Решение Ивановского районного исполнительного комитета от 16.11.2009 № 1076 "Об утверждении Инструкции об организации работы с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц, книгой замечаний и предложений в Ивановском районном исполнительном комитете"

Документ утратил силу

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на сентябрь 2013 года

< Главная страница

Зарегистрировано в НРПА РБ 24 декабря 2009 г. N 9/28200

На основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года, Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением", Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц", постановления Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта 2005 г. N 285 "О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь", постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан", постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" Ивановский районный исполнительный комитет РЕШИЛ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию об организации работы с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц, книгой замечаний и предложений в Ивановском районном исполнительном комитете.

2. Сельским исполнительным комитетам Ивановского района разработать и утвердить инструкции об организации работы с обращениями граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.

3. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на управляющего делами Ивановского районного исполнительного комитета Юлич В.Н.

4. Настоящее решение вступает в силу после его официального опубликования.

Председатель Ю.Ю.Бисун

Управляющий делами В.Н.Юлич

                                                   УТВЕРЖДЕНО
                                                   Решение
                                                   Ивановского районного
                                                   исполнительного комитета
                                                   16.11.2009 N 1076

ГЛАВА 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция об организации работы с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц, книгой замечаний и предложений в Ивановском районном исполнительном комитете (далее - Инструкция) разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 7, 1/6166), Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта 2005 г. N 285 "О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 52, 5/15728), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 27, 5/26649).

2. Настоящая Инструкция определяет порядок рассмотрения обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц (далее, если не указано иное, - обращения), порядок ведения делопроизводства по обращениям, порядок организации личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц, порядок работы с книгой замечаний и предложений в Ивановском районном исполнительном комитете (далее - райисполком).

3. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям, для которых законодательными актами Республики Беларусь установлен иной порядок направления и рассмотрения в государственных органах, иных организациях.

4. Делопроизводство по обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и делопроизводство по обращениям юридических лиц в райисполкоме и в управлениях, отделах райисполкома (далее - структурные подразделения райисполкома) ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется:

в райисполкоме - отделом по организационно-методической работе и делопроизводству управления делами райисполкома (далее - отдел по организационно-методической работе);

в структурных подразделениях райисполкома - лицами, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по обращениям.

5. Ответственность за организацию работы с обращениями возлагается на председателя райисполкома, руководителей структурных подразделений райисполкома.

6. Работа с обращениями является прямой служебной обязанностью государственных служащих райисполкома.

7. За нарушение законодательства об обращениях граждан должностные лица райисполкома, структурных подразделений райисполкома несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

ГЛАВА 2 ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ

8. Граждане, в том числе индивидуальные предприниматели, а также юридические лица вправе обратиться в райисполком лично либо через своего представителя.

К письменным обращениям прилагаются документы, подтверждающие полномочия лиц, которые обращаются от имени других лиц (копии доверенности, решения суда, акта государственного органа, других документов).

9. Все поступившие в райисполком обращения:

9.1. на имя председателя райисполкома, его первого заместителя, заместителей и управляющего делами райисполкома (далее, если не указано иное, - руководство райисполкома) принимаются специалистом отдела по организационно-методической работе и регистрируются в установленном порядке в день их поступления;

9.2. на имя руководителей структурных подразделений райисполкома принимаются работниками этих структурных подразделений и регистрируются в установленном порядке в день их поступления.

10. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.

11. Учет обращений осуществляется с использованием одной из следующих форм:

в райисполкоме - автоматизированной (электронной);

в структурных подразделениях райисполкома - карточной или журнальной с графами, аналогичными реквизитам регистрационно-контрольных карточек.

12. Регистрация обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, осуществляется в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках в компьютерной программе "Обращения граждан".

13. Регистрация обращений юридических лиц осуществляется в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках в компьютерной программе "Обращения юридических лиц".

14. Поручения, данные должностными лицами вышестоящих государственных органов по рассмотрению обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, регистрируются в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках в компьютерной программе "Обращения граждан" (раздел "Поручения по обращениям").

15. Поручения, данные должностными лицами вышестоящих государственных органов по рассмотрению обращений юридических лиц, регистрируются в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках в компьютерной программе "Обращения юридических лиц" (раздел "Поручения по обращениям").

