Стр. 2
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 |
8.36. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на дела по личному составу.
8.37. В структурных подразделениях аппарата горисполкома описи дел составляются ежегодно. По этим описям дела сдаются в архив горисполкома.
8.38. На основе описей дел структурных подразделений в архиве составляются годовые разделы сходной описи горисполкома.
8.39. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится под самостоятельным номером);
- порядок нумерации в описи - валовый за несколько лет;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью.
9. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ И ПОРЯДОК ВЫДАЧИ
ИХ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
9.1. Работник архива при приеме документов и дел проверяет соответствие их оформления требованиям настоящей Инструкции.
9.2. Документы и дела в архиве хранятся в порядке, установленном государственной архивной службой.
9.3. Дела выдаются из архива по запросам работников аппарата горисполкома под расписку.
9.4. На документах, полученных из архива, запрещается делать пометки и подчеркивания.
9.5. Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения не разрешается кроме случаев, предусмотренных законодательством. В случае необходимости с документа снимается копия.
9.6. Взятые из архива документы по миновании надобности в них должны быть возвращены в архив.
9.7. Допуск к делам и документам лиц, не работающих в аппарате горисполкома, производится по разрешению управляющего делами или его заместителя.
9.8. Дела и документы, сданные на постоянное хранение в архив горисполкома, хранятся в нем в течение 10 лет, после чего передаются в установленном порядке на государственное хранение.
Приложение 1 к п. 1.4
ФОРМА ЖУРНАЛА
РЕГИСТРАЦИИ РЕШЕНИЙ
------------+-----------+---------------+-------------------------¬
¦ Номер ¦ Дата ¦ Номер ¦ Наименование решения ¦
¦ решения ¦ решения ¦ протокола ¦ ¦
¦ ¦ ¦ заседания ¦ ¦
+-----------+-----------+---------------+-------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
¦-----------+-----------+---------------+--------------------------
Приложение 2 к п. 1.4
ФОРМА ЖУРНАЛА
РЕГИСТРАЦИИ РАСПОРЯЖЕНИЙ
-------------------+------------+---------------------------------¬
¦ Номер ¦ Дата ¦ Наименование распоряжения ¦
¦ распоряжения ¦ ¦ ¦
+------------------+------------+---------------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦
¦------------------+------------+----------------------------------
Приложение 3 к п. 1.4
ФОРМА ЖУРНАЛА
РЕГИСТРАЦИИ РАСПОРЯЖЕНИЙ
(по личному составу)
------------------+----------------+------------------------------¬
¦ Номер ¦ Дата ¦ Наименование распоряжения ¦
¦ распоряжения ¦ ¦ ¦
+-----------------+----------------+------------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦
¦-----------------+----------------+-------------------------------
Приложение 4 к п. 1.4
ФОРМА ЖУРНАЛА
РЕГИСТРАЦИИ ЗЕМЕЛЬНЫХ УЧАСТКОВ
-----------+------+-----------+--------+--------------------------¬
¦ Номер ¦ Дата ¦ Номер ¦ Номер ¦ Наименование организации ¦
¦ решения ¦ ¦ протокола ¦ пункта ¦ ¦
¦ ¦ ¦ заседания ¦ ¦ ¦
+----------+------+-----------+--------+--------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
¦----------+------+-----------+--------+---------------------------
Приложение 5 к п. 2.4
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ В СЕКТОРЕ ПО
РАБОТЕ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ ГОРИСПОЛКОМА,
УПРАВЛЕНИЯХ ДЕЛАМИ РАЙОННЫХ АДМИНИСТРАЦИЙ
1. Протоколы (копии) заседаний исполнительного комитета
2. Документы избирательных комиссий по выборам в органы государственной власти
3. Копии писем, присланные для сведения
4. Сводки и другие виды периодической информации, присланные для сведения
5. Бухгалтерские документы
6. Графики, наряды, заявки, разнарядки
7. Прейскуранты, нормы расходования материалов (копии)
8. Учебные планы, программы (копии)
9. Печатные изделия (газеты, журналы, книги, бюллетени, плакаты)
10. Рекламные извещения и проспекты, плакаты, программы совещаний, конференций и т.д.
11. Сообщения о заседаниях, сообщениях и повестки дня
12. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты
13. Формы статистической отчетности
14. Переписка по мелким вопросам административно-хозяйственной деятельности
Приложение 6 к п. 3.4
МIНСКI ГАРАДСКI МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ
ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ Изображение ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
герба
220050, г.Мiнск, Республики 220050, г.Минск,
праспект Ф.Скарыны, 8. Беларусь проспект Ф.Скорины, 8.
Тэл.: 27-05-75 Тел.: 27-05-75
-------------------------------------------------------------------
N _____________ от _______________
от ______________ N ______________
РЭСПУБЛIКА БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКА БЕЛАРУСЬ
------ ------
МIНСКI ГАРАДСКI МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ
ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ Изображение ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
герба
220050, г.Мiнск, Республики 220050, г.Минск,
праспект Ф.Скарыны, 8. Беларусь проспект Ф.Скорины, 8.
Тэл.: 27-05-75 Тел.: 27-05-75
РАШЭННЕ РЕШЕНИЕ
от ______________ N ______________
МIНСКI ГАРАДСКI МИНСКИЙ ГОРОДСКОЙ
ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ Изображение ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
герба
220050, г.Мiнск, Республики 220050, г.Минск,
праспект Ф.Скарыны, 8. Беларусь проспект Ф.Скорины, 8.
