Решение Пинского городского исполнительного комитета от 20.11.2009 № 1386 "Об утверждении Инструкции об организации работы с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц, книгой замечаний и предложений в Пинском городском исполнительном комитете"

Документ утратил силу

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на сентябрь 2013 года

< Главная страница

Зарегистрировано в НРПА РБ 31 декабря 2009 г. N 9/28379

На основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года, Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением", Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц", постановления Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта 2005 г. N 285 "О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь", постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан", постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях", решения Брестского областного исполнительного комитета от 17 марта 2009 г. N 198 "Об утверждении Инструкции об организации работы с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц, книгой замечаний и предложений в Брестском областном исполнительном комитете" Пинский городской исполнительный комитет РЕШИЛ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию об организации работы с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц, книгой замечаний и предложений в Пинском городском исполнительном комитете.

2. Опубликовать настоящее решение в общественно-политической газете "Пинский вестник".

3. Настоящее решение вступает в силу после его официального опубликования.

4. Контроль за исполнением данного решения возложить на управляющего делами Пинского городского исполнительного комитета Лемешевского Л.А.

Председатель А.А.Гордич

Управляющий делами Л.А.Лемешевский

                                                   УТВЕРЖДЕНО
                                                   Решение
                                                   Пинского городского
                                                   исполнительного комитета
                                                   20.11.2009 N 1386

ГЛАВА 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция об организации работы с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц, книгой замечаний и предложений в Пинском городском исполнительном комитете (далее - Инструкция) разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 7, 1/6166), Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта 2005 г. N 285 "О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 52, 5/15728), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 27, 5/26649), решения Брестского областного исполнительного комитета от 17 марта 2009 г. N 198 "Об утверждении Инструкции об организации работы с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц, книгой замечаний и предложений в Брестском областном исполнительном комитете" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., N 100, 9/23048).

2. Настоящая Инструкция определяет порядок рассмотрения обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц (далее, если не указано иное, - обращения), порядок ведения делопроизводства по обращениям, порядок организации личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц, порядок работы с книгой замечаний и предложений в Пинском городском исполнительном комитете (далее - горисполком).

3. Действие настоящей Инструкции не распространяется на корреспонденцию, поступающую в горисполком:

3.1. из Администрации Президента Республики Беларусь, Национального собрания Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, Комитета государственного контроля Республики Беларусь, Брестского областного исполнительного комитета (далее - вышестоящие органы), содержащую поручения горисполкому;

3.2. из республиканских органов государственного управления, иных государственных организаций, подчиненных Совету Министров Республики Беларусь, областных, городских и районных исполнительных комитетов, других организаций (за исключением корреспонденции, касающейся рассмотрения обращений в соответствии с компетенцией горисполкома);

3.3. при осуществлении административных процедур.

4. Делопроизводство по обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и делопроизводство по обращениям юридических лиц в горисполкоме, управлениях и отделах горисполкома (далее - структурные подразделения горисполкома) ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется:

в горисполкоме - сектором по работе с обращениями граждан управления делами горисполкома (далее - сектор по работе с обращениями граждан);

в структурных подразделениях горисполкома - лицами, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по обращениям.

5. Ответственность за организацию работы с обращениями возлагается на председателя горисполкома, руководителей структурных подразделений горисполкома.

6. Работа с обращениями граждан является прямой служебной обязанностью государственных служащих горисполкома.

ГЛАВА 2 ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ

7. Граждане, в том числе индивидуальные предприниматели, а также юридические лица вправе обратиться в горисполком лично либо через своего представителя.

К письменным обращениям прилагаются документы, подтверждающие полномочия лиц, которые обращаются от имени других лиц (копия доверенности, решение суда, акт государственного органа, другие документы).

8. Все поступившие в горисполком обращения:

8.1. на имя председателя горисполкома, его заместителей и управляющего делами горисполкома (далее, если не указано иное, - руководство горисполкома) принимаются специалистами сектора по работе с обращениями граждан и регистрируются в установленном порядке в день их поступления;

8.2. на имя руководителей структурных подразделений горисполкома принимаются работниками этих структурных подразделений и регистрируются в установленном порядке в день их поступления.

9. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.

10. Регистрация обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, осуществляется в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках в компьютерной программе "Обращения граждан".

