Решение Дзержинского районного исполнительного комитета от 20.05.2008 № 973 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения делопроизводства по работе с обращениями граждан в Дзержинском районном исполнительном комитете, его структурных подразделениях, городском, поселковом и сельских исполнительных комитетах, организациях коммунальной собственности Дзержинского района"

Зарегистрировано в НРПА РБ 5 июня 2008 г. N 9/16149

На основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года, Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц", Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 и постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" Дзержинский районный исполнительный комитет РЕШИЛ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения делопроизводства по работе с обращениями граждан в Дзержинском районном исполнительном комитете, его структурных подразделениях, городском, поселковом и сельских исполнительных комитетах, организациях коммунальной собственности Дзержинского района.

2. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на управляющего делами Дзержинского районного исполнительного комитета Рахманько В.Н.

Председатель Н.И.АРТЮШКЕВИЧ

Управляющий делами В.Н.РАХМАНЬКО

                                                   УТВЕРЖДЕНО
                                                   Решение
                                                   Дзержинского районного
                                                   исполнительного комитета
                                                   20.05.2008 N 973

1. Настоящая Инструкция о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Дзержинском районном исполнительном комитете, его структурных подразделениях, городском, поселковом и сельских исполнительных комитетах, организациях коммунальной собственности Дзержинского района (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014), и определяет порядок ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, за исключением индивидуальных предпринимателей (далее - обращения граждан), в Дзержинском районном исполнительном комитете (далее - райисполком), его структурных подразделениях, городском, поселковом и сельских исполнительных комитетах (далее - горпоссельисполкомы), организациях коммунальной собственности Дзержинского района (далее - организации).

2. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям граждан, рассматриваемым в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также по обращениям граждан, для которых законодательными актами Республики Беларусь установлен иной порядок направления и рассмотрения в государственных органах, иных организациях (должностными лицами).

3. Делопроизводство по обращениям граждан в райисполкоме, его структурных подразделениях, горпоссельисполкомах, организациях ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется уполномоченными должностными лицами.

4. Ответственность за организацию работы с обращениями граждан несут руководители структурных подразделений райисполкома, председатели горпоссельисполкомов, руководители организаций.

5. Регистрация обращений граждан в райисполкоме, его структурных подразделениях, горпоссельисполкомах, организациях осуществляется с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках), журнальной с графами, аналогичными реквизитам регистрационно-контрольной карточки.

6. Все поступившие в райисполком, его структурные подразделения, горпоссельисполкомы, организации обращения граждан, в том числе и принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления в установленном порядке.

7. Конверты от поступивших обращений граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.

8. Регистрационный индекс обращениям граждан присваивается в соответствии с принятой системой регистрации документов в райисполкоме, его структурных подразделениях, горпоссельисполкомах, организациях.

9. Повторным обращениям при их поступлении в райисполком, его структурные подразделения, горпоссельисполкомы, организации в течение календарного года в зависимости от объема документооборота присваивается регистрационный индекс первого обращения или очередной индекс.

10. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в райисполком, его структурные подразделения, горпоссельисполкомы, организации, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.

11. После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение председателю райисполкома, его заместителям, руководителям структурных подразделений райисполкома, председателям горпоссельисполкомов, руководителям организаций.

Поручения председателя райисполкома, руководителей структурных подразделений райисполкома, председателей горпоссельисполкомов, руководителей организаций о дальнейшем рассмотрении обращений граждан оформляются в форме резолюций.

12. Контроль за рассмотрением обращений граждан в райисполкоме, его структурных подразделениях, горпоссельисполкомах, организациях ведется с использованием автоматизированной (электронной) системы контроля, регистрационно-контрольных карточек, журналов.

Контроль завершается, если все поставленные в обращениях вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и гражданам даны ответы в установленные законодательством сроки.

Решения о снятии с контроля обращений граждан принимаются председателем райисполкома, его заместителями, руководителями структурных подразделений райисполкома, председателями горпоссельисполкомов, руководителями организаций.

Обращения граждан, направленные в райисполком, его структурные подразделения, горпоссельисполкомы, организации вышестоящими государственными органами, иными организациями (вышестоящими должностными лицами), требующими сообщить результаты рассмотрения и предписания, предусмотренные подпунктом 1.4 пункта 1 Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 (далее - предписания), берутся на особый контроль.

13. Ответы на обращения граждан даются в сроки, установленные статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".

Гражданам письменно сообщается о решениях, принятых по результатам рассмотрения их письменных обращений.

В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам) по находящимся на контроле обращениям граждан и предписаниям, указываются сведения об уведомлении гражданина о результатах рассмотрения его обращения, отметка об исполнителе.

Индекс ответа состоит из регистрационного индекса обращения гражданина с дополнением других установленных в райисполкоме, его структурных подразделениях, горпоссельисполкомах и организациях обозначений, применяемых при регистрации.

14. Сроки рассмотрения обращений граждан исчисляются со дня их регистрации в райисполкоме, его структурных подразделениях, горпоссельисполкомах, организациях, к компетенции которых относится решение вопросов, изложенных в обращениях.

При необходимости проведения специальной проверки, истребования дополнительной информации, направления запросов в иностранные государства и (или) международные организации председатель райисполкома, руководители структурных подразделений райисполкома, председатели горпоссельисполкомов, руководители организаций, в которые поступили обращения, могут продлить срок их рассмотрения в пределах, установленных статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан". Об изменении сроков рассмотрения обращения сообщается гражданину.

Оформление предписания осуществляется согласно Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Отметка о выдаче предписания и его исполнении указывается в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки.

15. В случаях, когда в письменных обращениях граждан, поступивших в райисполком, его структурные подразделения, горпоссельисполкомы, организации, одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов, иных организаций, копии данных обращений в 5-дневный срок направляются в соответствующие государственные органы с уведомлением об этом граждан.

16. Ход рассмотрения обращений граждан (поручения, сделанные запросы, полученные ответы, принятые решения) в райисполкоме, его структурных подразделениях, горпоссельисполкомах, организациях должен быть точно и своевременно отражен в регистрационной базе данных, регистрационно-контрольных карточках, журналах.

На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата и личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.

17. Обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, после их разрешения возвращаются должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан, для формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел райисполкома, его структурных подразделений, горпоссельисполкомов, организаций.

Дела формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае поступления повторных обращений они подшиваются в данную группу.

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются.

18. Срок хранения обращений граждан, материалов, связанных с их рассмотрением, - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с даты последнего рассмотрения). В необходимых случаях в установленном порядке райисполкомом, его структурными подразделениями, горпоссельисполкомами, организациями может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений граждан.

19. Дела по обращениям граждан передаются в архив через год после завершения делопроизводства по ним.

По истечении установленных сроков хранения обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, устанавливаемом республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству.