Стр. 3
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 |
170. Корреспонденция с грифом ограниченного распространения сдается в отдел по работе с документами под расписку в указателе рассылки.
171. Все документы и дела с грифом ограниченного распространения формируются в дела постоянного хранения.
Лица, не работающие в облисполкоме, допускаются к ознакомлению с такими документами по разрешению управляющего делами облисполкома или его заместителей.
Подлежащие уничтожению документы и дела должны в обязательном порядке уничтожаться по акту, измельчаться до степени, исключающей возможность прочтения текста, или сжигаться.
172. Запрещается пользоваться данными, содержащимися в документах с грифом ограниченного распространения, в открытых выступлениях (в печати, по радио и т.д.).
173. О фактах утраты документов и изданий с грифом ограниченного распространения немедленно ставится в известность управляющий делами облисполкома или его заместители и начальник отдела по работе с документами.
174. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, изданиями, содержащими такую информацию, работник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
Ответственность за организацию и осуществление надлежащего учета, за хранение, размножение, использование и уничтожение документов и изданий с грифом ограниченного распространения несут руководители структурных подразделений облисполкома. Контроль за состоянием этой работы осуществляется управлением делами облисполкома.
Глава 12
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
В ОБЛИСПОЛКОМЕ, ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ИХ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ
ХРАНЕНИЕ. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
175. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве облисполкома составляется номенклатура дел.
176. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, образующихся в процессе деятельности облисполкома, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
В номенклатуру дел облисполкома включаются дела структурных подразделений облисполкома.
177. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в процессе деятельности облисполкома.
178. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета, индексации дел, определения сроков их хранения и поиска документов.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и используется в архиве для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
179. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:
регламентом облисполкома;
положениями о структурных подразделениях;
штатным расписанием;
перечнями документов с указанием сроков хранения;
номенклатурами дел облисполкома за предыдущие годы;
описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
180. Сводная номенклатура дел облисполкома составляется отделом по работе с документами на основании номенклатур дел структурных подразделений (приложение 7).
181. Номенклатура дел структурного подразделения облисполкома составляется специалистом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения, визируется начальником отдела по работе с документами и подписывается руководителем структурного подразделения облисполкома (приложение 8).
182. Названиями разделов номенклатуры дел облисполкома являются названия структурных подразделений, соответствующие утвержденной структуре облисполкома.
В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности облисполкома.
183. В номенклатуру дел включаются дела с документами, имеющими ограничительный гриф "Для служебного пользования".
184. Не включаются в номенклатуру печатные издания.
185. Дела, содержащие документы по вопросам, не решенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел облисполкома следующего года под тем же индексом.
186. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("документальные материалы", "общая переписка", "разные материалы" и т.д.).
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
187. Заголовок дела включает:
название рода дела (документы, переписка) или разновидности документов (распоряжения, протоколы, планы, отчеты, акты и т.д.);
указание автора документа (облисполком, его структурное подразделение или должностное лицо);
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела;
даты (период), к которым относятся документы дела;
указание на копийность документов дела.
Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.
188. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве названия рода дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Например:
Документы, послужившие основанием для издания приказов, распоряжений по личному составу (заявления, справки, докладные записки и др.)
Документы об участии коллективов в спортивных соревнованиях (анкеты, списки, фотоснимки).
Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.
Например:
Документы к протоколам заседаний облисполкома (доклады, информационные сообщения, справки и т.д.).
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность документов указывается во множественном числе.
Например:
Протоколы заседаний облисполкома.
189. Название исполкома или его структурного подразделения в качестве автора документов в заголовках указывается кратко или приводится общее видовое название авторов.
Например:
Заявки комитетов, управлений, отделов.
190. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовке дела конкретный(е) корреспондент(ы) указывается(ются) в том случае, если переписка ведется только с одним, двумя или тремя корреспондентами.
Например:
Переписка с Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь по вопросам работы общественного транспорта.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами (более трех), последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с избирательными комиссиями о проведении избирательной кампании.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами (более трех), последние не указываются.
