Зарегистрировано в НРПА РБ 7 апреля 2009 г. N 9/23048
На основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года, Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением", Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц", постановления Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта 2005 г. N 285 "О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь", постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан", постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" Брестский областной исполнительный комитет РЕШИЛ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию об организации работы с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц, книгой замечаний и предложений в Брестском областном исполнительном комитете.
2. Рекомендовать городским и районным исполнительным комитетам принять аналогичные решения.
3. Опубликовать настоящее решение в газете "Заря".
4. Настоящее решение вступает в силу после его официального опубликования.
Председатель К.А.СУМАР
Управляющий делами А.С.СТЕЛЬМАХ
УТВЕРЖДЕНО
Решение
Брестского областного
исполнительного комитета
17.03.2009 N 198
ИНСТРУКЦИЯ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН, В ТОМ ЧИСЛЕ
ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ, А ТАКЖЕ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ,
КНИГОЙ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ В БРЕСТСКОМ ОБЛАСТНОМ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ КОМИТЕТЕ
Глава 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция об организации работы с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц, книгой замечаний и предложений в Брестском областном исполнительном комитете (далее - Инструкция) разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 7, 1/6166), Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта 2005 г. N 285 "О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 52, 5/15728), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 27, 5/26649).
2. Настоящая Инструкция определяет порядок рассмотрения обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц (далее, если не указано иное, - обращения), порядок ведения делопроизводства по обращениям, порядок организации личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц, порядок работы с книгой замечаний и предложений в Брестском областном исполнительном комитете (далее - облисполком).
3. Действие настоящей Инструкции не распространяется на корреспонденцию, поступающую в облисполком:
3.1. из Администрации Президента Республики Беларусь, Национального собрания Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, Комитета государственного контроля Республики Беларусь (далее - вышестоящие органы), содержащую поручения облисполкому;
3.2. из республиканских органов государственного управления, иных государственных организаций, подчиненных Совету Министров Республики Беларусь, областных, городских и районных исполнительных комитетов, других организаций (за исключением корреспонденции, касающейся рассмотрения обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц в соответствии с компетенцией облисполкома);
3.3. при осуществлении административных процедур.
4. Делопроизводство по обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и делопроизводство по обращениям юридических лиц в облисполкоме и в комитетах, управлениях, отделах облисполкома (далее - структурные подразделения облисполкома) ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется:
в облисполкоме - отделом писем и организации приема граждан управления делами облисполкома (далее - отдел писем);
в структурных подразделениях облисполкома - лицами, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по обращениям.
5. Ответственность за организацию работы с обращениями возлагается на председателя облисполкома, руководителей структурных подразделений облисполкома.
6. Работа с обращениями является прямой служебной обязанностью государственных служащих облисполкома.
Глава 2
ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ
7. Граждане, в том числе индивидуальные предприниматели, а также юридические лица вправе обратиться в облисполком лично либо через своего представителя.
К письменным обращениям прилагаются документы, подтверждающие полномочия лиц, которые обращаются от имени других лиц (копии доверенности, решения суда, акта государственного органа, других документов).
8. Все поступившие в облисполком обращения:
8.1. на имя председателя облисполкома, его первого заместителя, заместителей и управляющего делами облисполкома (далее, если не указано иное, - руководство облисполкома) принимаются специалистами отдела писем и регистрируются в установленном порядке в день их поступления;
8.2. на имя руководителей комитетов, управлений, отделов облисполкома принимаются работниками структурных подразделений облисполкома и регистрируются в установленном порядке в день их поступления.
9. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
10. Регистрация обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, осуществляется в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках в компьютерной программе "Обращения граждан".
11. Регистрация обращений юридических лиц осуществляется в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках в компьютерной программе "Обращения юридических лиц".
12. Поручения, данные должностными лицами вышестоящих органов по рассмотрению обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, регистрируются в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках в компьютерной программе "Обращения граждан" (раздел "Поручения по обращениям").
13. Поручения, данные должностными лицами вышестоящих органов по рассмотрению обращений юридических лиц, регистрируются в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках в компьютерной программе "Обращения юридических лиц" (раздел "Поручения по обращениям").
14. Регистрационный штамп ставится на свободном от текста месте первой страницы обращения в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте, на нем указывается дата регистрации и регистрационный индекс.
