Зарегистрировано в НРПА РБ 8 октября 2004 г. N 9/3726
Брестский областной исполнительный комитет РЕШИЛ:
1. Утвердить прилагаемый Регламент мероприятий, проводимых с участием председателя Брестского областного исполнительного комитета.
2. Контроль за соблюдением Регламента мероприятий, проводимых с участием председателя Брестского областного исполнительного комитета, возложить на заместителей председателя Брестского областного исполнительного комитета в соответствии с распределением обязанностей, управление организационно-кадровой работы Брестского областного исполнительного комитета и аппарат председателя Брестского областного исполнительного комитета.
3. Признать утратившим силу решение Брестского областного исполнительного комитета от 10 июля 2000 г. N 407 "О Регламенте мероприятий, проводимых с участием председателя Брестского областного исполнительного комитета".
Председатель К.А.СУМАР
Исполняющий обязанности
управляющего делами И.Н.ВАБИЩЕВИЧ
УТВЕРЖДЕНО
Решение
Брестского областного
исполнительного комитета
24.09.2004 N 653
РЕГЛАМЕНТ
МЕРОПРИЯТИЙ, ПРОВОДИМЫХ С УЧАСТИЕМ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ
БРЕСТСКОГО ОБЛАСТНОГО ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА
Глава 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящий Регламент мероприятий, проводимых с участием председателя Брестского областного исполнительного комитета (далее - Регламент), устанавливает порядок деятельности комитетов, управлений, отделов Брестского областного исполнительного комитета (далее - облисполком), областных организаций, городских и районных исполнительных комитетов (далее - горрайисполкомы), администраций районов г.Бреста при проведении мероприятий с участием председателя Брестского областного исполнительного комитета (далее - председатель облисполкома).
2. В организационно-техническом значении мероприятия с участием председателя облисполкома подразделяются на:
плановые;
дополнительно включенные в график работы председателя облисполкома;
срочные.
3. Основными мероприятиями, проводимыми с участием председателя облисполкома и требующими регламентирования, являются:
мероприятия, проводимые по решению Президента Республики Беларусь, других высших должностных лиц Республики Беларусь и республиканских органов государственного управления;
мероприятия международного характера;
работа важнейших совещаний, заседаний коллегиальных органов;
официальные рабочие поездки;
культурно-просветительские, юбилейные и иные общественно значимые массовые мероприятия.
Глава 2
ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ МЕРОПРИЯТИЙ, ПРОВОДИМЫХ С УЧАСТИЕМ
ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ОБЛИСПОЛКОМА
4. Мероприятия, проводимые с участием председателя облисполкома, определяются в ходе формирования перспективного годового и ежемесячных планов работы облисполкома, составляемых управлением организационно-кадровой работы облисполкома. Подготовка планов осуществляется на основе предложений комитетов, управлений, отделов облисполкома, областных организаций, горрайисполкомов, предприятий, учреждений и организаций.
Предложения, согласованные с заместителями председателя облисполкома в соответствии с распределением обязанностей, должны содержать названия мероприятий, проводимых с участием председателя облисполкома, руководителей, ответственных за проведение мероприятий (далее - ответственный), точную дату, место и цель их проведения.
5. На основе годового и ежемесячных планов работы специалистами приемной председателя облисполкома с участием руководителя аппарата председателя облисполкома (далее - руководитель аппарата) осуществляется формирование рабочего графика работы председателя облисполкома на текущую неделю. Рабочий график работы с внесенными изменениями и дополнениями представляется председателю облисполкома ежедневно по состоянию на 17.00.
6. Информирование специалистов приемной председателя облисполкома для включения в график работы председателя облисполкома дополнительных и срочных мероприятий осуществляется незамедлительно после поступления сведений или принятия решения о проведении мероприятия с участием председателя облисполкома:
6.1. проводимых по решению Главы государства, Палат Национального собрания Республики Беларусь, руководства Правительства Республики Беларусь и Администрации Президента Республики Беларусь, высших должностных лиц Республики Беларусь - соответствующими работниками облисполкома по мере поступления такой информации по почте или электронной связи, а также другими работниками структурных подразделений облисполкома, областных организаций, местных исполнительных и распорядительных органов по мере поступления к ним официальной информации;
6.2. проводимых по решению республиканских органов государственного управления, иных органов управления и организаций, местных исполнительных и распорядительных органов, общественных организаций - работниками соответствующих комитетов, управлений, отделов облисполкома, областных организаций, местных исполнительных и распорядительных органов после получения согласия председателя облисполкома на участие в этом мероприятии.