11. Регистрация обращений юридических лиц осуществляется в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках в компьютерной программе "Обращения юридических лиц".

12. Поручения, данные должностными лицами вышестоящих органов по рассмотрению обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, регистрируются в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках в компьютерной программе "Обращения граждан" (раздел "Поручения по обращениям").

13. Поручения, данные должностными лицами вышестоящих органов по рассмотрению обращений юридических лиц, регистрируются в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках в компьютерной программе "Обращения юридических лиц" (раздел "Поручения по обращениям").

14. Регистрационный штамп ставится на свободном от текста месте первой страницы обращения в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте, на нем указываются дата регистрации и регистрационный индекс.

15. Регистрационный индекс обращениям присваивается в соответствии с принятой в горисполкоме системой регистрации обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц.

Регистрационный индекс обращения состоит из порядкового номера поступившего обращения и начальных букв фамилии заявителя.

16. При регистрации обращений юридических лиц регистрационный индекс дополняется буквами "Юр".

17. Всей переписке по обращениям присваивается входящий регистрационный индекс обращения.

18. Обращения одного и того же лица, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в горисполком, структурные подразделения горисполкома в течение календарного года, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.

19. Повторными считаются обращения, поступившие в горисполком, структурные подразделения горисполкома от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения и заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Повторные обращения при их поступлении в течение календарного года учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера и отметки: "Повторно".

При регистрации повторных обращений подбираются все предшествующие обращения за период, как правило, не более двух лет со времени поступления первого обращения.

20. Письменным обращениям, полученным на личном приеме, присваивается регистрационный номер устного обращения.

ГЛАВА 3 ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ И РАЗРЕШЕНИЯ ПОСТУПИВШИХ ОБРАЩЕНИЙ

21. После регистрации поступившие в горисполком обращения предварительно анализируются заведующим сектором по работе с обращениями граждан, который направляет их для рассмотрения руководству горисполкома.

После регистрации обращения, поступившие в структурные подразделения горисполкома, передаются руководителю этого структурного подразделения.

22. По письменному обращению, поступившему в горисполком, принимается одно из следующих решений:

22.1. о направлении обращения для разрешения в структурные подразделения горисполкома, другие государственные органы, иные организации, ответственные за рассмотрение обращений по существу;

22.2. о разрешении обращения в горисполкоме по существу;

22.3. об оставлении обращения без рассмотрения по существу.

23. Все письменные обращения после рассмотрения руководством горисполкома возвращаются в сектор по работе с обращениями граждан.

24. При направлении обращения для разрешения в структурные подразделения горисполкома, другие государственные органы, иные организации сектор по работе с обращениями граждан готовит сопроводительное письмо за подписью руководства горисполкома, оформленное в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - сопроводительное письмо), и в пятидневный срок направляет в подлиннике по компетенции с уведомлением об этом заявителя.

25. В случаях, если в обращении содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких структурных подразделений горисполкома, других государственных органов, иных организаций, тогда структурным подразделениям горисполкома, другим государственным органам, иным организациям, указанным не первыми в сопроводительном письме, сектором по работе с обращениями граждан направляется копия обращения с сопроводительным письмом.

Обращения с сопроводительным письмом за подписью руководства горисполкома регистрируются в структурных подразделениях горисполкома, организациях (использующих компьютерные программы "Обращения граждан", "Обращения юридических лиц") с указанием реквизитов сопроводительного письма.

26. При разрешении обращения в горисполкоме поручения руководства горисполкома оформляются в форме резолюции. Резолюция оформляется на отдельном листе и прилагается к обращению, при этом она является его составной частью.

Поручения руководства горисполкома регистрируются в структурных подразделениях горисполкома.

27. Копии письменных обращений, разрешение которых определено в горисполкоме, исполнителю (исполнителям) направляются сектором по работе с обращениями граждан с поручением руководства горисполкома в день подписания поручения.

28. По письменным обращениям, разрешение которых определено в горисполкоме, структурными подразделениями горисполкома, другими государственными органами, иными организациями готовится проект ответа для доклада руководству горисполкома.

29. В случаях, когда резолюцией руководства горисполкома определены несколько исполнителей, ответственным за рассмотрение обращения и подготовку ответа заявителю за подписью руководства горисполкома является стоящий в резолюции первый исполнитель, если в ней не указано иное.

