Приказ Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 23.05.1995 № 13 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь"

< Главная страница

Зарегистрировано в НРПА РБ 18 октября 1999 г. N 8/1163

В целях совершенствования организации работы с документами и повышения уровня документационного обеспечения управления в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, а также в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, независимо от форм собственности, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Примерную Инструкцию по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь.

2. Отменить ранее действовавшую Примерную Инструкцию о делопроизводстве в министерствах и ведомствах, исполнительных комитетах областных Советов депутатов трудящихся Белорусской ССР, утвержденную начальником Главархива БССР 19.02.75.

3. Белорусскому научно-исследовательскому центру документоведения, археографии и архивного дела обеспечить издание Примерной Инструкции и информирование организаций о ее подготовке и введении в действие.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на отдел делопроизводства и формирования Национального архивного фонда Белкомархива (Давыдова Э.Н.) и отделы облисполкомов по архивам и делопроизводству.

Председатель Комитета А.Н.МИХАЛЬЧЕНКО

                                  УТВЕРЖДЕНО
                                  приказом председателя Комитета
                                  по архивам и делопроизводству
                                  Республики Беларусь 23.05.95 N 13
                                  Внесена Министерством юстиции в
                                  Реестр государственной регистрации
                                  нормативных актов министерств и
                                  других центральных органов
                                  управления Республики Беларусь
                                  30.05.95 N 908/12

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь <*> подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, а также технологии работы с ними.

Примерная инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах, государственных комитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, независимо от форм собственности <**> и ведомственной принадлежности.

-------------------------------

<*> Далее "Примерная инструкция"

<**> Далее "организация"

1.2. Вопросы работы с документами организаций регулируются законодательством Республики Беларусь, нормативно-методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, уставами и положениями министерств, госкомитетов, ведомств, учреждений, организаций и предприятий.

1.3. В соответствии с приказом Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25.05.93 N 12 "О нормативно-методических актах и документах", до принятия национального законодательства в области архивного дела и делопроизводства, в республике действует порядок ведения делопроизводства, определенный нормативно-методическими документами бывших Главархива и Госстандарта СССР. Перечень основных нормативно-методических документов приведен в приложении 1.

1.4. Основные положения Примерной инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию.

На организационно-распорядительные документы с грифами "Особой важности", "Совершенно секретно", "Секретно", письма, заявления и жалобы граждан, а также на документы, не относящиеся к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и др. системы документации), действие Примерной инструкции распространяется в части, касающейся общего порядка работы с документами и подготовки их к сдаче в архив. Особенности оформления и обработки указанных документов регламентируются специальными инструкциями.

1.5. Примерная инструкция устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.

Организации ведут делопроизводство на основе самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих Примерной инструкции.

Положения инструкций распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники - машиночитаемые и др., независимо от их носителей.

Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям инструкций по делопроизводству.

1.6. Типовые или Примерные инструкции по делопроизводству министерств, государственных комитетов и других центральных органов управления утверждаются их руководителями после согласования с Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь. Инструкции по делопроизводству министерств, государственных комитетов и других центральных органов управления, учреждений, организаций, предприятий, передающих документы на государственное хранение, утверждаются их руководителями по согласованию с архивным учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь. Согласование проводится с целью соблюдения министерствами, государственными комитетами и другими центральными органами управления, учреждениями, организациями, предприятиями действующего законодательства и нормативных документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления; единого учета и обеспечения сохранности документов организаций как составной части Национального архивного фонда Республики Беларусь.

1.7. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях организации единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагается на службу документационного обеспечения управления (ДОУ) (Приложение 2).

Наименование, структура, штаты службы ДОУ (Управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и др.) устанавливаются в соответствии с положением о ней и в зависимости от объема документооборота и наличия средств вычислительной и организационной техники и др. выполняемых функций.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений.

Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.8. Задачи, функции, порядок работы подразделений службы ДОУ регламентируются положениями о них.

Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании, организации, определяются должностными инструкциями.

1.9. Работники организаций должны быть ознакомлены с установленным порядком работ с документами и инструкцией по делопроизводству.

Работники структурных подразделений организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения и сообщается в службу ДОУ.

Передача документов или их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководителя организации или структурного подразделения.

При увольнении или перемещении работника, имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику по акту передачи.

1.10. Министерства, государственные комитеты и другие центральные органы управления осуществляют контроль за состоянием делопроизводства в подведомственных им учреждениях, организациях, предприятиях.

2. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам, т.е. в создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные документы, в т.ч. телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей.

Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией организации, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления.

Юридическим основанием возникновения распорядительных документов в деятельности организаций являются:

Законы Республики Беларусь;

указы и распоряжения Президента Республики Беларусь;

постановления Верховного Совета Республики Беларусь;

указы и постановления Президиума Верховного Совета Республики Беларусь;

постановления, распоряжения Кабинета Министров Республики Беларусь;

поручение вышестоящих органов;

осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;

необходимость правового регулирования работы аппарата управления.

Согласно действующему законодательству министерства, государственные комитеты и другие центральные органы управления, учреждения, организации, предприятия наделены правом издавать только те распорядительные документы, которые предусмотрены действующим законодательством и соответствующими положениями и уставами.

Коллегиальные органы министерств, государственных комитетов и других центральных органов управления издают решения коллегий, вводимые в действие приказом и другими распорядительными документами.

Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости - согласование (визирование) проекта, утверждение, размножение (тиражирование).

Составитель документа отвечает за правильность его содержания, оформления, своевременность подготовки.

На службу ДОУ возлагается проверка правильности оформления документов.

Право издания документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники (ВТ).

В целях эффективного использования средств ВТ устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами.

Для сокращения количества применяемых форм документов организация разрабатывает унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

УФД включаются в "Табель унифицированных форм документов организации" - перечень разрешенных к применению форм документов (приложение 3).

Табель утверждается руководителем организации. Ведение табеля, внесение в него изменений, контроль за его применением осуществляется службой ДОУ.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие обязательных для данного вида документа реквизитов: наименование организации-автора; код организации-автора документа; название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок); код формы документа; заголовок к тексту; текст; дата; индекс; визы; подпись.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами в зависимости от назначения документа, его обработки и т.д.

Проверка соответствия документов действующему законодательству возлагается на юридическую службу организации.

2.2. Бланки документов

Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, установленный ГОСТом 6.38-90 "УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Отдельные документы допускается оформлять не на бланках (например, внутренние документы структурных подразделений), но с обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (210 x 148 мм): бланк для письма и общий бланк для остальных видов организационно-распорядительной документации (Приложения 4 и 5). На основании общего бланка изготавливаются бланки для конкретных видов документов (приказов, указаний, протоколов и др.), либо наименование видов документов впечатывается в общий бланк машинописным способом. Изготовление бланков по видам документов считается целесообразным, если их объем превышает 200 документов в год. Выбор формата бланка зависит от вида и объема текста документа.

Рукописное оформление документов должно соответствовать его машинописному оформлению: состав и расположение реквизитов, нумерация страниц.

Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка. Бланки, как правило, имеют угловое расположение постоянных реквизитов документов или угловой штамп; допускается их продольное расположение, если реквизиты содержат большое количество печатных знаков, не вмещаемых в угловой штамп.

Бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.

При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратному межстрочному интервалу пишущих машин.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений.

2.3. Оформление реквизитов документов

2.3.1. Изображение государственного герба.

Изображение государственного герба помещается на верхнем поле распорядительных документов и письма. Использование печатей, бланков документов и угловых штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь учреждениями, организациями, предприятиями, основанными на негосударственной и смешанной формах собственности, не допускается.

2.3.2. Наименование организации-автора документа.

Наименование организации-автора документа указывается в точном соответствии с положением (уставом) о ней. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным наименованием и применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в положении (уставе) об организации. Код организации-автора документа должен соответствовать наименованию и коду Общегосударственного классификатора предприятий и организаций Республики Беларусь (ОКПО).

2.3.3. Название документа.

Название документа должно соответствовать компетенции организации (см. п. 2.1.), содержанию документируемого управленческого действия, а также Табелю унифицированных форм документов. На письмах название документа не указывается.

Для обеспечения обработки информации, содержащейся в документах, средствами вычислительной и организационной техники предусматривается в бланках документов постоянное место для кода формы документов.

Название и код унифицированной формы документа должны быть, как правило, напечатаны на бланке при его изготовлении и соответствовать наименованию и коду Общегосударственного классификатора унифицированных документов Республики Беларусь (ОКУД).

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующей форме (приказы, постановления и др.).

Совместные распорядительные документы организаций, издающих различные по форме документы, издаются в форме "совместного решения", которое имеет правовую силу распорядительного документа для каждой организации, принявшей этот документ.

Распорядительные документы вышестоящих органов доводятся до подведомственных организаций, структурных подразделений в форме, установленной автором документа, если эта форма не указана, то организация решает этот вопрос самостоятельно.

Наиболее распространенной формой является издание самостоятельных распорядительных документов (постановлений, приказов, указаний, решений, распоряжений и др.), в которых излагается содержание документа вышестоящего органа и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие выполнению. В тексте должна быть ссылка на наименование документа, поступившего из вышестоящего органа, его номер, дата и заголовок.

Ход обсуждения вопросов в коллегиальных органах, советах, на собраниях, совещаниях фиксируется в протоколах.

Организация, в целях выполнения поставленных перед ней задач, ведет переписку с вышестоящими, подведомственными, сторонними организациями, гражданами. В зависимости от способа передачи информации (по почте, телеграфу, телефону, телетайпу, телефаксу) различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, факсограммы.

Переписка между структурными подразделениями организации запрещается.

В зависимости от содержания различают следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, гарантийные и др.

Организации на основании уставов и положений, определяющих их задачи и функции, издают и другие управленческие документы: планы работы, отчеты, докладные записки, справки, акты и др.

2.3.4. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания; для документа принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также дата, содержащаяся в тексте, должна оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: дату 29 января 1993 г. следует оформить 29.01.93.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 29 января 1993 г.

2.3.5. Место составления документа.

Место составления или издание документа указывается на общем бланке. На бланках для служебных писем этот реквизит отсутствует.

2.3.6. Заголовок к тексту документа.

Документы формата А4 должны иметь заголовок к тексту. Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5.

Текст заголовка должен максимально кратко и точно отражать содержание документа. Заголовок должен грамматически согласоваться с названием документа, например: приказ (о чем?) "О создании предприятия" протокол (чего?) "Заседания Ученого совета".

В конце заголовка точка не ставится.

Заголовок должен формулироваться исполнителем документа.

Заголовки к текстам машинограмм следует формулировать по тем же правилам.

2.3.7. Текст документа.

Текст документа должен быть кратким, не допускающим различных толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться одного вопроса (темы), формулируемого в заголовке к тексту.

Текст принято начинать с указания причины (основания) для составления документа (вводная часть), затем излагается просьба, предложение, выводы, решения, распоряжения; иногда вводная часть может отсутствовать.

Текст сложных по содержанию документов (инструкции, приказы, протоколы и др.) допускается делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Например, в инструкции номер подраздела будет включать номера раздела и подраздела, разделенные точкой (1.1., 1.2., 2.1., 2.2.), номер пункта - номера раздела, подраздела и пункта (1.1.1., 1.1.2., 2.1.1., 2.1.2.).

2.3.8. Приложения к документу.

При наличии к документу приложений после текста (отдельным реквизитом) помещается отметка о приложении.

Если наименование документа-приложения указывается в тексте документа, отметка о приложении оформляется по следующей форме: Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

     Приложение: 1. Справка о подготовке детских лечебных учреждений
                    к зимнему сезону на 10 л. в 1 экз.
                 2. Список  детских  лечебных  учреждений  на  20 л.
                    в 1 экз.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложения, отметка о приложении оформляется по следующей форме:

     Приложение: Протокол   согласования  от  05.05.93  N  75/115  и
                 приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

В распорядительных документах (приказах, указаниях, решениях) выделение отметки о приложении после текста не допускается; указание о наличии приложения дается в тексте документа: "согласно приложению", "приложение", "приложение 1", "...представить перечень документов по прилагаемой форме" и др.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами. Например:

                                     Приложение 1
                                     К приказу директора института
                                     03.10.93 N 56

На документах, утверждаемых распорядительными актами, отметка о приложении не ставится; в правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа (наименования вида документа, заголовка к тексту, подписи и др.).

2.3.9. Отметка об исполнителе (составителе) документа.

Отметка об исполнителе (составителе) исходящего документа содержит фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя); отметка позволяет получателю документа (адресату) выяснить по телефону интересующие его вопросы или дать ответ, если решение вопроса не требует документального закрепления.

Под отметкой об исполнителе (составителе) допускается указывать индекс машинистки, отпечатавшей документ (например, первые буквы ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дату печатания, например:

Кунцевич 23 44 70

НП 7 10.10.93

Примечание: номера телефонов указываются без черточек.

Отметка располагается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа, от границы левого поля.

2.3.10. Подпись документа.

Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка - инициалы и фамилия. Например:

Заместитель министра           Личная подпись       И.О.Фамилия

При оформлении документа не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Например:

Директор хлебозавода N 3       Личная подпись       И.О.Фамилия

В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе комиссии:

Председатель комиссии           Личная подпись       И.О.Фамилия

Члены комиссии                  Личная подпись       И.О.Фамилия

                                                     И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Директор института              Личная подпись      И.О.Фамилия

Главный бухгалтер               Личная подпись      И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Заместитель директора                 Заместитель  директора
по экономическим вопросам             по производству

Личная подпись                        Личная подпись

И.О.Фамилия                           И.О.Фамилия

При временном замещении должностных лиц, отсутствующих в связи с болезнью, отпуском, командировкой или по другим причинам, подпись оформляется по образцу:

"И.о." или "Зам." директора       Личная подпись     И.О.Фамилия

Замена аббревиатуры "И.о.", "Зам." знаком "/" или предлогом "за" не допускается. Расшифровка подписи должна соответствовать фамилии должностного лица, подписавшего документ, и его фактической должности.

2.3.11. Согласование документа.

Согласование может проводиться как внутри организации (структурными подразделениями и должностными лицами), так и вне ее (с подчиненными и неподчиненными организациями).

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза документа включает в себя указание должности визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в документе, не допускается. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются", например:

Нач. отдела кадров
личная подпись         И.О.Фамилия

06.06.93               Замечания прилагаются

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, ниже подписи слева на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, указаний, решений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа и при размножении документа на копиях не воспроизводятся. Письма и другие исходящие документы визируются на копиях, остающихся в деле.

При необходимости оформления нескольких виз и отсутствия на документе свободного места допускается прилагать к нему отдельный лист согласования.

Перечень согласующих инстанций определяет составитель документа, исходя из его содержания.

Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны, как правило, превышать двух-трех дней (для каждой согласующей инстанции); остальные документы следует рассматривать в день их поступления на согласование. Для ускорения процесса согласования документ может быть размножен и разослан в копиях.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель министра торговли

Республики Беларусь

Личная подпись И.О.Фамилия

03.03.93

Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО                   СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания            Письмо  отдела
профсоюзного комитета         кадров
30.09.93 N 5                  15.05.93 N 04-15/139

При оформлении согласования документа на титульном листе гриф согласования располагается на его лицевой стороне ниже реквизита "заголовок к тексту документа".

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласований", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Грифы согласования с организациями, подпадающими под действие специальных положений, следует располагать в предусмотренном этими положениями месте.

При наличии одного грифа согласования его следует располагать от края левого поля документа; два грифа согласования - на одном уровне; несколько грифов согласования размещаются на документе или листе согласования двумя вертикальными рядами.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:

с подведомственными, однородными и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда издание документа затрагивает их интересы;

с общественными организациями - в случае необходимости или в случаях, предусмотренных актами законодательства;

с органами, осуществляющими государственный межведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

2.3.12. Утверждение документа.

Утверждение - один из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Утверждаются уставы организаций, положения о структурных подразделениях, коллегиальных органах, отчеты и балансы, структуры и штатные расписания, инструкции, графики и другие документы (приложение 6).

Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, или утверждение распорядительным актом (приказом, указанием); оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений или название утверждаемого документа не предусмотрено действующим законодательством.

Утверждение документа оформляется грифом утверждения, который располагается в правом верхнем углу документа. В зависимости от способа утверждения гриф может иметь следующие формы:

                                       УТВЕРЖДАЮ
                                       Ректор института
                                       подпись И.О.Фамилия
                                       01.08.93.

                                       УТВЕРЖДЕНО
                                       приказ ректора института
                                       06.12.93 N 450

Документ может быть утвержден несколькими должностными лицами (совместные документы организаций), в этом случае документ оформляется не на бланке, и грифы утверждения располагаются на одном уровне в пределах площади, отводимой для реквизита "наименование организации-автора документа". Наименование организации включается в наименования должностных лиц, утверждающих документ.

Дата (число) утверждения в грифе "УТВЕРЖДАЮ" проставляется должностным лицом, утвердившим документ; месяц и год допускается печатать на машинке.

2.3.13. Печать на документе.

На документах, требующих удостоверения их юридической силы, ставится гербовая печать. Проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей.

Оттиск печати на документах должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ.

Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяется руководителем организации.

2.3.14. Адресование документа.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:

                               Министерство образования и науки
                               Республики  Беларусь
                               Управление делами

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например:

                               Министерство образования и науки
                               Республики  Беларусь
                               Начальнику отдела кадров
                               Ефремову И.И.

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Например:

                                Генеральному директору
                                объединения "Агропром"
                                Котику В.И.

При адресовании документа в несколько однородных организаций, их названия следует указывать обобщенно:

                                Предприятиям отрасли

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с Почтовыми правилами. Например:

                                 Федерация профсоюзов
                                 Республики   Беларусь
                                 220126,   ГСП, Минск,
                                 пр. Машерова, 21

При адресовании документа частному лицу первым указывается почтовый адрес, затем - фамилия и инициалы получателя:

                                 220086, г.Минск,
                                 пр.Ф.Скорины, 32, кв.40
                                 Свиридович Е.В.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или организациям своей системы; в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами. Документ не должен содержать больше четырех адресов: каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.

При направлении документа нескольким адресатам (не более четырех адресатов) на документе, как правило, указываются все адресаты (без слова копия перед 2-м, 3-м, 4-м адресатами); все экземпляры печатаются на бланках. Если документ является ответом, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов; основному адресату направляется первый экземпляр документа.

При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа (в тексте документа дается ссылка на дату и номер поручения).

Каждая составная часть адресата (наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы получателя, почтовый адрес) должны начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей) адресата знаки препинания не ставятся, в середине строк - сохраняются. При написании адресата допускаются сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (воинская часть), обл., г. (город), с. (село), р-н, ул., пер., пр., корп., кв. В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир, знак "N" не ставится, при литерном написании номера, буква пишется слитно с цифрой (25а).

2.3.15. Регистрационный индекс документа.

Регистрационный индекс присваивается документу при его регистрации. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера документа (N 04-12/127).

Индексами распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов и др.) и протоколов являются их порядковые номера (NN 1, 2, 3 ...), которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документа в течение одного года. Таким же способом регистрируются предложения, заявления, жалобы граждан, их индексы дополняются первой буквой фамилии автора документа (К-127).

На документах, составленных совместно несколькими организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем. Номера пишутся через косую черту.

Например: 124/75/81.

Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.

2.3.16. Оформление копий документа.

Организация может засвидетельствовать копии (выписки) только тех документов, которые создаются в самой организации. Снятие копий с документов сторонних организаций допускается с разрешения этих организаций. Как исключение, разрешается изготавливать копии (выписки) документов, выданных другими организациями, при решении вопросов приема граждан на работу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.).

Копия (выписка), снятая с документа, должна воспроизводить все реквизиты этого документа, ее следует оформлять на бланке или обычной бумаге с воспроизведением полного текста бланка подлинника. На первом листе копии (выписки), в правом верхнем углу, указывается слово "Копия" или "Выписка" (без кавычек).

При оформлении копий (выписок) документов, касающихся прав граждан, на документе, с которого снята копия, проставляется отметка, кому и когда она выдана, и на самой копии - отметка о местонахождении подлинника (название организации, выдавшей копию).

Копии документов (выписки) должны иметь заверительную отметку, проставляемую под реквизитом "подпись"; отметка оформляется по образцу:

Верно
Инспектор
отдела  кадров       Личная   подпись     И.О.Фамилия
09.10.93

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки, заверительную подпись удостоверяют гербовой печатью.

На копиях исходящих документов, оставляемых в деле организации, текст бланков не воспроизводится, проставляется дата подписания, регистрационный индекс и заверительная отметка.

Размноженные экземпляры документа, не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью службы ДОУ; на экземплярах указывается номер заказа на размножение, тираж и дата размножения. На размноженных экземплярах документа, воспроизводящих факсимильную подпись подлинника печать не ставится.

2.3.17. Регистрационный штамп документа.

Регистрационный штамп проставляется на нижнем поле первого листа поступившего документа, справа; штамп содержит наименование организации, зарегистрировавшей документ, дату поступления и регистрационный индекс (номер) документа (приложение 7).

2.3.18. Резолюция.

Резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения (при необходимости), подпись, дата.

Задание, содержащееся в резолюции, должно быть конкретно. Например: "Корчику К.Н. Прошу подготовить заключение к 10.06.93 Подпись. Дата".

Не допускаются так называемые предварительные резолюции: "Прошу переговорить", "Прошу зайти ко мне" и т.д.

В резолюции не следует повторять содержание документа.

При нескольких резолюциях на документе, их содержание не должно дублироваться; каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей.

Если в резолюции определяется несколько исполнителей, должностное лицо, указанное первым, как правило, является ответственным за своевременное и качественное исполнение задания в целом.

Срок исполнения устанавливается руководителем, исходя из содержания документа, либо используются действующие типовые сроки исполнения определенных категорий документов (приложение 8).

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым способом: 19.09.93.

Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения (ответственный за контроль).

Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты, следует указывать номера контролируемых пунктов. Документ, поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле.

Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа, на письмах - под реквизитом "адресат".

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте, допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа). При отсутствии на документе места, допускается прилагать к документу отдельный лист резолюций с отметкой на документе о наличии такого листа.

2.3.19. Отметка о контроле.

Отметка о контроле содержит букву "К" или слово "Контроль" и выполняется от руки или штемпелем, как правило, цветным (красным) карандашом или краской. Отметка располагается на левом поле лицевой стороны первого листа документа, на уровне реквизита "заголовок к тексту" (на бланках документов площадь проставления отметки ограничена прямоугольником).

2.3.20. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется исполнителем на нижнем поле последнего листа документа, слева. Отметка включает: номер дела, в которое подшивается документ (определяется исполнителем), личная подпись исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя и дата направления документа в дело. При наличии документа, свидетельствующего об исполнении, в состав отметки включаются данные о документе (вид, дата, номер); при отсутствии документа фиксируется краткая справка об исполнении (подробные справки составляются отдельно и прилагаются к документу). Например:

В дело  02-4
Протокол  согласования  от 03.09.93 N 74
Личная  подпись
Дата 15.09.93             или
В дело N 12-17
17.08.93 передано по телефону
об отгрузке продукции
Личная подпись
Дата

2.3.21. Отметка о переносе данных на машинный носитель.

Отметка о переносе данных документа (информации, содержащейся в документе) на машинный носитель проставляется на нижнем поле последнего листа документа, подлежащего машинной обработке (например, при постановке документа на автоматизированный контроль). Отметка включает запись "Информация перенесена на машинный носитель", подпись лица, ответственного за перенос данных, и дату переноса.

2.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.4.1. Приказ, распоряжение, решение.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией.

Отдельно от приказов по основной деятельности организации издаются приказы по личному составу: о приеме на работу, перемещениях по службе, увольнении с работы, предоставлении отпусков, наложении взысканий, поощрениях и др.

Составление вместо приказов записок о приеме на работу, увольнении, переводах не допускается.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) или его заместителем для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Допускается издание совместных распоряжений по вопросам, относящимся к компетенции нескольких руководителей.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными органами.

Приказ (распоряжение, решение) должен содержать следующие обязательные реквизиты: наименование организации, издающей документ; код организации-автора документа; название вида документа; дату и регистрационный номер; место издания; заголовок; текст; визы; подпись.

Текст приказа (распоряжения, решения) состоит из констатирующей и распорядительной части.

В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Если документ издается на основании (в развитие) распорядительного документа вышестоящего органа, констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, номера и заголовка.

Если распорядительная часть приказа (распоряжения, решения) не нуждается в обосновании, констатирующая часть отсутствует.

Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ (прописными буквами без кавычек), распоряжения - ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, решения - РЕШИЛИ и разбивается на пункты и подпункты.

Распорядительная часть приказа (распоряжения, решения) заканчивается, как правило, указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения документа или конкретных пунктов документа.

Отсутствие указания об ответственном за контроль лице может означать, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издается.

Если приказ (распоряжение, решение) отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный распорядительный документ или какие-то его положения, последний пункт приказа (распоряжения, решения) должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: "Считать утратившим силу приказ ... от ... N ...."

В распорядительный документ не следует включать пункт: "Приказ довести до сведения ...". Подразделения, должностные лица, до сведения которых доводится документ, перечисляются в списке рассылки, прилагаемом к проекту документа.

Это положение не действует при необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников учреждения. В этом случае пункт: "Приказ довести до сведения всех работников" - обязателен.

Документы, издаваемые в развитие распорядительных актов вышестоящих органов, не должны воспроизводить их содержание.

При оформлении приказов по личному составу в тексте приказа отсутствует констатирующая часть. Пункты распорядительной части приказа располагаются в определенной последовательности: прием на работу, перевод, увольнение и т.д.

В конце каждого пункта приказа дается, как правило, основание для его составления.

В заголовке к тексту приказа указывается "По личному составу".

Проекты приказов, распоряжений оформляются на бланках формата А4; не на бланках допускается оформлять решения. Проекты приказов, распоряжений, решений подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. В обязательном порядке приказы (распоряжения, решения), издаваемые в организации, согласовываются с юридической службой.

При несоответствии распорядительного документа действующему законодательству, юрисконсульт проект не визирует, а дает к нему заключение о законном порядке разрешения рассматриваемых вопросов.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту, составитель его корректирует.

Согласованный проект приказа (распоряжения, решения) с замечаниями визирующих лиц и заключением составителя на замечания, представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.

2.4.2. Протокол.

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Решения совещания (заседания) проводятся в жизнь, как правило, приказами (распоряжениями) соответствующих руководителей либо путем рассылки размноженных экземпляров протокола совещания или выписок из протокола.

