Стр. 1
Страницы: Стр.1 | Стр.2 |
Зарегистрировано в НРПА РБ 31 марта 2008 г. N 9/14628
Витебский областной исполнительный комитет РЕШИЛ:
Внести в Инструкцию об организации работы с обращениями граждан, книгой замечаний и предложений в Витебском областном исполнительном комитете, утвержденную решением Витебского областного исполнительного комитета от 13 марта 2006 г. N 139 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., N 100, 9/5220), следующие изменения и дополнения, изложив ее в новой редакции:
"УТВЕРЖДЕНО
Решение
Витебского областного
исполнительного комитета
13.03.2006 N 139
(в редакции решения
Витебского областного
исполнительного комитета
27.03.2008 N 243)
ИНСТРУКЦИЯ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН, КНИГОЙ
ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ В ВИТЕБСКОМ ОБЛАСТНОМ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ КОМИТЕТЕ
Глава 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция об организации работы с обращениями граждан, книгой замечаний и предложений в Витебском областном исполнительном комитете (далее - Инструкция) разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 7, 1/6166), Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта 2005 г. N 285 "О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 52, 5/15728), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 27, 5/26649).
2. Настоящая Инструкция определяет порядок рассмотрения предложений, заявлений, жалоб граждан, за исключением индивидуальных предпринимателей (далее - обращения граждан), порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан, порядок организации личного приема граждан и порядок работы с книгой замечаний и предложений в Витебском областном исполнительном комитете (далее - облисполком), комитетах, управлениях, отделах облисполкома.
3. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям граждан, для которых законодательными актами Республики Беларусь установлен иной порядок направления и рассмотрения в государственных органах, иных организациях, по обращениям юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
4. Ответственность за организацию работы с обращениями граждан возлагается на председателя облисполкома, руководителей комитетов, управлений, отделов облисполкома.
5. Работа с обращениями граждан является прямой служебной обязанностью государственных служащих облисполкома.
6. За нарушение законодательства об обращениях граждан должностные лица облисполкома, комитетов, управлений, отделов облисполкома несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
7. Делопроизводство по обращениям граждан в облисполкоме ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства.
Ведение делопроизводства по обращениям граждан в облисполкоме возлагается на отдел правового обеспечения и по работе с обращениями граждан управления делами облисполкома (далее - отдел) и лиц, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по обращениям граждан в комитетах, управлениях, отделах облисполкома.
Глава 2
УЧЕТ И РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
8. Учет обращений граждан осуществляется с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках) (далее - РКК), журнальной с графами, аналогичными реквизитам РКК.
9. Автоматизированный (электронный) учет обращений граждан ведется по форме согласно приложению 1 к настоящей Инструкции, РКК обращений граждан - по форме согласно приложению 2 к настоящей Инструкции.
Количество экземпляров РКК определяется исходя из необходимости обеспечения учета, контроля, поиска, анализа работы по обращениям граждан.
Допускается регистрация обращений граждан, поступающих в комитеты, управления и отделы облисполкома, в журнале при небольшом их количестве (до 10) в год.
10. Все обращения граждан, поступившие в облисполком по почте, телеграфу, факсимильной, электронной связи или иным путем, а также принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления в отделе, структурных подразделениях облисполкома.
В правом нижнем углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста месте этой страницы ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и регистрационный индекс обращения.
11. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора, порядкового номера обращения и других обозначений, обеспечивающих систематизацию, анализ и сохранность обращений. При регистрации коллективных обращений в их индекс включаются буквенные обозначения "Кол", анонимных - "Ан".
12. Конверты от поступивших обращений граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
13. Сопроводительные письма к обращениям граждан, поступившие из вышестоящих государственных органов, средств массовой информации, регистрируются, обрабатываются и хранятся вместе с обращениями. Сопроводительным письмам присваивается регистрационный индекс обращения.
В РКК, журнале указывается, откуда поступило письмо, дата и номер сопроводительного письма.
В случаях, когда вышестоящим органам требуется сообщить результаты рассмотрения обращений граждан, делается специальная отметка на сопроводительных письмах к обращениям граждан путем проставления штампа "Контроль", а в РКК, журнал вносится отметка о необходимости информирования организаций, направивших обращения для рассмотрения.
14. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в облисполком, комитеты, управления, отделы облисполкома, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.
15. Письменным обращениям, полученным от граждан на личном приеме, присваивается очередной регистрационный номер. На таких обращениях проставляется штамп "С личного приема".
