Зарегистрировано в НРПА РБ 18 июня 2007 г. N 9/8905
Быховский районный исполнительный комитет РЕШИЛ:
Утвердить прилагаемую Инструкцию о ведении делопроизводства и организации работы по обращениям граждан в Быховском районном исполнительном комитете, его управлениях и отделах.
Председатель Н.Н.КОРОТИН
Управляющий делами В.В.РОГОВОЙ
УТВЕРЖДЕНО
Решение
Быховского районного
исполнительного комитета
30.05.2007 N 5-22
ИНСТРУКЦИЯ
О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ ПО
ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН В БЫХОВСКОМ РАЙОННОМ ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ
КОМИТЕТЕ, ЕГО УПРАВЛЕНИЯХ И ОТДЕЛАХ
1. Инструкция о ведении делопроизводства и организации работы по обращениям граждан в Быховском районном исполнительном комитете, его управлениях и отделах (далее - Инструкция) разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014).
2. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям граждан, рассматриваемым в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также по обращениям, для которых законодательными актами Республики Беларусь установлен иной порядок направления и рассмотрения в государственных органах, иных организациях (должностными лицами).
Делопроизводство по обращениям граждан (далее - обращения) в Быховском районном исполнительном комитете (далее - райисполком), его структурных подразделениях ведется отдельно от других видов делопроизводства. Непосредственное ведение делопроизводства по обращениям граждан в райисполкоме возлагается на структурное подразделение по работе с обращениями граждан, в управлениях, отделах райисполкома - на специалистов, ответственных за работу с обращениями граждан.
Руководитель структурного подразделения райисполкома по работе с обращениями граждан, а также руководители структурных подразделений райисполкома несут персональную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан, постоянно контролируют порядок ведения делопроизводства, а также принимают меры по совершенствованию этой работы.
3. Обращения, поступившие в райисполком, в день их поступления регистрируются структурным подразделением по работе с обращениями граждан и передаются на рассмотрение соответствующих должностных лиц. Резолюции по конкретному обращению готовят специалисты структурного подразделения по работе с обращениями граждан. Решение о порядке рассмотрения обращения должно быть принято не позднее чем через два рабочих дня после передачи его на доклад руководству.
На обращении не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции других должностных лиц допускаются, если в них конкретизируется порядок исполнения.
Решения о порядке рассмотрения обращений, поступивших в структурные подразделения райисполкома, принимают их руководители.
4. Обращение должно быть рассмотрено не позднее одного месяца со дня его регистрации, а обращение, не требующее дополнительного изучения и проверки, - не позднее пятнадцати дней, если иной срок не установлен законодательными актами Республики Беларусь. При необходимости проведения специальной проверки, истребования дополнительной информации, направления запросов в иностранные государства и (или) международные организации председатель райисполкома может продлить срок их рассмотрения в пределах, установленных статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан". Об изменении сроков рассмотрения обращения сообщается гражданину.
Срок рассмотрения обращений, поступивших в райисполком, его структурные подразделения от вышестоящих органов и находящихся у них на контроле, исчисляется с даты поручения или сопроводительного письма органа, направившего обращение.
Обращения, не соответствующие требованиям законодательства об обращениях граждан, могут быть оставлены без рассмотрения с сообщением гражданину в пятидневный срок о причинах оставления обращения без рассмотрения. Решение об оставлении обращения без рассмотрения принимает председатель, управляющий делами, начальник отдела по работе с обращениями граждан райисполкома либо руководитель структурного подразделения райисполкома с правами юридического лица, в которое поступило обращение.
Анонимные обращения не подлежат рассмотрению, за исключением обращений, содержащих сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении. Решение об оставлении анонимного обращения без рассмотрения принимает председатель, управляющий делами, начальник отдела по работе с обращениями граждан райисполкома либо руководитель структурного подразделения райисполкома с правами юридического лица, в которое поступило обращение.
Решение о рассмотрении анонимных обращений принимает председатель, управляющий делами, начальник отдела по работе с обращениями граждан райисполкома, либо руководитель структурного подразделения райисполкома с правами юридического лица, в которое поступило обращение.
Обращения граждан, изложенные с применением ненормативной лексики, в которых содержатся выражения, оскорбляющие честь и достоинство других граждан, а также не поддающиеся прочтению, могут быть оставлены без рассмотрения.