16. Регистрационный штамп ставится на свободном от текста месте первой страницы обращения в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте, на нем указывается дата регистрации и регистрационный индекс.

17. Регистрационный индекс обращениям присваивается в соответствии с принятой в райисполкоме системой регистрации обращений.

Регистрационный индекс обращения состоит из индекса отдела по организационно-методической работе, индекса территории проживания автора и порядкового номера поступившего обращения (например, 02-24/45, где 02 - индекс отдела, 24 - индекс территории проживания заявителя (г. Иваново), 45 - порядковый номер поступившего обращения).

18. При регистрации обращений юридических лиц регистрационный индекс дополняется буквой "Ю".

При регистрации поручений, данных должностными лицами вышестоящих государственных органов по рассмотрению обращений, регистрационный индекс дополняется буквой "П".

При регистрации коллективных обращений в их регистрационный индекс включаются буквенные обозначения "Кол", анонимных - "Ан".

19. Всей переписке по обращениям присваивается входящий регистрационный индекс обращения.

20. Обращения одного и того же лица, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в райисполком, структурные подразделения райисполкома в течение календарного года, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера, (например, 02-24/45/1, где 02 - индекс отдела, 24 - индекс территории проживания заявителя (г. Иваново), 45 - порядковый номер поступившего обращения, 1 - дополнительный порядковый номер).

21. Повторными считаются обращения, поступившие в райисполком, структурные подразделения райисполкома от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения и заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Повторные обращения при их поступлении в течение календарного года учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера (например, 02-24/45/1) и делается отметка: "Повторно".

При регистрации повторных обращений подбираются все предшествующие обращения за период, как правило, не более двух лет со времени поступления первого обращения.

22. Письменным обращениям, полученным на личном приеме, присваивается регистрационный номер устного обращения.

ГЛАВА 3 ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ И РАЗРЕШЕНИЯ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ

23. После регистрации поступившие в райисполком обращения предварительно анализируются специалистом отдела по организационно-методической работе, который готовит проект поручений (резолюций) и направляет на рассмотрение председателю райисполкома.

После регистрации обращения, поступившие в структурные подразделения райисполкома, передаются руководителю этого структурного подразделения.

24. По письменному обращению, поступившему в райисполком, принимается одно из следующих решений:

24.1. о направлении обращения для разрешения в структурные подразделения райисполкома, сельские исполнительные комитеты (далее - сельисполкомы), другие государственные органы, иные организации, ответственные за рассмотрение обращений по существу;

24.2. о разрешении обращения в райисполкоме по существу;

24.3. об оставлении обращения без рассмотрения по существу.

25. Все письменные обращения после рассмотрения руководством райисполкома возвращаются в отдел по организационно-методической работе.

26. При направлении обращения для разрешения в структурные подразделения райисполкома, сельисполкомы, другие государственные органы, иные организации отдел по организационно-методической работе готовит сопроводительное письмо за подписью руководства райисполкома, оформленное в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - сопроводительное письмо), и в пятидневный срок направляет в подлиннике по компетенции с уведомлением об этом заявителя.

27. В случаях, если в обращении содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких структурных подразделений райисполкома, сельисполкомов, других государственных органов, иных организаций, тогда структурным подразделениям райисполкома, сельисполкомам, другим государственным органам, иным организациям, указанным не первыми в сопроводительном письме, отделом по организационно-методической работе направляется копия обращения с сопроводительным письмом.

Обращения с сопроводительным письмом за подписью руководства райисполкома регистрируются в структурных подразделениях райисполкома, районных организациях, сельисполкомах в соответствующих учетных документах в разделе "Письменные обращения" с указанием реквизитов сопроводительного письма.

28. Сопроводительные письма к обращениям граждан, поступившие из вышестоящих государственных органов, средств массовой информации, регистрируются, обрабатываются и хранятся вместе с обращениями. Сопроводительным письмам присваивается регистрационный индекс обращения.

29. При разрешении обращения в райисполкоме поручения председателя райисполкома оформляются в форме резолюции. На обращениях не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции должностных лиц допускаются, если в них детализируется порядок исполнения. Резолюция оформляется на отдельном листе и прилагается к обращению, при этом она является его составной частью. Отделом по организационно-методической работе на резолюции делается отметка: "Поручение руководства РИК".

