Зарегистрировано в НРПА РБ 8 июля 2008 г. N 9/16780
На основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года, постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан", Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц", постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" Гомельский районный исполнительный комитет РЕШИЛ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Гомельском районном исполнительном комитете.
2. Установить, что в Гомельском районном исполнительном комитете ведение делопроизводства по обращениям индивидуальных предпринимателей и юридических лиц осуществляется в порядке, определяемом распоряжением председателя Гомельского районного исполнительного комитета.
3. Рекомендовать сельским и Большевикскому поселковому исполнительным комитетам принять аналогичные решения.
4. Признать утратившим силу решение Гомельского районного исполнительного комитета от 5 сентября 2005 г. N 728 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Гомельском районном исполнительном комитете".
5. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на управляющего делами Гомельского районного исполнительного комитета райисполкома Кедо А.Ф.
6. Опубликовать настоящее решение в газете "Маяк".
7. Настоящее решение вступает в силу со дня официального опубликования.
Председатель В.С.МАЙОРОВ
Управляющий делами А.Ф.КЕДО
УТВЕРЖДЕНО
Решение
Гомельского районного
исполнительного комитета
06.06.2008 N 641
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ
ГРАЖДАН В ГОМЕЛЬСКОМ РАЙОННОМ ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ КОМИТЕТЕ
1. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Гомельском районном исполнительном комитете (далее - Инструкция) разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 года N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014), Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 года N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997) (далее - Указ N 498), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 года N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 27, 5/26649) и определяет порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан (далее - обращения) в Гомельском районном исполнительном комитете (далее - райисполком).
2. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям граждан, рассматриваемым в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также по обращениям, для которых законодательными актами Республики Беларусь установлен иной порядок направления и рассмотрения в государственных органах, иных организациях (должностными лицами).
3. Делопроизводство по обращениям в райисполкоме ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на отдел по работе с обращениями граждан и организации делопроизводства управления делами райисполкома (далее - отдел по обращениям граждан).
4. Ответственность за организацию работы с обращениями возлагается на председателя райисполкома, первого заместителя председателя райисполкома, заместителей председателя райисполкома, управляющего делами райисполкома (далее - руководство райисполкома).
5. Поступившие в райисполком письменные обращения, в том числе и принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления в отделе по обращениям граждан.
6. Регистрация письменных обращений в райисполкоме осуществляется с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной) - путем занесения данных о документе в электронную регистрационно-контрольную карточку обращения (далее - РКК) по форме согласно приложению 1 с последующим введением информации в ходе работы по рассмотрению обращения, карточной (в РКК), журнальной с графами, аналогичными реквизитам РКК. Количество экземпляров регистрационных карточек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, контроля, поиска, анализа работы по обращениям.
Регистрация устных обращений в райисполкоме осуществляется путем занесения данных в РКК по форме согласно приложению 2.
7. При поступлении обращений из вышестоящих государственных органов, средств массовой информации, иных организаций, от вышестоящих должностных лиц в РКК вносятся реквизиты сопроводительного письма или поручения (адресат, номер и дата сопроводительного письма).
8. В правом нижнем углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста месте первой страницы ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и регистрационный индекс.
9. Регистрационный индекс письменных обращений состоит из номера дела, в котором хранятся материалы по обращениям граждан (согласно номенклатуре дел), и порядкового номера поступившего обращения (например, N 01-37/2, где 01-37 - номер дела, в котором хранятся материалы по обращениям граждан, 2 - порядковый номер поступившего обращения).
10. Повторным обращениям при их поступлении в райисполком в течение календарного года присваивается регистрационный индекс первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.
11. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в райисполком, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.
12. Обращения, направленные в райисполком вышестоящими государственными органами, иными организациями (вышестоящими должностными лицами), требующими сообщить результаты рассмотрения обращения, и предписания, предусмотренные подпунктом 1.4 пункта 1 Указа N 498 (далее - предписание), берутся на особый контроль. На таких обращениях в правом верхнем углу проставляется штамп "Контроль".
