Зарегистрировано в НРПА РБ 19 августа 2008 г. N 9/17813
Хотимский районный исполнительный комитет РЕШИЛ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в Хотимском районном исполнительном комитете.
2. Настоящее решение вступает в силу со дня его официального опубликования.
Председатель Ф.П.ВИШНЕВСКИЙ
Управляющий делами В.И.МИТРЕНКОВ
УТВЕРЖДЕНО
Решение
Хотимского районного
исполнительного комитета
25.03.2008 N 6-30
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ В ХОТИМСКОМ РАЙОННОМ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ КОМИТЕТЕ
1. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в Хотимском районном исполнительном комитете (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014), и определяет порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц (далее - обращения), в Хотимском районном исполнительном комитете (далее - райисполком), его структурных подразделениях.
2. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям, рассматриваемым в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также по обращениям, для которых законодательными актами Республики Беларусь установлен иной порядок направления и рассмотрения в государственных органах, иных организациях (должностными лицами).
3. Делопроизводство по обращениям граждан в райисполкоме, его структурных подразделениях ведется отдельно от делопроизводства по обращениям юридических лиц. Непосредственное ведение делопроизводства по обращениям в райисполкоме возлагается на отдел по работе с обращениями граждан, в управлениях, отделах райисполкома - на специалистов, ответственных за работу с обращениями, о чем издается приказ руководителя.
Руководитель отдела по работе с обращениями граждан райисполкома, а также руководители иных структурных подразделений райисполкома несут персональную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям, постоянно контролируют порядок его ведения, а также принимают меры по совершенствованию этой работы.
4. Обращения по вопросам, решение которых относится к компетенции райисполкома, в день их поступления регистрируются отделом по работе с обращениями граждан и передаются на рассмотрение соответствующим должностным лицам. Проект резолюции по конкретному обращению готовят начальник и специалисты отдела по работе с обращениями граждан райисполкома. Решение о порядке рассмотрения обращения должно быть принято не позднее чем через два рабочих дня после передачи его на доклад руководству.
На обращении не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции других должностных лиц допускаются, если в них конкретизируется порядок исполнения. После принятия решения о порядке рассмотрения обращения отдел по работе с обращениями граждан райисполкома информирует гражданина, юридическое лицо о том, какому органу (должностному лицу) поручено рассмотреть их обращения.
Решения о порядке рассмотрения обращений, поступивших в структурные подразделения райисполкома, принимают их руководители в соответствии с требованиями настоящего пункта.
В случаях, когда резолюцией должностного лица райисполкома определены несколько исполнителей, ответственным за рассмотрение обращения и подготовку ответа заявителю является первый исполнитель, если в резолюции не указано иное. Первому исполнителю представляются материалы рассмотрения не позднее чем за 2 рабочих дня до истечения контрольного срока.
5. При рассмотрении обращения, автор которого не удовлетворен результатами его рассмотрения районным и сельскими исполнительными комитетами, подчиненной райисполкому организацией, исполнитель проверяет содержащиеся в обращении сведения и при наличии оснований обеспечивает принятие положительного решения в интересах гражданина или юридического лица либо направление сельским исполнительным комитетам, организации, подчиненной райисполкому, предписания о надлежащем решении вопросов, содержащихся в обращении, о чем сообщает автору обращения.
Предписания по результатам рассмотрения обращений, поступивших в райисполком, подписывают председатель райисполкома, его заместители, управляющий делами райисполкома, поступивших в структурное подразделение райисполкома - их руководители. Отметка о выдаче предписания и его исполнении указывается в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки.
6. Поступившее в райисполком, структурное подразделение райисполкома обращение, содержащее вопросы, решение которых не относится к компетенции райисполкома, его структурных подразделений, или обращение, которое не рассматривалось ранее в местном исполнительном и распорядительном органе, подчиненных (подотчетных) ему организациях, после регистрации по решению руководителя отдела по работе с обращениями граждан направляется для рассмотрения в соответствующий государственный орган, иную организацию с уведомлением об этом автора обращения в пятидневный срок.
В случаях, если в обращении одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов, иных организаций, этим органам и организациям в пятидневный срок направляются копии обращения с сопроводительным письмом.
