Зарегистрировано в НРПА РБ 14 октября 2008 г. N 9/18814
Брестский городской Совет депутатов РЕШИЛ:
Утвердить прилагаемые:
Инструкцию по ведению делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в Брестском городском Совете депутатов;
Инструкцию о порядке приема граждан и представителей юридических лиц в Брестском городском Совете депутатов.
Председатель Г.С.МОСЬКО
УТВЕРЖДЕНО
Решение
Брестского городского
Совета депутатов
24.09.2008 N 101
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ В БРЕСТСКОМ ГОРОДСКОМ СОВЕТЕ ДЕПУТАТОВ
1. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в Брестском городском Совете депутатов (далее - Инструкция) разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014), Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 27, 5/26649) и определяет порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц (далее - обращения) в Брестском городском Совете депутатов (далее - Совет).
2. Делопроизводство по обращениям в Совете ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на главного специалиста Совета.
3. Ответственность за организацию работы с обращениями возлагается на главного специалиста Совета.
4. Поступившие в Совет по почте, телеграфу, факсимильной связи или иным путем письменные обращения, в том числе и принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления путем занесения данных о документе в специальный журнал с последующим введением информации о ходе работы по рассмотрению обращения. Количество экземпляров регистрационных карточек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, контроля, поиска, анализа работы по обращениям.
Регистрация устных обращений в Совете осуществляется путем занесения главным специалистом Совета данных в специальный журнал.
5. При поступлении обращений из вышестоящих государственных органов, средств массовой информации, иных организаций, от вышестоящих должностных лиц в соответствующий журнал вносятся реквизиты сопроводительного письма или поручения (адресат, номер и дата сопроводительного письма).
6. В правом нижнем углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста месте первой страницы ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и регистрационный индекс.
7. Регистрационный индекс состоит из условных обозначений Совета и порядкового номера поступившего обращения. Например, М-1-15.
8. Повторным обращениям граждан присваивается регистрационный индекс первого обращения, после порядкового номера ставится цифра, указывающая, каким по счету является обращение, например: М-1(2)-15. В правом верхнем углу первой страницы повторных обращений делается отметка "Повторно" и главным специалистом Совета подбирается вся предшествующая переписка по данному вопросу.
Повторными следует считать обращения, поступившие в Совет от одного и того же лица по одному и тому же вопросу.
9. Обращения, направленные в Совет вышестоящими государственными органами, иными организациями (вышестоящими должностными лицами), требующими сообщить результаты рассмотрения обращения и обязательные для исполнения предписания, берутся на особый контроль. На таких обращениях в правом верхнем углу проставляется штамп "Контроль".
Оформление предписания осуществляется согласно Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Отметка о выдаче предписания и его исполнении указывается в соответствующей графе журнала.
10. Письменным обращениям, полученным на личном приеме, присваивается регистрационный номер, указанный в карточке личного приема. Рассмотрение одного или нескольких поставленных в ходе личного приема и указанных в письменном обращении вопросов осуществляется одновременно согласно резолюции председателя Совета, указанной в карточке личного приема.
11. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
12. Именные пакеты с надписью "Лично" передаются адресату в закрытом виде, при этом регистрационный штамп ставится в правом нижнем углу конверта и заполнение журнала производится по реквизитам конверта.
13. После регистрации обращения в этот же день передаются на рассмотрение председателю Совета.
14. Поручения председателя Совета о дальнейшем рассмотрении обращений оформляются в форме резолюций.
15. Вся переписка по обращениям ведется за номерами, присвоенными им при регистрации. Ответы на обращения направляются на бланках установленного образца за подписью председателя Совета.
16. В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам) по находящимся на контроле обращениям и предписаниям, указываются сведения об уведомлении гражданина о результатах рассмотрения его обращения, отметка об исполнителе.
17. После окончания проверки изложенных в обращении фактов и исполнения принятого решения обращение с копией ответа, завизированной должностными лицами, указанными в резолюции, и документами, связанными с подготовкой ответа, возвращается должностным лицом главному специалисту Совета для последующего внесения информации о результатах рассмотрения обращения в журнал.
18. На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата, ставится личная подпись председателя Совета.
19. Переписка по обращениям хранится у главного специалиста Совета отдельно от других документов. Обращения, ответы на них и другие документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Дела формируются в течение календарного года.
20. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке и подшиваются в последовательности решения вопроса. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
21. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются.
22. Срок хранения обращений граждан, материалов, связанных с их рассмотрением, - 5 лет.
23. Письменные обращения считаются разрешенными, если в результате рассмотрены все изложенные в обращении вопросы, приняты надлежащие меры по защите, обеспечению реализации, восстановлению прав и законных интересов автора обращения и гражданам даны письменные ответы.
24. Срок рассмотрения обращения исчисляется в календарных днях со дня регистрации его главным специалистом Совета.
Обращение должно быть рассмотрено не позднее одного месяца со дня его поступления, а не требующее дополнительного изучения и проверки - не позднее 15 дней.
При необходимости проведения специальной проверки, истребования дополнительной информации, направления запросов в иностранные государства и (или) международные организации председатель Совета может продлить срок их рассмотрения, но не более чем на два месяца.
Об изменении сроков рассмотрения обращения сообщается гражданину.
