Зарегистрировано в НРПА РБ 31 августа 2005 г. N 9/4432
На основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года, Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" и во исполнение постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" Минский областной исполнительный комитет РЕШИЛ:
(преамбула в ред. решения Миноблисполкома от 12.03.2008 N 220)
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Минском областном исполнительном комитете.
(п. 1 в ред. решения Миноблисполкома от 12.03.2008 N 220)
2. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на управляющего делами Минского областного исполнительного комитета Крупенина О.М.
(в ред. решения Миноблисполкома от 12.03.2008 N 220)
Председатель Н.Ф.ДОМАШКЕВИЧ
Управляющий делами А.В.МИРЧУК
УТВЕРЖДЕНО
Решение
Минского областного
исполнительного комитета
17.08.2005 N 747
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
В МИНСКОМ ОБЛАСТНОМ ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ КОМИТЕТЕ
1. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Минском областном исполнительном комитете разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997) и во исполнение постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014) и определяет порядок ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан (далее - обращения граждан), за исключением индивидуальных предпринимателей, в Минском областном исполнительном комитете (далее - облисполком) и его структурных подразделениях.
(п. 1 в ред. решения Миноблисполкома от 12.03.2008 N 220)
2. Делопроизводство по обращениям граждан в облисполкоме, его структурных подразделениях ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется уполномоченными должностными лицами.
(в ред. решения Миноблисполкома от 12.03.2008 N 220)
3. Ответственность за организацию работы с обращениями граждан несут руководители облисполкома, его структурных подразделений.
(в ред. решения Миноблисполкома от 12.03.2008 N 220)
4. Регистрация обращений граждан в облисполкоме, его структурных подразделениях осуществляется с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках), журнальной с графами, аналогичными реквизитам регистрационно-контрольной карточки.
(в ред. решения Миноблисполкома от 12.03.2008 N 220)
Регистрационно-контрольные карточки обращений граждан ведутся по форме согласно приложению.
В регистрационные формы могут дополнительно включаться реквизиты, необходимые для учета, поиска и анализа работы по обращениям граждан.
Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, контроля, поиска, анализа работы по обращениям граждан.
5. Все поступившие в облисполкомы, его структурные подразделения обращения граждан, в том числе и принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления в установленном порядке.
(в ред. решения Миноблисполкома от 12.03.2008 N 220)
6. Конверты от поступивших обращений граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
7. Регистрационный индекс обращениям граждан присваивается в соответствии с принятой системой регистрации документов в государственных органах, иных организациях.
8. Повторным обращениям при их поступлении в облисполком, его структурные подразделения в течение календарного года в зависимости от объема документооборота присваивается регистрационный индекс первого обращения или очередной индекс.
(в ред. решения Миноблисполкома от 12.03.2008 N 220)
9. Поступившие для рассмотрения обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.
10. После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение руководителям облисполкома, его структурных подразделений.
(в ред. решения Миноблисполкома от 12.03.2008 N 220)
Поручения руководителей о дальнейшем рассмотрении обращений граждан оформляются в форме резолюций.
11. Контроль за рассмотрением обращений граждан в облисполкоме, его структурных подразделениях ведется с использованием автоматизированной (электронной) системы контроля, регистрационно-контрольных карточек, журналов.
(в ред. решения Миноблисполкома от 12.03.2008 N 220)
Контроль завершается, если все поставленные в обращениях вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и гражданам даны ответы в установленные законодательством сроки.
Решения о снятии с контроля обращений граждан принимаются руководителями облисполкома, его структурных подразделений.
(в ред. решения Миноблисполкома от 12.03.2008 N 220)
Обращения граждан, направленные в облисполком, его структурные подразделения вышестоящими государственными органами, иными организациями (вышестоящими должностными лицами), требующими сообщить результаты рассмотрения, и предписания, предусмотренные подпунктом 1.4 пункта 1 Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 (далее - предписания) берутся на особый контроль.
(в ред. решения Миноблисполкома от 12.03.2008 N 220)
12. Ответы на обращения граждан даются в сроки, установленные статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
Гражданам письменно сообщается о решениях, принятых по результатам рассмотрения их письменных обращений.
