Приказ Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 30.09.2004 № 270 "Об утверждении Инструкции по ведению делопроизводства в центральном аппарате Министерства связи и информатизации Республики Беларусь"

< Главная страница

В связи с вводом в действие новых республиканских стандартов на организационно-распорядительную документацию ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по ведению делопроизводства в центральном аппарате Министерства связи и информатизации Республики Беларусь.

2. Начальникам структурных подразделений центрального аппарата министерства ознакомить работников с указанной выше Инструкцией и обеспечить ее выполнение.

3. Контроль за выполнением требований настоящей Инструкции возложить на УД (Плещенко А.Г.).

4. Считать утратившим силу приказ Министерства связи Республики Беларусь от 3 апреля 1997 г. N 64 "Об утверждении Инструкции по ведению делопроизводства в аппарате Министерства связи Республики Беларусь".

Министр В.И.ГОНЧАРЕНКО

                                              УТВЕРЖДЕНО
                                              Приказ Министерства
                                              связи и информатизации
                                              Республики Беларусь
                                              30.09.2004 N 270

Общие положения

1. Настоящая Инструкция разработана на основании СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

2. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, распространяются только на документы несекретного характера и обязательны для всех работников центрального аппарата министерства.

Делопроизводство обращений граждан ведется отдельно от общего делопроизводства и регламентируется Инструкцией о порядке рассмотрения обращений граждан и ведения делопроизводства по ним в центральном аппарате и организациях системы Министерства связи и информатизации Республики Беларусь, утвержденной приказом Минсвязи от 23 августа 2004 г. N 230.

3. Контроль за соблюдением в структурных подразделениях министерства организации делопроизводства и методическое руководство работой с документами возлагается на Управление делами.

4. В центральном аппарате министерства применяется смешанная система делопроизводства, при которой прием, регистрация входящей и исходящей корреспонденции и ее отправление осуществляется централизованно, а исполнение, оформление документов, формирование дел производятся структурными подразделениями.

5. Управление делами формирует в дела и хранит правительственные документы, приказы по основной деятельности, постановления Министерства связи и информатизации Республики Беларусь, остальная входящая корреспонденция и вся исходящая формируется в соответствующих структурных подразделениях.

6. Обработка и учет поступивших в центральный аппарат министерства документов ведется на персональной ЭВМ и систематизируется по корреспондентскому признаку. Учет документов, переданных в структурные подразделения, производится по реестрам.

7. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное исполнение, соблюдение установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителей этих подразделений;

ответственность за ведение делопроизводства, ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству, учет и прохождение документов в установленные сроки, группировка и подшивка исполненных документов в дела, подготовка и передача их в ведомственный архив в структурных подразделениях возлагается на специально выделенных работников этих подразделений;

работники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству и сохранность находящихся у них служебных документов.

8. Начальники структурных подразделений центрального аппарата министерства обязаны рассматривать все документы в день их получения и требовать от исполнителей своевременного и качественного исполнения документов и поручений.

9. Снятие копий с указов, распоряжений, постановлений Президента Республики Беларусь, Правительства Республики Беларусь не допускается, а с документов "Для служебного пользования" (ДСП) только с письменного разрешения руководителя.

10. Переписка между структурными подразделениями центрального аппарата министерства по вопросам, не требующим документального оформления, и которые могут быть решены в оперативном порядке, не разрешается.

Порядок изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь

11. Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказу центрального аппарата министерства, в соответствии с Положением о Государственном гербе Республики Беларусь, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 7 июня 1995 г. N 213.

12. Гербовые бланки должны иметь поля: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм.

Изображение государственного герба помещается в центре верхнего поля распорядительных документов и письма. Диаметр изображения не более 17 мм.

Гербовые бланки министерства изготавливаются на бумаге А4.

В центральном аппарате министерства используются следующие гербовые бланки:

а) бланк приказа (черно-белый);

б) бланк постановления министерства (черно-белый);

в) бланк постановления коллегии (черно-белый);

г) бланк общего письма (цветной и черно-белый);

д) бланк для зарубежной переписки (фирменный) (цветной);

е) бланк "телефакс, международный" (черно-белый).

Образцы гербовых бланков приведены в приложении 1.

13. Гербовые бланки министерства подлежат обязательному учету. На них типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости - серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам гербовых бланков в учетно-регистрационной форме (журнале) с использованием следующих реквизитов: вид гербового бланка, дата получения, номер сопроводительного документа, организация - поставщик гербовых бланков, количество экземпляров, серия и номер гербовых бланков, наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы должностного лица получателя гербовых бланков, расписка в получении, примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Учетно-регистрационная форма (журнал) включается в номенклатуру дел министерства.

14. Гербовые бланки хранятся в шкафах (сейфах), которые надежно закрываются. Уничтожение гербовых бланков производится по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме (журнале).

15. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на Управление делами. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение гербовых бланков, назначаются приказом министра.

16. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом министра. О проводимой проверке делается отметка в учетно-регистрационной форме (журнале) после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, использовании и хранении гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководства.

17. Допускается тиражирование в центральном аппарате министерства документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью Управления делами. Указатель рассылки с количеством отправляемых экземпляров хранится в деле вместе с подлинником документа или его копией.

Оформление реквизитов и правила подготовки служебных документов

18. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие обязательных реквизитов:

- наименование министерства;

- название вида документа, включая заголовок;

- заголовка к тексту документа;

- текста;

- даты;

- индекса;

- виз;

- подписи;

- номера структурного подразделения, фамилии исполнителя и номера телефона.

Документы должны оформляться на гербовых бланках и иметь комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, установленный СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Отдельные документы допускается оформлять не на гербовых бланках, но с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов.

19. Наименование автора документа.

Наименование автора документа указывается в точном соответствии с положением о министерстве. Сокращенное наименование помещается на гербовом бланке вслед за полным наименованием и применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в положении о министерстве.

20. Реквизит "Почтовый адрес отправителя" оформляют в соответствии с "Почтовыми правилами", действующими на территории Республики Беларусь.

На бланке письма ниже реквизитов "Наименование министерства" наносят почтовый адрес отправителя, коммуникационные данные (телефакс, телетайп, номер телефона с включением кода автоматической междугородной телефонной связи).

21. Название документа.

Название вида документа печатают прописными буквами (докладные записки, отчеты, планы работы, акты и т.д.). На письмах название документа не указывается.

22. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания; для утверждаемого документа - дата утверждения; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, составленных совместно с несколькими республиканскими органами государственного управления, датой документа является дата подписания его последним госорганом.

При датировании документов, резолюций на документах, виз, отметок об исполнении применяется цифровой способ: 22.08.2004.

Даты и календарные сроки в тексте документа оформляются словесно-цифровым способом: 22 августа 2004 г., в апреле 2004 г., но за 9 месяцев 2004 года, в 2004 году.

23. Регистрационный индекс документа.

Регистрационный индекс документа присваивается документу при его регистрации. Индекс ответа состоит из номера структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера документа, например: 10-09/54.

Индексами распорядительных документов являются их порядковые номера в пределах текущего года.

24. Место составления документа.

Реквизит "Место составления документа" располагают на общем бланке под реквизитами "Дата" и "Индекс документа". На бланках писем на этом месте располагают реквизит "Ссылка на номер и дату входящего документа", который включает индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.

25. Адресование документов,

25.1. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:

                                            Министерство экономики
                                            Республики Беларусь
                                            Управление делами

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например:

                                            Министерство образования
                                            Республики Беларусь
                                            начальнику отдела кадров
                                            Бондареву И.П.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например:

                                            Генеральному директору
                                            РУП "Белтелеком"
                                            Круковскому Н.А.

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно. Например:

                                            Организациям системы
                                            Министерства связи и
                                            информатизации
                                            Республики Беларусь

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам. Например:

                                            ООО "Премия для Вас"
                                            ул. Волгоградская, 5
                                            220045, г.Минск

При адресовании документа частному лицу первыми указываются фамилия и инициалы получателя, затем - почтовый адрес. Например:

                                    Иванович Е.В.
                                    пр. Ф.Скорины, дом 15, кв. 20,
                                    220086, г.Минск

или

                                    Иванович Е.В.
                                    ул. Молодежная, дом 2, кв. 3,
                                    225861, д. Пески,
                                    Кобринский р-н,
                                    Брестская обл.

Адрес не указывается на документах, направляемых в Совет Министров Республики Беларусь, Администрацию Президента Республики Беларусь, Национальное собрание Республики Беларусь, республиканские органы государственной власти и организации системы Минсвязи.

25.2. При направлении документа нескольким адресатам (не более четырех адресатов) на документе указываются все адресаты, все экземпляры печатаются на бланках. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.

Если документ является ответом, первым адресатом указывается автор инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов. Основному адресату направляется первый экземпляр документа.

25.3. При написании адреса допускаются сокращения: а/я (абонентский ящик), в/ч. (воинская часть), обл. (область), г. (город), р-н (район), с. (село), ул. (улица), пер. (переулок), пр-т., (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира). В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "N" не ставится, при литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой, например: 25а.