Оформление предписания осуществляется согласно Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Отметка о выдаче предписания и его исполнении указывается в соответствующей графе электронной РКК.
13. Письменным обращениям, полученным на личном приеме, присваивается регистрационный номер, указанный в карточке личного приема. Рассмотрение одного или нескольких поставленных в ходе личного приема и указанных в письменном обращении вопросов осуществляется одновременно согласно резолюции руководства райисполкома, указанной в карточке личного приема.
14. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
15. Именные пакеты с надписью "Лично" передаются адресату в закрытом виде, при этом регистрационный штамп ставится в правом нижнем углу конверта и заполнение РКК производится по реквизитам конверта.
16. После регистрации обращения в этот же день передаются на рассмотрение руководству райисполкома согласно распределению обязанностей между ними, утверждаемому распоряжением председателя райисполкома.
17. Поручения руководства райисполкома о дальнейшем рассмотрении обращений оформляются в форме резолюций.
18. Вся переписка по обращениям ведется за номерами, присвоенными им при регистрации. Ответы на обращения направляются на бланках установленного образца за подписью руководства райисполкома.
19. В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам) по находящимся на контроле обращениям и предписаниям, указываются сведения об уведомлении гражданина о результатах рассмотрения его обращения, отметка об исполнителе.
20. После окончания проверки изложенных в обращении фактов и исполнения принятого решения обращение с копией ответа, завизированной должностными лицами, указанными в резолюции, и документами, связанными с подготовкой ответа, возвращается должностным лицом в отдел по обращениям граждан для последующего внесения информации о результатах рассмотрения обращения в РКК.
21. На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата, ставится личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.
22. Переписка по обращениям хранится в отделе по обращениям граждан отдельно от других документов. Обращения, ответы на них и другие документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Дела формируются в течение календарного года.
23. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке и подшиваются в последовательности решения вопроса. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
24. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются.
25. Срок хранения обращений граждан, материалов, связанных с их рассмотрением, - 5 лет.
26. Письменные обращения считаются разрешенными, если в результате их рассмотрения в соответствии с законодательством Республики Беларусь рассмотрены все изложенные в обращениях вопросы, приняты надлежащие меры к защите, обеспечению реализации, восстановлению прав и законных интересов граждан и им даны письменные ответы в сроки, установленные статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
27. Срок рассмотрения обращений исчисляется в календарных днях со дня регистрации их в отделе по обращениям граждан.
При необходимости проведения специальной проверки, истребования дополнительной информации, направления запросов в иностранные государства и (или) международные организации руководство райисполкома может продлить срок их рассмотрения в пределах, установленных статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан". Об изменении сроков рассмотрения обращения сообщается гражданину.
28. Письменные обращения должны соответствовать требованиям, установленным в частях первой и второй статьи 7 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан". Обращения, не соответствующие указанным требованиям, а также обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные слова или выражения, либо текст обращения не поддается прочтению, либо обращения подлежат рассмотрению только в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также в ином порядке, установленном законодательными актами Республики Беларусь, могут быть оставлены без рассмотрения по существу с уведомлением граждан в пятидневный срок о причинах оставления обращений без рассмотрения по существу.
Обращения, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в пятидневный срок со дня их регистрации в райисполкоме направляются специалистами отдела по работе с обращениями граждан в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы.
29. Повторные обращения, в которых не приводятся новые сведения или вновь открывшиеся обстоятельства, рассмотрению не подлежат, если по ним имеются исчерпывающие материалы проверок и гражданам даны ответы в порядке, установленном настоящей Инструкцией. При этом гражданам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны, и переписка с ними по данному вопросу прекращается.
Решение о прекращении производства по повторным обращениям принимается председателем райисполкома или в его отсутствие заместителем председателя райисполкома и оформляется распоряжением.
