Решение Лельчицкого районного исполнительного комитета от 26.05.2008 N 526 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в Лельчицком районном исполнительном комитете"

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на август 2009 года

Зарегистрировано в НРПА РБ 9 апреля 2009 г. N 9/23068

На основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года, постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан", Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц", постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" Лельчицкий районный исполнительный комитет РЕШИЛ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Лельчицком районном исполнительном комитете.

2. Установить, что в Лельчицком районном исполнительном комитете ведение делопроизводства по обращениям юридических лиц и индивидуальных предпринимателей осуществляется в порядке, определенном пунктом 1 настоящего решения.

3. Признать утратившим силу решение Лельчицкого районного исполнительного комитета от 23 сентября 2005 г. N 297 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Лельчицком районном исполнительном комитете".

4. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на управляющего делами Лельчицкого районного исполнительного комитета.

5. Опубликовать настоящее решение в газете "Светлае жыццё".

6. Настоящее решение вступает в силу с момента официального опубликования.

Председатель В.С.ГОМОЛКО

Управляющий делами Е.И.ЧЕРНОВЕЦ

                                                   УТВЕРЖДЕНО

                                                   Решение

                                                   Лельчицкого районного

                                                   исполнительного комитета

                                                   26.05.2008 N 526

ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

В ЛЕЛЬЧИЦКОМ РАЙОННОМ ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ КОМИТЕТЕ

1. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Лельчицком районном исполнительном комитете (далее - Инструкция) разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014), Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997) (далее - Указ N 498), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 27, 5/26649) и определяет порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан (далее - обращения) в Лельчицком районном исполнительном комитете (далее - райисполком).

2. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям граждан, рассматриваемым в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также по обращениям, для которых законодательными актами Республики Беларусь установлен иной порядок направления и рассмотрения в государственных органах, иных организациях (должностными лицами).

3. Делопроизводство по обращениям в райисполкоме ведется централизованно отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на сектор по работе с обращениями граждан, контролю и делопроизводству управления делами райисполкома (далее - сектор по работе с обращениями граждан) и лиц, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по обращениям в структурных подразделениях райисполкома.

4. Ответственность за организацию работы с обращениями возлагается на председателя райисполкома, руководителей структурных подразделений райисполкома.

5. Поступившие в райисполком по почте, телеграфу, факсимильной связи или иным путем письменные обращения, в том числе и принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления в секторе по работе с обращениями граждан, структурных подразделениях райисполкома.

6. Регистрация письменных обращений в райисполкоме осуществляется с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной) - путем занесения данных о документе в электронную регистрационно-контрольную карточку обращения (далее - РКК) по форме согласно приложению 1 с последующим введением информации в ходе работы по рассмотрению обращения, карточной (в РКК), журнальной с графами, аналогичными реквизитам РКК. Количество экземпляров регистрационных карточек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, контроля, поиска, анализа работы по обращениям.

Регистрация устных обращений в райисполкоме осуществляется путем занесения данных в РКК по форме согласно приложению 2.

7. При поступлении обращений из вышестоящих государственных органов, средств массовой информации, иных организаций, от вышестоящих должностных лиц в РКК вносятся реквизиты сопроводительного письма или поручения (адресат, номер и дата сопроводительного письма).

8. В правом нижнем углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста месте первой страницы ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и регистрационный индекс.

9. Регистрационный индекс письменных обращений состоит из начальной буквы фамилии заявителя и порядкового номера поступившего обращения (например, А-2, где А - начальная буква фамилии заявителя, 2 - порядковый номер).

10. Повторным обращениям при их поступлении присваивается очередной индекс.

11. Обращения, направленные в райисполком вышестоящими государственными органами, иными организациями (вышестоящими должностными лицами), требующими сообщить результаты рассмотрения обращения, и предписания, предусмотренные подпунктом 1.4 пункта 1 Указа N 498 (далее - предписание), берутся на особый контроль. На таких обращениях в правом верхнем углу проставляется штамп "Контроль".

Оформление предписания осуществляется согласно Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Отметка о выдаче предписания и его исполнении указывается в соответствующей графе электронной РКК.

12. Письменным обращениям, полученным на личном приеме, присваивается регистрационный номер, указанный в карточке личного приема. Рассмотрение одного или нескольких поставленных в ходе личного приема и указанных в письменном обращении вопросов осуществляется одновременно согласно резолюции председателя райисполкома, первого заместителя председателя райисполкома, заместителей председателя райисполкома (далее - руководство райисполкома), указанной в карточке личного приема.

13. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.

14. Именные пакеты с надписью "Лично" передаются адресату в закрытом виде, при этом регистрационный штамп ставится в правом нижнем углу конверта и заполнение РКК производится по реквизитам конверта.

15. После регистрации обращения в этот же день передаются на рассмотрение руководству райисполкома согласно распределению обязанностей между ними, утверждаемому распоряжением председателя райисполкома, руководителю структурного подразделения райисполкома.

16. Поручения руководства райисполкома или руководителей структурных подразделений райисполкома о дальнейшем рассмотрении обращений оформляются в форме резолюций.

17. Вся переписка по обращениям ведется за номерами, присвоенными им при регистрации. Ответы на обращения направляются на бланках установленного образца за подписью руководства райисполкома.

18. В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам) по находящимся на контроле обращениям и предписаниям, указываются сведения об уведомлении гражданина о результатах рассмотрения его обращения, отметка об исполнителе.

19. После окончания проверки изложенных в обращении фактов и исполнения принятого решения обращение с копией ответа, завизированной должностными лицами, указанными в резолюции, и документами, связанными с подготовкой ответа, возвращается должностным лицом в сектор по работе с обращениями граждан.

