Решение Барановичского районного исполнительного комитета от 15.09.2009 № 989 "Об утверждении Инструкции об организации работы с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц, книгой замечаний и предложений в Барановичском районном исполнительном комитете"

Документ утратил силу

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на сентябрь 2013 года

< Главная страница

Зарегистрировано в НРПА РБ 2 ноября 2009 г. N 9/27187

На основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года, Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением", Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц", постановления Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта 2005 г. N 285 "О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь", постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан", постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" Барановичский районный исполнительный комитет РЕШИЛ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию об организации работы с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц, книгой замечаний и предложений в Барановичском районном исполнительном комитете.

2. Рекомендовать поселковому и сельским исполнительным комитетам района принять аналогичные решения.

3. Настоящее решение вступает в силу после его официального опубликования.

Председатель Н.М.Язубец

Управляющий делами С.С.Слива

                                                   УТВЕРЖДЕНО
                                                   Решение
                                                   Барановичского районного
                                                   исполнительного комитета
                                                   15.09.2009 N 989

ГЛАВА 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция об организации работы с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц, книгой замечаний и предложений в Барановичском районном исполнительном комитете (далее - Инструкция) разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 7, 1/6166), Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта 2005 г. N 285 "О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 52, 5/15728), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 27, 5/26649).

2. Настоящая Инструкция определяет порядок рассмотрения обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц (далее, если не указано иное, - обращения), порядок ведения делопроизводства по обращениям, порядок организации личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц, порядок работы с книгой замечаний и предложений в Барановичском районном исполнительном комитете (далее - райисполком).

3. Действие настоящей Инструкции не распространяется на корреспонденцию, поступающую в райисполком:

3.1. из Администрации Президента Республики Беларусь, Национального собрания Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, Комитета государственного контроля Республики Беларусь, Брестского областного исполнительного комитета (далее - вышестоящие органы), содержащую поручения райисполкому;

3.2. из республиканских органов государственного управления, иных государственных организаций, подчиненных Совету Министров Республики Беларусь, районных, поселковых и сельских исполнительных комитетов, других организаций (за исключением корреспонденции, касающейся рассмотрения обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц в соответствии с компетенцией райисполкома);

3.3. при осуществлении административных процедур.

4. Делопроизводство по обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и делопроизводство по обращениям юридических лиц в райисполкоме, управлениях и отделах райисполкома (далее - структурные подразделения райисполкома) ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется:

в райисполкоме - главным специалистом по работе с обращениями граждан управления делами райисполкома;

в структурных подразделениях райисполкома - лицами, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по обращениям.

5. Ответственность за организацию работы с обращениями возлагается на председателя райисполкома, руководителей структурных подразделений райисполкома.

6. Работа с обращениями является прямой служебной обязанностью государственных служащих райисполкома.

ГЛАВА 2 ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ

7. Граждане, в том числе индивидуальные предприниматели, а также юридические лица вправе обратиться в райисполком лично либо через своего представителя.

К письменным обращениям прилагаются документы, подтверждающие полномочия лиц, которые обращаются от имени других лиц (копии доверенности, решения суда, акта государственного органа, других документов).

8. Все поступившие в райисполком обращения:

8.1. на имя председателя райисполкома, его первого заместителя, заместителей и управляющего делами райисполкома (далее, если не указано иное, - руководство райисполкома) принимаются главным специалистом по работе с обращениями граждан управления делами райисполкома и регистрируются в установленном порядке в день их поступления;

8.2. на имя руководителей управлений и отделов райисполкома принимаются работниками структурных подразделений райисполкома и регистрируются в установленном порядке в день их поступления.

9. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.

10. Регистрация обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, осуществляется в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках в компьютерной программе "Обращения граждан".

11. Регистрация обращений юридических лиц осуществляется в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках в компьютерной программе "Обращения юридических лиц".

12. Поручения, данные должностными лицами вышестоящих органов по рассмотрению обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, регистрируются в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках в компьютерной программе "Обращения граждан" (раздел "Поручения по обращениям").

13. Поручения, данные должностными лицами вышестоящих органов по рассмотрению обращений юридических лиц, регистрируются в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках в компьютерной программе "Обращения юридических лиц" (раздел "Поручения по обращениям").

14. Регистрационный штамп ставится на свободном от текста месте первой страницы обращения в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте, на нем указывается дата регистрации и регистрационный индекс.

15. Регистрационный индекс обращениям присваивается в соответствии с принятой в райисполкоме системой регистрации обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц.

