Зарегистрировано в НРПА РБ 7 марта 2008 г. N 9/14081
На основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года, постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан", Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц", постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" Гродненский областной исполнительный комитет РЕШИЛ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Гродненском областном исполнительном комитете.
2. Установить, что в Гродненском областном исполнительном комитете ведение делопроизводства осуществляется по обращениям:
индивидуальных предпринимателей - в порядке, определенном пунктом 1 настоящего решения;
юридических лиц - в порядке, определяемом распоряжением председателя Гродненского областного исполнительного комитета.
3. Рекомендовать Гродненскому городскому исполнительному комитету, администрациям районов города Гродно, районным исполнительным комитетам Гродненской области принять аналогичные решения.
4. Признать утратившими силу:
решение Гродненского областного исполнительного комитета от 3 августа 2005 г. N 428 "Об утверждении Инструкции об организации работы с обращениями граждан в Гродненском областном исполнительном комитете" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 135, 9/4392);
пункт 2 решения Гродненского областного исполнительного комитета от 13 марта 2007 г. N 163 "О внесении изменений в решения Гродненского областного исполнительного комитета от 19 ноября 2001 г. N 606 и от 3 августа 2005 г. N 428" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 90, 9/7155).
5. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на управляющего делами - начальника управления делами Гродненского областного исполнительного комитета Присаду Н.Е.
6. Опубликовать настоящее решение в газете "Гродзенская праўда".
7. Настоящее решение вступает в силу со дня его официального опубликования.
Председатель В.Е.САВЧЕНКО
Исполняющий обязанности
управляющего делами М.Г.ШАБАН
УТВЕРЖДЕНО
Решение
Гродненского областного
исполнительного комитета
19.02.2008 N 110
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
В ГРОДНЕНСКОМ ОБЛАСТНОМ ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ КОМИТЕТЕ
1. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Гродненском областном исполнительном комитете (далее - Инструкция) разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014), Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997) (далее - Указ N 498), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 27, 5/26649) и определяет порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан (далее - обращения) в Гродненском областном исполнительном комитете (далее - облисполком).
2. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям граждан, рассматриваемым в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также по обращениям, для которых законодательными актами Республики Беларусь установлен иной порядок направления и рассмотрения в государственных органах, иных организациях (должностными лицами).
3. Делопроизводство по обращениям в облисполкоме ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на отдел по работе с обращениями граждан и юридических лиц управления делами облисполкома (далее - отдел по обращениям граждан) и лиц, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по обращениям в структурных подразделениях облисполкома.
4. Ответственность за организацию работы с обращениями возлагается на председателя облисполкома, руководителей структурных подразделений облисполкома.
5. Поступившие в облисполком по почте, телеграфу, факсимильной связи или иным путем письменные обращения, в том числе и принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления в отделе по обращениям граждан, структурных подразделениях облисполкома.
6. Регистрация письменных обращений в облисполкоме осуществляется с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной) - путем занесения данных о документе в электронную регистрационно-контрольную карточку обращения (далее - РКК) по форме согласно приложению с последующим введением информации в ходе работы по рассмотрению обращения, карточной (в РКК), журнальной с графами, аналогичными реквизитам РКК. Количество экземпляров регистрационных карточек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, контроля, поиска, анализа работы по обращениям.
7. При поступлении обращений из вышестоящих государственных органов, средств массовой информации, иных организаций, от вышестоящих должностных лиц в РКК вносятся реквизиты сопроводительного письма или поручения (адресат, номер и дата сопроводительного письма).
8. В правом нижнем углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста месте первой страницы ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и регистрационный индекс.
9. Регистрационный индекс письменных обращений состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например, А-2, где А - начальная буква фамилии автора, 2 - порядковый номер).
10. Повторным обращениям при их поступлении присваивается очередной индекс.