Например:
Переписка об организации семинаров, совещаний по вопросам совершенствования документационного обеспечения
Переписка об организации совещаний по вопросам работы общественного транспорта.
191. В заголовках дел, содержащих плановую и отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на который составлены планы (отчеты).
Например:
План работы на 2007 год
Отчеты о работе комиссии по делам несовершеннолетних за 2006 год.
192. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел (индексы дел) проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в облисполкоме цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например:
2.3-4, где 2.3 - индекс структурного подразделения, 4 - порядковый номер дела по номенклатуре в пределах данного структурного подразделения.
Группы цифр индекса отделяются одна от другой точкой.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью значимости документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Заголовки систематизируются в следующем порядке: законы Республики Беларусь, декреты, указы Президента Республики Беларусь, постановления Палаты представителей и Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь, уставы (положения), распоряжения Главы Администрации Президента Республики Беларусь, протоколы, приказы, штатные расписания, планы, отчеты, справки, сведения, акты, переписка. Порядок систематизации прочих категорий дел определяется составителем номенклатуры в соответствии с их значимостью.
Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по корреспондентам или географическим названиям в алфавитном порядке.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются сроки хранения дел и номера статей по перечням типовых документов с указанием сроков хранения.
В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении и утрате дел, о переходящих делах и т.д.
193. Номенклатура дел облисполкома подписывается начальником отдела по работе с документами и после согласования постоянно действующей экспертной комиссией (далее - ЭК) облисполкома направляется на согласование экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) отдела по архивам и делопроизводству главного управления юстиции облисполкома, после чего утверждается управляющим делами облисполкома.
Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел отдела по работе с документами.
194. По окончании календарного года специалистом структурного подразделения облисполкома, ответственным за делопроизводство, в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно - постоянного и временного хранения (приложение 9).
195. Номенклатура дел облисполкома на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года.
В конце каждого года номенклатура дел уточняется, согласовывается ЭК облисполкома, утверждается управляющим делами облисполкома и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел согласовывается ЭПК отдела по архивам и делопроизводству главного управления юстиции облисполкома не реже одного раза в 5 лет.
В случае значительного изменения структуры облисполкома номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования ЭПК отдела по архивам и делопроизводству главного управления юстиции облисполкома.
196. Номенклатура дел облисполкома составляется в четырех экземплярах. Первый экземпляр хранится в отделе по работе с документами, второй - направляется в структурные подразделения облисполкома, третий - хранится в качестве учетного документа в архиве облисполкома, четвертый - в государственном архивном учреждении.
Глава 13
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
197. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Дела в облисполкоме формируются в его структурных подразделениях. Формированием дел занимаются специалисты, ответственные за делопроизводство структурных подразделений.
Контроль за правильным формированием дел в облисполкоме осуществляется отделом по работе с документами.
198. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы;
помещать вместе документы, относящиеся к решению одного вопроса;
группировать в дело документы за один календарный год, за исключением переходящих дел, личных дел, документов временных комиссий (группируются за период деятельности);
группировать в отдельные дела документы постоянного и временного сроков хранения;
помещать в дела машино-, факсо-, телефонограммы на общих основаниях.
199. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры, проекты документов, размноженные копии. Объем дела не должен превышать 250 листов. Дело объемом свыше 250 листов делят на тома.
200. Внутри дела документы располагаются в последовательности решения определенных вопросов. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (поступающие - по датам поступления, отправляемые - по датам отправления), по авторам или корреспондентам в алфавитном порядке.
Приложения к документам независимо от даты их утверждения или подписания присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
Документы заседаний облисполкома группируются в два дела:
протоколы заседаний и решения к ним;
документы к протоколам (доклады, справки, заключения, проекты решений и т.д.).
Протоколы заседаний коллегиальных органов в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам систематизируются по номерам протоколов в последовательности решения вопросов.
201. Распоряжения и приказы группируются в отдельные дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные решениями облисполкома, группируются вместе с указанными документами.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Планы (прогнозы) и отчеты независимо от времени их составления группируются в дела того года, к которому они относятся по содержанию.