В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам) по находящимся на контроле обращениям граждан и предписаниям, указываются сведения об уведомлении гражданина о результатах рассмотрения его обращения, отметка об исполнителе.
(в ред. решения Миноблисполкома от 12.03.2008 N 220)
Индекс ответа состоит из регистрационного индекса обращения гражданина с дополнением других установленных в облисполкоме, его структурных подразделениях обозначений, применяемых при регистрации.
(в ред. решения Миноблисполкома от 12.03.2008 N 220)
13. Сроки рассмотрения обращений граждан исчисляются со дня их регистрации в государственных органах, иных организациях, к компетенции которых относится решение вопросов, изложенных в обращениях.
При необходимости проведения специальной проверки, истребования дополнительной информации, направления запросов в иностранные государства и (или) международные организации руководители облисполкома, его структурных подразделений, куда поступили обращения, могут продлить срок их рассмотрения в пределах, установленных статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан". Об изменении сроков рассмотрения обращения сообщается гражданину.
(в ред. решения Миноблисполкома от 12.03.2008 N 220)
13-1. Оформление предписания осуществляется согласно Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Отметка о выдаче предписания и его исполнении указывается в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки.
(п. 13-1 введен решением Миноблисполкома от 12.03.2008 N 220)
14. В случаях, когда в письменных обращениях граждан, поступивших в облисполком, его структурные подразделения, одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов, иных организаций (должностных лиц), копии данных обращений в 5-дневный срок направляются в соответствующие государственные органы, иные организации (должностным лицам) с уведомлением об этом граждан.
(в ред. решения Миноблисполкома от 12.03.2008 N 220)
15. Ход рассмотрения обращений граждан (поручения, сделанные запросы, полученные ответы, принятые решения) в облисполкоме, его структурных подразделениях должен быть точно и своевременно отражен в регистрационной базе данных, регистрационно-контрольных карточках, журналах.
(в ред. решения Миноблисполкома от 12.03.2008 N 220)
На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата и личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.
16. Обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, после их разрешения возвращаются должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан, для формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел облисполкома, его структурных подразделений.
(в ред. решения Миноблисполкома от 12.03.2008 N 220)
Дела формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае поступления повторных обращений они подшиваются в данную группу.
При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются.
17. Срок хранения обращений граждан, материалов, связанных с их рассмотрением - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с даты последнего рассмотрения). В необходимых случаях в установленном порядке облисполком, его структурными подразделениями может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений граждан.
(в ред. решения Миноблисполкома от 12.03.2008 N 220)
18. Дела по обращениям граждан передаются в архив через год после завершения делопроизводства по ним.
По истечении установленных сроков хранения обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, устанавливаемом республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству.
Приложение
к Инструкции о порядке
ведения делопроизводства
по обращениям граждан в Минском
областном исполнительном комитете
(в редакции решения Минского областного
исполнительного комитета
12.03.2008 N 220)
Примерная форма
регистрационно-контрольной карточки обращений граждан
N ________________________
(регистрационный индекс)
Фамилия, имя, отчество _____________________________________________
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон __________
____________________________________________________________________
Дата поступления ___________________________________________________
Количество листов обращения ________________________________________
Количество листов приложений <*> ___________________________________
Даты, индексы <**> повторных обращений _____________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма ______________
____________________________________________________________________
Тематика ___________________________________________________________
Содержание _________________________________________________________
____________________________________________________________________
Резолюция __________________________________________________________
____________________________________________________________________
Исполнитель ________________________________________________________
Документ направлен на исполнение ___________________________________
Дата направления __________ Срок исполнения ________________________
Дата исполнения ____________________________________________________
Ход рассмотрения ___________________________________________________
____________________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении ______________________
____________________________________________________________________
Результат рассмотрения обращения (N _______ дата ответа ___________)
Отметка о снятии с контроля ________________________________________
Документ подшит в дело N _________ _________ л.
--------------------------------
<*> Указывается при наличии документов, содержащих информацию о результатах предыдущего рассмотрения обращения.
<**> Проставляются при присвоении повторному обращению очередного регистрационного индекса.
| 