Обращения по вопросам, решение которых не входит в компетенцию райисполкома, или не рассмотренные ранее в установленном действующим законодательством порядке, в пятидневный срок со дня их регистрации направляются в соответствующие государственные органы, иные организации (должностным лицам) с уведомлением об этом авторов обращений. Решение о направлении таких обращений в соответствующие государственные органы, иные организации (должностным лицам) принимает председатель, управляющий делами, начальник отдела по работе с обращениями граждан райисполкома либо руководитель структурного подразделения райисполкома с правами юридического лица, в которое поступило обращение.
Отказ в рассмотрении жалобы, поступившей в райисполком, по истечении трех лет со дня нарушения прав, свобод, законных интересов граждан или со дня, когда им стало известно об их нарушении, должен быть письменно мотивирован и направлен гражданину в пятидневный срок.
(п. 4 в ред. решения Быховского райисполкома от 31.01.2008 N 1-19)
5. Регистрация обращений в райисполкоме осуществляется путем занесения данных в электронную регистрационно-контрольную карточку с последующей корректировкой введенной информации и отметками о ходе рассмотрения обращения. В структурных подразделениях райисполкома регистрация обращений граждан осуществляется с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках), журнальной с графами, аналогичными реквизитам регистрационно-контрольной карточки.
В правом нижнем углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста месте первой страницы ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и регистрационный индекс (входящий номер).
Каждому обращению присваивается регистрационный индекс, состоящий из порядкового номера и начальных букв фамилии автора, коллективных и анонимных обращений - соответственно из букв "Кол" и "Ан", иностранцев - "Ин", проставляемых после порядкового регистрационного номера.
Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
При поступлении обращений от вышестоящих органов и иных организаций в электронную регистрационно-контрольную карточку вносятся реквизиты сопроводительного письма или поручения (адресат, номер и дата сопроводительного письма).
Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем в двух экземплярах (в зависимости от количества исполнителей). Первый экземпляр вместе с обращением передается исполнителю, второй - помещается в контрольную картотеку.
Картотеки могут формироваться по алфавитному или по административно-территориальному принципу, а также по тематике вопросов, затронутых в обращениях, при необходимости по алфавитному указателю фамилий граждан, от которых поступили обращения.
Всей переписке по обращениям граждан присваивается входящий регистрационный индекс обращения.
6. При поступлении повторных обращений им присваивается регистрационный индекс первого обращения и делается отметка "повторно", а при регистрации указываются даты поступлений предыдущих обращений. При рассмотрении повторных обращений анализируются все предшествующие документы, связанные с рассмотрением обращения, за период не более двух лет со времени поступления первого обращения.
При рассмотрении повторных обращений должностные лица обязаны установить причины повторного обращения гражданина и, если оно вызвано нарушением установленного порядка рассмотрения и разрешения обращений, принять соответствующие меры по привлечению виновных лиц к ответственности согласно законодательству Республики Беларусь.
Повторные обращения, в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства и по которым имеются результаты исчерпывающих проверок и гражданам даны ответы в установленном порядке, рассмотрению не подлежат. При этом гражданам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны и переписка с ними по данному вопросу прекращается.
Решение о прекращении производства по повторным обращениям принимает председатель, управляющий делами, начальник отдела по работе с обращениями граждан райисполкома либо руководитель структурного подразделения райисполкома с правами юридического лица, в которое поступило обращение.
Не подлежат рассмотрению обращения граждан, направленные ими в вышестоящие государственные органы, иные организации (должностным лицам) и поступившие в райисполком, его управления и отделы по компетенции в соответствии со статьей 9 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан", если по ним переписка ранее прекращена райисполкомом, его управлениями и отделами. При этом гражданам письменно сообщается, что обращения необоснованны и переписка по данному вопросу прекращена. Решение об оставлении обращения без рассмотрения принимает руководитель, управляющий делами райисполкома, руководитель структурного подразделения райисполкома по работе с обращениями граждан либо руководитель структурного подразделения райисполкома, в которое поступило обращение.
В случае получения письменного заявления об отказе гражданина от своего письменного обращения председателем, управляющим делами, начальником отдела по работе с обращениями граждан райисполкома либо руководителем структурного подразделения райисполкома с правами юридического лица, в которое поступило обращение, принимается решение о прекращении по нему производства, за исключением случаев, когда в обращении содержатся сведения о нарушении прав, свобод и (или) законных интересов других граждан.
Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в райисполком, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера. Они передаются исполнителю, рассматривающему первое обращение.