15. Регистрационный индекс обращениям присваивается в соответствии с принятой в облисполкоме системой регистрации обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц.
Регистрационный индекс обращения состоит из индекса отдела писем, индекса территории проживания автора и порядкового номера поступившего обращения (например, 04-18/442, где 04 - индекс отдела, 18 - индекс территории проживания заявителя (г. Брест), 442 - порядковый номер поступившего обращения).
16. При регистрации обращений юридических лиц регистрационный индекс дополняется буквой "Ю".
При регистрации поручений, данных должностными лицами вышестоящих органов по рассмотрению обращений, регистрационный индекс дополняется буквой "П".
17. Всей переписке по обращениям присваивается входящий регистрационный индекс обращения.
18. Обращения одного и того же лица, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в облисполком, структурные подразделения облисполкома в течение календарного года, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера (например, 04-18/442/1, где 04 - индекс отдела, 18 - индекс территории проживания заявителя (г. Брест), 442 - порядковый номер поступившего обращения, 1- дополнительный порядковый номер).
19. Повторными считаются обращения, поступившие в облисполком, структурные подразделения облисполкома от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения и заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
Повторные обращения при их поступлении в течение календарного года учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера (например, 04-18/442/1) и делается отметка: "Повторно".
При регистрации повторных обращений подбираются все предшествующие обращения за период, как правило, не более двух лет со времени поступления первого обращения.
20. Письменным обращениям, полученным на личном приеме, присваивается регистрационный номер устного обращения.
Глава 3
ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ И РАЗРЕШЕНИЯ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ
21. После регистрации поступившие в облисполком обращения предварительно анализируются начальником отдела писем, который направляет их для рассмотрения руководству облисполкома через их помощников согласно распределению обязанностей.
После регистрации обращения, поступившие в структурные подразделения облисполкома, передаются руководителю этого структурного подразделения.
22. По письменному обращению, поступившему в облисполком, принимается одно из следующих решений:
22.1. о направлении обращения для разрешения в структурные подразделения облисполкома, городские и районные исполнительные комитеты (далее - горрайисполкомы), другие государственные органы, иные организации, ответственные за рассмотрение обращений по существу;
22.2. о разрешении обращения в облисполкоме по существу;
22.3. об оставлении обращения без рассмотрения по существу.
23. Все письменные обращения после рассмотрения руководством облисполкома возвращаются в отдел писем.
24. При направлении обращения для разрешения в структурные подразделения облисполкома, горрайисполкомы, другие государственные органы, иные организации отдел писем готовит сопроводительное письмо за подписью руководства облисполкома, оформленное в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - сопроводительное письмо), и в пятидневный срок направляет в подлиннике по компетенции с уведомлением об этом заявителя.
25. В случаях, если в обращении содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких структурных подразделений облисполкома, горрайисполкомов, других государственных органов, иных организаций, тогда структурным подразделениям облисполкома, горрайисполкомам, другим государственным органам, иным организациям, указанным не первыми в сопроводительном письме, отделом писем направляется копия обращения с сопроводительным письмом.
Обращения с сопроводительным письмом за подписью руководства облисполкома регистрируются в структурных подразделениях облисполкома, областных организациях (использующих компьютерные программы "Обращения граждан", "Обращения юридических лиц"), горрайисполкомах в компьютерной программе "Обращения граждан" или "Обращения юридических лиц" (раздел "Письменные обращения") с указанием реквизитов сопроводительного письма.
26. При разрешении обращения в облисполкоме поручения руководства облисполкома оформляются в форме резолюции. Резолюция оформляется на отдельном листе и прилагается к обращению, при этом она является его составной частью. Отделом писем на резолюции делается отметка: "Поручение руководства ОИК".
Поручения руководства облисполкома регистрируются в структурных подразделениях облисполкома, областных организациях (использующих компьютерные программы "Обращения граждан", "Обращения юридических лиц"), горрайисполкомах в компьютерной программе "Обращения граждан" или "Обращения юридических лиц" (раздел "Поручения по обращениям").
27. Копии письменных обращений, разрешение которых определено в облисполкоме, исполнителю (исполнителям) направляются отделом писем с поручением руководства облисполкома в день подписания поручения.
28. По письменным обращениям, разрешение которых определено в облисполкоме, структурными подразделениями облисполкома, горрайисполкомами, другими государственными органами, иными организациями готовится проект ответа для доклада руководству облисполкома.
