Письмо Коллегии Министерства юстиции Республики Беларусь от 07.02.2002 "Обобщение о порядке оформления документов, предназначенных для действия за границей, учреждениями юстиции и судами"

                                                      ОДОБРЕНО
                                                      на заседании Коллегии
                                                      Министерства юстиции
                                                      Республики Беларусь
                                                      07.02.2002 года

1. Республика Беларусь является участницей Гаагской Конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов. В целях реализации положений указанной Конвенции на Министерство юстиции постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15 декабря 1992 г. N 754 возложена функция по проставлению апостиля на документах, исходящих из учреждений юстиции и судов (далее - органы юстиции).

Действующее законодательство устанавливает определенные требования к оформлению такого рода документов. Вместе с тем, нотариусами и работниками судов указанные требования в ряде случаев не соблюдаются, что ведет к отказу в проставлении апостиля, направлению документов для переоформления и препятствует реализации гражданами их законных прав и интересов.

В целях исключения фактов нарушения требований действующего законодательства Министерством юстиции Республики Беларусь проведено обобщение по оформлению документов, предназначенных для использования за границей и представленных для проставления апостиля либо консульской легализации в 2000 - 2001 годах.

В 2000 году Министерством юстиции совершено 15099 действий по проставлению апостиля и подготовке документов для консульской легализации, в 2001 году - 15132 действия (справочно: в 1999 году - 13609, в 1998 году - 9064, в 1997 году - 8103).

2. Для органов юстиции действующим законодательством установлен определенный порядок оформления документов, предназначенных для действия за границей.

При оформлении и удостоверении такого рода документов органы нотариата обязаны руководствоваться Инструкцией "О применении законодательства о нотариате к иностранным гражданам и лицам без гражданства, иностранным предприятиям и организациям, применении законодательства иностранных государств и международных договоров Республики Беларусь", утвержденной приказом Министерства юстиции Республики Беларусь от 31 мая 1999 г. N 116, Инструктивным письмом Министерства юстиции Республики Беларусь по вопросу нотариального оформления документов, предназначенных для действия за границей, от 9 марта 1994 г., Инструктивными указаниями Министерства юстиции СССР от 4 мая 1984 г. о нотариальном оформлении от имени советских граждан, предприятий, учреждений и организаций документов, предназначенных для действия за границей.

Суды обязаны руководствоваться Инструкцией по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь, утвержденной приказом Министерства юстиции Республики Беларусь от 18 октября 2001 г. N 311.

В соответствии с п. 2 Инструкции "О применении законодательства о нотариате к иностранным гражданам и лицам без гражданства, иностранным предприятиям и организациям, применении законодательства иностранных государств и международных договоров Республики Беларусь" государственные нотариусы в случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь и международными договорами Республики Беларусь, применяют нормы иностранного права.

При применении иностранного права государственный нотариус устанавливает содержание его норм в соответствии с их официальным толкованием, практикой применения и доктриной в соответствующем иностранном государстве.

В случае обращения граждан, предприятий, учреждений и организаций в нотариальную контору в связи с оформлением документов по законодательству иностранного государства и предназначенных для действия за границей, нотариусы в целях установления содержания норм иностранного права могут рекомендовать заинтересованным лицам обратиться в специализированную Белорусскую коллегию адвокатов "Белинюрколлегию".

2.1. В подавляющем большинстве случаев государственные и частные нотариусы правильно оформляют документы, предназначенные для действия за границей.

Наряду с этим в Министерство юстиции все еще поступает немало документов, которые не соответствуют предъявляемым к ним требованиям. Наиболее распространенными являются следующие нарушения законодательства:

- удостоверительные надписи не соответствуют утвержденным формам (удостоверительная надпись на аффидевите - государственная нотариальная контора (далее - нотариальная контора) г. Могилева 13.09.2001 г. реестр N 3-376, удостоверительная надпись на копии - нотариус г. Могилева Ратникова Т.В. 14.06.2000 г. реестр N 3978, 02.06.2000 г. реестр N 3477, 07.06.2000 г. реестр N 3650, нотариус г. Жлобина Гомельской области Клименко Л.Н. 12.09.2001 г. реестр N 8449, нотариус г. Витебска Бурда Г.К. 01.11.2001 г. реестр N 14674, нотариус г. Солигорска Минской области Лихачевская С.А. 24.09.2001 г. реестр N 4-993);

- подлинность подписи переводчика на копии документа свидетельствуется без одновременного свидетельствования копии этого документа (нотариальная контора N 1 Заводского района г. Минска 03.10.2001 г. реестр N 16-169, 170, нотариальная контора Лидского района Гродненской области 11.04.2000 г. реестр N 1-918, 919, нотариальная контора г. Новополоцка Витебской области 11.04.2000 г. реестр N 697, нотариальная контора Фрунзенского района N 1 г. Минска 07.04.2000 г. реестр N 12-958, 14.04.2000 г. реестр N 10-967, 968);

