Приказ Министерства промышленности Республики Беларусь от 27.11.1996 № 224 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Министерстве промышленности Республики Беларусь"

Зарегистрировано в НРПА РБ 17 марта 2000 г. N 8/3175

В соответствии со статьей 9 Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. "Об обращениях граждан" и постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 1 октября 1996 г. N 643 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан" ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в Министерстве промышленности Республики Беларусь (прилагается).

2. Начальникам управлений и отделов Министерства в своей практической деятельности строго соблюдать требования Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан.

3. Управляющему делами Пархимчику А.И. в срок до 1 декабря 1996 г. изготовить и передать в структурные подразделения Министерства "Журнал учета приема граждан по личным вопросам".

4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на управляющего делами Минпрома Республики Беларусь Пархимчика А.И.

Министр А.Д.ХАРЛАП

                                                 УТВЕРЖДЕНО
                                                 приказ
                                                 Министерства
                                                 промышленности
                                                 Республики Беларусь
                                                 27.11.1996 N 224

1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. "Об обращениях граждан" на основе Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан, утвержденного постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 1 октября 1996 г. N 643. Положение определяет порядок работы с обращениями граждан в Министерстве промышленности Республики Беларусь.

2. Делопроизводство по обращениям граждан в Министерстве ведется отдельно от других видов делопроизводства.

В соответствии со ст.9 Закона "Об обращениях граждан" персональную ответственность за организацию работы с обращениями граждан несут руководство, руководители структурных подразделений Министерства промышленности Республики Беларусь.

Непосредственное ведение делопроизводства по обращениям граждан в Министерстве возлагается на канцелярию управления делами, в отделах и управлениях - на лиц, отвечающих за работу по делопроизводству.

3. Все поступающие обращения должны быть зарегистрированы в день их поступления.

Конверты сохраняются в тех случаях, когда по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.

Обращения граждан исполняются в указанный в резолюциях руководства Министерства срок. Если он не определен, то документ исполняется в течение 30 дней с момента регистрации, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления.

Началом срока исполнения обращений граждан, направленных из вышестоящих органов, является дата написания резолюции руководством этих органов.

Срок рассмотрения может быть продлен (но не более чем на один месяц) только тем руководителем, который его установил. Мотивированное предложение о продлении срока вносится не позднее чем за 3 дня до истечения установленного ранее. Предложение о продлении срока вносится управлением или отделом в письменной форме.

Срок рассмотрения обращений, на которые требуется ответ в вышестоящие органы, может быть продлен только с их разрешения.

При личном приеме граждан их устные и письменные обращения подлежат регистрации в установленном порядке.

Учет приема граждан по личным вопросам ведется по специальным карточкам и в "Журналах учета граждан по личным вопросам", в которых отмечаются результаты рассмотрения устных обращений. Карточки, журналы и необходимые материалы рассмотрения обращений граждан хранятся в приемных Министра и его заместителей, в управлениях и отделах - у ответственных за делопроизводство.

После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение Министру, заместителям Министра в день их поступления и рассматриваются ими в срок не более 3 рабочих дней.

Обращения граждан, направленные в структурные подразделения Министерства, в компетенцию которых не входит разрешение поставленных вопросов, в срок не позднее пяти дней направляются в соответствующие органы, учреждения, организации и предприятия с извещением об этом граждан.

4. Порядок регистрации обращений определяется исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением поручений по обращениям и их анализа.

5. Повторными обращениями являются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу в один и тот же орган.

Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается регистрационный индекс первого обращения, делается отметка "Повторно" с указанием дат всех предыдущих обращений. При рассмотрении повторных обращений подбираются все предшествующие документы.

Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в один и тот же орган, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера и повторными не считаются.

6. Обращения граждан, направленные различными адресатами, требующими сообщить результаты рассмотрения обращения, берутся на особый контроль. На обращении делается отметка "Контроль".

Контроль за соблюдением установленных сроков рассмотрения обращений и исполнения поручений по ним возлагается на канцелярию управления делами и на работников, осуществляющих непосредственное ведение делопроизводства. До истечения срока рассмотрения еженедельно исполнителю направляются напоминания.

7. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны ответы в соответствии с законодательством.

8. Ответы на обращения граждан дают Министр, заместители Министра в соответствии с распределением их обязанностей, а на поступившие непосредственно в управления и отделы - их руководители. Ответы в вышестоящие органы подписываются только Министром, а в его отсутствие - первым заместителем Министра.

Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в учетных документах.

В ответах, направленных в порядке контроля в вышестоящие органы, необходимо указать, что заявителю дан ответ, а также фамилию исполнителя и его номер телефона.

9. Обращения граждан, содержащиеся в них обоснованные замечания и предложения ежеквартально анализируются канцелярией, обобщаются Управлением делами и в виде справки передаются Министру в целях своевременного выявления и устранения причин несвоевременного или необъективного рассмотрения обращений граждан.

Аналитические отчеты составляются ежеквартально до 10-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Результаты работы с обращениями граждан заслушиваются на заседаниях Коллегии, оперативных совещаниях в Министерстве, управлениях и отделах не реже одного раза в год.

10. Обращения граждан после их разрешения должны быть возвращены в канцелярию должностными лицами, ведущими делопроизводство со всеми относящимися к ним материалами для формирования дел и проведения анализа.

Обращения граждан снимаются с контроля руководителем, давшим поручение, на основании справки (записки) управления или отдела с резолюцией "В дело" в левом верхнем углу.

Справка (записка) должна содержать сведения о рассмотрении обращения гражданина и мерах, принятых по поставленным в нем вопросам, а также кем и когда сообщено автору о результатах рассмотрения обращения, выводы и предложения (с приложением подтверждающих документов).

Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе по личному приему граждан за период календарного года, формируются канцелярией в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Министерства.

11. Срок хранения обращений граждан, документов по их рассмотрению и разрешению обращений - 5 лет, в случае неоднократного обращения - 5 лет с даты последнего рассмотрения. В необходимых случаях в установленном порядке экспертной комиссией Министерства может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений граждан.

Решения экспертной комиссии об увеличении сроков хранения подлежат обязательному утверждению Министром промышленности Республики Беларусь.

12. Дела, подлежащие постоянному и временному хранению, передаются в архив Министерства через год после завершения делопроизводства по ним.

По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в порядке, установленном Комитетом по архивам и делопроизводству.

Управление делами

Министерства промышленности

Республики Беларусь