Зарегистрировано в НРПА РБ 29 июля 2008 г. N 9/17349
Докшицкий районный исполнительный комитет РЕШИЛ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию об организации работы с обращениями граждан, книгой замечаний и предложений в Докшицком районном исполнительном комитете.
2. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на управляющего делами Докшицкого районного исполнительного комитета (далее - райисполком) Алексеенко А.Г., заведующего сектором по делопроизводству и по работе с обращениями граждан управления делами райисполкома Давидович Э.В.
3. Решение райисполкома от 17 июля 2006 г. N 768 "Об утверждении Инструкции об организации работы с обращениями граждан, книгой замечаний и предложений в Докшицком районном исполнительном комитете" признать утратившим силу.
Председатель О.Л.ПИНЧУК
Управляющий делами А.Г.АЛЕКСЕЕНКО
УТВЕРЖДЕНО
Решение
Докшицкого районного
исполнительного комитета
20.06.2008 N 975
ИНСТРУКЦИЯ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН, КНИГОЙ
ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ В ДОКШИЦКОМ РАЙОННОМ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ КОМИТЕТЕ
Глава 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция об организации работы с обращениями граждан, книгой замечаний и предложений в Докшицком районном исполнительном комитете (далее - Инструкция) разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 7, 1/6166), Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта 2005 г. N 285 "О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь" (Национальный реестр Республики Беларусь, 2005 г., N 52, 5/15728), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 27, 5/26649).
2. Настоящая Инструкция определяет порядок рассмотрения предложений, заявлений, жалоб граждан, за исключением индивидуальных предпринимателей (далее - обращения граждан), порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан, порядок организации личного приема граждан и порядок работы с книгой замечаний и предложений в Докшицком районном исполнительном комитете (далее - райисполком), управлениях, отделах райисполкома, Бегомльском поселковом и сельских исполнительных комитетах (далее - поссельисполкомы).
3. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям граждан, для которых законодательными актами Республики Беларусь установлен иной порядок направления и рассмотрения в государственных органах, иных организациях, по обращениям юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
4. Ответственность за организацию работы с обращениями граждан возлагается на председателя райисполкома, руководителей управлений, отделов райисполкома, поссельисполкомов.
5. Работа с обращениями граждан является прямой служебной обязанностью государственных служащих райисполкома.
6. За нарушение законодательства об обращениях граждан должностные лица райисполкома, управлений, отделов райисполкома, поссельисполкомов несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
7. Делопроизводство по обращениям граждан в райисполкоме ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства.
Ведение делопроизводства по обращениям граждан в райисполкоме возлагается на сектор делопроизводства и по работе с обращениями граждан управления делами райисполкома (далее - сектор) и лиц, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по обращениям граждан в управлениях, отделах райисполкома, поссельисполкомах.
Глава 2
УЧЕТ И РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
8. Учет обращений граждан осуществляется с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках) (далее - РКК), журнальной с графами, аналогичными реквизитам РКК.
9. Автоматизированный (электронный) учет обращений граждан ведется по форме согласно приложению 1 к настоящей Инструкции, РКК обращений граждан - по форме согласно приложению 2 к настоящей Инструкции.
Количество экземпляров РКК определяется исходя из необходимости обеспечения учета, контроля, поиска, анализа работы по обращениям граждан.
Допускается регистрация обращений граждан, поступающих в управления и отделы райисполкома, в журнале при небольшом их количестве (до 10 в год).
10. Все обращения граждан, поступившие в райисполком по почте, телеграфу, факсимильной, электронной связи и иным путем, а также принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления в секторе, управлениях и отделах райисполкома, поссельисполкомах.
В правом нижнем углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста месте этой страницы ставится регистрационный штамп, в котором указывается дата регистрации и регистрационный индекс обращения.
11. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора, порядкового номера обращения и других обозначений, обеспечивающих систематизацию, анализ и сохранность обращений. При регистрации коллективных обращений в их индекс включаются буквенные обозначения "Кол", анонимных - "Ан".
12. Конверты от поступивших обращений граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
13. Сопроводительные письма к обращениям граждан, поступившие из вышестоящих государственных органов, средств массовой информации, регистрируются, отрабатываются и хранятся вместе с обращениями. Сопроводительным письмам присваивается регистрационный индекс обращения.
В РКК, журнале указывается, откуда поступило письмо, дата и номер сопроводительного письма.
