Зарегистрировано в НРПА РБ 26 января 2004 г. N 9/3162
Минский городской исполнительный комитет РЕШИЛ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию об организации контроля за исполнением правовых актов и служебных документов в Минском городском исполнительном комитете, структурных подразделениях, подведомственных организациях и администрациях районов г.Минска (далее - Инструкция).
2. Управлению делами Минского городского исполнительного комитета (Саванович М.Ф.) обеспечить изучение и неукоснительное исполнение Инструкции руководителями структурных подразделений, подведомственных организаций и администраций районов г.Минска.
3. Признать утратившими силу решения Минского городского исполнительного комитета от 20 февраля 1997 г. N 138 "О работе комитетов, управлений и отделов горисполкома, районных администраций и служб города по выполнению решений и распоряжений горисполкома, нормативных правовых документов вышестоящих органов в 1996 году" и от 1 апреля 1999 г. N 301 "О дополнении Положения об организации контроля, утвержденного решением Мингорисполкома от 20 февраля 1997 г. N 138".
4. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на заместителей председателя Минского городского исполнительного комитета по курируемым вопросам и управляющего делами Минского городского исполнительного комитета Савановича М.Ф.
Председатель М.Я.ПАВЛОВ
Управляющий делами М.Ф.САВАНОВИЧ
УТВЕРЖДЕНО
Решение
Минского городского
исполнительного комитета
24.12.2003 N 2313
ИНСТРУКЦИЯ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ПРАВОВЫХ АКТОВ И
СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ В МИНСКОМ ГОРОДСКОМ ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ
КОМИТЕТЕ, СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ, ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ
ОРГАНИЗАЦИЯХ И АДМИНИСТРАЦИЯХ РАЙОНОВ Г.МИНСКА
Глава 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящая Инструкция определяет организацию и порядок контроля за исполнением документов в аппарате Минского городского исполнительного комитета (далее - горисполком), его комитетах, управлениях, отделах (далее - структурные подразделения), подведомственных организациях городской коммунальной собственности г.Минска (далее - подведомственные организации), администрациях районов г.Минска.
2. Контроль за своевременностью, полнотой и качеством исполнения указов, декретов, распоряжений Президента Республики Беларусь, распоряжений Администрации Президента Республики Беларусь, постановлений Совета Министров Республики Беларусь, протоколов заседаний Президиума Совета Министров Республики Беларусь, распоряжений Премьер-министра Республики Беларусь, решений горисполкома, распоряжений председателя горисполкома (далее - правовые акты), протоколов и поручений Президента Республики Беларусь, Премьер-министра Республики Беларусь и заместителей Премьер-министра Республики Беларусь, министерств и других вышестоящих государственных органов, поручений председателя горисполкома и заместителей председателя горисполкома (далее - служебные документы) осуществляют председатель горисполкома и его заместители в соответствии с распределением обязанностей, главы администраций районов, руководители структурных подразделений и подведомственных организаций.
3. Организацию оперативного контроля, систематические проверки исполнения правовых актов и служебных документов осуществляет отдел контроля горисполкома. В администрациях районов, структурных подразделениях и подведомственных организациях горисполкома назначаются лица, на которые возлагаются обязанности по контролю за исполнением вышеперечисленных документов.
Глава 2
СИСТЕМА КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ
4. Система контроля исполнения включает:
учет контролируемых решений горисполкома и распоряжений председателя горисполкома, правовых актов вышестоящих органов, служебных документов и их своевременное доведение до исполнителей;
контроль за сроками исполнения документов и поручений;
проверку и регулирование хода исполнения;
отчетность о результатах исполнения;
снятие документов с контроля;
оценку состояния исполнительской дисциплины.
Учет решений горисполкома и распоряжений председателя горисполкома и их рассылку осуществляет отдел по подготовке заседаний исполкома.
Учет и рассылку исполнителям правовых актов вышестоящих государственных органов осуществляет отдел контроля горисполкома.
Учет и рассылку служебных документов осуществляет канцелярия горисполкома.
5. Необходимость постановки на контроль правовых актов и служебных документов, сроки исполнения, ответственные за контроль исполнители указываются в тексте документов или в резолюции руководителя.
Контролю подлежат все зарегистрированные служебные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа).
На контроль могут быть поставлены также устные поручения председателя горисполкома и его заместителей. Контроль по устным поручениям осуществляют помощники председателя горисполкома, заместителей председателя горисполкома.
6. Обработка входящей корреспонденции осуществляется в день поступления. Поступившие телеграммы и срочные документы вышестоящих государственных органов подлежат обработке в первую очередь и передаются председателю горисполкома или его заместителям немедленно.
