Решение Воложинского районного исполнительного комитета от 24.06.2008 № 701 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Воложинском районном исполнительном комитете, Ивенецком поселковом и сельских исполнительных комитетах"

Зарегистрировано в НРПА РБ 24 июля 2008 г. N 9/17219

Во исполнение решения Минского областного исполнительного комитета от 12 марта 2008 г. N 220 "О внесении изменений и дополнений в решение Минского областного исполнительного комитета от 17 августа 2005 г. N 747" Воложинский районный исполнительный комитет РЕШИЛ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Воложинском районном исполнительном комитете, Ивенецком поселковом и сельских исполнительных комитетах.

2. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на управляющего делами Воложинского районного исполнительного комитета Клишевича В.Ф.

Председатель И.С.МАРКЕВИЧ

Управляющий делами В.Ф.КЛИШЕВИЧ

                                                   УТВЕРЖДЕНО
                                                   Решение
                                                   Воложинского районного
                                                   исполнительного комитета
                                                   24.06.2008 N 701

1. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Воложинском районном исполнительном комитете, Ивенецком поселковом и сельских исполнительных комитетах разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), во исполнение постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014) и решения Минского областного исполнительного комитета от 12 марта 2008 г. N 220 "О внесении изменений и дополнений в решение Минского областного исполнительного комитета от 17 августа 2005 г. N 747" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 86, 9/14564) и определяет порядок ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан (далее - обращения граждан), за исключением индивидуальных предпринимателей, в Воложинском районном исполнительном комитете (далее - райисполком) и его структурных подразделениях, Ивенецком поселковом и сельских исполнительных комитетах (далее - поссельисполкомы).

2. Делопроизводство по обращениям граждан в райисполкоме, его структурных подразделениях, поссельисполкомах ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется уполномоченными должностными лицами.

3. Ответственность за организацию работы с обращениями граждан несут руководители райисполкома, его структурных подразделений, поссельисполкомов.

4. Регистрация обращений граждан в райисполкоме, его структурных подразделениях, поссельисполкомах осуществляется с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках), журнальной с графами, аналогичными реквизитам регистрационно-контрольной карточки.

Регистрационно-контрольные карточки обращений граждан ведутся по форме согласно приложению.

В регистрационные формы могут дополнительно включаться реквизиты, необходимые для учета, поиска и анализа работы по обращениям граждан.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, контроля, поиска, анализа работы по обращениям граждан.

5. Все поступившие в райисполком, его структурные подразделения, поссельисполкомы обращения граждан, в том числе принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления в установленном порядке.

6. Конверты от поступивших обращений граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.

7. Регистрационный индекс обращениям граждан присваивается в соответствии с принятой системой регистрации документов в государственных органах, иных организациях.

8. Повторным обращениям при их поступлении в райисполком, его структурные подразделения, поссельисполкомы в течение календарного года в зависимости от объема документооборота присваивается регистрационный индекс первого обращения или очередной индекс.

9. Поступившие для рассмотрения обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.

10. После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение руководителям райисполкома, его структурных подразделений, поссельисполкомов.

Поручения руководителей о дальнейшем рассмотрении обращений граждан оформляются в форме резолюций.

11. Контроль за рассмотрением обращений граждан в райисполкоме, его структурных подразделениях, поссельисполкомах ведется с использованием автоматизированной (электронной) системы контроля, регистрационно-контрольных карточек, журналов.

Контроль завершается, если все поставленные в обращениях вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и гражданам даны ответы в установленные законодательством сроки.

Решения о снятии с контроля обращений граждан принимаются руководителями райисполкома, его структурных подразделений, поссельисполкомов.

Обращения граждан, направленные в райисполком, его структурные подразделения, поссельисполкомы вышестоящими государственными органами, иными организациями (вышестоящими должностными лицами), требующими сообщить результаты рассмотрения и предписания, предусмотренные подпунктом 1.4 пункта 1 Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 (далее - предписание), берутся на особый контроль.