Первому исполнителю соисполнителями резолюции представляются документы рассмотрения не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения контрольного срока.

30. По результатам выполнения поручения руководства горисполкома заявителю направляется ответ за подписью руководства горисполкома.

31. Письменные обращения оставляются без рассмотрения по существу, если:

31.1. не соответствуют требованиям, установленным в частях первой и второй статьи 7 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан";

31.2. в них содержатся нецензурные либо оскорбительные слова или выражения;

31.3. текст обращения не поддается прочтению;

31.4. они подлежат рассмотрению только в порядке гражданского, хозяйственного, уголовного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также в ином порядке, установленном законодательными актами Республики Беларусь.

32. Решение об оставлении обращения без рассмотрения в пятидневный срок со дня его регистрации принимает руководство горисполкома, в структурных подразделениях горисполкома - их руководители путем уведомления автора о причинах оставления обращения без рассмотрения по существу и возвращения ему оригиналов документов, приложенных к обращению, при наличии сведений об авторе и данных о месте жительства.

33. В случаях, указанных в подпункте 31.4 пункта 31, также разъясняется, в какой компетентный орган, организацию и в каком порядке следует обратиться для решения изложенных в обращении вопросов.

34. Анонимные обращения рассмотрению не подлежат, за исключением обращений, содержащих сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении.

35. Обращения, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в пятидневный срок со дня их регистрации направляются сектором по работе с обращениями граждан в соответствующие правоохранительные или другие компетентные органы.

36. Должностные лица горисполкома вправе отказать в рассмотрении жалобы в случае пропуска срока, установленного законодательством.

Решение об отказе в рассмотрении жалобы принимает руководство горисполкома, руководители структурных подразделений горисполкома. Письменный мотивированный отказ в рассмотрении жалобы направляется заявителю в пятидневный срок.

37. Не направляются обращения для разрешения тем организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются, за исключением тех случаев, когда рассмотрение данной категории обращений относится к исключительной компетенции этих государственных органов, иных организаций (должностных лиц).

38. Руководство горисполкома по результатам рассмотрения обращения, автор которого не удовлетворен результатами его рассмотрения подчиненной (подотчетной) организацией, при наличии оснований для положительного решения изложенных в обращении вопросов рассматривает обращение по существу либо выдает обязательное для исполнения предписание о надлежащем решении этих вопросов, оформленное в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", о чем сообщается автору обращения.

Организация, получившая предписание, должна исполнить его в указанный в предписании срок, но не более одного месяца, и в течение трех дней с момента его исполнения сообщить об этом в горисполком, а также уведомить автора обращения.

39. Предписание готовится структурным подразделением горисполкома, в котором рассматривалось обращение, либо сектором по работе с обращениями граждан и подписывается руководством горисполкома.

40. В предписании отражаются обязательность разрешения вопроса по существу, причины, по которым изложенный в обращении вопрос может быть решен положительным образом, определяется срок устранения нарушений. Данный срок должен быть указан в виде календарной даты.

41. Обращение, по которому выдавалось предписание, считается исполненным и может быть направлено в дело только после получения сообщения из подчиненной (подотчетной) организации об исполнении предписания.

42. По каждому случаю ненадлежащего рассмотрения обращений подчиненными (подотчетными) органами, организациями структурное подразделение горисполкома, рассматривающее обращение, либо сектор по работе с обращениями граждан готовят представление, оформленное в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", о привлечении должностных лиц, допустивших нарушение порядка рассмотрения обращений, к дисциплинарной ответственности за подписью руководства горисполкома согласно распределению обязанностей.

43. Отметка о выдаче предписания и представления указывается в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки.

44. Контроль за исполнением предписания и представления осуществляют структурные подразделения либо сектор по работе с обращениями граждан.

45. Коллективные обращения 30 и более граждан по вопросам, входящим в компетенцию горисполкома, структурных подразделений горисполкома, рассматриваются с выездом на место нахождения объекта, являющегося предметом обращения, и встречей с заявителями, если иное не вытекает из этого обращения.

46. Повторные обращения, в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства и по которым имеются результаты исчерпывающих проверок, а гражданам, индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам в установленном порядке даны ответы, рассмотрению не подлежат. При этом гражданам, индивидуальным предпринимателям, юридическим лицам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны и переписка с ними по данному вопросу прекращается.