При поступлении одного и того же документа из разных вышестоящих государственных органов либо документа по вопросу, ранее рассматривавшемуся аппаратом горисполкома, он регистрируется под номером ранее поступившего аналогичного документа и руководству представляются все материалы (либо резолюции) по рассмотрению данного вопроса.
7. Руководитель (его заместитель) рассматривает документы не позднее следующего за их поступлением дня (за исключением выходных дней). В резолюции должны быть указаны конкретные исполнители, поручения и сроки исполнения, форма информирования об исполнении (устная или письменная), лицо, ответственное за обобщение информации, подготовку ответа, и указание о постановке на контроль.
8. При поступлении документов из вышестоящих государственных органов, содержащих поручения нескольким организациям, специалист отдела контроля, ведущий учет таких документов, подчеркивает все вопросы, касающиеся горисполкома. Руководитель, рассматривающий документ, кроме общей резолюции напротив каждого пункта указывает фамилию конкретного исполнителя. При необходимости подготовки соответствующего документа горисполкома это отражается в резолюции с указанием ответственного исполнителя и срока его принятия.
9. Если документ адресуется кроме ответственного исполнителя другим работникам для ознакомления, то исполнитель знакомится с ним в первую очередь. Если документ адресован нескольким исполнителям и сроки исполнения не позволяют ознакомить исполнителей с документом поочередно, то каждому исполнителю представляется копия документа с резолюцией.
10. Исполнение документа может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный в резолюции первым, отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ему предоставляется право координировать действия остальных исполнителей, созывать совещания, требовать необходимые материалы и предложения, давать поручения и др.
Исполнители представляют информацию ответственному исполнителю для обобщения не позднее трех дней до истечения сроков исполнения, если это не оговорено в резолюции, протоколе совещания или другом документе.
11. Если в тексте документа или в резолюции руководителя срок исполнения не указан, то он не должен превышать 15 календарных дней с даты подписания (принятия) документа или резолюции. Срок рассмотрения проектов правовых актов не должен превышать сроки, указанные в сопроводительных письмах. На документах, срок исполнения которых 10 и менее дней или срочность исполнения оговорена в резолюции председателя горисполкома (его заместителей), ставится штамп "СРОЧНО" красного цвета.
Документы вышестоящих государственных органов со сроками исполнения менее 10 дней рассматриваются председателем и (или) заместителями председателя горисполкома не более одного дня и сразу же доводятся до каждого исполнителя. Отчеты в вышестоящие государственные органы, переданные на подпись, должны рассматриваться не более двух дней. За своевременность доклада по таким документам отвечают помощники председателя, заместителей председателя горисполкома.
12. Помощники председателя, заместителей председателя горисполкома осуществляют контроль за исполнением поручений и своевременным представлением информации по своим службам. При получении информации о нарушении срока исполнения правовых актов или служебных документов помощники докладывают об этом председателю, заместителям председателя и готовят материалы для привлечения исполнителей к дисциплинарной ответственности.
13. Документ (пункт документа) считается исполненным и снимается с контроля после исполнения поручения, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.
Если дата исполнения приходится на нерабочий день, то сроком исполнения считается предыдущий рабочий день.
14. Сведения об исполнительской дисциплине структурных подразделений и подведомственных организаций, администраций районов города ежеквартально (до 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом) представляются председателю горисполкома и его заместителям по направлениям.
Глава 3
ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
ПРАВОВЫХ АКТОВ
15. Правовые акты горисполкома высылаются отделом по подготовке заседаний исполкома исполнителям по списку рассылки и отделу контроля горисполкома.
16. В правовых актах горисполкома, подлежащих контролю, должны быть четко определены конкретные задачи, сроки исполнения, исполнители, ответственные за контроль.
17. В течение двух дней после получения документов работник отдела контроля составляет план контроля, вносит данные в автоматизированную систему контроля и рассылает исполнителям извещения о постановке на контроль.
18. Учет и рассылка исполнителям правовых актов вышестоящих государственных органов осуществляются отделом контроля горисполкома.
19. Отдел контроля знакомит с правовыми актами всех лиц, указанных в резолюции председателя или его заместителей.
20. Правовые акты ставятся на контроль по указанию председателя горисполкома.
При получении горисполкомом извещения из вышестоящих органов о постановке документа на контроль в случае необходимости документ вновь передается председателю горисполкома и (или) его заместителям для дополнительной резолюции и ставится на контроль.
21. Если на контроль ставятся отдельные пункты документов, а общий срок контроля не указан, то сроком исполнения всего документа считается дата исполнения последнего по срокам пункта или дата представления последней итоговой информации по исполнению документа в целом.
