Стр. 1
Страницы: Стр.1 | Стр.2 |
Зарегистрировано в НРПА РБ 2 декабря 2008 г. N 9/20014
На основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года, Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением", Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц", постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан", решения Витебского областного исполнительного комитета от 13 марта 2006 г. N 139 "Об утверждении Инструкции об организации работы с обращениями граждан, книгой замечаний и предложений в Витебском областном исполнительном комитете" Полоцкий районный исполнительный комитет РЕШИЛ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию об организации работы с обращениями граждан, книгой замечаний и предложений в Полоцком районном исполнительном комитете.
2. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на управляющего делами Полоцкого районного исполнительного комитета Мацулевича А.В., начальника отдела по работе с обращениями граждан и правовому обеспечению управления делами Полоцкого районного исполнительного комитета Гаврилову И.Н.
Председатель Н.Н.ШЕВЧУК
Управляющий делами А.В.МАЦУЛЕВИЧ
УТВЕРЖДЕНО
Решение
Полоцкого районного
исполнительного комитета
12.08.2008 N 618
ИНСТРУКЦИЯ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН, КНИГОЙ
ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ В ПОЛОЦКОМ РАЙОННОМ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ КОМИТЕТЕ
Глава 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция об организации работы с обращениями граждан, книгой замечаний и предложений в Полоцком районном исполнительном комитете (далее - Инструкция) разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 7, 1/6166), Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997) (далее - Указ N 498), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта 2005 г. N 285 "О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 52, 5/15728), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 27, 5/26649), решения Витебского областного исполнительного комитета от 13 марта 2006 г. N 139 "Об утверждении Инструкции об организации работы с обращениями граждан, книгой замечаний и предложений в Витебском областном исполнительном комитете" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., N 100, 9/5220; 2008 г., N 102, 9/14628).
2. Настоящая Инструкция определяет порядок рассмотрения предложений, заявлений, жалоб граждан, за исключением индивидуальных предпринимателей (далее - обращения граждан), порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан, порядок организации личного приема граждан (далее - личный прием) и порядок работы с книгой замечаний и предложений (далее - книга) в Полоцком районном исполнительном комитете (далее - райисполком), управлениях, отделах райисполкома.
3. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям граждан, для которых законодательными актами Республики Беларусь установлен иной порядок направления и рассмотрения в государственных органах, иных организациях, по обращениям юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
4. Ответственность за организацию работы с обращениями граждан возлагается на председателя райисполкома, руководителей управлений, отделов райисполкома.
5. Работа с обращениями граждан является прямой служебной обязанностью государственных служащих райисполкома.
6. За нарушения законодательства об обращениях граждан должностные лица райисполкома, управлений, отделов райисполкома несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
7. Делопроизводство по обращениям граждан в райисполкоме ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства.
Ведение делопроизводства по обращениям граждан в райисполкоме возлагается на отдел по работе с обращениями граждан и правовому обеспечению управления делами райисполкома (далее - отдел) и лиц, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по обращениям граждан в управлениях, отделах райисполкома.
Глава 2
УЧЕТ И РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
8. Учет обращений граждан осуществляется с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках) (далее - РКК), журнальной - с графами, аналогичными реквизитам РКК.
9. Автоматизированный (электронный) учет обращений граждан ведется по форме согласно приложению 1 к настоящей Инструкции, РКК обращений граждан - по форме согласно приложению 2 к настоящей Инструкции.
Количество экземпляров РКК определяется исходя из необходимости обеспечения учета, контроля, поиска, анализа работы по обращениям граждан.
Допускается регистрация обращений граждан, поступающих в управления, отделы райисполкома, в журнале при небольшом их количестве (до 10 в год).
10. Все обращения граждан, поступившие в райисполком по почте, телеграфу, факсимильной, электронной связи или иным путем, а также принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления в отделе, структурных подразделениях райисполкома.
В правом нижнем углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста месте этой страницы ставится регистрационный штамп, в котором указывается дата регистрации и регистрационный индекс обращения.
11. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора, порядкового номера обращения и других обозначений, обеспечивающих систематизацию, анализ и сохранность обращений. При регистрации коллективных обращений в их индекс включаются буквенные обозначения "Кл", анонимных - "Ан".
12. Конверты от поступивших обращений граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
13. Сопроводительные письма к обращениям граждан, поступившие из вышестоящих государственных органов, средств массовой информации, регистрируются, обрабатываются и хранятся вместе с обращениями. Сопроводительным письмам присваивается регистрационный индекс обращения.