16. Повторным обращениям граждан при их поступлении в течение календарного года присваивается очередной регистрационный индекс, в правом верхнем углу первой страницы обращения делается пометка "Повторно" путем проставления штампа, а в РКК, журнале указываются индекс и дата поступления предыдущего обращения. При регистрации повторных обращений подбираются все предшествующие обращения за период, как правило, не более двух лет со времени поступления первого обращения.
17. После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение председателю, заместителям председателя, управляющему делами облисполкома (далее - руководство облисполкома), а в комитетах, управлениях, отделах облисполкома - руководителю.
18. Обращения граждан, поступившие в облисполком, предварительно анализируются начальником отдела, который направляет их для рассмотрения руководству облисполкома согласно распределению обязанностей через помощников председателя, заместителей председателя облисполкома по реестру.
19. В случаях, когда в письменных обращениях граждан, поступивших в облисполком, комитеты, управления, отделы облисполкома, содержатся вопросы, не относящиеся к их компетенции, или в них одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов, иных организаций (должностных лиц), то по решению начальника отдела (в структурных подразделениях облисполкома по решению их руководителей) в соответствии с подпунктом 1.1 пункта 1 Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (далее - Указ N 498) копии данных обращений в пятидневный срок направляются в компетентные государственные органы, иные организации (должностным лицам) с обязательным уведомлением об этом граждан.
20. Письменные обращения граждан, направляемые для рассмотрения по компетенции в комитеты, управления и отделы облисполкома, городские и районные исполнительные комитеты (далее - горрайисполкомы), другие государственные органы, подчиненные облисполкому, могут быть поставлены на контроль.
21. Основаниями для постановки на контроль письменных обращений граждан могут являться содержащиеся в них:
сведения о нарушении прав, свобод и охраняемых законом интересов граждан;
просьбы об оказании помощи или поддержки недостаточно социально защищенным гражданам;
вопросы по общественно значимым проблемам;
иные сведения.
На контроль берутся также все коллективные обращения граждан.
22. Поручения по обращениям граждан руководства облисполкома, руководителей комитетов, управлений, отделов облисполкома отражаются в форме резолюций. На обращениях не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции должностных лиц допускаются, если в них детализируется порядок исполнения.
23. В случаях, когда резолюцией руководства облисполкома определены несколько исполнителей, то ответственным лицом за разрешение обращения и подготовку ответа заявителю является первый исполнитель, если в резолюции не указано иное.
24. Письменные обращения граждан оставляются без рассмотрения по существу, если:
не соответствуют требованиям, установленным в частях первой и второй статьи 7 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан";
обращение изложено с применением ненормативной лексики либо в них содержатся выражения, оскорбляющие честь и достоинство других граждан;
текст обращения не поддается прочтению;
анонимные обращения, за исключением обращений, содержащих информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении;
они подлежат рассмотрению только в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также в ином порядке, установленном законодательными актами Республики Беларусь.
Решение об оставлении обращений граждан без рассмотрения в пятидневный срок со дня его регистрации принимает начальник отдела, в структурных подразделениях облисполкома - их руководители или уполномоченное ими должностное лицо путем подписания и направления сопроводительного письма и возвращения обращения и оригиналов документов, приложенных к нему, при наличии сведений об авторе и данных о месте жительства.
В случаях, указанных в абзаце шестом части первой настоящего пункта, также разъясняется, в какой компетентный орган и в каком порядке следует обратиться для решения изложенных в обращении вопросов.
Решение о рассмотрении анонимных обращений, содержащих информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, принимает руководство облисполкома, руководители комитетов, управлений, отделов облисполкома.
25. Обращения, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в пятидневный срок со дня их регистрации направляются в соответствующие правоохранительные или другие компетентные органы.
26. Гражданам может быть отказано в рассмотрении жалобы в случае пропуска срока ее направления, установленного законодательством.
27. Решение об отказе в рассмотрении жалобы принимают руководство облисполкома, руководители комитетов, управлений, отделов облисполкома. Письменный мотивированный отказ в рассмотрении жалобы направляется гражданину в пятидневный срок.
28. Не направляются обращения граждан для разрешения тем организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются, за исключением тех случаев, когда рассмотрение данной категории обращений относится к исключительной компетенции этих государственных органов, иных организаций (должностных лиц).
Глава 3
РАЗРЕШЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
29. Обращения граждан, поступившие в облисполком и рассмотренные руководством облисполкома, направляются отделом исполнителям для принятия мер реагирования и подготовки ответов заявителям согласно резолюциям.