26. Заголовок к тексту документа.

Текст заголовка должен максимально кратко и точно отражать содержание документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например: приказ (о чем?) "О создании предприятия", протокол (чего?) "Заседания комиссии". В конце заголовка точка не ставится.

27. Текст документа.

Текст служебных документов должен быть кратким, не допускающим различных толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться одного вопроса (темы), формируемого в заголовке к тексту.

28. Приложение к документу.

При наличии к документу приложений под текстом перед реквизитом "подпись" помещается отметка о приложении. Слово "Приложение" пишут не отступая от границы левого поля листа документа строчными буквами, кроме заглавной. Если наименование документа-приложения указывается в тексте документа, приложение оформляется по форме:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если приложения в тексте не названы, то перечисляется их название, количество листов и экземпляров каждого:

Приложение: постановление коллегии от 17.02.2004 N 15 на 5 л. в 2 экз., приказ от 17.02.2004 N 45 на 3 л. в 2 экз.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием распорядительного документа, его даты и номера. Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами, причем знак N не ставится.

Например: Приложение  2    к  приказу    Министерства    связи   и
          информатизации  Республики  Беларусь  от 17.02.2004  N 45.

29. Отметка об исполнителе (составителе) документа.

Исходящий документ должен содержать отметку об исполнителе (составителе). В нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы документа без отступа от границы поля (за исключением рефераток) печатаются: номер структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (номер телефона указывается без черточек). Например:

08 Сидоркевич 223 44 70

30. Подпись документа.

Документ представляется на подпись должностному лицу полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости), вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка - инициалы и фамилия. Например:

Заместитель Министра           (личная подпись)          И.О.Фамилия

При оформлении документа не на гербовом бланке в наименование должности включается наименование организации. Например:

Министр связи и информатизации
Республики Беларусь            (личная подпись)          И.О.Фамилия

В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составляющих его, а распределение обязанностей в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии          (личная подпись)          И.О.Фамилия
Секретарь                            -"-                      -"-
Члены комиссии                       -"-                      -"-

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под одной в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Министр                        (личная подпись)          И.О.Фамилия

Главный бухгалтер              (личная подпись)          И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Заместитель                                    Заместитель
Министра связи                                 Министра экономики
и информатизации                               Республики Беларусь
Республики Беларусь                            (личная подпись)
(личная подпись)                                       И.О.Фамилия
        И.О.Фамилия

При временном замещении должностных лиц, отсутствующих в связи с болезнью, отпуском, командировкой или по другим причинам, подпись оформляется по образцу:

"И.О.Министра или Зам. Министра"    (личная подпись)     И.О.Фамилия

Замена аббревиатуры "И.О.", "Зам." знаком "/" или предлогом "за" не допускается. Расшифровка подписи должна соответствовать фамилии должностного лица, подписавшего документ, и его фактической должности.

31. Согласование документа.

Согласование может производиться как внутри министерства, так и вне его.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностными лицами. Виза документа включает в себя указание должности визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату визирования. Отказ от визирования, замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются", например:

Начальник УЭС
(личная подпись) И.О.Фамилия
06.02.2004
Замечания прилагаются.

Визы проставляются на экземпляре документа, остающемся в структурном подразделении, на лицевой стороне последнего листа документа ниже подписи. Проекты приказов, решений коллегии визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.

Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов в центральном аппарате министерства не должны превышать 2-х дней (для каждого согласующего), остальные документы согласовываются в день их поступления на согласование.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа ниже реквизита "подпись". В случае согласования несколькими государственными органами грифы согласования могут располагаться на отдельно оформленном листе согласования. Грифы согласования размещаются от края левого поля документа либо листа согласования. При наличии двух грифов согласования они располагаются на одном уровне, более двух грифов согласования - на одном уровне двумя вертикальными рядами. Например:

СОГЛАСОВАНО                                 СОГЛАСОВАНО
Министр финансов                            Министр экономики
Республики Беларусь                         Республики Беларусь
(личная подпись)                            (личная подпись)
        И.О.Фамилия                                 И.О.Фамилия
03.02.2004                                  05.02.2004

32. Утверждение документа.

32.1. Утверждение - один из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении 2. Утверждение документа производится грифом утверждения, приказом, постановлением. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. В зависимости от способа утверждения гриф может иметь следующие формы:

                                             УТВЕРЖДАЮ
                                             Министр связи и
                                             информатизации
                                             Республики Беларусь
                                             (личная подпись)
                                                     И.О.Фамилия
                                             04.02.2004

                                             УТВЕРЖДЕНО
                                             приказ Министра связи и
                                             информатизации
                                             Республики Беларусь
                                             07.02.2004 N 75

32.2. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится гербовая печать. Оттиск гербовой печати должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ.

Место хранения гербовой печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяется руководителем министерства. Оттиск гербовой печати ставится на документы, подписанные министром и его заместителями.

Документы, подписанные начальниками структурных подразделений центрального аппарата министерства, могут подтверждаться круглой печатью Управления делами.

33. Оформление копий (выписок) документов.

В министерстве можно засвидетельствовать копии (выписки) только тех документов, которые создаются в самом министерстве. Снятие копий с документов сторонних организаций допускается с разрешения этих организаций. Как исключение разрешается изготавливать копии (выписки) документов, выданных другими организациями, при разрешении вопросов приема граждан на работу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел работников.

Копии (выписки) должны иметь заверительную отметку, проставляемую под реквизитом "подпись", отметка оформляется по образцу:

Верно
Начальник Управления
делами                   (личная подпись)          И.О.Фамилия
04.02.2004

Размноженные экземпляры документа, не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью Управления делами, на экземплярах указывается тираж и дата размножения. На размноженных экземплярах документа, воспроизводящих факсимильную подпись, печать не ставится.

Правила оформления документов с использованием компьютерных технологий

34. Документы печатаются на гербовых бланках или обычной стандартной бумаге формата А4 и А5. Формат А4 применяется для указаний, протоколов, актов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем - формат А4 и формат А5. Если документ состоит из нескольких страниц, на гербовом бланке печатается первая страница документа, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата и качества.

Документы печатаются на одной стороне листа, на двух сторонах допускается печатать только документы со сроком хранения до трех лет.

35. Печатание и оформление документов осуществляется согласно "Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь", утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров от 24.07.2003 N 27.

Оформление текстов документов (писем, приказов, постановлений, протоколов, докладных записок) должно обеспечиваться по установленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:

- поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается);

- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пунктов <*>, в таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);

--------------------------------

<*> Размер шрифта, далее - пт.

- межстрочный интервал: для формата А4 - одинарный; в адресах, заголовках и подписях, а также для формата А5 - точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);

- начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм.

- выравнивание по ширине и, как правило, без переносов слов (в таблицах выравнивание по необходимости, с переносом слов).

Страницы документа нумеруются в центре верхнего листа арабскими цифрами с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт. Нумерация документа, состоящего из нескольких страниц, начинается со второй страницы, первая страница не нумеруется. При оформлении документа на двух сторонах листа вторая страница нумеруется при наличии третьей.

Каждому реквизиту документа отводится определенное положение в соответствии с действующими стандартами.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков (70 мм).

Реквизиты документа (за исключением текста), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения" отделяют друг от друга одним интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным интервалом. Например:

СОГЛАСОВАНО                                         Одинарный
Председатель Комитета
по архивам и делопроизводству                       точно 14 пт
при Совете Министров
Республики Беларусь
Подпись Инициалы, фамилия                           Одинарный
Дата                                                Полуторный

При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.

От границы левого поля (без отступа первой строки) печатаются следующие реквизиты: "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ". Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать на 120 мм от левого поля документа.

Реквизит "Адресат" оформляется с отступом от левого поля 80 мм.

Реквизиты "Гриф утверждения" и "Гриф ограничения доступа к документу" оформляется с отступом от левого поля 100 мм; отметка о приложении к правовому акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с отступом от левого поля 140 мм.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" оформляется с отступом от левого поля 120 мм, на уровне последней строки наименования должности.

При наличии нескольких грифов согласования и утверждения их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст - через межстрочный интервал точно 14 пт.

На "Caps Lock" печатаются: названия вида документа, слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, СОГЛАСОВАНО (без кавычек) - в грифах согласования и утверждения; ПРИКАЗЫВАЮ - в приказах, ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ - указаниях, РЕШИЛИ - в протоколах.

В случае оформления резолюций на отдельных листах соблюдаются следующие правила печатания их текста:

а) для рефератки малого размера: формат А6 (105 х 148 мм);

- поля страницы: верхнее - не менее 10 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8 мм;

- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив;

- межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);

- первая строка в абзаце с отступом 10 мм;

- выравнивание по ширине, с переносом слов;

б) для рефератки среднего размера: формат А5 (148 х 210 мм);

- поля страницы: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее 8 мм;

- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив;

- межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);

- первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;

- выравнивание по ширине, с переносом слов;

в) для рефератки большого размера: формат А4 (210 х 297 мм);

- поля страницы: верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм;

- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 - 15 пт, полужирный, полужирный курсив;

- межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);

- первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;

- выравнивание по ширине, с переносом слов.