Протокол составляется секретарем совещания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических или магнитофонных записей хода совещания (заседания), а также документов, подготавливаемых к совещанию (заседанию): повестки дня, текстов или тезисов докладов, проектов решений и др.

Реквизитами протокола являются: наименование органа, издающего документ, название вида документа, дата и регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, подписи. Отдельные протоколы имеют гриф утверждения; утверждению подлежат решения совещаний по вопросам, выходящим за пределы компетенции участников совещания.

Заголовком к тексту протокола является название коллегиального органа или конкретного совещания и вопрос (тема) совещания (заседания), если он один.

Дата протокола должна соответствовать дате проведения совещания (заседания) и проставляется председателем или секретарем совещания.

Протоколы с точки зрения полноты освещения хода совещания (заседания) делятся на краткие и полные. Протокол краткой формы составляется при наличии стенограммы или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.

Текст протоколов делится на вводную и основную часть.

В вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, а также всех присутствующих на заседании (совещании). В списке присутствующих сначала перечисляются члены коллегиального органа, затем - приглашенные с указанием должностей и организаций, которые они представляют. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке.

В протоколе полной формы изложения после раздела "присутствовали" следует повестка дня совещания (заседания); в протоколе краткой формы повестка дня отсутствует.

Повестка дня включает перечень вопросов, обсуждаемых на совещании (заседании) название докладов (отчетов, сообщений, информации), название должности докладчика, его инициалы (в именительном падеже).

Основная часть протокола краткой формы изложения строится по схеме: "СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - без текста выступлений.

Основная часть протокола полной формы изложения строится по схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - отдельно по каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью.

В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений (постановлений) или отдельных пунктов решений.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (заседаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.

Порядок подготовки и выпуска протоколов и решений коллегиальных органов организации определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

2.4.3. Акт.

Акт - документ, составляемый группой лиц, подтверждающий установленные ими факты (акты инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.). Акты могут содержать выводы, рекомендации, предложения составителей (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и др.). Такие акты составляются временными или постоянными комиссиями, специально уполномоченными лицами или одним должностным лицом с указанием документов, определяющих их полномочия. Основанием для составления акта может быть распорядительный документ вышестоящего органа, руководителя организации или структурного подразделения, плановое задание и др.

Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации (подразделения), составившего акт, название вида документа, место составления, дату и регистрационный номер, заголовок к тексту, подписи, при необходимости - гриф утверждения и согласующие визы. Реквизиты располагаются в установленном порядке.

Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом (как правило, председателем комиссии), подписавшим документ.

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события: "О выделении к уничтожению документов и дел", "О списании имущества" и др.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, без указания должностей. Акты ревизий и обследований подлежат согласованию с должностными лицами, деятельность которых обследуется.

Лица, имеющие замечание по содержанию акта, подписывают (визируют) его с отметкой: "Замечания прилагаются"; текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.

Утверждению подлежат акты, предписывающие выполнение определенных действий. Акт утверждается руководителем, чей распорядительный документ (распоряжение) явился основанием для составителя акта.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

В вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. Фамилии указываются в алфавитном порядке с наименованием должностей. Если акт составлен комиссией, указываются фамилии председателя и членов комиссии.

В констатирующей части акта дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки) и фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения и заключения. Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.

Выводы и предложения составителей акта могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий. При наличии к акту приложений отметка о приложениях указывается после текста.

2.4.4. Письма, телеграммы, телефонограммы.

Каждая организация в пределах своей компетенции ведет переписку со сторонними организациями, гражданами. В зависимости от способа передачи информации (по почте, телеграфу, телефону) различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы.

Документы составляются в структурных подразделениях, деятельности которых они касаются.

Исходящие документы подписываются руководителями организации и ее структурных подразделений, а также отдельными должностными лицами исходя из их компетенции.

Документы, адресуемые вышестоящим органам, подписывают только руководитель организации или его заместители (в соответствии с должностными обязанностями).

Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами.

Письма следует оформлять на бланках формата А4 или А5 в зависимости от объема текста.

Реквизитами письма являются: наименование организации - автора документа, почтовый и телеграфный адрес организации, номер телефона приемной руководителя, номер счета в банке, дата и регистрационный индекс, адресат, ссылка на индекс и дату входящего документа. заголовок к тексту, текст, подпись, фамилия составителя документа и номер его служебного телефона.

Текст (содержание) письма должен касаться, как правило, одного вопроса. Основное требование к тексту - его краткость.

Для однотипных писем рекомендуется разрабатывать бланки с трафаретными текстами писем.

В зависимости от содержания различают следующие разновидности служебных писем; письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.

Телеграмма оформляется в двух экземплярах на телеграфном бланке установленной формы либо на обычной бумаге формата А5, один экземпляр передается на телеграф (телетайп), второй подшивается в дело.

Основные реквизиты телеграммы: место, дата, время (часы и минуты) передачи телеграммы (проставляются телеграфом в установленное место); регистрационный номер, отметка (гриф) об особом виде (серия) телеграммы, адресат, ссылка на индекс и дату входящего (инициативного) документа, текст, подпись.

После текста телеграммы под чертой указывается телеграфный адрес отправителя телеграммы, номер телетайпа (абонентского телеграфа), наименование должностного лица, подписавшего телеграмму, его личная подпись и расшифровка подписи.

Текст телеграммы излагается предельно кратко, без союзов, предлогов и местоимений (если их отсутствие не искажает смысл), без переносов и исправлений. Знаки препинания пишутся словами полностью или сокращенно: точка (тчк), запятая (зпт), двоеточие (двтч), точка с запятой (тчкзпт), кавычки (квч), скобки (скб), тире, вопросительный знак, восклицательный знак; также словами пишутся знаки плюс, минус, деление, проценты, параграф, номер (нр).

Верхнюю часть телеграммы (над чертой) следует печатать прописными буквами (кроме знаков препинания) через два интервала без абзацев, под чертой - обычным шрифтом.

Телефонограммы оформляются на бланках либо на обычной бумаге формата А5.

Реквизиты телефонограммы: адресат, наименование вида документа, дата и регистрационный индекс, часы и минуты ее передачи (приема), текст, подпись, фамилии передающего и принимающего телефонограмму с указанием должностей.

В адресате указывается наименование организации, фамилия адресата и телефон, по которому передается текст телефонограммы. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список рассылки.

Текст телефонограммы должен быть кратким без труднопроизносимых слов, сокращений и сложных оборотов.

2.4.5. Докладные записки, справки, сводки.

Докладная записка - документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее автора (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений), так и по указанию соответствующего руководителя (отчетные докладные записки о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов и др.).

Внешние докладные записки (адресуемые руководителям вышестоящего органа) оформляются на бланках, внутренние (на имя руководителя организации) - на обычной бумаге формата А4 или А5.

Реквизиты докладной записки: наименование организации (структурного подразделения), название вида документа, дата и регистрационный индекс, адресат, заголовок к тексту (для формата А4), текст, подпись.

Внешние докладные записки подписывают руководитель организации или его заместители, внутренние - их составители.

Инициативные докладные записки, требующие исполнения (решения), регистрируются; при необходимости, их исполнение контролируется согласно резолюции соответствующего руководителя.

Справка близка по содержанию к отчетной докладной записке; это документ информационного характера, содержащий констатацию каких-либо фактов, но без мнения автора (в отличие от докладной записки) о существе излагаемых вопросов.

Различают справки служебные (о выполнении планов, о штатной численности и др.), и справки выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения (справка о месте работы, о заработной плате и др.).

Внешние справки оформляются на бланках, внутренние - на обычной бумаге формата А4 или А5. Для оформления личных справок целесообразно применять трафаретные бланки, в которые впечатываются только отдельные части реквизитов.

Реквизиты служебной справки аналогичны реквизитам докладной записки; при необходимости, текст служебной справки может заверяться печатью.

Личная справка содержит следующие реквизиты: наименование организации, выдавшей справку, наименование вида документа, дату и регистрационный индекс, место составления, текст, подпись, печать.

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки. Дата (период времени), к которой относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом: "По состоянию на 11.05.93" или "За период с 01.01.02 по 01.01.93".

Справка, составленная по запросу или указанию вышестоящего органа, подписывается руководителем организации (его заместителем), внутренняя - составителем.

Текст личной справки начинается с указания (в именительном падеже) фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте не следует использовать обороты типа: "выдана настоящая" или "действительно работает". Заканчивается текст указанием организации, куда представляется справка.

Разновидностью служебных справок являются сводки: сводка об исполнении документов, сводка предложений и др. Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.

2.5. Правила оформления машиночитаемых документов и машинограмм

Машиночитаемые документы - это документы, пригодные для автоматического считывания содержащейся в нем информации.

Основными видами носителей, применяемых при создании машиночитаемых документов, являются магнитные носители записи (магнитные ленты, магнитные диски, магнитные дискеты).

Под машинограммой понимается документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники в письменной форме и оформленный в установленном порядке.

Для машиночитаемых документов и машинограмм ГОСТом 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме создаваемых средствами вычислительной техники. Основные положения". Установлен комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. В состав обязательных реквизитов входят: код и наименование организации-создателя документа; местонахождение организации-создателя документа или почтовый адрес; дата изготовления документа; код лица, ответственного за правильность изготовления документа.

Код и наименование организации - создателя машиночитаемого документа или машинограммы записываются по Общегосударственному классификатору предприятий и организаций Республики Беларусь (ОКПО).

Реквизит "Местонахождение организации-создателя документа" должен быть записан по образцу:

код населенного пункта, где находится организация и наименование населенного пункта (код населенного пункта определяется в соответствии с Общегосударственным классификатором "Система обозначений объектов административно-территориального деления, а также населенных пунктов Республики Беларусь").

Код и название формы документа записываются по Общегосударственному классификатору унифицированных документов Республики Беларусь (ОКУД).

Дата изготовления документа записывается с указанием времени записи документа.

Реквизит "Код лица, ответственного за правильность изготовления машиночитаемого документа или машинограммы" записывается в следующем виде: код, должность, фамилия лица, ответственного за правильность изготовления документа или лица, утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации-создателе документа.

При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов и машинограмм в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия).

В случае необходимости по решению организации для машиночитаемых документов и машинограмм допускается использование дополнительных реквизитов, отражающих специфику создания и использование этих документов.

Машинограммы и документы на перфоносителях могут удостоверяться не только кодами лиц, ответственных за правильность изготовления документов, но и их подписями.

На машинограммах, представляющих особо важную информацию, подпись удостоверяется печатью организации-создателя документа.

Передача (пересылка) машиночитаемых документов осуществляется только с сопроводительным письмом.

2.6. Требования к рукописному и машинописному оформлению документов

Рукопись документа пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги; не допускается писать карандашом, красными и зелеными чернилами, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, ссылки, исправления.

Рукописный документ должен содержать все необходимые реквизиты, оформленные в соответствии с установленными требованиями.

При передаче рукописи в печать составитель указывает необходимое количество экземпляров документа (тираж), требуемый срок исполнения, дату сдачи в печать и подпись; могут быть указаны дополнительные требования к машинописному оформлению документа.

Документы следует печатать на бланках или на обычной бумаге стандартного формата А4 или А5. Формат А5 используется при оформлении документов (писем, докладных записок, справок и др.), объем которых не превышает 7 - 10 строк машинописного текста. Приказы, указания, решения, протоколы, акты печатаются только на бланках (бумаге) формата А4 независимо от объема текста. Если документ состоит из нескольких страниц, на бланке печатается первая страница документа, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата и качества.

Документы печатаются на одной стороне листа; на двух сторонах допускается печатать только документы со сроком хранения до трех лет.

Бланки документов должны иметь поля: левое, правое, верхнее и нижнее. Левое поле должно составлять 20 мм, правое и нижнее - не менее 8 мм, верхнее - не менее 10 мм.

Длина печатной строки должна соответствовать 64 печатным знакам; максимальное количество печатных строк для формата А4 - 41.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля.

Страницы документа нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без сокращения "стр." и без знаков типа "30.", "28". Расстояние от номера страницы до обреза листа не должно превышать 15 мм.

Нумерация документа, состоящего из нескольких страниц, начинается со второй страницы; первая страница не нумеруется. При оформлении документа на двух сторонах листа вторая страница нумеруется при наличии третьей.

Каждому реквизиту документа отводится определенное положение в соответствии со стандартными положениями табулятора пишущей машинки - устройства, позволяющего останавливать каретку машинки в заданных положениях.

От 0-го положения табулятора (граница левого поля) располагаются следующие реквизиты: наименование организации-автора документа; почтовый и телеграфный адрес организации; название вида документа; дата документа (два печатных знака оставляется для числа, печатается месяц и год: "03.93"; ссылка на индекс и дату входящего документа; место составления; заголовок к тексту; текст (без абзацев); слова "Приложение", "Примечание", "Основание"; наименование должности в реквизите "Подпись"; первый ряд грифов (виз) согласования, если их несколько; заверительная отметка (слово "Верно" и дата заверения копии или выписки из документа); фамилия составителя документа и номер его телефона, а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ".

От 1-го положения табулятора (после 5 печатных знаков от границы левого поля) начинаются абзацы и номера пунктов текста.

От 2-го положения табулятора (после 16 печатных знаков от границы левого поля) печатается переменная информация вводной части протоколов и актов, расшифровка подписи в грифах согласования (первый ряд), печатаются таблицы и трафаретные тексты.

От 3-го положения табулятора (после 24 печатных знаков от границы левого поля) печатаются таблицы и трафаретные тексты.