Содержание резолюций, исполнители, а также срок исполнения поручений по обращениям граждан вносится в РКК автоматизированной формы учета обращений граждан сотрудниками отдела, в структурных подразделениях облисполкома - в соответствующие учетные документы лицами, на которых возложена обязанность по ведению делопроизводства по обращениям граждан.
30. Должностные лица облисполкома обязаны:
соблюдать требования, установленные актами законодательства Республики Беларусь об обращениях граждан, настоящей Инструкцией;
принимать меры для полного, объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений граждан;
в случае поступления обращения, автор которого не удовлетворен результатами его рассмотрения подчиненным (подотчетным) органом или организацией, проверить содержащиеся в обращении сведения и при наличии оснований для положительного решения изложенных в обращении вопросов рассмотреть обращение по существу либо выдать компетентным органам (организациям) обязательное для исполнения предписание о надлежащем решении вопросов, предусмотренное подпунктом 1.4 пункта 1 Указа N 498, по форме согласно приложению 3. Предписание готовится структурным подразделением облисполкома, рассматривающим обращение, и направляется за подписью руководства облисполкома согласно распределению обязанностей;
принимать законные и обоснованные решения по обращениям граждан;
при поступлении предписания вышестоящего органа исполнить его в указанный в предписании срок, но не более одного месяца, и в течение трех дней с момента его исполнения сообщить об этом органу, а также уведомить автора обращения;
письменно информировать граждан о решениях, принятых по результатам рассмотрения обращений граждан, аргументировав их принятие;
разъяснять порядок обжалования решений, принятых по обращениям граждан;
осуществлять контроль за исполнением решений, принятых по обращениям граждан;
принимать в пределах своей компетенции меры по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов граждан;
решать в установленном порядке вопросы о привлечении к ответственности лиц, по вине которых допущены нарушения прав, свобод и (или) законных интересов граждан;
изучать, анализировать и систематизировать работу с обращениями граждан, содержащиеся в них вопросы, данные о количестве и характере обращений и принятых по ним решениях, проводить проверки соблюдения порядка рассмотрения обращений и принимать меры по устранению выявленных нарушений и недостатков.
31. По каждому случаю ненадлежащего рассмотрения обращений граждан подчиненными (подотчетными) органами (организациями), нарушения порядка рассмотрения обращений граждан и законодательства об обращениях граждан структурное подразделение облисполкома, рассматривающее обращение, готовит представление, предусмотренное пунктом 11 Указа N 498, по форме согласно приложению 4 о привлечении должностных лиц, виновных в нарушениях, в установленном порядке к дисциплинарной ответственности за подписью первого заместителя, заместителей председателя, управляющего делами облисполкома согласно распределению обязанностей.
32. Предписания и представления направляются почтовыми отправлениями или электронной почтой. Контроль за исполнением предписания и представления осуществляют структурное подразделение, вынесшее предписание или представление, и отдел.
Отметка о выдаче предписания, представления и их исполнении вносится в РКК либо в журнал.
33. Коллективные обращения 30 и более граждан по вопросам, входящим в компетенцию облисполкома, структурных подразделений облисполкома (должностных лиц), рассматриваются с выездом на место нахождения объекта, являющегося предметом обращения, и встречей с заявителями.
34. Обращения, содержащие вопросы, не требующие специальной дополнительной проверки и относящиеся к компетенции облисполкома, структурных подразделений облисполкома (должностных лиц), решаются безотлагательно.
35. При рассмотрении повторных обращений исполнители обязаны установить причины повторного обращения гражданина и, если оно вызвано нарушением установленного порядка рассмотрения и разрешения обращений, принять соответствующие меры по привлечению виновных лиц к ответственности согласно законодательству Республики Беларусь.
Повторные обращения, в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства и по которым имеются результаты исчерпывающих проверок и гражданам даны ответы в установленном порядке, рассмотрению не подлежат. При этом гражданам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны, и переписка с ними по данному вопросу прекращается.
36. Решение о прекращении производства по повторным обращениям, поступившим в облисполком, принимается руководством облисполкома на основании предложений исполнителя (исполнителей), по обращениям граждан, поступившим в комитеты, управления и отделы облисполкома, - их руководителями.
37. Не подлежат рассмотрению обращения граждан, направленные ими в вышестоящие государственные органы, иные организации (должностным лицам) и поступившие в облисполком, комитеты, управления облисполкома по компетенции в соответствии со статьей 9 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан", если по ним переписка ранее прекращена облисполкомом, комитетами, управлениями, отделами облисполкома. При этом гражданам письменно сообщается, что обращения необоснованны и переписка по данному вопросу прекращена.