В случаях, когда вышестоящим органам требуется сообщить результаты рассмотрения обращений граждан, делается специальная отметка на сопроводительных письмах к обращениям граждан путем проставления штампа "Контроль", а в РКК, журнал вносится отметка о необходимости информирования организаций, направивших обращения для рассмотрения.
14. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в райисполком, управления, отделы райисполкома, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.
15. Письменным обращениям, полученным от граждан на личном приеме, присваивается очередной регистрационный номер. На таких обращениях проставляется штамп "С личного приема".
16. Повторным обращениям граждан при их поступлении в течение календарного года присваивается очередной регистрационный индекс, в правом верхнем углу первой страницы обращения делается пометка "Повторно" путем проставления штампа, а в РКК, журнале указывается индекс и дата поступления предыдущего обращения. При регистрации повторных обращений подбираются все предшествующие обращения за период, как правило, не более двух лет со времени поступления первого обращения.
17. После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение председателю, заместителям председателя райисполкома (далее - руководство райисполкома), а в управлениях, отделах райисполкома - начальнику, поссельисполкомах - председателю.
18. Обращения граждан, поступившие в райисполком, предварительно анализируются управляющим делами райисполкома, который направляет их для рассмотрения председателю, заместителям председателя согласно распределению обязанностей.
19. В случаях, когда в письменных обращениях граждан, поступивших в райисполком, управления, отделы райисполкома, поссельисполкомы, содержатся вопросы, не относящиеся к их компетенции, или в них одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов, иных организаций (должностных лиц), то по решению управляющего делами райисполкома (в управлениях, отделах райисполкома - по решению начальников, поссельисполкомах - председателей) в соответствии с подпунктом 1.2 пункта 1 Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (далее - Указ N 498) копии данных обращений в пятидневный срок направляются в компетентные государственные органы, иные организации (должностным лицам) с обязательным уведомлением об этом граждан.
20. Письменные обращения граждан, направляемые для рассмотрения по компетенции в управления и отделы райисполкома, поссельисполкомы, другие государственные органы, подчиненные райисполкому, могут быть поставлены на контроль.
21. Основаниями для постановки на контроль письменных обращений граждан могут являться содержащиеся в них:
сведения о нарушении прав, свобод и охраняемых законом интересов граждан;
просьбы об оказании помощи или поддержки недостаточно социально защищенным гражданам;
вопросы по общественно значимым проблемам;
иные сведения.
На контроль берутся также все коллективные обращения граждан.
22. Поручения руководства райисполкома, руководителей управлений, отделов райисполкома по обращениям граждан отражаются в форме резолюций. На обращениях не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции должностных лиц допускаются, если в них детализируется порядок исполнения.
23. В случаях, когда резолюцией руководства райисполкома определены несколько исполнителей, то ответственным лицом на разрешение обращения и подготовку ответа заявителю является первый исполнитель, если в резолюции не указано иное.
24. Письменные обращения граждан остаются без рассмотрения по существу, если:
не соответствуют требованиям, установленным в частях первой и второй статьи 7 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан";
обращение изложено с применением ненормативной лексики либо в них содержатся выражения, оскорбляющие честь и достоинство других граждан;
текст обращения не поддается прочтению;
анонимные обращения, за исключением обращений, содержащих информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении;
они подлежат рассмотрению только в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также в ином порядке, установленном законодательными актами Республики Беларусь.
Решение об оставлении обращений граждан без рассмотрения в пятидневный срок со дня его регистрации принимает управляющий делами райисполкома, в структурных подразделениях райисполкома - их руководители или уполномоченное ими должностное лицо путем подписания и направления сопроводительного письма и возвращения обращения и оригиналов документов, приложенных к нему при наличии сведений об авторе и данных о месте жительства.
В случаях, указанных в абзаце шестом части первой настоящего пункта, также разъясняется в какой компетентный орган и в каком порядке следует обратиться для решения изложенных в обращении вопросов.
Решение о рассмотрении анонимных обращений, содержащих информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, принимает руководство райисполкома, руководители управлений, отделов райисполкома, председатели поссельисполкомов.
25. Обращения, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении в пятидневный срок со дня их регистрации направляются в соответствующие правоохранительные или другие компетентные органы.
26. Гражданам может быть отказано в рассмотрении жалобы в случае пропуска срока ее направления, установленного законодательством Республики Беларусь.
