Зарегистрировано в НРПА РБ 18 августа 2008 г. N 9/17791
На основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года, Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" и во исполнение постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан", решения Минского областного исполнительного комитета от 17 августа 2005 г. N 747 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Минском областном исполнительном комитете" Пуховичский районный исполнительный комитет РЕШИЛ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Пуховичском районном исполнительном комитете, организациях районной коммунальной собственности, поселковых и сельских исполнительных комитетах.
2. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на управляющего делами райисполкома Бельскую Л.А.
3. Решение вступает в силу с момента официального опубликования.
Председатель Ф.П.КАРАЛЕНЯ
Управляющий делами Л.А.БЕЛЬСКАЯ
УТВЕРЖДЕНО
Решение
Пуховичского районного
исполнительного комитета
22.07.2008 N 1769
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
В ПУХОВИЧСКОМ РАЙОННОМ ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ КОМИТЕТЕ,
ОРГАНИЗАЦИЯХ РАЙОННОЙ КОММУНАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ,
ПОСЕЛКОВЫХ И СЕЛЬСКИХ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ КОМИТЕТАХ
1. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Пуховичском районном исполнительном комитете, организациях районной коммунальной собственности, поселковых и сельских исполнительных комитетах разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997) и во исполнение постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014), решения Минского областного исполнительного комитета от 17 августа 2005 г. N 747 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Минском областном исполнительном комитете" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 148, 9/4432; 2008 г., N 86, 9/14564) и определяет порядок ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан (далее - обращения граждан), за исключением индивидуальных предпринимателей, в Пуховичском районном исполнительном комитете (далее - райисполком) и его структурных подразделениях, организациях районной коммунальной собственности (далее - районные организации), поселковых и сельских исполнительных комитетах (далее - поссельисполкомы).
2. Делопроизводство по обращениям граждан в райисполкоме, его структурных подразделениях, районных организациях, поссельисполкомах ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется уполномоченными должностными лицами.
3. Ответственность за организацию работы с обращениями граждан несут руководители райисполкома, его структурных подразделений, районных организаций, поссельисполкомов.
4. Регистрация обращений граждан в райисполкоме, его структурных подразделениях, районных организациях, поссельисполкомах осуществляется с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках), журнальной с графами, аналогичными реквизитам регистрационно-контрольной карточки.
Регистрационно-контрольные карточки ведутся по форме согласно приложению.
В регистрационные формы могут дополнительно включаться реквизиты, необходимые для учета, поиска и анализа работы по обращениям граждан.
Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, контроля, поиска, анализа работы по обращениям граждан.
5. Все поступившие в райисполком, его структурные подразделения, районные организации, поссельисполкомы обращения граждан, в том числе и принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления в установленном порядке.
6. Конверты от поступивших обращений граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
7. Регистрационный индекс обращениям граждан присваивается в соответствии с принятой системой регистрации документов в государственных органах, иных организациях.
8. Повторным обращениям при их поступлении в райисполком, его структурные подразделения, районные организации, поссельисполкомы в течение календарного года в зависимости от объема документооборота присваивается регистрационный индекс первого обращения или очередной индекс.
9. Поступившие для рассмотрения обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.
10. После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение руководителям райисполкома, его структурных подразделений, районных организаций, поссельисполкомов.
Поручения руководителей о дальнейшем рассмотрении обращений граждан оформляются в форме резолюций.
11. Контроль за рассмотрением обращений граждан в райисполкоме, его структурных подразделениях, районных организациях, поссельисполкомах ведется с использованием автоматизированной (электронной) системы контроля, регистрационно-контрольных карточек, журналов.
Контроль завершается, если все поставленные в обращениях вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и гражданам даны ответы в установленные законодательством сроки.
Решения о снятии с контроля обращений граждан принимаются руководителями райисполкома, его структурных подразделений, районных организаций, поссельисполкомов.
