Зарегистрировано в НРПА РБ 9 июня 2008 г. N 9/16182
На основании Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" Стародорожский районный исполнительный комитет РЕШИЛ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Стародорожском районном исполнительном комитете и организациях коммунальной собственности Стародорожского района.
2. Руководителям структурных подразделений Стародорожского районного исполнительного комитета, организаций коммунальной собственности Стародорожского района принять меры по безусловному выполнению Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997).
3. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на управление делами Стародорожского районного исполнительного комитета (Пархимович О.Н.).
Председатель В.П.УСИК
Управляющий делами О.Н.ПАРХИМОВИЧ
УТВЕРЖДЕНО
Решение
Стародорожского районного
исполнительного комитета
24.04.2008 N 374
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
В СТАРОДОРОЖСКОМ РАЙОННОМ ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ КОМИТЕТЕ
И ОРГАНИЗАЦИЯХ КОММУНАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ
СТАРОДОРОЖСКОГО РАЙОНА
1. Настоящая Инструкция о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Стародорожском районном исполнительном комитете и организациях коммунальной собственности Стародорожского района (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), определяет порядок ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, за исключением индивидуальных предпринимателей (далее - обращения граждан) в Стародорожском районном исполнительном комитете (далее - райисполком), его структурных подразделениях и организациях коммунальной собственности Стародорожского района.
2. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям граждан, рассматриваемым в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также по обращениям, для которых законодательными актами Республики Беларусь установлен иной порядок направления и рассмотрения в государственных органах, иных организациях (должностными лицами).
3. Делопроизводство по обращениям граждан в райисполкоме, его структурных подразделениях и организациях коммунальной собственности Стародорожского района ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется уполномоченными должностными лицами.
4. Ответственность за организацию работы с обращениями граждан несут председатель райисполкома, руководители структурных подразделений райисполкома и организаций коммунальной собственности Стародорожского района.
5. Регистрация обращений граждан в райисполкоме, его структурных подразделениях и организациях коммунальной собственности Стародорожского района осуществляется с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках), журнальной с графами, аналогичными реквизитам регистрационно-контрольной карточки.
Регистрационно-контрольные карточки обращений граждан ведутся по форме согласно приложению.
В регистрационные формы могут дополнительно включаться реквизиты, необходимые для учета, поиска и анализа работы по обращениям граждан.
Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, контроля, поиска, анализа работы по обращениям граждан.
6. Все поступившие в райисполком, его структурные подразделения и организации коммунальной собственности Стародорожского района (должностным лицам) обращения граждан, в том числе и принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления в установленном порядке.
7. Конверты от поступивших обращений граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
8. Регистрационный индекс обращениям граждан присваивается в соответствии с принятой номенклатурой дел райисполкома, его структурных подразделений и в организациях коммунальной собственности Стародорожского района.
9. Повторным обращениям при их поступлении в райисполком, его структурные подразделения и в организации коммунальной собственности Стародорожского района (должностным лицам) в течение календарного года в зависимости от объема документооборота присваивается регистрационный индекс первого обращения или очередной индекс.
10. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в один и тот же государственный орган, иную организацию (должностному лицу), учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.
11. После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение председателя райисполкома, руководителям структурных подразделений райисполкома и в организации коммунальной собственности Стародорожского района (должностным лицам).
Поручения председателя райисполкома, руководителей структурных подразделений райисполкома и организации коммунальной собственности Стародорожского района (должностных лиц) о дальнейшем рассмотрении обращений граждан оформляются в форме резолюций.
12. Контроль за рассмотрением обращений граждан в райисполкоме, его структурных подразделениях и в организациях коммунальной собственности Стародорожского района ведется с использованием автоматизированной (электронной) системы контроля, регистрационно-контрольных карточек, журналов.
Контроль завершается, если все поставленные в обращениях вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и гражданам даны ответы в установленные законодательством сроки.
Решения о снятии с контроля обращений граждан принимаются председателем райисполкома, руководителями структурных подразделений райисполкома и организациями коммунальной собственности Стародорожского района (должностными лицами).