27. Решение об отказе в рассмотрении жалобы принимает руководство райисполкома, руководители управлений, отделов райисполкома, председатели поссельисполкомов. Письменный мотивированный отказ в рассмотрении жалобы направляется гражданину в пятидневный срок.
28. Не направляются обращения граждан для разрешения тем организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются, за исключением тех случаев, когда рассмотрение данной категории обращений относится к исключительной компетенции этих государственных органов, иных организаций (должностных лиц).
Глава 3
РАЗРЕШЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
29. Обращения граждан, поступившие в райисполком и рассмотренные руководством райисполкома, направляются сектором исполнителям для принятия мер реагирования и подготовки ответов заявителям согласно резолюциям.
Содержание резолюции, исполнители, а также срок исполнения поручений по обращениям граждан вносится в РКК автоматизированной формы учета обращений граждан сотрудниками сектора, в управлениях, отделах райисполкома и поссельисполкомах - в соответствующие учетные документы лицами, на которых возложены обязанность по ведению делопроизводства по обращениям граждан.
30. Должностные лица райисполкома обязаны:
соблюдать требования, установленные актами законодательства Республики Беларусь об обращениях граждан, настоящей Инструкцией;
принимать меры для полного, объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений граждан;
в случае поступления обращения, автор которого не удовлетворен результатами его рассмотрения подчиненным (подотчетным) органом или организацией, проверить содержащиеся в обращении сведения и при наличии оснований для положительного решения изложенных в обращении вопросов рассмотреть обращение по существу либо выдать компетентным органам (организациям) обязательное для исполнения предписание о надлежащем решении вопросов, предусмотренное подпунктом 1.4 пункта 1 Указа N 498, по форме согласно приложению 3. Предписание готовится структурным подразделением райисполкома, рассматривающим обращение, и направляется за подписью руководства райисполкома согласно распределению обязанностей:
принимать законные и обоснованные решения по обращениям граждан;
при поступлении предписания вышестоящего органа исполнить его в указанный в предписании срок, но не более одного месяца, и в течение трех дней с момента его исполнения сообщить об этом органу, а также уведомить автора обращения;
письменно информировать граждан о решениях, принятых по результатам рассмотрения обращений граждан, аргументировав их принятие;
разъяснять порядок обжалования решений, принятых по обращениям граждан;
осуществлять контроль за исполнением решений, принятых по обращениям граждан;
принимать в пределах своей компетенции меры по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов граждан;
решать в установленном порядке вопросы о привлечении к ответственности лиц, по вине которых допущены нарушения прав, свобод и (или) законных интересов граждан;
изучать, анализировать и систематизировать работу с обращениями граждан, содержащиеся в них вопросы, данные о количестве и характере обращений и принятых по ним решений, проводить проверки соблюдения порядка рассмотрения обращений и принимать меры по устранению выявленных нарушений и недостатков.
31. По каждому случаю ненадлежащего рассмотрения обращения граждан подчиненными (подотчетными) органами (организациями), нарушения порядка рассмотрения обращений граждан и законодательства об обращениях граждан структурное подразделение райисполкома, рассматривающее обращение, готовит представление, предусмотренное пунктом 11 Указа N 498, по форме согласно приложению 4 о привлечении должностных лиц, виновных в нарушениях, в установленном порядке к дисциплинарной ответственности за подписью заместителей председателя, управляющего делами райисполкома согласно распределению обязанностей.
32. Предписания и представления направляются почтовыми отправлениями или электронной почтой. Контроль за исполнением предписания и представления осуществляют структурное подразделение, вынесшее предписание или представление, и сектор.
Отметка о выдаче предписания, представления и их исполнении вносится в РКК либо в журнал.
33. Коллективные обращения 30 и более граждан по вопросам, входящим в компетенцию райисполкома, структурных подразделений райисполкома (должностных лиц), рассматриваются с выездом на место нахождения объекта, являющегося предметом обращения и встречей с заявителями.
34. Обращения, содержащие вопросы, не требующие специальной дополнительной проверки и относящиеся к компетенции райисполкома, структурных подразделений райисполкома (должностных лиц) решаются безотлагательно.
35. При рассмотрении повторных обращений исполнители обязаны установить причины повторного обращения гражданина и, если оно вызвано нарушением установленного порядка рассмотрения и разрешения обращений, принять соответствующие меры по привлечению виновных лиц к ответственности согласно законодательству Республики Беларусь.
