В связи с принятием Закона Республики Беларусь от 16 января 1999 г. "О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" областной исполнительный комитет РЕШИЛ:
1. Внести изменения и дополнения в Положение об отделе по архивам и делопроизводству облисполкома, утвержденному решением облисполкома от 25 апреля 1996 г. N 6-15, изложив его в новой редакции (прилагается).
2. Утвердить коллегию отдела по архивам и делопроизводству облисполкома в следующем составе:
Селицкий К.В. - заведующий отделом по архивам и
делопроизводству облисполкома,
председатель коллегии
Казакова Л.А. - главный архивист отдела,
секретарь коллегии
Члены коллегии:
Коноплицкий А.Г. - директор Государственного архива
общественных объединений
Могилевской области
Понуждаева А.М. - директор Государственного архива
Могилевской области
Сапсалева И.Л. - ведущий архивист отдела
Председатель областного исполнительного
комитета М.В.ДРАЖИН
Зам. управляющего делами - член
областного исполнительного комитета Л.М.ЛИСОВ
УТВЕРЖДЕНО
Решение Могилевского
областного исполнительного
комитета
24.05.1999 N 12-6
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОТДЕЛЕ ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МОГИЛЕВСКОГО
ОБЛИСПОЛКОМА
Общие положения
1. Отдел по архивам и делопроизводству облисполкома (далее - отдел) создается областным исполнительным комитетом, подчиняется ему в своей деятельности и входит в систему Государственной архивной службы Республики Беларусь.
2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Беларусь, декретами и указами Президента Республики Беларусь, законами Республики Беларусь, постановлениями Совета Министров Республики Беларусь, распоряжениями Премьер-министра Республики Беларусь, приказами Госкомархива, иными нормативными актами и настоящим положением.
3. Отдел осуществляет руководство государственными архивными учреждениями на территории области.
Основные задачи отдела
4. Основными задачами отдела являются:
4.1. организация работы подведомственных государственных архивных учреждений по выполнению Закона Республики Беларусь от 6 января 1999 г. "О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь";
4.2. обеспечение сохранности и использования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь;
4.3. анализ состояния и государственное регулирование развития архивного дела в области, руководство областным, зональным, городскими и районными архивами, обеспечение их деятельности;
4.4. координация деятельности предприятий, организаций и учреждений области в отрасли архивного дела и организации документационного обеспечения; оказание им организационно-методической помощи в развитии и усовершенствовании государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, взаимодействие по этим вопросам с органами местного управления и самоуправления;
4.5. ведение государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на территории области;
4.6. обеспечение участия архивной службы области в создании государственных символов и наград;
4.7. контроль за выполнением нормативных актов по архивному делу и делопроизводству;
4.8. организация государственного надзора за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства на территории области.
Функции отдела
5. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
5.1. организует комплектование и выявляет состав документов, которые подлежат приему в областной, зональные, городские и районные государственные архивы, обеспечивает выполнение установленного порядка передачи документов на государственное хранение;
5.2. организует и ведет государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, которые хранятся в областном, зональных, городских и районных государственных и ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках;
5.3. осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой размещенных на территории области ведомственных архивов, в том числе по личному составу, организацией документационного обеспечения государственных учреждений, а также негосударственных организаций, на основе договорных отношений совместно с другими органами государственного управления и учреждениями участвует в мероприятиях по развитию и усовершенствованию сети ведомственных архивов и организации их работы;
5.4. совместно с архивными учреждениями области разрабатывает программы, перспективные и текущие планы развития архивного дела и обеспечивает их реализацию;
5.5. обеспечивает подготовку и вносит на рассмотрение областного исполнительного комитета проекты нормативных актов по архивному делу, организации системы делопроизводства, предложения по развитию архивной службы;
5.6. организует и проводит в установленном порядке работу по усовершенствованию сети и структуры государственных архивных учреждений на территории области;
5.7. в соответствии с законодательными и другими нормативными актами решает вопросы о передаче в пределах области документов из одних государственных архивов в другие; вносит на рассмотрение в Госкомархив предложения о передаче документов из государственных архивов области в другие государственные архивы Республики Беларусь;
5.8. в установленном порядке решает совместно с собственниками архивных документов вопросы об отнесении этих документов к составу Национального архивного фонда Республики Беларусь;
5.9. организует создание баз данных, а также традиционных видов архивных пособий для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов областного государственного архива;
5.10. координирует и направляет методическую работу государственных архивов области, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архиво- и документоведения, археографии в практику архивного дела;
5.11. осуществляет контроль за состоянием учета, сохранности и использованием научно-технической документации и фотодокументов;
5.12. разрабатывает и утверждает в рамках своей компетенции обязательные для исполнения предприятиями, организациями и учреждениями инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и делопроизводства;
5.13. участвует в ведении государственного реестра архивных учреждений, создания страхового фонда копий архивных документов;
5.14. организует проведение экспертизы научной и практической ценности документов в государственных архивах области;
5.15. проверяет исполнение размещенными на территории области государственными учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственными организациями требований законодательства Республики Беларусь в отрасли архивного дела, обеспечения сохранности и использования архивных материалов, организацию делопроизводства;
5.16. содействует совершенствованию организации делопроизводства размещенных на территории области учреждений, независимо от формы собственности, на основании внедрения системы делопроизводства и унифицированных систем документации;
5.17. содействует собственникам негосударственных архивов в сохранности, комплектовании и использовании их архивов;
5.18. организует контроль за исполнением государственными архивами их первоочередного права на приобретение документов негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь;
