Зарегистрировано в НРПА РБ 2 сентября 2008 г. N 9/18029
Ляховичский районный исполнительный комитет РЕШИЛ:
Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в Ляховичском районном исполнительном комитете.
Председатель И.И.КЛИШЕВСКИЙ
Управляющий делами Н.Ф.МАЦКЕВИЧ
УТВЕРЖДЕНО
Решение
Ляховичского районного
исполнительного комитета
08.08.2008 N 700
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН И
ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ В ЛЯХОВИЧСКОМ РАЙОННОМ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ КОМИТЕТЕ
1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014; 2006 г., N 146, 5/22839; 2008 г., N 27, 5/26649), и определяет порядок ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц (далее обращения), в Ляховичском районном исполнительном комитете (далее - райисполком), его структурных подразделениях.
2. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям, рассматриваемым в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также по обращениям, для которых законодательными актами Республики Беларусь установлен иной порядок рассмотрения.
3. Делопроизводство по обращениям граждан в райисполкоме, его структурных подразделениях ведется отдельно от делопроизводства юридических лиц и отдельно от общего делопроизводства. Непосредственное ведение делопроизводства по обращениям возлагается на управление делами, а в структурных подразделениях райисполкома - на специалистов, ответственных за работу с обращениями, назначенных приказом руководителя.
4. Общее руководство и контроль по обращениям в райисполкоме и структурных подразделениях возлагается на заместителей председателя, руководителей структурных подразделений, управляющего делами райисполкома.
5. Обращения по вопросам, решение которых относится к компетенции райисполкома, в день их поступления регистрируются в приемной райисполкома и передаются на рассмотрение председателю райисполкома.
Решение о порядке рассмотрения обращений должно быть принято не позднее, чем через два рабочих дня после передачи его председателю райисполкома.
Решение о порядке рассмотрения обращений, поступивших в структурные подразделения райисполкома, принимают их руководители в соответствии с требованиями настоящего пункта.
В случаях, когда резолюцией должностного лица райисполкома определены несколько исполнителей, ответственным за рассмотрение обращения и подготовку ответа заявителю является первый исполнитель, если в резолюции не указано иное. Первому исполнителю представляются материалы рассмотрения не позднее чем за два рабочих дня до истечения контрольного срока.
6. При рассмотрении обращения, автор которого не удовлетворен результатами его рассмотрения сельским исполнительным комитетом Ляховичского района (далее - сельисполком), подчиненной райисполкому организацией, исполнитель проверяет содержащиеся в обращении сведения и при наличии оснований для положительного решения изложенных в обращении вопросов рассматривает обращение по существу либо выдает сельисполкому, организации, подчиненной райисполкому, предписания о надлежащем решении вопросов, содержащихся в обращении, о чем сообщает автору обращения.
Предписания по результатам рассмотрения обращений, поступившие в райисполком, подписывают председатель райисполкома, его заместители, управляющий делами райисполкома, поступившие в структурное подразделение райисполкома, - их руководители. Отметка о направлении предписания делается на регистрационно-контрольной карточке.
7. Поступившее в райисполком, структурное подразделение райисполкома обращение, содержащее вопросы, решение которых не относится к компетенции райисполкома, его структурных подразделений, или обращение, которое не рассматривалось ранее в сельисполкоме, подчиненных (подотчетных) ему организациях, после регистрации направляется для рассмотрения в соответствующий государственный орган, иную организацию с уведомлением об этом автора обращения в пятидневный срок.
В случае, если в обращении одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов, иных организаций, копии обращения в пятидневный срок направляются этим органам и организациям.
8. Обращения должны быть рассмотрены не позднее одного месяца со дня их поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки - не позднее пятнадцати дней, если иной срок не установлен законодательными актами Республики Беларусь.
При необходимости проведения специальной проверки, запроса информации председатель райисполкома, его заместители (далее - руководители райисполкома) могут продлить указанный срок, но не более чем на один месяц с одновременным уведомлением об этом граждан.
Продление срока исполнения документов должно быть обоснованным с обязательным приложением материалов проверки.
Срок рассмотрения обращений, поступивших в райисполком, его структурные подразделения от вышестоящих органов и находящихся у них на контроле, исчисляется с даты, указанной на поручении или сопроводительном письме органа, направившего обращение, либо с даты их регистрации в райисполкоме, его структурных подразделениях.
9. Обращения, не соответствующие требованиям законодательства об обращениях граждан, могут быть оставлены без рассмотрения. Решение об оставлении без рассмотрения обращений, поступивших в райисполком, принимает председатель райисполкома, поступивших в структурные подразделения райисполкома, - руководители соответствующих подразделений.
При оставлении обращения без рассмотрения по существу и при наличии данных о месте жительства (юридическом адресе) автора уполномоченное должностное лицо в пятидневный срок со дня регистрации обращения письменно, за подписью руководителя организации или уполномоченного им должностного лица, уведомляет автора, юридическое лицо о причинах оставления обращения без рассмотрения по существу и возвращает ему оригиналы документов, приложенных к обращению.
Обращения, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо правонарушении, в пятидневный срок со дня их регистрации направляются в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы.
10. Отказ в рассмотрении обращения, поступившего в райисполком, структурные подразделения райисполкома по истечении трех лет со дня нарушения прав, свобод, законных интересов граждан или со дня, когда им стало известно о нарушении, должен быть письменно мотивирован и направлен гражданину в пятидневный срок. Решение об отказе в рассмотрении такого обращения принимают соответственно руководители райисполкома, руководители структурных подразделений райисполкома.
