Зарегистрировано в НРПА РБ 28 марта 2008 г. N 9/14567
Могилевский областной исполнительный комитет РЕШИЛ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в Могилевском областном исполнительном комитете.
2. Признать утратившими силу:
решение Могилевского областного исполнительного комитета от 13 января 2005 г. N 2-15 "Об утверждении Инструкции о ведении делопроизводства по обращениям граждан в Могилевском областном исполнительном комитете" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 51, 9/4040);
решение Могилевского областного исполнительного комитета от 30 июня 2005 г. N 14-45 "О внесении изменений и дополнений в решения Могилевского областного исполнительного комитета от 6 мая 2002 г. N 9-24 и от 13 января 2005 г. N 2-15" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 136, 9/4383).
Председатель Б.В.БАТУРА
Управляющий делами Г.А.ВОРОНИН
УТВЕРЖДЕНО
Решение
Могилевского областного
исполнительного комитета
19.03.2008 N 6-10
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ В МОГИЛЕВСКОМ ОБЛАСТНОМ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ КОМИТЕТЕ
1. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в Могилевском областном исполнительном комитете (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014; 2006 г., N 146, 5/22839; 2008 г., N 27, 5/26649), и определяет порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц (далее - обращения) в Могилевском областном исполнительном комитете (далее - облисполком), его структурных подразделениях.
2. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям, рассматриваемым в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также по обращениям, для которых законодательными актами Республики Беларусь установлен иной порядок направления и рассмотрения в государственных органах, иных организациях (должностными лицами).
3. Делопроизводство по обращениям граждан в облисполкоме, его структурных подразделениях ведется отдельно от делопроизводства по обращениям юридических лиц. Непосредственное ведение делопроизводства по обращениям в облисполкоме возлагается на структурное подразделение по работе с обращениями граждан, в комитетах, управлениях, отделах облисполкома - на специалистов, ответственных за работу с обращениями, о чем издается приказ руководителя.
Руководитель структурного подразделения облисполкома по работе с обращениями граждан, а также руководители иных структурных подразделений облисполкома несут персональную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям, постоянно контролируют порядок его ведения, а также принимают меры по совершенствованию этой работы.
4. Обращения по вопросам, решение которых относится к компетенции облисполкома, в день их поступления регистрируются структурным подразделением по работе с обращениями граждан и передаются на рассмотрение соответствующим должностным лицам. Проект резолюции по конкретному обращению готовит главный советник председателя облисполкома, в его отсутствие - помощник председателя облисполкома, помощники заместителей председателя облисполкома при участии специалистов структурного подразделения по работе с обращениями граждан. Решение о порядке рассмотрения обращения должно быть принято не позднее чем через два рабочих дня после передачи его на доклад руководству.
На обращении не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции других должностных лиц допускаются, если в них конкретизируется порядок исполнения. После принятия решения о порядке рассмотрения обращения структурное подразделение облисполкома по работе с обращениями граждан информирует гражданина, юридическое лицо о том, какому органу (должностному лицу) поручено рассмотреть их обращение.
Решения о порядке рассмотрения обращений, поступивших в структурные подразделения облисполкома, принимают их руководители в соответствии с требованиями настоящего пункта.
В случаях, когда резолюцией должностного лица облисполкома определены несколько исполнителей, ответственным за рассмотрение обращения и подготовку ответа заявителю является первый исполнитель, если в резолюции не указано иное. Первому исполнителю представляются материалы рассмотрения не позднее чем за два рабочих дня до истечения контрольного срока.
5. При рассмотрении обращения, автор которого не удовлетворен результатами его рассмотрения городским, районным исполнительными комитетами, подчиненной облисполкому организацией, исполнитель проверяет содержащиеся в обращении сведения и при наличии оснований обеспечивает принятие положительного решения в интересах гражданина или юридического лица либо направление городскому, районному исполнительным комитетам, организации, подчиненной облисполкому, предписания о надлежащем решении вопросов, содержащихся в обращении, о чем сообщает автору обращения.
Предписания по результатам рассмотрения обращений, поступивших в облисполком, подписывают председатель облисполкома, его заместители, управляющий делами облисполкома, поступивших в структурное подразделение облисполкома - их руководители. Отметка о выдаче предписания и его исполнении указывается в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки.
6. Поступившее в облисполком, структурное подразделение облисполкома обращение, содержащее вопросы, решение которых не относится к компетенции облисполкома, его структурных подразделений, или обращение, которое не рассматривалось ранее в местном исполнительном и распорядительном органе, подчиненных (подотчетных) ему организациях, после регистрации по решению руководителя структурного подразделения по работе с обращениями граждан направляется для рассмотрения в соответствующий государственный орган, иную организацию с уведомлением об этом автора обращения в пятидневный срок.
