ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Решение Минского городского исполнительного комитета от 27.09.2012 № 3000 "Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском городском исполнительном комитете"

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на сентябрь 2013 года

< Главная страница

На основании пункта 1 статьи 40 Закона Республики Беларусь от 4 января 2010 года "О местном управлении и самоуправлении в Республике Беларусь" Минский городской исполнительный комитет РЕШИЛ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по документационному обеспечению управления в Минском городском исполнительном комитете.

2. Признать утратившими силу:

решение Минского городского исполнительного комитета от 21 апреля 2005 г. N 677 "Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению управления в Минском городском исполнительном комитете";

решение от 17 мая 2007 г. N 1057 "О внесении изменений в решение горисполкома от 21 апреля 2005 г. N 677".

3. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на управляющего делами Минского городского исполнительного комитета Котова Н.А.

Председатель Н.А.Ладутько

Управляющий делами Н.А.Котов

                                                          УТВЕРЖДЕНО
                                                          Решение Минского
                                                          городского
                                                          исполнительного
                                                          комитета
                                                          27.09.2012 N 3000

Раздел I ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция по документационному обеспечению управления в Минском городском исполнительном комитете (далее - Инструкция) разработана на основании Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., N 136, 2/1875) с целью совершенствования документационного обеспечения деятельности Минского городского исполнительного комитета (далее - Мингорисполком), унификации состава и форм документов, а также технологии работы с ними.

2. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в структурных подразделениях Мингорисполкома, организациях, имущество которых находится в коммунальной собственности.

3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий.

4. Особенности оформления, обработки и хранения организационно-распорядительных документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства Республики Беларусь.

Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации), независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

5. Общее руководство документационным обеспечением управления (далее - ДОУ) и контроль за выполнением требований настоящей Инструкции возлагаются на управляющего делами Мингорисполкома, а в структурных подразделениях Мингорисполкома, организациях, имущество которых находится в коммунальной собственности, - на их руководителей. При смене руководителя составляется акт приема-передачи документов и дел.

6. Руководители структурных подразделений Мингорисполкома, организаций, имущество которых находится в коммунальной собственности, определяют лицо, ответственное за ДОУ, которое обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными правовыми актами и методическими документами в области документационного обеспечения.

7. Работники структурных подразделений Мингорисполкома, организаций, имущество которых находится в коммунальной собственности, несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов. Об их утрате немедленно докладывается непосредственному руководителю и сообщается в отдел документооборота и контроля управления делами Мингорисполкома (далее - отдел документооборота и контроля).

8. Работникам структурных подразделений Мингорисполкома, организаций, имущество которых находится в коммунальной собственности, запрещается:

делать какие-либо пометки, надписи, исправления в тексте поступивших документов;

брать домой документы или их проекты и выполнять дома какую-либо работу служебного характера;

копировать и размножать документы без разрешения руководителей структурных подразделений или управляющего делами Мингорисполкома и его заместителей, а документы Минского городского Совета депутатов - без разрешения председателя Совета или его заместителей;

разглашать или использовать в личных интересах служебную или государственную тайну, содержащуюся в документах, в том числе полученную на стадии их подготовки, а также на заседаниях и совещаниях.

9. При уходе в отпуск или отъезде в командировку работник обязан передать лицу, которое будет замещать его, все имеющиеся документы по нерешенным вопросам.

10. При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя соответствующего структурного подразделения или организации, имущество которой находится в коммунальной собственности, другому работнику по акту приема-передачи документов и дел.

11. Лица, вновь принятые на работу в структурные подразделения Мингорисполкома, организации, имущество которых находится в коммунальной собственности, допускаются к работе с документами после ознакомления с настоящей Инструкцией.

Раздел II ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Глава 1 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

12. Документирование управленческой деятельности в Мингорисполкоме охватывает все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой информации на различных носителях для осуществления задач и полномочий, возложенных на Мингорисполком.

13. Мингорисполком в пределах своих полномочий принимает решения. Решение Минского городского исполнительного комитета - это правовой акт, принимаемый коллегиальным органом (далее - решение).

Председатель Мингорисполкома в пределах своей компетенции издает распоряжения по конкретным вопросам, не требующим коллегиального рассмотрения. Распоряжение председателя - правовой документ, издаваемый единолично председателем для решения вопросов оперативной деятельности, не требующих коллегиального принятия решения, в пределах своей компетенции (далее - распоряжение).

14. Ход обсуждения вопросов и решений, принимаемых на заседаниях Мингорисполкома и совещаниях, фиксируется в соответствующих протоколах.

15. Договорные взаимоотношения регулируются с помощью договоров и другой документации, используемой в договорной работе.

16. Для осуществления оперативных связей с другими организациями и отдельными гражданами направляются письма, факсограммы, телеграммы, телефонограммы, используется электронная почта.

17. В деятельности Мингорисполкома создаются различные справочно-информационные документы (акты, справки, докладные записки, обзоры и т.д.).

18. Мингорисполком обеспечивается документами, информационными справочными документами, официально распространяемыми Палатой представителей Национального собрания Республики Беларусь, Советом Республики Национального собрания Республики Беларусь, Конституционным Судом Республики Беларусь, Верховным Судом Республики Беларусь, Высшим Хозяйственным Судом Республики Беларусь, иными государственными органами.

19. В Мингорисполкоме образуется комплекс документов по личному составу (контракты, распоряжения по личному составу и кадровым вопросам, заявления, трудовые книжки и т.д.).

20. Автоматизированная подготовка документов представляет собой процесс документирования с применением средств вычислительной и организационной техники.

Электронный документ - документ, зафиксированный на машинном носителе и содержащий идентифицированную информацию, подлинность которой удостоверена электронной цифровой подписью или удостоверяющим документом.

В результате автоматизированной обработки документной информации пользователь получает документ в виде видеограммы или машинограммы.

Видеограмма - информация, представленная на экране монитора.

Машинограмма - документ, полученный с печатающих устройств вычислительной и организационной техники и оформленный на бланках или стандартных листах бумаги.

Автоматизированная подготовка документов и хранение ее результатов предполагают создание информационной базы, включающей альбом унифицированных форм документов (шаблонов), комплект справочной информации, необходимой для заполнения переменной части унифицированных форм документов.

Задача подготовки текста документа решается в диалоговом режиме. Пользователь вводит переменную информацию в имеющиеся в базе данных унифицированные формы документов, редактирует и распечатывает проект документа.

Автоматизированные альбомы унифицированных форм документов (шаблонов) содержат информацию (шаблоны) для подготовки и оформления в автоматизированном режиме наиболее часто создаваемых документов.

При оформлении организационно-распорядительных документов используется состав реквизитов, предусмотренный СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. N 69 (далее - СТБ 6.38-2004).

21. Для сокращения количества применяемых форм документов Мингорисполкома разрабатываются унифицированные формы документов (далее - УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

УФД включаются в табель унифицированных форм документов организации - перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с отражением основных этапов их подготовки и прохождения (далее - табель).

Табель утверждается председателем Мингорисполкома. Разработка, ведение табеля и контроль за его применением осуществляются отделом документооборота и контроля.

Табель разрабатывается с учетом специфики деятельности Мингорисполкома и конкретных задач, которые решаются при разработке табеля.

Документы в табеле могут быть систематизированы по структурным подразделениям и (или) по функциям и задачам управления.

22. Работникам структурных подразделений Мингорисполкома, организаций, имущество которых находится в коммунальной собственности, запрещается создавать документы, не указанные в табеле.

Внесение в табель изменений в Мингорисполкоме осуществляется управлением делами Мингорисполкома в установленном порядке.

Глава 2 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

23. Составление и оформление документов предполагают обязательное соблюдение ряда требований и правил, обеспечивающих их юридическую силу, оперативное и качественное исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной и организационной техники.

24. Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, при необходимости - согласование (визирование) проекта, его подписание, утверждение, размножение (тиражирование).

Составитель документа отвечает за своевременность его подготовки, правильность содержания и оформления, неукоснительно соблюдая требования, установленные для оформления соответствующего вида документа.

25. Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке.

26. Каждый документ должен иметь обязательный для данного вида документа комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.

27. Большинство документов Мингорисполкома составляется на бланках, за исключением совместных документов, докладных записок, справок и иных документов, подготовленных работниками структурных подразделений Мингорисполкома, организаций, имущество которых находится в коммунальной собственности, протоколов общественных объединений, которые оформляются на стандартных листах бумаги в соответствии с СТБ 6.38-2004. Если документ оформляется не на бланке, порядок расположения реквизитов на листе бумаги должен соответствовать требованиям стандарта.

При оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов допускается использовать угловой штамп Мингорисполкома.

28. Требования к гербовым бланкам определяются в соответствии с СТБ 6.38-2004. Бланки Мингорисполкома с использованием государственного герба изготавливаются в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. N 357 "Об упорядочении изготовления и использования бланков с изображением государственного герба Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 66, 1/1414) и оформляются по формам согласно приложениям 2 - 6.

Бланки изготавливаются и учитываются управлением делами Мингорисполкома. В структурные подразделения Мингорисполкома они выдаются по разрешению начальника управления делами Мингорисполкома.

29. Право подписи документов, составленных на бланках Мингорисполкома, имеют председатель Мингорисполкома, его заместители и управляющий делами Мингорисполкома.

30. Оформление документов предполагает соблюдение комплекса требований, предъявляемых к составлению заголовка документа, датированию документа, индексированию, адресованию, согласованию, удостоверению (подписанию, утверждению, проставлению печати), оформлению приложений к документу, проставлению отметок о прохождении, исполнении и месте хранения документа.

31. Реквизит "Дата документа".

Датой документа является дата его подписания. Датой решения Мингорисполкома является дата его принятия; датой протокола - дата проведения заседания Мингорисполкома или совещания.

Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

Дата подписания (принятия) документа и индекс проставляются на бланке на специально отведенном месте. Если документ составлен не на бланке, его дата и индекс (номер) проставляются так же, как на бланке.

Дата и индекс на справке или докладной записке, подготовленной работниками Мингорисполкома, проставляются ниже наименования документа, над его заголовком.

Регистрационный номер телеграммы проставляется в конце текста.

Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах "Текст", "Ссылка на индекс и дату входящего документа", "Резолюция", "Визы", "Отметка о поступлении", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", "Отметка о заверении копии", "Отметка о переносе данных на машинный носитель" оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца цифрами от 01 до 31, месяц - от 01 до 12, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например <*>:

--------------------------------

<*> Приводимые в настоящей Инструкции примеры не могут рассматриваться как подстрочные примечания к пунктам, части или абзацы пунктов.

     12 января 2012 года   оформляется     12.01.2012
     2 января 2012 года   следует писать   02.01.2012

Словесно-цифровой способ оформления дат (например, 10 октября 2012 г.) применяется в нормативных правовых актах Республики Беларусь, правовых актах Мингорисполкома и документах финансового характера.

32. Реквизит "Регистрационный индекс".

Индексация документов - это проставление при регистрации их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их создания или поступления.

В Мингорисполкоме реквизит "Регистрационный индекс" входящего документа состоит из порядкового номера документа, возрастающего в пределах календарного года, а исходящего документа - из индекса отдела документооборота и контроля 1/2, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, возрастающего в пределах календарного года (в рамках массива исходящих документов). Например:

1/2-4/1, где 1/2 - индекс структурного подразделения, 4 - номер дела по номенклатуре, 1 - порядковый номер документа.

Индексы исходящих и внутренних документов проставляются на установленном для них месте на бланке, а в документах, составленных без применения бланка, - рядом с датой документа.

Индексами распорядительных документов (решений, распоряжений) и протоколов являются их порядковые номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида в течение календарного года.

На документах, составленных совместно с другими организациями, проставляются порядковые регистрационные индексы, присвоенные документу каждой организацией-составителем, через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо) и указывается единая дата (самая поздняя дата подписания документа). Например:

Решение

24 июля 2012 г. N 14/21

33. Реквизит "Ссылка на индекс и дату входящего документа".

Ссылка на индекс и дату входящего документа располагается на бланке для писем и включает регистрационный индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.

34. Реквизит "Место составления или издания".

Место составления или издания документа располагается под реквизитами "Дата" и "регистрационный индекс".

35. Реквизит "Гриф ограничения доступа".

Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф приложения".

36. Реквизит "Адресат".

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, отдельным должностным лицам и гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Например:

                                                       Министерство юстиции
                                                       Республики Беларусь

                                                       ул. Коллекторная, 10
                                                       220084, г. Минск-84

При адресовании документа в структурное подразделение без указания должностного лица наименование адресата пишут в именительном падеже. Например:

                                                     Минский городской
                                                     исполнительный комитет

                                                     Управление делами

При направлении документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата и указывается в дательном падеже. Например:

                                                        Главе администрации
                                                        Фрунзенского района
                                                        г. Минска

                                                        Краснову А.И.

При направлении документа конкретному должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например:

                                                   Министерство образования
                                                   Республики Беларусь
                                                   Начальнику отдела кадров

                                                   Ефремову И.И.

Если адресат - лицо, имеющее воинское или ученое звание, ученую степень или другие звания, то они могут указываться в сокращенном виде перед фамилией.

При использовании формы обращения "господин" в начале и в середине фразы, а также в реквизите "Адресат" это слово может быть сокращено ("г-н").

