Стр. 1
Страницы: Стр.1 | Стр.2 |
Зарегистрировано в НРПА РБ 18 августа 2008 г. N 9/17758
Толочинский районный исполнительный комитет РЕШИЛ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию об организации работы с обращениями граждан, книгой замечаний и предложений в Толочинском районном исполнительном комитете.
2. Признать утратившим силу решение Толочинского районного исполнительного комитета от 27 сентября 2006 г. N 544 "Об утверждении Инструкции об организации работы с обращениями граждан, книгой замечаний и предложений в Толочинском районном исполнительном комитете".
3. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на управляющего делами Толочинского районного исполнительного комитета Решетникова В.Н.
Председатель А.В.МАРЕЙКО
Управляющий делами В.Н.РЕШЕТНИКОВ
УТВЕРЖДЕНО
Решение
Толочинского районного
исполнительного комитета
22.04.2008 N 313
ИНСТРУКЦИЯ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН, КНИГОЙ
ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ В ТОЛОЧИНСКОМ РАЙОННОМ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ КОМИТЕТЕ
Глава 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция об организации работы с обращениями граждан, книгой замечаний и предложений в Толочинском районном исполнительном комитете (далее - Инструкция) разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 7, 1/6166), Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта 2005 г. N 285 "О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 52, 5/15728), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 27, 5/26649).
2. Настоящая Инструкция определяет порядок рассмотрения предложений, заявлений, жалоб граждан, за исключением индивидуальных предпринимателей (далее - обращения граждан), порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан, порядок организации личного приема граждан, индивидуальных предпринимателей, представителей юридических лиц и порядок работы с книгой замечаний и предложений в Толочинском районном исполнительном комитете (далее - райисполком), управлениях, отделах райисполкома.
3. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям граждан, для которых законодательными актами Республики Беларусь установлен иной порядок направления и рассмотрения в государственных органах, иных организациях, по обращениям индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.
4. Ответственность за организацию работы с обращениями граждан возлагается на председателя райисполкома, руководителей управлений, отделов райисполкома.
5. Работа с обращениями граждан является прямой служебной обязанностью государственных служащих райисполкома.
6. За нарушение законодательства об обращениях граждан должностные лица райисполкома, управлений, отделов райисполкома несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
7. Делопроизводство по обращениям граждан в райисполкоме ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства.
Ведение делопроизводства по обращениям граждан в райисполкоме возлагается на управление делами райисполкома и лиц, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по обращениям граждан в управлениях, отделах райисполкома.
Глава 2
УЧЕТ И РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
8. Учет обращений граждан осуществляется с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках) (далее - РКК), журнальной с графами, аналогичными реквизитам РКК.
9. Автоматизированный (электронный) учет обращений граждан ведется по форме согласно приложению 1 к настоящей Инструкции, РКК обращений граждан - по форме согласно приложению 2 к настоящей Инструкции.
Количество экземпляров РКК определяется исходя из необходимости обеспечения учета, контроля, поиска, анализа работы по обращениям граждан.
Допускается регистрация обращений граждан, поступающих в управления и отделы райисполкома, в журнале при небольшом их количестве (до 10 в год).
10. Все обращения граждан, поступившие в райисполком, управления и отделы райисполкома по почте, телеграфу, факсимильной, электронной связи или иным путем, а также принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления специалистом, ответственным за ведение делопроизводства по обращениям граждан.
В правом нижнем углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста месте этой страницы ставится регистрационный штамп, в котором указывается дата регистрации и регистрационный индекс обращения.
11. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора, порядкового номера обращения и других обозначений, обеспечивающих систематизацию, анализ и сохранность обращений. При регистрации коллективных обращений в их индекс включаются буквенные обозначения "Кол", анонимных - "Ан".
12. Конверты от поступивших обращений граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
13. Сопроводительные письма к обращениям граждан, поступившие из вышестоящих государственных органов, средств массовой информации, регистрируются, обрабатываются и хранятся вместе с обращениями. Сопроводительным письмам присваивается регистрационный индекс обращения.
В РКК, журнале указывается, откуда поступило письмо, дата и номер сопроводительного письма.
В случаях, когда вышестоящим органам требуется сообщить результаты рассмотрения обращений граждан, делается специальная отметка на сопроводительных письмах к обращениям граждан путем проставления отметки "Контроль", а в РКК, журнал вносится отметка о необходимости информирования организаций, направивших обращения для рассмотрения.
14. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в райисполком, управления, отделы райисполкома, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.
15. Письменным обращениям, полученным от граждан на личном приеме, присваивается очередной регистрационный номер. На таких обращениях проставляется отметка "С личного приема".
16. Повторным обращениям граждан при их поступлении в течение календарного года присваивается очередной регистрационный индекс, в правом верхнем углу первой страницы обращения делается пометка "Повторно", а в РКК, журнале указывается индекс и дата поступления предыдущего обращения. При регистрации повторных обращений подбираются все предшествующие обращения за период, как правило, не более двух лет со времени поступления первого обращения.
17. После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение председателю райисполкома, его заместителям, управляющему делами райисполкома (далее - руководство райисполкома), а в управлениях, отделах райисполкома - руководителю.
18. Обращения граждан, поступившие в райисполком, предварительно анализируются председателем райисполкома, который направляет их для рассмотрения заместителям председателя, управляющему делами райисполкома согласно распределению обязанностей через специалиста, ответственного за ведение делопроизводства по обращениям граждан.
19. В случаях, когда в письменных обращениях граждан, поступивших в райисполком, управления, отделы райисполкома, содержатся вопросы, не относящиеся к их компетенции, или в них одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов, иных организаций (должностных лиц), то по решению председателя райисполкома и управляющего делами райисполкома (в структурных подразделениях райисполкома по решению их руководителей) в соответствии с подпунктом 1.2 пункта 1 Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 (далее - Указ N 498) копии данных обращений в пятидневный срок направляются в компетентные государственные органы, иные организации (должностным лицам) с обязательным уведомлением об этом граждан.
20. Письменные обращения граждан, направляемые для рассмотрения по компетенции в управления и отделы райисполкома, другие государственные органы, подчиненные райисполкому, могут быть поставлены на контроль.
21. Основаниями для постановки на контроль письменных обращений граждан могут являться содержащиеся в них:
сведения о нарушении прав, свобод и охраняемых законом интересов граждан;
просьбы об оказании помощи или поддержки недостаточно социально защищенным гражданам;
вопросы по общественно значимым проблемам;
иные сведения.
На контроль берутся также все коллективные обращения граждан.
22. Поручения руководства райисполкома, руководителей управлений, отделов райисполкома по обращениям граждан отражаются в форме резолюций. На обращениях не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции должностных лиц допускаются, если в них детализируется порядок исполнения.
23. В случаях, когда резолюцией руководства райисполкома определены несколько исполнителей, то ответственным лицом за разрешение обращения и подготовку ответа заявителю является первый исполнитель, если в резолюции не указано иное.
24. Письменные обращения граждан оставляются без рассмотрения по существу, если:
не соответствуют требованиям, установленным в частях первой и второй статьи 7 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан";
обращение изложено с применением ненормативной лексики либо в них содержатся выражения, оскорбляющие честь и достоинство других граждан;
текст обращения не поддается прочтению;
анонимные обращения, за исключением обращений, содержащих информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении;
они подлежат рассмотрению только в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также в ином порядке, установленном законодательными актами Республики Беларусь.
Решение об оставлении обращений граждан без рассмотрения в пятидневный срок со дня его регистрации принимает председатель райисполкома, в структурных подразделениях райисполкома - их руководители или уполномоченное ими должностное лицо путем подписания и направления сопроводительного письма и возвращения обращения и оригиналов документов, приложенных к нему при наличии сведений об авторе и данных о месте жительства.
В случаях, указанных в абзаце шестом части первой настоящего пункта, также разъясняется, в какой компетентный орган и в каком порядке следует обратиться для решения изложенных в обращении вопросов.
Решение о рассмотрении анонимных обращений, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, принимает руководство райисполкома, руководители управлений, отделов райисполкома.
25. Обращения, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в пятидневный срок со дня их регистрации направляются в соответствующие правоохранительные или другие компетентные органы.
26. Гражданам может быть отказано в рассмотрении жалобы в случае пропуска срока ее направления, установленного законодательством Республики Беларусь.
27. Решение об отказе в рассмотрении жалобы принимает руководство райисполкома, руководители управлений, отделов райисполкома. Письменный мотивированный отказ в рассмотрении жалобы направляется гражданину в пятидневный срок.
28. Не направляются обращения граждан для разрешения тем организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются, за исключением тех случаев, когда рассмотрение данной категории обращений относится к исключительной компетенции этих государственных органов, иных организаций (должностных лиц).