Обращения граждан, направленные в райисполком, его структурные подразделения, в организации коммунальной собственности Стародорожского района (должностным лицам) вышестоящими государственными органами, иными организациями (вышестоящими должностными лицами), требующими сообщить результаты рассмотрения и предписания, предусмотренные подпунктом 1.4 пункта 1 Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 (далее - предписания), берутся на особый контроль.
13. Ответы на обращения граждан даются в сроки, установленные статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
Гражданам письменно сообщается о решениях, принятых по результатам рассмотрения их письменных обращений.
В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам) по находящимся на контроле обращениям граждан и предписаниям, указываются сведения об уведомлении гражданина о результатах рассмотрения его обращения и предписания, отметка об исполнителе.
Индекс ответа состоит из регистрационного индекса обращения гражданина с дополнением других установленных в райисполкоме, его структурных подразделениях и в организациях коммунальной собственности Стародорожского района обозначений, применяемых при регистрации.
14. Сроки рассмотрения обращений граждан исчисляются со дня их регистрации в райисполкоме, его структурных подразделениях, организациях коммунальной собственности Стародорожского района, к компетенции которых относится решение вопросов, изложенных в обращениях.
При необходимости проведения специальной проверки, истребования дополнительной информации, направления запросов в иностранные государства и (или) международные организации, председатель райисполкома, руководители структурных подразделений и иных организаций, в которые поступили обращения, могут продлить срок их рассмотрения в пределах, установленных статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан". Об изменении сроков рассмотрения обращения сообщается гражданину.
15. Оформление предписания осуществляется согласно Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Отметка о выдаче предписания и его исполнении указывается в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки.
16. В случаях, когда в письменных обращениях граждан, поступивших в райисполком, его структурные подразделения и в организации коммунальной собственности Стародорожского района (должностным лицам), одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов, иных организаций (должностных лиц), копии данных обращений в 5-дневный срок направляются в соответствующие государственные органы, иные организации (должностным лицам) с уведомлением об этом граждан.
17. Ход рассмотрения обращений граждан (поручения, сделанные запросы, полученные ответы, принятые решения) в райисполкоме, его структурных подразделениях в организациях коммунальной собственности Стародорожского района (должностными лицами) должен быть точно и своевременно отражен в регистрационной базе данных, регистрационно-контрольных карточках, журналах.
На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата и личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.
18. Обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, после их разрешения возвращаются должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан, для формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел райисполкома, его структурных подразделений и организации коммунальной собственности Стародорожского района.
Дела формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае поступления повторных обращений они подшиваются в данную группу.
При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются.
19. Срок хранения обращений граждан, материалов, связанных с их рассмотрением, - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с даты последнего рассмотрения). В необходимых случаях в установленном порядке райисполкомом, его структурными подразделениями и иными организациями может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений граждан.
20. Дела по обращениям граждан хранятся в течение 5 лет после завершения делопроизводства по ним.
По истечении установленных сроков хранения обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, устанавливаемом республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству.
Приложение
к Инструкции о порядке ведения
делопроизводства по обращениям граждан в
Стародорожском районном исполнительном
комитете и организациях коммунальной
собственности Стародорожского района
ПРИМЕРНАЯ ФОРМА РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ
ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
N ______________________
(регистрационный индекс)
Фамилия, имя, отчество __________________________________________
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон _________________
___________________________________________________________________________
Дата поступления __________________________________________________________
Количество листов обращения _______________________________________________
Количество листов приложений ______________________________________________
Даты, индексы повторных обращений _________________________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма _____________________
Тематика __________________________________________________________________
Содержание ________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Резолюция _________________________________________________________________
Исполнитель _______________________________________________________________
Документ направлен ______ Срок исполнения _______ Дата исполнения _________
рассмотрения_______________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении _____________________________
Результат рассмотрения обращения (N ___________, дата ответа _____________)
Отметка о снятии с контроля _______________________________________________
Документ подшит в дело N ____________________, ______________ л.
| 
