Решение Жодинского городского исполнительного комитета от 24.04.2008 № 643 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Жодинском городском исполнительном комитете и организациях коммунальной собственности города Жодино"

Зарегистрировано в НРПА РБ 13 июня 2008 г. N 9/16315

На основании решения Минского областного исполнительного комитета от 12 марта 2008 г. N 220 "О внесении изменений и дополнений в решение Минского областного исполнительного комитета от 17 августа 2005 г. N 747" Жодинский городской исполнительный комитет РЕШИЛ:

Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Жодинском городском исполнительном комитете и организациях коммунальной собственности города Жодино.

Председатель В.И.ГРИЩЕНКО

Управляющий делами С.П.КОНОН

                                                   УТВЕРЖДЕНО
                                                   Решение
                                                   Жодинского городского
                                                   исполнительного комитета
                                                   24.04.2008 N 643

1. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Жодинском городском исполнительном комитете и организациях коммунальной собственности города Жодино разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, стр. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997) и во исполнение постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014) и определяет порядок ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан (далее - обращения граждан), за исключением индивидуальных предпринимателей, в Жодинском городском исполнительном комитете (далее - горисполком), его структурных подразделениях и организациях коммунальной собственности города Жодино (далее - организации).

2. Делопроизводство по обращениям граждан в горисполкоме, его структурных подразделениях и организациях ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется уполномоченными должностными лицами.

3. Ответственность за организацию работы с обращениями граждан несут руководители горисполкома, его структурных подразделений и организаций.

4. Регистрация обращений граждан в горисполкоме, его структурных подразделениях и организациях осуществляется с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках), журнальной с графами, аналогичными реквизитам регистрационно-контрольной карточки.

Регистрационно-контрольные карточки обращений граждан ведутся по форме согласно приложению.

В регистрационные формы могут дополнительно включаться реквизиты, необходимые для учета, поиска и анализа работы по обращениям граждан.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, контроля, поиска, анализа работы по обращениям граждан.

5. Все поступившие в горисполком, его структурные подразделения и организации обращения граждан, в том числе и принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления в установленном порядке.

6. Конверты от поступивших обращений граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.

Регистрационный индекс обращениям граждан присваивается в соответствии с принятой системой регистрации документов в государственных органах, иных организациях.

7. Повторным обращениям при их поступлении в горисполком, его структурные подразделения и организации в течение календарного года в зависимости от объема документооборота присваивается регистрационный индекс первого обращения или очередной индекс.

8. Поступившие для рассмотрения обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.

9. После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение руководителям горисполкома, его структурных подразделений и организаций.

Поручения руководителей о дальнейшем рассмотрении обращений граждан оформляются в форме резолюций.

10. Контроль за рассмотрением обращений граждан в горисполкоме, его структурных подразделениях и организациях ведется с использованием автоматизированной (электронной) системы контроля, регистрационно-контрольных карточек, журналов.

Контроль завершается, если все поставленные в обращениях вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и гражданам даны ответы в установленные законодательством строки.

Решения о снятии с контроля обращений граждан принимаются руководителями горисполкома, его структурных подразделений и организаций.

Обращения граждан, направленные в горисполком, его структурные подразделения и организации вышестоящими государственными органами, иными организациями (вышестоящими должностными лицами), требующими сообщить результаты рассмотрения и предписания, берутся на особый контроль.

11. Ответы на обращения граждан даются в сроки, установленные статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".

Гражданам письменно сообщается о решениях, принятых по результатам рассмотрения их письменных обращений.

В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам) по находящимся на контроле обращениям граждан и предписаниям, указываются сведения об уведомлении гражданина о результатах рассмотрения его обращения, отметка об исполнителе.

Индекс ответа состоит из регистрационного индекса обращения гражданина с дополнением других установленных в горисполкоме, его структурных подразделениях, организациях обозначений, применяемых при регистрации.

При необходимости проведения специальной проверки, истребования дополнительной информации, направления запросов в иностранные государства и (или) международные организации руководители горисполкома, его структурных подразделений, куда поступили обращения, могут продлить срок их рассмотрения в пределах, установленных статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан". Об изменении сроков рассмотрения обращения сообщается гражданину.

12. Сроки рассмотрения обращений граждан исчисляются со дня их регистрации в государственных органах, иных организациях, к компетенции которых относится решение вопросов, изложенных в обращениях.

13. В случаях, когда в письменных обращениях граждан, поступивших в горисполком, его структурные подразделения и организации одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов, иных организаций (должностных лиц), копии данных обращений в 5-дневный срок направляются в соответствующие государственные органы, иные организации (должностным лицам) с уведомлением об этом граждан.

14. Ход рассмотрения обращений граждан (поручения, сделанные запросы, полученные ответы, принятые решения) в горисполкоме, его структурных подразделениях и организациях должен быть точно и своевременно отражен в регистрационной базе, данных, регистрационно-контрольных карточках, журналах.

На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата и личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.

15. Обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, после их разрешения возвращаются должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан, для формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел горисполкома, его структурных подразделений, организаций.

Дела формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае поступления повторных обращений они подшиваются в данную группу.

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются.

16. Срок хранения обращений граждан, материалов, связанных с их рассмотрением, - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с даты последнего рассмотрения). В необходимых случаях в установленном порядке горисполкомом, его структурными подразделениями и организациями может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений граждан.

17. Дела по обращениям граждан передаются в архив через год после завершения делопроизводства по ним.

По истечении установленных сроков хранения обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, устанавливаемом республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству.

Приложение
к Инструкции о порядке ведения
делопроизводства по обращениям
граждан в Минском городском
исполнительном комитете и
организациях коммунальной
собственности города Жодино

           Регистрационно-контрольная карточка обращений граждан

N ______________________                   Дата поступления _______________

Фамилия, имя, отчество ____________________________________________________
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон _________________
___________________________________________________________________________
Количество листов обращения _______________________________________________
Отметка о предыдущем обращении ____________________________________________
                                       (указывается, в какой орган
                                       гражданин обращался первично)
Повторность __________ Дата, номер первичного обращения ___________________
                                                          (указывается при
___________________________________________________________________________
   присвоении повторному обращению очередного регистрационного индекса)
Социальная группа _________________________________________________________
Корреспондент _____________________________ Дата __________________________
Индекс сопроводительного письма ___________________________________________
Необходимость ответа корреспонденту _______________________________________
Вид обращения (предложение, заявление, жалоба) ____________________________
Тематика __________________________________________________________________
Содержание ________________________________________________________________
Куратор (автор резолюции) ___________________ Резолюция ___________________
___________________________________________________________________________
Исполнитель (куда направлен документ для рассмотрения) ____________________
Дата направления на исполнение ____________________________________________
Срок исполнения ________________________ Дата исполнения __________________
Продление срока рассмотрения _________ Дата фактического исполнения _______
Номер ответа _________ Результат разрешения _______________________________
                                       (положительно, отказано, разъяснено)
Отметка о снятии с контроля (дата) ________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении _____________________________
Ответ корреспондента на запрос Дата _______________ Номер _________________
Документ подшит в дело N _____________ _______________ л. _________________