Инструктивное письмо Министерства юстиции Республики Беларусь от 09.03.1994 № 05-11-1073 "По вопросу нотариального оформления документов, предназначенных для действия за границей"

Зарегистрировано в НРПА РБ 23 декабря 1999 г. N 8/2092

В последние два года значительно возросло число обращений граждан и юридических лиц в Министерство юстиции Республики Беларусь по вопросу легализации нотариально оформленных документов, предназначенных для использования их за границей.

По сложившейся многолетней практике нотариально удостоверенные документы, предназначенные для действия за границей, гражданами и юридическими лицами представляются в Министерство юстиции республики для их легализации. В ходе легализации Министр юстиции или один из его заместителей соответствующей записью на документе свидетельствует подпись нотариуса, а затем данный документ проходит консульскую легализацию в Министерстве иностранных дел Республики Беларусь.

С декабря 1992 года несколько упростилась процедура легализации документов, предназначенных для использования их в ряде стран. 1 октября 1992 года Республика Беларусь присоединилась к Гаагской Конвенции, отменившей для стран-участниц Конвенции требования дипломатической или консульской легализации официальных документов, направляемых из одной страны в другую. Список стран-участниц Гаагской Конвенции прилагается. В этой связи Совет Министров Республики Беларусь (постановление от 15 декабря 1992 года N 754 "О мерах по реализации положений Гаагской Конвенции от 5 октября 1961 года, которые отменяют необходимость легализации иностранных официальных документов" (СП РБ, 1992 г., N 35, ст. 640) предоставил Министерству юстиции право проставлять апостиль на официальных документах, исходящих из учреждений юстиции и судов и предназначенных для использования их за границей в странах-участницах Конвенции. За проставление апостиля на официальных документах, предназначенных для использования за границей, взимается сбор в размере 10 процентов минимальной заработной платы с зачислением его в доход республиканского бюджета.

Поступающие в Министерство юстиции документы для легализации имеют различное содержание, но чаще всего, это: договора мены квартир в странах ближнего зарубежья; заверения об отсутствии обстоятельств, исключающих, согласно закону, вступление в брак; доверенности на представление за границей интересов юридических и физических лиц; сертификаты полномочий руководителей предприятий и организаций; копии учредительных документов, лицензий на право совершения банковских операций, решений исполкомов местных Советов народных депутатов и выписок из них о регистрации предприятий; разрешения Национального банка Республики Беларусь на открытие корреспондентских счетов коммерческих банков Беларуси в коммерческих банках других государств бывшего СССР; справки Государственного комитета Республики Беларусь по внешним экономическим связям о государственной регистрации совместных предприятий и другие.

Министерство юстиции Республики Беларусь изучило поступающие на легализацию документы и считает необходимым высказать следующее.

В подавляющем большинстве случаев государственные и частные нотариусы правильно оформляют документы, предназначенные для действия за границей. В ходе оформления таких документов нотариусы пользуются Инструкцией Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 апреля 1976 года "О порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами Республики Беларусь" и Инструктивными указаниями Министерства юстиции СССР от 4 мая 1984 года "О нотариальном оформлении от имени советских граждан, предприятий, учреждений и организаций документов, предназначенных для действия за границей". Инструктивные указания не утратили своей актуальности и в настоящее время.

Наряду с этим в Министерство юстиции все еще поступает немало документов, которые по уровню их оформления не соответствуют предъявляемым к ним требованиям. По внешнему виду некоторые из них выглядят измятыми, заношенными, текст их трудночитаем.

При оформлении документов, предназначенных для действия за границей, отдельные нотариусы допускают упрощенчество и не обеспечивают должный уровень культуры документов. Нередко нотариусы оформляют документ небрежно, на бумаге низкого качества, допускают всевозможные прочерки незаполненных до конца строчек и других свободных мест или проставляют мастичные штампы. Зачастую в оформляемых документах нотариусы забывают полностью указать свои фамилию, имя, отчество, занимаемую должность, полное наименование нотариальной конторы в соответствии с наименованием оттиска гербовой печати. Неединичны случаи, когда в текстах документов, оформленных нотариусом, обнаруживаются грамматические ошибки, которые в установленном порядке им не исправлены и не оговорены. Порой на документах, состоящих из нескольких листов, нотариусы не учиняют надпись следующего содержания: "прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью".