Глава 3
РАЗРЕШЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
29. Обращения граждан, поступившие в райисполком и рассмотренные руководством райисполкома, направляются специалистом райисполкома, ответственным за работу с обращениями граждан, исполнителям для принятия мер реагирования и подготовки ответов заявителям согласно резолюциям.
Содержание резолюций, исполнители, а также срок исполнения поручений по обращениям граждан вносится в РКК автоматизированной формы учета обращений граждан специалистом райисполкома, ответственным за работу с обращениями граждан, в управлениях, отделах райисполкома - в соответствующие учетные документы лицами, на которых возложена обязанность по ведению делопроизводства по обращениям граждан.
30. Должностные лица райисполкома обязаны:
соблюдать требования, установленные актами законодательства об обращениях граждан, настоящей Инструкцией;
принимать меры для полного, объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений граждан;
в случае поступления обращения, автор которого не удовлетворен результатами его рассмотрения подчиненным (подотчетным) органом или организацией, проверить содержащиеся в обращении сведения и при наличии оснований для положительного решения изложенных в обращении вопросов рассмотреть обращение по существу либо выдать компетентным органам (организациям) обязательное для исполнения предписание о надлежащем решении вопросов, предусмотренное подпунктом 1.4 пункта 1 Указа N 498, по форме согласно приложению 3. Предписание готовится структурным подразделением райисполкома, рассматривающим обращение, и направляется за подписью руководства райисполкома согласно распределению обязанностей;
принимать законные и обоснованные решения по обращениям граждан;
при поступлении предписания вышестоящего органа исполнить его в указанный в предписании срок, но не более одного месяца, и в течение трех дней с момента его исполнения сообщить об этом органу, а также уведомить автора обращения;
письменно информировать граждан о решениях, принятых по результатам рассмотрения обращений граждан, аргументировав их принятие;
разъяснять порядок обжалования решений, принятых по обращениям граждан;
осуществлять контроль за исполнением решений, принятых по обращениям граждан;
принимать в пределах своей компетенции меры по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов граждан;
решать в установленном порядке вопросы о привлечении к ответственности лиц, по вине которых допущены нарушения прав, свобод и (или) законных интересов граждан;
изучать, анализировать и систематизировать работу с обращениями граждан, содержащиеся в них вопросы, данные о количестве и характере обращений и принятых по ним решений, проводить проверки соблюдения порядка рассмотрения обращений и принимать меры по устранению выявленных нарушений и недостатков.
31. По каждому случаю ненадлежащего рассмотрения обращения граждан подчиненными (подотчетными) органами (организациями), нарушения порядка рассмотрения обращений граждан и законодательства об обращениях граждан структурное подразделение райисполкома, рассматривающее обращение, готовит представление, предусмотренное пунктом 11 Указа N 498, по форме согласно приложению 4, о привлечении должностных лиц, виновных в нарушениях, в установленном порядке к дисциплинарной ответственности за подписью первого заместителя, заместителей председателя, управляющего делами райисполкома согласно распределению обязанностей.
32. Предписания и представления направляются почтовыми отправлениями или электронной почтой. Контроль за исполнением предписания и представления осуществляет структурное подразделение, вынесшее предписание или представление.
Отметка о выдаче предписания, представления и их исполнении вносится в РКК либо журнал.
33. Коллективные обращения 30 и более граждан по вопросам, входящим в компетенцию райисполкома, структурных подразделений райисполкома (должностных лиц), рассматриваются с выездом на место нахождения объекта, являющегося предметом обращения и встречей с заявителями.
34. Обращения, содержащие вопросы, не требующие специальной дополнительной проверки и относящиеся к компетенции райисполкома, структурных подразделений райисполкома (должностных лиц), решаются безотлагательно.
35. При рассмотрении повторных обращений исполнители обязаны установить причины повторного обращения гражданина и, если оно вызвано нарушением установленного порядка рассмотрения и разрешения обращений, принять соответствующие меры по привлечению виновных лиц к ответственности согласно законодательству Республики Беларусь.
Повторные обращения, в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства и по которым имеются результаты исчерпывающих проверок и гражданам даны ответы в установленном порядке, рассмотрению не подлежат. При этом гражданам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны и переписка с ними по данному вопросу прекращается.
36. Решение о прекращении производства по повторным обращениям, поступившим в райисполком, принимается руководством райисполкома на основании предложений исполнителя (исполнителей), по обращениям граждан, поступившим в управления и отделы райисполкома - их руководителями.