Для таблиц, печатаемых на листах формата А3 (594 х 210 мм):

- поля страницы: верхнее и нижнее - 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. Допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается);

- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт. Допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);

- межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается).

В нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы документа (за исключением рефераток) печатаются индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (без черточек) (шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 9 пт). Например:

10 Сидоров 222 75 49

Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

36. В центральном аппарате министерства издаются нормативные правовые акты в форме постановлений и приказов.

Нормативные правовые акты, касающиеся прав, свобод и обязанностей граждан или носящие межведомственный характер, принимаются коллегиально в форме постановлений.

Принимаемые министерством иные нормативные правовые акты (инструкции, положения, уставы, правила) утверждаются постановлением или приказом.

Порядок подготовки, оформления, принятия (издания), действия нормативных правовых актов определяется Законом Республики Беларусь от 10 января 2000 г. N 361-З "О нормативных правовых актах Республики Беларусь" и Указом Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. N 359 "О мерах по совершенствованию нормотворческой деятельности".

37. В центральном аппарате министерства издаются приказы по основной деятельности, по личному составу (о приеме на работу, перемещениях по службе, увольнении с работы, предоставлении отпусков, поощрениях) и служебных командировках.

Приказ издается министром, действует на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед министерством.

Приказ должен содержать обязательные реквизиты: наименование министерства, название вида документа, дату и регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, визы, подпись.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной части.

Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть отсутствует.

Распорядительная часть приказа начинается словами: ПРИКАЗЫВАЮ и разбивается на пункты и подпункты.

Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный распорядительный документ, предпоследний пункт приказа должен содержать ссылку на отменяемый (изменяемый, дополняемый) документ с указанием его даты, номера и заголовка. При этом применяется оборот: "Признать утратившим силу приказ (заголовок) от (дата), N ...".

Если приказ необходимо довести до всех работников центрального аппарата министерства, в таком случае в него включается пункт: "Приказ довести до всех работников центрального аппарата министерства". Структурные подразделения, должностные лица, до сведения которых доводится документ, перечисляются в списке рассылки, прилагаемом к приказу документа.

Распорядительная часть приказа заканчивается пунктом, в котором указываются должностные лица, ответственные за контроль исполнения документа.

Приказы, издаваемые в центральном аппарате министерства, в обязательном порядке согласовываются с отделом правового обеспечения и кадров.

38. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения на собраниях, совещаниях, конференциях, комиссиях, заседаниях коллегий.

Решения совещания (коллегии, заседания и др.) проводятся в жизнь, как правило, приказом Министра либо путем рассылки размноженных протоколов совещаний или выписок из протоколов.

Реквизитами протокола являются: наименование министерства, название вида документа, дата и регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, подпись.

Протоколы с точки зрения полноты освещения хода совещания (заседания) делятся на краткие и полные. Протокол краткой формы составляется, когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются оперативные совещания (коллегии, заседания и др.). Схема протокола краткой формы (Слушали (без текста выступлений) - решили (постановили).

В протоколах полной формы изложения после раздела "Присутствовали" (фамилии присутствующих перечисляются в алфавитном порядке, сначала члены коллегиального органа, затем приглашенные с указанием должностей и организаций, которые они представляют). Затем следует раздел "Повестка дня" совещания (заседания), в протоколе краткой формы она отсутствует.

Основная часть протокола полной формы строится по схеме: Слушали - Выступили - Решили (Постановили) - отдельно по каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня. Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностных лиц, ответственных за контроль исполнения решений, постановлений или их отдельных пунктов. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

39. Акт - документ, составляемый группой лиц, подтверждающий установленные ими факты (инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.). Акты могут содержать выводы, рекомендации, предложения составителей (акт ревизии финансово-хозяйственной деятельности предприятия, акт проверки, приема объектов и т.д.). Основанием для составления такого акта служит распорядительный документ (приказ). Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации, составившей акт, место составления, дату и регистрационный номер, заголовок к тексту, подписи, при необходимости - гриф утверждения и согласующие визы.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. В вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, его составившие. Если акт составлен комиссией, указываются фамилии председателя и членов комиссии.

В констатирующей части дается краткое описание проделанной работы, фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения и заключения. Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме, с указанием сроков исполнения. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, с указанием должностей.

40. Письма, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы.

40.1. В зависимости от способа передачи информации различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы.

Исходящие документы министерства подписываются министром и его заместителями.

40.2. Письма оформляются на бланках формата А4 и А5 в зависимости от объема текста. Реквизитами письма являются: наименование министерства - автора письма (гербовый бланк со всеми реквизитами), адресата, ссылка на индекс и дату исходящего документа адресата, дата и регистрационный индекс, заголовок к тексту, текст, подпись. Индекс структурного подразделения, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

40.3. Телеграмма, телетайпограмма оформляются в трех экземплярах и подписываются министром или его заместителями. Основные реквизиты телеграммы: место, дата, регистрационный номер, отметка об особом виде телеграммы, адресат, текст, должность и фамилия подписавшего. После текста телеграммы под чертой указывается должность, личная подпись и расшифровка подписи.

Текст телеграммы, телетайпограммы излагается предельно кратко, без союзов, предлогов и местоимений (если их отсутствие не искажает смысл), без переносов и знаков препинаний. Знаки препинания пишутся сокращенно: точка (тчк), запятая (зпт), двоеточие (двтч), кавычки (квч), скобки (скб); полностью словами пишутся следующие знаки: вопросительный, восклицательный, плюс, минус, деление, проценты, параграф; знак N пишется словом "номер" или сокращенно "НР".

Телеграммы, телетайпограммы, исходящие из министерства, заверяются гербовой печатью министерства и отправляются работниками структурных подразделений, занимающимися делопроизводством.

40.4. Телефонограммы оформляются на обычной бумаге формата А4. Реквизитами являются: адресат, дата, время ее передачи или приема, текст, подпись, фамилии передающего и принимающего телефонограмму с указанием должностей. После передачи телефонограмма подшивается в дело, при необходимости ставится на контроль, после приема -передается руководству.

41. Отдельные виды документов при необходимости отправляются адресатам по факсу. Передачу факсов осуществляют структурные подразделения самостоятельно. Передача и прием факсов фиксируется в специальных журналах.

42. Докладные записки, справки, сводки.

42.1. Докладная записка - документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями автора.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее автора, так и по указанию соответствующего руководителя.

Докладные записки за пределы министерства оформляются на бланке министерства, внутри министерства - на обычной бумаге формата А4.

Реквизиты: наименование вида документа, дата, регистрационный индекс (если отправляется за пределы министерства), адресат, заголовок, текст, подпись.

Инициативные докладные записки, требующие решения, регистрируются, при необходимости их решение контролируется работником УД, отвечающим за контроль исполнения.

42.2. Справка - документ информационного характера, содержащий констатацию фактов, но без мнения автора о существе излагаемых вопросов. Различают справки служебные (о выполнении плана, штатной численности и др.) и справки, выдаваемые частным лицам для представления их в другие учреждения (о месте работы, заработной плате и др.).

Справки, выдаваемые частным лицам, оформляются на бланках министерства, внутренние - на обычной бумаге формата А4, А5. Для оформления личных справок целесообразно применять трафаретные бланки.

Реквизиты справки аналогичны реквизитам докладной записки; при необходимости текст справки может заверяться печатью.

Текст личной справки начинается с указания (в именительном падеже) фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте не следует использовать обороты типа: "выдана настоящая" или "действительно работает". Заканчивается текст указанием организации, куда представляется справка.

42.3. Разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, о предложениях и др.). Сводки оформляются в виде таблиц или графиков.

Организация работы с документами

43. Организация работы с входящей корреспонденцией.

Вся поступившая в адрес министерства корреспонденция принимается только в Управлении делами. Документы, полученные работниками центрального аппарата министерства непосредственно в организациях, адресованные руководству центрального аппарата министерства, должны быть переданы для регистрации в Управление делами.

В Управлении делами вскрывается вся принятая корреспонденция, кроме именных писем с надписью "Лично", которые передаются под роспись адресату (его секретарю). После вскрытия корреспонденции проверяются целостность конвертов, сохранность печатей на ценных письмах. Ошибочно направленные в министерство документы пересылаются по назначению в новом конверте с вложением в него конверта, в котором они поступили, или возвращаются исполнителю.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в тех случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, а также когда дата на оттиске календарного штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения документов.

Поступившая корреспонденция сортируется на подлежащую и не подлежащую регистрации и регистрируется в день ее поступления, обрабатывается на персональной ЭВМ.

На документах, не подлежащих регистрации (приложение 3), ставится штамп и указывается дата их поступления.

На документах, подлежащих регистрации, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставится штамп, в котором указывается регистрационный индекс.