Регистрационный индекс обращения состоит из индекса управления делами райисполкома, индекса территории проживания автора и порядкового номера поступившего обращения (например, 04-18/4, где 04 - индекс управления делами, 18 - индекс территории проживания заявителя (д. Полонка), 4 - порядковый номер поступившего обращения).

16. При регистрации обращений юридических лиц регистрационный индекс дополняется буквой "Ю".

При регистрации поручений, данных должностными лицами вышестоящих органов по рассмотрению обращений, регистрационный индекс дополняется буквой "П".

17. Всей переписке по обращениям присваивается входящий регистрационный индекс обращения.

18. Обращения одного и того же лица, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в райисполком, структурные подразделения райисполкома в течение календарного года, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера (например, 04-18/4/1, где 04 - индекс управления делами, 18 - индекс территории проживания заявителя (д. Полонка), 4 - порядковый номер поступившего обращения, 1 - дополнительный порядковый номер) и делается отметка: "Повторно".

19. Повторными считаются обращения, поступившие в райисполком, структурные подразделения райисполкома от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения и заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

При регистрации повторных обращений подбираются все предшествующие обращения за период, как правило, не более двух лет со времени поступления первого обращения.

20. Письменным обращениям, полученным на личном приеме, присваивается регистрационный номер устного обращения.

ГЛАВА 3 ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ И РАЗРЕШЕНИЯ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ

21. После регистрации поступившие в райисполком обращения предварительно анализируются управляющим делами райисполкома, который направляет их для рассмотрения руководству райисполкома согласно распределению обязанностей.

После регистрации обращения, поступившие в структурные подразделения райисполкома, передаются руководителю этого структурного подразделения.

22. По письменному обращению, поступившему в райисполком, принимается одно из следующих решений:

22.1. о направлении обращения для разрешения в структурные подразделения райисполкома, поселковый и сельские исполнительные комитеты (далее - поссельисполкомы), другие государственные органы, иные организации, ответственные за рассмотрение обращений по существу;

22.2. о разрешении обращения в райисполкоме по существу;

22.3. об оставлении обращения без рассмотрения по существу.

23. Все письменные обращения после рассмотрения руководством райисполкома возвращаются главному специалисту по работе с обращениями граждан управления делами райисполкома.

24. При направлении обращения для разрешения в структурные подразделения райисполкома, поссельисполкомы, другие государственные органы, иные организации главный специалист по работе с обращениями граждан управления делами райисполкома готовит сопроводительное письмо за подписью руководства райисполкома, оформленное в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - сопроводительное письмо), и в пятидневный срок направляет в подлиннике по компетенции с уведомлением об этом заявителя.

25. В случаях, если в обращении содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких структурных подразделений райисполкома, поссельисполкомов, других государственных органов, иных организаций, тогда структурным подразделениям райисполкома, поссельисполкомам, другим государственным органам, иным организациям, указанным не первыми в сопроводительном письме, главным специалистом по работе с обращениями граждан управления делами райисполкома направляется копия обращения с сопроводительным письмом.

Обращения с сопроводительным письмом за подписью руководства райисполкома регистрируются в структурных подразделениях райисполкома, районных организациях в установленном порядке с указанием реквизитов сопроводительного письма.

26. При разрешении обращения в райисполкоме поручения руководства райисполкома оформляются в форме резолюции. Резолюция оформляется на отдельном листе и прилагается к обращению, при этом она является его составной частью. Главным специалистом по работе с обращениями граждан управления делами райисполкома на резолюции делается отметка: "Поручение руководства РИК".

Поручения руководства райисполкома регистрируются в структурных подразделениях райисполкома, районных организациях (использующих компьютерные программы "Обращения граждан", "Обращения юридических лиц"), поссельисполкомах в компьютерной программе "Обращения граждан" или "Обращения юридических лиц" (раздел "Поручения по обращениям").

27. Копии письменных обращений, разрешение которых определено в райисполкоме, исполнителю (исполнителям) направляются главным специалистом по работе с обращениями граждан управления делами райисполкома с поручением руководства райисполкома в день подписания поручения.

28. По письменным обращениям, разрешение которых определено в райисполкоме, структурными подразделениями райисполкома, поссельисполкомами, другими государственными органами, иными организациями готовится проект ответа для доклада руководству райисполкома.

29. В случаях, когда резолюцией руководства райисполкома определены несколько исполнителей, ответственным за рассмотрение обращения и подготовку ответа заявителю за подписью руководства райисполкома является стоящий в резолюции первый исполнитель, если в ней не указано иное.