25. Письменные обращения должны соответствовать требованиям, установленным в частях первой и второй статьи 7 Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан". Обращения, не соответствующие указанным требованиям, а также обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные слова или выражения, либо текст обращения не поддается прочтению, либо обращения подлежат рассмотрению только в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также в ином порядке, установленном законодательными актами Республики Беларусь, могут быть оставлены без рассмотрения по существу с уведомлением граждан в пятидневный срок о причинах оставления обращений без рассмотрения по существу.
Обращения, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в пятидневный срок со дня их регистрации в Совете направляются в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы.
26. Повторные обращения, в которых не приводятся новые сведения или вновь открывшиеся обстоятельства, рассмотрению не подлежат, если по ним имеются исчерпывающие материалы проверок и гражданам даны ответы в порядке, установленном настоящей Инструкцией. При этом гражданам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны, и переписка с ними по данному вопросу прекращается.
27. В случае получения письменного заявления об отказе гражданина от своего письменного обращения председателем Совета принимается решение о прекращении по нему производства, за исключением случаев, когда в обращении содержатся сведения о нарушении прав, свобод и (или) законных интересов граждан.
28. Сроки направления обращений гражданами не должны превышать трех лет со дня нарушения прав, свобод и (или) законных интересов граждан или со дня, когда им стало известно об этом нарушении.
Председатель Совета вправе отказать в рассмотрении обращения в случае пропуска срока, определенного частью первой настоящего пункта. Отказ в рассмотрении жалобы должен быть письменно мотивирован и направлен гражданину в пятидневный срок.
29. Обращения, поступившие из редакции газет, журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации, подлежат рассмотрению в соответствии с Законом Республики Беларусь "Об обращениях граждан", законодательством Республики Беларусь о средствах массовой информации и настоящей Инструкцией.
30. Председатель Совета осуществляет непосредственный контроль за соблюдением установленного законодательством Республики Беларусь и настоящей Инструкцией порядка рассмотрения обращений.
31. Контроль за сроками и порядком разрешения обращений возлагается на главного специалиста Совета. О случаях нарушения порядка и сроков рассмотрения обращений главный специалист Совета обязан своевременно докладывать председателю Совета.
32. Вопросы работы с обращениями, а также отдельные обращения, при рассмотрении которых были допущены формализм и волокита, при необходимости рассматриваются на заседаниях президиума, сессиях Совета.
33. Письменные и устные обращения граждан депутатами Совета регистрируются в специальном журнале с отметкой о результатах их рассмотрения и информирования заявителей.
Письменные обращения граждан и ответы по обращениям передаются главному специалисту Совета на хранение.
34. Обращения систематически анализируются и обобщаются с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан. Результаты анализа и работы с обращениями ежегодно рассматриваются на сессиях Совета.
УТВЕРЖДЕНО
Решение
Брестского городского
Совета депутатов
24.09.2008 N 101
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ПРИЕМА ГРАЖДАН И ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ ЮРИДИЧЕСКИХ
ЛИЦ В БРЕСТСКОМ ГОРОДСКОМ СОВЕТЕ ДЕПУТАТОВ
1. Инструкция о порядке приема граждан и представителей юридических лиц в Брестском городском Совете депутатов определяет порядок приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также представителей юридических лиц в Брестском городском Совете депутатов (далее, если не указано иное, - прием граждан) и разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997).
Представительство юридического лица осуществляется на основании части первой статьи 183 Гражданского кодекса Республики Беларусь и основывается на доверенности, законодательстве либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного управления и самоуправления.
2. Прием граждан в Брестском городском Совете депутатов (далее - Совет) не реже одного раза в месяц проводит председатель Совета.
3. Прием граждан в Совете проводится по предварительной записи в установленные дни и начинается в 8.00. Продолжительность приема граждан составляет не менее шести часов.
4. Общее руководство приемом граждан осуществляет председатель Совета.
5. Организацию приема граждан обеспечивает главный специалист Совета:
ведет предварительную запись граждан, индивидуальных предпринимателей, представителей юридических лиц, принимает от них предложения, заявления, жалобы, информацию о результатах предыдущего рассмотрения их обращений с приложением (при наличии) подтверждающих эту информацию документов и представляет собранную информацию председателю Совета;
определяет необходимость участия в приеме специалистов соответствующих структурных подразделений Брестского городского исполнительного комитета;
решает другие вопросы по обеспечению качественного и организованного приема граждан.
6. О результатах рассмотрения поручений, данных на приеме граждан и оформленных в соответствии с законодательством об обращениях граждан, должностные лица государственных органов, иных организаций, которым поручено рассмотрение этих поручений, информируют лиц, обратившихся на прием граждан, а также Совет.
Контроль за выполнением поручений, данных на приеме граждан, а также за рассмотрением их в установленном порядке осуществляет главный специалист Совета.
Исполненные поручения, данные на приеме граждан, снимаются с контроля председателем Совета.
7. Решение о предоставлении для ознакомления гражданину, индивидуальному предпринимателю, представителю юридического лица материалов, связанных с рассмотрением их обращений, принимается председателем Совета.
8. Депутаты городского Совета ведут прием граждан по личным вопросам в установленные дни и время в своих избирательных округах не реже одного раза в месяц. В случае необходимости по просьбе избирателей депутаты принимают их по месту своей работы, учебы.
График приема депутатами граждан периодически, не реже двух раз в год, публикуется в газете "Вечерний Брест". Об изменении установленных дней и времени приема граждане своевременно информируются через средства массовой информации.
| 