При личном приеме граждан их устные и письменные обращения подлежат регистрации в установленном порядке.
(п. 6 в ред. решения Быховского райисполкома от 31.01.2008 N 1-19)
7. Контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан, принятым по ним решениям в райисполкоме осуществляет структурное подразделение по работе с обращениями граждан, в управлениях, отделах райисполкома - работники, осуществляющие ведение делопроизводства по обращениям граждан.
Обращения, поступившие на рассмотрение от вышестоящих органов, требующих сообщения результатов рассмотрения обращения, берутся на особый контроль. В этих случаях на обращении делается отметка: "Контроль".
Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после полного разрешения обращения, если все поставленные в нем вопросы рассмотрены, по ним приняты необходимые меры и дан письменный ответ. Должностные лица, рассматривающие обращения, обязаны обеспечить контроль за исполнением решений, принятых по обращениям.
Решение о снятии с контроля обращений в райисполкоме принимают руководитель райисполкома, его заместители, управляющий делами, а в случае положительного решения поставленного в обращении вопроса, а также когда заявителю даны исчерпывающие разъяснения существующего законодательства - руководитель структурного подразделения райисполкома по работе с обращениями граждан.
Решение о снятии с контроля обращения, поступившего в структурные подразделения райисполкома, принимает его руководитель.
На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должны быть надпись "В дело", дата и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
8. Ответы заявителям дают председатель райисполкома, его заместители, управляющий делами или уполномоченные ими должностные лица с указанием принятых по обращению мер или доводов отклонения обращения, разъяснением порядка обжалования принятых решений.
Ответы визируют: исполнитель; начальник управления (отдела) райисполкома, которому поручено рассмотрение обращения; главный специалист - юрисконсульт райисполкома; начальник (специалист) структурного подразделения по работе с обращениями граждан, которые проверяют соответствие ответа требованиям Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан" и действующему законодательству.
Ответы в вышестоящие органы по обращениям граждан, поступившим в управления и отделы райисполкома, подписывают их руководители.
В ответах, направленных в порядке контроля в вышестоящие органы, необходимо указывать, что заявителю дан ответ, а также фамилию исполнителя и его номер телефона.
Обработка исходящей корреспонденции по обращениям граждан состоит из следующих операций: регистрация, сортировка, вложение в конверты, оформление конвертов, отправка и составление почтового реестра (в случае отправки заказной корреспонденции).
(часть пятая п. 8 в ред. решения Быховского райисполкома от 31.01.2008 N 1-19)
9. Общее руководство личным приемом граждан в райисполкоме осуществляет председатель райисполкома.
Личный прием граждан в райисполкоме проводят председатель райисполкома, первый заместитель председателя, заместители председателя, управляющий делами райисполкома в пределах своей компетенции в соответствии с распределением обязанностей, руководители управлений и отделов райисполкома по графику.
При отсутствии в день приема по служебной необходимости или уважительным причинам указанных должностных лиц прием граждан осуществляется лицами, исполняющими их обязанности, а в случае отсутствия таковых - иными уполномоченными ими лицами.
(часть третья п. 9 в ред. решения Быховского райисполкома от 31.01.2008 N 1-19)
График приема граждан руководством райисполкома, руководителями управлений и отделов райисполкома утверждается председателем райисполкома, помещается в доступных для обозрения местах в здании райисполкома, доводится до сведения населения через средства массовой информации.
Руководители не вправе отказать гражданам в личном приеме при обращении их в установленном порядке по вопросам, относящимся к компетенции данных должностных лиц.
В случае повторных обращений граждан по одному и тому же вопросу при наличии ответов и результатов исчерпывающих проверок по предыдущим обращениям, отсутствии новых доводов или вновь открывшихся обстоятельств им может быть отказано в приеме.
Не могут быть предметом рассмотрения на приеме у должностных лиц райисполкома предложения, заявления и жалобы, на которые не распространяется действие Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
Организацию приема граждан председателем райисполкома обеспечивает начальник структурного подразделения по работе с обращениями граждан, иных должностных лиц - уполномоченные ими лица.
Председатель райисполкома проводит личный прием граждан по предварительной записи. Запись граждан на личный прием к председателю райисполкома ведет начальник (специалист) структурного подразделения по работе с обращениями граждан при обращении граждан лично или по телефону. Граждане, обратившиеся на личный прием без предварительной записи в пределах отведенного на прием времени, могут быть приняты председателем, при отсутствии граждан по предварительной записи.