Например, план на 2006 год, составленный в 2005 году, и отчет за 2006 год, составленный в 2007 году, должны быть отнесены к 2006 году.
Документы в личных делах располагают в следующей последовательности:
внутренняя опись документов, имеющихся в деле;
дополнение к личному листку по учету кадров;
личный листок по учету кадров;
автобиография;
копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
заявление о приеме на работу;
копии или выписки из приказов (распоряжений) о приеме, увольнении, переводе, назначении на должность.
При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:
декларация о доходах;
контракт (для государственных служащих);
договор о материальной ответственности (для материально-ответственных лиц) и др.
Лицевые счета работников по заработной плате группируют по фамилиям в алфавитном порядке и образуют самостоятельные дела в пределах года.
Переписка формируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: за документом-запросом помещается документ-ответ. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Обращения граждан по вопросам работы облисполкома и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу документов.
Повторные обращения или дополнительные документы к ним подшиваются к данной группе документов.
202. Правильность формирования дел проверяется при передаче дел на государственное хранение.
Глава 14
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
203. Экспертиза ценности документов - это определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов в целях установления сроков их хранения и отбора на государственное хранение.
204. Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве:
при составлении номенклатур дел;
при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
при подготовке дел к последующему хранению;
в архиве в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.
205. Экспертиза ценности документов проводится экспертной комиссией облисполкома (далее - ЭК) совместно со специалистами структурных подразделений под непосредственным методическим руководством государственного архивного учреждения.
ЭК работает в соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии облисполкома, утвержденным председателем облисполкома.
206. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения в делопроизводстве облисполкома осуществляется ежегодно.
При проведении экспертизы ценности документов производятся:
отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив облисполкома;
отбор документов с временными сроками хранения и не подлежащих дальнейшему хранению;
выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов на постоянное хранение проводится на основании номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы временного хранения.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные.
Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив облисполкома проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "при условии завершения ревизии" и т.п.
207. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 10).
Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК облисполкома.
Согласованные комиссией акты о выделении дел к уничтожению утверждаются управляющим делами облисполкома после утверждения ЭПК отдела по архивам и делопроизводству главного управления юстиции облисполкома описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу. После этого дела, включенные в акты, уничтожаются.
208. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются в соответствии с Основными правилами работы архивов центральных и местных органов власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте, который подшивается в соответствующее дело.
Глава 15
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
209. Дела облисполкома подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится специалистами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, под методическим руководством и контролем отдела по работе с документами.
210. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление заверительной надписи дела (приложение 11);
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 12);
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (заголовка дела, даты дела и др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Дела допускается хранить в скоросшивателях, при этом не проводится пересистематизация документов в деле, листы не нумеруются, заверительные надписи и внутренние описи не составляются.
211. Документы, составляющие дело, подшиваются в четыре прокола в твердую обложку из картона (при объеме дела до 50 листов) или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скрепки) из них удаляются.
Невостребованные личные документы (аттестаты, свидетельства и др.) вкладываются в конверт, который затем подшивается в дело.
212. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Листы приложения к делу, составляющего отдельный том, нумеруются отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два листа.
Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа.
Лист с наклеенными документами (вырезки, выписки, фотографии и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем - очередным номером - каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке.
При наличии большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая зачеркивается, но сохраняется в деле.
213. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.
Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе, который помещается в конце дела, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа документа. Лист-заверитель наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела, если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя.
В заверительной надписи указывается количество листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).
При необходимости в заверительной надписи оговариваются особенности физического состояния и формирования дел.
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется заново.
214. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется в соответствии с приложением 13. На обложке дела указываются:
наименование исполкома;
наименование структурного подразделения;
индекс дела (по номенклатуре дел);
заголовок дела;
дата дела (тома, части) или крайние даты документов, входящих в дело;
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.
215. При оформлении обложки дел полное наименование исполкома и наименование структурного подразделения указываются в именительном падеже.
