Приказ Министерства культуры Республики Беларусь от 20.01.1997 № 22 "Аб парадку вядзення справаводства па зваротах грамадзян"

Зарегистрировано в НРПА РБ 6 декабря 1999 г. N 8/1957

У адпаведнасцi з артыкулам 9 Закона Рэспублiкi Беларусь ад 6 чэрвеня 1996 г. "Аб зваротах грамадзян" i пастановай Кабiнета Мiнiстраў Рэспублiкi Беларусь ад 1 кастрычнiка 1996 г. N 643 "Аб зацвярджэннi Палажэння аб парадку вядзення справаводства па зваротах грамадзян" ЗАГАДВАЮ:

1. Зацвердзiць прыкладзеную Iнструкцыю "Аб парадку вядзення справаводства па прапановах, заявах i скаргах грамадзян у Мiнiстэрстве культуры Рэспублiкi Беларусь".

2. Кантроль за яе выкананнем ускласцi на Кiраўнiцтва спраў (Галенчык Л.М.).

Мiнiстр А.У.САСНОЎСКI

                                               ЗАЦВЕРДЖАНА
                                               загад
                                               Мiнiстэрства культуры
                                               Рэспублiкi Беларусь
                                               20.01.1997 N 22

1. Дадзеная Iнструкцыя вызначае парадак вядзення справаводства па прапановах, заявах i скаргах грамадзян (далей - зваротах) у Мiнiстэрстве культуры Рэспублiкi Беларусь.

2. Справаводства па пiсьмовых зваротах грамадзян вядзецца Кiраўнiцтвам спраў, па вусных, у час прыёму наведвальнiкаў па асабiстых пытаннях у Мiнiстра, - памочнiкам Мiнiстра.

3. Улiк зваротаў грамадзян ажыццяўляецца на базе персанальнай ЭВМ (ПЭВМ).

У аўтаматызаваным рэжыме выконваюцца наступныя вiды работ:

рэгiстрацыя зваротаў;

фармiраванне i вядзенне машыначытаемай картатэкi ўлiку зваротаў;

кантроль за праходжаннем зваротаў i тэрмiнамi выканання прынятых па iх рашэнняў i даручэнняў;

аператыўны пошук, аналiз i выдача iнфармацыi па зваротах;

збор i перадача iнфармацыi ў архiў для захоўвання i далейшага выкарыстання.

4. Звароты грамадзян, якiя паступiлi ў Мiнiстэрства, прымаюцца адказным супрацоўнiкам Кiраўнiцтва спраў i рэгiструюцца ў дзень iх паступлення.

5. Усе звароты, якiя паступiлi, ускрываюцца.

Канверты захоўваюцца ў тых выпадках, калi толькi па iх можна ўстанавiць адрас заявiцеля альбо калi дата паштовага штэмпеля з'яўляецца пацвярджэннем часу адпраўлення i атрымання звароту.

Звароты грамадзян без подпiсу не рэгiструюцца.

6. Кожнаму звароту надаецца рэгiстрацыйны iндэкс, якi складаецца з першай лiтары прозвiшча заявiцеля i парадкавага нумару. Напрыклад: А-24. На зваротах у правым нiжнiм кутку альбо на iншым вольным ад тэкста месцы ставiцца рэгiстрацыйны штамп, у якiм указваецца дата рэгiстрацыi, рэгiстрацыйны iндэкс, колькасць старонак.

Паўторным зваротам грамадзян надаецца рэгiстрацыйны iндэкс першага звароту, робiцца адзнака "Паўторна" i падбiраюцца ўсе папярэднiя дакументы, якiя звязаны з разглядам за перыяд не больш 2 гадоў.

8. Пасля рэгiстрацыi звароты грамадзян, у тым лiку i тых, што прыняты ў час асабiстага прыёму Мiнiстрам i яго намеснiкамi, перадаюцца ў адпаведнасцi з рэзалюцыяй непасрэдна выканаўцу.

9. Выканаўца павiнен уважлiва вывучыць змест дакумента, разабрацца i ўнесцi прапановы кiраўнiку структурнага падраздзялення.

10. Кiраўнiк структурнага падраздзялення не пазней чым у пяцiдзённы тэрмiн з часу рэгiстрацыi можа накiраваць зварот:

iншым цэнтральным дзяржаўным органам кiравання, мясцовым выканаўчым органам, грамадскiм аб'яднанням, прадпрыемствам, арганiзацыям i ўстановам для разгляду i вырашэння пытаняў, якiя ўваходзяць у iх кампетэнцыю, з суправаджальным лiстом i паведамленнем аб гэтым аўтару звароту.

11. Звароты грамадзян, якiя паступiлi ў структурныя падраздзяленнi, разглядаюцца i выконваюцца ў тэрмiны, якiя вызначаны заканадаўствам Рэспублiкi Беларусь, - да 1 каляндарнага месяца, альбо ўказаныя ў рэзалюцыях кiраўнiцтва Мiнiстэрства.