29. В случаях, когда резолюцией руководства облисполкома определены несколько исполнителей, ответственным за рассмотрение обращения и подготовку ответа заявителю за подписью руководства облисполкома является стоящий в резолюции первый исполнитель, если в ней не указано иное.
Первому исполнителю соисполнителями резолюции представляются документы рассмотрения не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения контрольного срока.
30. По результатам выполнения поручения руководства облисполкома заявителю направляется ответ за подписью руководства облисполкома.
31. Письменные обращения оставляются без рассмотрения по существу, если:
31.1. не соответствуют требованиям, установленным в частях первой и второй статьи 7 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан";
31.2. в них содержатся нецензурные либо оскорбительные слова или выражения;
31.3. текст обращения не поддается прочтению;
31.4. они подлежат рассмотрению только в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также в ином порядке, установленном законодательными актами Республики Беларусь.
32. Решение об оставлении обращения без рассмотрения в пятидневный срок со дня его регистрации принимает руководство облисполкома, в структурных подразделениях облисполкома - их руководители или уполномоченное ими должностное лицо путем уведомления автора о причинах оставления обращения без рассмотрения по существу и возвращения ему оригиналов документов, приложенных к обращению, при наличии сведений об авторе и данных о месте жительства.
33. В случаях, указанных в подпункте 31.4 пункта 31, также разъясняется, в какой компетентный орган, организацию и в каком порядке следует обратиться для решения изложенных в обращении вопросов.
34. Анонимные обращения рассмотрению не подлежат, за исключением обращений, содержащих сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении.
35. Обращения, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в пятидневный срок со дня их регистрации направляются отделом писем в соответствующие правоохранительные или другие компетентные органы.
36. Должностные лица облисполкома вправе отказать в рассмотрении жалобы в случае пропуска срока, установленного законодательством.
Решение об отказе в рассмотрении жалобы принимают руководство облисполкома, руководители структурных подразделений облисполкома. Письменный мотивированный отказ в рассмотрении жалобы направляется заявителю в пятидневный срок.
37. Не направляются обращения для разрешения тем организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются, за исключением тех случаев, когда рассмотрение данной категории обращений относится к исключительной компетенции этих государственных органов, иных организаций (должностных лиц).
38. Руководство облисполкома по результатам рассмотрения обращения, автор которого не удовлетворен результатами его рассмотрения подчиненной (подотчетной) организацией, при наличии оснований для положительного решения изложенных в обращении вопросов рассматривает обращение по существу либо выдает обязательное для исполнения предписание о надлежащем решении этих вопросов, оформленное в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", о чем сообщается автору обращения.
Организация, получившая предписание, должна исполнить его в указанный в предписании срок, но не более одного месяца, и в течение трех дней с момента его исполнения сообщить об этом в облисполком, а также уведомить автора обращения.
39. Предписание готовится структурным подразделением облисполкома, в котором рассматривалось обращение, и подписывается руководством облисполкома.
40. В предписании отражаются обязательность разрешения вопроса по существу, причины, по которым изложенный в обращении вопрос может быть решен положительным образом, определяется срок устранения нарушений. Данный срок должен быть указан в виде календарной даты.
41. Обращение, по которому выдавалось предписание, считается исполненным и может быть направлено в дело только после получения сообщения из подчиненной (подотчетной) организации об исполнении предписания.
42. По каждому случаю ненадлежащего рассмотрения обращений подчиненными (подотчетными) органами, организациями структурное подразделение облисполкома, рассматривающее обращение, готовит представление, оформленное в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", о привлечении должностных лиц, допустивших нарушение порядка рассмотрения обращений, к дисциплинарной ответственности за подписью руководства облисполкома согласно распределению обязанностей.
43. Отметка о выдаче предписания и представления указывается в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки в соответствующей компьютерной программе.
44. Контроль за исполнением предписания и представления осуществляет структурное подразделение, вынесшее предписание и (или) представление.
45. Коллективные обращения 30 и более граждан по вопросам, входящим в компетенцию облисполкома, структурных подразделений облисполкома, рассматриваются с выездом на место нахождения объекта, являющегося предметом обращения, и встречей с заявителями, если иное не вытекает из этого обращения.
