Зарегистрировано в НРПА РБ 23 июня 2008 г. N 9/16516
Ганцевичский районный исполнительный комитет РЕШИЛ:
Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в Ганцевичском районном исполнительном комитете.
Председатель В.М.СТОЛЯР
Управляющий делами Н.П.ЗАЖЕКО
УТВЕРЖДЕНО
Решение
Ганцевичского районного
исполнительного комитета
30.05.2008 N 436
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ В ГАНЦЕВИЧСКОМ РАЙОННОМ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ КОМИТЕТЕ
1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014; 2006 г., N 146, 5/22839; 2008 г., N 27, 5/26649), и определяет порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц (далее - обращения), в Ганцевичском районном исполнительном комитете (далее - райисполком), его структурных подразделениях.
2. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям, рассматриваемым в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также по обращениям, для которых законодательными актами Республики Беларусь установлен иной порядок направления и рассмотрения в государственных органах, иных организациях (должностными лицами).
3. Делопроизводство по обращениям граждан в райисполкоме, его структурных подразделениях ведется отдельно от делопроизводства по обращениям юридических лиц. Непосредственное ведение делопроизводства по обращениям в райисполкоме возлагается на специалиста по работе с обращениями граждан, в управлениях, отделах райисполкома - на специалистов, ответственных за работу с обращениями, о чем издается приказ руководителя.
Специалист по работе с обращениями граждан, а также руководители структурных подразделений райисполкома несут персональную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям, постоянно контролируют порядок его ведения, а также принимают меры по совершенствованию этой работы.
4. Обращения по вопросам, решение которых относится к компетенции райисполкома, в день их поступления регистрируются специалистом по работе с обращениями граждан и передаются на рассмотрение председателю райисполкома.
Решение о порядке рассмотрения обращения должно быть принято не позднее чем через два рабочих дня после передачи его председателю райисполкома.
На обращении не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции других должностных лиц допускаются, если в них конкретизируется порядок исполнения.
Решения о порядке рассмотрения обращений, поступивших в структурные подразделения райисполкома, принимают их руководители в соответствии с требованиями настоящего пункта.
В случаях, когда резолюцией должностного лица райисполкома определены несколько исполнителей, ответственным за рассмотрение обращения и подготовку ответа заявителю является первый исполнитель, если в резолюции не указано иное. Первому исполнителю представляются материалы рассмотрения не позднее чем за два рабочих дня до истечения контрольного срока.
5. При рассмотрении обращения, автор которого не удовлетворен результатами его рассмотрения сельским исполнительным комитетом Ганцевичского района (далее - сельисполком), подчиненной райисполкому организацией, исполнитель проверяет содержащиеся в обращении сведения и при наличии оснований обеспечивает принятие положительного решения в интересах гражданина или юридического лица либо направление сельисполкому, организации, подчиненной райисполкому, предписания о надлежащем решении вопросов, содержащихся в обращении, о чем сообщает автору обращения.
Предписания по результатам рассмотрения обращений, поступивших в райисполком, подписывают председатель райисполкома, его заместители, управляющий делами райисполкома, поступивших в структурное подразделение райисполкома - их руководители. Отметка о выдаче предписания и его исполнении указывается в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки.
6. Поступившее в райисполком, структурное подразделение райисполкома обращение, содержащее вопросы, решение которых не относится к компетенции райисполкома, его структурных подразделений, или обращение, которое не рассматривалось ранее в сельисполкоме, подчиненных (подотчетных) ему организациях, после регистрации направляется для рассмотрения в соответствующий государственный орган, иную организацию с уведомлением об этом автора обращения в пятидневный срок.
В случаях, если в обращении одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов, иных организаций, копии обращения в пятидневный срок направляются этим органам и организациям.
