Зарегистрировано в НРПА РБ 30 сентября 2008 г. N 9/18548
Брестский районный исполнительный комитет РЕШИЛ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по организации работы с обращениями граждан и юридических лиц в Брестском районном исполнительном комитете.
2. Управлению делами Брестского районного исполнительного комитета (Пашкевич А.А.), руководителям управлений, отделов районного исполнительного комитета, поселкового и сельских исполнительных комитетов, районных организаций и учреждений организовать изучение Инструкции по организации работы с обращениями граждан и юридических лиц в Брестском районном исполнительном комитете и обеспечить ее неукоснительное исполнение.
3. Настоящее решение вступает в силу с 1 июня 2008 г.
Председатель В.А.МАЦУКА
Управляющий делами А.А.ПАШКЕВИЧ
УТВЕРЖДЕНО
Решение
Брестского районного
исполнительного
комитета
28.05.2008 N 654
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ
ЛИЦ В БРЕСТСКОМ РАЙОННОМ ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ КОМИТЕТЕ
1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014; 2006 г., N 146, 5/22839; 2008 г., N 27, 5/26649), постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 27, 5/26649) и определяет порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц (далее - обращения), в Брестском районном исполнительном комитете (далее - райисполком), его структурных подразделениях.
2. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям, рассматриваемым в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также по обращениям, для которых законодательными актами Республики Беларусь установлен иной порядок направления и рассмотрения в государственных органах, иных организациях (должностными лицами).
3. Делопроизводство по обращениям граждан в райисполкоме, его структурных подразделениях ведется отдельно от делопроизводства по обращениям юридических лиц. Непосредственное ведение делопроизводства по обращениям в райисполкоме возлагается на специалиста управления делами райисполкома, в структурных подразделениях райисполкома - на специалистов, ответственных за работу с обращениями, назначенных приказом руководителя.
Специалист управления делами райисполкома, а также руководители структурных подразделений райисполкома несут персональную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям, постоянно контролируют порядок его ведения, а также принимают меры по совершенствованию этой работы.
4. Обращения по вопросам, решение которых относится к компетенции райисполкома, в день их поступления регистрируются специалистом управления делами райисполкома и передаются на рассмотрение председателю райисполкома.
На обращении не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции других должностных лиц допускаются, если в них конкретизируется порядок исполнения.
Решения о порядке рассмотрения обращений, поступивших в структурные подразделения райисполкома, принимают их руководители.
В случаях, когда резолюцией должностного лица райисполкома определены несколько исполнителей, ответственным за рассмотрение обращения и подготовку ответа заявителю является первый исполнитель, если в резолюции не указано иное. Первому исполнителю представляются материалы для рассмотрения не позднее чем за два рабочих дня до истечения контрольного срока.
5. При рассмотрении обращения, автор которого не удовлетворен результатами его рассмотрения поселковым или сельским исполнительным комитетом Брестского района (далее - поссельисполком), подчиненной райисполкому организацией, исполнитель проверяет содержащиеся в обращении сведения и при наличии оснований обеспечивает принятие положительного решения в интересах гражданина или юридического лица либо направление поссельисполкому, организации, подчиненной райисполкому, предписания о надлежащем решении вопросов, содержащихся в обращении, о чем сообщает автору обращения.
Предписания по результатам рассмотрения обращений, поступивших в райисполком, подписывают председатель райисполкома, его заместители, управляющий делами райисполкома, поступивших в структурное подразделение райисполкома - их руководители.
6. Поступившее в райисполком, структурное подразделение райисполкома обращение, содержащее вопросы, решение которых не относится к компетенции райисполкома, его структурных подразделений, или обращение, которое не рассматривалось ранее в поссельисполкоме, подчиненных (подотчетных) ему организациях, после регистрации направляется для рассмотрения в соответствующий государственный орган, иную организацию с уведомлением об этом автора обращения в пятидневный срок.
В случаях, если в обращении одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов, иных организаций, копии обращения в пятидневный срок направляются этим органам и организациям.