37. Решение об оставлении без рассмотрения обращений граждан, поступивших в райисполком, принимает руководство райисполкома по заключению исполнителя (исполнителей), по обращениям граждан, поступившим в управления и отделы райисполкома - их руководители.
38. В случае получения письменного заявления об отказе гражданина от своего письменного обращения руководством райисполкома, руководителями управлений, отделов райисполкома принимается решение о прекращении по нему производства, за исключением случаев, когда в обращении содержатся сведения о нарушении прав, свобод и (или) законных интересов.
39. Срок рассмотрения обращений граждан исчисляется в календарных днях со дня их регистрации в райисполкоме, управлениях, отделах райисполкома.
40. Сроки рассмотрения обращений граждан определены статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
Руководство райисполкома, руководители управлений и отделов райисполкома, исходя из объема разрешаемых вопросов, могут установить сокращенный срок рассмотрения обращений граждан.
При необходимости проведения специальной проверки, запроса дополнительных материалов срок рассмотрения обращений граждан может быть продлен руководителем, давшим поручение, в пределах, установленных законодательством об обращениях граждан.
41. Об изменении срока рассмотрения обращений сообщается заявителям и вышестоящим контролирующим органам.
42. Контроль завершается, если все поставленные в обращениях граждан вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и гражданам даны ответы в установленные законодательством Республики Беларусь сроки.
43. Решения о снятии с контроля обращений граждан, поступивших в райисполком, принимаются председателем райисполкома, по обращениям граждан, поступившим в управления, отделы райисполкома, - их руководителями.
44. Обращения граждан, поступившие в райисполком с сопроводительными письмами, предписаниями, представлениями или поручениями вышестоящих органов (должностных лиц) с требованием сообщить о результатах рассмотрения обращений, берутся на особый контроль.
45. Контроль за соблюдением установленного срока рассмотрения обращений граждан и исполнением поручений по ним, предписанием, представлением возлагается на специалиста райисполкома, ответственного за ведение делопроизводства по обращениям граждан, в управлениях, отделах райисполкома - на лиц, ответственных за ведение делопроизводства по обращениям граждан.
46. В случаях, когда обращения граждан взяты на контроль по решению руководства райисполкома, специалистом райисполкома, ответственным за ведение делопроизводства по обращениям граждан, направляются сообщения об этом исполнителям с указанием срока контроля.
47. По обращениям граждан, направленным в райисполком с предписаниями, представлениями, сопроводительными письмами вышестоящих государственных органов (вышестоящими должностными лицами) и находящимся на особом контроле, специалистом райисполкома, ответственным за работу с обращениями граждан, направляются исполнителям напоминания о приближении срока контроля за 5 дней до его истечения.
48. Ответы на обращения граждан дают заместители председателя и управляющий делами райисполкома в соответствии с распределением обязанностей, ответственные исполнители согласно резолюциям, а на поступившие непосредственно в управления, отделы райисполкома - их руководители.
49. Ответы в вышестоящие органы по обращениям граждан, в том числе направленные с предписаниями или представлениями, подписывают председатель райисполкома, в его отсутствие - первый заместитель председателя, в управлениях и отделах райисполкома - их руководители.
50. Ответы вышестоящим должностным лицам, завизированные заместителем (заместителями) председателя, управляющим делами райисполкома, по вопросам, входящим в их компетенцию, подписывает председатель райисполкома.
51. В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы (вышестоящим должностным лицам), по находящимся на контроле обращениям граждан указываются сведения об уведомлении гражданина о результатах рассмотрения обращения, отметка об исполнителе, его номер телефона.
52. Вся переписка по обращениям граждан ведется за номерами, присвоенными им при регистрации. Ответы на обращения граждан направляются на бланках установленного образца.
Индекс ответа состоит из индекса дела по номенклатуре дел и регистрационного индекса обращения гражданина.
Регистрация поступивших в управление делами ответов на обращения граждан осуществляется путем проставления регистрационного штампа на оборотной стороне последней страницы ответа.
53. После окончания проверки изложенных в обращениях граждан доводов, обстоятельств и исполнения принятого решения обращения с копиями ответов, подписанных (завизированных) исполнителями, указанными в резолюциях, и документами, связанными с подготовкой ответов, возвращаются специалисту, ответственному за ведение делопроизводства по обращениям граждан в управлениях, отделах райисполкома.
54. На каждом обращении граждан после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка "В дело" путем проставления отметки, указывается дата, личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.
55. Вся информация о ходе и итогах рассмотрения обращений заносится в РКК либо журнал.