Адресование документа гражданину, в том числе индивидуальному предпринимателю, осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 сентября 2004 г. N 1111 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 145, 5/14830), вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:

                                                 Сомову Л.Д.
                                                 ул. П.Глебки, д. 15, кв. 3
                                                 220121, г. Минск-121

При рассылке документа нескольким однородным организациям их названия следует указывать обобщенно. Наименование адресатов указывается в именительном падеже. Например:

                                            Администрации районов г. Минска

Если документ направляют руководителям нескольких однородных организаций, адресат оформляют в дательном падеже. Например:

                                     Главам администраций районов г. Минска

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам. Например:

                                                      ул. Кальварийская, 39
                                                      220073, г. Минск-73

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или организациям своей системы (он указывается на конверте).

Документ не должен содержать больше четырех адресов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.

При направлении документа нескольким адресатам (не более четырех адресатов) на документе, как правило, указываются все адресаты. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. Все экземпляры печатаются на бланках.

Если документ является ответом, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов; такому адресату направляется первый экземпляр документа.

При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа (в тексте документа дается ссылка на дату и номер поручения).

Каждая составная часть реквизита "Адресат" (наименование организации, ее структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы получателя, почтовый адрес) должна начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей) адресата знаки препинания не ставятся, в середине строк - сохраняются. При написании адресата допускаются сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (воинская часть), обл. (область), г. (город), с. (село), р-н (район), ул. (улица), пер. (переулок), просп. (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира). В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "N" не ставится, при литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой (25а).

37. Реквизит "Гриф утверждения".

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения, если иное не предусмотрено законодательством.

Утверждение документов - особый способ введения документа в действие после его подписания, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан.

Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, или утверждение распорядительным актом (решением, распоряжением).

Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу и оформляются реквизитом "Гриф утверждения", который располагается в правом верхнем углу документа, состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия), даты утверждения. Например:

                                             УТВЕРЖДАЮ
                                             Председатель Минского
                                             городского исполнительного
                                             комитета
                                             Подпись    Расшифровка подписи
                                             01.04.2012

Если документ утверждается решением, распоряжением, гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия вида документа в именительном падеже, его даты и номера. Например:

                                                УТВЕРЖДЕНО
                                                Решение Минского городского
                                                исполнительного комитета
                                                02.04.2012 N 122

Документ может быть утвержден несколькими должностными лицами (совместные документы организаций). В этом случае документ оформляется не на бланке, а на чистом листе бумаги и грифы утверждения располагаются на одном уровне в пределах площади, отводимой для реквизита "Наименование организации" (автора документа). Наименование организации включается в наименования должностных лиц, утверждающих документ.

Дата (число) утверждения в реквизите "Гриф утверждения" проставляется должностным лицом, утвердившим документ; месяц и год допускается оформлять с помощью технических средств прописными буквами без кавычек.

Слова "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатают прописными буквами без кавычек.

38. Реквизит "Резолюция".

Письменные указания руководителя о порядке исполнения или использования документа фиксируются в реквизите "Резолюция", включающем фамилию и инициалы ответственного и иных исполнителей, содержание поручения, срок исполнения. Резолюция подписывается (личная подпись) и датируется. Например:

                                        Волоху А.А.
                                        Прошу подготовить проект
                                        плана работы комиссии к 05.03.2012.
                                        Подпись автора резолюции
                                        Дата

В зависимости от содержания резолюции некоторые из составных элементов (задание, срок исполнения) могут отсутствовать. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Общие указания выражаются следующим образом: "К руководству", "К исполнению", "К сведению".

Резолюции с конкретными указаниями выражаются глаголом в повелительном наклонении или в неопределенной форме и адресуются подчиненным лицам. Например:

                                                   Чеснову И.А.
                                                   Срочно примите меры по
                                                   обеспечению...
                                                   Подпись автора резолюции
                                                   Дата

Содержание резолюции должно быть сжатым, но достаточно ясным, четким, конкретным, содержать исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе. Недопустим, например, такой текст резолюции: "Решите, как условились", "Прошу переговорить", "Прошу зайти ко мне", "Для ответа после разговора со мной" и т.п.

Резолюция может содержать указания нескольким лицам, а после нее может стоять ремарка, содержащая личное мнение о состоянии дел. Например:

                                     Орловой Т.Н. (созыв)
                                     Иванову И.И.
                                     Петренко С.И.
                                     Прошу подготовить заключение до
                                     01.01.2013.
                                     Подпись автора резолюции
                                     Дата
                                     Считаю, что проект требует доработки в
                                     части, касающейся организации работы с
                                     документами в комитете экономики.

Если в резолюции определяется несколько исполнителей, обязательно наличие указания на исполнителя, являющегося ответственным и представляющего итоговую информацию о выполнении поручения в целом. В случае отсутствия такого указания должностное лицо, указанное первым, является ответственным за выполнение задания.

Срок исполнения устанавливается руководителем исходя из содержания документа либо используются действующие типовые сроки исполнения определенных категорий документов.

В резолюции также определяется необходимость постановки на контроль всего документа либо его отдельных пунктов. Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения. Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты, следует указать номера контролируемых пунктов. Например:

                                                   Линнику А.А.
                                                   К исполнению.
                                                   Михович С.А.
                                                   Для контроля п.п. 4, 5.
                                                   Подпись автора резолюции
                                                   Дата

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа. Если на документе несколько резолюций, их содержание не должно дублироваться, каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей. Например:

                                          Сазанович А.И.
                                          Прошу подготовить бюджетную
                                          заявку по науке до 15.07.2012.
                                          Подпись автора резолюции
                                          Дата
                                          (первая резолюция)

                                          Петрову М.Л.
                                          Подготовить проект сводного плана
                                          НИР на 2012 год до 01.07.2011.
                                          Ющенко Н.Н.
                                          Подготовить финансовые расчеты
                                          к бюджетной заявке до 14.07.2012.
                                          Подпись Сазанович А.И.
                                          Дата
                                          (вторая резолюция)

Реквизит "Резолюция" размещается в правом верхнем углу первого листа документа ниже реквизитов "Адресат" и "Гриф утверждения". Если резолюций несколько, то их допускается располагать на любой свободной площади лицевой стороны листа документа, не задевая текста и полей. Чтобы выделить резолюцию, ее следует располагать под углом к линии строки.

Допускается прилагать к документу отдельный лист резолюций, оформленный с использованием технических средств, текст должен быть тщательно отредактирован, напечатан на бланке установленной формы без каких-либо исправлений и помарок. При этом помимо подписи указываются инициалы и фамилия автора резолюции, отметка о связи с основным документом (номер и дата документа, к которому относится данный лист резолюции).

Содержание резолюции с документа в обязательном порядке переносится в контрольно-регистрационную карточку документа специалистом отдела документооборота и контроля.

39. Реквизит "Заголовок к тексту".

Документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок.

Заголовок - краткое изложение содержания документа - как правило, состоит из одной фразы и должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа. Например: протокол (чего?) "заседания Ученого совета", решение (о чем?) "О внесении изменений в Устав предприятия", распоряжение (о чем?) "О награждении", должностная инструкция (кому?) "секретарю-референту".

Заголовок образуется, как правило, с помощью отглагольного существительного в предложном падеже, начинается предлогом "о" и должен отвечать на вопрос "о чем?". Например:

О ходе выполнения комплексной программы.

На документах, текст которых печатается на бумаге формата А5, заголовок к тексту может отсутствовать. В заголовке разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемые в стандартах и классификаторах Республики Беларусь.

В документах большого объема могут составляться подзаголовки. Заголовки и подзаголовки помещаются в левой части листа перед текстом без кавычек и не подчеркиваются.

Реквизит "Заголовок к тексту" располагают от левого поля страницы после реквизитов бланка.

В конце заголовка точка не ставится.

40. Реквизит "Отметка о контроле".

Отметка о контроле располагается в левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой "К" или словом "Контроль". Данный реквизит проставляется специалистом отдела документооборота и контроля.

41. Реквизит "Отметка о наличии приложения".

Приложения к документам могут быть трех видов:

утверждаемые, согласовываемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (решениями, распоряжениями);

поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительными письмами или другими документами.

Приложения должны иметь все необходимые для документа элементы (наименование, заголовок, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д.). Приложения должны быть завизированы руководителем структурного подразделения.

Реквизит "Отметка о наличии приложения" располагают после текста документа перед реквизитом "Подпись". О том, что к документу имеются приложения, может указываться и в тексте документа.

Сведения о наличии приложений к письмам оформляются в следующем порядке: если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить после текста перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров. Например:

Приложение: 1. Справка  о  подготовке  школ к  новому учебному году на 8 л.
               в 2 экз.
            2. Список школ на 3 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, полное наименование которого приводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется после текста перед подписью по форме. Например:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложения необходимо оформлять следующим образом. Например:

Приложение: письмо Минэкономики от 22.04.2012 N 4/3032 и приложение к нему,
            всего на 7 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о приложении оформляется следующим образом. Например:

Приложение: на 5 л. в 2 экз., в первый адрес.

Не следует оформлять как приложения докладные записки, справки, акты, письма и другие документы, направляемые на основании содержащихся в распорядительных документах указаний. Например:

"Поручить администрациям г. Минска рассмотреть справку финансового управления Мингорисполкома и принять соответствующие меры."

На этих документах никаких отметок, свидетельствующих об их связи с распорядительным документом, не делается.

42. Реквизит "Подпись".

Подпись - обязательный реквизит документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с их полномочиями, установленными законодательством или иными правовыми актами.

Решения Мингорисполкома подписываются председателем (в его отсутствие - первым заместителем председателя Мингорисполкома) и управляющим делами Мингорисполкома.

Исходящие документы на бланках Мингорисполкома подписываются председателем Мингорисполкома, его заместителями, управляющим делами Мингорисполкома в соответствии с установленным распределением обязанностей между председателем, заместителями председателя и управляющим делами Мингорисполкома (далее - распределение обязанностей). Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера подписывают заместители председателя Мингорисполкома, управляющий делами Мингорисполкома, руководители структурных подразделений Мингорисполкома, организаций, имущество которых находится в коммунальной собственности, их заместители, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы их прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

Письма представляются на подпись в двух экземплярах (подлинник и копия).

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ, включая наименование организации (полное, если документ оформлен не на бланке, и видовое - на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Правила оформления подписи в организационно-распорядительных документах определены СТБ 6.38-2004.

Например:

Полное:

Председатель Минского городского
исполнительного комитета               Подпись          Расшифровка подписи

Видовое:

Председатель                           Подпись          Расшифровка подписи

Документы могут подписываться двумя и более должностными лицами.

Подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Председатель                           Подпись          Расшифровка подписи
Управляющий делами                     Подпись          Расшифровка подписи

Если документ подписывается должностными лицами одного ранга, то их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Министр лесного хозяйства                         Министр экономики
Республики Беларусь                               Республики Беларусь
      Расшифровка подписи                               Расшифровка подписи

В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии:

Председатель комиссии                  Подпись          Расшифровка подписи

Члены комиссии                         Подпись          Расшифровка подписи
                                       Подпись          Расшифровка подписи

Если должностное лицо, предполагаемая подпись которого внесена в проект документа, отсутствует, то документ подписывается лицом, исполняющим его обязанности, или заместителем. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: "и.о.", "зам.") за исключением случаев подготовки нормативных правовых актов. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Документы, принимаемые несколькими органами государственного управления (должностными лицами), подписываются в количестве, обеспечивающем хранение указанных документов с подлинными подписями во всех этих органах управления.

43. Реквизит "Гриф приложения".

Документы, утверждаемые, согласуемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (положения, уставы, инструкции и т.п.), являются не частью распорядительного документа, а самостоятельными документами, обретающими юридическую силу только с момента утверждения их Мингорисполкомом. Нормативное предписание об утверждении акта формулируется одним из следующих способов: "Утвердить прилагаемое положение о...", "Утвердить положение о... (прилагается)".

В реквизите "Гриф приложения" к утверждаемому акту в дательном падеже указываются вид и название утверждаемого акта. Отметка, указывающая на связь приложения с основным документом (гриф приложения), располагается в правом верхнем углу первого листа документа, являющегося приложением к решению, и составляется по форме:

                                              Приложение
                                              к решению Минского городского
                                              исполнительного комитета
                                              18.04.2012 N 1080

При наличии нескольких приложений к решению в грифе "Приложение" арабскими цифрами указывается порядковый номер приложения без знака "N". Например:

                                              Приложение 1
                                              к решению Минского городского
                                              исполнительного комитета
                                              18.04.2012 N 1080

Приложения, поясняющие или дополняющие содержание распорядительного документа, являются по существу частью распорядительного документа, вынесенной для удобства пользования на отдельные листы в виде таблиц, перечней, карт, схем и т.п. В этих случаях ссылка на приложение делается при помощи слова "согласно".

Слово "согласно" употребляется с существительными в дательном падеже. Нужно писать: "Согласно приложению".

При нумерации нескольких приложений следует писать: "Согласно приложениям 1 - 4".

Не допускается оформление приложением утверждаемого акта.

44. Согласование документов.

Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами.

Согласование проекта документа производится с организациями и должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.

Согласование может осуществляться как внутри Мингорисполкома, так и вне его (с другими организациями).

45. Реквизит "Визы".

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза официального документа - это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Реквизит "Визы" располагают ниже реквизита "Подпись" и проставляют на остающихся в организации экземплярах документов. Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты.

Если документ визируется несколькими должностными лицами, визы располагаются одна под другой в порядке визирования.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются", например:

Начальник финансового управления
Подпись     Расшифровка подписи
03.06.2012
Замечания прилагаются

Отказ от визирования проекта документа не допускается.