В РКК, журнале указывается, откуда поступило письмо, дата и номер сопроводительного письма.
В случаях, когда вышестоящим органам требуется сообщить результаты рассмотрения обращений граждан, делается специальная отметка на сопроводительных письмах к обращениям граждан путем проставления штампа "Контроль", а в РКК, журнал вносится отметка о необходимости информирования организаций, направивших обращения для рассмотрения.
14. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в райисполком, управления, отделы райисполкома, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.
15. Письменным обращениям, полученным от граждан на личном приеме, присваивается регистрационный номер. На таких обращениях делается пометка "С личного приема".
16. Повторным обращениям граждан при их поступлении в течение календарного года присваивается очередной регистрационный индекс, в правом верхнем углу первой страницы обращения делается пометка "Повторно", а в РКК, журнале указываются индекс и дата поступления предыдущего обращения. При регистрации повторных обращений подбираются все предшествующие обращения за период, как правило, не более двух лет со времени поступления первого обращения.
17. После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение председателю, заместителям председателя, управляющему делами райисполкома (далее - руководство райисполкома), а в управлениях, отделах райисполкома - руководителю.
18. Обращения граждан, поступившие в райисполком, предварительно анализируются начальником отдела, который направляет их для рассмотрения руководству райисполкома, согласно распределению обязанностей.
19. В случаях, когда в письменных обращениях граждан, поступивших в райисполком, управления, отделы райисполкома, содержатся вопросы, не относящиеся к их компетенции, или в них одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов, иных организаций (должностных лиц), то по решению управляющего делами (в управлениях, отделах райисполкома - по решению их руководителей) в соответствии с подпунктом 1.2 пункта 1 Указа N 498 копии данных обращений в пятидневный срок направляются в компетентные государственные органы, иные организации (должностным лицам) с обязательным уведомлением об этом граждан.
20. Письменные обращения граждан, направляемые для рассмотрения по компетенции в управления, отделы райисполкома, сельские исполнительные комитеты (далее - сельисполкомы), другие государственные органы, подчиненные райисполкому, могут быть поставлены на контроль.
21. Основаниями для постановки на контроль письменных обращений граждан могут являться содержащиеся в них:
сведения о нарушении прав, свобод и охраняемых законом интересов граждан;
просьбы об оказании помощи или поддержки недостаточно социально защищенным гражданам;
вопросы по общественно значимым проблемам;
иные сведения.
На контроль берутся также все коллективные обращения граждан.
22. Поручения по обращениям граждан руководства райисполкома, руководителей управлений, отделов райисполкома отражаются в форме резолюций. На обращениях не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции должностных лиц допускаются, если в них детализируется порядок исполнения.
23. В случаях, когда резолюцией руководства райисполкома определены несколько исполнителей, то ответственным лицом за разрешение обращения и подготовку ответа заявителю является первый исполнитель, если в резолюции не указано иное.
24. Письменные обращения граждан оставляются без рассмотрения по существу, если:
не соответствуют требованиям, установленным в частях первой и второй статьи 7 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан";
обращение изложено с применением ненормативной лексики либо в них содержатся выражения, оскорбляющие честь и достоинство других граждан;
текст обращения не поддается прочтению;
анонимные обращения, за исключением обращений, содержащих информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении;
они подлежат рассмотрению только в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также в ином порядке, установленном законодательными актами Республики Беларусь.
Решение об оставлении обращений граждан без рассмотрения в пятидневный срок со дня его регистрации принимает управляющий делами райисполкома, а в структурных подразделениях райисполкома - их руководители или уполномоченное ими должностное лицо путем подписания и направления сопроводительного письма и возвращения обращения и оригиналов документов, приложенных к нему при наличии сведений об авторе и данных о месте жительства.
В случаях, указанных в абзаце шестом части первой настоящего пункта, также разъясняется в какой компетентный орган и в каком порядке следует обратиться для решения изложенных в обращении вопросов.
Решение о рассмотрении анонимных обращений, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, принимает руководство райисполкома, руководители управлений, отделов райисполкома.
25. Обращения, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении в пятидневный срок со дня их регистрации направляются в соответствующие правоохранительные или другие компетентные органы.
26. Гражданам может быть отказано в рассмотрении жалобы в случае пропуска срока ее направления, установленного законодательством Республики Беларусь.