Повторные обращения, в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства и по которым имеются результаты исчерпывающих проверок и гражданам даны ответы в установленном порядке, рассмотрению не подлежат. При этом гражданам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны и переписка с ними по данному вопросу прекращается.
36. Решение о прекращении производства по повторным обращениям, поступившим в райисполком, принимается руководством райисполкома на основании предложений исполнителя (исполнителей), по обращениям граждан, поступившим в управления и отделы райисполкома, поссельисполкомы - их руководителями.
37. Не подлежат рассмотрению обращения граждан, направленные ими в вышестоящие государственные органы, иные организации (должностным лицам) и поступившие в райисполком, управления и отделы райисполкома по компетенции в соответствии со статьей 9 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан", если по ним переписка ранее прекращена райисполкомом, управлениями, отделами райисполкома. При этом гражданам письменно сообщается, что обращения необоснованны и переписка по данному вопросу прекращена.
Решение об оставлении без рассмотрения обращений граждан, поступивших в райисполком, принимает руководство райисполкома по заключению исполнителя (исполнителей), по обращениям граждан, поступившим в управление, отделы райисполкома - их руководители.
38. В случае получения письменного заявления об отказе гражданина от своего письменного обращения руководством райисполкома, руководителями управлений, отделов райисполкома принимается решение о прекращении по нему производства, за исключением случаев, когда в обращении содержатся сведения о нарушении прав, свобод и (или) законных интересов.
39. Срок рассмотрения обращений граждан исчисляется в календарных днях со дня их регистрации в райисполкоме, управлениях, отделах райисполкома, поссельисполкомах в соответствии со статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
40. Руководство райисполкома, руководители управлений, отделов райисполкома, поссельисполкомов, исходя из объема разрешаемых вопросов, могут установить сокращенный срок рассмотрения обращения граждан.
При необходимости проведения специальной проверки, запроса дополнительных материалов срок рассмотрения обращений граждан может быть продлен руководителем, давшим поручение, в пределах, установленных законодательством об обращениях граждан.
41. Об изменении срока рассмотрения обращений сообщается заявителям и вышестоящим контролирующим органам.
42. Контроль завершается, если все поставленные в обращениях граждан вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и гражданам даны ответы в установленные законодательством Республики Беларусь сроки.
43. Решения о снятии с контроля обращений граждан, поступивших в райисполком, принимаются руководством райисполкома, по обращениям граждан, поступившим в управления, отделы райисполкома, поссельисполкомы - их руководителями.
44. Обращения граждан, поступившие в райисполком с сопроводительными письмами, предписаниями, представлениями или поручениями вышестоящих органов (должностных лиц) с требованием сообщить о результатах рассмотрения обращений, берутся на особый контроль.
45. Контроль за соблюдением установленного срока рассмотрения обращений граждан и исполнением поручений по ним, предписаний, представлений возлагается на сектор райисполкома, в управлениях, отделах райисполкома - на лиц, ответственных за ведение делопроизводства по обращениям граждан.
46. В случаях, когда обращения граждан взяты на контроль по решению руководства райисполкома, сектором направляются сообщения об этом исполнителям с указанием срока контроля.
47. По обращениям граждан, направленным в райисполком с предписаниями, представлениями, сопроводительными письмами вышестоящих государственных органов (вышестоящими должностными лицами) и находящимся на особом контроле, сектором направляются исполнителям напоминания о приближении срока контроля за 5 дней до его истечения.
48. Ответы на обращения граждан дают: заместители председателя райисполкома в соответствии с распределением обязанностей, ответственные исполнители согласно резолюциям, а на поступившие непосредственно в управления, отделы райисполкома, поссельисполкомы - их руководители.
49. Ответы в вышестоящие органы по обращениям граждан, в том числе направленные с предписаниями или представлениями, подписывает председатель райисполкома, а в его отсутствие - заместители председателя райисполкома, в управлениях и отделах райисполкома - их руководители.
50. В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы (вышестоящим должностным лицам), по находящимся на контроле обращениям граждан указываются сведения об уведомлении гражданина о результатах рассмотрения обращения, отметка об исполнителе, его номер телефона.
51. Вся переписка по обращениям граждан ведется за номерами, присвоенными им при регистрации. Ответы на обращения граждан направляются на бланках установленного образца.
Индекс ответа состоит из индекса дела по номенклатуре дел и регистрационного индекса обращения гражданина.