На распорядительных документах визы проставляются слева на последнем листе первого экземпляра документа ниже реквизита "Подпись" или на оборотной стороне последнего листа документа.

Исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в Мингорисполкоме. При невозможности размещения виз на документе составляется отдельный лист согласования.

46. Реквизит "Гриф согласования".

Внешнее согласование оформляется реквизитом "Гриф согласования".

Гриф согласования - это реквизит официального документа, выражающий согласие с его содержанием организации, его органа, должностного лица, не являющегося автором документа.

Реквизит "Гриф согласования" располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа и печатается от границы левого поля.

Реквизит "Гриф согласования" включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (прописными буквами) без кавычек и пробелов, наименование должности (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО
Заместитель председателя
Мингорисполкома
Подпись      Расшифровка подписи
11.04.2012

Если согласование осуществляется справочно-информационным документом (письмом, протоколом, телеграммой и др.), то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
экспертного совета
26.03.2012 N 3

Если содержание документа затрагивает интересы двух и более организаций, грифы согласования располагаются на одном уровне или на отдельном листе согласования, при этом делается отметка на документе, располагаемая на месте, предусмотренном для размещения реквизита "Гриф согласования". Например:

Лист согласования прилагается

Подпись исполнителя

28.04.2012

Лист согласования оформляется следующим образом:

                             ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
                           _____________________
                           (название документа)
СОГЛАСОВАНО                                                     СОГЛАСОВАНО
    ...                                                             ...

Грифы согласования на листе согласования оформляются согласно СТБ 6.38-2004. При наличии нескольких грифов согласования их располагают начиная от 0-го (от границы левого поля) и 5-го (после 40 печатных знаков) положений табулятора.

47. Реквизит "Отметка об исполнителе".

Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания.

Например:

Сергеев 210 50 79

Отметка об исполнителе может быть дополнена индексом структурного подразделения, в котором готовился документ (на первой строке), первыми буквами собственного имени и фамилии лица, отпечатавшего проект документа, датой создания документа, именем файла (на второй строке) и другими поисковыми данными.

Например:

1/2 Яблонский 203 95 01

АР 26.05.2012 Письмо.doc

При оформлении документа на компьютере реквизит "Отметка об исполнителе" выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал - точно 9 пунктов.

Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах.

48. Реквизит "Печать".

Реквизит "Печать" ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

49. Реквизит "Отметка о заверении копии".

Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена.

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита "Подпись" и включает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Например:

     Верно
     Инспектор отдела кадров           Подпись          И.А.Корзунов
     25.01.2012

Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь.

Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

Мингорисполком может заверять копии только тех документов, которые созданы в Мингорисполкоме.

Снятие копий с документов сторонних организаций для представления третьим лицам допускается с разрешения этих организаций. Без разрешения сторонних организаций допускается изготавливать и заверять копии документов при решении вопросов приема граждан на работу, подтверждения их трудового стажа, формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.), а также документов, полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.).

50. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело".

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Данная отметка располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов "В дело", номера дела, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя, даты.

Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, приводят краткие сведения об исполнении.

51. Реквизит "Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)" располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из сокращенного наименования Мингорисполкома, даты поступления и регистрационного индекса документа (порядкового номера регистрируемого входящего документа, возрастающего в пределах календарного года).

Глава 3 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТАМ ДОКУМЕНТОВ

52. Текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований.

Текст документа излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка.

53. Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский.

Тексты документов, направляемых за пределы Республики Беларусь, могут составляться на белорусском, русском языках, на языке страны адресата или на другом иностранном языке.

54. Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений.

55. В документах применяют термины и определения, установленные действующими стандартами и терминологическими словарями. Многозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений.

56. В тексте документа не допускается употребление:

просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;

иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;

нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа;

ненормативной лексики.

57. Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты - на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы.

Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

Например:

ГЛАВА 2 ПОРЯДОК ПЛАНИРОВАНИЯ И РАСХОДОВАНИЯ СРЕДСТВ НА ОПЛАТУ ТРУДА

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.

Например:

2.1.

2.2.

2.3.

Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов - сквозной для каждого пункта.

Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.

58. В тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.

59. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.

Глава 4 ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

60. Акт - документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами или одним должностным лицом), подтверждающим установленные факты, события, действия.

Акт, как правило, содержит выводы, рекомендации и предложения составителей (акт проверки, обследования и т.п.).

Акт может составляться как группой лиц (например, акт приема-передачи дел), так и одним специально уполномоченным лицом с указанием документов, определяющих его полномочия.

Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт Республики Беларусь, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, плановое задание и др.

Акты проверок по вопросам, связанным с осуществлением финансово-хозяйственных операций, подписываются проверяющим (руководителем проверки) контролирующего (надзорного) органа, органа, осуществляющего ведомственный контроль, а также представителем проверяемого субъекта, в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь.

Акт оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги.

Датой акта является дата актируемого события.

Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.

Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление таких актов.

Сведения о количестве экземпляров акта и их направлении помещают в конце текста документа перед отметкой о наличии приложений к акту.

Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке или в установлении фактов, событий. Если один из членов комиссии не согласен с содержанием акта, он оформляет особое мнение на отдельном листе и затем подписывает акт. Особое мнение члена комиссии прилагается к акту.

Некоторые акты (акты приема законченных строительных объектов, оборудования, приема-передачи дел, ликвидации организаций и др.) требуют утверждения и должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению. Датой таких актов является дата утверждения.

61. Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.

Доклад готовится для того, чтобы сообщить совещанию (собранию) или коллегиальному органу о проделанной работе или о состоянии и путях решения какого-либо вопроса и представить выводы и предложения. Доклад может быть отчетным, если связан с выполнением каких-либо задач, заданий, поручений, или инициативным, когда совещанию (собранию), коллегиальному органу предлагается решить какие-либо назревшие сложные вопросы и важные, требующие глубокого изучения фактического материала, научной или технической аргументации, экономического анализа и всестороннего рассмотрения и обсуждения (выработка коллегиального решения).

Текст должен состоять из следующих частей: введения, анализа состояния вопроса, выводов и конкретных предложений.

62. Докладная записка - документ информационного характера, адресованный руководству Мингорисполкома или вышестоящему органу (организации), содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Внешняя докладная записка составляется на общем бланке. Внутренняя докладная записка составляется на стандартном листе бумаги с использованием компьютерных технологий с воспроизводством реквизитов бланка: наименования структурного подразделения, вида документа, даты и номера (индекса).

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание. На докладной записке, связанной с выполнением поручения, ниже заголовка в скобках указываются дата и номер поручения.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, внешняя - председателем Мингорисполкома, управляющим делами и их заместителями.

Датой докладной записки является дата ее подписания.

63. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Оформляется на общем бланке или на стандартном листе бумаги.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса.

Текст заключения, как правило, состоит из двух частей.

В первой части кратко излагается существо вопроса, даются анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса.

Во второй части приводятся конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа.

Заключение подписывается его составителем.

Заключение должно иметь индекс (номер) и дату подписания.

64. Перечень - систематизированный список документов или иных предметов, объектов, работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Оформляется на общем бланке или на стандартном листе бумаги.

Форма текста перечня может быть как в табличной, так и не в табличной форме (в этом случае он имеет разделы).

Перечни подписываются составившими их должностными лицами.

Отдельные разновидности перечней вступают в силу с момента утверждения.

Датой перечня является дата утверждения.

Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими методическими указаниями (рекомендациями), инструкциями, указаниями руководителей.

65. Список - документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.

Список является сопутствующим пояснительным документом (к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и т.д.).

Отдельные разновидности списков требуют утверждения (список приглашенных, список рассылки и т.д.).

Список оформляется на общем бланке или на стандартном листе бумаги.

В заголовке к тексту указывается разновидность списка.

Текст списка, как правило, излагается в табличной форме.

Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости - руководителем.

Датой списка является дата его подписания или дата утверждения.

66. Справка - информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.

67. Служебная справка - официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.).

Личная справка - официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.).

В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние справки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Внешние справки адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или частному лицу и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.

Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.

Например:

По состоянию на 11.05.2012

или

За период с 01.01.2012 по 31.12.2012

В личных справках заголовок допускается не указывать.

Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов "выдана настоящая", "действительно работает".

При наличии используются типовые формы справок, утверждаемые республиканскими органами государственного управления в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.

Внешние справки подписываются руководителем организации, внутренние - их составителями. Справки, за содержание которых несет ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями.

При необходимости служебная справка может заверяться печатью. В обязательном порядке печатью организации заверяются личные справки.

Датой справки является дата ее подписания.

68. Разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, сводка предложений и т.д.).

Сводка - документ, представляющий собой обобщенные сведения по одному вопросу, полученные из разных источников (сводка предложений, замечаний, требований и т.п.).

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

Сводка должна иметь заголовок к тексту, кратко раскрывающий ее содержание, указывающий дату или период времени, к которым относятся изложенные в ней сведения.

Текст сводки, также как и другие документы, допускается оформлять в виде таблицы.

Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другой адрес - руководителем отправляемой организации.

Сводка должна иметь индекс, дату (дату подписания).

69. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).

В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.

Письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.

Датой письма является дата его подписания.

Глава 5 ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ РЕШЕНИЙ МИНГОРИСПОЛКОМА И РАСПОРЯЖЕНИЙ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ МИНГОРИСПОЛКОМА

70. Порядок подготовки проектов решений (распоряжений) и их согласования определен Регламентом Минского городского исполнительного комитета, утвержденным решением Мингорисполкома от 31 мая 2007 г. N 1210 (далее - Регламент).

71. Размноженные экземпляры решений, выписок из решений, распоряжений, предназначенные для рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью управления делами Мингорисполкома, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

Направление гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам, выписок из решений индивидуального применения осуществляют в установленном порядке структурное подразделение Мингорисполкома, организация, имущество которой находится в коммунальной собственности, администрация района, осуществившие подготовку проекта решения.

Раздел III ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА, РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Глава 6 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

72. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или передачи в архив образует документооборот Мингорисполкома.

Порядок движения документов в Мингорисполкоме регулируется законодательством Республики Беларусь в области делопроизводства.

73. Под объемом документооборота в Мингорисполкоме понимается количество документов, полученных и созданных Мингорисполкомом за определенный промежуток времени (год, полугодие, квартал, месяц).

В отделе документооборота и контроля и структурных подразделениях аппарата Мингорисполкома проводится как полный, так и выборочный учет объема оборота документов Мингорисполкома - по отдельным структурным подразделениям или группам документов.

Обобщенные данные о документообороте структурных подразделений передаются в отдел документооборота и контроля. Результаты учета объема документооборота обобщаются отделом документооборота и контроля и представляются руководству по его требованию.

74. За единицу учета документооборота принимается подлинник документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

75. Учет объема документооборота проводится по регистрационным формам документов в местах их регистрации.

76. Документы в Мингорисполком поступают по каналам связи (по почте, телефаксу, электронной почте), доставляются курьерами (фельдсвязью), работниками Мингорисполкома и посетителями.

Вся поступающая в Мингорисполком несекретная корреспонденция, за исключением обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, принимается отделом документооборота и контроля, а в нерабочее время - ответственными дежурными по Мингорисполкому, которые обязаны по окончании дежурства сдать ее в указанный отдел. Документы, требующие срочного рассмотрения, должны быть доложены дежурному заместителю председателя Мингорисполкома либо управляющему делами Мингорисполкома.

Адресованные Мингорисполкому документы, которые поступили в какое-либо его структурное подразделение, организацию, имущество которой находится в коммунальной собственности, должны быть переданы в тот же день для регистрации в отдел документооборота и контроля.

Документы, поступившие в Мингорисполком, регистрируются в день их получения, а поступившие после 18.00 или в выходной день - на следующий рабочий день.

Документы, поступающие в Мингорисполком, проходят прием (первичную обработку), сортировку, первоначальную регистрацию, предварительное рассмотрение, если это необходимо, рассмотрение руководством, завершение регистрации после рассмотрения и затем доставляются исполнителям.

77. Прием документов включает проверку правильности доставки (по адресу на конверте), целостность конвертов, пакетов. При вскрытии конвертов проверяется наличие документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах или пакетах.

При недостаче или повреждении полученного документа начальником отдела документооборота и контроля составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в отделе документооборота и контроля, второй (с поврежденной корреспонденцией) отсылается отправителю.

Ошибочно адресованные в Мингорисполком документы пересылаются по принадлежности в новом конверте с вложением в него конверта, в котором они поступили, или возвращаются отправителю.

Пакеты, с отметкой "лично" или адресованные общественным организациям, передаются адресатам без вскрытия упаковки.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:

если дата на оттиске календарного штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

дата документа существенно отличается от даты его получения;

если на документе отсутствует реквизит "Дата документа";

если в полученном документе нет обратного адреса отправителя.

В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после использования документа подшивается вместе с ним в дело.

При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются по назначению без вскрытия упаковки.

78. Сортировка документов заключается в распределении их на две группы: на подлежащие и не подлежащие регистрации.

Для упорядочения работы по регистрации документов в Мингорисполкоме утверждаются перечень документов, не подлежащих регистрации, и порядок работы с ними.

На полученном документе в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа проставляется регистрационный штамп.

На подлежащих регистрации документах проставляется регистрационный штамп, в котором указываются регистрационный индекс поступившего в Мингорисполком документа и дата поступления документа. Регистрационный индекс состоит из порядкового номера документа, возрастающего в пределах календарного года.

Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, передаются на регистрацию в отдел по работе с обращениями граждан и юридических лиц Мингорисполкома.