Входящая заказная корреспонденция из стран дальнего зарубежья регистрируется в отдельном журнале.

Входящие факсы регистрируются по месту приема.

44. Регистрационный индекс документа.

Регистрационный индекс входящим документам присваивается Управлением делами порядковыми номерами в пределах одного года с дополнением соответствующих буквенных индексов: документы, поступившие из Администрации Президента Республики Беларусь, дополняются индексом "П", Совета Министров Республики Беларусь - "СМ", из Администрации связи РСС - "МС", вся остальная документация - "Б". Например: СМ256, Б457.

Входящие документы, имеющие гриф ограничения доступа, регистрируются в отдельном журнале, и к регистрационному индексу документа добавляется ограничительный индекс "ДСП", например: ДПС-540 (см. Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве связи Республики Беларусь, утвержденную приказом Минсвязи от 15 ноября 2000 г. N 204).

45. Порядок направления документов на рассмотрение и исполнение.

Поступившая зарегистрированная корреспонденция направляется на рассмотрение руководству центрального аппарата министерства.

На документы накладывается резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), задание, сроки исполнения (при необходимости), подпись, дата. Резолюция размещается в правом верхнем углу первого документа, на письмах - под реквизитом "адресат", а также может располагаться на прилагаемом к документу отдельном листе (рефератке).

При нескольких резолюциях на документе их содержание не должно дублироваться: каждая последующая резолюция необходима для конкретизации предыдущей.

Срок исполнения устанавливается руководителем исходя из содержания документа, либо используются действующие типовые сроки исполнения определенной категории документов (приложение 4).

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым способом: 03.02.2004.

Рассмотренные руководством документы возвращаются сотрудниками, работающими в приемных, работнику Управления делами для просмотра и при необходимости для взятия их на контроль.

Отметка о контроле содержит букву "К" или слово "Контроль", выполненное от руки цветным карандашом или фломастером. Отметка располагается вверху поля лицевой стороны первого листа. Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты (подпункты), следует указать номера контролируемых пунктов (подпунктов).

К документу, который берется на контроль, выписывается контрольно-отчетная карточка в двух экземплярах, один экземпляр вместе с документом отдается исполнителю, второй - остается в Управлении делами и группируется в картотеке по срокам исполнения (приложение 5).

На один контролируемый документ может быть заведено несколько контрольных карточек в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения.

При направлении руководством центрального аппарата министерства документа нескольким исполнителям ответственным за его исполнение является должностное лицо, указанное в резолюции первым (контрольная карточка заполняется только на соответствующего исполнителя). Ответственному исполнителю представляется право созыва соисполнителей, он же является ответственным за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Исполненный документ должен быть завизирован всеми лицами, указанными в резолюции.

Работниками по делопроизводству производится дальнейшая обработка документов на персональной ЭВМ, на документы, поступившие за день, выводится реестр. Все документы, указанные в реестре, передаются под роспись работникам структурных подразделений, ответственным за ведение делопроизводства.

Документы, предназначенные для ознакомления, вручаются начальникам структурных подразделений. Руководителям организаций связи документы высылаются почтой.

Телеграммы в адрес министра и его заместителей и другая срочная корреспонденция передается по назначению в оперативном порядке.

В экстренных случаях (при отсутствии руководства) ксерокопии срочных документов могут передаваться непосредственно исполнителям.

Получив из Управления делами документы, ответственные за делопроизводство работники структурных подразделений передают их на рассмотрение начальникам структурных подразделений.

46. Исполнение входящих документов.

Получив документ, исполнитель обязан организовать его исполнение в указанный срок.

В случае получения исполнителем документа, ошибочно ему направленного, он обязан доложить об этом начальнику структурного подразделения и при изменении решения руководством министерства передать документ другому исполнителю с переоформлением контрольно-отчетной карточки в УД.

По документам, взятым на контроль, исполнителем в контрольно-отчетной карточке фиксируется ход исполнения документа (вписываются письма, телеграммы, запросы и напоминания по телефону, получаемые на эти запросы ответы), и по мере исполнения документа делается отметка, когда, за каким номером и как исполнен документ (записываются приказы, указания, письма и другие документы министерства, которыми заканчивается решение вопроса) и номер дела, где он будет храниться. Записи об исполнении документа заверяются подписью начальника структурного подразделения.

Одновременно на лицевой стороне копии ответа исполнитель делает отметку "В дело N ____", заверяет подписью, ставит дату и группирует их вместе с относящимися к данному документу материалами для подшивки в дело. Например:

В дело N 10-9
Подготовлен ответ. Исх. N 10-9/55 от 20.01.2004
Подпись
20.01.2004

На документах, по которым поставленные вопросы решены в рабочем порядке, исполнитель на первой странице делает отметку о том, когда и как решен вопрос, заверяет ее своей подписью, указывает дату, а также номер дела, в которое должен быть подшит документ.

Исполненные документы и копии ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения.

Контрольно-отчетные карточки после исполнения документов передаются в Управление делами.

47. Регистрация и отправка исходящих документов.

47.1. Исходящие документы регистрируются в книге регистрации исходящей корреспонденции.

Индекс ответа включает: номер управления (отдела, сектора), номер дела по номенклатуре и порядковый номер документа, например: 10-09/54.

Исходящие документы с грифом "ДСП" регистрируются в журнале регистрации исходящих документов, к регистрационному индексу ответа добавляется ограничительный гриф "ДСП", например: 10-11/55ДСП.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем. Номера пишутся через косую черту, например: 125/78/131.

47.2. Исходящие документы отправляются через Управление делами. Документы для отправления адресатам, за исключением срочных, принимаются до 17.00, документы, поступившие после указанного времени, подлежат отправке на следующий день. Срочная корреспонденция отправляется в оперативном порядке.

47.3. Работники Управления делами, занимающиеся делопроизводством, получив документ на отправку, проверяют правильность оформления исходящих документов (наличие всех реквизитов, подписей, приложений, регистрационного индекса ответа, даты и др.). Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

47.4. Законвертованные документы отправляются через производство "Минская почта". На заказную или отправляемую через фельдсвязь или спецсвязь почту составляется реестр.

48. Регистрация и прохождение внутренних документов.

Внутренние документы регистрируются после их подписания. Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, постановления, акта, протокола) является его порядковый регистрационный индекс в пределах данного вида документов, возрастающий в пределах года. Индексация документов - цифровая. Смешанный индекс (буквенный и цифровой) с добавлением к индексу через дефис литеры "к" имеют: приказы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании работников (N 15-к), с добавлением литеры "л" - приказы о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий, командировках (N 17-л).

49. Сроки исполнения документов.

Сроки исполнения правительственных документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (принятия, издания, утверждения) документа, а для всех остальных поступивших - с даты поступления. Если дата исполнения приходится на нерабочий день, то сроком исполнения считается предыдущий рабочий день. Если в тексте документа или резолюции срок исполнения не указан, то он не должен превышать одного месяца.

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными актами органов государственной власти. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются руководителем. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или резолюции Министра и его заместителей. Предупреждение исполнителя о приближении сроков исполнения осуществляется за 3 - 4 дня до истечения установленного срока.

Срок исполнения документов может быть изменен только лицом, установившим его, по аргументированной письменной просьбе исполнителя, представленной не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения. Изменение срока вносится в контрольно-отчетную карточку.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документального подтверждения исполнения. Обо всех случаях несвоевременного исполнения документов ставится в известность руководство министерства.

Контроль за сроками исполнения осуществляют:

в структурных подразделениях - лица, ответственные за ведение делопроизводства;

в центральном аппарате министерства - работник Управления делами.

О порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников

50. Общее положение.

Руководящим документом является Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. N 2.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел в центральном аппарате министерства осуществляет Отдел правового обеспечения и кадров (ОПиК).

51. Состав документов личного дела.

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

внутренняя опись документов личного дела;

дополнение к личному листку по учету кадров;

личный листок по учету кадров;

автобиография;

копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

заявление о приеме на работу;

копия (выписка) приказа (постановления) о назначении на должность.

При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:

декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных статьей 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997 года "О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией" (Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь, 1997 г., N 24, ст. 460) (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

контракт (для государственных служащих);

справка-объективка;

анкета;

копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);

копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);

копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).

В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:

характеристики и аттестационные листы;

списки научных трудов и изобретений;

заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

копии (выписки) приказов (постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;

иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

По решению ОПиК в состав личных дел включаются контракты (трудовые договоры) с работниками.

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

В личное дело не включаются:

копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;

другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

52. Требования к составлению и оформлению документов личного дела.

52.1. После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме согласно приложению 6. Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе "Примечание".

Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме согласно приложению 7.

Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником ОПиК, который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.