Глава 4
ПОРЯДОК ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН, ИНДИВИДУАЛЬНЫХ
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ, ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ
56. Общее руководство личным приемом граждан, индивидуальных предпринимателей, представителей юридических лиц в райисполкоме осуществляет председатель райисполкома.
57. Личный прием в райисполкоме проводит: руководство райисполкома в пределах своей компетенции в соответствии с распределением обязанностей, а также руководители управлений, отделов райисполкома по графику.
Председатель райисполкома ведет личный прием каждую среду месяца с 8 до 14 часов.
При временном отсутствии в установленный день личного приема председателя райисполкома личный прием осуществляет лицо, исполняющее его обязанности. Если на день личного приема приходится государственный праздник или праздничный день, объявленный в установленном порядке нерабочим, установленный графиком день личного приема переносится на следующий за ним рабочий день.
Первый заместитель председателя, заместители председателя, управляющий делами райисполкома проводят личный прием не менее одного раза в месяц.
58. График личного приема руководством райисполкома, руководителями управлений, отделов райисполкома утверждается распоряжением председателя райисполкома, помещается в доступных для обозрения местах в здании райисполкома, размещается на официальных сайтах райисполкома, структурных подразделений, рассылается в поселковый и сельские исполнительные комитеты.
Информация о наименовании, месте нахождения и режиме работы вышестоящих органов структурных подразделений райисполкома размещается по месту их нахождения в общедоступных местах (на информационных стендах и (или) другим способом).
59. Руководители не вправе отказать в личном приеме при обращении к ним в установленном порядке по вопросам, относящимся к компетенции данных должностных лиц.
60. В случаях повторных обращений граждан по одному и тому же вопросу при наличии ответов и результатов исчерпывающих проверок по предыдущим обращениям, отсутствии новых доводов или вновь открывшихся обстоятельств им может быть отказано в приеме.
Не могут быть предметом рассмотрения на приеме у должностных лиц райисполкома предложения, заявления и жалобы, на которые не распространяется действие Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
61. Организацию личного приема председателем райисполкома обеспечивает специалист райисполкома, ответственный за ведение делопроизводства по обращениям граждан, в управлениях и отделах райисполкома - их руководители либо уполномоченные ими другие должностные лица.
62. Председатель райисполкома проводит личный прием граждан, индивидуальных предпринимателей, представителей юридических лиц по предварительной записи.
Первый заместитель председателя, заместители председателя, управляющий делами райисполкома проводят личный прием граждан, индивидуальных предпринимателей, представителей юридических лиц в установленные дни приема.
63. Запись граждан на личный прием к председателю райисполкома ведет специалист райисполкома, ответственный за ведение делопроизводства по обращениям граждан райисполкома при обращении граждан лично либо по телефону.
Информация о порядке осуществления предварительной записи на личный прием к руководству райисполкома размещается на стенде.
64. При записи на личный прием выясняется существо вопроса, уточняются мотивы обращения, а также иные сведения.
65. Предварительная работа по организации личного приема граждан, индивидуальных предпринимателей, представителей юридических лиц проводится специалистом райисполкома, ответственным за ведение делопроизводства по обращениям граждан во взаимодействии с заместителями председателя райисполкома, руководителями управлений и отделов райисполкома, организаций района.
66. При необходимости специалист райисполкома, ответственный за ведение делопроизводства по обращениям граждан, вправе запрашивать от соответствующих органов местного управления и самоуправления, управлений, отделов райисполкома, других государственных органов, подчиненных райисполкому, необходимые сведения и справочные материалы по существу обращения гражданина.
67. В ходе предварительной записи, изучения представленных материалов специалистом райисполкома, ответственным за ведение делопроизводства по обращениям граждан, определяется необходимость участия в приеме руководителей и специалистов соответствующих управлений, отделов райисполкома, организаций района, решаются вопросы по обеспечению качественного и организованного приема граждан.
68. Руководство райисполкома проводит личный прием в райисполкоме в своих служебных помещениях.
69. Граждане, индивидуальные предприниматели, представители юридических лиц принимаются в назначенный для личного приема день в порядке очередности по предъявлению документа, удостоверяющего личность, полномочия.
70. Лицо, проводящее личный прием, руководствуясь законодательством Республики Беларусь, в пределах своей компетенции вправе принять одно из следующих решений:
дать устное разъяснение по существу каждого из поставленных вопросов;
удовлетворить просьбу, сообщив заявителю порядок и срок исполнения принятого решения;
отказать в удовлетворении просьбы, разъяснив мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения.