На обложку заголовок дела переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (например, проставляются номера протоколов и распоряжений).
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
216. На обложке дела указывается дата (крайние даты) дела - дата заведения и окончания в делопроизводстве.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое заведено дело.
Даты дел постоянного, временного хранения и по личному составу пишутся на обложке арабскими цифрами.
Даты планов, отчетов, штатных расписаний, дел, содержащих один документ, отражаются в заголовках дел.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протоколов, составляющих дело, или даты их утверждения (если они утверждаются).
При оформлении дела, состоящего из нескольких томов, на обложке указываются число, месяц, год начала и окончания каждого тома в делопроизводстве.
Если в дело включены документы-приложения за более ранний период, чем год образования дела, то на обложке под датой делается запись: "Имеются документы за...".
217. Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.
218. Срок хранения дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел после уточнения его по соответствующему перечню документов.
219. При внесении дела в опись на обложке проставляется архивный шифр дела, включающий номер фонда, номер описи и номер дела.
220. Надписи на обложках делаются четко светостойкими чернилами или шариковой ручкой. Допускается предварительное заполнение формы обложки на компьютере с последующей наклейкой ее на обложку дела.
Глава 16
СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ
221. На завершенные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи.
Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел.
Опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
222. В облисполкоме в каждом структурном подразделении ежегодно составляются описи на дела постоянного хранения, по которым дела сдаются на государственное хранение в архивные учреждения.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в двух экземплярах (приложение 14).
223. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи валовой, пока число дел не достигнет любой четырехзначной цифры (1000, 3000 и так далее до 9999);
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с отделом по работе с документами облисполкома; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
224. В конце описи после последней описательной статьи делается итоговая запись. В ней цифрами и прописью указывается количество дел, а также первый и последний номер включенных в опись дел, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера дел).
Глава 17
ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОБЛИСПОЛКОМЕ
225. Документы исполнительных и распорядительных органов относятся к государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь.
226. Временное хранение документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь осуществляется в архиве облисполкома в течение сроков, установленных законодательством Республики Беларусь, а затем документы передаются на постоянное хранение в государственные архивные учреждения.
227. Порядок хранения документов устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами и методическими документами в области архивного дела.
228. Требования к формированию, оформлению, хранению и использованию дел приводятся в соответствующих главах настоящей Инструкции.
229. Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с перечнями типовых документов с указанием сроков хранения, а также иными нормативными правовыми актами Республики Беларусь.
230. С момента заведения и до передачи в государственное архивное учреждение дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и специалисты, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих кабинетах и располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
231. В государственное архивное учреждение дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются только по описям.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения находятся в структурных подразделениях до истечения сроков их хранения. Их учет проводится по номенклатуре дел.
232. Временное хранение документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь осуществляют структурные подразделения в течение следующих сроков:
областного Совета депутатов, облисполкома - 10 лет;
по личному составу - 75 лет;
технотронных - не более 3 лет.
233. Архивные документы облисполкома хранятся в помещении, доступ в которое ограничен.
234. Дела архива облисполкома выдаются во временное пользование структурным подразделениям, подведомственным и сторонним организациям, а также судебным, следственным, налоговым и контрольным органам.
235. Выдача дел сторонним организациям производится на основании письма соответствующей организации и разрешающей резолюции управляющего делами облисполкома и оформляется актом. Акт составляется в 2 экземплярах на бланке облисполкома (приложение 15).
На выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение 16).
236. Дела во временное пользование выдаются на срок, не превышающий 30 дней.
237. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения управляющего делами облисполкома с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о выдаче подлинника с указанием причины.
Глава 18
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
238. По истечении сроков ведомственного хранения дела в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом передаются на постоянное хранение в государственное архивное учреждение.
239. Дела передаются по описям, утвержденным в установленном порядке. При этом передаются два экземпляра описи дел постоянного хранения и два экземпляра историко-архивной справки к фонду.
240. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема- передачи, составляемым государственным архивом в 2 экземплярах.