При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования:

на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер "да", "нет";

не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: "не имею", "не участвовал" и т.п.;

фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже. Например: Сидорский Олег Николаевич;

в графе "Дата рождения" арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например: 15.08.1962;

место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например: БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.;

в графе "Гражданство" указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);

в графе "Образование" указывается: "общее среднее", "профессионально-техническое", "среднее специальное", "высшее";

если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;

наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;

в графе "Какие имеете труды и изобретения" перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: "Список научных трудов (изобретений) прилагается";

в графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности;

в графе "Семейное положение" указываются данные на момент заполнения личного листка: "холост (не замужем)", "женат (замужем)", "разведен (разведена)", "вдовец (вдова)", после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи). Например:

женат:

жена - Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р.,

сын - Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р.,

дочь - Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р.,

мать - Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.;

в графе "Место жительства" указываются адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон.

На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.

Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.

Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета.

Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником ОПиК.

В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров. Оформляется дополнение к личному листку по учету кадров по форме согласно приложению 8.

52.2. Автобиография - документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата А4. В автобиографии отражаются следующие сведения:

фамилия, имя, отчество;

дата и место рождения;

полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);

трудовая деятельность;

профессия;

общественная работа, участие в выборных органах;

отношение к воинской службе и воинское звание;

наличие правительственных и других наград и поощрений;

сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

Автобиография подписывается составителем с указанием даты.

Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке.

52.3. Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке.

В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

52.4. Характеристика - официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке в произвольной форме. В характеристике указываются:

название вида документа (характеристика);

имя, отчество, фамилия характеризуемого;

текст с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики.

Внешняя характеристика подписывается руководителем министерства, внутренняя - руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя.

53. Учет, хранение, использование и передача в архив личных дел. Документы личного дела помещаются в отдельную обложку, оформляемую согласно приложению 9. На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.

Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

Личные дела хранятся в ОПиК отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке.

Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел согласно приложению 10.

При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел.

Личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам центрального аппарата министерства либо сторонним организациям в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Личные дела выдаются во временное пользование с разрешения руководителя министерства.

При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые.

Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка, которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело согласно приложению 11. Контрольная карточка помещается на место выданного дела.

Приказом Минсвязи, не реже одного раза в пять лет, назначается комиссия по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.

При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение Министру.

Личные дела уволенных работников подлежат передаче в ведомственный архив министерства по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.

Оформление личных дел при передаче в ведомственный архив министерства осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.

Задачи и функции ведомственного архива

54. Составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности министерства, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, их индексации и определения сроков хранения. На основе номенклатуры составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Сводная номенклатура дел министерства составляется на основе номенклатур структурных подразделений, она подписывается руководством министерства, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭМК) Национального архива Республики Беларусь (приложение 12). Номенклатура утверждается ежегодно не позднее декабря текущего года.

Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, он регистрируется и включается в номенклатуру дел Управления делами.

Ежегодно номенклатура дел уточняется, дополняется, в нее вносятся необходимые изменения, утверждается руководством министерства и вводится в действие с 1 января следующего года.

В номенклатуру дел структурных подразделений включаются документы (дела) с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет включительно) сроком хранения, в нее входят документы, образующиеся в деятельности управления (отдела).

В номенклатуру дел не включаются печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени и другие), вспомогательные документы, не отражающие основную деятельность структурного подразделения.

В сводную номенклатуру также включаются документы, образующиеся в деятельности временно действующих органов и общественных организаций (профсоюзного комитета, общественных комиссий и советов).

В номенклатуре дел структурных подразделений следует оставлять несколько резервных номеров.

Графы номенклатуры заполняются в соответствии с установленной формой.

Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в деле. При формировании заголовков дел не следует использовать термины "Материалы", "Общая переписка". В заголовках дел с перепиской следует указывать название корреспондента (если переписка ведется с одним корреспондентом) и о чем переписка. Например: "Переписка с Министерством иностранных дел Республики Беларусь о составлении отчетов по загранкомандировкам".

При переписке с несколькими разнородными корреспондентами их названия в заголовке либо не указывают, либо обобщают, например: "Переписка с организациями связи по выполнению социальных программ". Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения), распорядительные документы министерства (приказы, постановления), планы, отчеты, переписка и другие группы документов. Внутри групп документов заголовки дел также располагаются по степени их важности. Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем квартальные и месячные, то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный, месячный. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими организациями, затем со сторонними организациями.

Срок хранения дел устанавливается согласно действующему типовому перечню с указанием сроков хранения и ссылкой на соответствующую статью перечня. Сроки хранения документов, не отраженные в перечне, определяются экспертной комиссией министерства.

55. Формирование дел - это группировка исполненных документов в деле в соответствии с номенклатурой дел. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство, контроль за правильным формированием дел осуществляет Управление делами.

Группировка документов в дела производится по отметкам исполнителей на исполненных документах "В дело N " и в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов: наличие подписей, реквизитов, даты, отметка об исполнении.

Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются на доработку.

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела. Не допускается включать в дела черновики, рабочие варианты (проекты), размноженные копии.

В дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих и личных дел.

Объем дела с документами не должен превышать 250 листов. При большом объеме документов дело делят на самостоятельные тома: документы каждого тома являются продолжением следующего.

Документы в деле могут располагаться в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, нумерации и т.д. Принципы группировки документов могут комбинироваться и варьироваться.

Преимущественное значение имеет вопросно-логический принцип, предусматривающий расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (документ-запрос), за ним - документ-ответ.

В делах постоянного хранения документы формируются в прямом хронологическом порядке (с января по декабрь).

Приказы по основной деятельности и по личному составу группируются и формируются в дела раздельно. Приказы по личному составу делятся на три группы:

приказы о приеме, переводе, увольнении, заграничных командировках;

приказы о предоставлении отпусков;

приказы о командировках.

Планы и отчеты к ним хранят в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например, отчет за 2003 год, составленный в 2004 году, или план на 2003 год, составленный в 2002 году, должны быть отнесены к 2003 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении этих планов относятся к последнему году действия плана.

Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.

Переписка группируется в дела за период календарного года в порядке разрешения вопросов в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

56. Экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов - это определение народно-хозяйственного, социально-культурного, исторического и иного значения документов в целях их отбора на государственное хранение и установления сроков хранения.

В министерстве создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

ЦЭК назначается приказом министра в составе 3 - 5 человек под председательством одного из заместителей министра.

ЦЭК осуществляют следующие функции:

рассматривают проекты номенклатур;

проводят ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

рассматривают акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов;

осуществляют методическое руководство и контроль за деятельностью подведомственных организаций, не состоящих на учете архивных учреждений.

ЦЭК являются совещательным органом, их решения утверждаются руководством, заседания оформляются протоколом.

Непосредственный отбор документов на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение и выделение к уничтожению производится ответственными за делопроизводство работниками управлений (отделов) центрального аппарата министерства.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 13).

57. Оформление дел.

Дела структурных подразделений центрального аппарата министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, их следует подшивать в дела с твердой обложкой. Листы в деле нумеруются черным графическим карандашом, каждый том дела нумеруется отдельно. В конце дела (тома) делается заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, отражаются исправления в нумерации, проставляется подпись лица, ответственного за делопроизводство, его должность и дата.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается их хранение на скоросшивателях, нумерация листов не производится.

Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляются по установленной форме (приложение 14). Обязательными реквизитами являются:

наименование министерства, управления (отдела);

индекс дела по номенклатуре и номер тома;

заголовок дела;

срок хранения;

дата (год) или крайние даты начала и окончания дела.

58. Составление описей дел.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

На завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу ежегодно составляются описи (приложение 15). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

В структурных подразделениях описи дел составляются в двух экземплярах. Один экземпляр вместе с делами передается в ведомственный архив, второй остается в структурном подразделении.

Сводная опись дел постоянного хранения составляется в 4-х экземплярах, согласовывается Центральной экспертной комиссией и утверждается ЭМК Национального архива.

Сводная опись временного (свыше 10 лет) хранения составляется в 2-х экземплярах, согласовывается с ЦЭК и утверждается руководителем.

Сводная опись дел по личному составу составляется в 3-х экземплярах, согласовывается с ЦЭК и утверждается руководителем.

59. Оперативное хранение документов.

С момента заведения и до передачи в ведомственный архив министерства документы хранятся в структурных подразделениях центрального аппарата министерства.

Руководители структурных подразделений центрального аппарата министерства, работники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность дел и документов. Дела находятся в рабочих комнатах структурных подразделений, ответственность за их сохранность несут исполнители.

Выдача документов и дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя и с обязательным включением в дело заверительной копии изъятого документа и акта о причинах выбытия подлинника.

Передача дел в ведомственный архив и на государственное хранение

60. Документы министерства до передачи на государственное хранение находятся на хранении в ведомственном архиве.

В своей практической деятельности ведомственный архив руководствуется Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь", Положением об архиве Министерства связи Республики Беларусь, Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением Коллегии Госкомархива 30 апреля 1997 г. N 5, и Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положением о порядке его применения, утвержденными Постановлением Госкомархива 6 августа 2001 г. N 38.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям. Описи дел составляются лицами, ответственными за делопроизводство в управлениях (отделах, секторах) при методической помощи работника управления делами, ответственного за работу ведомственного архива.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются у исполнителей для справочной работы, а затем передаются в ведомственный архив.