79. После обработки документы поступают на первоначальную регистрацию в отдел документооборота и контроля.

На данном этапе регистрации на документ заводится регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) в автоматизированной системе управления документами Мингорисполкома (далее - АСУД), куда вносятся общие сведения о документе, известные до его рассмотрения и определения порядка исполнения.

Самостоятельной регистрации подлежат инициативные исходящие документы.

80. Документы, поступившие в Мингорисполком, предварительно рассматриваются отделом документооборота и контроля.

Предварительному рассмотрению подлежат все документы. Предварительное рассмотрение проводится с целью распределения поступивших документов на необходимые для рассмотрения председателем, заместителями председателя и управляющим делами Мингорисполкома, направляемые непосредственно в структурные подразделения Мингорисполкома, организации, имущество которых находится в коммунальной собственности, и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания и установленного распределения обязанностей между председателем, заместителями председателя и управляющим делами Мингорисполкома. В ходе предварительного рассмотрения проверяется повторность обращения корреспондентов. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и приобщаются к поступившему.

81. Отделом документооборота и контроля вся поступившая корреспонденция направляется помощнику председателя Мингорисполкома секретариата управления делами (далее - помощник председателя горисполкома), а также помощникам заместителей председателя Мингорисполкома секретариата управления делами (далее - помощники заместителей председателя горисполкома) для подготовки ее на доклад руководству Мингорисполкома и непосредственно исполнителям.

Телеграммы и иные срочные документы вышестоящих государственных органов подлежат обработке в первую очередь и передаются на рассмотрение по мере их поступления.

На рассмотрение председателя, заместителей председателя и управляющего делами Мингорисполкома передаются документы вышестоящих государственных органов, исполнительных и распорядительных органов и иных организаций, содержащие информацию по основным вопросам деятельности Мингорисполкома.

На рассмотрение председателя Мингорисполкома представляются документы, поступившие в Мингорисполком и адресованные председателю, из:

Администрации Президента Республики Беларусь;

Совета Министров Республики Беларусь;

Совета Республики и Палаты представителей Национального собрания Республики Беларусь;

Государственного секретариата Совета Безопасности Республики Беларусь;

Комитета государственного контроля Республики Беларусь;

Национального банка Республики Беларусь;

Конституционного Суда Республики Беларусь;

Верховного Суда Республики Беларусь;

Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь;

Прокуратуры Республики Беларусь;

министерств, иных республиканских организаций государственного управления и иных государственных органов, подчиненных Совету Министров Республики Беларусь, из других государств и международных организаций, подписанные их высшими и первыми лицами;

иных организаций по вопросам формирования и исполнения бюджета, соблюдения законности и охраны общественного порядка, реализации государственной кадровой политики, работы администраций города Минска, мобилизационных планов и гражданской обороны.

Остальная поступившая корреспонденция готовится на рассмотрение заместителей председателя и управляющего делами Мингорисполкома. Если в процессе подготовки документа к рассмотрению заместителем председателя будет установлено, что с содержанием документа должен быть ознакомлен председатель Мингорисполкома, то такой документ передается на его рассмотрение.

Документ, направленный на рассмотрение кому-либо из заместителей председателя Мингорисполкома или управляющему делами, а также в структурные подразделения Мингорисполкома, организации, имущество которых находится в коммунальной собственности, администрации районов г. Минска, по согласованию с начальником управления делами может быть возвращен без рассмотрения в день его поступления (но не позднее следующего дня). Такой документ передается на рассмотрение другого заместителя председателя Мингорисполкома в соответствии с распределением обязанностей.

Возврат документов в подобных случаях производится в отдел документооборота и контроля.

Передача документов, подлежащих регистрации, на доклад, ознакомление и исполнение, а также отправление адресатам без регистрации запрещаются.

Рассмотрение документов руководством Мингорисполкома отражается в резолюциях.

82. Документы рассматриваются в день их поступления, а срочные - немедленно.

Помощник председателя Мингорисполкома и помощники заместителей председателя Мингорисполкома обязаны своевременно докладывать председателю и заместителям председателя горисполкома документы, поступившие из вышестоящих государственных органов, со сроком исполнения менее 10 дней и принимать меры по немедленному доведению их до исполнителей.

После рассмотрения председателем Мингорисполкома, его заместителями и управляющим делами Мингорисполкома документы передаются в отдел документооборота и контроля для завершения регистрации. Завершение регистрации документов после их рассмотрения заключается во внесении в РКК сведений о порядке исполнения документов (резолюций): фамилий ответственного исполнителя и других исполнителей, краткого описания поручений и действий по исполнению, сроков исполнения.

83. Направление документов на исполнение производится в день их окончательной регистрации, требующих срочного исполнения - немедленно.

Документы, которые исполняются несколькими исполнителями, передаются им поочередно или одновременно в копиях.

Подлинник документа, не подлежащего постановке на контроль, передается ответственному исполнителю.

Документы, состоящие на контроле, передаются всем исполнителям в копиях. Первые экземпляры таких документов остаются в отделе документооборота и контроля.

Если документ адресован нескольким исполнителям и сроки исполнения не позволяют ознакомить исполнителей с документом поочередно, то каждому исполнителю предоставляется копия документа с резолюцией.

Документы, передаваемые в структурные подразделения Мингорисполкома, организации, имущество которых находится в коммунальной собственности г. Минска, администрации районов г. Минска, принимаются под роспись в соответствующем журнале.

84. В Мингорисполкоме копируются и тиражируются документы только служебного характера.

85. Руководители структурных подразделений Мингорисполкома или их заместители при необходимости срочного копирования документов в нерабочее время должны не позднее чем за час до конца рабочего дня сообщить об этом управляющему делами Мингорисполкома или начальнику управления делами Мингорисполкома.

86. Документы изготавливаются с помощью технических средств и оформляются в соответствии с требованиями СТБ 6.38-2004 и настоящей Инструкции.

87. Исполнение исходящих документов в Мингорисполкоме включает составление проекта документа, печатание машинописного подлинника (набор и изготовление подлинника на бумажном носителе), согласование, подписание (утверждение), регистрацию и отправку.

Документ, правильно оформленный и согласованный в установленном порядке, передается помощнику председателя Мингорисполкома или помощникам заместителей председателя Мингорисполкома, в компетенцию которого входит рассмотрение изложенного в письме вопроса в соответствии с распределением обязанностей, на подпись вместе с документами, на основании которых он готовился.

Помощник председателя Мингорисполкома и помощники заместителей председателя Мингорисполкома несут персональную ответственность за качество представляемых на подпись руководству исходящих документов и своевременность их представления после рассмотрения в отдел документооборота и контроля.

Документ, оформленный с нарушением требований СТБ 6.38-2004, возвращается помощником председателя и помощниками заместителей председателя Мингорисполкома ответственному исполнителю для доработки.

88. Правильно оформленные и подписанные документы, предназначенные для отправки, передаются в отдел документооборота и контроля для их регистрации и отправки.

Перед регистрацией исходящего документа специалист отдела документооборота и контроля проверяет:

правильность оформления документа с использованием компьютерных технологий и размещения на нем всех необходимых реквизитов;

правильность адресования документа и наличие адреса;

наличие соответствующих подписей;

наличие виз на копиях документов, остающихся в деле;

наличие заверенных приложений к документу и соответствие количества их экземпляров количеству указанных в документе адресатов.

Документы, не соответствующие вышеизложенным требованиям, регистрации и отправке не подлежат и возвращаются ответственному исполнителю для доработки.

89. Документы, готовые к отправке, передаются в отдел документооборота и контроля в открытом виде с указанием почтового адреса или списком рассылки, если отправляются более чем в четыре адреса. Обработка и отправка документов производятся, как правило, в день их подписания и не позже чем за два часа до окончания рабочего дня. Если подлежащий к отправке документ не подготовлен к указанному времени, исполнитель обязан предупредить об этом отдел документооборота и контроля.

Документы, имеющие срочный характер, обрабатываются немедленно.

90. Документы, отправляемые одному адресату, должны быть вложены в один конверт, на котором указываются почтовый адрес и наименование корреспондента.

91. Законвертированная корреспонденция в зависимости от срочности доставки адресату отправляется фельдсвязью или почтой.

Телеграммы передаются в отдел документооборота и контроля с приложением необходимого количества заверенных копий (по числу городов, других населенных пунктов, администраций районов г. Минска, указанных в адресе).

На заказную корреспонденцию составляется реестр рассылки, в котором работник отдела документооборота и контроля проставляет свою фамилию и дату отправки.

Реестры подшиваются в дела и хранятся в течение года.

92. Срочные документы регистрируются в установленном порядке и передаются адресату по электронным и иным каналам связи. Подлинник документа возвращается в отдел документооборота и контроля для отправки по почте или для приобщения к делу.

93. Отправка дополнительных экземпляров документа или замена разосланного ранее документа осуществляется только по указанию лица, подписавшего документ, или начальника отдела документооборота и контроля.

94. Документы на съемных машинных носителях (дисках, дискетах и др.) принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке. Копия сопроводительного письма помещается в дело на общих основаниях.

95. Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в пределах Мингорисполкома.

Прохождение внутренних документов в Мингорисполкоме на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих.

Документы, подготовленные непосредственно в структурном подразделении Мингорисполкома, организации, имущество которых находится в коммунальной собственности (инициативные письма, докладные записки, заключения, справки и т.п.), и адресованные руководству Мингорисполкома, регистрируются в данном структурном подразделении или организации.

Этим документам присваивается регистрационный индекс, состоящий из индекса структурного подразделения или организации, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, возрастающего в пределах календарного года. Например:

1/2-4/1, где 1/2 - индекс структурного подразделения, 4 - номер дела по номенклатуре, 1 - порядковый номер документа.

На документах, составленных совместно несколькими структурными подразделениями Мингорисполкома, проставляется регистрационный индекс, присвоенный документу основным структурным подразделением-исполнителем.

96. Протоколы совещаний у председателя Мингорисполкома, его заместителей оформляются структурным подразделением Мингорисполкома, организацией, имущество которой находится в коммунальной собственности, подготовившей совещание. Учитываются и контролируются данные протоколы в этих же структурных подразделениях Мингорисполкома, организациях, имущество которых находится в коммунальной собственности. Для отправки такой протокол передается в отдел документооборота и контроля с указателем рассылки и необходимым количеством копий протокола.

97. Докладные записки на имя руководства Мингорисполкома, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностными лицами, которым они направлены, после чего передаются в установленном порядке для исполнения в соответствующие структурные подразделения Мингорисполкома, организации, имущество которых находится в коммунальной собственности, или подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел.

98. Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов на всех этапах прохождения осуществляются с обязательной отметкой в РКК.

Глава 7 АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ МИНГОРИСПОЛКОМА

99. Работа с полученной и созданной документацией сопровождается в Мингорисполкоме решением задач по ее учету, регистрации, контролю исполнения, в процессе выполнения которых проводятся поиск и систематизация документов и содержащейся в них информации. Реализация указанных задач по обработке документации осуществляется с помощью АСУД.

АСУД создается с помощью автоматизированных средств обработки информации.

АСУД включает правила регистрации документов, информационно-поисковые массивы, комплекс классификаторов.

100. Автоматизированные картотеки обеспечивают пользователей информацией о всех зарегистрированных и контролируемых документах.

Картотеки размещаются на автоматизированных рабочих местах, объединенных в локальную сеть.

Поиск информации о документах может производиться в местах их регистрации, контроля исполнения и с автоматизированных рабочих мест непосредственно пользователей.

101. Работа по регистрации и контролю исполнения документов в автоматизированном режиме включает следующие основные операции:

ввод в РКК общих сведений о документе;

ввод задания (резолюции) по исполнению документа;

распечатку РКК;

ввод в РКК сведений о ходе исполнения документа;

корректировку хода и сроков исполнения документа (задания);

предупредительный контроль;

заполнение РКК по результатам исполнения документа;

поиск РКК по запросам;

обработку картотеки для получения статистических и аналитических отчетов о зарегистрированных и контролируемых документах.

102. Ввод информации в автоматизированные картотеки осуществляется непосредственно с документов в соответствии с принятыми формами РКК. Получение результатов обработки информации на экране дисплея и в печатном виде осуществляется в соответствии с принятыми формами представления сообщений и обобщающих сводок.

103. Отдел документооборота и контроля осуществляет справочную работу по всем поступающим документам. Структурные подразделения Мингорисполкома, организации, имущество которых находится в коммунальной собственности, администрации районов г. Минска ведут справочную работу по документам, поступившим в их адрес и отправленным за подписью их руководителей, а также по документам, находившимся на исполнении.

104. Выходная информация при работе с картотеками представляется в форме, адекватной запросу пользователя. Пользователю могут выдаваться РКК, содержащиеся в картотеках, сообщения - ответы на запросы, обобщенные ведомости - отчеты, содержащие информацию, сгруппированную по определенным признакам.

105. Выходная информация рассчитана на передачу:

работникам отдела документооборота и контроля (сводки о зарегистрированных и поставленных на контроль документах, ходе и результатах их исполнения);

исполнителям (ответы на запросы, напоминания о приближении срока исполнения документа, сообщения об истечении срока исполнения и т.д.);

руководству Мингорисполкома и структурных подразделений, организаций, имущество которых находится в коммунальной собственности (сводки об объеме документооборота, тематике документов, справки о выполнении заданий, о состоянии исполнительской дисциплины и т.п.).

106. Выходные сообщения выдаются с заданной периодичностью (ежедневно, ежеквартально, ежемесячно и т.п.) по запросам пользователей.

