному обеспечению
управления в Минском областном
исполнительном комитете

ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

              Минский областной исполнительный комитет
              Наименование структурного подразделения

                                 УТВЕРЖДАЮ
                                 Наименование должности руководителя
                                 структурного подразделения

                                 Подпись Расшифровка подписи
                                 Дата

                 ОПИСЬ N _________________________
             _________________________________________
                         (название раздела)

----+--------+-----------+--------+-------------+-----------T--
¦N  ¦Индекс  ¦Заголовок  ¦Дата    ¦Количество   ¦Срок       ¦Приме-¦
¦п/п¦дела    ¦дела (тома,¦дела    ¦листов в деле¦хранения   ¦чание ¦
¦   ¦(тома,  ¦части)     ¦(тома,  ¦(томе, части)¦дела (тома,¦      ¦
¦   ¦части)  ¦           ¦части)  ¦             ¦части)     ¦      ¦
+---+--------+-----------+--------+-------------+-----------+------+
¦ 1 ¦   2    ¦     3     ¦   4    ¦      5      ¦    6 <*>  ¦  7   ¦
+---+--------+-----------+--------+-------------+-----------+------+
¦   ¦        ¦           ¦        ¦             ¦           ¦      ¦
¦---+--------+-----------+--------+-------------+-----------+-------

В данную опись внесено _________________________________________ дел
                              (цифрами и прописью)
с N ____ по N _____ в том числе:
литерные номера ____________________________________________________
пропущенные номера _________________________________________________

Наименование должности
составителя описи                   Подпись      Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела по работе
с документами и взаимодействию
со структурными подразделениями
облисполкома и райгорисполкомами
управления делами облисполкома        Подпись    Расшифровка подписи

Дата

     --------------------------------
     <*>   Графа  6  отсутствует  в  описях  дел  постоянного  срока
хранения.

Приложение 15
к Инструкции
по документационному обеспечению
управления в Минском областном
исполнительном комитете

ФОРМА АКТА О ВЫДАЧЕ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

Минский областной
исполнительный комитет

АКТ
____________ N ____
г.Минск
о выдаче дел во временное пользование
_______________________________________________________
(наименование организации, ее почтовый индекс и адрес)

Основание
Для какой цели выдаются дела _______________________________________
Выдаются следующие дела из фонда N _________________________________
                                              (название фонда)

----+------+----T------------+-------+-----------------+-------
¦ N ¦Опись ¦Дело¦ Заголовок  ¦ Дата  ¦Количество листов¦ Примечание¦
¦п/п¦  N   ¦ N  ¦    дела    ¦ дела  ¦     в деле      ¦           ¦
+---+------+----+------------+-------+-----------------+-----------+
¦ 1 ¦  2   ¦ 3  ¦     4      ¦   5   ¦        6        ¦     7     ¦
+---+------+----+------------+-------+-----------------+-----------+
¦   ¦      ¦    ¦            ¦       ¦                 ¦           ¦
¦---+------+----+------------+-------+-----------------+------------

Всего выдается ________________________________________________ дел,
                            (цифрами и прописью)
срок возвращения ___________________________________________________
     Дела  выданы  в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с
пронумерованными листами и заверительными надписями.
     Получатель   обязуется  не  предоставлять  дел,  полученных  во
временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по
ним   копий,  выписок  и  справок,  не  публиковать  документов  без
разрешения организации, выдавшей дела.
     Получатель   обязуется  вернуть  дела  в  архив  организации  в
указанный в акте срок.
     Получатель  предупрежден  об ответственности по закону в случае
утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.

Управляющий делами                  Наименование должности
                                    руководителя
                                    организации-получателя
Подпись   Расшифровка подписи       Подпись      Расшифровка подписи

Дата                                   Дата
Гербовая печать облисполкома           Гербовая печать организации

Выдал дела по поручению руководства ________________________________
                                       (наименование организации)

Наименование должности лица,
выдавшего дела                        Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Принял дела по поручению руководства _______________________________
                                        (наименование организации)

Наименование должности лица,
принявшего дела                       Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Дела возвращены в полном объеме и сохранности.

Сдал по поручению руководства организации-поручителя.

Наименование должности лица,
сдавшего дела                         Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.

Наименование должности лица,
принявшего дела                       Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Приложение 16
к Инструкции
по документационному обеспечению
управления в Минском областном
исполнительном комитете

ФОРМА КАРТЫ-ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДЕЛА

                       КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело _______________________________________________________________
                         (номер, заголовок)
Опись ______________________________________________________________
                         (номер, название)
Фонд _______________________________________________________________
                         (номер, название)
Дата выдачи ________________________________________________________
Кому выдано ________________________________________________________
Дата возврата ______________________________________________________

Наименование должности лица,
выдавшего дела                        Подпись    Расшифровка подписи

Archive documents
Папярэдні | Наступны