Дела временного хранения (до 10 лет), как правило, в ведомственный архив не сдаются, а хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. В исключительных случаях по решению руководства они могут передаваться на хранение в ведомственный архив. Передача их может оформляться как описями дел, а также номенклатурой дел.

Отбор документов временного (до 10 лет) хранения к уничтожению осуществляют ответственные за делопроизводство работники управлений (отделов). Проверку правильности произведенного отбора осуществляет экспертная комиссия. Ответственность за организацию уничтожения документов возлагается на управление делами. Оформляется отбор и уничтожение документов соответствующим актом.

Передача дел от исполнителей в ведомственный архив производится по утвержденному руководством графику.

Передача документов на государственное хранение оформляется 3 экземплярами описи и актом приема-передачи, составленным в 2 экземплярах. Передача дел осуществляется поединично по описям, на всех экземплярах описей делаются отметки о приеме документов в государственный архив.

Составители

Начальник управления делами

Министерства связи и информатизации

Республики Беларусь ПЛЕЩЕНКО А.Г.

Ведущий специалист

управления делами Минсвязи АЛЕШКЕВИЧ Н.А.

СОГЛАСОВАНО                                СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Министерства                  Протокол ЭМК
связи и информатизации                     Национального архива
Республики Беларусь                        Республики Беларусь
23.08.2004 N 4                             02.09.2004 N 7
Заместитель председателя ЦЭК               Председатель ЭМК
А.А.Лупинов                                Л.И.Мурмыло

Приложение 1

к п. 12а

              Государственный герб Республики Беларусь

        МIНIСТЭРСТВА СУВЯЗI                 МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ
         I IНФАРМАТЫЗАЦЫI                    И ИНФОРМАТИЗАЦИИ
       РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ                  РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

              ЗАГАД                               ПРИКАЗ
     ________________ N _________
             г.Мiнск                             г.Минск

к п. 12б

              Государственный герб Республики Беларусь

        МIНIСТЭРСТВА СУВЯЗI                 МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ
         I IНФАРМАТЫЗАЦЫI                    И ИНФОРМАТИЗАЦИИ
       РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ                  РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

            ПАСТАНОВА                          ПОСТАНОВЛЕНИЕ
     ________________ N _________
             г.Мiнск                             г.Минск

к п. 12в

              Государственный герб Республики Беларусь

             ПАСТАНОВА                         ПОСТАНОВЛЕНИЕ

     калегii Мiнiстэрства сувязi         коллегии Министерства связи
        i iнфарматызацыi                      и информатизации
        Рэспублiкi Беларусь                  Республики Беларусь

     ________________ N _________
             г.Мiнск                              г.Минск

к п. 12г

              Государственный герб Республики Беларусь

      МIНIСТЭРСТВА СУВЯЗI                     МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ
       I IНФАРМАТЫЗАЦЫI                        И ИНФОРМАТИЗАЦИИ
      РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ                     РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
          (Мiнсувязi)                             (Минсвязи)

      пр. Ф.Скарыны, 10,                       пр. Ф.Скорины, 10,
       220050, г.Мiнск                          220050, г.Минск
     Тэл. (8-017) 227 38 61,                  Тел (8-017) 227 38 61,
        факс 227 21 57                           факс 227 21 57
     E-mail: mpt@belpak.by                    E-mai: mpt@belpak.by

____________________________________________________________________

     _____________ N __________
     На N ________ ад _________

к п. 12д

              Государственный герб Республики Беларусь

           Мiнiстэрства                   Ministry of Communications
     сувязi i iнфарматызацыi                  and Informatization
       Рэспублiкi Беларусь                of the Republic of Belarus

         Пр. Ф.Скарыны 10,                   10, F.Skaryna Ave.,
          220050, Мiнск                         Minsk, 220050
     тэл.: +375 17 227 38 61;               tel: +375 17 227 38 61
     факс: +375 17 226 08 48                fax: +375 17 226 08 48
     эл. пошта: mpt@belpak.by               e-mail: mpt@belpak.by

____________________________________________________________________

     _____________ N __________
     На N ________ ад _________

к п. 12е

              Государственный герб Республики Беларусь

                        REPUBLIC OF BELARUS
          MINISTRY OF COMMUNICATIONS AND INFORMATIZATION

     Phone: +375 17 227 38 61         Telex:   252 964 A PTB BY
     Fax: +375 17 226 08 48           Mail:    10, F.Skaryna Avenue,
     E-mail: mpt@belpak.by                     220050, Minsk,
                                               Republic of Belarus

                          TELEFAX MESSAGE

Приложение 2
к п. 32.1

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

1. Технико-экономические задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

2. Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

3. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

4. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

5. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерства с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

6. Планы (производственные; научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; работы коллегий и т.д.).

7. Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы организаций и т.д.).

8. Программы (мероприятий; командировок и т.д.).

9. Расценки на производство работ.

10. Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство и т.д.).

11. Стандарты.

12. Структура и штатная численность, штатное расписание и изменения к ним.

13. Тарифные ставки.

14. Формы унифицированных документов.

Приложение 3
к п. 43

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА

1. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты и формы статистической отчетности.

2. Бухгалтерские документы.

3. Письма, присланные в копии для сведения.

4. Письма о разрешении командировок и отпусков.

5. Сообщения о заседаниях, совещаниях, конференциях, программах их проведения, повестках дня.

6. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

7. Сводки и информация, присланные для сведения.

8. Учебные планы, программы.

9. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.

10. Прейскуранты цен, нормы расходов материалов.

11. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

12. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, брошюры, газеты).

13. Ответы на запросы министерства.

14. Документы организаций связи по вопросам назначения кадров.

15. Телеграммы в адрес начальников управлений и отделов центрального аппарата министерства.

Приложение 4
к п. 45

ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. Проекты постановлений Совета Министров Республики Беларусь согласовываются в 3-дневный срок, проекты распоряжений - в 1-дневный срок со дня их получения (не считая выходных дней и дней, объявленных нерабочими), если иной срок не установлен поручением Совета Министров Республики Беларусь.

2. Депутатские запросы - 10 дней, обращения депутатов Национального собрания Республики Беларусь - безотлагательно, а при необходимости дополнительного изучения или проверки - 1 месяц.

3. Постановления, приказы, инструкции вышестоящих органов -согласно указанному в них сроку.

4. Письма учреждений, организаций, предприятий - согласно указанному в них сроку, а при отсутствии указанного срока - не более месяца со дня получения.

5. Письма-запросы и письма-поручения вышестоящих учреждений и организаций - к указанному в них сроку или не позднее 15 дней (при отсутствии указанного срока).

6. Телеграммы, требующие срочного решения, - от 2 до 5 дней; остальные - в течение 10 дней.

7. Внутренние распорядительные документы (приказы, постановления) - к указанному в них сроку.

8. Протоколы совещаний - к указанному в них сроку.

9. Планы-графики - к указанному в них сроку.

Приложение 5
к п. 45

                    Контрольно-отчетная карточка

                          1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31
--------------------+-------------------+----------------------
¦  Срок исполнения  ¦     Название      ¦   Автор (корреспондент)  ¦
¦                   ¦     документа     ¦                          ¦
+-------------------+-------------------+--------------------------+
¦             Дата и индекс             ¦      Дата и индекс       ¦
¦              поступления              ¦        документа         ¦
+---------------------------------------+--------------------------+
¦                        Краткое содержание                        ¦
+------------------------------------------------------------------+
¦              Резолюция или кому направлен документ               ¦
+------------------------------------------------------------------+
¦                      Отметка об исполнении                       ¦
¦-------------------------------------------------------------------

                                                     Лицевая сторона

---------------------------------------------------------------
¦                       Контрольные отметки                        ¦
+--------------------+----------------------+----------------------+
¦       Фонд N       ¦       Опись N        ¦        Дело N        ¦
¦--------------------+----------------------+-----------------------

                                                   Оборотная сторона

                               ПРАВИЛА
                   ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ
                    КОНТРОЛЬНО-ОТЧЕТНОЙ КАРТОЧКИ