Поручения председателя райисполкома регистрируются в структурных подразделениях райисполкома, районных организациях, сельисполкомах в соответствующих учетных документах в разделе "Поручения по обращениям".

30. Копии письменных обращений, разрешение которых определено в райисполкоме, исполнителю (исполнителям) направляются отделом по организационно-методической работе с поручением председателя райисполкома в день подписания поручения.

31. По письменным обращениям, разрешение которых определено в райисполкоме, структурными подразделениями райисполкома, сельисполкомами, другими государственными органами, иными организациями готовится проект ответа для доклада руководству райисполкома.

32. В случаях, когда резолюцией председателя райисполкома определены несколько исполнителей, ответственным за рассмотрение обращения и подготовку ответа заявителю за подписью руководства райисполкома является стоящий в резолюции первый исполнитель, если в ней не указано иное.

Первому исполнителю соисполнителями резолюции представляются документы рассмотрения не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения контрольного срока.

33. По результатам выполнения поручения председателя райисполкома заявителю направляется ответ за подписью руководства райисполкома.

34. Письменные обращения оставляются без рассмотрения по существу, если:

34.1. не соответствуют требованиям, установленным в частях первой и второй статьи 7 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан";

34.2. в них содержатся нецензурные либо оскорбительные слова или выражения;

34.3. текст обращения не поддается прочтению;

34.4. не прилагаются документы, подтверждающие полномочия лиц, которые обращаются от имени других граждан (копии доверенности, решения суда, акта государственного органа, другие документы);

34.5. они подлежат рассмотрению только в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также в ином порядке, установленном законодательными актами Республики Беларусь.

35. Решение об оставлении обращения без рассмотрения в пятидневный срок со дня его регистрации принимает председатель райисполкома, в структурных подразделениях райисполкома - их руководители или уполномоченное ими должностное лицо путем уведомления автора о причинах оставления обращения без рассмотрения по существу и возвращения ему оригиналов документов, приложенных к обращению, при наличии сведений об авторе и данных о месте жительства.

36. В случаях, указанных в подпункте 34.5 пункта 34, также разъясняется, в какой компетентный орган, организацию и в каком порядке следует обратиться для решения изложенных в обращении вопросов.

37. Анонимные обращения рассмотрению не подлежат, за исключением обращений, содержащих сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении.

38. Обращения, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в пятидневный срок со дня их регистрации направляются отделом по организационно-методической работе в соответствующие правоохранительные или другие компетентные органы.

39. Должностные лица райисполкома при рассмотрении обращений обязаны:

соблюдать требования, установленные актами законодательства об обращениях, настоящей Инструкцией;

принимать меры для полного, объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений;

принимать законные и обоснованные решения;

при поступлении предписания вышестоящего органа исполнить его в указанный в предписании срок, но не более одного месяца, и в течение трех дней с момента его исполнения сообщить об этом вышестоящему органу, а также уведомить автора обращения;

письменно информировать заявителей о решениях, принятых по результатам рассмотрения обращений, аргументировав их принятие;

разъяснять порядок обжалования решений, принятых по обращениям;

осуществлять контроль за исполнением решений, принятых по обращениям;

принимать в пределах своей компетенции меры по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителей;

решать в установленном порядке вопросы о привлечении к ответственности лиц, по вине которых допущены нарушения прав, свобод и (или) законных интересов заявителей;

изучать, анализировать и систематизировать работу с обращениями, содержащиеся в них вопросы, данные о количестве и характере обращений и принятых по ним решений, проводить проверки соблюдения порядка рассмотрения обращений и принимать меры по устранению выявленных нарушений и недостатков.

40. Должностные лица райисполкома вправе отказать в рассмотрении жалобы в случае пропуска срока, установленного законодательством.

Решение об отказе в рассмотрении жалобы принимают председатель райисполкома, руководители структурных подразделений райисполкома. Письменный мотивированный отказ в рассмотрении жалобы направляется заявителю в пятидневный срок.

41. Не направляются обращения для разрешения тем организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются, за исключением тех случаев, когда рассмотрение данной категории обращений относится к исключительной компетенции этих государственных органов, иных организаций (должностных лиц).

