ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Решение Бобруйского городского исполнительного комитета от 07.04.2010 № 8-41 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в Бобруйском городском исполнительном комитете и его структурных подразделениях"

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на сентябрь 2013 года

< Главная страница

Зарегистрировано в НРПА РБ 5 мая 2010 г. N 9/31946

Бобруйский городской исполнительный комитет РЕШИЛ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в Бобруйском городском исполнительном комитете и его структурных подразделениях.

2. Настоящее решение вступает в силу с момента его официального опубликования.

Председатель Д.М.Бонохов

Управляющий делами Л.С.Погудо

                                                   УТВЕРЖДЕНО
                                                   Решение
                                                   Бобруйского городского
                                                   исполнительного комитета
                                                   07.04.2010 N 8-41

1. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в Бобруйском городском исполнительном комитете и его структурных подразделениях (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014; 2006 г., N 146, 5/22839; 2008 г., N 27, 5/26649), и определяет порядок ведения делопроизводства по обращениям (предложениям, заявлениям, жалобам) граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц (далее - обращения) в Бобруйском городском исполнительном комитете (далее - горисполком), его структурных подразделениях.

2. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям, рассматриваемым в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также по обращениям, для которых законодательными актами Республики Беларусь установлен иной порядок направления и рассмотрения в государственных органах, иных организациях (должностными лицами).

3. Делопроизводство по обращениям граждан в горисполкоме, его структурных подразделениях ведется отдельно от делопроизводства по обращениям юридических лиц. Непосредственное ведение делопроизводства по обращениям граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в горисполкоме возлагается на отдел по работе с обращениями граждан и юридических лиц, в управлениях и отделах горисполкома - на специалистов, ответственных за ведение делопроизводства.

Начальник отдела по работе с обращениями граждан и юридических лиц, а также руководители структурных подразделений горисполкома несут персональную ответственность за организацию работы с обращениями, постоянно контролируют порядок ее ведения, а также принимают меры по совершенствованию этой работы.

4. Обращения по вопросам, решение которых относится к компетенции горисполкома, в день их поступления регистрируются специалистами отдела по работе с обращениями граждан и юридических лиц и передаются на рассмотрение руководству горисполкома согласно распределению обязанностей. Проекты резолюций по обращениям готовит начальник отдела по работе с обращениями граждан и юридических лиц. Решение о порядке рассмотрения обращения должно быть принято не позднее чем через два рабочих дня после передачи его на доклад руководству.

В случае, когда резолюцией руководства горисполкома исполнителями определены руководители структурных подразделений горисполкома, администраций района города, другие работники структурных подразделений, то ответственным за разрешение обращения и организацию ответа заявителю является указанное лицо.

В случаях, когда резолюцией руководства горисполкома определены несколько исполнителей, ответственным за рассмотрение обращения и подготовку ответа заявителю является первый исполнитель, если в резолюции не указано иное. Ответственному исполнителю представляются материалы рассмотрения не позднее чем за два рабочих дня до истечения контрольного срока.

На обращении не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции других должностных лиц допускаются, если в них конкретизируется порядок исполнения. После принятия решения о порядке рассмотрения обращения отдел по работе с обращениями граждан и юридических лиц информируют гражданина, юридическое лицо о том, какому органу (должностному лицу) поручено рассмотреть их обращения.

Решения о порядке рассмотрения обращений, поступивших в структурные подразделения горисполкома, принимают их руководители в соответствии с требованиями настоящего пункта.

5. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не относится к компетенции горисполкома, его структурных подразделений, или обращение, которое не рассматривалось ранее в подчиненных (подотчетных) горисполкому организациях, в пятидневный срок после регистрации направляется для рассмотрения в соответствующий государственный орган, иную организацию с сопроводительным письмом за подписью заместителя председателя, управляющего делами, либо руководителя структурного подразделения горисполкома с уведомлением об этом автора обращения.

В случаях, если в обращении одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов, иных организаций, этим органам и организациям в пятидневный срок направляются копии обращения с сопроводительным письмом.

Если часть вопросов, изложенных в обращении, относится к компетенции горисполкома, должностные лица горисполкома, используя копию обращения, рассматривают эти вопросы по существу и направляют письменный ответ заявителю в установленные сроки.