-----------------+---------------------------------------------
¦    Реквизиты   ¦             Пояснения к заполнению              ¦
+----------------+-------------------------------------------------+
¦        1       ¦                        2                        ¦
+----------------+-------------------------------------------------+
¦Название вида   ¦Заполняется в соответствии с названием вида      ¦
¦документа       ¦регистрируемого документа. При регистрации писем ¦
¦                ¦графа не заполняется                             ¦
+----------------+-------------------------------------------------+
¦Автор           ¦При регистрации поступающего документа           ¦
¦(корреспондент) ¦записывается название организации (лица) -       ¦
¦                ¦автора документа. При регистрации отправляемых   ¦
¦                ¦документов записывается название организации     ¦
¦                ¦(лица) - корреспондента. Допускается применение  ¦
¦                ¦сокращенного названия организации                ¦
+----------------+-------------------------------------------------+
¦Дата документа  ¦Дата, присвоенная документу организацией-        ¦
¦                ¦автором: число, месяц, год - тремя парами        ¦
¦                ¦арабских цифр                                    ¦
+----------------+-------------------------------------------------+
¦Индекс          ¦Индекс, присвоенный документу организацией-      ¦
¦документа       ¦автором, переносится с поступившего или          ¦
¦                ¦отправляемого документа                          ¦
+----------------+-------------------------------------------------+
¦Дата поступления¦Дата поступления документа переносится с         ¦
¦                ¦регистрационного штампа                          ¦
+----------------+-------------------------------------------------+
¦Индекс          ¦Индекс, присвоенный документу организацией-      ¦
¦поступления     ¦получателем, переносится из регистрационного     ¦
¦                ¦штампа. После исполнения документа дополняется   ¦
¦                ¦номером дела по номенклатуре дел или другим      ¦
¦                ¦индексам                                         ¦
+----------------+-------------------------------------------------+
¦Заголовок       ¦Переносится заголовок, сформулированный на       ¦
¦документа или   ¦документе                                        ¦
¦краткое         ¦                                                 ¦
¦содержание      ¦                                                 ¦
+----------------+-------------------------------------------------+
¦Сроки исполнения¦Проставляется число, месяц, год. При регистрации ¦
¦                ¦отправляемого инициативного документа            ¦
¦                ¦записывается дата ожидаемого ответа              ¦
+----------------+-------------------------------------------------+
¦Отметка об      ¦Краткая запись решения вопроса по существу или   ¦
¦исполнении      ¦дата и индекс ответного документа                ¦
+----------------+-------------------------------------------------+
¦                ¦Индекс дела, в которое подшит документ, в        ¦
¦                ¦соответствии с номенклатурой                     ¦
¦----------------+--------------------------------------------------

Приложение 6
к п. 52.1

          Внутренняя опись документов личного дела N ______
            _____________________________________________
                      (фамилия, имя, отчество)

----+----------+---------+---------+------+-----------+--------
¦ N ¦Название и¦  Дата   ¦ Индекс  ¦Номера¦    Дата   ¦ Примечание ¦
¦п/п¦ заголовок¦документа¦документа¦листов¦ включения ¦            ¦
¦   ¦ документа¦         ¦         ¦ дела ¦ документа ¦            ¦
¦   ¦          ¦         ¦         ¦      ¦  в личное ¦            ¦
¦   ¦          ¦         ¦         ¦      ¦    дело   ¦            ¦
+---+----------+---------+---------+------+-----------+------------+
¦ 1 ¦     2    ¦    3    ¦    4    ¦   5  ¦    6      ¦      7     ¦
+---+----------+---------+---------+------+-----------+------------+
¦   ¦          ¦         ¦         ¦      ¦           ¦            ¦
¦---+----------+---------+---------+------+-----------+-------------

     Итого _________________________________ документов <*>
                 (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи <*>
_______________________________
     (цифрами и прописью)
    --------------------------------
    <*> Оформляется при подготовке личного дела к передаче в архив.

Приложение 7
к п. 52.1

                    Личный листок по учету кадров

1. Фамилия ________________________________________  ---------
Имя ___________ Отчество __________________________  ¦Место для   ¦
2. Пол ______                                        ¦фотокарточки¦
3. Число, месяц и год рождения ____________________  ¦            ¦
4. Место рождения _________________________________  ¦-------------
5. Гражданство ____________________________________
6. Образование ____________________________________

----------------+----------+-----------+-------------+---------
¦ Наименование  ¦Факультет ¦    Год    ¦     Год     ¦    Какую    ¦
¦   учебного    ¦   или    ¦поступления¦  окончания. ¦специальность¦
¦  заведения и  ¦отделение ¦           ¦   Если не   ¦  получил,   ¦
¦      его      ¦          ¦           ¦  окончил,   ¦номер диплома¦
¦местонахождение¦          ¦           ¦ то с какого ¦     или     ¦
¦               ¦          ¦           ¦ курса ушел  ¦удостоверения¦
+---------------+----------+-----------+-------------+-------------+
¦               ¦          ¦           ¦             ¦             ¦
¦---------------+----------+-----------+-------------+--------------

7. Какими языками владеете _____________________________________
    (владеете свободно, читаете и можете объясняться, читаете со
                             словарем)
8. Ученая степень, ученое звание ______________________________
9. Какие имеете научные труды и изобретения ___________________
_______________________________________________________________
10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу
в  высших  и средних специальных учебных заведениях, военную службу,
работу, учебу, стажировку за границей)

При  заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия
необходимо  именовать  так, как они назывались в свое время, военную
службу записывать с указанием должности.

--------------------------------+----------------+-------------
¦      Число, месяц и год       ¦   Должность    ¦ Местонахождение ¦
+----------------+--------------+  с указанием   ¦   учреждения,   ¦
¦    приема      ¦  увольнения  ¦   учреждения,  ¦  организации,   ¦
¦ (назначения,   ¦              ¦  организации,  ¦   предприятия   ¦
¦  избрания),    ¦              ¦   предприятия  ¦                 ¦
¦    перевода    ¦              ¦                ¦                 ¦
+----------------+--------------+----------------+-----------------+
¦       1        ¦      2       ¦       3        ¦        4        ¦
+----------------+--------------+----------------+-----------------+
¦                ¦              ¦                ¦                 ¦
¦----------------+--------------+----------------+------------------

11. Участие в выборных законодательных и представительных органах.

-------------------+----------+--------------+-----------------
¦ Местонахождение  ¦  Название¦  В качестве  ¦  Число, месяц, год  ¦
¦    выборного     ¦ выборного¦ кого избран  +------------+--------+
¦     органа       ¦  органа  ¦              ¦  избрания  ¦ выбытия¦
+------------------+----------+--------------+------------+--------+
¦                  ¦          ¦              ¦            ¦        ¦
¦------------------+----------+--------------+------------+---------

12. Участие в профессиональном союзе _______________________________
____________________________________________________________________
        (членом какого профсоюза состоите, с какого времени)
____________________________________________________________________
13. Какие имеете правительственные награды и почетные звания _______
____________________________________________________________________
                 (когда и кем награждены, присвоены)
14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание _____________
____________________________________________________________________
Военно-учетная специальность по действительному названию ___________
____________________________________________________________________
15. Семейное положение _____________________________________________
                     (перечислить членов семьи с указанием возраста)
____________________________________________________________________
16.    Дополнительные    сведения   (указываются   по   согласованию
анкетируемого и нанимателя): _______________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
17. Место жительства: ______________________________________________
____________________________________________________________________
Телефон ____________________________________________________________
Паспорт: серия ________ N __________________________________________
Кем выдан __________________________________________________________
Дата выдачи ________________________________________________________
Личный номер _______________________________________________________
______________________                         _____________________
(дата заполнения)                                (личная подпись)

    (Работник,  заполняющий личный листок, обязан о всех последующих
изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и
т.п.)  сообщать  по  месту  работы для внесения этих изменений в его
личное дело)

Приложение 8
к п. 52.1

             Дополнение к личному листку по учету кадров

     Фамилия ____________ Имя ____________ Отчество ______________

1. Данные о работе после заполнения личного листка

-----------------+------------------------+--------------------
¦   Должность    ¦   Число, месяц, год    ¦    Распорядительный    ¦
¦  (с указанием  ¦                        ¦        документ        ¦
¦  наименования  +-------------+----------+----------+-------------+
¦  учреждения,   ¦   приема    ¦увольнения¦о приеме- ¦об увольнении¦
¦  организации,  ¦(назначения, ¦          ¦ переводе ¦             ¦
¦  предприятия)  ¦ избрания),  ¦          ¦          ¦             ¦
¦                ¦  перевода   ¦          ¦          ¦             ¦
+----------------+-------------+----------+----------+-------------+
¦                ¦             ¦          ¦          ¦             ¦
+----------------+             ¦          ¦          ¦             ¦
¦                ¦             ¦          ¦          ¦             ¦
+----------------+-------------+----------+----------+-------------+
¦                ¦             ¦          ¦          ¦             ¦
¦----------------+-------------+----------+----------+--------------

     2.  Данные  об изменениях в учетных сведениях о работнике после
заполнения личного листка

     (В  данном  разделе  производятся  отметки  о следующих учетных
сведениях:   награждение  правительственными  наградами,  присвоение
ученых,  воинских,  почетных  званий и ученых степеней, образование,
знание   языков,   участие  в  составе  выборных  законодательных  и
представительных органов)