При ведении автоматизированных картотек выходные ведомости могут выдаваться на экран дисплея и на печать (в форме машинограмм).

Выходная информация может доводиться до пользователей путем передачи информации по локальной вычислительной сети, передачи на дискетах, рассылки машинограмм или по телефону.

107. Обобщающие сведения группируются в выходных ведомостях по различным признакам и их сочетаниям:

по исполнителям;

по корреспондентам;

по видам документов;

по стадиям исполнения документов (выполненные, невыполненные, просроченные);

по вопросам и т.д.

108. Выходные формы в зависимости от назначения могут иметь различные названия (например, напоминания о приближении сроков исполнения документов, уведомления об истечении сроков исполнения документов, справки о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях и т.д.).

Глава 8 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

109. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в Мингорисполком документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений в РКК.

110. Регистрация документов служит для:

включения сведений о документах в АСУД;

формирования статистической отчетности.

111. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, договорные, переписка и др.), как создаваемые в Мингорисполкоме, так и поступающие из других организаций и от физических лиц, независимо от носителей и способов записи информации (машинописные, машиночитаемые и т.д.).

112. Отдельной регистрации и учету подлежат следующие группы документов:

распорядительные документы по основной деятельности;

распорядительные документы по личному составу;

входящие документы;

исходящие документы;

внутренние документы;

обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.

113. Регистрация документов в Мингорисполкоме осуществляется с использованием различных регистрационных форм и технических средств на основе единых регистрационных данных: наименования документа, автора (корреспондента), даты, индекса документа, заголовка, исполнителя, срока исполнения, отметки об исполнении, места хранения. В случае необходимости этот перечень может дополняться (куратор, ход исполнения, индекс и рубрикатор по классификатору и др.). Регистрационные данные переносятся из документа в РКК без изменений (возможно использование общепринятых сокращений).

114. Документы регистрируются и индексируются в местах их создания или поступления (в отделе документооборота и контроля, в структурных подразделениях аппарата Мингорисполкома, организациях, имущество которых находится в коммунальной собственности, работающих с соответствующими видами документации).

115. Индекс (регистрационный номер) служит главным учетным и поисковым признаком документа. Он указывает на принадлежность документа к конкретной классификационной группе и на порядковый номер в этой группе. Основой для индексации документов служит номенклатура дел Мингорисполкома.

Индекс должен иметь стабильное расположение составных частей.

116. Документы, зарегистрированные в Мингорисполкоме и переданные в структурные подразделения Мингорисполкома, организации, имущество которых находится в коммунальной собственности, вторичной регистрации не подлежат.

Глава 9 КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

117. Контроль исполнения документов осуществляется с целью обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние документы, которые по своему характеру требуют решения (ответа) и имеют предписание о контроле председателя Мингорисполкома, его заместителей или управляющего делами. На контроль могут быть поставлены также устные поручения председателя Мингорисполкома, его заместителей и управляющего делами.

Предметом контроля являются содержащиеся в документах задания, поручения, решения, просьбы, предложения. Контролируемые задания и поручения отражаются также в резолюции документа.

118. Общее руководство организацией контроля фактического исполнения документов осуществляют председатель Мингорисполкома, его заместители, управляющий делами Мингорисполкома в соответствии с распределением обязанностей.

119. Ежедневный оперативный контроль за соблюдением сроков исполнения поступивших в Мингорисполком и изданных Мингорисполкомом документов, поручений по ним, а также поручений руководства Мингорисполкома осуществляют помощник председателя Мингорисполкома и помощники заместителей председателя Мингорисполкома.

В этих целях помощник председателя Мингорисполкома и помощники заместителей председателя Мингорисполкома:

ежедневно готовят (просматривают, систематизируют) и докладывают руководству переданную из управления делами корреспонденцию;

своевременно докладывают документы, поступившие из вышестоящих государственных органов, со сроками исполнения менее 10 дней и принимают меры по их немедленному доведению до исполнителей;

осуществляют контроль за соблюдением сроков подготовки ответов или информации по документам, поступившим из вышестоящих государственных органов, структурными подразделениями Мингорисполкома, организациями, собственность которых находится в коммунальной собственности, администрациями районов г. Минска, курируемыми председателем Мингорисполкома или его заместителями, докладывают об их исполнении и контролируют своевременность их отправки;

ежемесячно докладывают руководству Мингорисполкома сведения об исполнительской дисциплине курируемых структурных подразделений Мингорисполкома, организаций, собственность которых находится в коммунальной собственности, администраций районов г. Минска, готовят материалы для привлечения исполнителей к дисциплинарной ответственности за несвоевременное и некачественное исполнение.

120. Организацию оперативного контроля, систематическую проверку исполнения поступивших в Мингорисполком документов (за исключением обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц) осуществляет управление делами.

121. Отдел документооборота и контроля:

организует и осуществляет постоянный контроль за ходом выполнения указов, декретов, распоряжений Президента Республики Беларусь, распоряжений Администрации Президента Республики Беларусь, постановлений Совета Министров Республики Беларусь, протоколов заседаний Президиума Совета Министров Республики Беларусь, распоряжений Премьер-министра Республики Беларусь, решений Мингорисполкома, распоряжений председателя Мингорисполкома (далее - правовые акты), протоколов и поручений Президента Республики Беларусь, Премьер-министра Республики Беларусь и заместителей Премьер-министра Республики Беларусь, министерств и других государственных органов, поручений председателя Мингорисполкома и его заместителей (далее - служебные документы);

в соответствии с законодательством участвует в проверках деятельности структурных подразделений Мингорисполкома, организаций, собственность которых находится в коммунальной собственности г. Минска и администраций районов г. Минска в части организации делопроизводства;

систематически проводит анализ состояния исполнительской дисциплины.

122. Руководители структурных подразделений Мингорисполкома, организаций, имущество которых находится в коммунальной собственности, администраций районов г. Минска организуют исполнение документов, взятых на контроль отделом документооборота и контроля и направленных им на исполнение; документов, поступивших непосредственно в адрес структурных подразделений; внутренних документов, подготовленных этими же структурными подразделениями.

Контроль за исполнением таких документов возлагается на руководителей структурных подразделений Мингорисполкома, организаций, собственность которых находится в коммунальной собственности, администраций районов г. Минска.

123. Система контроля исполнения правовых актов, служебных документов и поручений по ним включает:

учет и постановку на контроль;

своевременное доведение до сведения исполнителей;

контроль за сроками исполнения;

проверку хода выполнения;

отчетность о результатах исполнения;

снятие с контроля, учет, обобщение и анализ результатов исполнения;

оценку состояния исполнительской дисциплины.

124. Учет и рассылку исполнителям иных правовых актов и служебных документов осуществляет отдел документооборота и контроля.

125. Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документа (решения, распоряжения, протокола).

Основным источником сведений, необходимых для ведения контроля, является резолюция на документе.

При отсутствии резолюции необходимые сведения выделяются из текста самого документа (исполнители, содержание задания, срок).

126. Сроки промежуточного контроля (контрольные даты для напоминания или доклада о ходе исполнения) определяются на основе резолюции руководителя (например, "докладывать еженедельно") или по усмотрению отдела документооборота и контроля с учетом общей продолжительности установленного срока исполнения.

127. Сроки исполнения фиксируются в тексте документа или в резолюции к нему.

Сроки исполнения внутренних и исходящих документов исчисляются в календарных днях с даты их подписания (принятия, утверждения), а для поступивших - с даты поступления.

Срок исполнения документов может быть связан с определенными событиями, действиями, например: "Подготовить к заседанию Мингорисполкома".

Если дата исполнения приходится на нерабочий день, то сроком исполнения считается предыдущий рабочий день.

128. Сроки исполнения документов могут быть индивидуальными или типовыми.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководством Мингорисполкома исходя из срока, определенного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Если на контроль ставятся отдельные пункты документов, а общий срок контроля не указан, то сроком исполнения всего документа считается дата исполнения последнего по срокам пункта или дата представления последней информации по исполнению документа.

При отсутствии срока исполнения в документе или в резолюции исполнение осуществляется в соответствии с типовыми сроками.

В случае когда срок исполнения нигде не указан, документ должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются правовыми актами государственных органов.

129. Решения и поручения Президента Республики Беларусь исполняются в порядке и сроки, предусмотренные распоряжением Президента Республики Беларусь от 13 апреля 2001 г. N 112рп "О совершенствовании порядка прохождения документов, вносимых на рассмотрение Президента Республики Беларусь, и об усилении контроля за выполнением решений и поручений Президента Республики Беларусь" и распоряжением Президента Республики Беларусь от 19 августа 2004 г. N 224рп "О совершенствовании контроля за выполнением протоколов поручений Президента Республики Беларусь".

130. Изменение или продление сроков исполнения документов допускается с письменного разрешения председателя Мингорисполкома или его заместителя, установившего указанный срок. Приостановить исполнение документа или отменить его исполнение имеет право только должностное лицо, подписавшее документ. Сроки исполнения правовых актов, служебных документов и поручений по ним вышестоящих государственных органов могут изменяться только этими органами.

Продление срока оформляется не менее чем за 5 календарных дней до даты окончания исполнения или сразу же после получения задания.

При необходимости изменения срока выполнения задания исполнитель представляет на имя председателя Мингорисполкома или его заместителя, установившего этот срок, мотивированную просьбу о продлении исполнения задания с указанием нового срока, конкретных причин невыполнения или срыва сроков выполнения задания исполнителем, принятых мерах к виновным, в том числе мерах дисциплинарного взыскания. Если новый срок превышает один месяц, отдел документооборота и контроля имеет право запросить у исполнителя промежуточную информацию о ходе выполнения поручения.

131. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, зафиксированных в нем, сообщения результатов заинтересованным организациям или другого документированного подтверждения исполнения. В РКК документа делается отметка об исполнении.

Снятие с контроля правовых актов оформляется карточкой снятия с контроля, которая подписывается заместителем председателя Мингорисполкома, ответственным за контроль, после чего утверждается председателем Мингорисполкома.

132. Сведения о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях Мингорисполкома, организациях, имущество которых находится в коммунальной собственности, администрациях районов г. Минска представляются управлением делами на рассмотрение руководства Мингорисполкома.

Глава 10 РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЯ С ДОКУМЕНТАМИ

133. Исполнитель получает документы после их регистрации в соответствии с резолюциями руководства Мингорисполкома, руководства структурного подразделения Мингорисполкома, организации, имущество которой находится в коммунальной собственности, с учетом распределения функциональных обязанностей.

134. Исполнитель знакомится с документами в день их поступления. Если документы имеют длительный срок исполнения (не менее 6 месяцев) и установлены даты промежуточного контроля, исполнитель сообщает в отдел документооборота и контроля о результатах каждого этапа выполненной работы.

135. При решении оперативных вопросов на безбумажной основе (по телефону, на личном приеме и т.д.) на исполненном документе и в регистрационно-контрольной карточке исполнитель делает отметку об исполнении. Например:

В дело 3-10

Вопрос решен по телефону

с начальником отдела Н.С.Ивановым

на совещании будет присутствовать

ведущий специалист А.А.Андреев.

Подпись исполнителя

Дата

136. При подготовке проекта документа исполнитель учитывает ранее изданные по данному вопросу документы и требования законодательства.

Подготовленный проект документа печатается и оформляется в соответствии с установленными требованиями, согласовывается с заинтересованными в установленном порядке.

Исполнитель несет ответственность за полноту, достоверность и своевременность сообщаемой информации.

Содержание проектов служебных документов не подлежит разглашению, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к их исполнению.

После согласования проекта исходящего документа он передается на подпись председателю Мингорисполкома, или его заместителю, или управляющему делами, а затем на регистрацию и отправку.

Если документ является ответом, то документ-запрос подшивается в дело вместе с документом-ответом. В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет дело, в которое должен быть подшит документ. Исполнитель проставляет отметку об исполнении и направлении его в дело.

Глава 11 УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ОФОРМЛЕНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА

137. Пользование информацией ограничивается законодательством в целях защиты сведений, распространение которых может нанести ущерб экономике государства, его обороноспособности, интеллектуальной собственности, а также чести и достоинству, личной и семейной жизни граждан.

138. Общий порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения определен Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15 февраля 1999 г. N 237.

139. К информации ограниченного распространения относятся несекретные сведения, распространение которых нежелательно для интересов деятельности Мингорисполкома, администраций районов, организаций коммунальной собственности г. Минска.

140. Под распространением понимаются сообщение, публикация сведений в печати и иных средствах массовой информации, а также доведение материалов, содержащих указанные сведения, любыми другими способами (музеи, выставки, семинары, симпозиумы, ярмарки, тендеры и др.) до юридических и физических лиц, которым не предоставлено право ознакомления с ними, а также вывоз материалов, содержащих сведения ограниченного распространения, за границу или передача их иностранным гражданам.

141. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в данной главе.

142. Регистрация (учет) документов (изданий) с грифом ограниченного распространения ("Для служебного пользования" (ДСП), "Не для печати" (НДП), "Не подлежит оглашению" (НПО) и др.) осуществляется главным специалистом отдела документооборота и контроля управления делами Мингорисполкома, ведущим учет несекретной документации.

143. Регистрации (учету) подлежат все документы (издания), имеющие гриф ограничения распространения. В этом случае к регистрационному индексу документа (издания) добавляются буквы "ДСП", "НДП", "НПО".

В регистрационно-контрольной карточке указываются количество поступивших (или отправляемых) экземпляров документа (издания), номера этих экземпляров и количество листов документа (издания).