7. Обращение должно быть рассмотрено не позднее одного месяца со дня его регистрации, а обращение, не требующее дополнительного изучения и проверки, - не позднее пятнадцати дней, если иной срок не установлен законодательными актами Республики Беларусь. При необходимости проведения специальной проверки, истребования дополнительной информации председатель райисполкома, его заместители (далее - руководители райисполкома) могут продлить срок их рассмотрения до одного месяца, о чем информируют заявителя.
Срок рассмотрения обращений, поступивших в райисполком, его структурные подразделения от вышестоящих органов и находящихся у них на контроле, исчисляется с даты, указанной на поручении или сопроводительном письме органа, направившего обращение, либо с даты их регистрации в райисполкоме, его структурных подразделениях.
8. Обращения, не соответствующие требованиям законодательства об обращениях граждан, могут быть оставлены без рассмотрения. Решение об оставлении без рассмотрения обращений, поступивших в райисполком, принимает председатель райисполкома, поступивших в структурные подразделения райисполкома - руководители соответствующих подразделений.
При оставлении обращения без рассмотрения по существу и при наличии данных о месте жительства автора специалист управления делами райисполкома, руководители структурных подразделений райисполкома в пятидневный срок со дня регистрации уведомляют автора, юридическое лицо о причинах оставления обращения без рассмотрения по существу и возвращают им оригиналы документов, приложенных к обращению, а также разъясняют, в какую организацию и в каком порядке следует обратиться для решения изложенных в обращении вопросов.
Обращения, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в пятидневный срок со дня их регистрации направляются в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы.
9. Отказ в рассмотрении обращения, поступившего в райисполком, структурные подразделения райисполкома, по истечении трех лет со дня нарушения прав, свобод, законных интересов граждан или со дня, когда им стало известно об их нарушении, должен быть письменно мотивирован и направлен гражданину в пятидневный срок. Решение об отказе в рассмотрении такого обращения принимают соответственно руководители райисполкома, руководители структурных подразделений райисполкома.
10. Повторные обращения, в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства и по которым имеются результаты исчерпывающих проверок, а гражданам и юридическим лицам в установленном порядке даны ответы, рассмотрению не подлежат. При этом гражданам и юридическим лицам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны и переписка с ними по данному вопросу прекращается.
Решение о прекращении переписки по повторным обращениям, поступившим в райисполком, принимается руководителями райисполкома на основании предложений исполнителя (исполнителей), по обращениям граждан, поступившим в структурные подразделения райисполкома, - их руководителями.
Поступившие в райисполком обращения, по которым переписка прекращена, списываются в дело по решению председателя райисполкома, а поступившие в структурные подразделения райисполкома оформляются в дело резолюцией их руководителей.
В случае, если обращение, по которому прекращена переписка, поступило в райисполком из вышестоящего органа, гражданину, юридическому лицу письменно сообщается, что обращение необоснованно и переписка по данному вопросу прекращена.
11. Решение о порядке рассмотрения анонимного обращения, содержащего сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении, либо ином правонарушении, либо об акциях массового протеста, принимают руководители райисполкома, а по обращениям, поступившим в структурные подразделения райисполкома, - их руководители.
12. Регистрация письменных обращений в райисполкоме осуществляется с использованием автоматизированной (электронной) формы - путем занесения данных о документе в регистрационно-контрольную карточку обращения (далее - РКК) с последующим введением информации о ходе работы по рассмотрению обращения, о результатах рассмотрения обращения.
13. В структурных подразделениях райисполкома может использоваться регистрация в виде карточной формы или журнальной с графами, аналогичными реквизитам РКК.
В РКК могут дополнительно включаться реквизиты, необходимые для учета, поиска и анализа работы по обращениям.
14. При поступлении обращений из вышестоящих государственных органов, средств массовой информации, иных организаций, от вышестоящих должностных лиц в РКК вносятся реквизиты сопроводительного письма или поручения (адресат, номер и дата сопроводительного письма, номер и дата поручения).