42. Руководство райисполкома по результатам рассмотрения обращения, автор которого не удовлетворен результатами его рассмотрения подчиненной (подотчетной) организацией, при наличии оснований для положительного решения изложенных в обращении вопросов рассматривает обращение по существу либо выдает обязательное для исполнения предписание о надлежащем решении этих вопросов, оформленное в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", о чем сообщается автору обращения.

Организация, получившая предписание, должна исполнить его в указанный в предписании срок, но не более одного месяца, и в течение трех дней с момента его исполнения сообщить об этом в райисполком, а также уведомить автора обращения.

43. Предписание готовится структурным подразделением райисполкома, в котором рассматривалось обращение, и подписывается руководством райисполкома.

44. В предписании отражаются обязательность разрешения вопроса по существу, причины, по которым изложенный в обращении вопрос может быть решен положительным образом, определяется срок устранения нарушений. Данный срок должен быть указан в виде календарной даты.

45. Обращение, по которому выдавалось предписание, считается исполненным и может быть направлено в дело только после получения сообщения из подчиненной (подотчетной) организации об исполнении предписания.

46. По каждому случаю ненадлежащего рассмотрения обращений подчиненными (подотчетными) органами, организациями структурное подразделение райисполкома, рассматривающее обращение, готовит представление, оформленное в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", о привлечении должностных лиц, допустивших нарушение порядка рассмотрения обращений, к дисциплинарной ответственности за подписью руководства райисполкома согласно распределению обязанностей.

47. Отметка о выдаче предписания, представления и их исполнении вносится в соответствующую графу регистрационно-контрольной карточки в соответствующей компьютерной программе либо в журнал.

48. Контроль за исполнением предписания и представления осуществляет структурное подразделение, готовившее предписание и (или) представление.

49. Коллективные обращения 30 и более граждан по вопросам, входящим в компетенцию райисполкома, структурных подразделений райисполкома, рассматриваются с выездом на место нахождения объекта, являющегося предметом обращения, и встречей с заявителями, если иное не вытекает из этого обращения.

50. При рассмотрении повторных обращений исполнители обязаны установить причины повторного обращения гражданина и, если оно вызвано нарушением установленного порядка рассмотрения и разрешения обращений, принять соответствующие меры по привлечению виновных лиц к ответственности согласно законодательству Республики Беларусь.

51. Повторные обращения, в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства и по которым имеются результаты исчерпывающих проверок, а гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, а также юридическим лицам в установленном порядке даны ответы, рассмотрению не подлежат. При этом гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, а также юридическим лицам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны и переписка с ними по данному вопросу прекращается.

52. Решение о прекращении производства по повторным обращениям, поступившим в райисполком, принимается председателем райисполкома на основании предложений исполнителя (исполнителей), по обращениям, поступившим в структурные подразделения райисполкома, - их руководителями.

53. В случае получения письменного заявления об отказе гражданина, в том числе индивидуального предпринимателя, а также юридического лица от своего письменного обращения председателем райисполкома, руководителями структурных подразделений райисполкома принимается решение о прекращении по нему производства, за исключением случаев, когда в обращении содержатся сведения о нарушении прав, свобод и (или) иных законных интересов граждан.

54. Обращения, направленные в райисполком вышестоящими государственными органами, должностными лицами, рассматриваются в райисполкоме в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь и настоящей Инструкцией.

55. Обращения должны быть рассмотрены не позднее одного месяца со дня их регистрации в райисполкоме, структурных подразделениях райисполкома, а обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, - не позднее пятнадцати дней, если иной срок не установлен законодательными актами Республики Беларусь. При необходимости направления запросов в иностранные государства и (или) международные организации срок рассмотрения обращений может быть продлен до 6 месяцев председателем райисполкома, руководителями структурных подразделений райисполкома с одновременным уведомлением об этом заявителя.

56. Срок рассмотрения обращений, поступивших в райисполком, его структурные подразделения из вышестоящих государственных органов и находящихся у них на контроле, исчисляется с даты, указанной на поручении или сопроводительном письме органа, направившего обращение.

57. Председатель райисполкома, руководители структурных подразделений райисполкома, исходя из объема разрешаемых вопросов, могут уменьшать установленные законодательством сроки рассмотрения обращений.

58. Обращение считается разрешенным по существу, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ.