От 4-го положения табулятора (после 32 печатных знаков от границы левого поля) располагается адресат.

От 5-го положения табулятора (после 40 печатных знаков от границы левого поля) следует печатать: гриф утверждения, второй ряд подписей, грифов (виз) согласования (если их несколько); грифы ограничения доступа к документу ("Совершенно секретно", "Секретно" - без кавычек); отметку на документе-приложении, связывающую его с основным документом.

От 6-го положения табулятора (после 48 печатных знаков от границы левого поля) печатается: расшифровка подписи в реквизите "Подпись", в заверительной надписи на копии (выписке) документа и в грифе утверждения.

От 7-го положения табулятора (после 56 печатных знаков от границы левого поля) печатаются слова "Копия", "Выписка", "Таблица" (без кавычек).

2-е, 3-е (после 24 печатных знаков от границы левого поля) и 7-е положения табулятора используются при оформлении таблиц и конструировании бланков с трафаретными текстами.

Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, следует печатать через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов ("Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования") отделяются друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами.

Один реквизит отделяется от другого 2 - 3 межстрочными интервалами: первая строка текста от последней строки заголовка к тексту, подпись от последней строки текста, одна подпись от другой или один адресат от другого и т.д.

Текст документа печатается через полтора межстрочных интервала. Между абзацами (пунктами) дополнительные интервалы делать не следует.

Текст документа, оформляемого на бланке (бумаге) формата А5, допускается печатать через один межстрочный интервал с абзацными отступами в полтора - два интервала.

Документы, предназначенные для типографского издания или устного прочтения, тексты телеграмм и телефонограмм следует печатать через два интервала.

Примечания, приложения и ссылки в тексте следует печатать через один межстрочный интервал столбцом, оставляя открытыми слова: "Примечание", "Приложение", "Основание".

В реквизите "Подпись" инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего документ (расшифровку подписи), следует печатать на уровне последней строки наименования должности (без скобок).

В конце реквизитов (кроме текста) точки не ставят; в середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.

В документах не рекомендуются различные текстовые выделения: подчеркивания, печатание вразрядку, печатание на регистре (прописными буквами), кроме перечисленных исключений.

На регистре следует печатать: наименование вида документа; слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, СОГЛАСОВАНО (без кавычек) - в грифах утверждения и согласования; ПРИКАЗЫВАЮ - в приказах, ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ - в распоряжениях и указаниях, РЕШИЛИ - в протоколах; заголовки разделов в инструкциях; фамилии в тексте приказов по личному составу (в тексте других документов, в реквизитах "Подпись", "Адресат" выделять фамилии прописными буквами не следует).

При переносе слов в тексте не допускается разделять сокращенные слова от слов, к которым они относятся, единицы измерения от цифр, инициалы от фамилий, знак тире (дефис) следует указывать один раз, оставляя его в конце строки.

В реквизитах типа "Адресат", "Заголовок к тексту" переносы слов не рекомендуются.

Новую страницу документа не начинают последней неполной строкой абзаца.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

3.1. Организация документооборота

3.1.1. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело, образует документооборот организации.

3.1.2. Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

прохождение документов в организации должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;

следует исключить лишние инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью;

в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия;

порядок прохождения документов в организации должен осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, которая разрабатывается службой документационного обеспечения управления и утверждается руководством организации.

3.1.3. При функционировании в организации автоматизированной обработки информации в схеме прохождения документов должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств ВТ.

Организация документооборота в условиях применения средств ВТ должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов с возможностями этих средств.

3.2. Прием, регистрация и исполнение входящих документов

3.2.1. Поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно службой документационного обеспечения управления: канцелярией, общим отделом и др. <*>

-------------------------------

<*> Далее "канцелярия"

3.2.2. Обработка входящей корреспонденции осуществляется, как правило, в день поступления; поступившие телеграммы подлежат обработке в первую очередь.

До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность ее доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата - возвращается отправителю с пометкой на конверте "Ошибочно доставлено". В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в канцелярии.

Конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций и с пометкой "лично".

Документы на машинных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:

если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

если на документе отсутствует реквизит "дата документа";

если дата документа существенно отличается от даты его получения;

если в полученном документе нет обратного адреса отправителя. В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после использования документа подшивается вместе с ним в дело.

Следует сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа.

В случае отсутствия в конвертах приложений, листов и др. отправителю посылается запрос или сообщение по телефону, а на документе ставится отметка "Приложения затребованы" с указанием даты запроса.

3.2.3. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрации подлежат как традиционные документы, так и создаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые документы).

3.2.4. На всех без исключения документах ставится регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа документа (приложение 7). Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить на конвертах (пакетах).

На стадии первоначальной обработки входящих документов необходимо выделять документы, не подлежащие регистрации, согласно перечню нерегистрируемых документов (приложение 9).

Нерегистрируемые документы направляются по назначению в структурные подразделения, предварительно на них проставляется регистрационный штамп без заполнения.

Регистрация поступающих в организацию документов осуществляется централизованно, в канцелярии.

Децентрализованная регистрация документов допускается только при территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству.

3.2.5. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов, заполняется единая регистрационно-контрольная карточка (приложения 10, 11), пригодная для обработки средствами ВТ. Карточка используется для учета, контроля исполнения и поиска документов.

Карточка заполняется при помощи средств ВТ, машинописным или рукописным способом, в зависимости от наличия технических средств.

Состав обязательных реквизитов карточки в случае необходимости может быть дополнен другими реквизитами: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и др. Порядок их расположения на карточке определяется самой организацией.

Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются также на регистрационно-контрольных карточках отдельно от другой корреспонденции (приложение 12).

Журнальная форма регистрации документов допустима только в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год); решение о форме регистрации документов (карточной или журнальной) в таких организациях оформляется приказом руководителя. Графы журналов регистрации в основном повторяют графы регистрационно-контрольной карточки (приложения 13, 14).

3.2.6. Из регистрационно-контрольных карточек формируются справочные и контрольные картотеки, с помощью которых осуществляется справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения. Количество экземпляров карточки, заполняемой на документ, определяется числом справочных и контрольных карточек.

3.2.7. Автоматизированная регистрация документов (на машинных носителях) производится в местах регистрации документов на автоматизированных рабочих местах или на автоматизированных пунктах обработки информации. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов. Запись на машинном носителе дублируется машинограммой карточки ("твердая копия"), которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях страховки информации и для предотвращения повторной регистрации при передаче документа в другие структурные подразделения.

При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных и организуется его использование при учете документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива, анализе исполнительской деятельности и др.

Автоматизированные банки данных обеспечивают информацией о всех документах и месте их нахождения работников организации при помощи вывода информации на дисплей и изготовления машинограмм. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

Поиск информации производится централизованно на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах обработки информации. Пользователь должен иметь возможность получать информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации и точный адрес местонахождения документа в данный момент.

3.2.8. После регистрации документы из канцелярии должны передаваться руководству на рассмотрение или непосредственным исполнителям в день их поступления с двумя экземплярами регистрационно-контрольной карточки.

Руководитель рассматривает документы в день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы следует передавать руководителю по мере их поступления.

Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе.

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

Резолюция переносится в регистрационно-контрольную карточку. Документ с одним экземпляром карточки направляется (через канцелярию) исполнителю, при наличии нескольких исполнителей - ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Второй экземпляр карточки направляется в канцелярию; если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, карточка передается в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов.

При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких подразделений (должностных лиц) документ возвращается в канцелярию для снятия необходимого количества (по числу исполнителей) копий, которые одновременно направляются на исполнение (подлинник документа передается ответственному исполнителю с пометкой, кому разосланы копии).

Если размножение документа не разрешается особыми правилами, его передают исполнителям поочередно. Движение документа в процессе его исполнения (ознакомления) в обязательном порядке фиксируется в справочном экземпляре регистрационно-контрольной карточки канцелярии.

Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются и обрабатываются лицом, ответственным за делопроизводство, назначаемым приказом руководителя.

Документы, зарегистрированные в канцелярии (поступившие с регистрационно-контрольными карточками), вторичной регистрации в подразделениях не подлежат.

3.2.9. Документы передаются на рассмотрение руководителю подразделения или его заместителю согласно установленному распределению обязанностей. Документы, не требующие решения руководства, передаются непосредственно исполнителям согласно их компетенции.

От момента поступления к исполнителю до завершения исполнения, документ находится в рабочей папке исполнителя и в дело не помещается.

На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела (см. п. 2.3.20).

Ответственный за делопроизводство переносит отметку об исполнении в регистрационно-контрольную карточку. Карточка помещается в справочную картотеку, документ подшивается в дело.

Документы, подлежащие хранению в канцелярии, направляются по назначению; такие документы должны иметь отметку или штамп "Вернуть в канцелярию".

Передача документов для автоматизированной обработки и получение документов (машинограмм) осуществляется через канцелярию или лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

3.3. Регистрация и отправка исходящих документов

3.3.1. Регистрации подлежат документы, направляемые вышестоящим органам, инициативные исходящие документы, требующие исполнения (ответа).

Документы регистрируются в канцелярии на регистрационно-контрольных карточках или в журнале (см. п. 3.2.5.) после их подписания руководителем организации или руководителями структурных подразделений в соответствии с их полномочиями. После этого документы подлежат отправке через канцелярию или экспедицию.

3.3.2. На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, два экземпляра регистрационно-контрольной карточки (приложение 10): один экземпляр помещается в справочную, второй - в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа (дату указывает составитель документа на копии, если срок не указан в тексте документа). При непоступлении ответа в срок корреспонденту направляется письмо-напоминание.

Сведения о документах-ответах регистрируются на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы.

Инициативному исходящему документу присваивается регистрационный индекс.

Индекс инициативного исходящего документа содержит индекс дела, где будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, составившем документ), и через дробь - порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года (проставляется в момент регистрации документа), например, 13-12/1220. На исходящем документе-ответе делается ссылка на исходящий номер документа-запроса.

3.3.3. Регистрация документов, их последующая обработка и отправка осуществляется, как правило, в день подписания документов; исходящие телеграммы и телефонограммы подлежат отправке в первую очередь.

Отправка исходящих документов, в том числе созданных с помощью средств ВТ, осуществляется канцелярией или экспедицией в соответствии с действующими Почтовыми правилами Министерства связи и информатики Республики Беларусь.

Отправляемые документы передаются в канцелярию или экспедицию организации в незаконвертованном виде полностью оформленные, с отметкой составителя о виде почтового отправления (заказное, бандероль) - при необходимости.

В канцелярии или экспедиции проверяется правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие даты отправки дате подписания и регистрации и др. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

3.3.4. Для документов, адресуемых постоянным корреспондентам, следует использовать конверты с адресами, заготовленными типографским способом.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой отправитель проставляет свою фамилию и дату отправки. Опись со штемпелем отделения связи подшивается в дело канцелярии.

Копии исходящих документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.

Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей, и записанной на них информации.

Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих основаниях.

3.4. Регистрация и прохождение внутренних документов

3.4.1. Внутренние документы регистрируются после их подписания. Документы, подписываемые руководством организации, подлежат обязательной регистрации в канцелярии на регистрационно-контрольных карточках или в журнале (см. п. 3.2.5.).

3.4.2. Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения), протокола, акта является его порядковый регистрационный номер в пределах данного вида документа, возрастающий в пределах года. Так, приказы регистрируются отдельно от распоряжений, приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу и т.д.

Индексация документов - цифровая; приказы по личному составу имеют смешанный индекс (цифровой и буквенный) с добавлением к номеру регистрации буквы "К" (кадровый).

Регистрационный индекс докладной записки, справки и др. аналогичных документов формулируется так же, как индекс исходящего документа.

3.4.3. Зарегистрированные распорядительные документы, протоколы при необходимости их тиражирования передаются в множительную службу.

Размноженные экземпляры, копии, выписки документов заверяются и рассылаются исполнителям согласно списку рассылки. Подлинники документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.

Документы, требующие контроля исполнения, передаются в контрольную службу для заполнения контрольных карточек. Из регистрационно-контрольных карточек формируются справочные и контрольные картотеки.

Обработка внутренних докладных записок, справок, сводок и других аналогичных документов на этапе их рассмотрения (исполнения), осуществляется в соответствии с установленным порядком обработки входящих документов.

3.5. Поисковая система по документам организации

3.5.1. Поисковые системы (традиционные, карточные и автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или банков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых системах). Поиск дел может осуществляться также по номенклатуре заводимых дел (см. разд. 5).

3.5.2. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество экземпляров карточек, которые могут составлять следующие картотеки: справочные, контрольные, кодификационные, по письмам граждан, алфавитные и другие, в зависимости от задач поиска.

При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.

3.5.3. В зависимости от видов (групп) регистрируемых документов формируют раздельные справочные картотеки входящих документов, инициативных исходящих документов, писем и заявлений граждан, нормативно-распорядительных документов.

3.5.4. Регистрационно-контрольные карточки в справочных картотеках группируются (систематизируются) по следующим признакам:

- алфавитному (в алфавитном порядке фамилий, наименований объектов или предметов);

- географическому (по наименованию административно-хозяйственных единиц);

- корреспондентскому (в соответствии с порядком расположения учреждений, организаций, предприятий, с которыми ведется переписка);

- номинальному (по наименованию видов или подвидов документов);

- предметно-вопросному или тематическому (в соответствии с содержанием документов или сферой деятельности, к которой относятся документы);

- структурному (в соответствии с принадлежностью документов к структурным подразделениям организации);

- хронологическому (по датам поступления документов, их исполнения, подписания, отправки).