Имеют место случаи, когда нотариус, принимая на оформление документы, забывает проверить правоспособность юридического лица и полномочия его представителя, проверить соответствуют ли совершаемые действия правам, предоставленным юридическому лицу Уставом или Положением о нем. Так, один из государственных нотариусов города Минска удостоверил доверенность, выданную совместным предприятием "Чисть-Бау", хотя подпись представителя юридического лица была скреплена печатью акционерного общества "Забудова".

При удостоверении документов, предназначенных для действия за границей, многие нотариусы несмотря на данный Министерством юстиции запрет продолжают проставлять оттиски удостоверительных штампов вместо учинения удостоверительных надписей, исполненных на пишущей машинке. И, как следствие, граждане вынуждены повторно обращаться к нотариусу за переоформлением документа. Учиняя удостоверительные надписи, некоторые нотариусы забывают сделать в них отметку, что личность гражданина, подписавшего доверенность или иной документ установлена, дееспособность и полномочия проверены, текст документа прочитан и его содержание разъяснено.

В некоторых случаях нотариусы, принимая к нотариальному оформлению в качестве документов Уставы (положения) предприятий, организаций и учреждений, не придают значения тому, что на них отсутствует отметка о государственной регистрации или оттиск гербовой печати органа, произведшего регистрацию Устава, как того требует постановление Совета Министров Республики Беларусь от 25 февраля 1993 года N 100 "О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь". (СП Республики Беларусь, 1993 г., N 6, ст. 100).

В связи с изложенным Министерство юстиции считает необходимым высказать следующее.

1. При нотариальном оформлении документов, предназначенных для использования их за границей, нотариус должен разъяснять гражданам и представителям юридических лиц о необходимости последующей их легализации в Министерстве юстиции.

2. К документам, предназначенным для использования за границей, предъявляются следующие основные требования:

а) документы должны быть изготовлены на качественной бумаге, полностью напечатаны на пишущей машинке или компьютере и только в исключительных случаях написаны от руки. Документы не разрешается сгибать, вносить в них какие-либо дополнительные сведения, прочеркивать незаполненные до конца строчки и другие свободные места, а также ставить на них мастичные штампы. Удостоверительная надпись нотариуса должна быть напечатана на машинке. При заполнении удостоверительных надписей необходимо полностью указывать фамилию, имя, отчество нотариуса и точно его должность, не допуская сокращений, а также полное наименование нотариальной конторы или частного нотариуса в строгом соответствии с наименованием оттиска гербовой печати.

Дата обозначается словами, если она отсутствует в тексте документа или указана цифрами.

Фамилию, имя и отчество лица, подписавшего документ, следует указывать по паспорту в той последовательности, как она проставлена в оформляемом документе.

Печать ставится на свободном месте документа под удостоверительной надписью, не затрагивая ее текста и подписи нотариуса.

Документы, изложенные на нескольких листах, должны быть надлежащим образом прошнурованы, пронумерованы и скреплены подписью нотариуса и печатью нотариальной конторы или частного нотариуса. Сшивать указанные документы следует шелковой лентой шириной около 1 см или ниткой белого или красного цвета;

б) в случае, когда требуется представить два и более экземпляров документа одинакового содержания, нотариус вправе их удостоверить. Каждый экземпляр документа регистрируется в реестре под самостоятельным номером. Соответственно и госпошлина и нотариальный сбор взыскивается за каждый экземпляр;

в) при обращении юридических лиц в нотариальную контору с просьбой удостоверить доверенность, нотариус обязан проверить правоспособность юридического лица и полномочия его представителя в порядке, установленном законодательством о нотариате.

2. При оформлении документов нотариус обязан проверить имеет ли представленный документ все необходимые реквизиты. В частности, в соответствии с вышеупомянутым постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 февраля 1993 г. N 100 на уставах, положениях предприятий, учреждений и организаций должна ставиться гербовая печать органа, произведшего их государственную регистрацию.

3. Текст удостоверительной надписи должен соответствовать образцам, изложенным в приложениях к Инструктивным указаниям о нотариальном оформлении от имени граждан, предприятий, учреждений и организаций документов, предназначенных для действия за границей.

Частный нотариус в удостоверительной надписи должен указать размер взысканного нотариального сбора, а не государственной пошлины.

Заместитель Министра юстиции

Республики Беларусь В.М.ЛОВЧИЙ