59. Ответы на обращения, поступившие в райисполком, направляются на бланках установленного образца и регистрируются в журнале учета отправленной корреспонденции по форме согласно приложению 1.

60. Ответы на обращения, поступившие в райисполком, подписывает руководство райисполкома с указанием принятых по обращению мер или доводов отклонения обращения, разъяснением порядка обжалования принятых решений.

61. Ответы на обращения, поступившие в райисполком и направленные на разрешение в структурные подразделения райисполкома, подписывают руководители этих подразделений или их заместители.

62. Ответы высшим должностным лицам Республики Беларусь, председателю Брестского областного исполнительного комитета визируются первым заместителем председателя райисполкома, заместителями председателя райисполкома по вопросам, входящим в их компетенцию, и подписываются председателем райисполкома.

63. Ответы в вышестоящие государственные органы по обращениям подписываются руководством райисполкома в соответствии с распределением обязанностей.

64. В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы (вышестоящим должностным лицам), по находящимся на контроле обращениям граждан указываются сведения об уведомлении гражданина о результатах рассмотрения обращения, отметка об исполнителе, его номер телефона.

65. Контроль за рассмотрением обращений в райисполкоме ведется отделом по организационно-методической работе.

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. В случае досрочного разрешения вопросов исполнитель в течение трех дней с момента разрешения информирует райисполком.

Контроль завершается, если все поставленные в обращении вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы по существу в установленные Законом Республики Беларусь "Об обращениях граждан" сроки.

66. Снятие с контроля обращений производится только после представления специалистами, рассматривающими обращения, всех относящихся к ним документов, подтверждающих законность принятых решений и обоснованность данных ответов.

Решение о снятии с контроля обращений принимается руководством райисполкома.

67. Ход рассмотрения обращений отражается в регистрационно-контрольной карточке соответствующей компьютерной программы.

68. На каждом из обращений после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и направлении в дело, указывается дата, личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.

69. Вся переписка по обращениям граждан ведется за номерами, присвоенными им при регистрации.

ГЛАВА 4 ПРИЕМ ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ

70. Личный прием граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц (далее - личный прием) проводится председателем райисполкома, его первым заместителем, заместителями, управляющим делами райисполкома по утвержденному председателем райисполкома графику.

71. График личного приема руководства райисполкома размещается в местах, доступных для ознакомления посетителей, на официальном сайте Брестского областного исполнительного комитета, а также направляется в сельисполкомы.

72. В случае отсутствия по уважительной причине должностных лиц, осуществляющих прием, личный прием осуществляют лица, исполняющие их обязанности. Если на день личного приема приходится государственный праздник или праздничный день, объявленный в установленном порядке нерабочим, установленный графиком день личного приема переносится на следующий за ним рабочий день.

73. Прием заявителей с целью предварительного консультирования, разъяснения им порядка личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц, прием обращений, других документов, предварительная запись на прием к председателю райисполкома осуществляется специалистом отдела по организационно-методической работе ежедневно в рабочее время в отделе по организационно-методической работе или по телефону.

Учет приема посетителей осуществляется в журнале учета приема посетителей по форме согласно приложению 2.

74. Информация о порядке осуществления предварительной записи на личный прием к председателю райисполкома размещается на стенде.

75. При записи на личный прием к председателю райисполкома выясняется суть вопроса, уточняются мотивы обращения, а также иные сведения.

76. Организацию личных приемов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц руководством райисполкома осуществляют отдел по организационно-методической работе во взаимодействии с руководителями структурных подразделений райисполкома, районных организаций.

Организацию личных приемов первым заместителем председателя, заместителями председателя, управляющим делами райисполкома осуществляют специалисты курируемых структурных подразделений райисполкома.

77. При подготовке личного приема специалист отдела по организационно-методической работе вправе запрашивать у соответствующих сельисполкомов, структурных подразделений райисполкома, других государственных органов, подчиненных райисполкому, иных организаций необходимые сведения и справочные материалы по существу обращения.

78. В ходе предварительной записи на личный прием к председателю райисполкома, изучения представленных материалов отделом по организационно-методической работе определяется необходимость участия в приеме руководителей и специалистов соответствующих структурных подразделений райисполкома, районных организаций, решаются вопросы по обеспечению качественного и организованного приема.