Карточки в разделе исполненных документов в справочных картотеках группируются по номенклатуре дел.

Выбор поискового признака определяется в зависимости от видов документов и характера информационных запросов. Допускается использовать сочетания поисковых признаков.

Наименование поисковых признаков указывается на специальных разделителях картотеки.

3.5.5. Картотека писем и заявлений граждан систематизируется по алфавиту фамилий заявителей.

3.5.6. Картотеки нормативно-распорядительных документов формируются по предметно-вопросному (тематическому) признаку и по хронологии.

3.5.7. Допускается формирование картотек входящих, исходящих и внутренних документов только по хронологическому признаку.

3.5.8. При передаче документов на хранение в ведомственный архив передаются и поисковые системы.

При автоматизированной поисковой системе из банка регистрационных данных изымаются сведения о документах, сроки оперативного хранения которых истекли, выводятся на печать и передаются в архив раздельно регистрационные блоки картотеки на документы, подлежащие и не подлежащие передаче на государственное хранение. При традиционной карточной регистрации передается картотека с полностью заполненными реквизитами.

3.6. Учет объема документооборота

3.6.1. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных (входящих) и созданных (внутренних, исходящих) организацией за выбранный отрезок времени (год, месяц).

Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения управления и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Сведения об объеме документооборота необходимы для установления структуры и штатной численности делопроизводственной службы, выборе технологии работы с документами и технических средств для механизации делопроизводственных процессов, определении степени загрузки подразделения и отдельных работников.

3.6.2. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается один раз.

Количество входящих и исходящих документов устанавливается ежедневно в канцелярии при экспедиционной обработке документов. Данные записываются в экспедиционный журнал.

Внутренние документы и машинограммы подсчитываются по месту их регистрации.

Размноженные экземпляры (копии) подсчитываются отдельно по журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро.

Поступающие документы и создающиеся в организации подсчитываются отдельно.

3.6.3. Подсчет объема документооборота может проводиться полный и выборочный (по всей организации, по структурным подразделениям, по группам документов). Самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение 15). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж; цифры проставляются через косую черту.

Работа проводится специально выделенной группой сотрудников службы ДОУ.

4. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Задачи контроля исполнения

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние документы, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства.

Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.д. или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документа (приказа, распоряжения, протокола).

4.2. Сроки исполнения документов

4.2.1. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными актами органов государственной власти, а также центральных органов управления (приложение 8).

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в 10-дневный срок.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя. Допускается корректировка (перенос) сроков исполнения документов (поручений). Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно на имя руководителя, установившего срок, сразу же после получения задания или за несколько дней до истечения срока исполнения. Изменение документируется - проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы - регистрационную карточку или банк регистрационных данных.

4.2.2. Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.

4.2.3. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

На документе проставляется отметка об исполнении (п. 3.2.6.), подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

4.3. Организация контроля исполнения

4.3.1. Система контроля исполнения включает:

учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;

контроль за сроками исполнения;

проверку и регулирование хода исполнения, снятие документа с контроля;

учет и отчетность о результатах исполнения;

оценку состояния исполнительской дисциплины.

4.3.2. Учет контролируемых документов и контроль исполнения строятся на базе регистрационных данных: регистрационных карточек или автоматизированных банках регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы, решения и др.).

Контроль за сроками исполнения, учет и отчетность о результатах исполнения осуществляется контрольной службой (группой контроля).

4.3.3. На один контролируемый документ может быть заполнено несколько контрольных карточек в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения.

При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, карточка заполняется только на ответственного исполнителя.

Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также фиксируется на регистрационно-контрольной карточке, заполняемой в необходимом количестве экземпляров секретарем руководителя организации.

На контролируемых документах в обязательном порядке должна стоять отметка о контроле (отметка проставляется на левом поле первого листа документа параллельно заголовку документа).

Первый экземпляр контрольной карточки остается в группе контроля, а второй экземпляр карточки (карточка с устным поручением) передается исполнителю вместе с документом.

Контрольные карточки группируются в контрольных картотеках согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), по исходящим документам - согласно ожидаемым датам получения ответов. Примечание: контрольная картотека делится на ячейки, соответствующие числу дней месяца; дополнительные ячейки предназначены для размещения карточек с перспективными и просроченными сроками исполнения.

4.3.4. Картотеку следует ежедневно просматривать и о приближении (истечении) сроков исполнения информировать исполнителей (руководителей). Предупреждение исполнителей осуществляется, как правило, за 2 - 3 дня до истечения установленных сроков. При автоматизированном контроле исполнителям направляются машинограммы-предупреждения.

4.3.5. Свидетельством исполнения документа (поручения) может быть подготовленный исполнителем и подписанный руководителем исходящий или внутренний документ: ответ на запрос, извещение заявителю о принятом решении, приказ, указание и др. При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, исполнитель составляет справку об исполнении; краткая справка излагается карточке.

Карточка с материалами, характеризующими исполнение, представляется ответственному за контроль для проверки исполнения и снятия документа (поручения) с контроля. При некачественном исполнении документ с контроля не снимается и переходит в разряд неисполненных в срок документов; также может быть принято решение о необходимости переноса срока исполнения такого документа.

4.3.6. Информация о результатах исполнения документов (поручений) обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и доводится до сведения руководства в форме сводки об исполнении документов и поручений (приложение 16).

При автоматизированном контроле исполнения руководству и исполнителям направляются информационные документы-машинограммы.

4.3.7. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и контрольной службы о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

Контрольные действия осуществляются в контрольных службах и в местах регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест или автоматизированных пунктов обработки информации. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводка состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и др. выводятся на экран дисплея; рассылка машинограмм допускается лишь при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих технических средств.

После завершения исполнения и записи всех необходимых данных в банк регистрационных данных, изготавливается машинограмма полностью выполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в ведомственный архив одновременно с документами.

5. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

5.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Различаются три вида номенклатур: типовая, примерная и номенклатура дел отдельной организации (конкретная).

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ министерств для подведомственной сети и утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с ЦЭК (Центральной экспертной комиссией) и Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли (системе) и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Конкретная (сводная) номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Сводная номенклатура дел организации составляется службой ДОУ, подписывается руководителем организации, согласовывается экспертной комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем утверждаются руководителем организации не позднее ноября-декабря текущего года.

Первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый - в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, он регистрируется (в порядке, установленном для регистрации внутренних документов) и включается в раздел номенклатуры дел общего отдела, канцелярии и др.

5.2. Ежегодно номенклатура дел уточняется, в нее вносятся необходимые изменения, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

5.3. Составление номенклатуры дел структурного подразделения следует начинать с определения состава включаемых в нее документов; при этом необходимо пользоваться положением о подразделении, планами и отчетами о работе подразделения, номенклатурами дел подразделения за прошлые годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, справочными картотеками к документам, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения.

В номенклатуру дел включаются дела (документы) с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет включительно) сроком хранения, кроме того, в нее должны входить документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра и справочные картотеки к документам.

В номенклатуру дел не должны включаться печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информации и др.), алфавиты, указатели и другие вспомогательные документы, не отражающие основную деятельность структурного подразделения.

В сводную номенклатуру дел, кроме документов постоянных структурных подразделений, следует включать также документы, образующиеся в деятельности временно действующих органов и общественных организаций (профсоюзного комитета и Советов трудовых коллективов, общественных комиссий и советов и др.).

5.4. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой (приложение 17).

В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения (например: 02-1, 02-2, 02-3 и т.д.).

В сводной номенклатуре дел однородным делам в пределах различных структурных подразделений присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые названия. Например, дело "Приказы министерства по основной деятельности. Копии." в номенклатурах дел структурных подразделений будет иметь единый номер: 02-2, 03-2, 04-2 и т.д.

Дела, в которых откладываются документы по проблемам, разрешаемым в течение двух и более лет, включаются в ежегодный экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом.

В номенклатуре дел каждого структурного подразделения следует оставлять несколько резервных номеров для незапланированных дел в течение года.

В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений и наименования (заголовки) дел.

Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствующим смысловому содержанию документов, группируемых в деле. В состав заголовка входит название темы (содержание) дела с указанием рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, планы, протоколы, отчеты, акты и др.).

Термин "Документы" применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка (в скобках) перечисляются основные виды документов. Например: "Документы о строительстве механического завода (приказы, финансовый отчет, сметы, акты приема работ, переписка). Термин "Документы" используют также при объединении в одном деле документов-приложений к какому-либо другому документу, например: "Документы к протоколам заседаний Коллегии министерства за 1992 год".

Термин "Дело" применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью делопроизводства, например: "Выездные дела специалистов, командированных за границу", "Уголовное дело" и т.д.

При формулировании заголовков дел не следует использовать термины "Материалы", "Документальные материалы", "Общая переписка" и т.д.

В заголовках дел с перепиской необходимо указывать название корреспондента (если она ведется с одним корреспондентом) и о чем переписка. Например: "Переписка с министерством о составлении отчетов по загранкомандировкам".

При переписке с несколькими разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не перечисляются, например: "Переписка о внедрении новой техники". Несколько однородных корреспондентов могут быть названы обобщенно, например: "Переписка с предприятиями о поставке оборудования".

Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре дел зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел, с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения); распорядительные документы организации, планы, отчеты, переписка и другие группы документов. Внутри групп документов заголовки дел также располагаются по степени их важности. Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем квартальные и месячные; то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними организациями.

Разделы сводной номенклатуры дел (наименования структурных подразделений) располагаются в графе в соответствии с утвержденной структурой учреждения. В качестве первого раздела указывается общий отдел, канцелярия или другая служба документационного обеспечения управления. После основных структурных подразделений в порядке значимости следуют общественные организации и временно действующие органы.

Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов)" заполняется в конце делопроизводственного года.

В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим ведомственным и типовому перечням с указанием сроков хранения и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются экспертной комиссией организации.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел перед реквизитом "наименование должности руководителя службы ДОУ".

5.5. По окончании календарного года службой ДОУ организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (приложение 18).

5.6. При наличии в организации средств ВТ утвержденная номенклатура дел организации вводится и хранится в памяти ЭВМ для упрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях - переработки.

Технология автоматизированного составления номенклатуры дел, как правило, принципиально не отличается от традиционной.

6. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

6.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется службой ДОУ.

6.2. Группировка документов в дела производится согласно отметкам исполнителей на исполненных документах "В дело N ..." и в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов документов.

Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела. Например, следует раздельно формировать оригиналы и копии документов, годовые, квартальные и месячные планы и отчеты, приказы вышестоящей и подчиненной организации, поскольку они имеют различные сроки хранения.

Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие документы следует расформировывать в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.

Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные копии.

Приложения к документам при их значительном объеме группируются в отдельные тома, небольшие приложения - вместе с документами, к которым они относятся.

В дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих и личных дел.

Дело с документами не должно превышать 250 листов (30-40 мм толщины). При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением следующего.

6.3. Документы в деле могут располагаться в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, нумерации и др. Принципы группировки документов могут комбинироваться и варьироваться.

Преимущественное значение имеет вопросно-логический принцип, предусматривающий расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (документ-запрос), за ним - документ-ответ. Такая систематизация совпадает, как правило, с хронологическим расположением документов (по датам их поступления, исполнения, подписания, утверждения). В делах постоянного хранения документы формируются в прямом хронологическом порядке (с января по декабрь).

При алфавитной систематизации документы группируются, исходя из их содержания по алфавиту фамилий, названия корреспондентов, административно-территориальных единиц, объектов и др.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения) группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу группируются и формируются в дела раздельно. Приказы по личному составу, в свою очередь, делятся на две группы:

приказы о приеме, переводе, увольнении, заграничных командировках;

приказы о предоставлении отпусков, поощрении, премировании, назначении дежурных, взысканиях, командировках.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам и группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых протокол готовился (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов (в последовательности решения вопросов).

Планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов к ним.

Планы и отчеты к ним хранят в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например, отчет за 1992 год, составленный в 1993 году, или план на 1992 год, составленный в 1991 году, должны быть отнесены к 1992 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов относятся к последнему году действия плана.

Документы в личных делах располагаются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в деле; заявление о приеме на работу; направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров, справки и другие документы, имеющие отношение к делу (кроме справок о местожительстве, медицинских справок о состоянии здоровья, других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел и хранятся временно). Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменений фамилий в личное дело не подшиваются в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри структурных подразделений).

Предложения и заявления (жалобы) граждан формируются раздельно: предложения и заявления по улучшению работы организации (постоянного срока хранения) и заявления по личным вопросам (срок хранения - 5 лет).

Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае поступления повторного заявления, оно подшивается в данную группу документов. Документы располагаются в хронологическом или алфавитном порядке.

Переписка группируется в дела за период календарного года в порядке разрешения вопросов в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

7. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Экспертиза ценности документов - это определение народно-хозяйственного, социально-культурного, исторического и иного значения документов в целях их отбора на государственное хранение и установления сроков хранения.

7.2. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК). В министерствах, ведомствах и центральных органах общественных организаций создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЭК и ЦЭК назначается приказом руководителя организации в составе не менее 3 - 5 человек под председательством одного из руководящих работников. ЭК (ЦЭК) работает на основе положения, которое согласовывается с государственной архивной службой и утверждается руководителем организации.