Решение об оставлении без рассмотрения обращений граждан, поступивших в облисполком, принимает руководство облисполкома по заключению исполнителя (исполнителей), по обращениям граждан, поступившим в комитеты, управления облисполкома, - их руководители.
38. В случае получения письменного заявления об отказе гражданина от своего письменного обращения руководством облисполкома, руководителями комитетов, управлений, отделов облисполкома принимается решение о прекращении по нему производства, за исключением случаев, когда в обращении содержатся сведения о нарушении прав, свобод и (или) законных интересов.
39. Срок рассмотрения обращений граждан исчисляется в календарных днях со дня их регистрации в облисполкоме, комитетах, управлениях, отделах облисполкома.
40. Сроки рассмотрения обращений граждан определены статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
Руководство облисполкома, руководители комитетов, управлений и отделов облисполкома исходя из объема разрешаемых вопросов могут установить сокращенный срок рассмотрения обращений граждан.
При необходимости проведения специальной проверки, запроса дополнительных материалов срок рассмотрения обращений граждан может быть продлен руководителем, давшим поручение, в пределах, установленных законодательством об обращениях граждан.
41. Об изменении срока рассмотрения обращений сообщается заявителям и вышестоящим контролирующим органам.
42. Контроль завершается, если все поставленные в обращениях граждан вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и гражданам даны ответы в установленные законодательством сроки.
43. Решения о снятии с контроля обращений граждан, поступивших в облисполком, принимаются руководством облисполкома, по обращениям граждан, поступившим в комитеты, управления, отделы облисполкома, - их руководителями.
44. Обращения граждан, поступившие в облисполком с сопроводительными письмами, предписаниями, представлениями или поручениями вышестоящих органов (должностных лиц) с требованием сообщить о результатах рассмотрения обращений, берутся на особый контроль.
45. Контроль за соблюдением установленного срока рассмотрения обращений граждан и исполнением поручений по ним, предписанием, представлением возлагается на отдел, в комитетах, управлениях, отделах облисполкома - на лиц, ответственных за ведение делопроизводства по обращениям граждан.
46. В случаях, когда обращения граждан взяты на контроль по решению руководства облисполкома, отделом правового обеспечения и по работе с обращениями граждан облисполкома направляются сообщения об этом исполнителям с указанием срока контроля.
47. По обращениям граждан, направленным в облисполком с предписаниями, представлениями, сопроводительными письмами вышестоящих государственных органов (вышестоящими должностными лицами) и находящимся на особом контроле, отделом направляются исполнителям напоминания о приближении срока контроля за 5 дней до его истечения.
48. Ответы на обращения граждан дают заместители председателя и управляющий делами облисполкома в соответствии с распределением обязанностей, ответственные исполнители согласно резолюциям, а на поступившие непосредственно в комитеты, управления, отделы облисполкома - их руководители.
49. Ответы в вышестоящие органы по обращениям граждан, в том числе направленные с предписаниями или представлениями, подписывают заместители председателя, управляющий делами облисполкома и визируются начальником отдела, а в его отсутствие - заместителем начальника отдела, в комитетах, управлениях и отделах облисполкома - их руководителями.
50. Ответы вышестоящим должностным лицам, завизированные заместителем (заместителями) председателя, управляющим делами облисполкома, по вопросам, входящим в их компетенцию, начальником отдела, подписывает председатель облисполкома.
51. В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы (вышестоящим должностным лицам), по находящимся на контроле обращениям граждан указываются сведения об уведомлении гражданина о результатах рассмотрения обращения, отметка об исполнителе, его номер телефона.
52. Вся переписка по обращениям граждан ведется за номерами, присвоенными им при регистрации. Ответы на обращения граждан направляются на бланках установленного образца.
Индекс ответа состоит из индекса дела по номенклатуре дел и регистрационного индекса обращения гражданина.
53. После окончания проверки изложенных в обращениях граждан доводов, обстоятельств и исполнения принятого решения обращения с копиями ответов, подписанных (завизированных) исполнителями, указанными в резолюциях, и документами, связанными с подготовкой ответов, возвращаются в отдел, лицам, ответственным за ведение делопроизводства по обращениям граждан в комитетах, управлениях, отделах облисполкома.
54. Регистрация поступивших в отдел ответов на обращения граждан осуществляется путем проставления регистрационного штампа на оборотной стороне последней страницы ответа.
55. На каждом обращении граждан после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка "В дело" путем проставления штампа, указывается дата, личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.
