Инструкция Министерства образования Республики Беларусь от 24.12.1996 "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в Министерстве образования и науки Республики Беларусь"

Зарегистрировано в НРПА РБ 23 декабря 1999 г. N 8/2313

Утверждена
Министерством образования
и науки Республики Беларусь
24 декабря 1996 г.

1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. "Об обращениях граждан" и Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан, утвержденным постановлением Кабинета Министров от 1 октября 1996 г. N 643 (Собрание указов Президента и постановлений Кабинета Министров Республики Беларусь, 1996 г. N 27, ст.724) и в соответствии с Методическими рекомендациями, утвержденными приказом Министра образования и науки Республики Беларусь от 11 декабря 1996 г. N 530.

2. Делопроизводство по обращениям граждан в министерстве ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на управление по работе с кадрами и правовому обеспечению.

3. Все поступающие обращения граждан в министерство регистрируются в управлении по работе с кадрами и правовому обеспечению в день их поступления. При регистрации обращений граждан применяются регистрационно-контрольные карточки, реквизиты заявителя.

После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение в день их поступления. Поступившие обращения рассматриваются оперативно и целенаправленно в управлениях министерства. На обращении не должно быть более одной резолюции.

Срок рассмотрения обращения исчисляется с момента получения его министерством.

Обращение должно быть рассмотрено не позднее одного месяца со дня его поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки - не позднее 15 дней, если иной срок не предусмотрен законом.

Письменное обращение должно содержать подпись гражданина с указанием фамилии, имени и отчества, данные о месте жительства или работы (учебы), изложение существа предложения, заявления или жалобы. Обращения, не содержащие таких сведений, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат, за исключением тех, в которых содержатся сведения о преступлении.

При личном приеме граждан их устные и письменные обращения также подлежат регистрации в установленном порядке.

Регистрационный индекс и дата регистрации обращения указываются в регистрационном штампе, расположенном в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте первой страницы. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например: Д-401). Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений граждан. Составные части регистрационного индекса отделяются друг от друга косой чертой и дефисом.

4. Повторными обращениями граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-учетной карточки указывается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу повторного обращения и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка "повторно" и подбираются предшествующие документы за период не более 2 лет со времени поступления первого обращения.

Повторными следует считать обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель неудовлетворен данным ему ответом.

Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в министерство учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера проставляемого через дефис. Например: Д-401-1, Д-401-2, Д-401-3.

5. Экземпляр карточки вместе с обращением передается исполнителю. По мере исполнения обращения граждан экземпляр регистрационно-контрольной карточки передается в управление по работе с кадрами и правовому обеспечению с копией ответа.

6. Контроль за своевременным разрешением обращений граждан в министерстве возлагается на управление по работе с кадрами и правовому обеспечению.

Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимают заместители министра.

7. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны ответы в соответствии с законодательством.

8. Ответы на обращения граждан дают руководители и другие уполномоченные должностные лица министерства. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке.

В ответах, направленных в порядке контроля в вышестоящие органы, необходимо указывать, что заявителю дан ответ, а также фамилию исполнителя и его номер телефона.

Индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается переписка по данному вопросу. Например: 1-5-Д-401, где 1-5 - номер дела по номенклатуре, Д-401 - регистрационный индекс ответа.

9. В регистрационно-контрольные карточки обращений граждан вносятся записи о сделанных по ним запросах, поручениях и полученных ответах.

Все записи в регистрационно-контрольных карточках должны производиться своевременно и точно отражать ход решения вопросов.

В регистрационно-контрольных карточках обращений граждан по законченным вопросам делается отметка о принятых решениях.

10. Обращения граждан должны быть возвращены после их разрешения должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан, со всеми относящимися к ним материалами.

11. Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе по личному приему граждан, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел министерства.

Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке их поступления и исполнения или в алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. Документы в группе подшиваются в последовательности решения вопроса, причем в переписке документ-ответ должен быть подшит за документом-запросом.

Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

12. Срок хранения обращений граждан, регистрационно-контрольных карточек, документов по рассмотрению и разрешению обращений - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет после последнего рассмотрения). Дела передаются в архив министерства через год после завершения делопроизводства по ним.

13. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению. Для этого составляется акт на уничтожение, который рассматривается постоянно действующей экспертной комиссией, подписывается председателем, ее членами и утверждается руководством министерства. Уничтожение включенных в акт документов и дел производится после того, как описи на дела постоянного хранения и по личному составу утверждены за соответствующий период времени.

14. Обращения граждан, содержащиеся в них практические замечания систематически анализируются и обобщаются должностными лицами министерства с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, изучения общественного мнения, а также совершенствование работы органов образования.

Результаты анализа и обобщения, оформленные в виде аналитических справок и обзоров, представляются руководству министерства по окончании каждого года, а также по мере надобности.

Начальник управления по работе
с кадрами и правовому обеспечению
А.А.ПЫЖОВ