7. Подготовка информационно-аналитических и других материалов организуется работниками комитетов, управлений, отделов облисполкома, областных организаций, местных исполнительных и распорядительных органов, общественных организаций, инициирующих проведение данного мероприятия, под непосредственным руководством заместителя председателя облисполкома, курирующего данное структурное подразделение, организацию.
При необходимости привлечения других исполнителей к подготовке материалов и решения вопросов материально-технического обеспечения ответственным исполнителем составляется рабочий план подготовки мероприятия или оговаривается решение этих вопросов в программе мероприятия, утверждаемых в установленном порядке руководством облисполкома или другим должностным лицом в пределах его полномочий.
8. В подготовленных на доклад председателю облисполкома материалах (аналитических, статистических, справочных и иных) в обязательном порядке должны содержаться:
место, время и регламент (программа) проведения мероприятия (при необходимости готовится общая программа для гостей и подробная рабочая с организационно-техническими деталями);
количественный и персональный состав участников с указанием занимаемой должности, по возможности - наличие почетных и иных званий (при участии в мероприятии зарубежных гостей указывается принятая форма обращения к этим лицам: Ваша Светлость, Ваше Превосходительство, господин Министр, господин доктор Браун и т.д.);
условия оборудования помещения (флаг, герб, звукоусиление, оргтехника, музыкальное сопровождение и иное обслуживание).
При необходимости дополнительно представляются:
подготовленный проект решения (договора и т.д.), согласованный с заинтересованными, либо подготовленное в таком же порядке заключение по такому проекту (если он готовился другой стороной) с мотивированными предложениями по внесению в него изменений и дополнений;
проекты выступлений (обращений), ответов (при наличии предварительно поступивших и возможных вопросов);
предложения (сведения) об участии представителей средств массовой информации;
схемы рассадки участников или президиума (в зависимости от характера мероприятия);
пути следования и схемы размещения участников в транспортных средствах;
условия соблюдения правопорядка и безопасности (привлечение правоохранительных и других органов);
сведения о необходимости (наличии) переводчика;
обоснование целесообразности (обязательности) организации пресс-конференции с подготовкой пресс-релиза;
подарки и сувениры для вручения;
меню и формы обслуживания;
рекомендации по общению с участниками встречи с учетом религиозных традиций, национальной психологии и деловой этики;
список представителей принимающей стороны, закрепленных во время приема за каждым гостем, для оказания корректного внимания (беседа, знакомство с присутствующими, разъяснения при наличии бытовых и других проблем);
порядок переговоров;
краткая история взаимоотношений с участвующей в переговорах стороной, этапов решения рассматриваемых вопросов;
другие информационно-аналитические материалы (текстовые и табличные), обеспечивающие возможность достаточной подготовки председателя облисполкома к мероприятию по основной теме и предполагаемым соответствующим вопросам, которые могут возникнуть в ходе проведения мероприятия.
9. Сформированные в указанном порядке материалы рассматриваются (визируются) на предмет их соответствия установленным требованиям по объему и качеству подготовки заместителем председателя облисполкома (по курируемым отраслям) и представляются ответственным в управление организационно-кадровой работы облисполкома для доклада председателю облисполкома, как правило, в следующие сроки до начала проведения мероприятия:
по плановым мероприятиям - за 5 дней до начала мероприятия, исключая праздничные и выходные дни;
по срочным мероприятиям - в максимально сжатые сроки, но не позднее 3 часов до начала мероприятия.
Письменному утверждению председателем облисполкома подлежат только планы подготовки и программы важнейших мероприятий, а также документы, регламентирующие расходование финансовых средств.
Один экземпляр утвержденной программы мероприятия, связанного с участием иностранных граждан, а также представителей иностранных государств и субъектов предпринимательской деятельности, передается в отдел по координации деятельности административных органов облисполкома.
10. Подготовка помещения, включая наличие оргтехники, средств звукоусиления, сервисное и иное обслуживание обеспечиваются административно-хозяйственным отделом управления делами облисполкома (предприятиями, организациями или иными учреждениями) совместно с ответственным структурным подразделением облисполкома, которые за 3 дня до проводимого мероприятия информируют управление организационно-кадровой работы облисполкома о готовности к его проведению.