30. В случае получения письменного заявления об отказе гражданина от своего письменного обращения принимается распоряжение о прекращении по нему производства, за исключением случаев, когда в обращении содержатся сведения о нарушении прав, свобод и (или) законных интересов граждан.
31. Сроки направления обращений гражданами не должны превышать трех лет со дня нарушения прав, свобод и (или) законных интересов граждан или со дня, когда им стало известно об этом нарушении.
Должностные лица райисполкома вправе отказать в рассмотрении обращения в случае пропуска срока, определенного частью первой настоящего пункта. Отказ в рассмотрении жалобы должен быть письменно мотивирован и направлен гражданину в пятидневный срок.
32. Обращения, поступившие из редакций газет, журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации, подлежат рассмотрению в соответствии с Законом Республики Беларусь "Об обращениях граждан", законодательством Республики Беларусь о средствах массовой информации и настоящей Инструкцией.
33. Руководство райисполкома, руководители структурных подразделений райисполкома осуществляют непосредственный контроль за соблюдением установленного законодательством Республики Беларусь и настоящей Инструкцией порядка рассмотрения обращений.
34. Контроль за сроками и порядком разрешения обращений возлагается на отдел по обращениям граждан. О случаях нарушения порядка и сроков рассмотрения обращений управляющий делами райисполкома обязан своевременно докладывать председателю райисполкома.
35. Вопросы работы с обращениями, а также отдельные обращения, при рассмотрении которых были допущены формализм и волокита, при необходимости рассматриваются на совещаниях руководства райисполкома, заседаниях райисполкома.
36. Обращения систематически анализируются и обобщаются отделом по обращениям граждан с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан. Результаты анализа и работы с обращениями ежегодно рассматриваются на заседаниях райисполкома.
Приложение 1
к Инструкции о порядке
ведения делопроизводства
по обращениям граждан в
Гомельском районном
исполнительном комитете
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА ПИСЬМЕННОГО ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН
N _________________________
(регистрационный индекс)
Фамилия, имя, отчество ____________________________________________________
Адрес места жительства ____________________________________________________
___________________________________________________________________________
Дата поступления __________________________________________________________
Количество листов обращения _______________________________________________
Количество листов приложений <1> __________________________________________
Даты, индексы <2> повторных обращений _____________________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма _____________________
Социальная группа _________________________________________________________
Тематика __________________________________________________________________
Содержание ________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Резолюция _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Исполнитель _______________________________________________________________
Документ направлен на исполнение __________________________________________
Дата направления ____ Срок исполнения _____ Дата исполнения _______________
Ход рассмотрения __________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении _____________________________
Результат рассмотрения обращения (N _________ дата ответа ________________)
Отметка о снятии с контроля _______________________________________________
Документ подшит в дело N ______ _______ л.
--------------------------------
<1> Указывается при наличии документов, содержащих информацию о
результатах предыдущего рассмотрения обращения.
<2> Проставляются при присвоении повторному обращению очередного
регистрационного индекса.
Приложение 2
к Инструкции о порядке
ведения делопроизводства
по обращениям граждан в
Гомельском районном
исполнительном комитете
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА УСТНОГО ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН
N _________________________
(регистрационный индекс)
Фамилия, имя, отчество ____________________________________________________
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон _________________
___________________________________________________________________________
Социальная группа _________________________________________________________
Дата поступления __________________________________________________________
Даты, индексы <1> повторных обращений _____________________________________
Тематика __________________________________________________________________
Количество листов обращения <2> ___________________________________________
Содержание ________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Резолюция _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Исполнитель _______________________________________________________________
Дата направления ____ Срок исполнения ____ Дата исполнения_________________
Ход рассмотрения __________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении _____________________________
Результат рассмотрения обращения (N __________ дата ответа _______________)
Отметка о снятии с контроля _______________________________________________
--------------------------------
<1> Проставляются при присвоении повторному обращению очередного
регистрационного индекса.
<2> Заполняется при условии оставления письменного обращения.
| 