79. Лицо, проводящее личный прием, руководствуясь законодательством Республики Беларусь, в пределах своей компетенции вправе принять одно из следующих решений:

79.1. дать устное разъяснение по существу поставленного вопроса. В регистрационно-контрольной карточке делается отметка: "В ходе приема даны разъяснения по существу поставленного вопроса";

79.2. удовлетворить просьбу, сообщив заявителю порядок и срок исполнения принятого решения. В регистрационно-контрольной карточке делается отметка: "В ходе приема заявителю сообщен порядок и срок исполнения принятого решения";

79.3. в соответствии с законодательством Республики Беларусь отказать в удовлетворении просьбы, разъяснив мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения. В регистрационно-контрольной карточке делается отметка: "Отказано в удовлетворении просьбы, разъяснены мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения".

80. В случае, если вопрос, изложенный в устном обращении, не может быть решен во время личного приема, обращение может излагаться в письменной форме и подлежит рассмотрению в порядке, установленном статьей 9 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан" и настоящей Инструкцией. По обращению в карточке личного приема дается поручение.

Поручения руководства райисполкома по итогам личного приема регистрируются в структурных подразделениях райисполкома, районных организациях, сельисполкомах в регистрационных журналах в разделе "Поручения по обращениям".

81. Личный прием граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц проводится также руководителями структурных подразделений райисполкома, их заместителями и по их поручению - специалистами структурных подразделений райисполкома. Периодичность проведения приемов руководителями структурных подразделений определяется самостоятельно.

Графики личного приема размещаются в местах, доступных для ознакомления посетителей.

82. Руководством райисполкома, руководителями структурных подразделений райисполкома проводятся также выездные приемы.

Информация о времени и дате проведения выездного приема руководством райисполкома, руководителями структурных подразделений райисполкома размещается в средствах массовой информации.

83. Учет приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, руководителей (представителей) юридических лиц, обратившихся на личный прием, в том числе и на выездной, к руководству райисполкома ведется в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках в компьютерных программах "Обращения граждан" (раздел "Устные обращения") и "Обращения юридических лиц" (раздел "Устные обращения").

При регистрации обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, поступивших в ходе личного приема, регистрационный индекс дополняется буквой "Л".

При регистрации обращений руководителей (представителей) юридических лиц, поступивших в ходе личного приема, регистрационный индекс дополняется буквами "ЮЛ".

При регистрации обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, руководителей (представителей) юридических лиц, поступивших в ходе выездного приема, регистрационный индекс дополняется буквами "ВП".

При регистрации обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, руководителей (представителей) юридических лиц, поступивших в ходе проведения "прямой линии", регистрационный индекс дополняется буквами "ПЛ".

84. Поручения, данные по итогам личных приемов руководством райисполкома, передаются в отдел по организационно-методической работе для регистрации в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

85. Контроль за выполнением поручений руководства райисполкома, данных в ходе личного, в том числе выездного приема, а также при проведении "прямых линий" возлагается на отдел по организационно-методической работе.

86. Исполненные обращения снимаются с контроля по согласованию с должностными лицами, проводившими прием.

ГЛАВА 5 РАБОТА С КНИГОЙ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ

87. Обязанность по организации работы с книгой замечаний и предложений (далее - книга) в райисполкоме возлагается на управляющего делами райисполкома, в структурных подразделениях райисполкома - на их руководителей.

88. Место нахождения книги в райисполкоме, структурных подразделениях райисполкома, а также уполномоченные лица, ответственные за ведение, выдачу и хранение книги, определяются председателем райисполкома.

89. Сведения о месте нахождения книги размещаются на информационных стендах.

90. Книга выдается гражданам по первому требованию без предъявления документа, удостоверяющего личность.

91. При рассмотрении записей, внесенных в книгу, их копии передаются на рассмотрение председателю райисполкома, руководителям структурных подразделений райисполкома.

Копия записи в книгу с резолюцией председателя райисполкома, руководителей структурных подразделений райисполкома направляется исполнителю, информация о ходе рассмотрения записи вносится в компьютерную программу "Обращения граждан" (раздел "Книга замечаний и предложений").

92. Порядок ведения делопроизводства по записям, внесенным в книги структурных подразделений райисполкома, определяется их руководителями.

