Разъяснение Министерства финансов Республики Беларусь от 15.07.2004 № 15-9/338 "О порядке применения товарно-транспортных и товарных накладных"

В связи с поступающими вопросами о порядке применения товарно-транспортных и товарных накладных, утвержденного Министерством финансов Республики Беларусь образца, Управление методологии бухгалтерского учета и отчетности Министерства финансов Республики Беларусь в соответствии с Положением о Министерстве финансов Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. N 1585, в целях обеспечения методологического руководства бухгалтерским учетом и отчетностью в Республике Беларусь разъясняет следующее:

1. Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 14.05.2001 г. N 53 "Об утверждении бланков товарно-транспортной накладной формы ТТН-1, товарной накладной на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей формы ТН-2 и инструкций по их заполнению" утверждены бланки товарно-транспортной накладной формы ТТН-1 и товарной накладной на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей формы ТН-2 (далее - накладные) (введены в обращение с 1 мая 2002 г.). Указанные накладные являются документами строгой отчетности и используются для отпуска поставщиком и приемки покупателем товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется с участием автомобильного транспорта, а также для расчетов за их перевозки и учета выполненной транспортной работы (форма ТТН-1) или без участия транспорта (почтой или нарочным) (форма ТН-2). Накладные служат основанием для списания товарно-материальных ценностей у одного юридического лица - поставщика (грузоотправителя) и оприходования их у другого юридического лица - покупателя (грузополучателя), а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

2. Оперативный учет. Для поставщиков накладные, подтверждающие факт отгрузки товара, являются основанием для ведения оперативного учета специалистами отдела сбыта, маркетинга по составлению форм статотчетности, анализа выполнения договоров поставки и другого анализа, информации и т.п.

У покупателей полученные от поставщиков документы направляются в отдел материально-технического снабжения, где проверяется соответствие отгрузки договорным условиям поставки и ассортименту, количеству, цене, срокам поставки и т.д., затем делаются отметки о выполнении договоров в специальных карточках или на копиях договоров или иным образом. После этого производятся записи в журнале учета поступающих грузов, который ведется отделом материально-технического снабжения или складом.

3. Складской учет. Для поставщиков накладные являются основанием для учета расхода по складу отгруженной готовой продукции.

У покупателей для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру применяется Карточка складского учета формы N М-12, утвержденная постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 г. N 241 "Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций", которая заполняется на основании товарно-транспортной накладной на каждый номенклатурный номер ценностей и является документом складского учета.

Пунктом 1.12 статьи 22 Общей части Налогового Кодекса Республики Беларусь от 19 декабря 2002 г. N 166-З определено, что плательщик обязан обеспечивать, если иное не установлено законодательством, наличие документов, форма которых утверждена уполномоченными государственными органами, о приобретении товарно-материальных ценностей в местах хранения этих товарно-материальных ценностей, при их транспортировке и в местах продажи, а также документов, подтверждающих отпуск товаров из мест хранения в места продажи.

Товарно-транспортные накладные, подтверждающие факт поступления товара, хранятся на складе до момента передачи их в бухгалтерию (централизованную бухгалтерию или бухгалтеру).

Если в момент проверки товара на складе товарно-транспортная накладная, сопровождающая данный товар, отсутствует, то она должна быть представлена (оригинал или заверенная копия) в срок, указанный проверяющим.

В соответствии с пунктом 6 постановления Пленума ВХС Республики Беларусь от 22.05.2003 г. "О некоторых вопросах рассмотрения хозяйственными судами дел, влекущих конфискацию имущества" установлено, что необходимые документы в момент проверки могут находиться как в непосредственном месте хранения (на складе и т.п.), так и в другом месте, но должны быть представлены хранителем уполномоченным должностным лицам государственных органов по их письменному требованию до составления акта об экономическом правонарушении.

При передаче товара на ответственное хранение не требуется заключения в простой письменной форме отдельного договора хранения. Отсутствие у хранителя в таких случаях договора хранения не образует состава экономического правонарушения, если принятие товара на ответственное хранение подтверждается бухгалтерскими (учетными) документами (например, товарно-транспортными накладными (товарными накладными), в которых сделаны отметки о принятии товаров на ответственное хранение; актами приемки товара на ответственное хранение; стоимость товаров, принятых на ответственное хранение, учтена на забалансовом счете 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение").

В связи с этим первичные учетные документы строгой отчетности, подтверждающие приобретение товаров, могут и не храниться непосредственно при товаре, помещенном на склад или иное помещение. Они должны иметься у субъекта хозяйствования либо на складе, либо в бухгалтерии.

При отсутствии расхождений поступившие материальные ценности приходуются на склад путем составления приходного ордера.