47. Решение о прекращении производства по повторным обращениям, поступившим в горисполком, принимается руководством горисполкома на основании предложений исполнителя (исполнителей), по обращениям, поступившим в структурные подразделения горисполкома, - их руководителями.

48. Обращения, направленные в горисполком вышестоящими государственными органами, должностными лицами, рассматриваются в горисполкоме в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь и настоящей Инструкцией.

49. Ответы на обращения даются в установленные законодательством сроки.

50. Руководство горисполкома, руководители структурных подразделений горисполкома исходя из объема разрешаемых вопросов могут уменьшать сроки рассмотрения обращений, установленные Законом Республики Беларусь "Об обращениях граждан".

51. Срок рассмотрения обращений исчисляется в календарных днях со дня их регистрации в горисполкоме.

52. Срок рассмотрения обращений, поступивших в горисполком, его структурные подразделения из вышестоящих органов и находящихся у них на контроле, исчисляется с даты, указанной на поручении или сопроводительном письме органа, направившего обращение.

53. Обращение считается разрешенным по существу, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ.

54. Ответы на обращения, поступившие в горисполком, направляются на бланках установленного образца и регистрируются в журнале учета отправленной корреспонденции по форме согласно приложению 1.

55. Ответы на обращения, поступившие в горисполком, подписывает руководство горисполкома с указанием принятых по обращению мер или доводов отклонения обращения, разъяснением порядка обжалования принятых решений. В исключительных случаях - иные должностные лица по поручению руководства горисполкома.

56. Ответы на обращения, поступившие или направленные на разрешение в структурные подразделения горисполкома, дают руководители этих структурных подразделений или их заместители.

57. Ответы в вышестоящие органы по обращениям подписывает руководство горисполкома в соответствии с распределением обязанностей.

58. Контроль за рассмотрением обращений в горисполкоме ведется сектором по работе с обращениями граждан.

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. В случае досрочного разрешения вопросов исполнитель в течение трех дней с момента разрешения информирует горисполком.

Контроль завершается, если все поставленные в обращении вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы по существу в установленные Законом Республики Беларусь "Об обращениях граждан" сроки.

59. Снятие с контроля обращений производится только после предоставления специалистами, рассматривающими обращения, всех относящихся к ним документов, подтверждающих законность принятых решений и обоснованность данных ответов.

Решение о снятии с контроля обращений принимается руководством горисполкома.

60. Ход рассмотрения обращений отражается в регистрационно-контрольной карточке соответствующей компьютерной программы.

61. На каждом из обращений после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и направлении в дело.

ГЛАВА 4 ПРИЕМ ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ

62. Личный прием граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц (далее - личный прием) проводится руководством горисполкома по утвержденному председателем горисполкома графику.

63. График личного приема руководства горисполкома размещается в местах, доступных для ознакомления посетителей, а также на Интернет-сайте горисполкома.

64. В случае отсутствия по уважительной причине должностных лиц, осуществляющих прием, личный прием осуществляют лица, исполняющие их обязанности.

65. Прием заявителей с целью предварительного консультирования, разъяснения им порядка личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц, прием обращений, других документов, предварительная запись на прием к руководству осуществляются ежедневно в рабочее время в приемных руководителей или по телефону.

Учет приема посетителей осуществляется в журнале учета приема посетителей по форме согласно приложению 2.

66. Информация о порядке осуществления предварительной записи на личный прием к руководству горисполкома размещается на стенде.

67. При записи на личный прием к руководству горисполкома выясняется суть вопроса, уточняются мотивы обращения, а также иные сведения.

68. Запись на личный прием к председателю горисполкома заканчивается за один календарный день до даты приема.

69. Организацию личных приемов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц председателем горисполкома и управляющим делами горисполкома осуществляет сектор по работе с обращениями граждан во взаимодействии с руководителями структурных подразделений горисполкома, городских организаций.

Организацию личных приемов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц заместителями председателя горисполкома осуществляют их секретари.

70. При подготовке личного приема заведующий сектором по работе с обращениями граждан вправе запрашивать у структурных подразделений горисполкома, других государственных органов, иных организаций необходимые сведения и справочные материалы по существу обращения.