11. Обращения, направленные в облисполком вышестоящими государственными органами, иными организациями (вышестоящими должностными лицами), требующими сообщить результаты рассмотрения обращения, и предписания, предусмотренные подпунктом 1.4 пункта 1 Указа N 498 (далее - предписание), берутся на особый контроль. На таких обращениях в правом верхнем углу проставляется штамп "Контроль".
Оформление предписания осуществляется согласно Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Отметка о выдаче предписания и его исполнении указывается в соответствующей графе электронной РКК.
12. Письменным обращениям, полученным на личном приеме, присваивается регистрационный номер, указанный в карточке личного приема. Рассмотрение одного или нескольких поставленных в ходе личного приема и указанных в письменном обращении вопросов осуществляется одновременно согласно резолюции председателя облисполкома, первого заместителя председателя облисполкома, заместителей председателя облисполкома, указанной в карточке личного приема.
13. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
14. Именные пакеты с надписью "Лично" передаются адресату в закрытом виде, при этом регистрационный штамп ставится в правом нижнем углу конверта и заполнение РКК производится по реквизитам конверта.
15. После регистрации обращения в этот же день передаются на рассмотрение председателю облисполкома, первому заместителю председателя облисполкома, заместителям председателя облисполкома (далее - руководство облисполкома) согласно распределению обязанностей между ними, утверждаемому распоряжением председателя облисполкома, или руководителю структурного подразделения облисполкома.
16. Поручения руководства облисполкома или руководителей структурных подразделений облисполкома о дальнейшем рассмотрении обращений оформляются в форме резолюций.
17. Вся переписка по обращениям ведется за номерами, присвоенными им при регистрации. Ответы на обращения направляются на бланках установленного образца за подписью руководства облисполкома, руководителя структурного подразделения облисполкома.
18. В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам) по находящимся на контроле обращениям и предписаниям, указываются сведения об уведомлении гражданина о результатах рассмотрения его обращения, отметка об исполнителе.
19. После окончания проверки изложенных в обращении фактов и исполнения принятого решения обращение с копией ответа, завизированной должностными лицами, указанными в резолюции, и документами, связанными с подготовкой ответа, возвращается должностным лицом в отдел по обращениям граждан, структурное подразделение облисполкома для последующего внесения информации о результатах рассмотрения обращения в РКК.
20. На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата, ставится личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.
21. Переписка по обращениям хранится в отделе по обращениям граждан, структурных подразделениях облисполкома отдельно от других документов. Обращения, ответы на них и другие документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Дела формируются в течение календарного года.
22. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке и подшиваются в последовательности решения вопроса. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
23. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются.
24. Срок хранения обращений граждан, материалов, связанных с их рассмотрением, - 5 лет.
25. Письменные обращения считаются разрешенными, если в результате его рассмотрения в соответствии с законодательством Республики Беларусь рассмотрены все изложенные в обращении вопросы, приняты надлежащие меры по защите, обеспечению реализации, восстановлению прав и законных интересов автора обращения и гражданам даны письменные ответы в сроки, установленные статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
26. Срок рассмотрения обращений исчисляется в календарных днях со дня регистрации его в отделе по обращениям граждан.
При необходимости проведения специальной проверки, истребования дополнительной информации, направления запросов в иностранные государства и (или) международные организации руководство облисполкома, руководители структурных подразделений облисполкома, куда поступили обращения, могут продлить срок их рассмотрения в пределах, установленных статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан". Об изменении сроков рассмотрения обращения сообщается гражданину.
27. Письменные обращения должны соответствовать требованиям, установленным в частях первой и второй статьи 7 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан". Обращения, не соответствующие указанным требованиям, а также обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные слова или выражения, либо текст обращения не поддается прочтению, либо обращения подлежат рассмотрению только в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также в ином порядке, установленном законодательными актами Республики Беларусь, могут быть оставлены без рассмотрения по существу с уведомлением граждан в пятидневный срок о причинах оставления обращений без рассмотрения по существу.