12. Ответы на обращения граждан даются в сроки, установленные статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".

Гражданам письменно сообщается о решениях, принятых по результатам рассмотрения их письменных обращений.

В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам) по находящимся на контроле обращениям граждан и предписаниям, указываются сведения об уведомлении гражданина о результатах рассмотрения его обращения, отметка об исполнителе.

Индекс ответа состоит из регистрационного индекса обращения гражданина с дополнением других установленных в райисполкоме, его структурных подразделениях, поссельисполкомах обозначений, применяемых при регистрации.

13. Сроки рассмотрения обращений граждан исчисляются со дня их регистрации в государственных органах, иных организациях, к компетенции которых относится решение вопросов, изложенных в обращениях.

При необходимости проведения специальной проверки, истребования дополнительной информации, направления запросов в иностранные государства и (или) международные организации руководители райисполкома, его структурных подразделений, поссельисполкомов, куда поступили обращения, могут продлить срок их рассмотрения в пределах, установленных статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан". Об изменении сроков рассмотрения обращения сообщается гражданину.

14. Оформление предписания осуществляется согласно Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Отметка о выдаче предписания и его исполнении указывается в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки.

15. В случаях, когда в письменных обращениях граждан, поступивших в райисполком, его структурные подразделения, поссельисполкомы, одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов, иных организаций (должностных лиц), копии данных обращений в 5-дневный срок направляются в соответствующие государственные органы, иные организации (должностным лицам) с уведомлением об этом граждан.

16. Ход рассмотрения обращений граждан (поручения, сделанные запросы, полученные ответы, принятые решения) в райисполкоме, его структурных подразделениях, поссельисполкомах должен быть точно и своевременно отражен в регистрационной базе данных, регистрационно-контрольных карточках, журналах.

На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата и личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.

17. Обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, после их разрешения возвращаются должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан, для формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел райисполкома, его структурных подразделений, поссельисполкомов.

Дела формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае поступления повторных обращений они подшиваются в данную группу.

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются.

18. Срок хранения обращений граждан, материалов, связанных с их рассмотрением - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с даты последнего рассмотрения). В необходимых случаях в установленном порядке райисполкомом, его структурными подразделениями, поссельисполкомами может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений граждан.

19. Дела по обращениям граждан передаются в архив через год после завершения делопроизводства по ним.

По истечении установленных сроков хранения обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, устанавливаемом республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству.

Приложение
к Инструкции о порядке
ведения делопроизводства
по обращениям граждан в
Воложинском районном
исполнительном комитете,
его подразделениях, Ивенецком
поселковом и сельских
исполнительных комитетах

            Примерная форма регистрационно-контрольной карточки
                             обращений граждан

                     N - ________________________
                         (регистрационный индекс)

Фамилия, имя, отчество ____________________________________________________
___________________________________________________________________________
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон _________________
___________________________________________________________________________
Дата поступления __________________________________________________________
Количество листов обращения _______________________________________________
Количество листов приложений <1> __________________________________________
Даты, индексы <2> повторных обращений _____________________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма _____________________
___________________________________________________________________________
Тематика __________________________________________________________________
Содержание ________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Резолюция _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Исполнитель _______________________________________________________________
Документ направлен на исполнение __________________________________________
___________________________________________________________________________
Дата направления __________________________________________________________
Срок исполнения ___________________________________________________________
Ход рассмотрения __________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Дата исполнения ___________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении _____________________________
___________________________________________________________________________
Результат рассмотрения обращения (N ________ дата ответа _________________)
Отметка о снятии с контроля _______________________________________________
Документ подшит в дело N ________________ ______________________________ л.
     --------------------------------
     <1>  Указывается  при  наличии  документов,  содержащих  информацию  о
результатах предыдущего рассмотрения обращения.
     <2>  Проставляются  при  присвоении  повторному  обращению  очередного
регистрационного индекса.