7. Обращение должно быть рассмотрено не позднее одного месяца со дня его регистрации, а обращение, не требующее дополнительного изучения и проверки, - не позднее пятнадцати дней, если иной срок не установлен законодательными актами Республики Беларусь. При необходимости проведения специальной проверки, истребования дополнительной информации председатель райисполкома, его заместители (далее - руководители райисполкома) могут продлить срок их рассмотрения в пределах, установленных статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан", о чем информируют заявителя.
Срок рассмотрения обращений, поступивших в райисполком, его структурные подразделения от вышестоящих органов и находящихся у них на контроле, исчисляется с даты, указанной на поручении или сопроводительном письме органа, направившего обращение, либо с даты их регистрации в райисполкоме, его структурных подразделениях.
8. Обращения, не соответствующие требованиям законодательства об обращениях граждан, могут быть оставлены без рассмотрения. Решение об оставлении без рассмотрения обращений, поступивших в райисполком, принимает председатель райисполкома, поступивших в структурные подразделения райисполкома - руководители соответствующих подразделений.
При оставлении обращения без рассмотрения по существу и при наличии данных о месте жительства автора специалист по работе с обращениями граждан, руководители управлений, отделов райисполкома в пятидневный срок со дня регистрации уведомляют автора, юридическое лицо о причинах оставления обращения без рассмотрения по существу и возвращают им оригиналы документов, приложенных к обращению, а в случае, указанном в пункте 2 настоящей Инструкции, также разъясняют, в какую организацию и в каком порядке следует обратиться для решения изложенных в обращении вопросов.
Обращения, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в пятидневный срок со дня их регистрации направляются в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы.
9. Отказ в рассмотрении обращения, поступившего в райисполком, структурные подразделения райисполкома, по истечении трех лет со дня нарушения прав, свобод, законных интересов граждан или со дня, когда им стало известно об их нарушении, должен быть письменно мотивирован и направлен гражданину в пятидневный срок. Решение об отказе в рассмотрении такого обращения принимают соответственно руководители райисполкома, руководители структурных подразделений райисполкома.
10. Повторные обращения, в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства и по которым имеются результаты исчерпывающих проверок, а гражданам и юридическим лицам в установленном порядке даны ответы, рассмотрению не подлежат. При этом гражданам и юридическим лицам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны и переписка с ними по данному вопросу прекращается.
Решение о прекращении переписки по повторным обращениям, поступившим в райисполком, принимается руководителями райисполкома на основании предложений исполнителя (исполнителей), по обращениям граждан, поступившим в структурные подразделения райисполкома, - их руководителями.
Поступившие в райисполком обращения, по которым переписка прекращена, списываются в дело по решению председателя райисполкома, а поступившие в структурные подразделения райисполкома оформляются в дело резолюцией их руководителей.
В случае, если обращение, по которому прекращена переписка, поступило в райисполком из вышестоящего органа, гражданину, юридическому лицу письменно сообщается, что обращение необоснованно и переписка по данному вопросу прекращена.
11. Решение о порядке рассмотрения анонимного обращения, содержащего сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении, либо ином правонарушении, либо об акциях массового протеста, принимают руководители райисполкома, а по обращениям, поступившим в структурные подразделения райисполкома, - их руководители.
12. Регистрация обращений в райисполкоме осуществляется путем занесения данных в электронную регистрационно-контрольную карточку с последующей корректировкой введенной информации и отметками о ходе рассмотрения обращения. В структурных подразделениях райисполкома регистрация обращений осуществляется с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках), журнальной с графами, аналогичными реквизитам регистрационно-контрольной карточки.
В правом нижнем углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста месте первой страницы ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и регистрационный индекс (входящий номер).
13. Каждому обращению присваивается регистрационный индекс, состоящий из номера дела по номенклатуре и порядкового номера поступившего обращения.
Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
При поступлении обращений от вышестоящих органов и иных организаций в регистрационно-контрольную карточку, журнал регистрации обращений вносятся реквизиты сопроводительного письма или поручения (адресат, номер и дата сопроводительного письма).
Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем в двух экземплярах (в зависимости от количества исполнителей). Первый экземпляр вместе с обращением передается исполнителю, второй - помещается в контрольную картотеку.
Картотека может формироваться по алфавитному или административно-территориальному принципу, а также по тематике вопросов, затронутых в обращениях, при необходимости по алфавитному указателю фамилий граждан, от которых поступили обращения.
Всей переписке по обращениям присваивается входящий регистрационный индекс обращения.
14. При поступлении повторных обращений им присваивается регистрационный индекс первого обращения и делается отметка: "Повторно", а при регистрации указываются даты поступлений предыдущих обращений. При рассмотрении повторных обращений анализируются все предшествующие документы, связанные с рассмотрением обращения, за период не более двух лет со времени поступления первого обращения.
Обращения, поступившие от одного лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в райисполком, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера. Они передаются исполнителю, рассматривающему первое обращение.
15. Контроль за своевременным рассмотрением обращений, принятым по ним решениям в райисполкоме осуществляет специалист по работе с обращениями граждан, в управлениях, отделах райисполкома - работники, осуществляющие ведение делопроизводства по обращениям.
Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после полного разрешения обращения, если все поставленные в нем вопросы рассмотрены, по ним приняты необходимые меры и дан письменный ответ.
16. Решение о снятии с контроля обращений в райисполкоме принимают председатель райисполкома, его заместители, а в случае положительного решения поставленного в обращении вопроса, а также когда заявителю даны исчерпывающие разъяснения существующего законодательства, - специалист по работе с обращениями граждан.
Решение о снятии с контроля обращения, поступившего в структурное подразделение райисполкома, принимает руководитель соответствующего структурного подразделения.
На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должны быть надпись: "В дело", дата и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
17. Ответы заявителям дают председатель райисполкома, его заместители, управляющий делами или уполномоченные по их поручению иные должностные лица с указанием принятых по обращению мер или доводов отклонения обращения, разъяснением порядка обжалования принятых решений.
Ответы на обращения, поступившие в структурные подразделения райисполкома, дают их руководители или заместители руководителей.
Ответы в вышестоящие органы по обращениям подписывает председатель райисполкома, в его отсутствие - должностное лицо, его заменяющее.
В ответах, направленных в порядке контроля в вышестоящие органы, необходимо указывать, что заявителю дан ответ, а также фамилию исполнителя и его номер телефона.
Разъяснения, данные заявителю во время личного приема, фиксируются в регистрационно-контрольной карточке.
18. Обращения после их разрешения со всеми относящимися к ним материалами (в том числе и с копиями промежуточных ответов) должны быть возвращены специалисту по работе с обращениями граждан.
Обращения, направленные для рассмотрения в структурные подразделения райисполкома, по которым не требуется информация, остаются у них на постоянном хранении.
Информация о дате исполнения обращения, а также отметка о характере принятого решения вносится в регистрационно-контрольную карточку, помещается в справочную картотеку.
19. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе по личному приему граждан и представителей юридических лиц, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в райисполкоме, его структурных подразделениях.
По истечении сроков хранения документы по обращениям подлежат уничтожению в установленном порядке.
20. Поступившие в райисполком и рассмотренные в установленном порядке обращения и содержащиеся в них критические замечания систематически анализируются и обобщаются специалистом по работе с обращениями с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан и юридических лиц, изучения общественного мнения, а также совершенствования работы по рассмотрению обращений.
Результаты анализа и обобщения оформляются ежеквартально в виде справок, обзоров, информаций. Материалы по результатам работы за полугодие и год вносятся на рассмотрение райисполкома.
Руководители структурных подразделений райисполкома ежеквартально анализируют работу с обращениями на заседаниях, совещаниях и соответствующая информация представляется специалисту по работе с обращениями граждан.
Статистические отчеты о работе с обращениями в структурных подразделениях райисполкома составляются ежеквартально и до 4-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представляются специалисту по работе с обращениями граждан.
| 