Обращения, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в пятидневный срок со дня их регистрации в облисполкоме направляются специалистами отдела по работе с обращениями граждан либо лицами, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по обращениям в структурных подразделениях облисполкома, в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы.
28. Повторные обращения, в которых не приводятся новые сведения или вновь открывшиеся обстоятельства, рассмотрению не подлежат, если по ним имеются исчерпывающие материалы проверок и гражданам даны ответы в порядке, установленном настоящей Инструкцией. При этом гражданам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны и переписка с ними по данному вопросу прекращается.
Решение о прекращении производства по повторным обращениям принимается:
председателем облисполкома или в его отсутствие первым заместителем председателя облисполкома и оформляется распоряжением;
руководителем структурного подразделения облисполкома и оформляется приказом.
29. В случае получения письменного заявления об отказе гражданина от своего письменного обращения руководством облисполкома, руководителем структурного подразделения облисполкома принимается решение о прекращении по нему производства, за исключением случаев, когда в обращении содержатся сведения о нарушении прав, свобод и (или) законных интересов граждан.
30. Сроки направления жалоб гражданами не должны превышать трех лет со дня нарушения прав, свобод и (или) законных интересов граждан или со дня, когда им стало известно об этом нарушении.
Должностные лица облисполкома вправе отказать в рассмотрении жалобы в случае пропуска срока, определенного частью первой настоящего пункта. Отказ в рассмотрении жалобы должен быть письменно мотивирован и направлен гражданину в пятидневный срок.
31. Обращения, поступившие из редакции газет, журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации, подлежат рассмотрению в соответствии с Законом Республики Беларусь "Об обращениях граждан", законодательством Республики Беларусь о средствах массовой информации и настоящей Инструкцией.
32. Руководство облисполкома, руководители структурных подразделений облисполкома осуществляют непосредственный контроль за соблюдением установленного законодательством Республики Беларусь и настоящей Инструкцией порядка рассмотрения обращений.
33. Контроль за сроками и порядком разрешения обращений возлагается на отдел по обращениям граждан. О случаях нарушения порядка и сроков рассмотрения обращений заместитель начальника управления - начальник отдела по работе с обращениями граждан и юридических лиц управления делами облисполкома обязан своевременно докладывать руководству облисполкома.
34. Вопросы работы с обращениями, а также отдельные обращения, при рассмотрении которых были допущены формализм и волокита, при необходимости рассматриваются на совещаниях руководства облисполкома, заседаниях облисполкома.
35. Обращения систематически анализируются и обобщаются отделом по обращениям граждан с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан. Результаты анализа и работы с обращениями ежегодно рассматриваются на заседаниях облисполкома.
Приложение
к Инструкции о порядке
ведения делопроизводства
по обращениям граждан
в Гродненском областном
исполнительном комитете
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА ОБРАЩЕНИЯ
N ________________________
(регистрационный индекс)
Фамилия, имя, отчество _____________________________________________
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон __________
____________________________________________________________________
Дата поступления ___________________________________________________
Количество листов обращения ________________________________________
Количество листов приложений <1> ___________________________________
Даты, индексы <2> повторных обращений ______________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма ______________
Тематика ___________________________________________________________
Содержание _________________________________________________________
____________________________________________________________________
Резолюция __________________________________________________________
____________________________________________________________________
Исполнитель ________________________________________________________
Документ направлен на исполнение ___________________________________
Дата направления _____ Срок исполнения _______ Дата исполнения _____
Ход рассмотрения ___________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении ______________________
Результат рассмотрения обращения (N __________ дата ответа ________)
Отметка о снятии с контроля ________________________________________
Документ подшит в дело N _____ _____ л.
--------------------------------
<1> Указывается при наличии документов, содержащих информацию о
результатах предыдущего рассмотрения обращения.
<2> Проставляются при присвоении повторному обращению
очередного регистрационного индекса.
| 