5.19. организует научно-информационную деятельность государственных архивов области, координирует работу по изучению общественных запросов относительно ретроспективной документной информации и эффективности использования документов;
5.20. оказывает организационную и методическую помощь в работе государственному инспектору архивов и делопроизводства области;
5.21. организует работу института общественных инспекторов архивов и делопроизводства, систематически изучает и анализирует практику их работы;
5.22. контролирует исполнение установленного порядка пользования архивными документами;
5.23. контролирует деятельность архивных учреждений области по привлечению ими внебюджетных средств, в том числе от выполнения платных работ и услуг;
5.24. подготавливает и представляет в установленном порядке предложения о расходах на содержание отдела и подведомственных ему архивных учреждений, обеспечивает их финансирование в рамках выделенных для этого ассигнований;
5.25. обеспечивает бухгалтерский и статистический учет и отчетность подведомственных архивных учреждений, а также контрольно-ревизионную работу при взаимодействии с местными финансовыми органами;
5.26. осуществляет в установленном порядке деловые связи с архивными учреждениями стран - участниц СНГ и других зарубежных стран;
5.27. организует выявление и приобретение по согласованию с Госкомархивом профильных архивных документов, которые находятся за границей;
5.28. организует внедрение в практику работы архивных учреждений наиболее рациональных систем и методов сохранности, реставрации, консервации, копирования, использования и защиты документов; принимает меры по материально-техническому обеспечению подведомственных архивных учреждений, организации строительства архивных зданий;
5.29. изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы государственных и ведомственных архивов, проводит научно-практические конференции, семинары, совещания по архивному делу и системе организации делопроизводства, разрабатывает вопросы научной организации труда и экономики архивного дела;
5. 30. организует повышение квалификации работников государственных и ведомственных архивов области;
5.31. содействует решению вопросов улучшения условий труда работников подведомственных архивных учреждений, их социальной защиты;
5.32. организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб юридических лиц по вопросам делопроизводства и архивного дала, принимает по ним необходимые меры; осуществляет контроль за рассмотрением предложений, заявлений и жалоб и организацией приема граждан в подведомственных архивных учреждениях;
5.33. выполняет другие функции, предусмотренные существующим законодательством.
Права отдела
6. Отделу предоставляются права:
6.1. получать безвозмездно от размещенных на территории области государственных учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности, а также от негосударственных организаций (на договорной основе) необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных архивов и организации делопроизводства;
6.2. проверять работу ведомственных архивов, в том числе и по личному составу, по организации делопроизводства размещенных на территории области государственных учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственных организаций, с которыми имеются соответствующие договорные отношения, заслушивать представителей органов государственного управления и учреждений по указанным вопросам;
6.3. давать предприятиям, организациям и учреждениям в рамках своей компетенции обязательные для выполнения указания по вопросам работы архивов и организации документационного обеспечения.
Служебные лица отдела для выполнения своих обязанностей имеют право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные структурные подразделения предприятий, организаций, учреждений независимо от формы собственности;
6.4. ставить вопрос перед правоохранительными органами к привлечению в установленном порядке служебных особ к ответственности за нарушение Закона Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" и других актов законодательства;
6.5. создавать в пределах области межведомственные комиссии и советы по рассмотрению вопросов архивного дела и организации делопроизводства, в том числе для определения степени секретности и рассекречивания документов в соответствии с действующим законодательством;
6.6. согласовывать инструкции, учебные программы и другие документы по вопросам архивного дела и организации делопроизводства, которые разрабатываются учреждениями;
6.7. в установленном порядке владеть, пользоваться и распоряжаться закрепленным за ним имуществом, в том числе недвижимым.
Организация работы отдела
7. Отдел осуществляет возложенные на него функции на основе сочетания единоначалия и коллегиальности, в условиях гласности, в контакте с общественностью, трудовыми коллективами государственных архивов области.
8. Отдел возглавляет заведующий, который назначается на должность и освобождается от должности областным исполнительным комитетом по согласованию с Госкомархивом. Заведующий несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач, распределяет обязанности между работниками отдела.
9. Заведующий отделом:
9.1. издает в рамках своей компетенции приказы и инструкции, дает указания, обязательные для выполнения подведомственными архивными учреждениями, организует и проверяет их выполнение;
9.2. в необходимых случаях издает совместно с руководителями других органов государственного управления приказы и инструкции;
9.3. распоряжается кредитами и средствами отдела в пределах утвержденных смет расходов и выделенных ему ассигнований;
9.4. утверждает штатное расписание отдела и подведомственных архивных учреждений в пределах установленного количества и фонда заработной платы работников, а также сметы расходов на их содержание;
9.5. назначает на должности и освобождает от должности работников отдела и руководящих работников подведомственных архивных учреждений;
9.6. утверждает служебные инструкции работников отдела.
10. В отделе может создаваться коллегия под председательством заведующего отделом. Состав коллегии утверждается областным исполнительным комитетом. Коллегия отдела является совещательным органом, рассматривает важнейшие вопросы развития архивного дела, организации и деятельности архивных учреждений области, состояние ведомственных архивов, подбора и расстановки кадров, проекты важнейших приказов и инструкций, заслушивает доклады руководителей подведомственных архивных и других учреждений. Решения коллегии оформляются приказами заведующего отделом.
11. При отделе работает экспертно-проверочная комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, отбором их на государственное хранение, экспертизой ценности документов. Положение об указанной комиссии и ее состав утверждаются заведующим отделом.
12. Отдел финансируется из бюджета области.
13. Отдел является юридическим лицом, имеет печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь и со своим названием, а также расчетный счет в банке.
| 