- верность копии паспорта свидетельствуется одновременно с переводом (нотариальная контора г. Молодечно Минской области 02.03.2001 г. реестр N 5-369);

- документы, состоящие из нескольких листов, прошиваются, однако на месте скрепления печатью печать вырезается и отдельно наклеивается (нотариальная контора Брестского района Брестской области 12.03.2001 г. реестр N 2-363, нотариальная контора Первомайского района г. Витебска N 1 реестр N 1К-222 дата отсутствует);

- на копии отсутствует дата ее засвидетельствования (нотариальная контора Первомайского района г. Витебска N 1 реестр N 1К-222);

- наряду с подлинностью подписи переводчика свидетельствуется верность копии документа в случае, когда перевод подшивается к подлинному документу (нотариальная контора Центрального района г. Минска 25.04.2000 г. реестр N 7-644).

2.2. Настоящим обобщением проанализирован порядок оформления выдаваемых судами документов в рамках требований, предусмотренных Инструкцией по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь, утвержденной приказом Министерства юстиции Республики Беларусь от 18 октября 2001 г. N 311, а также ранее действовавшей Инструкции по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь, утвержденной приказом Министерства юстиции Республики Беларусь от 8 июня 1998 г. N 155, и с учетом данного Министерством юстиции разъяснения об оформлении судами документов для использования за границей от 18 сентября 2001 г. N 08-2-11-10874.

Анализ поступающих в Министерство юстиции из судов документов для проставления апостиля либо консульской легализации позволяет сделать вывод, что работниками судов в большинстве случаев не соблюдаются требования, предъявляемые к оформлению такого рода документов, что ведет к направлению документов для переоформления и вызывает обоснованные нарекания граждан на действия должностных лиц судов:

- копия решения суда подписывается неуполномоченным лицом (решение суда Московского района г. Бреста от 16 июня 1992 г. о расторжении брака между Байло Н.П. и Байло Н.А.; решение суда Московского района г. Минска от 4 июня 1999 г. о расторжении брака между Гакало А.К. и Гакало А.И.; решение суда Советского района г. Гомеля от 17 марта 1992 г. по делу N 2-772; решение суда Партизанского района г. Минска от 8 апреля 1994 г. по делу N 2-577/1994; решение суда г. Барановичи Брестской области от 21 сентября 2001 г. о расторжении брака между Бовкаловой О.В. и Бовкаловым О.Н.; решение суда Советского района г. Минска от 14 марта 1997 г. по делу 2-492/1997; решение суда Фрунзенского района г. Минска от 25 апреля 1986 г. по делу N 2-1369/1986; решение суда Московского района г. Минска от 2 августа 2001 г. по делу N 2-2632/2001; решение суда г. Борисова Минской области от 23 апреля 1998 г. по делу N 2-941/1998);

- в копии решения суда не указываются фамилия, инициалы и должность лица, заверившего документ (решение суда Советского района г. Гомеля от 17 марта 1992 г. по делу N 2-772; решение суда г. Барановичи Брестской области от 21 сентября 2001 г. о расторжении брака между Бовкаловой О.В. и Бовкаловым О.Н.; решение суда Советского района г. Минска от 14 марта 1997 г. по делу N 2-492/1997);

- не указывается дата заверения копии решения суда (решение суда Московского района г. Минска от 4 июня 1999 г. о расторжении брака между Гакало А.К. и Гакало А.И.; решение суда г. Барановичи Брестской области от 21 сентября 2001 г. о расторжении брака между Бовкаловой О.В. и Бовкаловым О.Н.; решение суда Советского района г. Минска от 14 марта 1997 г. по делу N 2-492/1997).

В соответствии с п. 86.5 Инструкции по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь, утвержденной приказом Министерства юстиции Республики Беларусь от 18 октября 2001 г. N 311, на копиях документов, исходящих из судов и предназначенных для действия за границей, оттиск печати проставляется на свободном месте документа, не затрагивая текст и подпись. Вместе с тем, практически на всех поступающих из судов копиях документов оттиск печати был проставлен на текст документа, что представляет значительные трудности при подтверждении подлинности подписи должностного лица суда и оттиска печати, которой скреплен документ.

В целях исключения в дальнейшем фактов нарушения законодательства нотариусам и должностным лицам судов необходимо проанализировать результаты своей работы с учетом настоящего обобщения и принять меры к строгому соблюдению установленного порядка оформления документов.