Документы (издания) ДСП хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

144. При направлении документов (изданий) в структурные подразделения Мингорисполкома, организации, имущество которых находится в коммунальной собственности, администрации районов г. Минска перед фамилией лица, которому направляется документ (издание), в учетной карточке указываются номер экземпляра передаваемого ему документа (издания) и дата его передачи.

Передача таких документов (изданий) производится под расписку лицу, назначенному ответственным в структурном подразделении Мингорисполкома, организации, имущество которой находится в коммунальной собственности, администрации района г. Минска за получение документов (изданий) с грифом ограниченного распространения.

Пересылка сторонним организациям осуществляется фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями либо с использованием защищенных систем электросвязи.

145. Документы (издания) с ограничительным грифом "Для служебного пользования" создаются (редактируются) в электронном виде и печатаются в структурных подразделениях Мингорисполкома. В правом верхнем углу первой страницы исходящих и внутренних документов (изданий) на обложке и титульном листе документа (издания) (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих информацию ограниченного распространения, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам (изданиям) проставляются ограничительный гриф и номер экземпляра.

В левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа каждого экземпляра документа (издания) работник, подготовивший данный документ (далее - исполнитель), должен указать фамилию исполнителя, номер телефона исполнителя, имя файла, количество отпечатанных экземпляров и дату печатания документа.

146. Необходимость проставления ограничительного грифа "Для служебного пользования" определяется исполнителем, руководителем структурного подразделения, в котором подготовлен проект документа, или должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ.

Если один из пунктов документа имеет ограничительный гриф "Для служебного пользования", гриф присваивается всему документу.

При необходимости на этапе подготовки и разработки проекта документа он может иметь ограничительный гриф "Для служебного пользования", который снимается после утверждения (подписания) документа.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения или о снятии ограничительного грифа "Для служебного пользования", несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

147. Листы журналов учета размножаемых (копируемых) документов (изданий) с ограничительным грифом "Для служебного пользования" (приложение 15); решений Мингорисполкома и распоряжений председателя Мингорисполкома с ограничительным грифом "Для служебного пользования" (приложение 16); дел ДСП, поступивших в архив Мингорисполкома (приложение 17), должны быть пронумерованы (черным графитовым карандашом в правом верхнем углу листа), прошнурованы и опечатаны. На последнем листе делается запись: "В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено мастичной печатью (количество листов прописью) листов". Опечатывание производится с помощью бумажной наклейки с оттиском печати таким образом, чтобы захватывались нити шнура прошивки дела. Запись заверяется подписью начальника управления делами с проставлением даты.

148. Учет решений Мингорисполкома и распоряжений председателя Мингорисполкома, имеющих гриф ограничения распространения, ведется отделом по подготовке заседаний исполкома управления делами (далее - отдел по подготовке заседаний исполкома) в картотеке регистрации решений и распоряжений без грифа.

Под регистрационным номером такого документа в карточке пишутся буквы ДСП, НДП, НПО.

Номера экземпляров рассылаемого адресатам решения или распоряжения записываются в указателе рассылки.

149. Рассылаемые отделом по подготовке заседаний исполкома материалы с грифом ограничения доступа к заседаниям Мингорисполкома подлежат возврату в указанный отдел. В отделе по подготовке заседаний исполкома ведется поэкземплярный учет рассылки и возврата этих материалов. По миновании надобности они уничтожаются работниками этого же отдела в установленном порядке.

150. При необходимости рассылки копий поступившего в Мингорисполком документа с грифом ограниченного распространения на копиях указывается номер поступившего экземпляра документа, дополненный (в скобках) порядковым номером экземпляра-копии (например: Экз. N 24(1), Экз. N 24(2) и т.д.). Если такие документы (издания) направляются по нескольким адресам, составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов, изданий.

Корреспонденцию с ограничительным грифом "Для служебного пользования" запрещается передавать по факсимильной и незащищенной электронной связи.

151. Размножение (копирование) документов (изданий) с грифом ограничения доступа, как правило, производится в бюро машинописной, копировально-множительной техники управления делами.

В бюро машинописной, копировально-множительной техники управления делами ведется журнал поэкземплярного учета размножения (копирования) документов (изданий) с грифом ограниченного распространения. Документы (издания) принимаются от специалиста и сдаются специалисту под расписку в журнале.

Печатание и размножение (копирование) документов (изданий) ДСП производятся в строго ограниченном количестве экземпляров.

Информация о размножении (копировании) с указанием даты, номеров экземпляров и адресатов заносится на оборотную сторону документа ДСП, помещаемого в дело по номенклатуре, и в его учетную карточку или к документу прилагается утвержденный указатель рассылки.

152. Исполненные документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства.

Все документы и дела с грифом ограниченного распространения формируются в дела постоянного хранения.

Лица, не работающие в Мингорисполкоме, допускаются к ознакомлению с такими документами по разрешению управляющего делами Мингорисполкома или начальника управления делами.

Подлежащие уничтожению документы и дела должны в обязательном порядке уничтожаться по акту, измельчаться до степени, исключающей возможность прочтения текста, или сжигаться.

153. Запрещается пользоваться данными, содержащимися в документах (изданиях) с грифом ограниченного распространения, в открытых выступлениях (в печати, по радио и т.д.).

154. О фактах утраты документов (изданий) с грифом ограниченного распространения немедленно ставится в известность управляющий делами Мингорисполкома и начальник управления делами.

155. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами (изданиями), содержащими такую информацию, работник структурного подразделения Мингорисполкома, администрации района, организации, имущество которой находится в коммунальной собственности г. Минска, может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

Ответственность за организацию и осуществление надлежащего учета, за хранение, размножение, использование и уничтожение документов (изданий) с грифом ограниченного распространения несут руководители структурных подразделений Мингорисполкома, главы администраций районов и руководители организаций, имущество которых находится в коммунальной собственности.

156. Контроль за состоянием работы с документами ограниченного распространения в структурных подразделениях Мингорисполкома, организациях, имущество которых находится в коммунальной собственности, администрациях районов г. Минска производится не реже одного раза в год специально создаваемой распоряжением председателя Мингорисполкома рабочей группой.

Раздел IV ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В МИНГОРИСПОЛКОМЕ, ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ИХ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ

Глава 12 СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

157. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В делопроизводстве номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

158. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве Мингорисполкома составляются номенклатура дел (далее - сводная номенклатура дел) и номенклатура дел каждого структурного подразделения.

159. Сводная номенклатура дел составляется управлением делами на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме согласно приложению 6.

Сводная номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается начальником управления делами, согласовывается с главным специалистом управления делами Мингорисполкома, ответственным за ведение архивного дела (далее - главный специалист управления делами), постоянно действующей экспертной комиссией Мингорисполкома (далее - ЭК) и утверждается председателем Мингорисполкома до 1 января года, на который составлена.

160. Сводная номенклатура дел согласовывается с учреждением "Государственный архив Минской области" один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре Мингорисполкома независимо от срока предыдущего согласования.

161. Сводная номенклатура дел Мингорисполкома составляется в трех экземплярах. Первый и второй экземпляры хранятся в управлении делами Мингорисполкома, третий - в учреждении "Государственный архив Минской области".

162. После утверждения сводной номенклатуры дел председателем Мингорисполкома главный специалист управления делами делает из нее выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения Мингорисполкома для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.

163. Номенклатуры дел структурных подразделений Мингорисполкома составляются по форме согласно приложению 7.

Номенклатура дел структурного подразделения Мингорисполкома составляется работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, согласовывается с главным специалистом управления делами и подписывается руководителем структурного подразделения.

164. При составлении сводной номенклатуры дел Мингорисполкома используются: Регламент, положения о структурных подразделениях, штатное расписание, перечни документов с указанием сроков хранения; номенклатуры дел за предыдущие годы; описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

165. В сводную номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе дела с грифом ограничения доступа "Для служебного пользования", учетно-регистрационные формы (журналы, книги).

В номенклатуру дел включаются также документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций.

166. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания.

167. Сводная номенклатура дел Мингорисполкома составляется по структурному принципу. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Мингорисполкома являются названия структурных подразделений, соответствующие утвержденной структуре Мингорисполкома.

168. Сводная номенклатура дел оформляется на чистом листе бумаги формата А4.

169. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой:

169.1. в графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела).

Например:

1-5, где 1 - индекс структурного подразделения, 5 - порядковый номер дела по номенклатуре в пределах данного структурного подразделения.

В сводной номенклатуре дел однородным делам, включенным в различные разделы (подразделы), присваиваются одинаковые заголовки.

Например:

Распоряжения председателя Мингорисполкома по основной деятельности. Копии.

Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и более лет (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом;

169.2. в графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел.

Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия.

В состав заголовка включаются указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержание) дела.

В заголовках определенных категорий дел дополнительно включаются:

указание автора документа (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или должностного лица);

Например:

Распоряжения председателя Мингорисполкома по основной деятельности

указание адресата или корреспондента документов;

Например:

Переписка с Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь по вопросам работы городского общественного транспорта

даты (период), к которым относится содержание документов дела;

Например:

План работы на 2013 год

Отчеты о работе комиссии по делам несовершеннолетних за 2012 год

указание на копийность документов, включенных в дело.

Например:

Распоряжения председателя Мингорисполкома по основной деятельности. Копии

Термин "Документы" используется в заголовке:

при группировке в деле различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются два-три вида документов, включенных в дело;

Например:

Документы, послужившие основанием для издания приказов, распоряжений по личному составу (заявления, справки, докладные записки и др.)

при объединении в одном деле документов-приложений к какому-либо документу или группе документов.

Например:

Документы к протоколам заседаний горисполкома (проекты решений, справки-обоснования и др.)

Термин "Дело" используется в заголовке при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью его решения.

Например:

Дело о рассмотрении жалобы Ивановой И.И.

Термин "Дело" употребляется в названиях личных, судебных и арбитражных дел.

В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется переписка.

Например:

Переписка с Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь по вопросам работы городского общественного транспорта

Если переписка ведется с более чем тремя однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно.

Например:

Переписка с избирательными комиссиями о проведении избирательной кампании

Если переписка ведется с более чем тремя разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не указываются.

Например:

Переписка об организации семинаров, совещаний по вопросам совершенствования документационного обеспечения

В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы.

Например:

План работы комиссии по делам несовершеннолетних на 2013 год

Отчеты о работе комиссии по делам несовершеннолетних за 2012 год

В процессе формирования дел заголовки могут уточняться.

Заголовки в разделах (подразделах) сводной номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:

нормативные правовые акты Республики Беларусь (декреты, указы Президента Республики Беларусь, законы Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь и др.);

учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);

распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);

организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);

протоколы;

планы;

отчеты;

договоры;

справочно-информационные документы (акты, справки, информации и др.);

переписка;

учетно-регистрационные формы.

Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты - перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организациями - перед перепиской с иными организациями и т.д.;

169.3. графа 3 номенклатуры дел заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в течение года под соответствующим заголовком;

169.4. в графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим перечням типовых документов с указанием сроков хранения, иными актами законодательства Республики Беларусь, даются ссылки на соответствующие пункты и статьи перечней;

169.5. в графе 5 проставляются отметки о переходящих делах, о незаведении дел, об утрате дел и др.

170. В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом "Подпись" указываются названия нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел.

171. По окончании делопроизводственного года управлением делами Мингорисполкома в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 8.

Итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений (общественной организации) составляются по той же форме и подписываются руководителями структурных подразделений.

Глава 13 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

172. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Документы группируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Мингорисполкома. Контроль за правильным формированием дел осуществляется управлением делами Мингорисполкома.

173. В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных дел.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела.

В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры.

174. Приложения формируются в дела с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они формируются в отдельные дела.

175. Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего.

176. Документы в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный и др.

Документы заседаний Мингорисполкома группируются в два дела:

протоколы заседаний и решения;

документы к протоколам заседаний (проекты решений, справки-обоснования и др.).

Уставы, положения, инструкции, утвержденные решениями Мингорисполкома, группируются вместе с указанными решениями.

Распоряжения председателя Мингорисполкома по основной деятельности и по личному составу группируются в отдельные дела.

Распоряжения председателя Мингорисполкома и иные документы по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения:

о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, премировании кадров, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и служебных командировках за границу;

о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь.

Планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от расчетов к ним.

Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления. Например, план на 2012 год, составленный в 2011 году, или отчет за 2011 год, составленный в 2012 году, должны быть отнесены к 2011 году.

Дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности при решении вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним - документ-ответ.

Документы личного дела систематизируются в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, и документы по их рассмотрению группируются в самостоятельные дела.

Обращения граждан, содержащие предложения по улучшению деятельности Мингорисполкома, и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу документов.

Повторные обращения и документы по их рассмотрению систематизируются в деле вместе с предыдущими.

Лицевые счета группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий.

Глава 14 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

177. Экспертиза ценности документов - определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

178. Экспертиза ценности документов проводится ЭК Мингорисполкома.

179. ЭК действует на основании положения, утверждаемого председателем Мингорисполкома и согласовываемого с учреждением "Государственный архив Минской области".

180. Основными функциями ЭК являются:

ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

согласование описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов;

принятие решений по вопросам совершенствования делопроизводства и архивного дела Мингорисполкома.

181. Непосредственный отбор документов на хранение и выделение к уничтожению производится работниками структурных подразделений Мингорисполкома, в деятельности которых они были образованы.

182. По результатам экспертизы ценности и отбора документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Глава 15 ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

183. Дела Мингорисполкома подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются.

184. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

185. Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела указываются:

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

индекс дела по номенклатуре дел;

заголовок дела;

год, в котором заводится дело;

срок хранения дела.

186. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление внутренней описи дела (в личном деле);

составление листа-заверителя;

оформление и уточнение реквизитов обложки дела;

систематизацию документов дела в соответствии с требованиями главы 13 настоящей Инструкции.

187. Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (скобы, скрепки) из них удаляются.

188. Листы в деле, кроме листа-заверителя и листов внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы каждого тома дела нумеруются отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа.

Лист с наклеенными документами (вырезки, выписки, фотографии и т.п.) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно.

Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт и подшиваются. Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело.

При наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов.

Например:

15а, 15б

189. К делам, учет которых вызывается спецификой документации (личные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела), составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 9.

Внутренняя опись документов личного дела составляется в процессе ведения личного дела.

Во внутренней описи указываются порядковые номера документов в деле, даты, индексы, заголовки документов и номера листов, на которых расположен каждый документ.

В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело листов документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела.

Изменение состава документов дела (изъятие, включение документов и др.) отражается во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новые итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись.

190. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись дела.

Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе по форме согласно приложению 10 и помещается в конце дела (тома, части). Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел), номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак "+" (плюс).

При необходимости в заверительной надписи оговариваются особенности физического состояния и формирования дел.

Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая зачеркивается, но сохраняется в деле.

191. Обложки дел оформляются по форме согласно приложению 11.

По окончании делопроизводственного года реквизиты обложек дел, подлежащих полному оформлению, уточняются:

при изменении наименования организации или структурного подразделения, при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в период формирования дела на обложке указывается новое наименование (сверху), а прежнее заключается в скобки;

в заголовках дел с распорядительными документами, протоколами, состоящих из нескольких томов, указываются их номера;

на обложке дела проставляется дата дела (крайние даты документов, включенных в дело);

если в дело включены документы за более ранний период, чем год формирования дела, то под датой дела делается отметка "Имеются документы за ... год(ы)";

из листа-заверителя выносится на обложку дела количество листов в деле;

при включении дела в сводную опись на обложке дела проставляется архивный шифр (номер фонда, описи и дела по описи).

Дата на обложке дела обозначается арабскими цифрами. Даты дел с планами, отчетами, штатными расписаниями, лицевыми счетами и дел, содержащих один документ, включают только год. Крайними датами личного дела являются даты распоряжений (приказов) о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело.

В верхней части обложек дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, предусматривается место для указания наименования государственного архива.

Надписи на обложках делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Допускается оформление реквизитов обложки с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела.

192. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются.

Глава 16 СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

193. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, их учета и систематизации.

194. Описи дел составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу.

195. Описи дел составляются в структурных подразделениях Мингорисполкома (далее - описи дел структурных подразделений) и в управлении делами Мингорисполкома (далее - сводные описи).

196. В структурных подразделениях описи дел постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством главного специалиста управления делами по форме согласно приложению 12.

197. Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены на хранение в течение следующего делопроизводственного года. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.

198. Перед внесением заголовков дел в опись проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел Мингорисполкома, проводится полистный просмотр дел. Обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях.

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Если розыск оказался безрезультатным, то на отсутствующие дела составляется справка с изложением причин их отсутствия. Справка подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел в управление делами Мингорисполкома.

199. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

порядок нумерации дел в описи - валовой;

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с номенклатурой дел;

графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками заголовок первого дела указывается полностью, а заголовки последующих дел обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся полностью (на каждом новом листе заголовок воспроизводится полностью).

200. Номер описи дел структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел Мингорисполкома, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение "лс", а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения - "в".

201. В конце описи дел структурного подразделения составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

202. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления, начальником управления делами Мингорисполкома и утверждается руководителем структурного подразделения.

203. Описи структурных подразделений составляются в двух экземплярах. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в управление делами Мингорисполкома вместе с делами.

204. Дела профсоюзного комитета Мингорисполкома передаются в управление делами в порядке, установленном для передачи дел для структурных подразделений, и включаются в годовые разделы сводной описи дел.

205. По описям дел структурных подразделений документы сдаются в управление делами. На основе описей дел структурных подразделений в управлении делами Мингорисполкома составляются годовые разделы сводных описей дел Мингорисполкома.

Глава 17 ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

206. С момента заведения и до передачи на хранение в управление делами Мингорисполкома или уничтожения после истечения срока хранения дела хранятся в структурных подразделениях по месту формирования.

Дела хранятся в рабочих кабинетах в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

207. По истечении года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, документы постоянного хранения и по личному составу поступают на дальнейшее хранение в управление делами Мингорисполкома, где хранятся в течение 10 и 75 лет соответственно.

Передача дел осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями главы 16 настоящей Инструкции.

208. Дела временного (до 10 лет) хранения на хранение не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в управление делами Мингорисполкома допускается в исключительных случаях по решению начальника управления делами Мингорисполкома. Передача таких дел может осуществляться по номенклатуре дел.

209. Дела передаются на хранение по графику. График составляется главным специалистом управления делами, согласовывается с руководителями структурных подразделений, утверждается начальником управления делами Мингорисполкома.

При приеме-передаче дел на хранение главным специалистом управления делами проверяется правильность формирования и оформления дел. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.

Дела передаются на хранение в присутствии работника структурного подразделения. В обоих экземплярах описи структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых на хранение дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей, подписи, расшифровка подписей лица, передавшего дела, и главного специалиста управления делами, принявшего дела.

Сверенные с описью дела доставляются на хранение работниками структурных подразделений.

210. Переданные на хранение в управление делами дела постоянного хранения и по личному составу хранятся в помещении, доступ в которое ограничен.

211. Документы и дела Мингорисполкома могут выдаваться в пользование структурным подразделениям, подведомственным и сторонним организациям и в случаях, определенных законодательством, гражданам.

Выдача документов и дел сторонним организациям производится на основании письменного запроса этой организации и разрешающей резолюции начальника управления делами Мингорисполкома.

Для контроля за возвратом на место выданного дела заводится карта-заместитель дела согласно приложению 14.

212. Документы Мингорисполкома могут быть изъяты в ходе предварительного расследования, судебного разбирательства, исполнения решений органа уголовного преследования и суда по уголовным делам в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Изъятие документов из дел постоянного хранения производится с обязательным включением в дело заверенной копии документа.

213. Выдача копий документов Мингорисполкома, выписок из них организациям, гражданам производится на основании письменного запроса и разрешающей резолюции начальника управления делами Мингорисполкома.

Глава 18 УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

214. Отбор документов к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности отбора осуществляет ЭК Мингорисполома.

215. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

216. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела всего Мингорисполкома, так и на дела отдельного структурного подразделения. На документы с отметкой "ЭПК" составляется отдельный акт.

217. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 13. В акте указываются:

заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел;

Например:

План работы организационно-кадрового управления на 2012

или

Планы работы структурных подразделений Мингорисполкома

дата или крайние даты дел;

Например:

2011

или

2011 - 2015

номера номенклатур дел, в которых были учтены выделяемые к уничтожению дела или номера описей дел временного хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения более 10 лет, в том числе по личному составу). Номера описей дел постоянного хранения, из которых в ходе их переработки отдельные дела или документы выделены к уничтожению;

индексы дел по номенклатуре дел или номера по описи;

количество дел (каждый том учитывается как отдельное дело);

сроки хранения дел и номера статей (пунктов) по перечням.

Например:

5 л., п. 461

218. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЭК Мингорисполкома одновременно со сводными описями дел.

Акт утверждается председателем Мингорисполкома после утверждения учреждением "Государственный архив Минской области" сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой "ЭПК".

219. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.

Глава 19 ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

220. После истечения сроков временного хранения дела постоянного хранения в упорядоченном состоянии передаются на постоянное хранение в государственный архив.

221. Дела передаются поединично по описям, утвержденным в установленном порядке. Вместе с делами передаются три экземпляра описи дел постоянного хранения и три экземпляра историко-архивной справки к фонду. Один экземпляр описи и историко-архивной справки остается в управлении делами.

222. Передача документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел на постоянное хранение. Акт приема-передачи дел на постоянное хранение составляется в двух экземплярах, один из которых остается в управлении делами.

223. Если при передаче выявлена утрата документов постоянного хранения, Мингорисполком принимает меры к их розыску. Причины отсутствия документов оговариваются в справке об отсутствии документов и в историко-архивной справке к фонду.

224. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение (переплет, транспортирование, изготовление коробок), выполняются за счет средств, предусмотренных сметой расходов Мингорисполкома.

Приложение 1
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете

Форма бланка решения

                           Государственный герб
                            Республики Беларусь

        МIНСКI ГАРАДСКI                           МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ
       ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ                        ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ

            РАШЭННЕ                                    РЕШЕНИЕ
       _______ N _______
            г. Мiнск                                   г. Минск

Приложение 2
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете

Форма бланка выписки из решения

                           Государственный герб
                            Республики Беларусь

        МIНСКI ГАРАДСКI                           МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ
       ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ                        ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ

       ВЫПIСКА З РАШЭННЯ                          ВЫПИСКА ИЗ РЕШЕНИЯ
       _______ N _______
           г. Мiнск                                    г. Минск

Приложение 3
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете

Форма бланка распоряжения горисполкома

                           Государственный герб
                            Республики Беларусь

        МIНСКI ГАРАДСКI                           МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ
       ВЫКАЎНАЧЫ КАМIТЭТ                        ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ

         РАСПАРАДЖЭННЕ                               РАСПОРЯЖЕНИЕ
       _______ N _______
           г. Мiнск                                    г. Минск

Приложение 4
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете

Форма бланка протокола

                           Государственный герб
                            Республики Беларусь

        МIНСКI ГАРАДСКI                           МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ
       ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ                        ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ

           ПРАТАКОЛ                                    ПРОТОКОЛ

       ______ N ________
           г. Мiнск                                    г. Минск

Приложение 5
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете

Форма бланка для письма

                                 Государственный герб
                                  Республики Беларусь

            МIНСКI ГАРАДСКI                              МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ
           ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ                           ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ

  пр. Незалежнасцi, 8; 220030, г. Мiнск         пр. Независимости, 8; 220030, г. Минск
тэл. (017) 218 00 01, факс (017) 227 68 66    тел. (017) 218 00 01, факс (017) 227 68 66
   Р/р N 3604740104015 у фiлiяле N 539           Р/с N 3604740104015 в филиале N 539
  ААТ "Белiнвестбанк" г. Мiнска, код 739        ОАО "Белинвестбанк" г. Минска, код 739

      ______________ N __________
      На N ________ ад __________

Приложение 6
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете

Форма сводной номенклатуры дел горисполкома

Минский городской                            УТВЕРЖДАЮ
исполнительный комитет                       Председатель горисполкома

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_______ N ______                             Подпись      Расшифровка
   г. Минск                                               подписи
на _________ год                             Дата

--------+-----------------+------------+-------------------+----------
¦Индекс ¦Название раздела ¦ Кол-во дел ¦Срок хранения дела ¦  Примечание  ¦
¦ дела  ¦  (подраздела)   ¦  (томов,   ¦  (тома, части) и  ¦              ¦
¦       ¦ заголовок дела  ¦  частей)   ¦  номера пунктов   ¦              ¦
¦       ¦  (тома, части)  ¦            ¦(статей) по перечню¦              ¦
+-------+-----------------+------------+-------------------+--------------+
¦   1   ¦        2        ¦     3      ¦         4         ¦      5       ¦
¦-------+-----------------+------------+-------------------+---------------

Номенклатура дел составлена на основании __________________________________
                                            (название и выходные данные
___________________________________________________________________________
       нормативных правовых актов, использованных при определении
                          сроков хранения дел)

Начальник управления делами            Подпись          Расшифровка
                                                        подписи

Наименование должности лица,
ответственного за ведение архивного дела
Подпись              Расшифровка подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО                         СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания                  Протокол заседания ЭМК учреждения
ЭК горисполкома                     "Государственный архив Минской области"
__________ N _____                  ____________ N _____

Приложение 7
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете

Форма номенклатуры дел структурного подразделения (общественной организации) горисполкома

Минский городской
исполнительный комитет

Наименование структурного подразделения
(общественной организации)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_______ N ______
   г. Минск
на _________ год

--------+-----------------+----------------+-------------------+------
¦Индекс ¦Название раздела ¦   Кол-во дел   ¦Срок хранения дела ¦Примечание¦
¦ дела  ¦  (подраздела),  ¦(томов, частей) ¦  (тома, части) и  ¦          ¦
¦       ¦ заголовок дела  ¦                ¦  номера пунктов   ¦          ¦
¦       ¦  (тома, части)  ¦                ¦(статей) по перечню¦          ¦
+-------+-----------------+----------------+-------------------+----------+
¦   1   ¦        2        ¦       3        ¦         4         ¦    5     ¦
¦-------+-----------------+----------------+-------------------+-----------

Номенклатура дел составлена на основании __________________________________
                                             (название и выходные данные
___________________________________________________________________________
        нормативных правовых актов, использованных при определении
                          сроков хранения дел)

Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
(общественной организации)             Подпись          Расшифровка подписи

Наименование должности лица,
ответственного за ведение архивного дела

Подпись              Расшифровка подписи

Дата

Приложение 8
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете

Форма итоговой записи к номенклатуре дел горисполкома

              Итоговая запись о категориях и количестве дел,
               заведенных в _________ году в Мингорисполкоме