7. Обращение должно быть рассмотрено не позднее одного месяца со дня его регистрации, а обращение, не требующее дополнительного изучения и проверки, - не позднее пятнадцати дней, если иной срок не установлен законодательными актами Республики Беларусь. При необходимости проведения специальной проверки, истребования дополнительной информации председатель райисполкома, его заместители (далее - руководители райисполкома) могут продлить срок их рассмотрения в пределах, установленных статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан", о чем информируют заявителя.
Срок рассмотрения обращений, поступивших в райисполком, его структурные подразделения, сельские исполнительные комитеты от вышестоящих органов и находящихся у них на контроле, исчисляется с даты, указанной на поручении или сопроводительном письме органа, направившего обращение.
8. Обращения, не соответствующие требованиям законодательства об обращениях граждан, могут быть оставлены без рассмотрения. Решение об оставлении без рассмотрения обращений, поступивших в райисполком, принимает начальник отдела по работе с обращениями граждан райисполкома, поступивших в структурные подразделения райисполкома - руководители соответствующих подразделений.
При оставлении обращения без рассмотрения по существу и при наличии данных о месте жительства автора руководитель отдела по работе с обращениями граждан райисполкома, руководители управлений, отделов райисполкома в пятидневный срок со дня регистрации уведомляют автора, юридическое лицо о причинах оставления обращения без рассмотрения по существу и возвращают им оригиналы документов, приложенных к обращению, а в случае, указанном в пункте 2 настоящей Инструкции, также разъясняет, в какую организацию и в каком порядке следует обратиться для решения изложенных в обращении вопросов.
Обращения, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в пятидневный срок со дня их регистрации направляются в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы.
9. Отказ в рассмотрении обращения, поступившего в райисполком, структурные подразделения райисполкома, по истечении трех лет со дня нарушения прав, свобод, законных интересов граждан или со дня, когда им стало известно об их нарушении, должен быть письменно мотивирован и направлен гражданину в пятидневный срок. Решение об отказе в рассмотрении такого обращения принимают соответственно руководители райисполкома, руководители структурных подразделений райисполкома.
10. Повторные обращения, в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства и по которым имеются результаты исчерпывающих проверок, а гражданам и юридическим лицам в установленном порядке даны ответы, рассмотрению не подлежат. При этом гражданам и юридическим лицам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны и переписка с ними по данному вопросу прекращается.
Решение о прекращении переписки по повторным обращениям, поступившим в райисполком, принимается руководителями райисполкома на основании предложений исполнителя (исполнителей), по обращениям граждан, поступившим в структурные подразделения райисполкома, - их руководителями.
Поступившие в райисполком обращения, по которым переписка прекращена, списываются "в дело" по решению руководителя отдела по работе с обращениями граждан райисполкома, а поступившие в структурные подразделения райисполкома оформляются "в дело" резолюцией их руководителей.
В случае, если обращение, по которому прекращена переписка, поступило в райисполком из вышестоящего органа, гражданину, юридическому лицу письменно сообщается, что обращение необоснованно и переписка по данному вопросу прекращена.
11. Решение о порядке рассмотрения анонимного обращения, содержащего сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении, либо ином правонарушении, либо об акциях массового протеста, принимают руководители райисполкома, а по обращениям, поступившим в структурные подразделения райисполкома, - их руководители.
12. Регистрация обращений в райисполкоме осуществляется путем занесения данных в электронную регистрационно-контрольную карточку с последующей корректировкой введенной информации и отметками о ходе рассмотрения обращения. В структурных подразделениях райисполкома регистрация обращений осуществляется с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках), журнальной с графами, аналогичными реквизитам регистрационно-контрольной карточки.
В правом нижнем углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста месте первой страницы ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и регистрационный индекс (входящий номер).
13. Каждому обращению присваивается регистрационный индекс, состоящий из порядкового номера и начальных букв фамилии автора, коллективных и анонимных обращений - соответственно из букв "Кол" и "Ан", иностранцев - "Ин", юридических лиц - "Ою", проставляемых после порядкового регистрационного номера.
Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
При поступлении обращений от вышестоящих органов и иных организаций в регистрационно-контрольную карточку, журнал регистрации обращений вносятся реквизиты сопроводительного письма или поручения (адресат, номер и дата сопроводительного письма).
Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем в двух экземплярах (в зависимости от количества исполнителей). Первый экземпляр вместе с обращением передается исполнителю, второй - помещается в контрольную картотеку.
Картотека может формироваться по алфавитному или по административно-территориальному принципу, а также по тематике вопросов, затронутых в обращениях, при необходимости по алфавитному указателю фамилий граждан, от которых поступили обращения.