11. Повторные обращения, в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства и по которым имеются результаты исчерпывающих проверок, а гражданам и юридическим лицам в установленном порядке даны ответы, рассмотрению не подлежат, при этом гражданам и юридическим лицам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны и переписка с ними по данному вопросу прекращается.
Решение о прекращении переписки по повторным обращениям, поступившим в райисполком, принимается руководителями райисполкома на основании предложений исполнителя (исполнителей), по обращениям, поступившим в структурное подразделение райисполкома, - их руководителями.
Поступившие в райисполком обращения, по которым переписка прекращена, списываются в дело по решению председателя райисполкома, а поступившие в структурные подразделения райисполкома - их руководителями.
В случае, если обращение, по которому прекращена переписка, поступило в райисполком из вышестоящего органа, гражданину, юридическому лицу письменно сообщается, что обращение необоснованно и переписка по данному вопросу прекращена.
12. Решение о порядке рассмотрения анонимного обращения, содержащего сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении, либо ином правонарушении, либо об акциях массового преступления, принимают руководители райисполкома, а по обращениям, поступившим в структурные подразделения, - их руководители.
13. Регистрация обращений, в том числе по устному приему руководством райисполкома, осуществляется специалистами управления делами в день их поступления на регистрационно-контрольных карточках в дальнейшем с использованием электронной программы с последующей корректировкой введенной информации и отметками о ходе рассмотрения обращения. В структурных подразделениях райисполкома регистрация обращений осуществляется с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках), журнальной с графами, аналогичными реквизитам регистрационно-контрольной карточки.
Обращения, поступившие в структурные подразделения райисполкома, регистрируются непосредственно в управлениях и отделах.
Конверты от поступающих обращений сохраняются лишь в тех случаях, если только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправления и получения письма.
14. Каждому поступившему письменному обращению присваивается регистрационный индекс, состоящий из условных обозначений отдела, территории проживания автора и порядкового номера поступившего обращения. Например, 26-1/44, где 26 - индекс отдела, 1 - место проживания заявителя (г. Ляховичи), 44 - порядковый номер поступившего обращения, устному - порядковый номер поступившего обращения.
На поступивших обращениях в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте первой страницы ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и регистрационный индекс.
15. Повторным обращениям при их поступлении присваивается регистрационный индекс первого обращения, после порядкового номера ставится цифра, указывающая, каким по счету является обращение, например: 26-1/44/1.
В правом верхнем углу первой страницы повторных обращений делается отметка "Повторно" и работниками управления делами подбирается вся предшествующая переписка по данному вопросу.
16. При регистрации обращений, имеющих сопроводительный документ, на карточку вносятся его реквизиты: индекс, дата, номер, адресат.
17. Информация о движении обращения вносится на карточку. Документ вручается исполнителям под роспись, и все обращения подлежат возврату в приемную райисполкома.
18. Ответ на обращение с приложением всех имеющихся материалов по его рассмотрению возвращается в приемную райисполкома.
19. Ответу по обращению присваивается регистрационный индекс, соответствующий входящему регистрационному номеру обращения.
20. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
Контроль завершается только после полного разрешения обращения, если все поставленные в нем вопросы рассмотрены, по ним приняты необходимые меры и дан письменный ответ.
21. Ответы заявителям дают председатель райисполкома, его заместители, управляющий делами или уполномоченные по их поручению иные должностные лица с указанием принятых по обращению мер или доводов отклонения обращения, разъяснением порядка обжалования принятых решений.
Ответы на обращения, поступившие в структурные подразделения райисполкома, дают их руководители или заместители.
Ответы на обращения, направляемые в вышестоящие инстанции и заявителям, подписываются председателем райисполкома, заместителями председателя райисполкома (в соответствии с поручением).
В ответах, направленных в порядке контроля в вышестоящие органы, необходимо указывать, что заявителю дан ответ, а также фамилию исполнителя и его номер телефона.
22. После полного завершения рассмотрения обращения на нем проставляется отметка "В дело", дата и подпись председателя райисполкома, заместителя председателя райисполкома, подписавшего ответ.
23. Обращения, ответы на них и другие материалы, связанные с их рассмотрением, в том числе по личному приему граждан и представителей юридических лиц, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в райисполкоме, его структурных подразделениях.
Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке. Каждое обращение и все документы к нему составляют в деле самостоятельную группу.
24. Ответственность за сохранность документов по обращениям (письменным и устным) возлагается на управление делами.
25. По истечении сроков хранения документы по обращениям подлежат уничтожению районным архивом по личному составу в соответствии с действующим законодательством.
26. Поступившие в райисполком и рассмотренные в установленном порядке обращения и содержащиеся в них критические замечания систематически анализируются и обобщаются управлением делами с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан и юридических лиц, изучения общественного мнения, а также совершенствования работы по рассмотрению обращений.
Результаты анализа и обобщения оформляются ежеквартально в виде справок, обзоров, информаций. Материалы по результатам работы за полугодие и за год вносятся на рассмотрение райисполкома.
Руководители структурных подразделений райисполкома ежеквартально анализируют работу с обращениями на заседаниях, совещаниях, и соответствующая информация представляется в управление делами.
| 