---------------------------+-----------+------------------------------
¦                          ¦           ¦           В том числе            ¦
¦    По срокам хранения    ¦   Всего   +-----------------+----------------+
¦                          ¦           ¦   переходящих   ¦с отметкой "ЭПК"¦
+--------------------------+-----------+-----------------+----------------+
¦            1             ¦     2     ¦        3        ¦       4        ¦
+--------------------------+-----------+-----------------+----------------+
¦Постоянного               ¦           ¦                 ¦                ¦
+--------------------------+-----------+-----------------+----------------+
¦Временного (свыше 10 лет) ¦           ¦                 ¦                ¦
+--------------------------+-----------+-----------------+----------------+
¦Временного (до 10 лет     ¦           ¦                 ¦                ¦
¦включительно)             ¦           ¦                 ¦                ¦
+--------------------------+-----------+-----------------+----------------+
¦Итого:                    ¦           ¦                 ¦                ¦
¦--------------------------+-----------+-----------------+-----------------

Начальник управления делами            Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы
в управление делами

Наименование должности лица,
передавшего сведения                   Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Приложение 9
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N __________

----+----------+-----------------+-----------+-----------+------------
¦ N ¦   Дата   ¦     Индекс      ¦ Заголовок ¦  Номера   ¦   Примечание   ¦
¦п/п¦документа ¦    документа    ¦ документа ¦листов дела¦                ¦
+---+----------+-----------------+-----------+-----------+----------------+
¦ 1 ¦    2     ¦        3        ¦     4     ¦     5     ¦       6        ¦
+---+----------+-----------------+-----------+-----------+----------------+
¦   ¦          ¦                 ¦           ¦           ¦                ¦

Итого ___________________________________________________ листов документов
                     (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ________________________________________
                                            (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,
составившего внутреннюю
опись документов дела                  Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Приложение 10
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете

Форма листа-заверителя дела

                      ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _______

В деле подшито (вложено) и пронумеровано __________________________________
                                                (цифрами и прописью)

лист(ов), в том числе:
литерные номера

пропущенные номера:

+ листов внутренней описи

-------------------------------------------------------+--------------
¦ Особенности физического состояния и формирования дел ¦  Номера листов   ¦
+------------------------------------------------------+------------------+
¦                          1                           ¦        2         ¦
¦------------------------------------------------------+-------------------

Наименование должности лица,
составившего заверительную надпись     Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Приложение 11
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете

Форма обложки дела

----------------------------------------------------------------------
¦                                                                         ¦
¦                                               Ф. N _____________________¦
¦                                                                         ¦
¦                                               Оп. N ____________________¦
¦                                                                         ¦
¦                                               Д. N _____________________¦
¦                                                                         ¦
¦                                                                         ¦
¦                Минский городской исполнительный комитет                 ¦
¦                                                                         ¦
¦                            Управление делами                            ¦
¦                                                                         ¦
¦                 Отдел по подготовке заседаний исполкома                 ¦
¦                                                                         ¦
¦                       Дело N 1/1-05        Том 7                        ¦
¦                 Распоряжения N 600р - 625р председателя                 ¦
¦                  горисполкома по основной деятельности                  ¦
¦                                                                         ¦
¦                                                                         ¦
¦                                                  02.07.2003             ¦
¦                                                  29.07.2003             ¦
¦                                                                         ¦
¦                                                                         ¦
¦                                                  На 200 листах          ¦
¦                                                  Хранить постоянно      ¦
¦                                                                         ¦
¦                                                                         ¦
¦Ф. N _____________________                                               ¦
¦                                                                         ¦
¦Оп. N ____________________                                               ¦
¦                                                                         ¦
¦Д. N _____________________                                               ¦
¦                                                                         ¦
¦--------------------------------------------------------------------------

Приложение 12
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) горисполкома

Минский городской исполнительный комитет      УТВЕРЖДАЮ
                                              Наименование должности
Наименование структурного подразделения       руководителя структурного
(общественной организации)                    подразделения (общественной
                                              организации)

                                              Подпись   Расшифровка подписи

                                              Дата

ОПИСЬ N __________
дел ____________________________
    (наименование категории дел)
за ___________ год

----+-------+------------+---------+-------------+-------------+------
¦ N ¦Индекс ¦  Название  ¦  Дата   ¦ Количество  ¦Срок хранения¦Примечание¦
¦п/п¦ дела  ¦  раздела,  ¦  дела   ¦листов в деле¦    дела     ¦          ¦
¦   ¦(тома, ¦ заголовок  ¦ (тома,  ¦(томе, части)¦(тома, части)¦          ¦
¦   ¦части) ¦дела (тома, ¦ части)  ¦             ¦             ¦          ¦
¦   ¦       ¦   части)   ¦         ¦             ¦             ¦          ¦
+---+-------+------------+---------+-------------+-------------+----------+
¦ 1 ¦   2   ¦     3      ¦    4    ¦      5      ¦    6 <*>    ¦    7     ¦
¦---+-------+------------+---------+-------------+-------------+-----------

В данную опись внесено ____________________________________________________
                                        (цифрами и прописью)

дел с N _____ по N _____, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности
составителя описи                      Подпись          Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО
Начальник управления делами            Подпись          Расшифровка подписи

Дата
___________________

Передал _______________________________________________________________ дел
                              (цифрами и прописью)

Наименование должности работника,
передавшего дела                       Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Принял ________________________________________________________________ дел
                              (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,
ответственного за ведение
архивного дела                         Подпись          Расшифровка подписи

Дата

     --------------------------------
     <*> Графа 6 отсутствует в описях дел постоянного хранения.

Приложение 13
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете

Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

Минский городской                           УТВЕРЖДАЮ
исполнительный комитет                      Председатель горисполкома
АКТ
___________ N ____                          Подпись     Расшифровка подписи
     г. Минск                               Дата

О выделении к уничтожению документов
и дел, не подлежащих хранению

На основании ______________________________________________________________
                (названия и выходные данные нормативных правовых актов,
___________________________________________________________________________
             использованных при проведении экспертизы ценности)
отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической  ценности и
утратившие практическое значение документы и дела фонда N
___________________________________________________________________________
                              (название фонда)

----+---------+-------+-----------+------------+----------+--------+------
¦ N ¦Заголовок¦ Дата  ¦  Номера   ¦Индекс дела ¦Количество¦ Сроки  ¦Примечание¦
¦п/п¦дела или ¦ дела  ¦номенклатур¦   (тома,   ¦   дел    ¦хранения¦          ¦
¦   ¦групповой¦  или  ¦ (описей)  ¦ части) по  ¦ (томов,  ¦  дела  ¦          ¦
¦   ¦заголовок¦крайние¦ за год(ы) ¦номенклатуре¦ частей)  ¦ (тома, ¦          ¦
¦   ¦   дел   ¦ даты  ¦           ¦ или N дела ¦          ¦части) и¦          ¦
¦   ¦         ¦  дел  ¦           ¦  по описи  ¦          ¦ номера ¦          ¦
¦   ¦         ¦       ¦           ¦            ¦          ¦пунктов ¦          ¦
¦   ¦         ¦       ¦           ¦            ¦          ¦(статей)¦          ¦
¦   ¦         ¦       ¦           ¦            ¦          ¦   по   ¦          ¦
¦   ¦         ¦       ¦           ¦            ¦          ¦перечню ¦          ¦
+---+---------+-------+-----------+------------+----------+--------+----------+
¦ 1 ¦    2    ¦   3   ¦     4     ¦     5      ¦    6     ¦   7    ¦    8     ¦
+---+---------+-------+-----------+------------+----------+--------+----------+
¦   ¦         ¦       ¦           ¦            ¦          ¦        ¦          ¦

Итого ____________________________________ дел за __________________ год(ы)
             (цифрами и прописью)
Описи  дел  постоянного  хранения  за ____ год(ы)  утверждены, а по личному
составу  согласованы  с  ЭПК  отдела по архивам и делопроизводству главного
управления юстиции Миноблисполкома
(протокол __________ N _______)

Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности
документов                             Подпись          Расшифровка подписи

-------------------------------------+--------------------------------
¦СОГЛАСОВАНО                         ¦СОГЛАСОВАНО <*>                     ¦
¦Протокол заседания ЭК горисполкома  ¦Протокол  заседания  ЭПК  отдела  по¦
¦____________ N __________           ¦архивам и делопроизводству  главного¦
¦                                    ¦управления юстиции Миноблисполкома  ¦
¦                                    ¦_____________ N ____________        ¦
¦------------------------------------+-------------------------------------

     --------------------------------
     <*>  Оформляется  в  актах  о выделении  к  уничтожению  документов  с
отметкой "ЭПК".

Документы в количестве _______________________________________________ дел,
                                      (цифрами и прописью)
весом ____________ кг сданы в _____________________________________________
                                      (наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___________ N _____________

Наименование должности работника
горисполкома, сдавшего документы       Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности лица,
ответственного за ведение архивного
дела                                   Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Приложение 14
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете

Форма карты-заместителя дела

                          КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Минский городской
исполнительный комитет

Дело N ____________________________________________________________________
           (индекс по номенклатуре дел или номер по описи и заголовок)

Выдано __________________ во временное пользование до _____________________
         (дата выдачи)                                   (дата возврата)

------+----------------------------T--T-------+-----------------------
¦Выдал¦                            ¦  ¦Получил¦                           ¦
+-----+----------------------------+--+-------+---------------------------+
¦     ¦  (наименование должности,  ¦  ¦       ¦ (наименование должности,  ¦
¦     ¦          подпись,          ¦  ¦       ¦         подпись,          ¦
+-----+----------------------------+--+-------+---------------------------+
¦     ¦ расшифровка подписи лица,  ¦  ¦       ¦ расшифровка подписи лица, ¦
+-----+----------------------------+--+-------+---------------------------+
¦     ¦      выдавшего дело)       ¦  ¦       ¦   которому выдано дело)   ¦
+-----+----------------------------+--+-------+---------------------------+
¦     ¦                            ¦  ¦       ¦                           ¦
¦-----+----------------------------+--+-------+----------------------------

Приложение 15
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете

Форма журнала учета размножаемых (копируемых) документов с ограничительным грифом "Для служебного пользования"

ЖУРНАЛ
учета размножаемых (копируемых) документов (изданий) с
ограничительным грифом "Для служебного пользования"

----+-----------+-------------+------------+----------+------------+-------
¦ N ¦   Дата    ¦   Фамилия   ¦Наименование¦Количество¦ Количество ¦   Дата,   ¦
¦п/п¦поступления¦исполнителя, ¦ документа  ¦  листов  ¦размноженных¦ фамилия и ¦
¦   ¦ заказа и  ¦  сдавшего   ¦  или его   ¦оригинала ¦экземпляров ¦  подпись  ¦
¦   ¦  подпись  ¦документ для ¦   номер    ¦документа ¦            ¦   лица,   ¦
¦   ¦   лица,   ¦копирования, ¦            ¦          ¦            ¦получившего¦
¦   ¦получившего¦и индекс его ¦            ¦          ¦            ¦выполненный¦
¦   ¦ документ  ¦структурного ¦            ¦          ¦            ¦  заказ и  ¦
¦   ¦    для    ¦подразделения¦            ¦          ¦            ¦ оригинал  ¦
¦   ¦копирования¦             ¦            ¦          ¦            ¦ документа ¦
¦---+-----------+-------------+------------+----------+------------+------------

Приложение 16
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете

Форма журнала решений Мингорисполкома и распоряжений председателя Мингорисполкома с ограничительным грифом "Для служебного пользования"

ЖУРНАЛ
учета решений Мингорисполкома и распоряжений председателя Мингорисполкома
с ограничительным грифом "Для служебного пользования"

----+---------+-----------+------------+---------+----------+-------------+----------+------
¦ N ¦ Номер и ¦  Кол-во   ¦   Номер    ¦  Дата   ¦  Номер   ¦  Фамилия и  ¦ Подпись  ¦Примечание¦
¦п/п¦  дата   ¦экземпляров¦контрольного¦ выдачи  ¦экземпляра¦  инициалы   ¦получателя¦          ¦
¦   ¦документа¦           ¦   экз.,    ¦документа¦          ¦ получателя, ¦          ¦          ¦
¦   ¦         ¦           ¦сдаваемого в¦         ¦          ¦подразделение¦          ¦          ¦
¦   ¦         ¦           ¦   архив    ¦         ¦          ¦             ¦          ¦          ¦
¦---+---------+-----------+------------+---------+----------+-------------+----------+-----------

Приложение 17
к Инструкции по документационному
обеспечению управления в Минском
городском исполнительном комитете

Форма журнала учета дел с ограничительным грифом "Для служебного пользования", поступивших в архив Мингорисполкома

ЖУРНАЛ
учета дел с ограничительным грифом "Для служебного пользования",
поступивших в архив Мингорисполкома

-----+-----------+-----------+------------+------------+-------+------
¦ N  ¦   Дата    ¦  Подпись  ¦Индекс дела ¦Наименование¦Кол-во ¦ Номер и  ¦
¦п/п ¦поступления¦   лица,   ¦ и год его  ¦    дела    ¦листов ¦   дата   ¦
¦    ¦   дела    ¦принявшего ¦формирования¦            ¦в деле ¦сдаточной ¦
¦    ¦           ¦   дело    ¦            ¦            ¦       ¦ описи, в ¦
¦    ¦           ¦           ¦            ¦            ¦       ¦ которую  ¦
¦    ¦           ¦           ¦            ¦            ¦       ¦ включено ¦
¦    ¦           ¦           ¦            ¦            ¦       ¦   дело   ¦
¦----+-----------+-----------+------------+------------+-------+-----------

Архів документів
Папярэдні | Наступны