27. Решение об отказе в рассмотрении жалобы принимает руководство райисполкома, руководители управлений, отделов райисполкома. Письменный мотивированный отказ в рассмотрении жалобы направляется гражданину в пятидневный срок.
28. Не направляются обращения граждан для разрешения тем организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются, за исключением тех случаев, когда рассмотрение данной категории обращений относится к исключительной компетенции этих государственных органов, иных организаций (должностных лиц).
Глава 3
РАЗРЕШЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
29. Обращения граждан, поступившие в райисполком и рассмотренные руководством райисполкома, направляются отделом исполнителям для принятия мер реагирования и подготовки ответов заявителям согласно резолюциям.
Содержание резолюций, исполнители, а также срок исполнения поручений по обращениям граждан вносится в РКК автоматизированной формы учета обращений граждан сотрудниками отдела, в структурных подразделениях райисполкома - в соответствующие учетные документы лицами, на которых возложена обязанность по ведению делопроизводства по обращениям граждан.
30. Должностные лица райисполкома обязаны:
соблюдать требования, установленные актами законодательства Республики Беларусь об обращениях граждан, настоящей Инструкцией;
принимать меры для полного, объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений граждан;
в случае поступления обращения, автор которого не удовлетворен результатами его рассмотрения подчиненным (подотчетным) органом или организацией, проверить содержащиеся в обращении сведения и при наличии оснований для положительного решения изложенных в обращении вопросов рассмотреть обращение по существу либо выдать компетентным органам (организациям) обязательное для исполнения предписание о надлежащем решении вопросов, предусмотренное подпунктом 1.4 пункта 1 Указа N 498, по форме согласно приложению 3. Предписание готовится структурным подразделением райисполкома, рассматривающим обращение, и направляется за подписью руководства райисполкома согласно распределению обязанностей;
принимать законные и обоснованные решения по обращениям граждан;
при поступлении предписания вышестоящего органа исполнить его в указанный в предписании срок, но не более одного месяца и в течение трех дней с момента его исполнения сообщить об этом органу, а также уведомить автора обращения;
письменно информировать граждан о решениях, принятых по результатам рассмотрения обращений граждан, аргументировав их принятие;
разъяснять порядок обжалования решений, принятых по обращениям граждан;
осуществлять контроль за исполнением решений, принятых по обращениям граждан;
принимать в пределах своей компетенции меры по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов граждан;
решать в установленном порядке вопросы о привлечении к ответственности лиц, по вине которых допущены нарушения прав, свобод и (или) законных интересов граждан;
изучать, анализировать и систематизировать работу с обращениями граждан, содержащиеся в них вопросы, данные о количестве и характере обращений и принятых по ним решений, проводить проверки соблюдения порядка рассмотрения обращений и принимать меры по устранению выявленных нарушений и недостатков.
31. По каждому случаю ненадлежащего рассмотрения обращения граждан подчиненными (подотчетными) органами (организациями), нарушения порядка рассмотрения обращений граждан и законодательства об обращениях граждан структурное подразделение райисполкома, рассматривающее обращение, готовит представление, предусмотренное пунктом 11 Указа N 498, по форме согласно приложению 4 о привлечении должностных лиц, виновных в нарушениях, в установленном порядке к дисциплинарной ответственности за подписью первого заместителя, заместителей председателя, управляющего делами райисполкома согласно распределению обязанностей.
32. Предписания и представления направляются почтовыми отправлениями или электронной почтой. Контроль за исполнением предписания и представления осуществляют структурные подразделения, вынесшие предписание или представление, и отдел.
Отметка о выдаче предписания, представления и их исполнении вносится в РКК либо в журнал.
33. Коллективные обращения 30 и более граждан по вопросам, входящим в компетенцию райисполкома, структурных подразделений райисполкома (должностных лиц), рассматриваются с выездом на место нахождения объекта, являющегося предметом обращения и встречей с заявителями.
34. Обращения, содержащие вопросы, не требующие специальной дополнительной проверки и относящиеся к компетенции райисполкома, структурных подразделений райисполкома (должностных лиц), решаются безотлагательно.
35. При рассмотрении повторных обращений исполнители обязаны установить причины повторного обращения гражданина и, если оно вызвано нарушением установленного порядка рассмотрения и разрешения обращений, принять соответствующие меры по привлечению виновных лиц к ответственности согласно законодательству Республики Беларусь.