71. В ходе предварительной записи на личный прием к председателю горисполкома, изучения представленных материалов сектором по работе с обращениями граждан определяется необходимость участия в приеме руководителей и специалистов соответствующих структурных подразделений горисполкома, городских организаций, решаются вопросы по обеспечению качественного и организованного приема.

72. Лицо, проводящее личный прием, руководствуясь законодательством Республики Беларусь и в пределах своей компетенции, вправе принять одно из следующих решений:

72.1. дать устное разъяснение по существу поставленного вопроса. В регистрационно-контрольной карточке делается отметка: "В ходе приема даны разъяснения по существу поставленного вопроса";

72.2. удовлетворить просьбу, сообщив заявителю порядок и срок исполнения принятого решения. В регистрационно-контрольной карточке делается отметка: "В ходе приема заявителю сообщен порядок и срок исполнения принятого решения";

72.3. в соответствии с законодательством Республики Беларусь отказать в удовлетворении просьбы, разъяснив мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения. В регистрационно-контрольной карточке делается отметка: "Отказано в удовлетворении просьбы, разъяснены мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения".

73. В случае, если вопрос, изложенный в устном обращении, не может быть решен во время личного приема, обращение может излагаться в письменной форме и подлежит рассмотрению в порядке, установленном статьей 9 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан" и настоящей Инструкцией. По обращению в карточке личного приема дается поручение.

Поручения руководства горисполкома по итогам личного приема регистрируются в структурных подразделениях горисполкома, городских организациях.

74. Личный прием граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц проводится также руководителями структурных подразделений горисполкома, их заместителями и по их поручению - специалистами структурных подразделений горисполкома. Периодичность проведения приемов руководителями структурных подразделений определяется самостоятельно.

Графики личного приема размещаются в местах, доступных для ознакомления посетителей, а также на Интернет-сайте горисполкома.

75. Руководством горисполкома, руководителями структурных подразделений горисполкома проводятся также выездные приемы.

Информация о времени и дате проведения выездного приема

руководством горисполкома, руководителями структурных подразделений горисполкома размещается в средствах массовой информации.

76. Учет приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц, обратившихся на личный прием, в том числе и на выездной, к руководству горисполкома, ведется в электронном виде сектором по работе с обращениями граждан в регистрационно-контрольных карточках в компьютерных программах "Обращения граждан" (раздел "Устные обращения") и "Обращения юридических лиц" (раздел "Устные обращения").

При регистрации обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, поступивших в ходе личного приема, регистрационный индекс дополняется буквами "Л/П".

При регистрации обращений руководителей (представителей) юридических лиц, поступивших в ходе личного приема, регистрационный индекс дополняется буквами "Ю Л".

77. Поручения, данные по итогам личных приемов руководства горисполкома, передаются в сектор по работе с обращениями граждан для регистрации в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

78. Контроль за выполнением поручений руководства горисполкома, данных в ходе личного приема, возлагается на сектор по работе с обращениями граждан.

79. Исполненные обращения снимаются с контроля по согласованию с должностными лицами, проводившими прием.

ГЛАВА 5 РАБОТА С КНИГОЙ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ

80. Обязанность по организации работы с книгой замечаний и предложений (далее - книга) в горисполкоме возлагается на управляющего делами горисполкома, в структурных подразделениях горисполкома - на их руководителей.

81. Место нахождения книги в горисполкоме, структурных подразделениях горисполкома, а также лица, ответственные за ведение, выдачу и хранение книги, определяются председателем горисполкома.

82. Сведения о месте нахождения книги размещаются на информационных стендах.

83. Книга выдается гражданам по первому требованию без предъявления документа, удостоверяющего личность.

84. При рассмотрении записей, внесенных в книгу, их копии передаются на рассмотрение руководству горисполкома в соответствии с распределением обязанностей.

Копия записи в книгу с резолюцией руководства горисполкома направляется исполнителю. Информация о ходе рассмотрения записи вносится сектором по работе с обращениями граждан в компьютерную программу "Обращения граждан" (раздел "Книга замечаний и предложений").

85. Порядок ведения делопроизводства по записям, внесенным в книги структурных подразделений горисполкома, определяется их руководителями.