6. При рассмотрении обращения, автор которого не удовлетворен результатами его рассмотрения подчиненной горисполкому организацией, исполнитель проверяет содержащиеся в обращении сведения и при наличии оснований обеспечивает принятие положительного решения в интересах гражданина или юридического лица, либо направление организации, подчиненной горисполкому, предписания о надлежащем решении вопросов, содержащихся в обращении, о чем сообщает автору обращения.

Предписания по результатам рассмотрения обращений, поступивших в горисполком, подписывают председатель горисполкома, его заместители, управляющий делами горисполкома, поступивших в структурные подразделения горисполкома, - их руководители. Отметка о выдаче предписания и его исполнении указывается в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки.

7. Обращение должно быть рассмотрено не позднее одного месяца со дня его регистрации, а обращение, не требующее дополнительного изучения и проверки, - не позднее пятнадцати дней, если иной срок не установлен законодательными актами Республики Беларусь. При необходимости проведения специальной проверки, истребования дополнительной информации председатель горисполкома, его заместители могут продлить срок их рассмотрения в пределах, установленных статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан". Об изменении сроков рассмотрения обращения сообщается заявителю.

Срок рассмотрения обращений, поступивших в горисполком, его структурные подразделения от вышестоящих и контролирующих органов и находящихся у них на контроле, исчисляется с даты, указанной на поручении или сопроводительном письме органа, направившего обращение.

8. Обращения граждан, не соответствующие требованиям законодательства об обращениях граждан, могут быть оставлены без рассмотрения.

9. Обращения юридических лиц должны содержать:

наименование и (или) адрес организации, в которую направляется обращение;

полное наименование юридического лица и его юридический адрес;

изложение сути обращения;

фамилию, собственное имя, отчество и подпись руководителя или лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращения, заверенную печатью юридического лица.

К обращениям граждан, выступающих в качестве представителей юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и (или) в интересах этих лиц, должны также прилагаться документы, подтверждающие их полномочия.

В обращениях должна содержаться информация о результатах их предыдущего рассмотрения с приложением (при наличии) подтверждающих эту информацию документов.

Обращения юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, не соответствующие требованиям настоящего пункта, могут быть оставлены без рассмотрения.

Решение об оставлении без рассмотрения обращений, поступивших в горисполком, принимает управляющий делами горисполкома, обращений, поступивших в структурные подразделения горисполкома, - руководители соответствующих подразделений.

При оставлении обращения без рассмотрения по существу и при наличии данных о месте жительства автора или адресе юридического лица (индивидуального предпринимателя) отдел по работе с обращениями граждан и юридических лиц горисполкома, управления, отделы горисполкома в пятидневный срок со дня регистрации уведомляют автора о причинах оставления обращения без рассмотрения по существу и возвращают им оригиналы документов, приложенных к обращению, а в случае, указанном в пункте 2 настоящей Инструкции, также разъясняют, в какую организацию и в каком порядке следует обратиться для решения изложенных в обращении вопросов.

Обращения, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в пятидневный срок со дня их регистрации направляются в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы.

10. Отказ в рассмотрении обращения, поступившего в горисполком, структурные подразделения горисполкома, по истечении трех лет со дня нарушения прав, свобод, законных интересов граждан и юридических лиц или со дня, когда им стало известно об их нарушении, должен быть письменно мотивирован и направлен заявителю в пятидневный срок. Решение об отказе в рассмотрении такого обращения принимают соответственно руководители горисполкома, руководители структурных подразделений горисполкома.

11. Повторные обращения, в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства и по которым имеются результаты исчерпывающих проверок, а гражданам и юридическим лицам в установленном порядке даны ответы, рассмотрению не подлежат. При этом гражданам и юридическим лицам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны и переписка с ними по данному вопросу прекращается.

Решение о прекращении переписки по повторным обращениям, поступившим в горисполком, принимается руководителями горисполкома на основании предложений исполнителя (исполнителей), по обращениям, поступившим в структурные подразделения горисполкома, - их руководителями.

Поступившие в горисполком обращения, по которым переписка прекращена, списываются в дело по решению начальника отдела по работе с обращениями граждан и юридических лиц, а поступившие в структурные подразделения горисполкома оформляются в дело резолюцией их руководителей.