ЭК (ЦЭК) организации осуществляет следующие функции:

рассматривает проекты номенклатур дел организации и ее структурных подразделений;

проводит ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

рассматривает описи дел постоянного хранения по личному составу и выносит решение о представлении их на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения;

рассматривает акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению и представляет их одновременно с описями дел постоянного хранения на рассмотрение ЭПК (ЦЭПК) архивного учреждения;

рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующими перечнями, и выносит решения о представлении этих предложений на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;

участвует в подготовке методических пособий по делопроизводству, проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел;

осуществляет методическое руководство и контроль за деятельностью подведомственных организаций, не состоящих на учете архивных учреждений.

ЭК (ЦЭК) является совещательным органом. Ее решения утверждаются руководителем организации. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

7.3. Непосредственный отбор документов на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение и выделение к уничтожению производится сотрудниками структурных подразделений организации. Методическую помощь и контроль осуществляет работник архива организации.

Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатур дел и перечней (типового, ведомственных) документов с указанием сроков хранения, путем полистного просмотра дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

8. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

8.1. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

8.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дел; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение наименования организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения следует подшивать (переплетать) в дела с твердой обложкой. Листы в деле нумеруются черным графическим карандашом или нумератором; каждый том дела нумеруется самостоятельно. В конце дела (тома) на отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 19), в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, отражаются исправления в нумерации, оговариваются особенности физического состояния документов и проставляется подпись лица, ответственного за делопроизводство с указанием должности, а также дата.

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела, сформированные по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов и т.д.) составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле (приложение 20). Внутренняя опись помещается в начале дела и подписывается составителем описи. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела (со знаком плюс). Например: В настоящем деле ... 150 ... листов + 20 листов внутренней описи.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять.

8.3. Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляются по установленной форме (приложение 21).

Обязательными реквизитами обложки являются: наименование вышестоящей организации, организации и структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре дел и номер тома, заголовок дела, срок хранения, дата (год) или крайние даты начала и окончания дела для определенных категорий документов (постановлений, приказов, протоколов, переписки и др.) - количество листов, номер фонда, описи и дела по описи.

В начале года реквизиты обложки оформляются в соответствии с номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года надписи на обложках подлежат уточнению:

если в период формирования дела название организации или структурного подразделения изменялось, на обложке указывается его последнее наименование;

в заголовки дел с распорядительными документами, протоколами вносятся их номера, а также указывается их подлинность или копийность;

на обложке дела с перепиской проставляются крайние даты документов;

если в деле имеются документы-приложения за более ранний период, чем год образования дела, то на обложке под датой делается пометка: "Имеются документы за ... годы";

из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле;

при внесении дела в опись на обложке дела проставляется номер фонда, описи и дела по описи.

Надписи на обложках постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения делаются четко, светостойкими чернилами или тушью.

9. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

9.1. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

9.2. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи (приложение 22, 23). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; на дела по личному составу; личные дела; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).

9.3. В структурных подразделениях описи дел (приложение 23) составляются ежегодно под непосредственным руководством ведомственного архива. По этим описям дела сдаются в ведомственный архив.

Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах. При передаче дел в ведомственный архив на обоих экземплярах описи указывается дата и количество принятых дел. Описи подписываются заведующим (сотрудником) ведомственного архива и сотрудником структурного подразделения, передающим дела. Один экземпляр описи возвращается в структурные подразделения, второй остается в архиве.

9.4. На основе описей дел структурных подразделений в архиве составляются годовые разделы сводных описей всей организации (приложение 22).

Сводная опись дел постоянного хранения, составленная в четырех экземплярах, согласовывается экспертной комиссией организации и утверждается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. После этого сводная опись дел постоянного хранения передается на утверждение руководителю организации. Законченная опись дел постоянного хранения должна иметь титульный лист (приложение 24), оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатель.

Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется в двух экземплярах, согласовывается экспертной комиссией организации и ЭК (ЦЭК) вышестоящей организации (для организаций, непередающих документы на госхранение) и утверждается руководителем организации.

Сводная опись дел по личному составу организации, передающей документы на государственное хранение, составляется в трех экземплярах, согласовывается экспертной комиссией организации и экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и утверждается руководителем организации.

Сводная опись дел по личному составу организации, не передающей документы на государственное хранение составляется в двух экземплярах, согласовывается экспертной комиссией организации и ЭК (ЦЭК) вышестоящей организации и утверждается руководителем организации.

9.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с ведомственным архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

10. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

10.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся в структурных подразделениях.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Машинограммы, присланные из вычислительного центра в структурные подразделения, формируются в дела и хранятся на общих основаниях.

Магнитные ленты с фонограммами заседаний коллегиальных органов хранятся у ответственного секретаря. На ленте и коробке делаются отметки о дате заседания и времени записи. Секретарь коллегиального органа несет ответственность за их сохранность.

10.2. Выдача документов и дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На место изъятого из дела документа следует помещать листок-заместитель (приложение 25), по которому контролируется возврат документа. На выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение 26). Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения соответствующего руководителя с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника.

11. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ И НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

11.1. Документы организаций до передачи на государственное хранение находятся на хранении в архивах этих организаций для использования в служебных, научных и других целях, а также обеспечения прав и законных интересов граждан.

Для хранения этих документов и работы с ними создаются ведомственные архивы.

Сеть ведомственных архивов, порядок их работы с документами определяются организациями по согласованию с соответствующими органами государственного управления архивным делом.

11.2. В своей практической деятельности ведомственный архив организации руководствуется законодательством Республики Беларусь, распорядительными актами организации, нормативно-методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, положением о ведомственном архиве организации.

11.3. В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям. Описи дел составляются лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях при методической помощи сотрудника ведомственного архива.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем передаются в ведомственный архив.

11.4. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в ведомственный архив только в исключительных случаях по решению руководителя. Передача их может осуществляться по усмотрению ведомственного архива, по описи или номенклатуре дел.

Отбор дел к уничтожению и составление на них акта (приложение 27) производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет экспертная комиссия. Ответственность за организацию уничтожения документов несут служба документационного обеспечения управления и архив организации.

Акт подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно с описями дел. После согласования ЦЭК (ЭК) организации акт представляется на рассмотрение ЭПК архивного учреждения и утверждается руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описи дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данный акт. Организации, не передающие документы на госхранение согласовывают акты с ЭК(ЦЭК) вышестоящих организаций.

Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку.

Сдача документов на переработку оформляется приемо-сдаточной накладной, которая прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов.

11.5. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному ведомственным архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.

Вместе с делами, в ведомственный архив передаются регистрационные карточки на документы.

11.6. При передаче документов на государственное хранение, передается два экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра, передаваемого в государственный архив после утверждения описи экспертно-проверочной комиссией.

Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.

Передача дел осуществляется поединично по описям, особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта приема-передачи остается в организации.

При передаче документов на государственное хранение организация обеспечивает картонирование дел и доставку их на собственном транспорте.

11.7. При первой передаче на государственное хранение описи дел постоянного хранения к ней прилагается историческая справка об организации, в которой излагается история организации-фондообразователя (первая часть) и история фонда (вторая часть).

При последующем утверждении экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения годовых разделов описи дел составляется дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации и составе переданных на госхранение документов.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1
к п. 1.3.

ПЕРЕЧЕНЬ ОСНОВНЫХ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ГОСУДАРСТВЕННЫХ СТАНДАРТОВ, КОТОРЫЕ НЕОБХОДИМО ИСПОЛЬЗОВАТЬ ПРИ ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М. 1991.

2. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

3. ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

4. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемых средствами вычислительной техники. Основные положения.

5. ГОСТ 17914-72. Обложка дел длительных сроков хранения. Технические условия.

Приложение 2
к п. 1.7.

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1. Общие положения

1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

1.2. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций.

1.3. В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, создаются следующие службы документационного обеспечения:

в министерствах и ведомствах - управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;

в совместных предприятиях (организациях) - правлением;

в акционерных обществах - учредительной конференцией;

в кооперативах - состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива;

в аппарате управления общественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

1.4. Работа службы ДОУ регламентируется Положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

1.5. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Республики Беларусь, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Национальной архивной службы Республики Беларусь и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

1.6. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

1.7. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

2. Цели и задачи службы ДОУ

2.1. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:

2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами;

2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормами;

2.1.3. Сокращение документооборота, количества форм документов;

2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

3. Функции службы ДОУ

3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

3.1.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

3.1.4. Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;

3.1.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

3.1.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

3.1.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

3.1.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

3.1.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

3.1.11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Республики Беларусь, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями Национальной архивной службы Республики Беларусь;

3.1.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

3.1.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

4. Права и ответственность службы ДОУ

4.1. Служба ДОУ имеет право:

4.1.1. Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему);

4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;

4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;

4.1.4. Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

4.1.7. Совместно с ВЦ определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;

4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

4.1.9. Разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;

4.1.10. Вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:

4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;

4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ;

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями;

5.1. Со структурными подразделениями организации - по вопросам документационного обеспечения управления;

5.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;

5.4. Со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы ДОУ;

5.5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств ВТ, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов.

Приложение 3
к п. 2.1.

ПРИМЕРНАЯ ФОРМА "ТАБЕЛЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ"

                                           УТВЕРЖДАЮ
                                           Наименование должности
                                           руководителя организации
                                           подпись инициалы, фамилия
                                           дата

----+------------+-------------+-------------+----------+------
¦ N ¦Наименование¦Дата         ¦Периодичность¦Подраз-   ¦Примечание¦
¦п/п¦формы       ¦утверждения, ¦издания      ¦деление,  ¦          ¦
¦   ¦документа   ¦наименование ¦             ¦ответ-    ¦          ¦
¦   ¦            ¦органа,      ¦             ¦ственное  ¦          ¦
¦   ¦            ¦утвердившего ¦             ¦за        ¦          ¦
¦   ¦            ¦форму        ¦             ¦подготовку¦          ¦
¦   ¦            ¦документа    ¦             ¦          ¦          ¦
+---+------------+-------------+-------------+----------+----------+
¦ 1 ¦      2     ¦      3      ¦    4        ¦    5     ¦   6      ¦
¦---+------------+-------------+-------------+----------+-----------

Примечание: 1. Документы могут быть систематизированы в табеле по структурным подразделениям или по функциям и задачам управления (организация системы управления, руководство, планирование, учет и т. п.).

2. Табель может быть дополнен другими графами, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору, годовой тираж бланков и т.д.

3. В графе "Примечание" может помещаться дополнительная информация о форме документа, например, о порядке подписания, согласования или утверждения документа.

Приложение 4
к п.2.2.

                                                _______________
                                                _______________

               Камiтэт па архiвах i справаводству пры
                Савеце Мiнiстраў Рэспублiкi Беларусь

                             Беларускi
                      навукова-даследчы цэнтр
                   дакументазнаўства, археаграфii
                         i архiўнай справы
                             БелНДЦДААС

            220033, г.Мiнск, пр. Партызанскi, 2 корп. "В"
                            тэл. 21-66-02
           Р.р. N 100141626 у гардырэкцыi Белбiзнесбанка
                              код 764

           ___________________ N ________________________

           На N ______________ ад _______________________

                     Герб Республики Беларусь

    КАМIТЭТ                                 КОМИТЕТ
 ПА АРХIВАХ I                            ПО АРХИВАМ И
 СПРАВАВОДСТВУ                           ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
 РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ                     РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

 220048, г.Мiнск,                        220048, г.Минск,
 вул. Калектарная, 10                    ул. Коллекторная, 10
 Р/р 141030 у гардырэкцыi                Р/с 141030 в гордирекции
 Мiнскбiзнесбанка. Код 764.              Минскбизнесбанка. Код 764.
 Тэлефакс 20-51-20                       Телефакс 20-51-20
 __________________________________________________________________

 ___________ N _________________

 на N __________________________

Приложение 5
к п. 2.2.

                     Герб Республики Беларусь

              МIНIСТЭРСТВА ЮСТЫЦЫI РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ

                               ЗАГАД

 ________________________                   N ___________________

                              г.Мiнск

Приложение 6
к пп. 2.3.12.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

1. Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; списание; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

2. Договоры (о производстве работ, материально-технического снабжения, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.).

3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

4. Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.).

5. Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др.организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

9. Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегий и т.д.).

10. Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий и т.д.).

11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д).

12. Расценки на производство работ.

13. Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство и т.д.).

14. Стандарты.

15. Структура и штатная численность.

16. Тарифные ставки.

17. Формы унифицированных документов.

18. Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение 7
к пп. 2.3.17, 3.2.4.

                   ФОРМА РЕГИСТРАЦИОННОГО ШТАМПА

         ------------------------------------------
         ¦       (наименование организации)            ¦
         +---------------------------------------------+
         ¦       (дата)                                ¦ 16 мм
         +---------------------------------------------+
         ¦       индекс                                ¦
         ¦----------------------------------------------

                              41,6 мм

Приложение 8
к пп. 2.3.18, 4.2.1.

ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. Постановления, решения, распоряжения, приказы, указания, инструкции вышестоящих органов - согласно указанному в них сроку.

2. Запросы, предложения и заявления депутатов Верховного Совета и местных Советов, предложения, заявления и жалобы граждан - в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.

3. Письма учреждений, организаций, предприятий - согласно указанному в них сроку или в течение 10 дней (при отсутствии указанного срока).

4. Письма-запросы и письма-поручения вышестоящих учреждений и организаций - к указанному в них сроку не позднее 15 дней или в течение 10 дней (при отсутствии указанного срока).