Первому исполнителю соисполнителями резолюции представляются документы рассмотрения не позднее чем за 2 рабочих дня до истечения контрольного срока.

30. По результатам выполнения поручения руководства райисполкома заявителю направляется ответ за подписью руководства райисполкома.

31. Письменные обращения оставляются без рассмотрения по существу, если:

31.1. не соответствуют требованиям, установленным в частях первой и второй статьи 7 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан";

31.2. в них содержатся нецензурные либо оскорбительные слова или выражения;

31.3. текст обращения не поддается прочтению;

31.4. они подлежат рассмотрению только в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также в ином порядке, установленном законодательными актами Республики Беларусь.

32. Решение об оставлении обращения без рассмотрения в пятидневный срок со дня его регистрации принимает руководство райисполкома, в структурных подразделениях райисполкома - их руководители или уполномоченное ими должностное лицо путем уведомления автора о причинах оставления обращения без рассмотрения по существу и возвращения ему оригиналов документов, приложенных к обращению, при наличии сведений об авторе и данных о месте жительства.

33. В случаях, указанных в подпункте 31.4 пункта 31, также разъясняется, в какой компетентный орган, организацию и в каком порядке следует обратиться для решения изложенных в обращении вопросов.

34. Анонимные обращения рассмотрению не подлежат, за исключением обращений, содержащих сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении.

35. Обращения, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в пятидневный срок со дня их регистрации направляются главным специалистом по работе с обращениями граждан управления делами райисполкома в соответствующие правоохранительные или другие компетентные органы.

36. Должностные лица райисполкома вправе отказать в рассмотрении жалобы в случае пропуска срока, установленного законодательством.

Решение об отказе в рассмотрении жалобы принимают руководство райисполкома, руководители структурных подразделений райисполкома. Письменный мотивированный отказ в рассмотрении жалобы направляется заявителю в пятидневный срок.

37. Не направляются обращения для разрешения тем организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются, за исключением тех случаев, когда рассмотрение данной категории обращений относится к исключительной компетенции этих государственных органов, иных организаций (должностных лиц).

38. Руководство райисполкома по результатам рассмотрения обращения, автор которого не удовлетворен результатами его рассмотрения подчиненной (подотчетной) организацией, при наличии оснований для положительного решения изложенных в обращении вопросов рассматривает обращение по существу либо выдает обязательное для исполнения предписание о надлежащем решении этих вопросов, оформленное в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", о чем сообщается автору обращения.

Организация, получившая предписание, должна исполнить его в указанный в предписании срок, но не более одного месяца, и в течение трех дней с момента его исполнения сообщить об этом в райисполком, а также уведомить автора обращения.

39. Предписание готовится структурным подразделением райисполкома, в котором рассматривалось обращение, и подписывается руководством райисполкома.

40. В предписании отражаются обязательность разрешения вопроса по существу, причины, по которым изложенный в обращении вопрос может быть решен положительным образом, определяется срок устранения нарушений. Данный срок должен быть указан в виде календарной даты.

41. Обращение, по которому выдавалось предписание, считается исполненным и может быть направлено в дело только после получения сообщения из подчиненной (подотчетной) организации об исполнении предписания.

42. По каждому случаю ненадлежащего рассмотрения обращений подчиненными (подотчетными) органами, организациями структурное подразделение райисполкома, рассматривающее обращение, готовит представление, оформленное в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", о привлечении должностных лиц, допустивших нарушение порядка рассмотрения обращений, к дисциплинарной ответственности за подписью председателя райисполкома.

43. Отметка о выдаче предписания и представления указывается в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки в соответствующей компьютерной программе.

44. Контроль за исполнением предписания и представления осуществляет структурное подразделение, вынесшее предписание и (или) представление.

45. Коллективные обращения 30 и более граждан по вопросам, входящим в компетенцию райисполкома, структурных подразделений райисполкома, рассматриваются с выездом на место нахождения объекта, являющегося предметом обращения, и встречей с заявителями, если иное не вытекает из этого обращения.

46. Повторные обращения, в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства и по которым имеются результаты исчерпывающих проверок, а гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, а также юридическим лицам в установленном порядке даны ответы, рассмотрению не подлежат. При этом гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, а также юридическим лицам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны и переписка с ними по данному вопросу прекращается.