52. После окончания проверки изложенных в обращениях граждан доводов, обстоятельств и исполнения принятого решения обращения с копиями ответов, подписанных (завизированных) исполнителями, указанными в резолюциях, и документами, связанными с подготовкой ответов, возвращаются в сектор лицам, ответственным за ведение делопроизводства по обращениям граждан в управлениях, отделах райисполкома.
53. Регистрация поступивших в сектор ответов на обращения граждан осуществляется путем проставления регистрационного штампа на оборотной стороне последней страницы ответа.
54. На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка "В дело", указывается дата, личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.
55. Вся информация о ходе и итогах рассмотрения обращений заносится в РКК либо в журнал.
Глава 4
ПОРЯДОК ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН, ИНДИВИДУАЛЬНЫХ
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ, ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ
56. Общее руководство личным приемом граждан, индивидуальных предпринимателей, представителей юридических лиц в райисполкоме осуществляет председатель райисполкома.
57. Личный прием граждан, индивидуальных предпринимателей и представителей юридических лиц в райисполкоме проводит: председатель райисполкома, первый заместитель председателя, заместители председателя, управляющий делами райисполкома в пределах своей компетенции в соответствии с распределением обязанностей, руководители управлений, отделов райисполкома по графику.
Председатель райисполкома ведет личный прием во вторую, четвертую среду месяца с 8 до 14 часов, первую субботу месяца с 8 до 12 часов.
При временном отсутствии в установленный день личного приема председателя райисполкома личный прием осуществляет лицо, исполняющее его обязанности. Если на день личного приема приходится государственный праздник или праздничный день, объявленный в установленном порядке нерабочим, установленный графиком день личного приема переносится на следующий за ним рабочий день.
Первый заместитель председателя, заместители председателя, управляющий делами райисполкома проводят личный прием не менее одного раза в месяц согласно утвержденному графику.
58. График личного приема граждан руководством райисполкома, руководителями управлений, отделов райисполкома утверждается распоряжением председателя райисполкома, помещается в доступных для обозрения местах в здании райисполкома, размещается на официальном сайте райисполкома, структурных подразделений, рассылается в поссельисполкомы.
Информация о наименовании, месте нахождения и режиме работы вышестоящих органов структурных подразделений райисполкома размещается по месту их нахождения в общедоступных местах (на информационных стендах и (или) другим способом).
59. Руководители не вправе отказать в личном приеме при обращении к ним в установленном порядке по вопросам, относящимся к компетенции данных должностных лиц.
60. В случаях повторных обращений граждан по одному и тому же вопросу при наличии ответов и результатов исчерпывающих проверок по предыдущим обращениям, отсутствии новых доводов или вновь открывшихся обстоятельств им может быть отказано в приеме.
Не могут быть предметом рассмотрения на приеме у должностных лиц райисполкома предложения, заявления и жалобы, на которые не распространяется действие Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
61. Организацию личного приема граждан руководством райисполкома обеспечивает заведующий сектором, в структурных подразделениях - их руководители либо уполномоченные ими должностные лица.
62. Председатель райисполкома проводит личный прием граждан в назначенный для приема день в порядке очередности и по предварительной записи.
Первый заместитель председателя, заместители председателя, управляющий делами райисполкома проводят личный прием граждан в приемные дни согласно утвержденному графику.
63. Запись граждан на личный прием к председателю райисполкома ведет главный специалист сектора лично либо по телефону.
Информация о порядке осуществления предварительной записи на личный прием к руководству райисполкома размещается на стенде.
64. При записи на личный прием главный специалист сектора выясняет существо вопроса, уточняются мотивы обращения, а также иные сведения.
65. При необходимости заведующий сектором вправе запрашивать от соответствующих органов местного управления и самоуправления, структурных подразделений райисполкома, других государственных органов, подчиненных райисполкому, необходимые сведения и справочные материалы по существу обращения гражданина.
66. Граждане, индивидуальные предприниматели, представители юридических лиц принимаются в назначенный для личного приема день в порядке очередности по предъявлению документа, удостоверяющего его личность, полномочия.
67. Лицо, проводящее личный прием граждан, индивидуальных предпринимателей, представителей юридических лиц, руководствуясь законодательством Республики Беларусь, в пределах своей компетенции вправе принять одно из следующих решений:
дать устное разъяснение по существу каждого из поставленных вопросов;
удовлетворить просьбу, сообщив заявителю порядок и срок исполнения принятого решения;
отказать в удовлетворении просьбы, разъяснив мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения.
