Навигация
Новые документы
Реклама
Ресурсы в тему
|
Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 "Об утверждении Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников"< Главная страница Зарегистрировано в НРПА РБ 7 апреля 2004 г. N 8/10795 На основании постановления Совета Министров Республики Беларусь от 12 августа 2002 г. N 1098 "О Комитете по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь" Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ: Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников. Председатель В.И.АДАМУШКО СОГЛАСОВАНО Министр труда и социальной защиты Республики Беларусь А.П.Морова 22.03.2004 УТВЕРЖДЕНО Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь 26.03.2004 N 2 Глава 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ1. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее - Инструкция) устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования. 2. Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь. 3. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). 4. Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации. Глава 2 СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА5. Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). 6. При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности: внутренняя опись документов личного дела; дополнение к личному листку по учету кадров; личный листок по учету кадров; автобиография; копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке; заявление о приеме на работу; копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). 7. При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы: декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством); обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных статьей 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997 года "О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией" (Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь, 1997 г., N 24, ст. 460) (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством); контракт (государственных служащих); справка-объективка; анкета; копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей); копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом); копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации; договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц); направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.). 8. В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника: характеристики и аттестационные листы; списки научных трудов и изобретений; заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника; копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.; иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь. По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками. В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности. 9. В личное дело не включаются: копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания); справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы; другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно. Глава 3 ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА10. После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме согласно приложению 1. Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе "Примечание". 11. Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме согласно приложению 2. Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах. При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования: на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер "да", "нет"; не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: "не имею", "не участвовал" и т.п.; фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже. Например: Сидорский Олег Николаевич; в графе "Дата рождения" арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например: 15.08.1962; место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например: БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.; в графе "Гражданство" указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.); в графе "Образование" указывается: "общее среднее", "профессионально-техническое", "среднее специальное", "высшее"; если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил; наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью; в графе "Какие имеете труды и изобретения" перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: "Список научных трудов (изобретений) прилагается"; в графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности; в графе "Семейное положение" указываются данные на момент заполнения личного листка: "холост (не замужем)", "женат (замужем)", "разведен (разведена)", "вдовец (вдова)", после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи). Например: женат: жена - Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р., сын - Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р., дочь - Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р., мать - Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.; в графе "Место жительства" указываются адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон. На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу. Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся. 12. Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета. Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам). 13. В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров. Оформляется дополнение к личному листку по учету кадров по форме согласно приложению 3. 14. Автобиография - документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4. В автобиографии отражаются следующие сведения: фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался); трудовая деятельность; профессия; общественная работа, участие в выборных органах; отношение к воинской службе и воинское звание; наличие правительственных и других наград и поощрений; сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях). Автобиография подписывается составителем с указанием даты. 15. Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке. 16. Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата A4 или трафаретном бланке. В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления. 17. Характеристика - официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 или общем бланке в произвольной форме. В характеристике указываются: название вида документа (характеристика); имя, отчество, фамилия характеризуемого; текст с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики. Внешняя характеристика подписывается руководителем организации, внутренняя - руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя. Глава 4 УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ПЕРЕДАЧА В АРХИВ ЛИЧНЫХ ДЕЛ18. Документы личного дела помещаются в отдельную обложку, оформляемую согласно приложению 4. На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел. Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней. 19. Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке. 20. Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел согласно приложению 5. При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел. 21. Личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам организации либо сторонним организациям в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Личные дела выдаются во временное пользование с разрешения руководителя организации. При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые. Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка, которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело согласно приложению 6. Контрольная карточка помещается на место выданного дела. 22. Руководитель организации приказом не реже одного раза в пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров. При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации. 23. Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников. 24. Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь. Приложение 1 Форма Внутренняя опись документов личного дела N ___ ________________________________________________ (фамилия, имя, отчество) ----+----------+---------+---------+------+--------------+------ ¦ N ¦Название и¦ Дата ¦ Индекс ¦Номера¦Дата включения¦Примечание¦ ¦п/п¦заголовок ¦документа¦документа¦листов¦ документа в ¦ ¦ ¦ ¦документа ¦ ¦ ¦ дела ¦ личное дело ¦ ¦ +---+----------+---------+---------+------+--------------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ +---+----------+---------+---------+------+--------------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦---+----------+---------+---------+------+--------------+----------- Итого _______________________________________________ документов <*> (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи <*> _____________________________ (цифрами и прописью) ------------------------------ <*> Оформляется при подготовке личного дела к передаче в архив. Приложение 2 Форма Личный листок по учету кадров 1. Фамилия ____________________________________________ ------ Имя _______________ Отчество __________________________ ¦Место для¦ 2. Пол ______ 3. Число, месяц и год рождения __________ ¦фото- ¦ 4. Место рождения _____________________________________ ¦карточки ¦ 5. Гражданство ________________________________________ ¦---------- 6. Образование ________________________________________ ----------------+---------+-----------+--------------+---------- ¦ Наименование ¦Факультет¦ Год ¦Год окончания.¦ Какую ¦ ¦ учебного ¦ или ¦поступления¦ Если не ¦ специальность¦ ¦заведения и его¦отделение¦ ¦окончил, то с ¦получил, номер¦ ¦местонахождение¦ ¦ ¦какого курса ¦ диплома или ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ушел ¦ удостоверения¦ +---------------+---------+-----------+--------------+--------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦---------------+---------+-----------+--------------+--------------- 7. Какими языками владеете _________________________________________ (владеете свободно, читаете и можете ____________________________________________________________________ объясняться, читаете со словарем) 8. Ученая степень, ученое звание ___________________________________ 9. Какие имеете научные труды и изобретения ________________________ ____________________________________________________________________ 10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, работу, учебу, стажировку за границей) При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности. -------------------------------+---------------------+----------- ¦ Число, месяц и год ¦Должность с указанием¦Местонахождение¦ +-------------------+----------+ учреждения, ¦ учреждения, ¦ ¦приема (назначения,¦увольнения¦ организации, ¦ организации, ¦ ¦избрания), перевода¦ ¦ предприятия ¦ предприятия ¦ +-------------------+----------+---------------------+---------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ +-------------------+----------+---------------------+---------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦-------------------+----------+---------------------+---------------- 11. Участие в выборных законодательных и представительных органах. ----------------+------------+------------+---------------------- ¦Местонахождение¦ Название ¦ В качестве ¦ Число, месяц, год ¦ ¦ выборного ¦ выборного ¦кого избран +------------+-------------+ ¦ органа ¦ органа ¦ ¦ избрания ¦ выбытия ¦ +---------------+------------+------------+------------+-------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦---------------+------------+------------+------------+-------------- 12. Участие в профессиональном союзе _______________________________ (членом какого профсоюза ____________________________________________________________________ состоите, с какого времени) ____________________________________________________________________ 13. Какие имеете правительственные награды и почетные звания _______ ____________________________________________________________________ (когда и кем награждены, присвоены) 14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание _____________ ____________________________________________________________________ Военно-учетная специальность по действительному названию ___________ ____________________________________________________________________ 15. Семейное положение _____________________________________________ (перечислить членов семьи ____________________________________________________________________ с указанием возраста) 16. Дополнительные сведения (указываются по согласованию анкетируемого и нанимателя): _______________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 17. Место жительства: ______________________________________________ ____________________________________________________________________ Телефон ____________________________________________________________ Паспорт: серия ________________ N __________________________________ Кем выдан __________________________________________________________ Дата выдачи ________________________________________________________ Личный номер _______________________________________________________ ___________________ __________________ (дата заполнения) (личная подпись) (Работник, заполняющий личный листок, обязан о всех последующих изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и т.