56. Вся информация о ходе и итогах рассмотрения обращений заносится в РКК либо в журнал.
Глава 4
ПОРЯДОК ЛИЧНОГО ПРИЕМА
57. Общее руководство личным приемом граждан, индивидуальных предпринимателей, представителей юридических лиц в облисполкоме осуществляет председатель облисполкома.
58. Личный прием в облисполкоме проводят председатель облисполкома, первый заместитель председателя, заместители председателя, управляющий делами облисполкома в пределах своей компетенции в соответствии с распределением обязанностей, руководители комитетов, управлений, отделов облисполкома по графику.
Председатель облисполкома ведет личный прием в первую среду месяца с 8 до 14 часов.
При временном отсутствии в установленный день личного приема председателя облисполкома личный прием осуществляет лицо, исполняющее его обязанности. Если на день личного приема приходится государственный праздник или праздничный день, объявленный в установленном порядке нерабочим, установленный графиком день личного приема переносится на следующий за ним рабочий день.
Первый заместитель председателя, заместители председателя, управляющий делами облисполкома проводят личный прием не менее одного раза в месяц.
59. График личного приема руководством облисполкома, руководителями комитетов, управлений, отделов облисполкома утверждается распоряжением председателя облисполкома, помещается в доступных для обозрения местах в здании облисполкома, размещается на официальных сайтах облисполкома, структурных подразделений, рассылается в горрайисполкомы.
Информация о наименовании, месте нахождения и режиме работы вышестоящих органов структурных подразделений облисполкома размещается по месту их нахождения в общедоступных местах (на информационных стендах и (или) другим способом).
60. Руководители не вправе отказать в личном приеме при обращении к ним в установленном порядке по вопросам, относящимся к компетенции данных должностных лиц.
61. В случаях повторных обращений по одному и тому же вопросу при наличии ответов и результатов исчерпывающих проверок по предыдущим обращениям, отсутствии новых доводов или вновь открывшихся обстоятельств может быть отказано в приеме.
Не могут быть предметом рассмотрения на приеме у должностных лиц облисполкома предложения, заявления и жалобы, на которые не распространяется действие Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
62. Организацию личного приема руководством облисполкома обеспечивает начальник отдела, в структурных подразделениях - их руководители либо уполномоченные ими другие должностные лица.
63. Председатель облисполкома проводит личный прием граждан по предварительной записи.
Первый заместитель председателя, заместители председателя, управляющий делами облисполкома проводят личный прием граждан, как правило, по предварительной записи.
64. Запись граждан на личный прием к председателю облисполкома ведет начальник отдела при обращении граждан лично либо по телефону. Запись заканчивается за пять календарных дней до даты приема.
Запись граждан на личный прием к заместителям председателя, управляющему делами облисполкома ведут сотрудники отдела.
Информация о порядке осуществления предварительной записи на личный прием к руководству облисполкома размещается на стенде.
65. При записи на личный прием выясняется существо вопроса, уточняются мотивы обращения, а также иные сведения.
66. Предварительная работа по организации личного приема граждан проводится начальником, работниками отдела во взаимодействии с помощниками председателя, заместителей председателя облисполкома, руководителями комитетов, управлений, отделов облисполкома, областных организаций.
67. При необходимости начальник отдела вправе запрашивать от соответствующих органов местного управления и самоуправления, структурных подразделений облисполкома, других государственных органов, подчиненных облисполкому, необходимые сведения и справочные материалы по существу обращения гражданина.
68. В ходе предварительной записи, изучения представленных материалов отделом определяется необходимость участия в приеме руководителей и специалистов соответствующих комитетов, управлений, отделов облисполкома, областных организаций, решаются вопросы по обеспечению качественного и организованного приема граждан.
69. Руководство облисполкома проводит личный прием в облисполкоме в специально отведенном помещении "Приемная граждан" по адресу: г.Витебск, ул. Гоголя, 6, каб. 29, руководители комитетов, управлений, отделов облисполкома - в своих служебных помещениях.
70. Граждане, индивидуальные предприниматели, представители юридических лиц принимаются в назначенный для личного приема день в порядке очередности по предъявлению документа, удостоверяющего их личность, полномочия.
71. Лицо, проводящее личный прием, руководствуясь законодательством Республики Беларусь, в пределах своей компетенции вправе принять одно из следующих решений:
дать устное разъяснение по существу каждого из поставленных вопросов;
удовлетворить просьбу, сообщив заявителю порядок и срок исполнения принятого решения;
отказать в удовлетворении просьбы, разъяснив мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения.