46. Повторные обращения, в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства и по которым имеются результаты исчерпывающих проверок, а гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, а также юридическим лицам в установленном порядке даны ответы, рассмотрению не подлежат. При этом гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, а также юридическим лицам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны и переписка с ними по данному вопросу прекращается.
47. Решение о прекращении производства по повторным обращениям, поступившим в облисполком, принимается руководством облисполкома на основании предложений исполнителя (исполнителей), по обращениям, поступившим в структурные подразделения облисполкома, - их руководителями.
48. Обращения, направленные в облисполком вышестоящими государственными органами, должностными лицами, рассматриваются в облисполкоме в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь и настоящей Инструкцией.
49. Ответы на обращения даются в установленные законодательством сроки.
50. Руководство облисполкома, руководители структурных подразделений облисполкома исходя из объема разрешаемых вопросов могут уменьшать сроки рассмотрения обращений в пределах сроков, установленных Законом Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
51. Срок рассмотрения обращений исчисляется в календарных днях со дня их регистрации в облисполкоме.
52. Срок рассмотрения обращений, поступивших в облисполком, его структурные подразделения, горрайисполкомы из вышестоящих органов и находящихся у них на контроле, исчисляется с даты, указанной на поручении или сопроводительном письме органа, направившего обращение.
53. Обращение считается разрешенным по существу, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ.
54. Ответы на обращения, поступившие в облисполком, направляются на бланках установленного образца и регистрируются в журнале учета отправленной корреспонденции по форме согласно приложению 1.
55. Ответы заявителям подписывает руководство облисполкома с указанием принятых по обращению мер или доводов отклонения обращения, разъяснением порядка обжалования принятых решений. В исключительных случаях - иные должностные лица по поручению руководства облисполкома.
56. Ответы на обращения, направленные на разрешение в структурные подразделения облисполкома, дают руководители или их заместители.
57. Ответы высшим должностным лицам Республики Беларусь, завизированные первым заместителем председателя облисполкома, заместителями председателя облисполкома по вопросам, входящим в их компетенцию, подписывает председатель облисполкома.
58. Ответы в вышестоящие органы по обращениям подписывает руководство облисполкома в соответствии с распределением обязанностей.
59. Контроль за рассмотрением обращений в облисполкоме ведется отделом писем.
Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. В случае досрочного разрешения вопросов исполнитель в течение трех дней с момента разрешения информирует облисполком.
Контроль завершается, если все поставленные в обращении вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы по существу в установленные Законом Республики Беларусь "Об обращениях граждан" сроки.
60. Снятие с контроля обращений производится только после предоставления специалистами, рассматривающими обращения, всех относящихся к ним документов, подтверждающих законность принятых решений и обоснованность данных ответов.
Решение о снятии с контроля обращений принимается руководством облисполкома.
61. Ход рассмотрения обращений отражается в регистрационно-контрольной карточке соответствующей компьютерной программы.
62. На каждом из обращений после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и направлении в дело.
Глава 4
ПРИЕМ ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ
63. Личный прием граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц (далее - личный прием) проводится председателем облисполкома, его первым заместителем, заместителями, управляющим делами облисполкома по утвержденному председателем облисполкома графику.
64. График личного приема руководства облисполкома размещается в местах, доступных для ознакомления посетителей, а также на Интернет-сайте облисполкома и в электронном справочном терминале, направляется в горрайисполкомы.
65. В случае отсутствия по уважительной причине должностных лиц, осуществляющих прием, личный прием осуществляют лица, исполняющие их обязанности.
66. Прием заявителей с целью предварительного консультирования, разъяснения им порядка личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и руководителей (представителей) юридических лиц, прием обращений, других документов, предварительная запись на прием к председателю облисполкома, его первому заместителю, заместителям, управляющему делами осуществляется специалистом отдела писем ежедневно в рабочее время в отделе писем или по телефону.
Учет приема посетителей осуществляется в журнале учета приема посетителей по форме согласно приложению 2.
67. Информация о порядке осуществления предварительной записи на личный прием к руководству облисполкома размещается на стенде.
68. При записи на личный прием к руководству облисполкома выясняется суть вопроса, уточняются мотивы обращения, а также иные сведения.
69. Запись на личный прием к председателю облисполкома заканчивается за пять календарных дней до даты приема.
70. Организацию личных приемов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц председателя облисполкома и управляющего делами облисполкома осуществляет отдел писем во взаимодействии с руководителями структурных подразделений облисполкома, областных организаций.