В случае, если вопрос, изложенный в устном обращении, не может быть решен во время личного приема, обращение может излагаться гражданином в письменной форме, и подлежит рассмотрению в порядке, установленном статьей 9 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
71. Учет принятых на личном приеме граждан, индивидуальных предпринимателей, представителей юридических лиц, а также информация о результатах рассмотрения обращений граждан осуществляется в райисполкоме в автоматизированной (электронной) форме, в управлениях, отделах райисполкома - на карточках либо в книге учета личного приема граждан по форме согласно приложению 5 к настоящей Инструкции.
72. Контроль за исполнением поручений, данных на личном приеме граждан, индивидуальных предпринимателей, представителей юридических лиц руководством райисполкома осуществляет специалист райисполкома, ответственный за ведение делопроизводства по обращениям граждан.
Другие должностные лица, ведущие прием, организуют контроль самостоятельно.
73. О результатах выполнения поручений руководства райисполкома по обращениям граждан, поступивших на личном приеме, исполнители информируют заявителя и должностное лицо, проводившее прием, в срок не позднее одного месяца.
74. Исполненные поручения по личному приему граждан, индивидуальных предпринимателей, представителей юридических лиц снимаются с контроля по решению должностных лиц, проводивших личный прием.
75. Личный прием граждан руководством и другими должностными лицами райисполкома по месту жительства граждан проводится в соответствии с графиком, утвержденным председателем райисполкома. О месте и времени выездного приема население информируется в средствах массовой информации.
Глава 5
РАБОТА С КНИГОЙ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ
76. Обязанность по организации работы с книгой замечаний и предложений (далее - книга) в райисполкоме возлагается на управляющего делами райисполкома, в управлениях, отделах райисполкома - на их руководителей.
77. Место нахождения книги в райисполкоме, отделах и управлениях райисполкома, а также уполномоченные лица, ответственные за ведение и хранение книги, определяются председателем райисполкома, руководителями управлений и отделов райисполкома.
Книга должна находиться в доступном для граждан месте.
78. Сведения о месте нахождения книги размещаются на информационных стендах.
79. Книга выдается гражданам по первому требованию без предъявления документа, удостоверяющего их личность.
80. При рассмотрении записей, внесенных в книгу, их копии передаются на рассмотрение руководству райисполкома в соответствии с распределением обязанностей специалистом райисполкома, ответственным за ведение делопроизводства по обращениям граждан.
Копия записи в книгу с резолюцией руководства райисполкома направляется исполнителю, вторая копия записи с копией резолюции помещается в контрольную картотеку, находящуюся у специалиста, ответственного за ведение делопроизводства по обращениям граждан райисполкома.
81. Порядок ведения делопроизводства по записям, внесенным в книги отделов, управлений райисполкома, определяется их руководителями.
82. Не подлежат обязательному рассмотрению изложенные в книге замечания и предложения по вопросам, не относящимся к деятельности райисполкома, его управлений и отделов.
83. Изложенные в книге замечания и предложения рассматриваются в сроки, установленные Декретом Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2.
84. Контроль за выполнением поручений по записям, внесенным в книгу, осуществляет лицо, ответственное за ведение книги.
85. Поступившие ответы на внесенные в книгу записи докладываются руководству райисполкома управляющим делами райисполкома для принятия решения по списанию в дело или осуществления контроля.
86. Записи, внесенные в книгу, и результаты их рассмотрения ежемесячно анализируются на оперативном совещании у председателя райисполкома.
87. Специалистом райисполкома, ответственным за делопроизводство по обращениям граждан, ежеквартально анализируются и обобщаются сведения об итогах работы с книгами, представляемые управлениями, отделами райисполкома, готовится сводная информация об итогах работы с книгами за квартал по форме согласно приложению 7 к настоящей Инструкции для доклада председателю райисполкома.
Глава 6
ПРОВЕДЕНИЕ ПРОВЕРОК. АНАЛИЗ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН И ОТЧЕТНОСТЬ.
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
88. Райисполком, структурные подразделения райисполкома, осуществляют:
проверки соблюдения подчиненными органами (организациями) порядка рассмотрения обращений граждан не реже одного раза в год согласно графику, утверждаемому председателем райисполкома, руководителями управлений и отделов на соответствующий календарный год;
организовывают выездные проверки работы с обращениями в подчиненных органах (организациях) при неснижаемом на протяжении трех и более месяцев количестве нарушений порядка рассмотрения обращений либо однократном грубом нарушении законодательства об обращениях граждан;
при выявлении повторного нарушения подчиненными органами (организациями) направляют их руководителям представление о привлечении к дисциплинарной ответственности виновных должностных лиц, допустивших нарушение порядка рассмотрения обращений граждан либо о применении к этим лицам более строгой меры дисциплинарного взыскания, вплоть до освобождения от занимаемой должности.