В случае, если вопрос, изложенный в устном обращении, не может быть решен во время личного приема, обращение может излагаться в письменной форме и подлежит рассмотрению в порядке, установленном статьей 9 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
72. Учет принятых на личном приеме граждан, индивидуальных предпринимателей, представителей юридических лиц, а также информация о результатах рассмотрения обращений граждан осуществляется в отделе в автоматизированной (электронной) форме, в структурных подразделениях облисполкома - в электронной форме, на карточках либо в книге учета личного приема граждан по форме согласно приложению 5 к настоящей Инструкции.
73. Контроль за исполнением поручений, данных на приеме граждан руководством облисполкома, осуществляет отдел.
Другие должностные лица, ведущие прием, организуют контроль самостоятельно.
74. О результатах выполнения поручений руководства облисполкома по обращениям граждан, поступившим на личном приеме, исполнители информируют заявителя и должностное лицо, проводившее прием, в срок не позднее одного месяца.
75. Исполненные поручения по личному приему снимаются с контроля по решению должностных лиц, проводивших личный прием.
76. Прием граждан руководством и другими должностными лицами облисполкома по месту жительства граждан проводится в соответствии с графиком, утвержденным председателем облисполкома. О месте и времени выездного приема население информируется в средствах массовой информации.
77. Личный прием граждан в отделе ведется ежедневно в течение рабочего дня в установленном порядке.
Глава 5
РАБОТА С КНИГОЙ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ
78. Обязанность по организации работы с книгой замечаний и предложений (далее - книга) в облисполкоме возлагается на управляющего делами облисполкома, в комитетах, управлениях, отделах облисполкома - на их руководителей.
79. Место нахождения книги в облисполкоме, комитетах и управлениях облисполкома, а также уполномоченные лица, ответственные за ведение и хранение книги, определяются председателем облисполкома, руководителями комитетов и управлений облисполкома.
80. Сведения о месте нахождения книги размещаются на информационных стендах.
81. Книга выдается гражданам по первому требованию без предъявления документа, удостоверяющего их личность.
82. При рассмотрении записей, внесенных в книгу, их копии передаются на рассмотрение руководству облисполкома в соответствии с распределением обязанностей.
Копия записи в книгу с резолюцией руководства облисполкома направляется исполнителю, вторая копия записи с копией резолюции помещается в контрольную картотеку, находящуюся в отделе.
83. Порядок ведения делопроизводства по записям, внесенным в книги комитетов, управлений облисполкома, определяется их руководителями.
84. Не подлежат обязательному рассмотрению изложенные в книге замечания и предложения по вопросам, не относящимся к деятельности облисполкома, его комитетов, управлений и отделов.
85. Изложенные в книге замечания и предложения рассматриваются в сроки, установленные Декретом Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 7, 1/6166).
86. Контроль за выполнением поручений по записям, внесенным в книгу, осуществляет лицо, ответственное за ведение книги.
87. Поступившие ответы на внесенные в книгу записи докладываются руководству облисполкома для принятия решения по списанию в дело или осуществления контроля.
88. Записи, внесенные в книгу, и результаты их рассмотрения ежемесячно анализируются отделом. Информация представляется председателю и управляющему делами облисполкома.
89. Отдел ежеквартально анализирует и обобщает сведения об итогах работы с книгами замечаний и предложений, представляемые структурными подразделениями облисполкома, городскими и районными исполнительными комитетами, и готовит сводную информацию об итогах работы с книгами замечаний и предложений за квартал по форме согласно приложению 7 к настоящей Инструкции для доклада председателю облисполкома.
Глава 6
ПРОВЕДЕНИЕ ПРОВЕРОК. АНАЛИЗ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН И ОТЧЕТНОСТЬ.
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
90. Облисполком, структурные подразделения облисполкома осуществляют:
проверки соблюдения подчиненными органами (организациями) порядка рассмотрения обращений граждан не реже одного раза в год согласно графику, утверждаемому председателем облисполкома, руководителями комитетов, управлений и отделов на соответствующий календарный год;
организовывают выездные проверки работы с обращениями в подчиненных органах (организациях) при неснижаемом на протяжении трех и более месяцев количестве нарушений порядка рассмотрения обращений либо однократном грубом нарушении законодательства об обращениях граждан;
при выявлении повторного нарушения подчиненными органами (организациями) направляют их руководителям представление о привлечении к дисциплинарной ответственности виновных должностных лиц, допустивших нарушение порядка рассмотрения обращений граждан либо о применении к этим лицам более строгой меры дисциплинарного взыскания вплоть до освобождения от занимаемой должности.