15. В правом нижнем углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста месте первой страницы ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и регистрационный индекс.
16. Сопроводительные письма к обращениям регистрируются, обрабатываются и хранятся вместе с поступившими обращениями.
17. Регистрационный индекс письменных обращений состоит из обозначения раздела, территории проживания автора и порядкового номера поступившего обращения.
При регистрации обращения юридического лица регистрационный индекс дополняется буквой "Ю".
18. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в райисполком, учитываются по регистрационным индексам первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.
19. Повторным обращениям при их поступлении присваивается регистрационный индекс первого обращения, после порядкового номера ставится цифра, указывающая, каким по счету является обращение, например, 25-4/2/1, где 25 - индекс раздела, 4 - место проживания заявителя, 2 - порядковый номер поступившего обращения, 1 - цифра, указывающая, каким по счету является обращение, в правом верхнем углу первой страницы обращения делается пометка "Повторно", и в РКК делается пометка "Повторно". При регистрации повторных обращений подбираются все предшествующие обращения (за период, как правило, не более двух лет со времени поступления первого обращения) либо специалистом управления делами снимаются ксерокопии обращений и материалов по их рассмотрению, при необходимости готовится краткая аналитическая записка по данным обращениям.
20. Письменным обращениям, полученным на личном приеме, присваивается регистрационный номер, указанный в карточке личного приема. Рассмотрение одного или нескольких поставленных в ходе личного приема и указанных в письменном обращении вопросов осуществляется одновременно согласно резолюции руководства райисполкома, указанной в карточке личного приема.
Разъяснения, данные заявителю во время личного приема, фиксируются в РКК.
21. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
22. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после полного разрешения обращения, если все поставленные вопросы рассмотрены, по ним приняты необходимые меры, и дан письменный ответ.
23. Решение о снятии с контроля обращений в райисполкоме принимают председатель райисполкома, его заместители, управляющий делами райисполкома.
Решение о снятии с контроля обращения, поступившего в структурное подразделение райисполкома, принимает руководитель соответствующего структурного подразделения.
На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должны быть надпись "В дело", дата и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
24. Ответы заявителям подписывают председатель райисполкома, его заместители, управляющий делами с указанием принятых по обращению мер или доводов отклонения обращения, разъяснением порядка обжалования принятых решений.
Ответы на обращения, поступившие в структурные подразделения райисполкома, подписывают их руководители или заместители руководителей.
Ответы на обращения, направляемые в вышестоящие органы, подписывает председатель райисполкома, в его отсутствие - должностное лицо, его заменяющее.
В ответах, направленных в порядке контроля в вышестоящие органы, необходимо указывать, что заявителю дан ответ, а также фамилию исполнителя и его номер телефона.
25. Обращения после их разрешения со всеми относящимися к ним материалами (в том числе и с копиями промежуточных ответов) должны быть возвращены специалисту по работе с обращениями граждан.
Обращения, направленные для рассмотрения в структурные подразделения райисполкома, по которым не требуется информация, остаются у них на постоянном хранении.
Информация о дате исполнения обращения, а также отметка о характере принятого решения вносится в РКК.
26. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе по личному приему граждан и представителей юридических лиц, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в райисполкоме, его структурных подразделениях.
По истечении сроков хранения документы по обращениям подлежат уничтожению в установленном порядке.
27. Поступившие в райисполком и рассмотренные в установленном порядке обращения и содержащиеся в них критические замечания систематически анализируются и обобщаются специалистом управления делами райисполкома с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан и юридических лиц, изучения общественного мнения, а также совершенствования работы по рассмотрению обращений.
Результаты анализа и обобщения оформляются два раза в год в виде справок, обзоров, информаций. Материалы по результатам работы за полугодие и год вносятся на рассмотрение райисполкома.
Руководители структурных подразделений райисполкома не реже двух раз в год анализируют работу с обращениями на заседаниях, совещаниях.
Статистические отчеты о работе с обращениями в поссельисполкомах составляются ежеквартально и до 2-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представляются специалисту управления делами райисполкома.
| 