При записи на личный прием выясняется суть вопроса, уточняются мотивы обращения, а также иные сведения.
Предварительная работа по организации личного приема граждан проводится начальником (специалистом) структурного подразделения по работе с обращениями граждан при взаимодействии с причастными руководителями управлений и отделов райисполкома.
При необходимости структурное подразделение по работе с обращениями граждан вправе запрашивать от соответствующих управлений и отделов райисполкома, иных государственных органов и организаций необходимые сведения и справочные материалы по существу обращения гражданина.
В ходе предварительной записи, изучения представленных материалов определяется необходимость участия в приеме руководителей и специалистов соответствующих управлений и отделов райисполкома, районных организаций, решаются вопросы по обеспечению качественного и организованного приема граждан.
Порядок личного приема граждан в управлениях и отделах райисполкома в части, не урегулированной настоящей Инструкцией, определяется их руководителями.
Граждане принимаются в назначенный для приема день в порядке очередности по предъявлении документа, удостоверяющего его личность.
Лицо, проводящее прием граждан, руководствуясь законодательством Республики Беларусь, в пределах своей компетенции вправе принять одно из следующих решений:
дать устное разъяснение по существу каждого из поставленных вопросов;
удовлетворить просьбу, сообщив заявителю порядок и срок исполнения принятого решения;
отказать в удовлетворении просьбы, разъяснив мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения.
В случае, если вопрос, изложенный в устном обращении, не может быть решен во время личного приема, обращение может излагаться гражданином в письменной форме и подлежит рассмотрению в порядке, установленном статьей 9 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
Учет принятых на личном приеме граждан, а также информация о результатах рассмотрения обращений граждан осуществляется в райисполкоме в одной из форм: автоматизированной (электронной) форме, на карточках либо в книге учета личного приема граждан.
Контроль за исполнением поручений, данных на приеме граждан председателем райисполкома, осуществляет структурное подразделение по работе с обращениями граждан.
Другие должностные лица, ведущие прием, организуют контроль самостоятельно.
О результатах выполнения поручений руководства райисполкома по обращениям, поступившим на личном приеме, исполнители информируют заявителя и должностное лицо, проводившее прием, не позднее одного месяца от даты личного приема.
Исполненные поручения по приему граждан снимаются с контроля по решению должностных лиц, проводивших прием граждан.
Прием граждан руководством и другими должностными лицами райисполкома по месту жительства граждан проводится в соответствии с графиком, утвержденным председателем райисполкома. О месте и времени выездного приема население информируется через средства массовой информации, объявления по месту жительства.
10. Исполнители должны возвратить обращения после их разрешения со всеми относящимися к ним материалами (в том числе и с копиями промежуточных ответов) должностному лицу структурного подразделения райисполкома по работе с обращениями граждан. Формирование и хранение дел у исполнителей не допускаются.
Обращения, направленные для рассмотрения в структурные подразделения райисполкома, другие органы, по которым не требуется информация, остаются у них на постоянном хранении.
Информация о дате исполнения обращения, а также отметка о характере принятого решения заносится ответственным за ведение делопроизводства по обращениям граждан в регистрационно-контрольную карточку, которая изымается из контрольной картотеки и со всеми отметками помещается в справочную картотеку.
11. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе по личному приему граждан, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в райисполкоме, его структурных подразделениях.
Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке их исполнения. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в хронологической последовательности, причем в переписке документ-ответ должен быть подшит за документом-запросом. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к первой группе документов.
Срок хранения обращений, документов по их рассмотрению и разрешению составляет 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с даты последнего рассмотрения). При необходимости может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений.
12. Дела, подлежащие постоянному и временному хранению, передаются в архив через год после завершения делопроизводства по ним. По истечении сроков хранения документы по обращениям подлежат уничтожению в установленном порядке.
13. Обращения и содержащиеся в них критические замечания систематически анализируются и обобщаются структурным подразделением райисполкома по работе с обращениями граждан с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, изучения общественного мнения, а также совершенствования работы по рассмотрению обращений.
Результаты анализа и обобщения оформляются ежеквартально в виде справок, обзоров, информаций и рассматриваются на заседаниях райисполкома.
Руководители структурных подразделений райисполкома ежеквартально анализируют работу с обращениями граждан с руководителями подведомственных организаций. Справки, информации, выписки из решений по данному вопросу представляются в структурное подразделение райисполкома по работе с обращениями граждан.
| 