Организацию личных приемов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц первого заместителя председателя, заместителей председателя облисполкома осуществляют их помощники.
71. При подготовке личного приема начальник отдела писем вправе запрашивать у соответствующих органов местного управления и самоуправления, структурных подразделений облисполкома, других государственных органов, подчиненных облисполкому, иных организаций необходимые сведения и справочные материалы по существу обращения.
72. В ходе предварительной записи, изучения представленных материалов отделом писем определяется необходимость участия в приеме руководителей и специалистов соответствующих структурных подразделений облисполкома, областных организаций, решаются вопросы по обеспечению качественного и организованного приема.
73. Лицо, проводящее личный прием, руководствуясь законодательством Республики Беларусь и в пределах своей компетенции вправе принять одно из следующих решений:
73.1. дать устное разъяснение по существу поставленного вопроса. В регистрационно-контрольной карточке делается отметка: "В ходе приема даны разъяснения по существу поставленного вопроса";
73.2. удовлетворить просьбу, сообщив заявителю порядок и срок исполнения принятого решения. В регистрационно-контрольной карточке делается отметка: "В ходе приема заявителю сообщен порядок и срок исполнения принятого решения";
73.3. в соответствии с законодательством Республики Беларусь отказать в удовлетворении просьбы, разъяснив мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения. В регистрационно-контрольной карточке делается отметка: "Отказать в удовлетворении просьбы, разъяснены мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения".
74. В случае, если вопрос, изложенный в устном обращении, не может быть решен во время личного приема, обращение может излагаться в письменной форме и подлежит рассмотрению в порядке, установленном статьей 9 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан" и настоящей Инструкцией. По обращению в карточке личного приема дается поручение.
Поручения руководства облисполкома по итогам личного приема регистрируются в структурных подразделениях облисполкома, областных организациях (использующих компьютерные программы "Обращения граждан", "Обращения юридических лиц"), горрайисполкомах в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках в компьютерных программах "Обращения граждан" или "Обращения юридических лиц" (раздел "Поручения по обращениям").
75. Личный прием граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц проводится также руководителями структурных подразделений облисполкома, их заместителями и по их поручению - специалистами структурных подразделений облисполкома. Периодичность проведения приемов руководителями структурных подразделений определяется самостоятельно.
Графики личного приема размещаются в местах, доступных для ознакомления посетителей, а также на Интернет-сайте облисполкома и в электронном справочном терминале облисполкома.
76. Председателем, его первым заместителем, заместителями, управляющим делами облисполкома, руководителями структурных подразделений облисполкома проводятся также выездные приемы.
Информация о времени и дате проведения выездного приема председателем облисполкома, его первым заместителем, заместителями, управляющим делами облисполкома, руководителями структурных подразделений облисполкома размещается в средствах массовой информации.
77. Учет приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц, обратившихся на личный прием, в том числе и на выездной, к председателю облисполкома, его первому заместителю, заместителям, управляющему делами облисполкома ведется в электронном виде в регистрационно-контрольных карточках в компьютерных программах "Обращения граждан" (раздел "Устные обращения") и "Обращения юридических лиц" (раздел "Устные обращения").
При регистрации обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, поступивших в ходе личного приема, регистрационный индекс дополняется буквой "Л".
При регистрации обращений руководителей (представителей) юридических лиц, поступивших в ходе личного приема, регистрационный индекс дополняется буквами "Ю Л".
78. Поручения, данные по итогам личных приемов первым заместителем председателя облисполкома, заместителями председателя облисполкома, передаются в отдел писем для регистрации в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
79. Контроль за выполнением поручений руководства облисполкома, данных в ходе личного приема, возлагается на отдел писем.
80. Исполненные обращения снимаются с контроля по согласованию с должностными лицами, проводившими прием.
Глава 5
РАБОТА С КНИГОЙ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ
81. Обязанность по организации работы с книгой замечаний и предложений (далее - книга) в облисполкоме возлагается на управляющего делами облисполкома, в структурных подразделениях облисполкома - на их руководителей.
82. Место нахождения книги в облисполкоме, структурных подразделениях облисполкома, а также уполномоченные лица, ответственные за ведение, выдачу и хранение книги, определяются председателем облисполкома.
83. Сведения о месте нахождения книги размещаются на информационных стендах.