В случае, если обращение, по которому прекращена переписка, поступило в горисполком из вышестоящего органа, гражданину, юридическому лицу письменно сообщается, что обращение необоснованно и переписка по данному вопросу прекращена.

12. Решение о порядке рассмотрения анонимного обращения, содержащего сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении, либо ином правонарушении, либо об акциях массового протеста, принимают руководители горисполкома, а по обращениям, поступившим в структурные подразделения горисполкома, - их руководители.

13. Регистрация обращений в горисполкоме осуществляется путем занесения данных в электронную регистрационно-контрольную карточку с последующей корректировкой введенной информации и отметками о ходе рассмотрения обращения. В структурных подразделениях горисполкома регистрация обращений осуществляется с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках), журнальной с графами, аналогичными реквизитам регистрационно-контрольной карточки (приложения 1, 2). В регистрационные формы могут дополнительно включаться реквизиты, необходимые для учета, поиска и анализа работы по обращениям.

В правом нижнем углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста месте первой страницы ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и регистрационный индекс (входящий номер).

14. Каждому обращению присваивается регистрационный индекс, состоящий из порядкового номера и начальных букв фамилии автора, коллективных и анонимных обращений - соответственно из букв "Кол" и "Ан", иностранцев - "Ин", юридических лиц - "Ою", проставляемых после порядкового регистрационного номера.

Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.

При поступлении обращений от вышестоящих органов и иных организаций в регистрационно-контрольную карточку, журнал регистрации обращений вносятся реквизиты сопроводительного письма или поручения (адресат, номер и дата сопроводительного письма).

Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем в двух экземплярах (в зависимости от количества исполнителей). Первый экземпляр вместе с обращением передается исполнителю, второй - помещается в контрольную картотеку.

Картотека может формироваться по алфавитному принципу, а также по тематике вопросов, затронутых в обращениях, при необходимости по алфавитному указателю фамилий граждан, от которых поступили обращения.

Всей переписке по обращениям присваивается входящий регистрационный индекс обращения.

15. При поступлении повторных обращений им присваивается регистрационный индекс первого обращения и делается отметка "Повторно", а при регистрации указываются даты поступлений предыдущих обращений. При рассмотрении повторных обращений анализируются все предшествующие документы, связанные с рассмотрением обращения, за период не более двух лет со времени поступления первого обращения.

Обращения, поступившие от одного юридического лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в горисполком, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера. Они передаются исполнителю, рассматривающему первое обращение.

16. Контроль за своевременным рассмотрением обращений, принятым по ним решениям в горисполкоме осуществляют отдел по работе с обращениями граждан и юридических лиц, в структурных подразделениях горисполкома - работники, осуществляющие ведение делопроизводства по обращениям.

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после полного разрешения обращения, если все поставленные в нем вопросы рассмотрены, по ним приняты необходимые меры и дан письменный ответ.

17. Решение о снятии с контроля обращений в горисполкоме принимают председатель горисполкома, его заместители, а в случае положительного решения поставленного в обращении вопроса, а также когда заявителю даны исчерпывающие разъяснения существующего законодательства, - начальник отдела по работе с обращениями граждан и юридических лиц.

Решение о снятии с контроля обращения, поступившего в структурное подразделение горисполкома, принимает руководитель соответствующего структурного подразделения.

На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должны быть надпись "В дело", дата и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

18. Ответы заявителям дают председатель горисполкома, его заместители, управляющий делами или уполномоченные по их поручению иные должностные лица с указанием принятых по обращению мер или доводов отклонения обращения, разъяснением порядка обжалования принятых решений.

Ответы на обращения, поступившие в структурные подразделения горисполкома, дают их руководители или заместители руководителей.

Ответы в вышестоящие органы по обращениям подписывают заместители председателя, управляющий делами горисполкома, в структурных подразделениях горисполкома - их руководители.

Ответы высшим должностным лицам Республики Беларусь, завизированные заместителем (заместителями) председателя, управляющим делами горисполкома, по вопросам, входящим в их компетенцию, начальником отдела по работе с обращениями граждан и юридических лиц, подписывает председатель горисполкома.

В ответах, направленных в порядке контроля в вышестоящие органы, необходимо указывать, что заявителю дан ответ, а также фамилию исполнителя и его номер телефона.

Разъяснения, данные заявителю во время личного приема, фиксируются в регистрационно-контрольной карточке.