89. Обращения граждан, поступившие в райисполком, систематически анализируются специалистом по работе с обращениями граждан райисполкома, а в управлениях и отделах райисполкома - лицами, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по обращениям граждан, данные обобщаются в виде справки, статистических данных по форме согласно приложениям 6, 7 к настоящей Инструкции и передаются руководству райисполкома, руководителям управлений, отделов райисполкома с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и законных интересов граждан, а также совершенствования работы государственных органов, решения наиболее социально значимых вопросов населения, мониторинга тенденций общественного мнения о работе исполнительных и распорядительных органов.
90. Итоги работы с обращениями граждан заслушиваются на заседаниях райисполкома не реже двух раз в год.
При рассмотрении итогов работы с обращениями граждан за полугодие и год анализируется работа с книгами.
91. Вопросы работы с обращениями граждан, а также отдельные обращения, при рассмотрении которых были допущены формализм и волокита, при необходимости рассматриваются на совещаниях у председателя и управляющего делами райисполкома.
92. Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе и по личному приему граждан, за период календарного года формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
93. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
94. Неисполненные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются и возвращаются исполнителю на доработку.
95. Срок хранения обращений граждан, документов по их рассмотрению и разрешению обращений - пять лет (в случаях неоднократного обращения - пять лет с даты последнего рассмотрения).
96. Дела, подлежащие постоянному и временному хранению, передаются в архив райисполкома через год после завершения делопроизводства по ним.
97. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.
Приложение 1
к Инструкции
об организации работы с
обращениями граждан, книгой
замечаний и предложений в
Толочинском районном
исполнительном комитете
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
обращений граждан автоматизированной
(электронной) базы данных
_________________________
(регистрационный индекс)
Фамилия, имя, отчество ____________________________________________________
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон _________________
___________________________________________________________________________
Дата поступления __________________________________________________________
Количество листов обращения _______________________________________________
Количество листов приложений ______________________________________________
Даты, индексы повторных обращений _________________________________________
Корреспондент, дата, индекс сопроводительного письма ______________________
Регион ____________________________________________________________________
Вид обращения (заявление, предложение, жалоба) ____________________________
(индивидуальное, коллективное, анонимное) _________________________________
Вид поступления (письменно, устно) ________ Социальная группа автора ______
Отметка о личном приеме _________________ Отметка о выездном приеме _______
Фамилия, имя, отчество должностного лица, ведущего прием __________________
Тематика __________________________________________________________________
Содержание ________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Дата и номер первого обращения ____________________ содержание ____________
Отметка об особом контроле ________________________________________________
Резолюция _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Автор резолюции ___________________________________________________________
Исполнитель _______________________________________________________________
Документ направлен на исполнение __________________________________________
Дата направления __________ Срок исполнения _________ Дата исполнения _____
Ход рассмотрения __________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнения _____________________________
Результат рассмотрения обращения (N ___________ дата ответа ______________)
Отметка о снятии с контроля _______________________________________________
Документ подшит в дело N _______ _______ л.
Приложение 2
к Инструкции
об организации работы с
обращениями граждан, книгой
замечаний и предложений в
Толочинском районном
исполнительном комитете
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
N _________________________
(регистрационный индекс)
Фамилия, имя, отчество ____________________________________________________
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон _________________
___________________________________________________________________________
Дата поступления __________________________________________________________
Количество листов обращения _______________________________________________
Количество листов приложений ______________________________________________
Даты, индексы повторных обращений _________________________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма _____________________
Тематика __________________________________________________________________
Содержание ________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Резолюция _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Исполнитель _______________________________________________________________
Документ направлен на исполнение __________________________________________
Дата направления __________ Срок исполнения ________ Дата исполнения ______
Ход рассмотрения __________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении _____________________________
Результат рассмотрения обращения (N _______ дата ответа __________________)
Отметка о снятии с контроля _______________________________________________
Документ подшит в дело N ________ _____ л.