п.) сообщать по месту работы для внесения этих изменений в его личное дело) Приложение 3 Форма Дополнение к личному листку по учету кадров Фамилия _________________ Имя _______________ Отчество _____________ 1. Данные о работе после заполнения личного листка -------------+-----------------------+--------------------------- ¦Должность (с¦ Число, месяц, год ¦ Распорядительный документ ¦ ¦ указанием +------------+----------+-----------------+-------------+ ¦наименования¦ приема ¦увольнения¦о приеме-переводе¦об увольнении¦ ¦ учреждения,¦(назначения,¦ ¦ ¦ ¦ ¦организации,¦ избрания),¦ ¦ ¦ ¦ ¦предприятия)¦ перевода ¦ ¦ ¦ ¦ +------------+------------+----------+-----------------+-------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------------+------------+----------+-----------------+-------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦------------+------------+----------+-----------------+-------------- 2. Данные об изменениях в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка (В данном разделе производятся отметки о следующих учетных сведениях: награждение правительственными наградами, присвоение ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней, образование, знание языков, участие в составе выборных законодательных и представительных органов) --------------------------------------------------------------- ¦2.1. Записи о награждении, присвоении званий (степеней) ¦ +---------------------+---------------------+----------------------+ ¦ Число, месяц, год ¦ Наименование ¦ Основание записи ¦ ¦ награждения, ¦ правительственной ¦ ¦ ¦ присвоения ¦ награды, присвоения ¦ ¦ ¦ ¦ ученого, воинского, ¦ ¦ ¦ ¦ почетного звания ¦ ¦ +---------------------+---------------------+----------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------+---------------------+----------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------+---------------------+----------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------+---------------------+----------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------+---------------------+----------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------+---------------------+----------------------+ ¦2.2. Сведения о повышении квалификации, аттестации ¦ +---------------------+---------------------+----------------------+ ¦ Число, месяц, год ¦ Решение комиссии ¦ Основание записи ¦ ¦ ¦ (квалификационной, ¦ ¦ ¦ ¦ аттестационной) ¦ ¦ +---------------------+---------------------+----------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------+---------------------+----------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------+---------------------+----------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------+---------------------+----------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------+---------------------+----------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------+---------------------+----------------------+ ¦2.3. Записи о присвоении классов ¦ +---------------------+---------------------+----------------------+ ¦ Число, месяц, год ¦ Решение комиссии ¦ Основание записи ¦ +---------------------+---------------------+----------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------+---------------------+----------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------+---------------------+----------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------+---------------------+----------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------+---------------------+----------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------+---------------------+----------------------+ ¦2.4. Записи об изменениях в иных учетных сведениях о работнике ¦ +---------------------+---------------------+----------------------+ ¦ Число, месяц, год ¦ Характер изменения ¦ Основание записи ¦ +---------------------+---------------------+----------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------+---------------------+----------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------+---------------------+----------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------+---------------------+----------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------+---------------------+----------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦---------------------+---------------------+----------------------- ----------------------+---------------------+------------------ ¦Личное дело проверено¦Личное дело проверено¦Личное дело проверено ¦ ¦_________ ¦_________ ¦_________ ¦ ¦ (дата) ¦ (дата) ¦ (дата) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦_________ ¦_________ ¦_________ ¦ ¦(подпись) ¦(подпись) ¦(подпись) ¦ ¦---------------------+---------------------+----------------------- Приложение 4 Форма _________________________________________ (наименование вышестоящей организации _______________________________________________________ наименование организации (структурного подразделения) Личное дело N ___ __________________________ (фамилия, имя, отчество) Начато _______________ Окончено _____________ На ______ листах. Хранить ____________ Приложение 5 Форма ЖУРНАЛ (КНИГА) учета личных дел -------------+-------------------+---------------+-------------- ¦ Номер ¦ Фамилия, имя, ¦Дата постановки¦ Отметка о снятии ¦ ¦личного дела¦ отчество работника¦ на учет ¦ с учета ¦ +------------+-------------------+---------------+------------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ +------------+-------------------+---------------+------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦------------+-------------------+---------------+------------------- Приложение 6 Форма Контрольная карточка Личное дело N _________________________ Фамилия _______________________________ Имя ___________________________________ Отчество ______________________________ Отметка о выдаче личного дела ------------+------------+-------------+--------------+--------- ¦Дата выдачи¦ Кому выдано¦ Расписка в ¦Номер телефона¦Дата возврата¦ ¦ ¦ ¦ получении ¦ ¦ ¦ +-----------+------------+-------------+--------------+-------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +-----------+------------+-------------+--------------+-------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------+------------+-------------+--------------+-------------- |
Новости законодательства
Новости Спецпроекта "Тюрьма"
Новости сайта
Новости Беларуси
Полезные ресурсы
Счетчики
|