93. Не подлежат обязательному рассмотрению изложенные в книге замечания и предложения по вопросам, не относящимся к деятельности райисполкома, структурных подразделений райисполкома.

94. Изложенные в книге замечания и предложения рассматриваются в сроки, установленные подпунктом 2.5.3 пункта 2 Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2.

95. Контроль за выполнением поручений по записям, внесенным в книгу, осуществляет лицо, ответственное за ведение, выдачу и хранение книги.

96. Поступившие ответы на внесенные в книгу записи докладываются руководству райисполкома для принятия решения по списанию в дело или осуществлению контроля.

ГЛАВА 6 АНАЛИЗ ОБРАЩЕНИЙ

97. Обращения, поступившие в райисполком, систематически анализируются отделом по организационно-методической работе, а в структурных подразделениях райисполкома лицами, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по обращениям, обобщаются в виде справок, статистических данных и передаются руководству райисполкома, руководителям структурных подразделений райисполкома с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и законных интересов граждан, а также совершенствования работы государственных органов, решения наиболее социально значимых вопросов населения.

98. Итоги работы с обращениями в структурных подразделениях райисполкома заслушиваются на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях с руководителями подведомственных организаций не реже одного раза в квартал.

99. Вопросы работы с обращениями, а также отдельные обращения, при рассмотрении которых были допущены формализм и волокита, при необходимости рассматриваются на совещаниях у руководства райисполкома.

100. Статистические отчеты о работе с обращениями в райисполкоме, сельисполкомах составляются ежеквартально и до 3-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представляются в отдел по организационно-методической работе.

ГЛАВА 7 ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ ПО ОБРАЩЕНИЯМ

101. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе и по личному приему, за период календарного года формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

102. Документы в делах располагаются в последовательности решения вопроса.

Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

103. Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются и возвращаются отделом по организационно-методической работе исполнителю на доработку.

104. Срок хранения обращений, документов по их рассмотрению и разрешению - пять лет (в случаях неоднократного обращения - пять лет с даты последнего рассмотрения).

105. В необходимых случаях в установленном порядке экспертной комиссией райисполкома может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений.

106. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям подлежат уничтожению в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.

Приложение 1
к Инструкции
об организации работы
с обращениями граждан,
в том числе индивидуальных
предпринимателей, а также
юридических лиц, книгой
замечаний и предложений
в Ивановском районном
исполнительном комитете

                 Журнал учета отправленной корреспонденции

-----+-----------+------------------------------+---------------------
¦ N  ¦   Дата    ¦         N документа          ¦     Кому направлен      ¦
¦п/п ¦           ¦                              ¦                         ¦
+----+-----------+------------------------------+-------------------------+
¦ 1  ¦     2     ¦              3               ¦            4            ¦
+----+-----------+------------------------------+-------------------------+
¦    ¦           ¦                              ¦                         ¦

Приложение 2
к Инструкции
об организации работы
с обращениями граждан,
в том числе индивидуальных
предпринимателей, а также
юридических лиц, книгой
замечаний и предложений
в Ивановском районном
исполнительном комитете

                      Журнал учета приема посетителей

----+------+----------+-----------+----------+------------+-----------+------
¦   ¦      ¦ Фамилия, ¦           ¦ Краткое  ¦  Ф.И.О. и  ¦           ¦          ¦
¦ N ¦ Дата ¦   имя,   ¦   Адрес   ¦содержание¦ должность  ¦ Отметка о ¦          ¦
¦п/п¦приема¦ отчество ¦посетителя,¦ устного  ¦   лица,    ¦результатах¦Примечание¦
¦   ¦      ¦посетителя¦  телефон  ¦обращения ¦проводившего¦  приема   ¦          ¦
¦   ¦      ¦          ¦           ¦          ¦   прием    ¦           ¦          ¦
+---+------+----------+-----------+----------+------------+-----------+----------+
¦ 1 ¦  2   ¦    3     ¦     4     ¦    5     ¦     6      ¦     7     ¦    8     ¦
+---+------+----------+-----------+----------+------------+-----------+----------+
¦   ¦      ¦          ¦           ¦          ¦            ¦           ¦          ¦

Archiv Dokumente
Папярэдні | Наступны


	Под общей редакцией Валерия Левоневского