Повторные обращения, в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства и по которым имеются результаты исчерпывающих проверок и гражданам даны ответы в установленном порядке, рассмотрению не подлежат. При этом гражданам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны и переписка с ними по данному вопросу прекращается.
36. Решение о прекращении производства по повторным обращениям, поступившим в райисполком, принимается руководством райисполкома на основании предложений исполнителя (исполнителей) по обращениям граждан, поступившим в управления и отделы райисполкома, - их руководителями.
37. Решение об оставлении обращения без рассмотрения обращений граждан, поступивших в райисполком, принимает руководство райисполкома по заключению исполнителя (исполнителей) по обращениям граждан, поступившим в управления, отделы райисполкома - их руководители.
38. В случае получения письменного заявления об отказе гражданина от своего письменного обращения руководством райисполкома, руководителями управлений, отделов райисполкома принимается решение о прекращении по нему производства, за исключением случаев, когда в обращении содержатся сведения о нарушении прав, свобод и (или) законных интересов.
39. Срок рассмотрения обращений граждан исчисляется в календарных днях со дня их регистрации в райисполкоме, управлениях, отделах райисполкома.
40. Сроки рассмотрения обращений граждан определены статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
Руководство райисполкома, руководители управлений, отделов райисполкома, исходя из объема разрешаемых вопросов, могут установить сокращенный срок рассмотрения обращений граждан.
При необходимости проведения специальной проверки, запроса дополнительных материалов срок рассмотрения обращений граждан может быть продлен руководителем, давшим поручение, в пределах, установленных законодательством об обращениях граждан.
41. Об изменении срока рассмотрения обращений сообщается заявителям и вышестоящим контролирующим органам.
42. Контроль завершается, если все поставленные в обращениях граждан вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и гражданам даны ответы в установленные законодательством Республики Беларусь сроки.
43. Решения о снятии с контроля обращений граждан, поступивших в райисполком, принимаются руководством райисполкома по обращениям граждан, поступившим в управления, отделы райисполкома - их руководителями.
44. Обращения граждан, поступившие в райисполком, с сопроводительными письмами, предписаниями, представлениями или поручениями вышестоящих органов (должностных лиц), с требованиями сообщить о результатах рассмотрения обращений, берутся на особый контроль.
45. Контроль за соблюдением установленного срока рассмотрения обращений граждан и исполнением поручений по ним, предписанием, представлением возлагается на отдел, в управлениях, отделах райисполкома - на лиц, ответственных за ведение делопроизводства по обращениям граждан.
46. В случаях, когда обращения граждан взяты на контроль по решению руководства райисполкома, отделом направляются сообщения об этом исполнителям с указанием срока контроля.
47. По обращениям граждан, направленным в райисполком с предписаниями, представлениями, сопроводительными письмами вышестоящих государственных органов (вышестоящими должностными лицами) и находящимся на особом контроле, отделом направляются напоминания о приближении срока контроля за 5 дней до его истечения.
48. Ответы на обращения граждан дают: заместители председателя и управляющий делами райисполкома в соответствии с распределением обязанностей, ответственные исполнители согласно резолюциям, а на поступившие непосредственно в отделы, управления райисполкома - их руководители.
49. Ответы в вышестоящие органы по обращениям граждан, в том числе направленные с предписаниями или представлениями, подписывают заместители председателя, управляющий делами райисполкома в соответствии с распределением обязанностей, в управлениях, отделах райисполкома - их руководители.
50. Ответы вышестоящим должностным лицам, завизированные заместителем (заместителями) председателя, управляющим делами райисполкома, по вопросам, входящим в их компетенцию, подписывает председатель райисполкома.
51. В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы (вышестоящим должностным лицам), по находящимся на контроле обращениям граждан указываются сведения об уведомлении гражданина о результатах рассмотрения обращения, отметка об исполнителе, его номер телефона.
52. Вся переписка по обращениям граждан ведется за номерами, присвоенными им при регистрации. Ответы на обращения граждан направляются на бланках установленного образца.
Индекс ответа состоит из индекса дела по номенклатуре дел и регистрационного индекса обращения гражданина.
53. После окончания проверки изложенных в обращениях граждан доводов, обстоятельств и исполнения принятого решения обращения с копиями ответов, подписанных (завизированных) исполнителями, указанными в резолюциях, и документами, связанными с подготовкой ответов, возвращаются в отдел лицам, ответственным за ведение делопроизводства по обращениям граждан, в управлениях, отделах райисполкома - лицам, ответственным за ведение делопроизводства по обращениям граждан в управлениях, отделах райисполкома.