В случае, если вопрос, изложенный в устном обращении, не может быть решен во время личного приема, обращение может излагаться гражданином в письменной форме и подлежит рассмотрению в порядке, установленном статьей 9 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
68. Учет принятых на личном приеме граждан, индивидуальных предпринимателей, представителей юридических лиц, а также информация о результатах рассмотрения обращений граждан осуществляется в секторе в автоматизированной (электронной) форме, в структурных подразделениях райисполкома - в электронной форме, на карточках либо в книге учета личного приема граждан по форме согласно приложению 5 к настоящей Инструкции.
69. Контроль за исполнением поручений, данных на приеме граждан, индивидуальных предпринимателей и представителей юридических лиц председателем райисполкома, осуществляет сектор.
Другие должностные лица, ведущие прием, организуют контроль самостоятельно.
70. О результатах выполнения поручений руководства райисполкома по обращениям граждан, индивидуальных предпринимателей и представителей юридических лиц, поступившим на личном приеме, исполнители информируют заявителя и должностное лицо, проводившее прием, в срок не позднее одного месяца.
71. Исполненные поручения по личному приему снимаются с контроля по решению должностных лиц, проводивших прием граждан, индивидуальных предпринимателей и представителей юридических лиц.
72. Прием граждан руководством и другими должностными лицами райисполкома по месту жительства граждан проводится в соответствии с графиком, утвержденным председателем райисполкома. О месте и времени выездного приема население информируется в средствах массовой информации.
Глава 5
РАБОТА С КНИГОЙ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ
73. Обязанность по организации работы с книгой замечаний и предложений (далее - книга) в райисполкоме возлагается на управляющего делами райисполкома, в управлениях, отделах райисполкома - на их руководителей.
74. Место нахождения книги в райисполкоме, управлениях и отделах райисполкома, а также уполномоченные лица, ответственные за ведение и хранение книги, определяются председателем райисполкома, руководителями управлений и отделов райисполкома.
75. Сведения о месте нахождения книги размещаются на информационных стендах.
76. Книга выдается гражданам по первому требованию без предъявления документа, удостоверяющего их личность.
77. При рассмотрении записей, внесенных в книгу, их копии передаются на рассмотрение руководству райисполкома в соответствии с распределением обязанностей.
Копия записи в книгу с резолюцией руководства райисполкома направляется исполнителю, вторая копия записи с копией резолюции помещается в контрольную картотеку, находящуюся в приемной райисполкома.
78. Порядок ведения делопроизводства по записям, внесенным в книги управлений, отделов райисполкома определяется их руководителями.
79. Не подлежат обязательному рассмотрению изложенные в книге замечания и предложения по вопросам, не относящимся к деятельности райисполкома, его управлений и отделов.
80. Изложенные в книге замечания и предложения рассматриваются в сроки, установленные Декретом Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением".
81. Контроль за выполнением поручений по записям, внесенным в книгу, осуществляет лицо, ответственное за ведение книги.
82. Поступившие ответы на внесенные в книгу записи докладываются руководству райисполкома для принятия решения по списанию в дело или осуществления контроля.
83. Записи, внесенные в книгу, и результаты их рассмотрения ежемесячно анализируются сектором. Информация представляется председателю и управляющему делами райисполкома.
84. Сектор ежеквартально анализирует и обобщает сведения об итогах работы с книгами райисполкома, поссельисполкомов, готовит сводную информацию об итогах работы с книгами замечаний и предложений для предоставления отделу правового обеспечения и по работе с обращениями граждан Витебского областного исполнительного комитета.
Глава 6
ПРОВЕДЕНИЕ ПРОВЕРОК. АНАЛИЗ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН И ОТЧЕТНОСТЬ.
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
85. Райисполком, структурные подразделения райисполкома осуществляют:
проверки соблюдения подчиненными органами (организациями) порядка рассмотрения обращений граждан не реже одного раза в год согласно графику, утверждаемому председателем райисполкома, руководителями управлений и отделов на соответствующий календарный год;
организовывают выездные проверки работы с обращениями в подчиненных органах (организациях) при неснижаемом на протяжении трех и более месяцев количестве нарушений порядка рассмотрения обращений либо однократном грубом нарушении законодательства об обращениях граждан;
при выявлении повторного нарушения подчиненными органами (организациями) направляют их руководителям представление о привлечении к дисциплинарной ответственности виновных должностных лиц, допустивших нарушение порядка рассмотрения обращений граждан либо о применении к этим лицам более строгой меры дисциплинарного взыскания вплоть до освобождения от занимаемой должности.