84. Книга выдается гражданам по первому требованию без предъявления документа, удостоверяющего личность.
85. При рассмотрении записей, внесенных в книгу, их копии передаются на рассмотрение руководству облисполкома в соответствии с распределением обязанностей.
Копия записи в книгу с резолюцией руководства облисполкома направляется исполнителю, информация о ходе рассмотрения записи вносится в компьютерную программу "Обращения граждан" (раздел "Книга замечаний и предложений").
86. Порядок ведения делопроизводства по записям, внесенным в книги структурных подразделений облисполкома, определяется их руководителями.
87. Не подлежат обязательному рассмотрению изложенные в книге замечания и предложения по вопросам, не относящимся к деятельности облисполкома, структурных подразделений облисполкома.
88. Изложенные в книге замечания и предложения рассматриваются в сроки, установленные подпунктом 2.5.3 пункта 2 Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2.
89. Контроль за выполнением поручений по записям, внесенным в книгу, осуществляет лицо, ответственное за ведение, выдачу и хранение книги.
90. Поступившие ответы на внесенные в книгу записи докладываются руководству облисполкома для принятия решения по списанию в дело или осуществлению контроля.
Глава 6
АНАЛИЗ ОБРАЩЕНИЙ
91. Обращения, поступившие в облисполком, систематически анализируются отделом писем, помощниками руководства облисполкома, а в структурных подразделениях облисполкома - лицами, на которых возложена обязанность ведения делопроизводства по обращениям, обобщаются в виде справок, статистических данных и передаются руководству облисполкома, руководителям структурных подразделений облисполкома с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и законных интересов граждан, а также совершенствования работы государственных органов, решения наиболее социально значимых вопросов населения, мониторинга тенденций общественного мнения о работе исполнительных и распорядительных органов.
92. Итоги работы с обращениями в комитетах, управлениях и отделах облисполкома заслушиваются на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях с руководителями подведомственных организаций не реже одного раза в квартал.
93. Вопросы работы с обращениями, а также отдельные обращения, при рассмотрении которых были допущены формализм и волокита, при необходимости рассматриваются на совещаниях у председателя облисполкома, его первого заместителя, заместителей, управляющего делами облисполкома.
94. Статистические отчеты о работе с обращениями в структурных подразделениях облисполкома, горрайисполкомах составляются ежеквартально и до 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представляются в отдел писем.
Глава 7
ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ ПО ОБРАЩЕНИЯМ
95. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе и по личному приему, за период календарного года формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
96. Документы в делах располагаются в последовательности решения вопроса.
Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
97. Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются и возвращаются отделом писем исполнителю на доработку.
98. Срок хранения обращений, документов по их рассмотрению и разрешению обращений - пять лет (в случаях неоднократного обращения - пять лет с даты последнего рассмотрения).
99. В необходимых случаях в установленном порядке экспертной комиссией облисполкома может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений.
100. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям подлежат уничтожению в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.
Приложение 1
к Инструкции
об организации работы с
обращениями граждан, в
том числе индивидуальных
предпринимателей,
юридических лиц, книгой
замечаний и предложений
в Брестском областном
исполнительном комитете
ЖУРНАЛ
учета отправленной корреспонденции
----+----------+----------------------+-----------------------------------¬
¦N ¦ Дата ¦ Номер документа ¦ Кому направлен ¦
¦п/п¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------+----------------------+-----------------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+---+----------+----------------------+-----------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Приложение 2
к Инструкции
об организации работы с
обращениями граждан, в
том числе индивидуальных
предпринимателей,
юридических лиц, книгой
замечаний и предложений
в Брестском областном
исполнительном комитете
ЖУРНАЛ
учета приема посетителей
----+------+----------+-----------+----------+-------------+-----------+----------¬
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Фамилия, имя,¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ Фамилия, ¦ Адрес ¦ Краткое ¦ отчество и ¦ Отметка о ¦ ¦
¦N ¦ Дата ¦ имя, ¦посетителя,¦содержание¦ должность ¦результатах¦Примечание¦
¦п/п¦приема¦ отчество ¦ телефон ¦ устного ¦ лица, ¦ приема ¦ ¦
¦ ¦ ¦посетителя¦ ¦обращения ¦проводившего ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ прием ¦ ¦ ¦
+---+------+----------+-----------+----------+-------------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+------+----------+-----------+----------+-------------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
| 