У тых выпадках, калi для разгляду звароту неабходна правядзенне праверкi, пошук дадатковых матэрыялаў цi прыняцце iншых мер, тэрмiны разгляду могуць быць падоўжаны мiнiстрам, намеснiкамi мiнiстра з паведамленнем аб гэтым аўтару звароту.

Тэрмiн выканання лiчыцца з дня паступлення звароту ў Мiнiстэрства, за выключэннем зваротаў, што паступiлi з вышэйшых дзяржаўных органаў кiравання, па якiх тэрмiн лiчыцца з дня рэгiстрацыi ў гэтых органах.

12. Кантроль за своечасовым i якасным разглядам зваротаў грамадзян ускладаецца на начальнiкаў упраўленняў i аддзелаў Мiнiстэрства.

Звароты грамадзян, на якiя даюцца прамежкавыя адказы, з кантролю не здымаюцца. Кантроль завяршаецца толькi пасля вынясення рашэння i прыняцця мер па звароту. Выкананыя дакументы здымаюцца з кантролю па ўзгадненню з кiраўнiкамi, якiя давалi даручэнне.

13. Звароты грамадзян лiчацца вырашанымi, калi разгледжаны ўсе ўзнятыя пытаннi, па iх прыняты неабходныя меры i дадзены адказы заявiцелю.

Адказы на звароты грамадзян даюцца ў пiсьмовай альбо вуснай форме. У выпадку вуснага адказу робiцца адпаведны запiс на першай старонцы звароту, вольным ад тэкста месцы цi асобным аркушы паперы.

14. У адказах, якiя накiроўваюцца ў парадку кантролю ў вышэйшыя дзяржаўныя органы, неабходна ўказаць, што заявiцелю дадзены адказ, а таксама прозвiшча выканаўцы i яго службовы нумар тэлефона.

15. Паўторныя звароты грамадзян, якiя не маюць падстаў для задавальнення просьбы, у адпаведнасцi з дакладной запiскай структурнага падраздзялення вяртаюцца заявiцелю без разгляду альбо накiроўваюцца ў справу.

16. Звароты грамадзян пасля iх вырашэння павiнны быць вернуты супрацоўнiку Кiраўнiцтва спраў з усiмi матэрыяламi, якiя тычацца гэтага пытання.

17. Звароты грамадзян i дакументы, якiя звязаны з iх разглядам, у тым лiку i па асабiстаму прыёму грамадзян, фармiруюцца ў справы ў адпаведнасцi з Наменклатурай спраў мiнiстэрства.

Дакументы ў гэтых справах размяшчаюцца ў храналагiчным парадку iх паступлення. Кожны зварот i ўсе дакументы па яго разгляду складаюць у справе самастойную групу. Дакументы ў групе падшываюцца ў паслядоўнасцi вырашэння пытання, прычым у перапiсцы дакумент-адказ павiнен быць падшыты за дакументам-запытам, якi ў сваю чаргу размяшчаецца за зваротам.

Пры фармiраваннi спраў адказны супрацоўнiк Кiраўнiцтва спраў правярае правiльнасць накiравання дакументаў у справу, iх камплектнасць. Нявырашаныя звароты грамадзян, а таксама дакументы, якiя аформлены няправiльна, падшываць у справы забараняецца.

Фармiраванне i захоўванне спраў у выканаўцаў забараняецца.

18. Тэрмiн захоўвання зваротаў грамадзян, дакументаў па разгляду i вырашэнню зваротаў - 5 гадоў (у выпадку неаднаразовага звароту - 5 гадоў з даты апошняга разгляду).

У асобных выпадках у вызначаным парадку Мiнiстрам (намеснiкамi Мiнiстра) можа быць прынята рашэнне аб павелiчэннi тэрмiну захоўвання альбо аб пастаянным захоўваннi зваротаў грамадзян.

19. Справы, якiя падлягаюць пастаяннаму i часоваму захоўванню, перадаюцца ў архiў Мiнiстэрства праз год пасля завяршэння справаводства па iх.

Па мiнаваннi вызначаных тэрмiнаў захоўвання дакументы па зваротах грамадзян падлягаюць знiшчэнню ў парадку, якi ўстаноўлены Камiтэтам па архiвах i справаводству Рэспублiкi Беларусь.

20. Звароты грамадзян аналiзуюцца i абагульняюцца Кiраўнiцтвам спраў з мэтай своечасовага выяўлення i лiквiдацыi прычын, якiя выклiкаюць парушэннi законных правоў грамадзян, вывучэння грамадскай думкi, а таксама ўдасканалення работы Мiнiстэрства.

Вынiкi аналiзу i абагульнення афармляюцца ў выглядзе аналiтычных даведак i аглядаў, прадстаўляюцца кiраўнiцтву Мiнiстэрства па заканчэннi кожнага каляндарнага года, а таксама па меры неабходнасцi.

Кiраўнiк спраў Л.М.ГАЛЕНЧЫК