86. Не подлежат обязательному рассмотрению изложенные в книге замечания и предложения по вопросам, не относящимся к деятельности горисполкома, структурных подразделений горисполкома.

87. Изложенные в книге замечания и предложения рассматриваются в сроки, установленные подпунктом 2.5.3 пункта 2 Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2.

88. Контроль за выполнением поручений по записям, внесенным в книгу, осуществляет лицо, ответственное за ведение, выдачу и хранение книги.

89. Поступившие ответы на внесенные в книгу записи докладываются руководству горисполкома для принятия решения по списанию в дело или осуществлению контроля.

ГЛАВА 6 АНАЛИЗ ОБРАЩЕНИЙ

90. Обращения, поступившие в горисполком, систематически анализируются сектором по работе с обращениями граждан, а в структурных подразделениях горисполкома - лицами, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по обращениям, обобщаются в виде справок, статистических данных и передаются руководству горисполкома, руководителям структурных подразделений горисполкома с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и законных интересов граждан, а также совершенствования работы государственных органов, решения наиболее социально значимых вопросов населения, изучения изменений в общественном мнении о работе исполнительных и распорядительных органов.

91. Итоги работы с обращениями в структурных подразделениях горисполкома заслушиваются на заседаниях горисполкома не реже одного раза в квартал.

92. Вопросы работы с обращениями, а также отдельные обращения, при рассмотрении которых были допущены формализм и волокита, при необходимости рассматриваются на совещаниях у руководства горисполкома.

ГЛАВА 7 ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ ПО ОБРАЩЕНИЯМ

93. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе и по личному приему, за период календарного года формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

94. Документы в делах располагаются в последовательности решения вопроса.

Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

95. Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются и возвращаются сектором по работе с обращениями граждан исполнителю на доработку.

96. Срок хранения обращений, документов по рассмотрению и разрешению обращений - пять лет (в случаях неоднократного обращения - пять лет с даты последнего рассмотрения).

97. В необходимых случаях в установленном порядке экспертной комиссией горисполкома может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений.

98. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям подлежат уничтожению в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.

Приложение 1
к Инструкции об организации работы
с обращениями граждан, в том числе
индивидуальных предпринимателей,
а также юридических лиц, книгой
замечаний и предложений в Пинском
городском исполнительном комитете

                 Журнал учета отправленной корреспонденции

----+--------------+-----------------------------------+--------------
¦ N ¦     Дата     ¦          Номер документа          ¦ Кому направлен   ¦
¦п/п¦              ¦                                   ¦                  ¦
+---+--------------+-----------------------------------+------------------+
¦ 1 ¦       2      ¦                  3                ¦        4         ¦
+---+--------------+-----------------------------------+------------------+
¦   ¦              ¦                                   ¦                  ¦

Приложение 2
к Инструкции об организации работы
с обращениями граждан, в том числе
индивидуальных предпринимателей,
а также юридических лиц, книгой
замечаний и предложений в Пинском
городском исполнительном комитете

                      Журнал учета приема посетителей

----+------+----------+-----------+----------+------------+-----------+------
¦   ¦      ¦          ¦           ¦          ¦  Фамилия,  ¦           ¦          ¦
¦   ¦      ¦          ¦           ¦          ¦    имя,    ¦           ¦          ¦
¦   ¦      ¦ Фамилия, ¦   Адрес   ¦ Краткое  ¦  отчество, ¦ Отметка о ¦          ¦
¦ N ¦Дата  ¦   имя,   ¦посетителя,¦содержание¦  должность ¦результатах¦Примечание¦
¦п/п¦приема¦ отчество ¦  телефон  ¦ устного  ¦    лица,   ¦  приема   ¦          ¦
¦   ¦      ¦посетителя¦           ¦обращения ¦проводившего¦           ¦          ¦
¦   ¦      ¦          ¦           ¦          ¦    прием   ¦           ¦          ¦
+---+------+----------+-----------+----------+------------+-----------+----------+
¦ 1 ¦  2   ¦    3     ¦     4     ¦    5     ¦      6     ¦     7     ¦    8     ¦
+---+------+----------+-----------+----------+------------+-----------+----------+
¦   ¦      ¦          ¦           ¦          ¦            ¦           ¦          ¦

Архів документів
Папярэдні | Наступны


	Под общей редакцией Валерия Левоневского