5. Телеграммы, требующие срочного решения - от 2 до 5 дней; остальные - в течение 10 дней.

6. Внутренние распорядительные документы (приказы, указания, решения, инструкции) - к указанному в них сроку.

7. Протоколы совещаний - к указанному в них сроку.

8. Планы-графики к указанному в них сроку.

Приложение 9
к п. 3.2.4.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ СЛУЖБОЙ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1. Письма, присланные в копии для сведения.

2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.

3. Сообщения о заседаниях, совещаниях, повестках дня.

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

5. Сводки и информация, присланные для сведения.

6. Учебные планы, программы. Копии.

7. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.

8. Прейскуранты. Копии.

9. Поздравительные письма и пригласительные билеты.

10. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, газеты).

11. Формы статистической отчетности.

Документы, перечисленные в пп. 4, 6, 10 подлежат учету в соответствующих службах учреждения (отделе снабжения, отделе кадров, библиотеке, отделе научно-технической информации).

На основании примерного перечня организация составляет конкретный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ.

Приложение 10
к п. 3.2.5.

Регистрационно-контрольная карточка

-----------------------------------------------------
¦              1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31¦
+------------+------------+------------------------------+
¦ Срок       ¦  Название  ¦         Автор                ¦
¦ исполнения ¦  документа ¦    (корреспондент)           ¦
+------------+------------+------------------------------+
¦   Дата и индекс         ¦      Дата и индекс           ¦
¦    поступления          ¦        документа             ¦
+-------------------------+------------------------------+
¦                                                        ¦
¦                             Краткое содержание         ¦
¦                                                        ¦
+--------------------------------------------------------+
¦                                                        ¦
¦               Резолюция или кому направлен документ    ¦
+--------------------------------------------------------+
¦                                                        ¦
¦                                                        ¦
¦               Отметка об исполнении документа          ¦
¦---------------------------------------------------------
                Лицевая сторона

-----------------------------------------------------
¦                                                        ¦
¦                                                        ¦
¦                                                        ¦
¦                                                        ¦
¦                                                        ¦
¦                                                        ¦
¦                         Контрольные отметки            ¦
+-------------------+-----------------+------------------+
¦   Фонд  N         ¦     Опись  N    ¦    Дело N        ¦
¦-------------------+-----------------+-------------------
                Оборотная сторона

Приложение 11
к п. 3.2.5.

Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольной карточки

------------------------+--------------------------------------
¦      Реквизиты        ¦        Пояснения к заполнению            ¦
+-----------------------+------------------------------------------+
¦            1          ¦                 2                        ¦
+-----------------------+------------------------------------------+
¦Название вида          ¦Заполняется в соответствии с названием    ¦
¦документа              ¦вида регистрируемого документа. При       ¦
¦                       ¦регистрации писем графа не заполняется    ¦
+-----------------------+------------------------------------------+
¦Автор                  ¦При регистрации поступающего документа    ¦
¦(корреспондент)        ¦записывается название организации (лица) -¦
¦                       ¦автора документа. При регистрации         ¦
¦                       ¦отправляемых документов записывается      ¦
¦                       ¦название организации (лица) -             ¦
¦                       ¦корреспондента. Допускается применение    ¦
¦                       ¦сокращенного названия организации         ¦
+-----------------------+------------------------------------------+
¦Дата документа         ¦Дата, присвоенная документу               ¦
¦                       ¦организацией-автором: число, месяц,       ¦
¦                       ¦год - тремя парами арабских цифр          ¦
+-----------------------+------------------------------------------+
¦Индекс документа       ¦Индекс, присвоенный документу             ¦
¦                       ¦организацией-автором, переносится с       ¦
¦                       ¦поступившего или отправляемого документа  ¦
+-----------------------+------------------------------------------+
¦Дата поступления       ¦Дата поступления документа переносится    ¦
¦                       ¦с регистрационного штампа                 ¦
+-----------------------+------------------------------------------+
¦Индекс поступления     ¦Индекс, присвоенный документу             ¦
¦                       ¦организацией-получателем, переносится     ¦
¦                       ¦из регистрационного штампа. После         ¦
¦                       ¦исполнения документа дополняется          ¦
¦                       ¦номером дела по номенклатуре дел или      ¦
¦                       ¦другими индексами                         ¦
+-----------------------+------------------------------------------+
¦Заголовок документа    ¦Переносится заголовок, сформулированный   ¦
¦или краткое содержание ¦на документе                              ¦
¦                       ¦                                          ¦
+-----------------------+------------------------------------------+
¦Срок исполнения        ¦Проставляется число, месяц,  год.         ¦
¦                       ¦При регистрации отправляемого             ¦
¦                       ¦инициативного документа записывается      ¦
¦                       ¦дата ожидаемого ответа                    ¦
+-----------------------+------------------------------------------+
¦Отметка об             ¦Краткая запись решения вопроса по         ¦
¦исполнении             ¦существу или дата и индекс ответного      ¦
¦                       ¦документа                                 ¦
+-----------------------+------------------------------------------+
¦Дело                   ¦Индекс дела, в которое подшит документ,   ¦
¦                       ¦в соответствии с номенклатурой.           ¦
¦-----------------------+-------------------------------------------

Приложение 12
к п. 3.2.5.

         РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА -------
                                             ¦ N        ¦
                                             ¦-----------
Корреспондент ______________________________________________________
(Ф. И. О., адрес) __________________________________________________
____________________________________________________________________
Предыдущие  обращения от _________ N _______________________________
Вид документа  _______________________ на _______________________  л
Автор, дата, индекс сопров. письма _________________________________
Дата, индекс поступления ___________________________________________
Краткое содержание _________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Ответ. исполнитель _________________________________________________
Резолюция __________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Автор резолюции ____________________________________________________
Срок исполнения ____________________________________________________
     Форма    регистрационно-контрольной    карточки    предложений,
заявлений и жалоб граждан

                           Лицевая сторона

                           ХОД ИСПОЛНЕНИЯ

-----------------+-------------+-----------------+-------------
¦Дата передачи   ¦Исполнитель  ¦Отметка о проме- ¦Контрольная      ¦
¦на исполнение   ¦             ¦жуточ. ответе    ¦отметка          ¦
+----------------+-------------+-----------------+-----------------+
¦                ¦             ¦                 ¦                 ¦
+----------------+-------------+-----------------+-----------------+
¦                ¦             ¦                 ¦                 ¦
+----------------+-------------+-----------------+-----------------+
¦                ¦             ¦                 ¦                 ¦
+----------------+-------------+-----------------+-----------------+
¦                ¦             ¦                 ¦                 ¦
+----------------+-------------+-----------------+-----------------+
¦                ¦             ¦                 ¦                 ¦
¦----------------+-------------+-----------------+------------------

Дата индекс ответа _________________________________________________
Адресат ____________________________________________________________
Содержание _________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
С контроля снял _________________________ Подпись контролера _______
Дело ______________ Том ___________________ листы ____________ фонд
                                                               опись
                                                               дело

                       Оборотная сторона

Приложение 13
к п. 3.2.5.

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

-------------------+----------------------------+----------+------------------+------
¦ Дата поступления ¦Корреспондент, дата и индекс¦ Краткое  ¦Резолюция или кому¦Отметка об¦
¦и индекс документа¦   поступившего документа   ¦содержание¦направлен документ¦исполнении¦
+------------------+----------------------------+----------+------------------+----------+
¦        1         ¦             2              ¦    3     ¦        4         ¦    5     ¦
¦------------------+----------------------------+----------+------------------+-----------

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение 14
к п. 3.2.5.

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

---------------+-------------+--------------------+-----------
¦Дата и индекс ¦Корреспондент¦ Краткое содержание ¦  Отметка об   ¦
¦  документа   ¦             ¦      документа     ¦  исполнении   ¦
¦              ¦             ¦                    ¦   документа   ¦
+--------------+-------------+--------------------+---------------+
¦      1       ¦     2       ¦          3         ¦       4       ¦
¦--------------+-------------+--------------------+----------------

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение 15
к п. 3.6.3.

Примерная форма сводки учета объема документооборота

-------------+---------------------+-------------------+------
¦Структурные ¦Входящие             ¦Исходящие          ¦Внутренние¦
¦подраз-     +----------+----------+----------+--------+----------+
¦деления     ¦по группам¦по коррес-¦по группам¦по адре-¦по группам¦
¦            ¦документов¦пондентам ¦документов¦сатам   ¦документов¦
+------------+----------+----------+----------+--------+----------+
¦     1      ¦     2    ¦      3   ¦    4     ¦    5   ¦     6    ¦
¦------------+----------+----------+----------+--------+-----------
       Итого:

                     Руководитель службы ДОУ
                     (Заведующий канцелярией)         (подпись)

Приложение 16
к п. 4.3.6.

СВОДКА                                Руководителю организации

___________ N ___________

Об исполнении документов
и поручений по состоянию

на _____________________

------------+----------------+------------------------------------------------+------
¦Исполнители¦  Находится на  ¦                   Из  них                      ¦Примечание¦
¦           ¦    контроле    ¦                                                ¦          ¦
¦           +-----+----------+-----------+----------+-------------+-----------+          ¦
¦           ¦всего¦    за    ¦исполненные¦в процессе¦      с      ¦    не     ¦          ¦
¦           ¦     ¦предыдущий¦   в срок  ¦исполнения¦перенесенными¦исполненные¦          ¦
¦           ¦     ¦  месяц   ¦           ¦          ¦   сроками   ¦  в срок   ¦          ¦
¦           ¦     ¦          ¦           ¦          ¦  исполнения ¦           ¦          ¦
+-----------+-----+----------+-----------+----------+-------------+-----------+----------+
¦     1     ¦  2  ¦    3     ¦     4     ¦     5    ¦      6      ¦     7     ¦     8    ¦
¦-----------+-----+----------+-----------+----------+-------------+-----------+-----------

Руководитель группы           Подпись           Расшифровка
контроля                                        подписи

Дата

Примечание. Сводка может быть дополнена графами по видам контролируемых документов.

Примерная форма сводки об исполнении документов и поручений

Приложение 17
к п. 5.4.

Наименование организации             УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                     Наименование должности
                                     руководителя организации
___________ N _____________
                                     Подпись     Расшифровка
___________________________                      подписи
   (место составления)

на _____________ год                 Дата

---------------------------------------------------------------
¦                         Название раздела                         ¦
+----------+--------------+----------+------------------+----------+
¦  Индекс  ¦Заголовок дела¦Кол-во дел¦Срок хранения дела¦Примечание¦
¦   дела   ¦ (тома, части)¦  (томов, ¦ (тома, части) и  ¦          ¦
¦          ¦              ¦  частей) ¦    N статей      ¦          ¦
¦          ¦              ¦          ¦   по перечню     ¦          ¦
+----------+--------------+----------+------------------+----------+
¦    1     ¦       2      ¦    3     ¦         4        ¦     5    ¦
¦----------+--------------+----------+------------------+-----------

Наименование должности руководителя
службы документационного
обеспечения управления                Подпись      Расшифровка
                                                   подписи
Дата

Виза зав.ведомственным архивом
(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО                            СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)                      Протокол ЭПК архивного
наименование организации               учреждения

__________ N ___________               __________ N _________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма номенклатуры дел организации

Приложение 18
к п. 5.5.

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в организации

-------------------------+-------+-----------------------------
¦   По срокам хранения   ¦ Всего ¦          В том числе            ¦
¦                        ¦       +----------------+----------------+
¦                        ¦       ¦   переходящих  ¦с отметкой "ЭПК"¦
+------------------------+-------+----------------+----------------+
¦        1               ¦   2   ¦        3       ¦       4        ¦
+------------------------+-------+----------------+----------------+
¦постоянного             ¦       ¦                ¦                ¦
+------------------------+-------+----------------+----------------+
¦временного (свыше       ¦       ¦                ¦                ¦
¦10 лет)                 ¦       ¦                ¦                ¦
+------------------------+-------+----------------+----------------+
¦временного (до 10       ¦       ¦                ¦                ¦
¦лет включительно)       ¦       ¦                ¦                ¦
+------------------------+-------+----------------+----------------+
¦Итого                   ¦       ¦                ¦                ¦
¦------------------------+-------+----------------+-----------------

Формат А4 (210 x 297 мм)

Наименование должности руководителя
службы документационного
обеспечения управления              Подпись     Расшифровка
                                                подписи
Дата

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

Наименование должности лица,
передавшего сведения                Подпись     Расшифровка
                                                подписи
Дата

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Приложение 19
к п. 8.2.

                   ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ________

В деле подшито (вложено) и пронумеровано ___________________________
                                                    (цифрами  и
_________________________________________________________ листа(ов)
                 прописью)
в том числе: литерные листы _______________________________________:

пропущенные номера ______________________________ + листов внутренней

описи _______________________________________________________________

----------------------------------+----------------------------
¦Особенности физического состояния¦         Номера листов          ¦
¦     и формирования дел          ¦                                ¦
+---------------------------------+--------------------------------+
¦               1                 ¦               2                ¦
¦---------------------------------+---------------------------------

Наименование должности лица, -
составившего заверительную надпись           Подпись   Расшифровка
                                                       подписи

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма листа-заверителя дела

Приложение 20
к п. 8.2.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела N ___________

------+---------+---------+-----------------+-----------+------
¦  N  ¦  Индекс ¦   Дата  ¦    Заголовок    ¦   Номер   ¦Примечание¦
¦ п/п ¦документа¦документа¦    документа    ¦листов дела¦          ¦
+-----+---------+---------+-----------------+-----------+----------+
¦  1  ¦   2     ¦    3    ¦       4         ¦     5     ¦   6      ¦
¦-----+---------+---------+-----------------+-----------+-----------

Итого ___________________________________________ документов
                 (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _________________________
                                     (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела                    Подпись      Расшифровка
                                                подписи

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма внутренней описи документов дела

Приложение 21
к п. 8.3.