Приложение 3
к Инструкции
об организации работы с
обращениями граждан, книгой
замечаний и предложений в
Толочинском районном
исполнительном комитете
Кому ____________________________________________
(наименование должности,
ф.и.о. руководителя организации;
_________________________________________________
полное наименование организации)
ПРЕДПИСАНИЕ
об устранении нарушений законодательства об обращениях
"__" ___________ 20__ г. N __________
В Толочинский районный исполнительный комитет поступило обращение
гражданина(ки), организации _______________________________________________
(ф.и.о. обратившегося гражданина,
наименование организации)
изучив которое установлено, что при рассмотрении должностными лицами ______
_______________________________________________ обращения гражданина(ки),
(наименование организации)
организации были ненадлежащим образом разрешены следующие вопросы:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Не приняты своевременные меры по:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Допущено нарушение статьи (статей) _________ Закона Республики
Беларусь "Об обращениях граждан".
На основании изложенного, руководствуясь подпунктом 1.5 пункта 1 Указа
Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О
дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц",
предписываю Вам до ___________________________________ надлежащим образом
разрешить поставленные в обращении гражданина, организации
___________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы гражданина, наименование организации)
вопросы по существу и письменно информировать Толочинский районный
исполнительный комитет о выполнении настоящего предписания.
___________________________________ ____________ _____________________
(наименование должности лица, (подпись) (инициалы, фамилия)
выдавшего предписание)
М.П.
Приложение 4
к Инструкции
об организации работы с
обращениями граждан, книгой
замечаний и предложений в
Толочинском районном
исполнительном комитете
Кому ____________________________________________
(наименование должности, фамилия, имя, отчество
_________________________________________________
руководителя организации)
ПРЕДСТАВЛЕНИЕ
о привлечении к дисциплинарной ответственности
"__" ____________ 200_ г.
При рассмотрении должностными лицами _________________________________
обращения гражданина(ки), организации _____________________________________
(наименование организации)
_________________________________________________________ были ненадлежащим
(фамилия, имя, отчество гражданина, наименование организации)
образом разрешены следующие поставленные в обращении вопросы:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(указывается суть нарушений)
о чем Вам направлено предписание Толочинского районного исполнительного
комитета от _____________ N ______
В связи с выявлением фактов ненадлежащего рассмотрения обращения
гражданина(ки), организации _______________________________________________
(фамилия, имя, отчество гражданина,
наименование организации)
допущенными при его рассмотрении нарушений законодательства об обращениях
граждан и юридических лиц, руководствуясь пунктом 11 Указа Президента
Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по
работе с обращениями граждан и юридических лиц", по предписанию в срок до
__________________________ устранить допущенные нарушения и в установленном
порядке привлечь виновных(ое) должностных(ое) лиц(о), нарушивших(ее)
порядок рассмотрения обращения, к дисциплинарной ответственности. О
результатах рассмотрения настоящего представления информируйте Толочинский
районный исполнительный комитет.
Настоящее представление подлежит обязательному исполнению. В случае
выявления в течение года повторного нарушения этим(и) должностным(и)
лицом(ами) порядка рассмотрения обращений к данному(ым) должностному(ым)
лицу(ам) должны быть применены более строгие меры дисциплинарных взысканий,
вплоть до освобождения от занимаемой должности.
_____________________________________ _____________ _____________________
(наименование должности лица, (подпись) (инициалы, фамилия)
выдавшего предписание)
М.П.
Приложение 5
к Инструкции
об организации работы с
обращениями граждан, книгой
замечаний и предложений в
Толочинском районном
исполнительном комитете
КНИГА
учета личного приема граждан, индивидуальных
предпринимателей, представителей юридических лиц
----+-------+------------+---------------+----------+---------+----------+----------¬
¦ ¦ ¦ ¦ Адрес места ¦ ¦Фамилия, ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ Фамилия, ¦ жительства и ¦ ¦ имя, ¦ ¦ ¦
¦ ¦ Дата ¦ имя, ¦ (или) работы, ¦ ¦отчество,¦Содержание¦ ¦
¦N ¦приема,¦ отчество, ¦ контактный ¦Содержание¦должность¦поручения ¦Отметка об¦
¦п/п¦ время ¦наименование¦ телефон, ¦ вопроса ¦ лица, ¦по итогам ¦исполнении¦
¦ ¦ ¦юридического¦местонахождение¦ ¦ведущего ¦ приема ¦ ¦
¦ ¦ ¦ лица ¦ юридического ¦ ¦ прием ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ лица ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------+------------+---------------+----------+---------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+-------+------------+---------------+----------+---------+----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Страницы: Стр.1 | Стр.2 |
| 