22. Если горисполком является основным исполнителем решения, поручения Президента Республики Беларусь, то информация направляется на имя Президента Республики Беларусь не позднее:
десяти рабочих дней до окончания срока исполнения решения, поручения Главы государства, если он составляет более одного месяца;
пяти рабочих дней до окончания срока исполнения решения, поручения Главы государства, если он составляет месяц;
трех рабочих дней до окончания срока исполнения решения, поручения Главы государства, если он составляет менее месяца;
двух рабочих дней до окончания срока исполнения решения, поручения Главы государства, если он составляет две недели;
одного рабочего дня до окончания срока исполнения решения, поручения Главы государства, если он составляет менее двух недель.
23. Отдел контроля направляет исполнителям машинограммы-напоминания за 10 и менее дней до истечения срока исполнения. Если срок исполнения поставленного на контроль документа (пункта) превышает месяц, то первые напоминания направляются исполнителю за 30 дней до истечения срока исполнения. При отсутствии информации об исполнении пункта или документа в целом к плановому сроку исполнителю направляется уведомление о неисполнении документа в срок.
24. Информация о приближении или нарушении сроков исполнения правовых актов обобщается и еженедельно направляется помощникам заместителей председателя горисполкома, контролирующим исполнение документов и пунктов документов по направлениям, для принятия мер.
25. Изменение срока исполнения правовых актов горисполкома в целом производится только по указанию председателя горисполкома. Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока исполнения, согласованная с лицом, которому в документе поручен контроль за исполнением, направляется письменно в форме докладной записки на имя председателя горисполкома или его заместителя, ответственного за контроль документа в целом. При получении согласия на изменение срока исполнения специалист отдела контроля вносит в автоматизированную программу контроля новый срок исполнения, дату изменения и ссылку на основание для изменения срока исполнения.
26. Изменение срока исполнения отдельных пунктов правовых актов горисполкома, если это не приводит к срыву исполнения документа в целом, производится по указанию заместителя председателя горисполкома, ответственного за контроль документа, на основании аргументированной докладной записки исполнителя.
27. Снятие с контроля пункта документа или перенос срока его исполнения оформляются карточкой контроля.
28. Для снятия с контроля документа в целом ответственный исполнитель, определенный документом, резолюцией или осуществлявший разработку документа, готовит обобщенную информацию, согласовывает с руководителем, на которого был возложен контроль за исполнением документа, и представляет ее в отдел контроля для снятия с контроля документа в целом.
Снятие с контроля документа в целом оформляется карточкой снятия с контроля, утверждаемой председателем горисполкома, или решением горисполкома.
Глава 4
ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
29. Служебные документы рассылаются канцелярией горисполкома исполнителям согласно резолюции руководителя, рассмотревшего его.
30. Машинограммы-напоминания направляются исполнителям за 5 и менее дней до истечения срока исполнения документа.
31. Информация о нарушении срока исполнения служебных документов еженедельно направляется исполнителям, помощникам заместителей председателя горисполкома, контролирующим исполнение документов, для принятия мер по привлечению исполнителя к дисциплинарной ответственности.
32. Изменение срока исполнения служебного документа производится по указанию председателя горисполкома или его заместителя, ответственного за контроль данного документа.
33. Служебный документ, требующий представления информации в вышестоящие государственные органы, снимается с контроля с даты поступления информации в государственный орган, его запросивший, или по резолюции председателя горисполкома (заместителя председателя горисполкома) "В дело".
Глава 5
ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ,
ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ И АДМИНИСТРАЦИЯХ
РАЙОНОВ Г.МИНСКА
34. Ответственность за своевременное и правильное исполнение правовых актов и служебных документов несет лично руководитель.
35. Учет поступающих в структурные подразделения, подведомственные организации и администрации районов правовых актов и служебных документов, контроль за соблюдением сроков их исполнения осуществляются в порядке, определенном распоряжением руководителя структурного подразделения, подведомственной организации, администрации района.
36. В необходимых случаях разрабатываются мероприятия по исполнению требований, изложенных в правовых актах и служебных документах, резолюциях председателя (заместителей председателя) горисполкома на вышеперечисленных документах, определяются исполнители, ответственные за выполнение мероприятий.
Специалисты, которым поручена работа по организации исполнения документов, в установленные сроки готовят информацию (справку) о ходе исполнения или исполнении документа в целом и докладывают руководителям структурных подразделений, подведомственных организаций и администраций районов.
37. Руководители структурных подразделений, подведомственных организаций и администраций районов в установленные сроки представляют информацию о ходе исполнения или исполнении правовых актов или служебных документов в целом председателю горисполкома или его заместителям, осуществляющим контроль исполнения по данным документам.
| 