241. В случаях утраты документов постоянного хранения облисполком и его структурные подразделения принимают меры к их розыску.
При необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, составляется соответствующий акт. Причины отсутствия дел оговариваются в историко-архивной справке к фонду.
242. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, обработка и транспортировка документов, выполняются за счет средств облисполкома и его структурных подразделений.
243. При ликвидации облисполкома образовавшиеся в его деятельности архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам. При отсутствии правопреемника документы постоянного хранения, а также по личному составу передаются в соответствующее государственное архивное учреждение.
В состав комиссий, создаваемых для передачи дел и имущества, включаются представители Государственной архивной службы Республики Беларусь.
Приложение 1
к Инструкции
по документационному обеспечению
управления в Минском областном
исполнительном комитете
ФОРМА БЛАНКА РЕШЕНИЯ
Государственный герб
Республики Беларусь
МIНСКI АБЛАСНЫ МИНСКИЙ ОБЛАСТНОЙ
ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
(Miнскi аблвыканкам) (Минский облисполком)
РАШЭННЕ РЕШЕНИЕ
________ N _________
г.Мiнск г.Минск
Приложение 2
к Инструкции
по документационному обеспечению
управления в Минском областном
исполнительном комитете
ФОРМА БЛАНКА ВЫПИСКИ ИЗ РЕШЕНИЯ
Государственный герб
Республики Беларусь
МIНСКI АБЛАСНЫ МИНСКИЙ ОБЛАСТНОЙ
ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
(Miнскi аблвыканкам) (Минский облисполком)
ВЫПIСКА З РАШЭННЯ ВЫПИСКА ИЗ РЕШЕНИЯ
________ N _________
г.Мiнск г.Минск
Приложение 3
к Инструкции
по документационному обеспечению
управления в Минском областном
исполнительном комитете
ФОРМА БЛАНКА РАСПОРЯЖЕНИЯ ОБЛИСПОЛКОМА
Государственный герб
Республики Беларусь
МIНСКI АБЛАСНЫ МИНСКИЙ ОБЛАСТНОЙ
ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
(Miнскi аблвыканкам) (Минский облисполком)
РАСПАРАДЖЭННЕ РАСПОРЯЖЕНИЕ
________ N _________
г.Мiнск г.Минск
Приложение 4
к Инструкции
по документационному обеспечению
управления в Минском областном
исполнительном комитете
ФОРМА БЛАНКА ПРОТОКОЛА
Государственный герб
Республики Беларусь
МIНСКI АБЛАСНЫ МИНСКИЙ ОБЛАСТНОЙ
ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
(Miнскi аблвыканкам) (Минский облисполком)
ПРАТАКОЛ ПРОТОКОЛ
________ N _________
г.Мiнск г.Минск
Приложение 5
к Инструкции
по документационному обеспечению
управления в Минском областном
исполнительном комитете
ФОРМА БЛАНКА ДЛЯ ПИСЬМА
Государственный герб
Республики Беларусь
МIНСКI АБЛАСНЫ МИНСКИЙ ОБЛАСТНОЙ
ВЫКАНАЎЧЫ КАМIТЭТ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
вул. Энгельса, 4; 220030 г.Мiнск ул. Энгельса, 4; 220030 г.Минск
тэл. 500-41-37, факс 227-24-15 тел. 500-41-37, факс 227-24-15
________________ N _______________
На N ____________ад ______________
Приложение 6
к Инструкции
по документационному обеспечению
управления в Минском областном
исполнительном комитете
ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ
___________________________________ Адресат
(наименование структурного
подразделения)
Резолюция
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
___________ N ____________
__________________________
(место составления)
Об ________________________
___________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Руководитель структурного Подпись Расшифровка подписи
подразделения
Приложение 7
к Инструкции
по документационному обеспечению
управления в Минском областном
исполнительном комитете
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОБЛИСПОЛКОМА
Минский областной УТВЕРЖДАЮ
исполнительный комитет Управляющий делами
облисполкома
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
__________ N ________ Подпись Расшифровка подписи
г.Минск Дата
на ____________год
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 |
| 