47. Решение о прекращении производства по повторным обращениям, поступившим в райисполком, принимается руководством райисполкома на основании предложений исполнителя (исполнителей), по обращениям, поступившим в структурные подразделения райисполкома, - их руководителями.

48. Обращения, направленные в райисполком вышестоящими государственными органами, должностными лицами, рассматриваются в райисполкоме в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь и настоящей Инструкцией.

49. Ответы на обращения даются в установленные законодательством сроки.

50. Руководство райисполкома, руководители структурных подразделений райисполкома исходя из объема разрешаемых вопросов могут уменьшать сроки рассмотрения обращений в пределах сроков, установленных Законом Республики Беларусь "Об обращениях граждан".

51. Срок рассмотрения обращений исчисляется в календарных днях со дня их регистрации в райисполкоме.

52. Срок рассмотрения обращений, поступивших в райисполком, его структурные подразделения, поссельисполкомы из вышестоящих органов и находящихся у них на контроле, исчисляется с даты, указанной на поручении или сопроводительном письме органа, направившего обращение.

53. Обращение считается разрешенным по существу, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ.

54. Ответы на обращения, поступившие в райисполком, направляются на бланках установленного образца и регистрируются в журнале учета отправленной корреспонденции по форме согласно приложению 1.

55. Ответы заявителям подписывает руководство райисполкома с указанием принятых по обращению мер или доводов отклонения обращения, разъяснением порядка обжалования принятых решений.

56. Ответы на обращения, направленные на разрешение в структурные подразделения райисполкома, дают руководители или их заместители.

57. Ответы высшим должностным лицам Республики Беларусь подписывает председатель райисполкома.

58. Ответы в вышестоящие органы по обращениям подписывает руководство райисполкома в соответствии с распределением обязанностей.

59. Контроль за рассмотрением обращений в райисполкоме ведется главным специалистом по работе с обращениями граждан управления делами райисполкома.

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. В случае досрочного разрешения вопросов исполнитель в течение трех дней с момента разрешения информирует райисполком.

Контроль завершается, если все поставленные в обращении вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы по существу в установленные Законом Республики Беларусь "Об обращениях граждан" сроки.

60. Снятие с контроля обращений производится только после предоставления специалистами, рассматривающими обращения, всех относящихся к ним документов, подтверждающих законность принятых решений и обоснованность данных ответов.

Решение о снятии с контроля обращений принимается руководством райисполкома.

61. Ход рассмотрения обращений отражается в регистрационно-контрольной карточке соответствующей компьютерной программы.

62. На каждом из обращений после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и направлении в дело.

ГЛАВА 4 ПРИЕМ ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ

63. Личный прием граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц (далее - личный прием) проводится председателем райисполкома, его первым заместителем, заместителями, управляющим делами райисполкома по утвержденному председателем райисполкома графику.

64. График личного приема руководства райисполкома размещается в местах, доступных для ознакомления посетителей, а также на страницах Барановичского района интернет-сайта Брестского областного исполнительного комитета и в электронном справочном терминале, направляется в поссельисполкомы.

65. В случае отсутствия по уважительной причине должностных лиц, осуществляющих прием, личный прием осуществляют лица, исполняющие их обязанности.

66. Прием заявителей с целью предварительного консультирования, разъяснения им порядка личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц, прием обращений, других документов, предварительную запись на прием к председателю райисполкома, его первому заместителю, заместителям, управляющему делами осуществляет секретарь приемной председателя райисполкома ежедневно в рабочее время в приемной председателя райисполкома или по телефону.

Учет приема посетителей осуществляется в журнале учета приема посетителей по форме согласно приложению 2.

67. Информация о порядке осуществления предварительной записи на личный прием к руководству райисполкома размещается на стенде.

68. При записи на личный прием к руководству райисполкома выясняется суть вопроса, уточняются мотивы обращения, а также иные сведения.

69. Организацию личных приемов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц, председателем райисполкома и управляющим делами райисполкома осуществляет управление делами райисполкома во взаимодействии с руководителями структурных подразделений райисполкома, районных организаций.

Организацию личных приемов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц, первым заместителем председателя, заместителями председателя райисполкома осуществляют уполномоченные работники райисполкома.

70. При подготовке личного приема уполномоченные должностные лица райисполкома вправе запрашивать у поссельисполкомов, структурных подразделений райисполкома, других государственных органов, подчиненных райисполкому, иных организаций необходимые сведения и справочные материалы по существу обращения.