91. Обращения граждан, поступившие в облисполком, систематически анализируются отделом, а в структурных подразделениях облисполкома - лицами, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по обращениям граждан, обобщаются в виде справки, статистических данных по формам согласно приложениям 6, 7 к настоящей Инструкции и передаются руководству облисполкома, руководителям структурных подразделений облисполкома с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и законных интересов граждан, а также совершенствования работы государственных органов, решения наиболее социально значимых вопросов населения, мониторинга тенденций общественного мнения о работе исполнительных и распорядительных органов.
92. Итоги работы с обращениями граждан заслушиваются на заседаниях облисполкома, коллегий, совещаниях в комитетах, управлениях и отделах облисполкома не реже двух раз в год.
При рассмотрении итогов работы с обращениями граждан за полугодие и год анализируется работа с книгами замечаний и предложений.
93. Вопросы работы с обращениями граждан, а также отдельные обращения, при рассмотрении которых были допущены формализм и волокита, при необходимости рассматриваются на совещаниях у председателя облисполкома, управляющего делами облисполкома, руководителей комитетов, управлений, отделов облисполкома.
94. Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе и по личному приему граждан, за период календарного года формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
95. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
96. Неисполненные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются и возвращаются исполнителю на доработку.
97. Срок хранения обращений граждан, документов по их рассмотрению и разрешению обращений - пять лет (в случаях неоднократного обращения - пять лет с даты последнего рассмотрения).
В необходимых случаях в установленном порядке экспертной комиссией может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении обращений граждан.
98. Решение экспертной комиссии об увеличении сроков хранения подлежит обязательному утверждению управляющим делами облисполкома.
99. Дела, подлежащие постоянному и временному хранению, передаются в архив облисполкома, комитетов, управлений, отделов облисполкома через год после завершения делопроизводства по ним.
100. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.
Приложение 1
к Инструкции
об организации работы
с обращениями граждан, книгой
замечаний и предложений
в Витебском областном
исполнительном комитете
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
обращений граждан автоматизированной (электронной) базы
_________________________
(регистрационный индекс)
Фамилия, имя, отчество _____________________________________________
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон __________
____________________________________________________________________
Дата поступления ___________________________________________________
Количество листов обращения ________________________________________
Количество листов приложений _______________________________________
Даты, индексы повторных обращений __________________________________
Корреспондент, дата, индекс сопроводительного письма _______________
Регион _____________________________________________________________
Вид обращения (заявление, предложение, жалоба) _____________________
(индивидуальное, коллективное, анонимное) __________________________
Вид поступления (письменно, устно) ________ Социальная группа автора
____________________________________________________________________
Отметка о личном приеме _______ Отметка о выездном приеме __________
Фамилия, имя, отчество должностного лица, ведущего прием ___________
Тематика ___________________________________________________________
Содержание _________________________________________________________
____________________________________________________________________
Дата и номер первого обращения __________________________ содержание
____________________________________________________________________
Отметка об особом контроле _________________________________________
Резолюция __________________________________________________________
____________________________________________________________________
Автор резолюции ____________________________________________________
Исполнитель ________________________________________________________
Документ направлен на исполнение ___________________________________
Дата направления _____ Срок исполнения _____ Дата исполнения _______
Ход рассмотрения ___________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнения ______________________
Результат рассмотрения обращения (N ______ дата ответа ___________).
Отметка о снятии с контроля ________________________________________
Документ подшит в дело N ___________ _______ л.
Приложение 2
к Инструкции
об организации работы
с обращениями граждан, книгой
замечаний и предложений
в Витебском областном
исполнительном комитете
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
обращений граждан
N _________________________
(регистрационный индекс)
Фамилия, имя, отчество _____________________________________________
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон __________
____________________________________________________________________
Дата поступления ___________________________________________________
Количество листов обращения ________________________________________
Количество листов приложений _______________________________________
Даты, индексы повторных обращений __________________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма ______________
Тематика ___________________________________________________________
Содержание _________________________________________________________
____________________________________________________________________
Резолюция __________________________________________________________
____________________________________________________________________
Исполнитель ________________________________________________________
Документ направлен на исполнение ___________________________________
Дата направления ______ Срок исполнения _____ Дата исполнения ______
Ход рассмотрения ___________________________________________________
____________________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении ______________________
Результат рассмотрения обращения (N ___ дата ответа ______________).
Отметка о снятии с контроля ________________________________________
Документ подшит в дело N ___________ ______ л.