54. Регистрация поступивших в отдел ответов на обращения граждан осуществляется путем проставления регистрационного штампа на оборотной стороне последней страницы ответа.
55. На каждом обращении граждан, после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов, делается отметка "В дело", указывается дата, личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.
56. Краткая информация о ходе и итогах рассмотрения обращений заносится в РКК либо в журнал.
Глава 4
ПОРЯДОК ЛИЧНОГО ПРИЕМА
57. Общее руководство личным приемом в райисполкоме осуществляет председатель райисполкома.
58. Личный прием граждан в райисполкоме проводит председатель райисполкома, первый заместитель председателя, заместители председателя, управляющий делами райисполкома в пределах своей компетенции в соответствии с распределением обязанностей, руководители управлений, отделов райисполкома по графику.
Председатель райисполкома ведет личный прием во вторую и четвертую среду месяца с 8 до 12 часов и с 15 до 17 часов.
При временном отсутствии в день личного приема председателя райисполкома личный прием осуществляет лицо, исполняющее его обязанности. Если на день личного приема приходится государственный праздник или праздничный день, объявленный в установленном порядке нерабочим, установленный графиком день личного приема переносится на следующий за ним рабочий день.
Первый заместитель председателя, заместители председателя, управляющий делами райисполкома проводят личный прием не менее одного раза в месяц.
59. График личного приема руководством райисполкома, руководителями управлений, отделов райисполкома утверждается распоряжением председателем райисполкома, помещается в доступных для обозрения местах в здании райисполкома, размещается на официальных сайтах райисполкома, рассылается в сельисполкомы.
Информация о наименовании, месте нахождения и режиме работы вышестоящих органов структурных подразделений райисполкома размещается по месту их нахождения в общедоступных местах (на информационных стендах и (или) другим способом).
60. Руководители не вправе отказать в личном приеме при обращении их в установленном порядке по вопросам, относящимся к компетенции данных должностных лиц.
61. В случае повторных обращений по одному и тому же вопросу при наличии ответов и результатов исчерпывающих проверок по предыдущим обращениям, отсутствии новых доводов или вновь открывшихся обстоятельств может быть отказано в личном приеме.
Не могут быть предметом рассмотрения на личном приеме у должностных лиц райисполкома предложения, заявления и жалобы, на которые не распространяется действие Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
62. Организацию личного приема руководством райисполкома обеспечивает управляющий делами райисполкома, в структурных подразделениях - их руководители либо уполномоченные ими другие должностные лица.
63. Председатель райисполкома проводит личный прием граждан по предварительной записи.
Первый заместитель председателя, заместители председателя, управляющий делами райисполкома проводят личный прием граждан, как правило, по предварительной записи.
64. Запись граждан на личный прием к председателю райисполкома ведет секретарь приемной руководителя райисполкома при обращении граждан лично или по телефону.
Запись граждан на личный прием к заместителям председателя, управляющему делами райисполкома ведут сотрудники отдела.
Информация о порядке осуществления предварительной записи на личный прием к руководству райисполкома размещается на стенде.
65. При записи на личный прием выясняется существо вопроса, уточняются мотивы обращения, а также иные сведения.
66. Предварительная работа по организации личного приема проводится начальником и сотрудниками отдела во взаимодействии с руководителями управлений, отделов райисполкома.
67. При необходимости начальник отдела вправе запрашивать от соответствующих органов местного управления и самоуправления, структурных подразделений райисполкома, других государственных органов, подчиненных райисполкому, необходимые сведения и справочные материалы по существу обращения гражданина.
68. В ходе предварительной записи, изучения представленных материалов управляющим делами райисполкома определяется необходимость участия в приеме руководителей и специалистов соответствующих управлений, отделов райисполкома, районных организаций, решаются вопросы по обеспечению качественного и организованного приема граждан.
69. Руководство райисполкома проводит личный прием в райисполкоме по адресу: город Полоцк, улица Толстого, дом 6, руководители управлений, отделов райисполкома - в своих служебных помещениях.
70. Граждане, индивидуальные предприниматели, представители юридических лиц принимаются в назначенный для личного приема день в порядке очередности по предъявлению документа, удостоверяющего его личность, полномочия.
71. Лицо, проводящее личный прием, руководствуясь законодательством Республики Беларусь, в пределах своей компетенции вправе принять одно из следующих решений:
дать устное разъяснение по существу каждого из поставленных вопросов;
удовлетворить просьбу, сообщив заявителю порядок и сроки исполнения принятого решения;
отказать в удовлетворении просьбы, разъяснив мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения.