Всей переписке по обращениям присваивается входящий регистрационный индекс обращения.
Обработка исходящей корреспонденции состоит из следующих операций: регистрация, сортировка, вложение в конверты, оформление конвертов, составление почтового реестра и отправка.
Документы, отправленные одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. На конвертах указываются индексы вложенных в них документов.
Корреспонденция, которая должна быть срочно доставлена адресатам, находящимся в административно-территориальном центре, отправляется нарочным.
14. При поступлении повторных обращений им присваивается регистрационный индекс первого обращения и делается отметка: "Повторно", а при регистрации указываются даты поступлений предыдущих обращений. При рассмотрении повторных обращений анализируются все предшествующие документы, связанные с рассмотрением обращения, за период не более двух лет со времени поступления первого обращения.
Обращения, поступившие от одного лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в райисполком, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера. Они передаются исполнителю, рассматривающему первое обращение.
15. Контроль за своевременным рассмотрением обращений, принятыми по ним решениями в райисполкоме осуществляет отдел по работе с обращениями граждан райисполкома, в управлениях, отделах райисполкома - работники, осуществляющие ведение делопроизводства по обращениям.
Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после полного разрешения обращения, если все поставленные в нем вопросы рассмотрены, по ним приняты необходимые меры и дан письменный ответ.
16. Решение о снятии с контроля обращений в райисполкоме принимают руководитель райисполкома, его заместители, а в случае положительного решения поставленного в обращении вопроса, а также когда заявителю даны исчерпывающие разъяснения существующего законодательства - руководитель отдела по работе с обращениями граждан райисполкома.
Решение о снятии с контроля обращения, поступившего в структурное подразделение райисполкома, принимает руководитель соответствующего структурного подразделения.
На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должны быть надпись "В дело", дата и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
17. Ответы заявителям дают председатель райисполкома, его заместители, управляющий делами или уполномоченные по их поручению иные должностные лица с указанием принятых по обращению мер или доводов отклонения обращения, разъяснением порядка обжалования принятых решений.
Ответы на обращения, поступившие в структурные подразделения райисполкома, дают их руководители или заместители руководителей.
Ответы в вышестоящие органы по обращениям подписывают заместители председателя, управляющий делами райисполкома, в структурных подразделениях райисполкома - их руководители.
Ответы высшим должностным лицам Республики Беларусь, завизированные заместителем (заместителями) председателя, управляющим делами райисполкома, по вопросам, входящим в их компетенцию, руководителем отдела по работе с обращениями граждан райисполкома, подписывает председатель райисполкома.
В ответах, направленных в порядке контроля в вышестоящие органы, необходимо указывать, что заявителю дан ответ, а также фамилию исполнителя и его номер телефона.
Разъяснения, данные заявителю во время личного приема, фиксируются в регистрационно-контрольной карточке.
18. Обращения после их разрешения со всеми относящимися к ним материалами (в том числе и с копиями промежуточных ответов) должны быть возвращены в отдел по работе с обращениями граждан райисполкома.
Обращения, направленные для рассмотрения в структурные подразделения райисполкома, сельские исполнительные комитеты, другие органы, по которым не требуется информация, остаются у них на постоянном хранении.
Информация о дате исполнения обращения, а также отметка о характере принятого решения вносится в регистрационно-контрольную карточку, помещается в справочную картотеку.
19. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе по личному приему граждан и представителей юридических лиц, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в райисполкоме, его структурных подразделениях.
По истечении сроков хранения документы по обращениям подлежат уничтожению в установленном порядке.
20. Поступившие в райисполком и рассмотренные в установленном порядке обращения и содержащиеся в них критические замечания систематически анализируются и обобщаются отделом по работе с обращениями граждан райисполкома с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан и юридических лиц, изучения общественного мнения, а также совершенствования работы по рассмотрению обращений.
Результаты анализа и обобщения оформляются ежеквартально в виде справок, обзоров, информаций. Материалы по результатам работы за полугодие и год вносятся на рассмотрение райисполкома.
Руководители структурных подразделений райисполкома ежеквартально анализируют работу с обращениями на совещаниях с руководителями подведомственных организаций, и соответствующая информация представляется в отдел по работе с обращениями граждан райисполкома.
Статистические отчеты о работе с обращениями в структурных подразделениях райисполкома составляются ежеквартально и до 1-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представляются в отдел по работе с обращениями граждан райисполкома.
| 