-----+---------------------+-----------------------------------
¦    ¦                     ¦                                       ¦
¦    ¦                     ¦                                       ¦
¦    ¦                     ¦                                       ¦
+----+---------------------+---------------------------------------+
¦    ¦                                                             ¦
+----+-------------------------------------------------------------+
¦    ¦                                                             ¦
+----+-------------------------------------------------------------+
¦    ¦                                                             ¦
+----+-------------------------------------------------------------+
¦    ¦                                                             ¦
+----+-------------------------------------------------------------+
¦    ¦                                                             ¦
+----+-------------------------------------------------------------+
¦    ¦                                                             ¦
¦    +-------------------------------------------------------------+
¦    ¦    (название учреждения и структурного подразделения)       ¦
¦    ¦                                                             ¦
¦    ¦ ____________ ДЕЛО N _________          том N _________      ¦
¦    ¦                                                             ¦
+----+-------------------------------------------------------------+
¦    ¦                                                             ¦
+----+-------------------------------------------------------------+
¦    ¦                                                             ¦
+----+-------------------------------------------------------------+
¦    ¦                                                             ¦
+----+-------------------------------------------------------------+
¦    ¦                                                             ¦
+----+-------------------------------------------------------------+
¦    ¦                                                             ¦
+----+-------------------------------------------------------------+
¦    ¦                                                             ¦
+----+-------------------------------------------------------------+
¦    ¦          (заголовок дела)                                   ¦
+----+---+---T----------------                                ¦
¦    ¦   ¦   ¦                    ¦   _______________________      ¦
+----+---+---+--------------------+   дата(ы)                      ¦
¦    ¦   ¦   ¦Ф.  N ____________  ¦   на ________ листе(ах)        ¦
¦    ¦   ¦   ¦                    ¦                                ¦
¦    ¦   ¦   ¦Оп. N ____________  ¦   хранить ______________       ¦
¦    ¦   ¦   ¦                    ¦                                ¦
¦    ¦   ¦   ¦Д.  N ____________  ¦                                ¦
+----+---+---+---------------------                                ¦
¦    ¦   ¦   ¦       ____________                                  ¦
¦----+---+---+------------------------------------------------------

Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения

Приложение 22
к пп. 9.2., 9.4.

                                      УТВЕРЖДАЮ
                                      Наименование должности
                                      руководителя организации

                                      Подпись      Расшифровка
                                                   подписи
                                      Дата

Фонд N _____________

ОПИСЬ N ____________
дел постоянного хранения
за ___________ год

---------------------------------------------------------------
¦     Название раздела (структурного подразделения организации)    ¦
+-----+--------+-----------------------+------+---------+----------+
¦ NN  ¦ Индекс ¦    Заголовок дела     ¦ Дата ¦ Кол-во  ¦Примечание¦
¦ п/п ¦  дела  ¦     (тома, части)     ¦ дела,¦ листов  ¦          ¦
¦     ¦        ¦                       ¦(тома ¦ в деле  ¦          ¦
¦     ¦        ¦                       ¦части)¦ (томе,  ¦          ¦
¦     ¦        ¦                       ¦      ¦ части)  ¦          ¦
+-----+--------+-----------------------+------+---------+----------+
¦  1  ¦    2   ¦           3           ¦  4   ¦   5     ¦     6    ¦
¦-----+--------+-----------------------+------+---------+-----------

В данный раздел описи внесено ____________________________ дел
                                  (цифрами и прописью)
с N _________________ по N _________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности            Подпись     Расшифровка
составителя описи                             подписи
Дата

Заведующий ведомственным архивом  Подпись     Расшифровка
(лицо, ответственное за архив)                подписи
Дата

УТВЕРЖДЕНО                            СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного                Протокол ЦЭК (ЭК)
учреждения                            Наименование организации

________ N ___________                __________ N ___________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

                                     УТВЕРЖДАЮ
                                     Наименование должности
                                     руководителя организации

                                     Подпись      Расшифровка
                                                  подписи

                                     Дата

 Фонд N _________
 ОПИСЬ N ________
 дел временного (свыше 10 лет)
 хранения
 за ___________ год

---------------------------------------------------------------
¦      Название раздела (структурного подразделения организации)   ¦
+-----+--------+-----------+------+-------------+------+-----------+
¦ NN  ¦ Индекс ¦ Заголовок ¦ Дата ¦Срок хранения¦Кол-во¦Примечание ¦
¦ п/п ¦  дела  ¦дела (тома,¦ дела ¦ дела (тома, ¦листов¦           ¦
¦     ¦        ¦  части)   ¦(тома,¦части),статья¦в деле¦           ¦
¦     ¦        ¦           ¦части)¦  по перечню ¦(томе,¦           ¦
¦     ¦        ¦           ¦      ¦             ¦части)¦           ¦
+-----+--------+-----------+------+-------------+------+-----------+
¦  1  ¦   2    ¦     3     ¦   4  ¦      5      ¦   6  ¦     7     ¦
¦-----+--------+-----------+------+-------------+------+------------

В данный раздел описи внесено _________________________ дел
                                 (цифрами и прописью)
с N _____________ по N ____________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности        Подпись         Расшифровка
составителя описи                             подписи

Дата

Заведующий архивом (лицо,      Подпись         Расшифровка
ответственное за архив)                        подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
Наименование организации

_________ N ____________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения

                                    УТВЕРЖДАЮ
                                    Наименование должности
                                    руководителя организации

                                    Подпись      Расшифровка
                                                 подписи
                                    Дата

Фонд N _____________
ОПИСЬ N ____________
дел по личному составу
за _____________ год

---------------------------------------------------------------
¦                          Название раздела                        ¦
+-----+-------+------------+-------+-------------+------+----------+
¦ NN  ¦ Индекс¦  Заголовок ¦  Дата ¦Срок хранения¦Кол-во¦Примечание¦
¦ п/п ¦  дела ¦ дела (тома,¦  дела ¦ дела (тома, ¦листов¦          ¦
¦     ¦       ¦   части)   ¦ (тома,¦   части)    ¦в деле¦          ¦
¦     ¦       ¦            ¦ части)¦             ¦(томе,¦          ¦
¦     ¦       ¦            ¦       ¦             ¦части)¦          ¦
+-----+-------+------------+-------+-------------+------+----------+
¦  1  ¦   2   ¦      3     ¦   4   ¦      5      ¦   6  ¦    7     ¦
¦-----+-------+------------+-------+-------------+------+-----------

В данный раздел описи внесено  ________________________ дел
                                 (цифрами и прописью)
с N ____________ по  N ________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности          Подпись          Расшифровка
составителя описи                                подписи
Дата

Начальник отдела кадров         Подпись          Расшифровка
(инспектор по кадрам)                            подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО                            СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)                      Протокол ЭПК архивного
Наименование организации               учреждения

__________ N ___________               _________ N ___________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма годового раздела сводной описи дела по личному составу

Приложение 23
к пп. 9.2., 9.3.

     ___________________________________________________________
                   (наименование организации)
     ___________________________________________________________
     (наименование структурного подразделения или общественной
                          организации)

                                    УТВЕРЖДАЮ
                                    Наименование должности
                                    руководителя  структурного
                                    подразделения (общественной
                                    организации)

                                    Подпись       Расшифровка
                                                  подписи

                                    Дата

ОПИСЬ N

---------------------------------------------------------------
¦                      Название раздела                            ¦
+---+--------+---------+---------+------+---------------+----------+
¦ N ¦ Индекс ¦Заголовок¦Дата дела¦Кол-во¦ Срок хранения ¦Примечание¦
¦   ¦ дела   ¦  дела   ¦ (тома,  ¦листов¦   дела (тома, ¦          ¦
¦п/п¦ (тома, ¦ (тома,  ¦ части)  ¦в деле¦     части)    ¦          ¦
¦   ¦ части) ¦ части)  ¦         ¦(томе)¦               ¦          ¦
+---+--------+---------+---------+------+---------------+----------+
¦ 1 ¦    2   ¦    3    ¦    4    ¦   5  ¦     6 <*>     ¦    7     ¦
¦---+--------+---------+---------+------+---------------+-----------

     -------------------------------
     <*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

В данную опись внесено________________________ дел с N ________
                      цифрами и прописью

по N __________ , в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности           Подпись        Расшифровка
составителя описи                               подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                           СОГЛАСОВАНО <*>
Наименование должности                Протокол ЭК структурного
руководителя службы ДОУ               подразделения
организации

Подпись   Расшифровка подписи         ______ N _______
Дата

Передал _________________________ дел
           (цифрами и прописью)
и _______________________ регистрационно-контрольных карточек
  (цифрами и прописью)    к документам <**>

Наименование должности сотрудника
структурного подразделения (общественной
организации)                        Подпись        Расшифровка
Дата                                               подписи

Принял ____________________ дел и ___________________
       (цифрами и прописью)       (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам

Наименование должности работника
ведомственного архива               Подпись        Расшифровка
                                                   подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации

-------------------------------

<*> Передаются вместе с делами канцелярии.

<**> При наличии ЭК структурного подразделения.

Приложение 24
к п. 9.4.

            _______________________________________________________________
              (название государственного архива) <*>

            _______________________________________________________________
                                 (название фонда)

                                 Фонд  N _____________

                                 Опись N ____________

            ______________________________________________________________
                                 (название описи)

                                           Крайние даты дел _____________

-------------------------------

<*> Заполняется в государственном архиве.

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма титульного листа законченной описи дел постоянного хранения

Приложение 25
к п. 10.2.

ЛИСТОК-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА

Вид документа _____________ Дата _____________ Индекс ________

Корреспондент ________________________________________________

Заголовок (или краткое содержание документа) _________________

______________________________________________________________

Выдан ______________                     ______________________
       (дата выдачи)                         (кому выдано)

Выдал ______________                     Получил ______________
        (подпись)                                   (подпись)

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма листка-заместителя документа

Приложение 26
к п. 10.2.

Наименование организации
Название архива

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело _________________________________________________________
                      (N и заголовок)

Опись ________________________________________________________
                      (N и название)

Фонд _________________________________________________________
                      (N и название)

Выдано ___________________              ______________________
          (дата выдачи)                     (кому выдано)
во временное пользование (читальный зал) до __________________
                                             (дата возврата)

Наименование должности             Подпись       Расшифровка
сотрудника, выдавшего дело                       подписи

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма карты-заместителя дела

Приложение 27
к п. 11.4.

Наименование
организации                          УТВЕРЖДАЮ
                                     Наименование должности
                                     руководителя организации
                                     Подпись      Расшифровка
                                     Дата

АКТ
__________ N __________
_______________________
  место составления

о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению

На основании _________________________________________________
                  (название и выходные данные перечня
______________________________________________________________
       документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической  ценности
и утратившие практическое значение документы фонда
N ________________
  (название фонда)

-----+---------+---------+-------+--------+-------+-------+----
¦NN  ¦Заголовок¦Дата дела¦Номера ¦Индекс  ¦Кол-во ¦Сроки  ¦Примеча-¦
¦п/п ¦дела или ¦или край-¦описей ¦дела    ¦дел    ¦хране- ¦ние     ¦
¦    ¦групповой¦ние даты ¦(номен-¦(тома,  ¦(томов,¦ния де-¦        ¦
¦    ¦заголовок¦дел      ¦клатур)¦части)  ¦частей)¦ла (то-¦        ¦
¦    ¦  дел    ¦         ¦за ____¦по но-  ¦       ¦ма,час-¦        ¦
¦    ¦         ¦         ¦год (ы)¦менкла- ¦       ¦ти) и  ¦        ¦
¦    ¦         ¦         ¦       ¦туре или¦       ¦номера ¦        ¦
¦    ¦         ¦         ¦       ¦N дела  ¦       ¦статей ¦        ¦
¦    ¦         ¦         ¦       ¦по описи¦       ¦по пе- ¦        ¦
¦    ¦         ¦         ¦       ¦        ¦       ¦речню  ¦        ¦
+----+---------+---------+-------+--------+-------+-------+--------+
¦ 1  ¦    2    ¦    3    ¦   4   ¦   5    ¦   6   ¦   7   ¦    8   ¦
¦----+---------+---------+-------+--------+-------+-------+---------

Итого ____________________ дел за ____________________________ годы
      (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____________ годы  утверждены, а
по личному составу согласованы с ЭПК ______________________________
                                     (наименование архивного
                                            учреждения)
(протокол __________ N _________)

Наименование должности лица, проводившего
экспертизу ценности документов             Подпись  Расшифровка
                                                    подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
Наименование организации
________ N _____________

Документы в количестве __________________  дел, весом _____ кг
                      (цифрами и прописью)
сданы в ______________________________________________________
                   (наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной _________________
N ____________

Наименование должности работника,
сдавшего документы                  Подпись       Расшифровка
                                                  подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование    должности    работника
ведомственного     архива      (службы
документационного          обеспечения
управления),  внесшего   изменения   в
учетные документы
                                      Подпись    Расшифровка
                                                  подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма акта о выделении на уничтожение документов, не подлежащих хранению

Архив документов Папярэдні | Наступны