В случае если вопрос, изложенный в устном обращении, не может быть решен во время личного приема, обращение может излагаться в письменной форме и подлежит рассмотрению в порядке, установленном статьей 9 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
72. Учет принятых на личном приеме обращений, а также информация о результатах рассмотрения обращений граждан осуществляется в отделе, в структурных подразделениях райисполкома в электронной форме, на карточках либо в книге учета личного приема граждан по форме согласно приложению 5 к настоящей Инструкции.
73. Контроль за исполнением поручений, данных на личном приеме граждан руководством райисполкома, осуществляет отдел.
Другие должностные лица, ведущие личный прием, организуют контроль самостоятельно.
74. О результатах выполнения поручений руководства райисполкома по обращениям граждан, поступившим на личном приеме, исполнители информируют заявителя и должностное лицо, проводившее прием, в срок не позднее одного месяца.
75. Исполненные поручения по личному приему снимаются с контроля по решению должностных лиц, проводивших личный прием.
76. Личный прием руководством и другими должностными лицами райисполкома по месту жительства граждан проводится в соответствии с графиком, утвержденным председателем райисполкома. О месте и времени выездного приема население информируется в средствах массовой информации.
77. Личный прием в отделе ведется ежедневно в течение рабочего дня в установленном порядке.
Глава 5
РАБОТА С КНИГОЙ
78. Обязанность по организации работы с книгой в райисполкоме возлагается на управляющего делами райисполкома, в управлениях, отделах райисполкома - на их руководителей.
79. Место нахождения книги в райисполкоме, управлениях, отделах райисполкома, а также уполномоченные лица, ответственные за ведение и хранение книги, определяются председателем райисполкома, руководителями управлений, отделов райисполкома.
80. Сведения о месте нахождения книги размещаются на информационных стендах.
81. Книга выдается гражданам по первому требованию без предъявления документа, удостоверяющего их личность.
82. При рассмотрении записей, внесенных в книгу, их копии передаются на рассмотрение руководству райисполкома в соответствии с распределением обязанностей.
Копия записи в книгу с резолюцией руководства райисполкома направляется исполнителю, вторая копия записи с копией резолюции помещается в контрольную картотеку, находящуюся в отделе.
83. Порядок ведения делопроизводства по записям, внесенным в книги управлений, отделов райисполкома, определяется их руководителями.
84. Не подлежат обязательному рассмотрению изложенные в книге замечания и предложения по вопросам, не относящимся к деятельности райисполкома, его управлений, отделов.
85. Изложенные в книге замечания и предложения рассматриваются в сроки, установленные Декретом Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2.
86. Контроль за выполнением поручений по записям, внесенным в книгу, осуществляет лицо, ответственное за ведение книги.
87. Поступившие ответы на внесенные в книгу записи передаются руководству райисполкома для принятия решения по списанию в дело или осуществление контроля.
88. Записи, внесенные в книгу и результаты их рассмотрения ежемесячно анализируются отделом. Информация представляется председателю и управляющему делами райисполкома.
89. Отдел ежеквартально анализирует и обобщает сведения об итогах работы с книгой в райисполкоме и сведения, представляемые сельскими исполнительными комитетами, готовит сводную информацию об итогах работы с книгами за квартал по форме согласно приложению 7 к настоящей Инструкции, для доклада председателю райисполкома.
Глава 6
АНАЛИЗ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН И ОТЧЕТНОСТЬ. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
90. Райисполком, структурные подразделения райисполкома осуществляют:
проверки соблюдения подчиненными органами (организациями) порядка рассмотрения обращений граждан не реже одного раза в год согласно графику, утвержденному председателем райисполкома на соответствующий календарный год;
организовывают выездные проверки работы с обращениями в подчиненных органах (организациях) при неснижаемом на протяжении трех и более месяцев количестве нарушений порядка рассмотрения обращений либо однократном грубом нарушении законодательства об обращениях граждан;
при выявлении повторного нарушения подчиненными органами (организациями) направляют их руководителям представления о привлечении к дисциплинарной ответственности виновных должностных лиц, допустивших нарушение порядка рассмотрения обращений граждан либо о применении к этим лицам более строгой меры дисциплинарного взыскания вплоть до освобождения от занимаемой должности.