71. Лицо, проводящее личный прием, руководствуясь законодательством и в пределах своей компетенции вправе принять одно из следующих решений:

71.1. дать устное разъяснение по существу поставленного вопроса. В регистрационно-контрольной карточке делается отметка: "В ходе приема даны разъяснения по существу поставленного вопроса";

71.2. удовлетворить просьбу, сообщив заявителю порядок и срок исполнения принятого решения. В регистрационно-контрольной карточке делается отметка: "В ходе приема заявителю сообщен порядок и срок исполнения принятого решения";

71.3. в соответствии с законодательством отказать в удовлетворении просьбы, разъяснив мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения. В регистрационно-контрольной карточке делается отметка: "Отказано в удовлетворении просьбы, разъяснены мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения".

72. В случае если вопрос, изложенный в устном обращении, не может быть решен во время личного приема, обращение может излагаться в письменной форме и подлежит рассмотрению в порядке, установленном статьей 9 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан" и настоящей Инструкцией. По обращению в карточке личного приема дается поручение.

Поручения руководства райисполкома по итогам личного приема регистрируются в структурных подразделениях райисполкома, районных организациях (использующих компьютерные программы "Обращения граждан", "Обращения юридических лиц"), поссельисполкомах в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках в компьютерных программах "Обращения граждан" или "Обращения юридических лиц" (раздел "Поручения по обращениям").

73. Личный прием граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц, проводится также руководителями структурных подразделений райисполкома, их заместителями и по их поручению - специалистами структурных подразделений райисполкома. Периодичность проведения приемов руководителями структурных подразделений определяется самостоятельно.

Графики личного приема размещаются в местах, доступных для ознакомления посетителей, а также на страницах Барановичского района интернет-сайта Брестского областного исполнительного комитета.

74. Председателем, его первым заместителем, заместителями, управляющим делами райисполкома, руководителями структурных подразделений райисполкома проводятся также выездные приемы.

Информация о времени и дате проведения выездного приема председателем райисполкома, его первым заместителем, заместителями, управляющим делами райисполкома, руководителями структурных подразделений райисполкома размещается в средствах массовой информации.

Организацию выездных приемов руководства райисполкома организует и обеспечивает отдел идеологической работы райисполкома на основании утвержденного председателем райисполкома графика выездных приемов.

75. Учет приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц, обратившихся на личный прием, в том числе и на выездной, к председателю райисполкома, его первому заместителю, заместителям, управляющему делами райисполкома, ведется в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках в компьютерных программах "Обращения граждан" (раздел "Устные обращения") и "Обращения юридических лиц" (раздел "Устные обращения").

При регистрации обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, поступивших в ходе личного приема, регистрационный индекс дополняется буквой "Л".

При регистрации обращений руководителей (представителей) юридических лиц, поступивших в ходе личного приема, регистрационный индекс дополняется буквами "Ю Л".

76. Поручения, данные по итогам личных приемов первым заместителем председателя райисполкома, заместителями председателя райисполкома, передаются главному специалисту по работе с обращениями граждан управления делами райисполкома для регистрации в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

77. Контроль за выполнением поручений руководства райисполкома, данных в ходе личного приема, возлагается на главного специалиста по работе с обращениями граждан управления делами райисполкома.

78. Исполненные обращения снимаются с контроля по согласованию с должностными лицами, проводившими прием.

ГЛАВА 5 РАБОТА С КНИГОЙ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ

79. Обязанность по организации работы с книгой замечаний и предложений (далее - книга) в райисполкоме возлагается на управляющего делами райисполкома, в структурных подразделениях райисполкома - на их руководителей.

80. Место нахождения книги в райисполкоме, структурных подразделениях райисполкома, а также уполномоченные лица, ответственные за ведение, выдачу и хранение книги, определяются председателем райисполкома.

81. Сведения о месте нахождения книги размещаются на информационных стендах.

82. Книга выдается гражданам по первому требованию без предъявления документа, удостоверяющего личность.

83. При рассмотрении записей, внесенных в книгу, их копии передаются на рассмотрение руководству райисполкома в соответствии с распределением обязанностей.

Копия записи в книгу с резолюцией руководства райисполкома направляется исполнителю, информация о ходе рассмотрения записи вносится в компьютерную программу "Обращения граждан" (раздел "Книга замечаний и предложений").

84. Порядок ведения делопроизводства по записям, внесенным в книги структурных подразделений райисполкома, определяется их руководителями.

85. Не подлежат обязательному рассмотрению изложенные в книге замечания и предложения по вопросам, не относящимся к деятельности райисполкома, структурных подразделений райисполкома.