Обращения граждан, направленные в райисполком, его структурные подразделения, районные организации, поссельисполкомы вышестоящими государственными органами, иными организациями (вышестоящими должностными лицами), требующими сообщить результаты рассмотрения, и предписания, предусмотренные подпунктом 1.4 пункта 1 Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 (далее - предписания), берутся на особый контроль.
12. Ответы на обращения граждан даются в сроки, установленные статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
Гражданам письменно сообщается о решениях, принятых по результатам рассмотрения их письменных обращений.
В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам) по находящимся на контроле обращениям граждан и предписаниям, указываются сведения об уведомлении гражданина о результатах рассмотрения его обращения, отметка об исполнителе.
Индекс ответа состоит из регистрационного индекса обращения гражданина с дополнением других установленных в райисполкоме, его структурных подразделениях, районных организациях, поссельисполкомах обозначений, применяемых при регистрации.
13. Сроки рассмотрения обращений исчисляются со дня их регистрации в государственных органах, иных организациях, к компетенции которых относится решение вопросов, изложенных в обращениях.
При необходимости проведения специальной проверки, истребования дополнительной информации, направления запросов в иностранные государства и (или) международные организации руководители райисполкома, его структурных подразделений, в которые поступили обращения, могут продлить срок их рассмотрения в пределах, установленных статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан". Об изменении сроков рассмотрения обращения сообщается гражданину.
14. В случаях, когда в письменных обращениях граждан, поступивших в райисполком, его структурные подразделения, районные организации, поссельисполкомы, одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов, иных организаций (должностных лиц), копии данных обращений в 5-дневный срок направляются в соответствующие государственные органы, иные организации (должностным лицам) с уведомлением об этом граждан.
15. Оформление предписания осуществляется согласно Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Отметка о выдаче предписания и его исполнении указывается в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки.
16. Ход рассмотрения обращений граждан (поручения, сделанные запросы, полученные ответы, принятые решения) в райисполкоме, его структурных подразделениях, районных организациях, поссельисполкомах должен быть точно и своевременно отражен в регистрационной базе данных, регистрационно-контрольных карточках, журналах.
На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата и личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.
17. Обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, после их разрешения возвращаются должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан, для формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел райисполкома, его структурных подразделений, районных организаций, поссельисполкомов.
Дела формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае поступления повторных обращений они подшиваются в данную группу.
При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются.
18. Срок хранения обращений граждан, материалов, связанных с их рассмотрением, - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с даты последнего рассмотрения). В необходимых случаях в установленном порядке райисполкомом, его структурными подразделениями, районными организациями, поссельисполкомами может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений граждан.
19. Дела по обращениям граждан передаются в архив через год после завершения делопроизводства по ним.
По истечении установленных сроков хранения обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, установленном республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству.
Приложение
к Инструкции
о порядке ведения делопроизводства
по обращениям граждан в Пуховичском
районном исполнительном комитете,
организациях районной коммунальной
собственности, поселковых и сельских
исполнительных комитетах
ПРИМЕРНАЯ ФОРМА
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
N ________________________
(регистрационный индекс)
Фамилия, имя, отчество ____________________________________________________
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон:_________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Дата поступления __________________________________________________________
Количество листов обращения _______________________________________________
Количество листов приложений <1> __________________________________________
Даты, индексы <2> повторных обращений _____________________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма _____________________
___________________________________________________________________________
Тематика __________________________________________________________________
Содержание ________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Резолюция _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Исполнитель _______________________________________________________________
Документ направлен на исполнение __________________________________________
Дата направления ______________________ Срок исполнения ___________________
Дата исполнения ___________________________________________________________
Ход рассмотрения __________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении _____________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Результат рассмотрения обращения (N ___________ дата ответа ______________)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Отметка о снятии с контроля _______________________________________________
Документ подшит в дело N _________________________ _____________________ л.
--------------------------------
<1> Указывается при наличии документов, содержащих информацию о
результатах предыдущего рассмотрения обращения.
<2> Проставляются при присвоении повторному обращению очередного
регистрационного индекса.
| 