11. После согласования с председателем облисполкома порядка и программы проведения мероприятия соответствующее структурное подразделение облисполкома не позднее чем за 2 дня оповещает приглашенных на мероприятие лиц и сообщает об этом в управление организационно-кадровой работы облисполкома.
12. Для проверки готовности проведения мероприятия за 1 - 3 дня до его начала на место проведения при необходимости выезжает рабочая группа, состоящая из специалистов заинтересованных структурных подразделений облисполкома и других должностных лиц.
13. Освещение в средствах массовой информации мероприятий обеспечивают пресс-секретарь и управление идеологической работы облисполкома совместно с комитетами, управлениями, отделами облисполкома, областными организациями, ответственными за проведение данного мероприятия.
14. По прибытии председателя облисполкома к месту проведения мероприятия его встречают ответственный от облисполкома, руководитель соответствующего горрайисполкома, другие должностные лица, указанные в программе.
15. В поездке председателя облисполкома сопровождают должностные лица по списку, утвержденному председателем облисполкома.
16. В случае некачественной или несвоевременной подготовки материалов и невозможности их оперативной доработки заместитель председателя облисполкома, начальник управления организационно-кадровой работы облисполкома могут вносить председателю облисполкома предложение об отмене его участия в мероприятии (отмене мероприятия) с привлечением к дисциплинарной ответственности виновных работников (если срыв допущен по вине специалистов облисполкома, горрайисполкомов или подведомственных организаций).
17. Поручения и решения, принятые по итогам проведенного мероприятия, оформляются протоколами. Проекты протоколов готовятся ответственными за проведение данных мероприятий, согласовываются с заместителем председателя облисполкома, курирующим данное направление, и передаются в установленном порядке для доклада председателю облисполкома.
Форма контроля и ответственные за исполнение указанных поручений определяются в протоколе.
Глава 3
УЧАСТИЕ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ОБЛИСПОЛКОМА В МЕРОПРИЯТИЯХ ПО СЛУЧАЮ
ЗНАМЕНАТЕЛЬНЫХ СОБЫТИЙ В ЖИЗНИ НАСЕЛЕНИЯ, ТРУДОВЫХ
КОЛЛЕКТИВОВ И ЗАСЛУЖЕННЫХ ЛЮДЕЙ ОБЛАСТИ
18. Грамоты и благодарственные письма облисполкома, благодарность председателя облисполкома, дипломы удостоенным звания "Человек года" и другие награды вручаются награжденным председателем облисполкома в торжественной обстановке в помещении облисполкома или в некоторых случаях на собраниях трудовых коллективов.
При проведении церемонии награждения в здании облисполкома награжденные располагаются за столами напротив табличек с их фамилиями. Если вручение происходит на собраниях трудовых коллективов, награжденные размещаются в первом ряду зала. В зале, где проходит вручение наград, устанавливаются Государственный флаг Республики Беларусь и изображение Государственного герба Республики Беларусь.
Церемония вручения начинается со вступительного слова председателя облисполкома. После этого председатель облисполкома вручает награды, цветы и поздравляет награжденных.
19. Церемония вручения наград на собраниях трудовых коллективов вписывается в сценарий мероприятий, разработку которого осуществляют администрация предприятия или организации совместно с управлением организационно-кадровой работы облисполкома.
20. Согласование сроков вручения наград, подготовка документов о награждении, обеспечение явки награжденных возлагаются на управление организационно-кадровой работы облисполкома.
Материально-техническое обеспечение церемонии вручения наград возлагается на административно-хозяйственный отдел управления делами облисполкома, администрации предприятий, организаций (в зависимости от места проведения ритуала).
21. Поздравления председателя облисполкома готовятся:
21.1. аппаратом председателя облисполкома (по спискам, подготовленным управлением организационно-кадровой работы облисполкома) к дням рождения заслуженных людей области и страны, а также поздравления с профессиональными и другими праздниками республиканских органов управления;
21.2. управлением идеологической работы облисполкома через средства массовой информации по случаю государственных, профессиональных и иных праздников, а также юбилейных дат средств массовой информации;
21.3. управлением организационно-кадровой работы облисполкома к юбилейным датам трудовых коллективов области, по случаю награждения государственными наградами и кадровым назначениям, а также совместно с профсоюзным комитетом облисполкома поздравление коллектива работников облисполкома с государственными и иными праздниками;
21.4. отделом внешнеэкономических связей комитета промышленности и торговли облисполкома совместно с управлением идеологической работы облисполкома к праздничным и юбилейным датам представителей иностранных государств и консульств;
21.5. профсоюзным комитетом аппарата облисполкома - бывшим работникам аппарата облисполкома.