91. Обращения граждан, поступившие в райисполком, систематически анализируются отделом, а в структурных подразделениях райисполкома - лицами, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по обращениям граждан, обобщаются в виде справки, статистических данных по форме согласно приложениям 6, 7 к настоящей Инструкции, и передаются руководству райисполкома, руководителям структурных подразделений райисполкома с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и законных интересов граждан, а также совершенствования работы государственных органов, решения наиболее социально значимых вопросов населения, мониторинга тенденций общественного мнения о работе исполнительных и распорядительных органов.
92. Итоги работы с обращениями граждан заслушиваются на заседаниях райисполкома, совещаниях в управлениях, отделах райисполкома не реже двух раз в год.
При рассмотрении итогов работы с обращениями граждан за полугодие и год анализируется работа с книгами замечаний и предложений.
93. Вопросы работы с обращениями граждан, а также отдельные обращения, при рассмотрении которых были допущены формализм и волокита, при необходимости рассматриваются на совещаниях у председателя, заместителей председателя, управляющего делами райисполкома.
94. Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе и по личному приему граждан, за период календарного года формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
95. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
96. Неисполненные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются и возвращаются исполнителю на доработку.
97. Срок хранения обращений граждан, документов по их рассмотрению и разрешению обращений - пять лет (в случаях неоднократного обращения - пять лет с даты последнего рассмотрения).
В необходимых случаях в установленном порядке экспертной комиссией может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении обращений граждан.
98. Решение экспертной комиссии об увеличении сроков хранения подлежит обязательному утверждению управляющим делами райисполкома.
99. Дела, подлежащие постоянному и временному хранению, передаются в архив райисполкома, управлений, отделов райисполкома через год после завершения делопроизводства по ним.
100. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.
Приложение 1
к Инструкции об организации работы
с обращениями граждан, книгой
замечаний и предложений в Полоцком
районном исполнительном комитете
Регистрационно-контрольная карточка обращений граждан
автоматизированной (электронной) базы данных
________________________
(регистрационный индекс)
Фамилия, имя, отчество ____________________________________________________
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон _________________
___________________________________________________________________________
Дата поступления __________________________________________________________
Количество листов обращения _______________________________________________
Количество листов приложений ______________________________________________
Дата, индексы повторных обращений _________________________________________
Корреспондент, дата, индекс сопроводительного письма ______________________
Регион ____________________________________________________________________
Вид обращения (заявление, предложение, жалоба) ____________________________
(индивидуальное, коллективное, анонимное) _________________________________
Вид поступления (письменно, устно) __________ Социальная группа автора ____
Отметка о личном приеме ______________ Отметка о выездном приеме __________
Фамилия, имя, отчество должностного лица, ведущего прием __________________
Тематика __________________________________________________________________
Содержание ________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Дата и номер первого обращения ______________ содержание __________________
Отметка об особом контроле ________________________________________________
Резолюция _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Автор резолюции ___________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Исполнитель _______________________________________________________________
Документ направлен на исполнение __________________________________________
Дата направления _________ Срок исполнения ________ Дата исполнения _______
Ход рассмотрения __________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнения _____________________________
Результат решения рассмотрения обращения (N ______), дата ответа __________
Отметка о снятии с контроля _______________________________________________
Документ подшит в дело N ______ ______ л.
Приложение 2
к Инструкции об организации работы
с обращениями граждан, книгой
замечаний и предложений в Полоцком
районном исполнительном комитете
Регистрационно-контрольная карточка обращений граждан
N ________________________
(регистрационный индекс)
Фамилия, имя, отчество ____________________________________________________
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон _________________
___________________________________________________________________________
Дата поступления __________________________________________________________
Количество листов обращения _______________________________________________
Количество листов приложений ______________________________________________
Даты, индексы повторных обращений _________________________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма _____________________
Тематика __________________________________________________________________
Содержание ________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Резолюция _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Исполнитель _______________________________________________________________
Документ направлен на исполнение __________________________________________
Дата направления _________ Срок исполнения _________ Дата исполнения ______
Ход рассмотрения __________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении _____________________________
Результат рассмотрения обращения (N ____________ дата ответа _____________)
Отметка о снятии с контроля _______________________________________________
Документ подшит в дело N ______ ________ л.