20. На каждом обращении после окончательного решения поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата, ставится личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.

21. Переписка по обращениям хранится в секторе по работе с обращениями граждан. Обращения, ответы на них и другие документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Дела формируются в течение календарного года.

22. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке и подшиваются в последовательности решения вопроса. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

23. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются.

24. Срок хранения обращений граждан, материалов, связанных с их рассмотрением, - 5 лет.

25. Письменные обращения считаются разрешенными, если в результате их рассмотрения в соответствии с законодательством Республики Беларусь рассмотрены все изложенные в обращении вопросы, приняты надлежащие меры к защите, обеспечению реализации, восстановлению прав и законных интересов автора обращения и гражданам даны письменные ответы в сроки, установленные статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".

26. Срок рассмотрения обращений исчисляется в календарных днях со дня регистрации его в секторе по работе с обращениями граждан.

При необходимости проведения специальной проверки, истребования дополнительной информации, направления запросов в иностранные государства и (или) международные организации руководство райисполкома, руководители структурных подразделений райисполкома, куда поступили обращения, могут продлить срок их рассмотрения в пределах, установленных статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан". Об изменении сроков рассмотрения обращения сообщается гражданину.

27. Письменные обращения должны соответствовать требованиям, установленным в частях первой и второй статьи 7 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан". Обращения, не соответствующие указанным требованиям, а также обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные слова или выражения, либо текст обращения не поддается прочтению, либо обращения подлежат рассмотрению только в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также в ином порядке, установленном законодательными актами Республики Беларусь, могут быть оставлены без рассмотрения по существу с уведомлением граждан в пятидневный срок о причинах оставления обращений без рассмотрения по существу.

Обращения, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в пятидневный срок со дня их регистрации в райисполкоме направляются специалистами сектора по работе с обращениями граждан либо лицами, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по обращениям в структурных подразделениях райисполкома, в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы.

28. Повторные обращения, в которых не приводятся новые сведения или вновь открывшиеся обстоятельства, рассмотрению не подлежат, если по ним имеются исчерпывающие материалы проверок и гражданам даны ответы в порядке, установленном настоящей Инструкцией. При этом гражданам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны и переписка с ними по данному вопросу прекращается.

Решение о прекращении производства по повторным обращениям принимается председателем райисполкома или в его отсутствие первым заместителем председателя райисполкома и оформляется распоряжением.

29. В случае получения письменного заявления об отказе гражданина от своего письменного обращения руководством райисполкома принимается решение о прекращении по нему производства, за исключением случаев, когда в обращении содержатся сведения о нарушении прав, свобод и (или) законных интересов граждан.

30. Сроки направления обращений гражданами не должны превышать трех лет со дня нарушения прав, свобод и (или) законных интересов граждан или со дня, когда им стало известно об этом нарушении.

Должностные лица райисполкома вправе отказать в рассмотрении обращения в случае пропуска срока, определенного частью первой настоящего пункта. Отказ в рассмотрении жалобы должен быть письменно мотивирован и направлен гражданину в пятидневный срок.

31. Обращения, поступившие из редакции газет, журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации, подлежат рассмотрению в соответствии с Законом Республики Беларусь "Об обращениях граждан", законодательством Республики Беларусь о средствах массовой информации и настоящей Инструкцией.

32. Руководство райисполкома, руководители структурных подразделений райисполкома осуществляют непосредственный контроль за соблюдением установленного законодательством Республики Беларусь и настоящей Инструкцией порядка рассмотрения обращений.

33. Контроль за сроками и порядком разрешения обращений возлагается на сектор по работе с обращениями граждан. О случаях нарушения порядка и сроков рассмотрения обращений главный специалист сектора по работе с обращениями граждан управления делами райисполкома обязан своевременно докладывать руководству райисполкома.

34. Вопросы работы с обращениями, а также отдельные обращения, при рассмотрении которых были допущены формализм и волокита, при необходимости рассматриваются на совещаниях руководства райисполкома, заседаниях райисполкома.

35. Обращения систематически анализируются и обобщаются сектором по работе с обращениями граждан с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан. Результаты анализа и работы с обращениями ежеквартально рассматриваются на заседаниях райисполкома.

Приложение 1

к Инструкции

о порядке ведения

делопроизводства

по обращениям граждан

в Лельчицком районном

исполнительном комитете

                    РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

                       ПИСЬМЕННОГО ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН

                                                N _________________________

                                                   (регистрационный индекс)

Фамилия, имя, отчество ____________________________________________________

Адрес места жительства ____________________________________________________

Дата поступления __________________________________________________________

Количество листов обращения _______________________________________________

Количество листов приложений <1> __________________________________________

Даты, индексы <2> повторных обращений _____________________________________

Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма

Социальная группа _________________________________________________________

Тематика __________________________________________________________________

Содержание ________________________________________________________________

Резолюция _________________________________________________________________

Исполнитель _______________________________________________________________

Документ направлен на исполнение __________________________________________

Дата направления _______ Срок исполнения ________ Дата исполнения _________

Ход рассмотрения __________________________________________________________

Отметка о выдаче предписания и его исполнении _____________________________

Результат рассмотрения обращения (N ___________ дата ответа ______________)

Отметка о снятии с контроля _______________________________________________

Документ подшит в дело N __________________________________________________

     --------------------------------

     <1>  Указывается  при  наличии  документов,  содержащих  информацию  о

результатах предыдущего рассмотрения обращения.

     <2>  Проставляются  при  присвоении  повторному  обращению  очередного

регистрационного индекса.

Приложение 2