Тэл.: 27-05-75 Тел.: 27-05-75
РАСПАРАДЖЭННЕ РАСПОРЯЖЕНИЕ
от ______________ N ______________
Приложение 7 к п. 8.1., 8.8
Наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
________ N ________ руководителя организации
___________________ Подпись И.О.Фамилия
(место составления) дата
на ____________ год
-------+---------------------+----------+--------------+----------¬
¦Индекс¦Наименование раздела,¦Кол-во дел¦ Срок хранения¦Примечание¦
¦ дела ¦ заголовок дела, ¦ (томов, ¦ дела (тома, ¦ ¦
¦ ¦ (тома, части) ¦ частей) ¦ части) и N ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ статей по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦
+------+---------------------+----------+--------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
¦------+---------------------+----------+--------------+-----------
Наименование должности
руководителя службы
делопроизводства организации подпись И.О.Фамилия
Дата
Виза лица, ответственного за архив
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК отдела по
___________________________ архивам и делопроизводству
(наименование организации) Миноблисполкома
от ___________ N __________ от __________ N __________
Председатель ЭК Председатель ЭПК
Подпись Подпись
Форма номенклатуры дел организации
Итоговая запись о категориях и количествах дел,
заведенных в _____________ году в организации
-------------------------+-------+---------------------------------¬
¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе ¦
¦ ¦ +--------------+------------------+
¦ ¦ ¦ переходящих ¦ с отметкой "ЭПК" ¦
+------------------------+-------+--------------+------------------+
¦постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------------+-------+--------------+------------------+
¦временного ¦ ¦ ¦ ¦
¦(свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+------------------------+-------+--------------+------------------+
¦временного ¦ ¦ ¦ ¦
¦(до 10 лет включительно)¦ ¦ ¦ ¦
+------------------------+-------+--------------+------------------+
¦Итого: ¦ ¦ ¦ ¦
¦------------------------+-------+--------------+-------------------
Наименование должности
руководителя службы
делопроизводства организации подпись И.О.Фамилия
Дата
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
Приложение 8 к п. 8.23
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись
И.О.Фамилия
АКТ Дата
____ N ___
______________________
место составления
О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
на основании _______________________________________________________
(название и выходные данные перечня
____________________________________________________________________
документов с указанием сроков хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда N _______________
(название фонда)
----+---------+-------+----------+------+-------+--------+------¬
¦NN ¦Заголовок¦Дата ¦Номера ¦Индекс¦Кол-во ¦Сроки ¦Приме-¦
¦п/п¦дела или ¦дела ¦описей ¦дела ¦дел ¦хранения¦чание ¦
¦ ¦групповой¦или ¦(номенкла-¦(тома,¦(томов,¦дела ¦ ¦
¦ ¦заголовок¦крайние¦тур) за ¦части)¦частей)¦(тома, ¦ ¦
¦ ¦дел ¦даты ¦год(ы) ¦по ¦ ¦части) и¦ ¦
¦ ¦ ¦дел ¦ ¦номен-¦ ¦номера ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦кла - ¦ ¦статей ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦туре ¦ ¦по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦или N ¦ ¦перечню ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦дела ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦по ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦описи ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+-------+----------+------+-------+--------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
¦---+---------+-------+----------+------+-------+--------+-------
Итого ______________________ дел за ______________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ______ годы утверждены, а по
наличному составу согласованы с ЭПК отдела по архивам и
делопроизводству Миноблисполкома
(протокол ________ N _______)
Наименование должности Подпись Расшифровка
лица, проводившего подписи
экспертизу ценности
документов
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
Наименование организации
___________ N __________
Председатель ЭК Подпись
Документы в количестве _____________________ дел, весом _________ кг
(цифрами и прописью)
сданы в ____________________________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной _______________________
N ____________
Наименование должности Подпись Расшифровка
работника, сдавшего подписи
документы
Дата
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению
Приложение 9 к п. 8.26
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ________
В дело подшито и пронумеровано _________________________________
(цифрами
_____________________________________________________________ листов
и прописью)
в том числе: литерные листы ________________________________________
пропущенные номера _________________________________________________
листов внутренней описи ____________________________________________
Наименование должности лица, Подпись Расшифровка
составившего заверительную подписи
надпись
Дата
Форма листа-заверителя дела
Приложение 10 к п. 8.32
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(наименование учреждения, организации и структурного подразделения)
______________________ ДЕЛО N ________________ том N _________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(заголовок дела)
___________________
дата (крайние даты)
на _________ листах
хранить ___________
Формат обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения
Приложение 11 к п. 8.35
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
_________________________
(наименование должности
_________________________
руководителя организации)
_________________________
(подпись)
Расшифровка
подписи
"___" _________ 199 __ г.
____________________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Фонд N _________________
Опись __________________
дел постоянного хранения
за 19 ___ - 19 ___ годы
-----+-------+------------------+-----------+---------+-----------¬
¦ N ¦Индекс ¦Название раздела ¦Дата дела ¦Кол-во ¦Примечание ¦
¦п/п ¦ дела ¦(структурного ¦(тома, ¦листов в ¦ ¦
¦ ¦ ¦подразделения), ¦части) ¦деле ¦ ¦
¦ ¦ ¦заголовок дела ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦(тома, части) ¦ ¦ ¦ ¦
+----+-------+------------------+-----------+---------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
¦----+-------+------------------+-----------+---------+------------
В данный раздел описи внесено ____________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N ________ по N _________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
____________________________________________
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 |
| 