Приложение 3
к Инструкции об организации работы
с обращениями граждан, книгой
замечаний и предложений в Полоцком
районном исполнительном комитете
Кому _________________________________________________________
(наименование должности, ф.и.о. руководителя организации)
______________________________________________________________
(полное наименование организации)
ПРЕДПИСАНИЕ
об устранении нарушений законодательства об обращениях
"__" ___________ 200_ г. N ___________
В Полоцкий районный исполнительный комитет поступило обращение
гражданина(ки), организации _______________________________________________
(ф.и.о. обратившегося гражданина,
наименование организации)
изучив которое установлено, что при рассмотрении должностными лицами ______
__________________________________________________ обращения гражданина(ки)
(наименование организации)
организации были ненадлежащим образом разрешены следующие вопросы:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Не приняты своевременные меры по:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Допущено нарушение статьи (статей) _______ Закона Республики Беларусь
"Об обращениях граждан".
На основании изложенного, руководствуясь подпунктом 1.5 пункта 1 Указа
Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О
дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц"
предписываю Вам до _____________________________________ надлежащим образом
разрешить поставленный в обращении гражданина, организации ________________
___________________________________________________________________________
(фамилия, инициалы гражданина, наименование организации)
вопросы по существу и письменно информировать Полоцкий районный
исполнительный комитет о выполнении настоящего предписания.
______________________________ ______________ _________________________
(наименование должности лица, (подпись) (инициалы, фамилия)
выдавшего предписание)
М.П.
Приложение 4
к Инструкции об организации работы
с обращениями граждан, книгой
замечаний и предложений в Полоцком
районном исполнительном комитете
Кому _________________________________________________________
(наименование должности, ф.и.о. руководителя организации)
______________________________________________________________
(полное наименование организации)
ПРЕДСТАВЛЕНИЕ
о привлечении к дисциплинарной ответственности
"__" ____________ 200_ г.
При рассмотрении должностными лицами _________________________________
обращения гражданина(ки), организации _____________________________________
(наименование организации)
_________________________________________________ были ненадлежащим образом
(фамилия, имя, отчество гражданина,
наименование организации)
разрешены следующие поставленные в обращении вопросы:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(указывается суть нарушений)
о чем Вам направлено предписание Полоцкого районного исполнительного
комитета от _________ N _____
В связи с выявлением фактов ненадлежащего рассмотрения обращения
гражданина(ки), организации _______________________________________________
(ф.и.о. гражданина, наименование организации)
допущенными при его рассмотрении нарушений законодательства об
обращениях граждан и юридическим лиц, руководствуясь пунктом 11 Указа
Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О
дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц",
предписано в срок до ____________ устранить допущенные нарушения и в
установленном порядке привлечь виновных(ное) должностных(ное),
нарушивших(шее) порядок рассмотрения обращения, к дисциплинарной
ответственности. О результатах рассмотрения настоящего представления
информируйте Полоцкий районный исполнительный комитет.
Настоящее представление подлежит обязательному исполнению. В случае
выявления в течение года повторного нарушения этим(и) должностным(и) лицом
(лицами) порядка рассмотрения обращений к данному(ым) должностному(ым)
лицу(ам) должны быть применены более строгие меры дисциплинарных взысканий
вплоть до освобождения от занимаемой должности.
_______________________________ _____________ _________________________
(наименование должности лица, (подпись) (инициалы, фамилия)
выдавшего предписание)
М.П.
Приложение 5
к Инструкции об организации работы
с обращениями граждан, книгой
замечаний и предложений в Полоцком
районном исполнительном комитете
КНИГА
учета личного приема граждан
----+-------+--------+----------+----------+---------+----------+----------¬
¦ ¦ ¦ ¦ Адрес ¦ ¦Фамилия, ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ места ¦ ¦ имя, ¦Содержание¦ ¦
¦ N ¦ Дата ¦Фамилия,¦жительства¦Содержание¦отчество,¦поручения ¦Отметка об¦
¦п/п¦приема,¦ имя, ¦ и (или) ¦ вопроса ¦должность¦по итогам ¦исполнении¦
¦ ¦ время ¦отчество¦ работы, ¦ ¦ лица, ¦ приема ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦контактный¦ ¦ведущего ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ телефон ¦ ¦ прием ¦ ¦ ¦
+---+-------+--------+----------+----------+---------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+-------+--------+----------+----------+---------+----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Приложение 6
к Инструкции об организации работы
с обращениями граждан, книгой
замечаний и предложений в Полоцком
районном исполнительном комитете
АНАЛИЗ
письменных и устных обращений граждан, поступивших
в Полоцкий районный исполнительный комитет за _________
(период)
в сравнении с аналогичным периодом предшествующего года
Страницы: Стр.1 | Стр.2 |
| 