Иногда, учитывая специфику производства, материальные ценности от поставщиков поступают прямо в цех. Они отражаются в учете как принятые на склад и переданные в цех.

При применении компьютерной техники для учета материальных ценностей и / или при отсутствии каких-либо расхождений между документами и доставленными ценностями приходный ордер можно не выписывать, а оформлять приход проставлением штампа на сопроводительных документах поставщика (грузоотправителя), в оттиске которого содержатся основные данные приходного ордера. Здесь же материально ответственное лицо учиняет подпись об оприходовании груза.

Если количество или качество прибывших материалов не совпадает с данными сопроводительных документов, то принимает их комиссия по Акту о приемке материалов. Он также составляется при приемке материалов, поступивших без документов (неотфактурованные поставки). Акт составляется в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации (по согласованию с поставщиком). Он утверждается руководителем организации или лицом на то уполномоченным. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия для учета движения материальных ценностей, а второй - отделу материально-технического снабжения (бухгалтерии) для предъявления претензии поставщику (виновнику). Акт о приемке материалов является первичным документом при приходовании ценностей и приходный ордер не оформляется.

4. Бухгалтерский учет. У поставщиков накладные, подтверждающие отгрузку готовой продукции, товара, являются основанием для отражения на счетах бухгалтерского учета отгруженной готовой продукции, товара и выручки от реализации готовой продукции, товара, а также для контроля за расчетами с покупателями.

У покупателей приходные ордера, Акты о приемке материалов вместе с приложенной товарно-транспортной накладной передаются бухгалтеру для отражения операции по приходу ценностей на счетах бухгалтерского учета и контроля за расчетами с поставщиками.

5. На склады поступают также материалы из цехов своего предприятия (неиспользованные материалы; отходы, полученные при ликвидации основных средств, прочих предметов, от брака и т.п.). Они приходуются на склад по накладным-требованиям на отпуск (внутреннее перемещение). Накладные-требования составляются в двух экземплярах материально ответственными лицами складов (цехов), которые сдают ценности.

6. Материальные ценности, которые находятся в стадии технической приемки, лабораторного испытания, приходными документами не оформляются (то же, если потребитель отказался от оплаты). Они принимаются на ответственное хранение и учитываются в бухгалтерском учете на забалансовом счете 002 "Товары, принятые на ответственное хранение", а материально ответственными лицами - в специальной книге с подразделениями "Материалы, ожидающие приемки" и "Материалы, находящиеся на временном ответственном хранении", а внутри этих групп - по отдельным партиям поступивших ценностей. Эти товарно-материальные ценности должны храниться на складах обособленно и до выяснения результатов приемки не расходоваться.

7. Отпуск материалов в кладовые цехов рассматривается как внутреннее перемещение. Расход материала со склада в производство (в цех) оформляется лимитно-заборными картами, актами-требованиями на замену (дополнительный отпуск) материалов, накладными-требованиями на отпуск (внутреннее перемещение) материалов, комплектовочными ведомостями, раскройными картами, а в случае нахождения цехов на другой территории (по другому адресу) - отпуск материалов, полуфабрикатов, запчастей и другого имущества производится по товарно-транспортным накладным (ТТН-1), товарным накладным (ТН-2).

8. Для учета движения готовой продукции на складе по каждому сорту, виду, размеру можно также воспользоваться Карточкой складского учета формы N М-12, которая должна заполняться на основании первичных документов по учету движения готовой продукции из производства.

Если склад готовой продукции находится за пределами организации и доставка готовой продукции (товара) осуществляется автомобильным транспортом, то в этом случае выписывается товарно-транспортная накладная формы ТТН-1 установленного образца.

Если склад готовой продукции и производство находятся на одной территории организации, то передача выпущенных готовых изделий из производства на склад готовой продукции осуществляется по накладным (требованиям) на внутреннее перемещение товаров или иным первичным документам, разработанным организацией и утвержденным приказом по учетной политике или иным приказом руководителя. В соответствии со статьей 9 Закона Республики Беларусь от 25 июня 2001 г. N 42-З "О бухгалтерском учете и отчетности" первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование, номер документа, дату и место его составления;

содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

9. В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

В соответствии с пунктом 5 Инструкции по заполнению товарно-транспортной накладной формы ТТН-1 и пунктом 2 Инструкции по заполнению товарной накладной формы ТН-2 заполнение реквизитов товарно-транспортной накладной формы ТТН-1 производится последовательно в соответствии с инструкцией. При этом хозяйствующие субъекты исходя из вида экономической деятельности заполняют только необходимые для них реквизиты, предусмотренные действующим законодательством. Следовательно по пустым графам, строкам ставится "прочерк".

10. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.

При заполнении реквизитов товарно-транспортной и товарной накладных, требующих указания данных отправителя, получателя товаров, допускается указывать фамилию и инициалы.

11. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 14 мая 2001 г. N 53 предусматривает возможность выписки товарно-транспортных и товарных накладных типовых или специализированных форм с применением персональных ЭВМ. При этом используются бланки строгой отчетности типовой формы с указанными на них при изготовлении серией и номером накладной. Все остальные реквизиты распечатываются с помощью компьютера при условии их строгого соответствия реквизитам типовой или утвержденных в установленном порядке специализированных форм бланков, предназначенных для заполнения вручную.

Вместе с тем, при заполнении накладной, в том числе и с применением ЭВМ, грузоотправитель не всегда располагает полной информацией, предусмотренной в накладной, например, не известна фамилия и инициалы водителя, номер маршрута, путевого листа и др., если привлекается сторонний грузоперевозчик; отдельные реквизиты накладной могут быть заполнены только грузоперевозчиком, грузополучателем, дата выписки накладной не совпадает с датой отгрузки товара и др. Одно из главных требований к заполнению накладной заключается в последовательном и правильном указании необходимой информации, предусмотренной накладной и инструкцией по ее заполнению. Учитывая изложенное, указание отдельных реквизитов накладной вручную, оформленной с применением персональных ЭВМ, не противоречит требованиям Инструкции по заполнению товарно-транспортной накладной формы ТТН-1, утвержденной вышеназванным постановлением.

12. В случае, если к товарно-транспортной или товарной накладной прилагается приложение с перечнем отпускаемых товаров на одном или нескольких листах, то на каждом листе приложения проставляется серия и номер накладной, к которой прилагается перечень, страницы приложения нумеруются, а в накладных указывается количество страниц приложения. Реквизиты приложения заполняются в соответствии с реквизитами оригинала, Информация в приложении может быть расширена в связи с тем, что ее нельзя поместить в накладной, но необходимо представить покупателю дополнительные данные. Например, такой дополнительной информацией может быть: цвет, модель, фасон, размер, а также другие необходимые сведения.

13. Товарно-транспортные и товарные накладные установленного образца предназначены для учета движения продукции, товаров от продавца к покупателю, складского, оперативного и бухгалтерского учета. В связи с чем расчет покупателями (получателями товара) розничных цен, надбавок (скидок), указание которых не предусмотрено законодательством, написание корреспонденции счетов и другой информации на товарно-транспортных и товарных накладных поставщика Инструкцией по заполнению накладных не предусмотрено. Расчет следует производить на отдельном бланке (в отдельном регистре, разработанном организацией).

В соответствии с Положением о порядке формирования и применения цен и тарифов, утвержденным Постановлением Министерства экономики Республики Беларусь от 22 апреля 1999 г. N 43, субъекты хозяйствования при формировании отпускных (розничных) цен на товары (работы) и тарифов на оказываемые услуги юридическим лицам и населению в обязательном порядке составляют плановые калькуляции с расшифровкой статей затрат с учетом принятой учетной политики. В течение действия установленной и согласованной цены (тарифа) плановая калькуляция не пересчитывается. Отпускные цены (тарифы), утвержденные руководителем предприятия-изготовителя, помещаются в прейскуранты и хранятся на бумажных носителях.

14. Отпускные цены (тарифы) согласовываются с покупателями в протоколах согласования цен, договорах на поставку продукции, если расчеты осуществляются по ценам, отличным от помещенных в прейскурантах на размер предоставляемой скидки, а также по разовым (индивидуальным) заказам. При поставке продукции (товара) в товарно-транспортных (товарных) накладных предприятия-изготовители заполняют все предусмотренные этими документами реквизиты, а также обязаны делать ссылку на один из документов, являющихся обоснованием цены. При предоставлении покупателю скидки с отпускной цены предприятия-изготовители в товарно-транспортных (товарных) накладных указывают отпускную цену, по которой производится оплата за поставляемую продукцию (товары, работы, услуги), без указания предоставленной покупателю скидки с отпускной цены.

15. При передаче бланков строгой отчетности организацией своему структурному подразделению, находящемуся на расстоянии от головного предприятия, наряду с приходно-расходной накладной на бланки строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21 февраля 2002 г. N 21, следует оформлять товарную накладную формы ТН-2.

16. В случае обнаружения ошибок, неточностей в заполненной накладной допускается делать исправления способом, не мешающем прочтению предыдущей записи, с обязательным проставлением даты и подписи лица, внесшего исправления, и заверением внесенных исправлений печатью.

Начальник Управления В.Е.ВАНКЕВИЧ