86. Обращения граждан, поступившие в райисполком, систематически анализируются сектором, обобщаются в виде статистических данных для предоставления информации отделу правового обеспечения и по работе с обращениями граждан Витебского областного исполнительного комитета.
87. Итоги работы с обращениями граждан заслушиваются на заседаниях райисполкома, поссельисполкомов, совещаниях в управлениях и отделах райисполкома не реже двух раз в год.
При рассмотрении итогов работы с обращениями граждан за полугодие и год анализируется работа с книгами.
88. Вопросы работы с обращениями граждан, а также отдельные обращения, при рассмотрении которых были допущены формализм и волокита, при необходимости рассматриваются на совещаниях у председателя райисполкома, управляющего делами райисполкома, руководителей управлений, отделов райисполкома.
89. Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе и по личному приему граждан, индивидуальных предпринимателей и представителей юридических лиц, за период календарного года формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
90. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
91. Неисполненные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются и возвращаются исполнителю на доработку.
92. Срок хранения обращения граждан, документов по их рассмотрению и разрешению обращений - пять лет (в случаях неоднократного обращения - пять лет с даты последнего рассмотрения).
В необходимых случаях в установленном порядке экспертной комиссией может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении обращений граждан.
93. Решение экспертной комиссии об увеличении сроков хранения подлежат обязательному утверждению управляющим делами райисполкома.
94. Дела, подлежащие постоянному и временному хранению, передаются в архив райисполкома, управлений, отделов райисполкома через год после завершения делопроизводства по ним.
95. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.
Приложение 1
к Инструкции
об организации работы с
обращениями граждан в
Докшицком районном
исполнительном комитете
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ (ЭЛЕКТРОННОЙ) БАЗЫ ДАННЫХ
___________________________
(регистрационный номер)
___________________________
(дата поступления)
Фамилия, имя, отчество ____________________________________________________
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон _________________
___________________________________________________________________________
Дата поступления __________________________________________________________
Количество листов обращения _______________________________________________
Количество листов приложений ______________________________________________
Даты, индексы повторных обращений _________________________________________
Корреспондент, дата, индекс сопроводительного письма ______________________
Регион ____________________________________________________________________
Вид обращения (заявление, предложение, жалоба) ____________________________
(индивидуальное, коллективное, анонимное) _________________________________
Вид поступления (письменно, устно) ________ Социальная группа автора ______
Отметка о личном приеме ______________ Отметка о выездном приеме __________
Фамилия, имя, отчество должностного лица, ведущего прием __________________
Содержание ________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Тематика __________________________________________________________________
Дата и номер первого обращения _________________ содержание _______________
Отметка об особом контроле ________________________________________________
Резолюция _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Автор резолюции ___________________________________________________________
Исполнитель _______________________________________________________________
Документ направлен на исполнение __________________________________________
Дата направления _________ Срок исполнения ________ Дата исполнения _______
Ход рассмотрения __________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнения _____________________________
Результат рассмотрения обращения (N ____________ дата ответа _____________)
Отметка о снятии с контроля _______________________________________________
Документ подшит в дело N _______________________________________________ л.
Приложение 2
к Инструкции
об организации работы с
обращениями граждан в
Докшицком районном
исполнительном комитете
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
N ________________________
(регистрационный индекс)
Фамилия, имя, отчество ____________________________________________________
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон _________________
___________________________________________________________________________
Дата поступления __________________________________________________________
Количество листов обращения _______________________________________________
Количество листов приложений ______________________________________________
Даты, индексы повторных обращений _________________________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма _____________________
Тематика __________________________________________________________________
Содержание ________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Резолюция _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Исполнитель _______________________________________________________________
Документ направлен на исполнение __________________________________________
Дата направления _______ Срок исполнения _________ Дата исполнения ________
Ход рассмотрения __________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении _____________________________
Результат рассмотрения обращения (N ____________ дата ответа _____________)
Отметка о снятии с контроля _______________________________________________
Документ подшит в дело N _______________________________ _______________ л.