19. Обращения после их разрешения со всеми относящимися к ним материалами (в том числе и с копиями промежуточных ответов) должны быть возвращены в отдел по работе с обращениями граждан и юридических лиц.

Обращения, направленные для рассмотрения в структурные подразделения горисполкома, администрации районов города, другие органы, по которым не требуется информация, остаются у них на постоянном хранении.

Информация о дате исполнения обращения, а также отметка о характере принятого решения вносится ответственным за ведение делопроизводства по обращениям в регистрационно-контрольную карточку, помещается в справочную картотеку.

20. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе по личному приему граждан и представителей юридических лиц, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в горисполкоме, его структурных подразделениях.

Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке их исполнения. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в хронологической последовательности, причем в переписке документ-ответ должен быть подшит за документом-запросом. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к первой группе документов.

Срок хранения обращений, документов по их рассмотрению и разрешению составляет 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с даты последнего рассмотрения). При необходимости может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений.

По истечении сроков хранения документы по обращениям подлежат уничтожению в установленном порядке.

21. Поступившие в горисполком и рассмотренные в установленном порядке обращения и содержащиеся в них критические замечания систематически анализируются и обобщаются отделом по работе с обращениями граждан и юридических лиц с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, изучения общественного мнения, а также совершенствования работы по рассмотрению обращений.

Результаты анализа и обобщения оформляются ежеквартально в виде справок, обзоров, информаций. Материалы по результатам работы за полугодие и год вносятся на рассмотрение горисполкома.

Руководители структурных подразделений горисполкома ежеквартально анализируют работу с обращениями и представляют информацию в отдел по работе с обращениями граждан.

Статистические отчеты о работе с обращениями в структурных подразделениях горисполкома составляются ежеквартально и до 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представляются в отдел по работе с обращениями граждан.

Приложение 1
к Инструкции
о порядке ведения делопроизводства
по обращениям граждан и
юридических лиц в Бобруйском
городском исполнительном комитете
и его структурных подразделениях

   Примерная форма регистрационно-контрольной карточки обращений граждан

                                                N _________________________
                                                   (регистрационный индекс)
Фамилия, имя, отчество ____________________________________________________
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон _________________
___________________________________________________________________________
Дата поступления __________________________________________________________
Количество листов обращения _______________________________________________
Количество листов приложений <*> __________________________________________
Даты, индексы <**> повторных обращений ____________________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма _____________________
Тематика __________________________________________________________________
Содержание ________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Резолюция _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Исполнитель _______________________________________________________________
Документ направлен на исполнение __________________________________________
Дата направления ______________ Срок исполнения ___________________________
Дата исполнения ___________________________________________________________
Ход рассмотрения __________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении _____________________________
Результат рассмотрения обращения (N __________ дата ответа ______________).
Отметка о снятии с контроля _______________________________________________
Документ подшит в дело N ____________ _______ л.
     --------------------------------
     <*>  Указывается  при  наличии  документов,  содержащих  информацию  о
результатах предыдущего рассмотрения обращения.
     <**>  Проставляются  при  присвоении  повторному  обращению очередного
регистрационного индекса.

Приложение 2
к Инструкции
о порядке ведения делопроизводства
по обращениям граждан и
юридических лиц в Бобруйском
городском исполнительном комитете
и его структурных подразделениях

 Примерная форма регистрационно-контрольной карточки обращений юридических
                   лиц и индивидуальных предпринимателей

                                             N ____________________________
                                                 (регистрационный индекс)
Наименование юридического лица ____________________________________________
Адрес _____________________________________________________________________
Дата поступления __________________________________________________________
Количество листов _________________________________________________________
Дата и индекс документа ___________________________________________________
Даты, индексы предыдущих обращений ________________________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма _____________________
Тематика __________________________________________________________________
Содержание ________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Резолюция, дата резолюции, автор резолюции ________________________________
Исполнитель _______________________________________________________________
Документ направлен на исполнение, дата направления ________________________
Срок исполнения ___________________________________________________________
Ход рассмотрения __________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении _____________________________
Результат рассмотрения обращения (N __________ дата ответа ______________).
Отметка о снятии с контроля _______________________________________________
Документ подшит в дело N ____________ _________ л.

Archiv Dokumente
Папярэдні | Наступны