В случаях, если в обращении одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов, иных организаций, этим органам и организациям в пятидневный срок направляются копии обращения с сопроводительным письмом.
7. Обращение должно быть рассмотрено не позднее одного месяца со дня его регистрации, а обращение, не требующее дополнительного изучения и проверки, - не позднее пятнадцати дней, если иной срок не установлен законодательными актами Республики Беларусь. При необходимости проведения специальной проверки, истребования дополнительной информации председатель облисполкома, его заместители (далее - руководители облисполкома) могут продлить срок их рассмотрения в пределах, установленных статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан", о чем информируют заявителя.
Срок рассмотрения обращений, поступивших в облисполком, его структурные подразделения, горрайисполкомы от вышестоящих органов и находящихся у них на контроле, исчисляется с даты, указанной на поручении или сопроводительном письме органа, направившего обращение.
8. Обращения, не соответствующие требованиям законодательства об обращениях граждан, могут быть оставлены без рассмотрения. Решение об оставлении без рассмотрения обращений, поступивших в облисполком, принимает начальник структурного подразделения по работе с обращениями граждан облисполкома, поступивших в структурные подразделения облисполкома - руководители соответствующих подразделений.
При оставлении обращения без рассмотрения по существу и при наличии данных о месте жительства автора руководитель структурного подразделения по работе с обращениями граждан облисполкома, руководители комитетов, управлений, отделов облисполкома в пятидневный срок со дня регистрации уведомляют автора, юридическое лицо о причинах оставления обращения без рассмотрения по существу и возвращают им оригиналы документов, приложенных к обращению, а в случае, указанном в пункте 2 настоящей Инструкции, также разъясняют, в какую организацию и в каком порядке следует обратиться для решения изложенных в обращении вопросов.
Обращения, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в пятидневный срок со дня их регистрации направляются в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы.
9. Отказ в рассмотрении обращения, поступившего в облисполком, структурные подразделения облисполкома, по истечении трех лет со дня нарушения прав, свобод, законных интересов граждан или со дня, когда им стало известно об их нарушении, должен быть письменно мотивирован и направлен гражданину в пятидневный срок. Решение об отказе в рассмотрении такого обращения принимают соответственно руководители облисполкома, руководители структурных подразделений облисполкома.
10. Повторные обращения, в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства и по которым имеются результаты исчерпывающих проверок, а гражданам и юридическим лицам в установленном порядке даны ответы, рассмотрению не подлежат. При этом гражданам и юридическим лицам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны и переписка с ними по данному вопросу прекращается.
Решение о прекращении переписки по повторным обращениям, поступившим в облисполком, принимается руководителями облисполкома на основании предложений исполнителя (исполнителей), по обращениям граждан, поступившим в структурные подразделения облисполкома, - их руководителями.
Поступившие в облисполком обращения, по которым переписка прекращена, списываются в дело по решению руководителя структурного подразделения по работе с обращениями граждан облисполкома, а поступившие в структурные подразделения облисполкома оформляются в дело резолюцией их руководителей.
В случае, если обращение, по которому прекращена переписка, поступило в облисполком из вышестоящего органа, гражданину, юридическому лицу письменно сообщается, что обращение необоснованно и переписка по данному вопросу прекращена.
11. Решение о порядке рассмотрения анонимного обращения, содержащего сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении, либо ином правонарушении, либо об акциях массового протеста, принимают руководители облисполкома, а по обращениям, поступившим в структурные подразделения облисполкома, - их руководители.
12. Регистрация обращений в облисполкоме осуществляется путем занесения данных в электронную регистрационно-контрольную карточку с последующей корректировкой введенной информации и отметками о ходе рассмотрения обращения. В структурных подразделениях облисполкома регистрация обращений осуществляется с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках), журнальной с графами, аналогичными реквизитам регистрационно-контрольной карточки.
В правом нижнем углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста месте первой страницы ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и регистрационный индекс (входящий номер).
13. Каждому обращению присваивается регистрационный индекс, состоящий из порядкового номера и начальных букв фамилии автора, коллективных и анонимных обращений - соответственно из букв "Кол" и "Ан", иностранцев - "Ин", юридических лиц - "Ою", проставляемых после порядкового регистрационного номера.
Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
При поступлении обращений от вышестоящих органов и иных организаций в регистрационно-контрольную карточку, журнал регистрации обращений вносятся реквизиты сопроводительного письма или поручения (адресат, номер и дата сопроводительного письма).
Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем в двух экземплярах (в зависимости от количества исполнителей). Первый экземпляр вместе с обращением передается исполнителю, второй - помещается в контрольную картотеку.
Картотека может формироваться по алфавитному или административно-территориальному принципу, а также по тематике вопросов, затронутых в обращениях, при необходимости по алфавитному указателю фамилий граждан, от которых поступили обращения.
Всей переписке по обращениям присваивается входящий регистрационный индекс обращения.
14. При поступлении повторных обращений им присваивается регистрационный индекс первого обращения и делается отметка: "Повторно", а при регистрации указываются даты поступлений предыдущих обращений. При рассмотрении повторных обращений анализируются все предшествующие документы, связанные с рассмотрением обращения, за период не более двух лет со времени поступления первого обращения.
Обращения, поступившие от одного лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в облисполком, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера. Они передаются исполнителю, рассматривающему первое обращение.
15. Контроль за своевременным рассмотрением обращений, принятым по ним решениям в облисполкоме осуществляет структурное подразделение по работе с обращениями граждан, в комитетах, управлениях, отделах облисполкома - работники, осуществляющие ведение делопроизводства по обращениям.
Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после полного разрешения обращения, если все поставленные в нем вопросы рассмотрены, по ним приняты необходимые меры и дан письменный ответ.
16. Решение о снятии с контроля обращений в облисполкоме принимают руководитель облисполкома, его заместители, а в случае положительного решения поставленного в обращении вопроса, а также когда заявителю даны исчерпывающие разъяснения существующего законодательства, - руководитель структурного подразделения облисполкома по работе с обращениями граждан.
Решение о снятии с контроля обращения, поступившего в структурное подразделение облисполкома, принимает руководитель соответствующего структурного подразделения.
На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должны быть надпись "В дело", дата и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
17. Ответы заявителям дают председатель облисполкома, его заместители, управляющий делами или уполномоченные по их поручению иные должностные лица с указанием принятых по обращению мер или доводов отклонения обращения, разъяснением порядка обжалования принятых решений.
Ответы на обращения, поступившие в структурные подразделения облисполкома, дают их руководители или заместители руководителей.
Ответы в вышестоящие органы по обращениям подписывают заместители председателя, управляющий делами облисполкома, в структурных подразделениях облисполкома - их руководители.
Ответы высшим должностным лицам Республики Беларусь, завизированные заместителем (заместителями) председателя, управляющим делами облисполкома, по вопросам, входящим в их компетенцию, руководителем структурного подразделения по работе с обращениями граждан облисполкома, подписывает председатель облисполкома.
В ответах, направленных в порядке контроля в вышестоящие органы, необходимо указывать, что заявителю дан ответ, а также фамилию исполнителя и его номер телефона.
Разъяснения, данные заявителю во время личного приема, фиксируются в регистрационно-контрольной карточке.
18. Обращения после их разрешения со всеми относящимися к ним материалами (в том числе и с копиями промежуточных ответов) должны быть возвращены в структурное подразделение облисполкома по работе с обращениями граждан.
Обращения, направленные для рассмотрения в структурные подразделения облисполкома, по которым не требуется информация, остаются у них на постоянном хранении.
Информация о дате исполнения обращения, а также отметка о характере принятого решения вносится в регистрационно-контрольную карточку, помещается в справочную картотеку.
19. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе по личному приему граждан и представителей юридических лиц, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в облисполкоме, его структурных подразделениях.
По истечении сроков хранения документы по обращениям подлежат уничтожению в установленном порядке.
20. Поступившие в облисполком и рассмотренные в установленном порядке обращения и содержащиеся в них критические замечания систематически анализируются и обобщаются структурным подразделением облисполкома по работе с обращениями с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан и юридических лиц, изучения общественного мнения, а также совершенствования работы по рассмотрению обращений.
Результаты анализа и обобщения оформляются ежеквартально в виде справок, обзоров, информаций. Материалы по результатам работы за полугодие и год вносятся на рассмотрение облисполкома.
Руководители структурных подразделений облисполкома ежеквартально анализируют работу с обращениями на заседаниях коллегий, совещаниях с руководителями подведомственных организаций и соответствующая информация представляется в структурное подразделение облисполкома по работе с обращениями граждан.
Статистические отчеты о работе с обращениями в структурных подразделениях облисполкома составляются ежеквартально и до 4-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представляются в структурное подразделение облисполкома по работе с обращениями граждан.
| 