22. Все проекты поздравлений готовятся совместно с соответствующими комитетами, управлениями, отделами, областными службами, горрайисполкомами, которые имеют непосредственное отношение к трудовой и творческой деятельности людей и коллективов.
Окончательные проекты поздравлений при необходимости визируются заместителями председателя облисполкома в соответствии с распределением обязанностей и с учетом времени, необходимого для доработки и пересылки адресату, передаются председателю облисполкома для подписи.
Рассылку поздравлений председателя облисполкома обеспечивает общий отдел управления делами облисполкома.
23. Подготовку проектов некрологов и соболезнований от имени председателя облисполкома организуют управление организационно-кадровой работы облисполкома совместно с управлением идеологической работы облисполкома и другими заинтересованными структурными подразделениями облисполкома.
Глава 4
МЕРОПРИЯТИЯ МЕЖДУНАРОДНОГО ХАРАКТЕРА, ПРОВОДИМЫЕ
С УЧАСТИЕМ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ОБЛИСПОЛКОМА
24. Поездки председателя облисполкома в иностранные государства осуществляются в установленном порядке с разрешения Президента Республики Беларусь. Подготовка документов в Администрацию Президента Республики Беларусь возлагается на управление организационно-кадровой работы облисполкома.
При получении разрешения Президента Республики Беларусь подготовка поездки председателя облисполкома в иностранное государство организуется отделом внешнеэкономических связей комитета промышленности и торговли облисполкома.
25. Программа рабочих встреч председателя облисполкома с иностранными делегациями, главами дипломатических представительств и представителями международных организаций утверждается председателем облисполкома по представлению отдела внешнеэкономических связей комитета промышленности и торговли облисполкома и управления организационно-кадровой работы облисполкома.
Рабочие встречи председателя облисполкома с главами дипломатических представительств, расположенных в г.Бресте, организуются при необходимости обсуждения вопросов двусторонних отношений.
Глава 5
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
26. Подготовка мероприятий, проводимых в области с участием Президента Республики Беларусь или Премьер-министра Республики Беларусь, осуществляется в установленном порядке во взаимодействии со структурными подразделениями Администрации Президента Республики Беларусь и Аппарата Совета Министров Республики Беларусь.
В облисполкоме для обеспечения решения вопросов, связанных с проведением указанных мероприятий, создается рабочая группа во главе с заместителем председателя облисполкома в соответствии с распределением обязанностей.
Рабочая группа, как правило, за 30 дней до проведения мероприятия, если не предусмотрены иные сроки, вносит в Администрацию Президента Республики Беларусь или Аппарат Совета Министров Республики Беларусь согласованные с председателем облисполкома предложения по программе проведения мероприятия.
После утверждения в установленном порядке плана подготовки мероприятия за 10 дней до его проведения заинтересованные комитеты, управления, отделы облисполкома представляют руководителю рабочей группы аналитические, статистические, справочные и иные материалы для обобщения и доклада председателю облисполкома.
После проведения мероприятия руководитель рабочей группы обобщает результаты, докладывает их председателю облисполкома и принимает меры по выполнению данных поручений.
27. Подготовка и проведение официальных приемов от имени председателя облисполкома возлагается на заместителей председателя облисполкома по курируемым отраслям, управление делами облисполкома, управление организационно-кадровой работы облисполкома, управление идеологической работы облисполкома и других инициаторов.
С инициативой проведения официального приема от имени председателя облисполкома могут выступить структурные подразделения облисполкома и областные организации, которые через заместителей председателя облисполкома либо аппарат председателя облисполкома вносят предложения председателю облисполкома. Решение о проведении приема принимает председатель облисполкома.
28. Сообщения для печати об официальных приемах, встречах и других мероприятиях с участием председателя облисполкома готовятся пресс-секретарем председателя облисполкома и управлением идеологической работы облисполкома.
| 