86. Изложенные в книге замечания и предложения рассматриваются в сроки, установленные подпунктом 2.5.3 пункта 2 Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2.

87. Контроль за выполнением поручений по записям, внесенным в книгу, осуществляет лицо, ответственное за ведение, выдачу и хранение книги.

88. Поступившие ответы на внесенные в книгу записи докладываются руководству райисполкома для принятия решения по списанию в дело или осуществлению контроля.

ГЛАВА 6 АНАЛИЗ ОБРАЩЕНИЙ

89. Обращения, поступившие в райисполком, систематически анализируются главным специалистом по работе с обращениями граждан управления делами райисполкома, а в структурных подразделениях райисполкома - лицами, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по обращениям, обобщаются в виде справок, статистических данных и передаются руководству райисполкома, руководителям структурных подразделений райисполкома с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и законных интересов граждан, а также совершенствования работы государственных органов, решения наиболее социально значимых вопросов населения, изучения изменения общественного мнения о работе исполнительных и распорядительных органов.

90. Итоги работы с обращениями в управлениях и отделах райисполкома заслушиваются на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях с руководителями подведомственных организаций не реже одного раза в квартал.

91. Вопросы работы с обращениями, а также отдельные обращения, при рассмотрении которых были допущены формализм и волокита, при необходимости рассматриваются на совещаниях у председателя райисполкома.

92. Статистические отчеты о работе с обращениями в структурных подразделениях райисполкома, поссельисполкомах составляются ежеквартально и до 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представляются главному специалисту по работе с обращениями граждан управления делами райисполкома.

ГЛАВА 7 ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ ПО ОБРАЩЕНИЯМ

93. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе и по личному приему, за период календарного года формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

94. Документы в делах располагаются в последовательности решения вопроса.

Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

95. Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются и возвращаются главным специалистом по работе с обращениями граждан управления делами райисполкома исполнителю на доработку.

96. Срок хранения обращений, документов по их рассмотрению и разрешению обращений - пять лет (в случаях неоднократного обращения - пять лет с даты последнего рассмотрения).

97. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям подлежат уничтожению в установленном законодательством порядке.

Приложение 1
к Инструкции
об организации работы с обращениями
граждан, в том числе индивидуальных
предпринимателей, а также юридических
лиц, книгой замечаний и предложений
в Барановичском районном
исполнительном комитете

                                  ЖУРНАЛ
                    учета отправленной корреспонденции

----+---------------+--------------------------+----------------------
¦ N ¦     Дата      ¦     Номер документа      ¦      Кому направлен      ¦
¦п/п¦               ¦                          ¦                          ¦
+---+---------------+--------------------------+--------------------------+
¦ 1 ¦       2       ¦            3             ¦            4             ¦
+---+---------------+--------------------------+--------------------------+
¦   ¦               ¦                          ¦                          ¦

Приложение 2
к Инструкции
об организации работы с обращениями
граждан, в том числе индивидуальных
предпринимателей, а также юридических
лиц, книгой замечаний и предложений
в Барановичском районном
исполнительном комитете

                                  ЖУРНАЛ
                         учета приема посетителей

----+------+----------+-----------+----------+------------+-----------+------
¦   ¦      ¦          ¦           ¦          ¦  Фамилия,  ¦           ¦          ¦
¦   ¦      ¦ Фамилия, ¦           ¦ Краткое  ¦    имя,    ¦           ¦          ¦
¦ N ¦ Дата ¦   имя,   ¦   Адрес   ¦содержание¦ отчество и ¦ Отметка о ¦          ¦
¦п/п¦приема¦ отчество ¦посетителя,¦ устного  ¦ должность  ¦результатах¦Примечание¦
¦   ¦      ¦посетителя¦  телефон  ¦обращения ¦   лица,    ¦  приема   ¦          ¦
¦   ¦      ¦          ¦           ¦          ¦проводившего¦           ¦          ¦
¦   ¦      ¦          ¦           ¦          ¦   прием    ¦           ¦          ¦
+---+------+----------+-----------+----------+------------+-----------+----------+
¦ 1 ¦  2   ¦    3     ¦     4     ¦    5     ¦     6      ¦     7     ¦    8     ¦
+---+------+----------+-----------+----------+------------+-----------+----------+
¦   ¦      ¦          ¦           ¦          ¦            ¦           ¦          ¦

Archive documents
Папярэдні | Наступны


	Под общей редакцией Валерия Левоневского