Приложение 3
к Инструкции
об организации работы с
обращениями граждан в
Докшицком районном
исполнительном комитете
Кому ___________________________________
(наименование должности, фамилия,
________________________________________
имя, отчество руководителя организации,
______________________________________
полное наименование организации)
ПРЕДПИСАНИЕ
об устранении нарушений законодательства об обращениях
"__" ____________ 200_ г. N _______________
В Докшицкий районный исполнительный комитет поступило обращение
гражданина(ки), организации _______________________________________________
(фамилия, имя, отчество обратившегося
___________________________________________________________________________
гражданина, наименование организации)
изучив которое установлено, что при рассмотрении должностными лицами ______
____________________________________ обращения гражданина(ки), организации
(наименование организации)
были ненадлежащим образом разрешены следующие вопросы:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Не приняты своевременные меры по:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Допущено нарушение статьи (статей) _________ Закона Республики
Беларусь "Об обращениях граждан".
На основании изложенного, руководствуясь подпунктом 1.5 пункта 1 Указа
Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О
дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц"
предписываю Вам до _________________________ надлежащим образом разрешить
поставленные в обращении гражданина, организации __________________________
(фамилия, инициалы
___________________________________________________________________________
гражданина, наименование организации)
вопросы по существу и письменно информировать Докшицкий районный
исполнительный комитет о выполнении настоящего предписания.
_______________________________ _____________________ _____________________
(наименование должности лица, (подпись, печать) (инициалы, фамилия)
выдавшего предписание)
Приложение 4
к Инструкции
об организации работы с
обращениями граждан в
Докшицком районном
исполнительном комитете
Кому ________________________________________
(наименование должности, фамилия,
_____________________________________________
имя, отчество руководителя организации)
ПРЕДСТАВЛЕНИЕ
о привлечении к дисциплинарной ответственности
"__" ______________ 200_ г.
При рассмотрении должностными лицами _________________________________
(наименование организации)
обращения гражданина(ки), организации _____________________________________
(наименование организации)
_________________________________________________________ были ненадлежащим
(фамилия, имя, отчество гражданина,
наименование организации)
образом разрешены следующие поставленные в обращении вопросы:
___________________________________________________________________________
(указывается суть нарушений)
___________________________________________________________________________
о чем Вам направлено предписание Докшицкого районного исполнительного
комитета от ________________ N ________________
В связи с выявлением фактов ненадлежащего рассмотрения обращения
гражданина(ки), организации _______________________________________________
(фамилия, имя, отчество гражданина,
______________________________________________________________________________
наименование организации)
допущенными при его рассмотрении нарушений законодательства об обращениях
граждан и юридических лиц, руководствуясь пунктом 11 Указа Президента
Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по
работе с обращениями граждан и юридических лиц", предписанию в срок до
______________ устранить допущенные нарушения и в установленном порядке
привлечь виновных(ое) должностных(ое) лиц(о), нарушивших(ее) порядок
рассмотрения обращения, к дисциплинарной ответственности. О результатах
рассмотрения настоящего представления информируйте Докшицкий районный
исполнительный комитет.
Настоящее представление подлежит обязательному исполнению. В случае
выявления в течение года повторного нарушения этим(и) должностным(и) лицом
(лицами) порядка рассмотрения обращений к данному(ым) должностному(ым)
лицу(ам) должны быть применены более строгие меры дисциплинарных взысканий
вплоть до освобождения от занимаемой должности.
_________________________________ ___________________ _____________________
(наименование должности лица, (подпись, печать) (инициалы, фамилия)
выдавшего предписание)
Приложение 5
к Инструкции
об организации работы с
обращениями граждан в
Докшицком районном
исполнительном комитете
КНИГА
учета личного приема граждан
----+-------+--------+----------+----------+---------+----------+----------¬
¦ ¦ ¦ ¦ Адрес ¦ ¦Фамилия, ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ места ¦ ¦ имя, ¦Содержание¦ ¦
¦ N ¦ Дата ¦Фамилия,¦жительства¦Содержание¦отчество,¦поручения ¦ Отметка ¦
¦п/п¦приема,¦ имя, ¦ и (или) ¦ вопроса ¦должность¦по итогам ¦ об ¦
¦ ¦ время ¦отчество¦ работы, ¦ ¦ лица, ¦ приема ¦исполнении¦
¦ ¦ ¦ ¦контактный¦ ¦ведущего ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ телефон ¦ ¦ прием ¦ ¦ ¦
+---+-------+--------+----------+----------+---------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+-------+--------+----------+----------+---------+----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
| 