Приложение 3
к Инструкции
об организации работы
с обращениями граждан, книгой
замечаний и предложений
в Витебском областном
исполнительном комитете
Кому ________________________________________________
(наименование должности, фамилия, имя, отчество
________________________________________________
руководителя организации, полное наименование
организации)
ПРЕДПИСАНИЕ
об устранении нарушений законодательства об обращениях
"__" ____________ 200_ г. N ________
В Витебский облисполком поступило обращение гражданина(ки),
организации ________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество обратившегося гражданина(ки),
____________________________________________________________________
наименование организации)
изучив которое установлено, что при рассмотрении должностными лицами
__________________________________________ обращения гражданина(ки),
(наименование организации)
организации были ненадлежащим образом разрешены следующие вопросы:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Не приняты своевременные меры по: __________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Допущено нарушение статьи (статей) _____ Закона Республики Беларусь
"Об обращениях граждан".
На основании изложенного, руководствуясь подпунктом 1.5 пункта
1 Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498
"О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и
юридических лиц", предписываю Вам до _________________ надлежащим
образом разрешить поставленные в обращении гражданина(ки),
организации ________________________________________________________
(фамилия, инициалы гражданина(ки),
наименование организации)
вопросы по существу и письменно информировать Витебский областной
исполнительный комитет о выполнении настоящего предписания.
_________________________________ __________ _____________________
(наименование должности лица, (подпись) (инициалы, фамилия)
выдавшего предписание)
Приложение 4
к Инструкции
об организации работы
с обращениями граждан, книгой
замечаний и предложений
в Витебском областном
исполнительном комитете
Кому ______________________________________
(наименование должности, фамилия, имя,
___________________________________________
отчество руководителя организации)
ПРЕДСТАВЛЕНИЕ
о привлечении к дисциплинарной ответственности
"__" ____________ 200_ г.
При рассмотрении должностными лицами __________________________
(наименование организации)
обращения гражданина(ки), организации ______________________________
(фамилия, имя, отчество
_________________________________________________ были ненадлежащим
гражданина(ки), наименование организации)
образом разрешены следующие поставленные в обращении вопросы:
____________________________________________________________________
(указывается суть нарушений)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
о чем Вам направлено предписание Витебского облисполкома от ________
N ______
В связи с выявлением фактов ненадлежащего рассмотрения
обращения гражданина(ки), организации ______________________________
(фамилия, имя, отчество
____________________________________________________________________
гражданина(ки), наименование организации)
допущенных при его рассмотрении нарушений законодательства об
обращениях граждан и юридических лиц, руководствуясь пунктом 11
Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О
дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических
лиц", предписанием в срок до __________________ устранить допущенные
нарушения и в установленном порядке привлечь виновных(ое)
должностных(ое) лиц(о), нарушивших(ее) порядок рассмотрения
обращения, к дисциплинарной ответственности. О результатах
рассмотрения настоящего представления информируйте Витебский
областной исполнительный комитет.
Настоящее представление подлежит обязательному исполнению. В
случае выявления в течение года повторного нарушения этим(и)
должностным(и) лицом(ами) порядка рассмотрения обращений к
данному(ым) должностному(ым) лицу(ам) должны быть применены более
строгие меры дисциплинарного взыскания вплоть до освобождения от
занимаемой должности.
_______________________________ ___________ ___________________
(наименование должности лица, (подпись) (инициалы, фамилия)
выдавшего предписание)
Приложение 5
к Инструкции
об организации работы
с обращениями граждан, книгой
замечаний и предложений
в Витебском областном
исполнительном комитете
КНИГА
учета личного приема граждан
----+-------+--------+----------+-------+---------+--------+-------¬
¦N ¦Дата ¦Фамилия,¦Адрес ¦Содер- ¦Фамилия, ¦Содер- ¦Отметка¦
¦п/п¦приема,¦имя, ¦места ¦жание ¦имя, ¦жание ¦об ¦
¦ ¦время ¦отчест- ¦жительства¦вопроса¦отчество,¦пору- ¦испол- ¦
¦ ¦ ¦во ¦и (или) ¦ ¦должность¦чения ¦нении ¦
¦ ¦ ¦ ¦работы, ¦ ¦лица, ¦по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦контактный¦ ¦ведущего ¦итогам ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦телефон ¦ ¦прием ¦приема ¦ ¦
+---+-------+--------+----------+-------+---------+--------+-------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+-------+--------+----------+-------+---------+--------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Страницы: Стр.1 | Стр.2 |
| 