---------------------------------------------------------------
¦2.1. Записи о награждении, присвоении званий (степеней)           ¦
+------------------+-------------------------+---------------------+
¦Число, месяц, год ¦      Наименование       ¦   Основание записи  ¦
¦   награждения,   ¦   правительственной     ¦                     ¦
¦    присвоения    ¦  награды, присвоения    ¦                     ¦
¦                  ¦  ученого, воинского,    ¦                     ¦
¦                  ¦    почетного звания     ¦                     ¦
+------------------+-------------------------+---------------------+
¦                  ¦                         ¦                     ¦
+------------------+-------------------------+---------------------+
¦2.2. Сведения о повышении квалификации, аттестации                ¦
+------------------+-------------------------+---------------------+
¦Число, месяц, год ¦    Решение комиссии     ¦   Основание записи  ¦
¦                  ¦   (квалификационной,    ¦                     ¦
¦                  ¦     аттестационной)     ¦                     ¦
+------------------+-------------------------+---------------------+
¦                  ¦                         ¦                     ¦
+------------------+-----------------------------------------------+
¦2.3. Записи о присвоении классов                                  ¦
+------------------+-------------------------+---------------------+
¦Число, месяц, год ¦   Решение комиссии      ¦ Основание записи    ¦
+------------------+-------------------------+---------------------+
¦                  ¦                         ¦                     ¦
+------------------+-------------------------+---------------------+
¦2.4. Записи об изменениях в иных учетных сведениях о работнике    ¦
+------------------+-------------------------+---------------------+
¦Число, месяц, год ¦  Характер изменения     ¦ Основание записи    ¦
+------------------+-------------------------+---------------------+
¦                  ¦                         ¦                     ¦
¦------------------+-------------------------+----------------------

-----------------------+---------------------+-----------------
¦Личное дело проверено ¦Личное дело проверено¦Личное дело проверено¦
¦________              ¦_________            ¦__________           ¦
¦(дата)                ¦(дата)               ¦(дата)               ¦
¦___________           ¦_________            ¦__________           ¦
¦(подпись)             ¦(подпись)            ¦(подпись)            ¦
¦----------------------+---------------------+----------------------

Приложение 9
к п. 53

     ___________________________________________________________
                (наименование вышестоящей организации)
        ______________________________________________________
        наименование организации (структурного подразделения)

                       Личное дело N ________
             __________________________________________
                      (фамилия, имя, отчество)

                                                  Начато ___________
                                                  Окончено _________

                                                  На _____ листах.
                                                  Хранить __________

Приложение 10
к п. 53

                           ЖУРНАЛ (КНИГА)
                        учета личных данных

---------------+--------------------+------------+-------------
¦    Номер     ¦   Фамилия, имя,    ¦    Дата    ¦Отметка о снятии ¦
¦ личного дела ¦ отчество работника ¦ постановки ¦    с учета      ¦
¦              ¦                    ¦  на учет   ¦                 ¦
+--------------+--------------------+------------+-----------------+
¦     1        ¦         2          ¦     3      ¦        4        ¦
+--------------+--------------------+------------+-----------------+
¦              ¦                    ¦            ¦                 ¦
¦--------------+--------------------+------------+------------------

Приложение 11
к п. 53

                        Контрольная карточка

     Личное дело N ______________
     Фамилия ____________________
     Имя ________________________
     Отчество ___________________

                    Отметка о выдаче личного дела

----------+-------------+-------------+------------+-----------
¦  Дата   ¦ Кому выдано ¦  Расписка в ¦   Номер    ¦ Дата возврата ¦
¦ выдачи  ¦             ¦  получении  ¦  телефона  ¦               ¦
+---------+-------------+-------------+------------+---------------+
¦    1    ¦      2      ¦      3      ¦     4      ¦      5        ¦
+---------+-------------+-------------+------------+---------------+
¦         ¦             ¦             ¦            ¦               ¦
¦---------+-------------+-------------+------------+----------------

Приложение 12
к п. 54

     Министерство связи                       УТВЕРЖДАЮ
     и информатизации                         Министр связи
     Республики Беларусь                      и информатизации
                                              Республики Беларусь
     НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                         _____________ Ф.И.О.
     _______ N ______                           (подпись)
     на __________ год                        _____________ 20____

---------+-----------------+--------+---------------+----------
¦ Индекс ¦ Вид документов, ¦ Кол-во ¦     Срок      ¦  Примечание  ¦
¦  дела  ¦наименование дел ¦  дел   ¦ хранения дела ¦              ¦
¦        ¦  (тома, части)  ¦ (томов,¦ (тома, части) ¦              ¦
¦        ¦                 ¦частей) ¦  и N статей   ¦              ¦
¦        ¦                 ¦        ¦  по перечню   ¦              ¦
+--------+-----------------+--------+---------------+--------------+
¦   1    ¦        2        ¦   3    ¦       4       ¦     5        ¦
+--------+-----------------+--------+---------------+--------------+
¦        ¦                 ¦        ¦               ¦              ¦
¦--------+-----------------+--------+---------------+---------------

Начальник управления делами ______________ ___________________
                               подпись            Ф.И.О.

Дата

Виза зав. архивом
(лица, ответственного за архив)
Дата

СОГЛАСОВАНО                          СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Минсвязи                Протокол ЭМК Национального
Республики Беларусь                  архива Республики Беларусь
________ N ______                    ________ N ______

Председатель ЦЭК                     Председатель ЭМК
_______________ Ф.И.О.               _______________ Ф.И.О.
    подпись                             подпись

     Итоговая  запись  о  категориях  и количестве дел, заведенных в
______ году в Минсвязи:

------------------+-----------+--------------------------------
¦    По срокам    ¦   Всего   ¦           в том числе              ¦
¦    хранения     ¦           ¦                                    ¦
+-----------------+-----------+----------------+-------------------+
¦                 ¦           ¦  переходящие   ¦ с отметкой "ЭПК"  ¦
+-----------------+-----------+----------------+-------------------+
¦постоянного      ¦           ¦                ¦                   ¦
+-----------------+-----------+----------------+-------------------+
¦временного       ¦           ¦                ¦                   ¦
¦(свыше 10 лет)   ¦           ¦                ¦                   ¦
+-----------------+-----------+----------------+-------------------+
¦временного       ¦           ¦                ¦                   ¦
¦(до 10 лет       ¦           ¦                ¦                   ¦
¦включительно)    ¦           ¦                ¦                   ¦
+-----------------+-----------+----------------+-------------------+
¦Итого:           ¦           ¦                ¦                   ¦
¦-----------------+-----------+----------------+--------------------

Начальник управления делами _______________       ________________
                                Подпись                Ф.И.О.
Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Зав. архивом
(лицо, ответственное за архив) _______________    _______________
                                   Подпись             Ф.И.О.
Дата

Приложение 13
к п. 56

     Министерство связи                       УТВЕРЖДАЮ
     и информатизации                         Министр связи
     Республики Беларусь                      и информатизации
                                              Республики Беларусь
           АКТ                                _____________ Ф.И.О.
                                                (подпись)
     _______ N ______
         г.Минск                              _____________ 20____

о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению

На основании: ______________________________________________________
                 (название и выходные данные перечня документов с
____________________________________________________________________
                    указанием сроков их хранения)
отобраны   к  уничтожению   как   не   имеющие   научно-исторической
ценности  и  утратившие  практическое значение следующие документы и
дела фонда N ____________________________
                   (название фонда)

----+---------+--------+-------+------------+--------+---------
¦ N ¦Заголовок¦Дата    ¦Номера ¦Индекс дела ¦К-во дел¦Срок хранения¦
¦п/п¦дела или ¦дела или¦описей ¦(тома,      ¦(томов, ¦дела (тома,  ¦
¦   ¦групповой¦крайние ¦(номен-¦части) по   ¦частей) ¦части) и     ¦
¦   ¦заголовок¦даты дел¦клатур)¦номенклатуре¦        ¦N статей     ¦
¦   ¦дел      ¦        ¦за годы¦или N дела  ¦        ¦по перечню   ¦
¦   ¦         ¦        ¦       ¦по описи    ¦        ¦             ¦
+---+---------+--------+-------+------------+--------+-------------+
¦ 1 ¦    2    ¦    3   ¦   4   ¦     5      ¦   6    ¦      7      ¦
+---+---------+--------+-------+------------+--------+-------------+
¦   ¦         ¦        ¦       ¦            ¦        ¦             ¦
¦---+---------+--------+-------+------------+--------+--------------

Итого ____________________ дел за _________________ годы
      (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного срока хранения за ________________ годы
утверждены, а по личному составу согласованы с ЭМК ______________
__________________________________________________________________
                (наименование архивного учреждения)

(протокол ______________ N ____________)

Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов          _______________     _________________
                               подпись               Ф.И.О.

Дата

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Минсвязи
Республики Беларусь
__________ N ______
Председатель ЦЭК               Подпись

Документы в количестве _______________________________________ дел,
                                (цифрами и прописью)
весом _______ кг сданы в _________________________________________
                                (наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________
N ___________________

Наименование должности
работника, сдавшего документы  ____________    _________________
                                 подпись            Ф.И.О.

Изменения в учетные документы внесены

Зав. архивом
(лицо, ответственное за архив) ____________    _________________
                                  подпись            Ф.И.О.
Дата

Приложение 14
к п. 57

      Министерство связи и информатизации Республики Беларусь

              Наименование структурного подразделения
                 центрального аппарата министерства

     Дело N ____________ Том ___________________

 __________________________________________________________________
                          (заголовок дела)

Ф. _______________________                   _______________________
                                                 Дата (крайние даты)
Оп. ______________________                   На _____________ листах

Д. _____________________                     Хранить _______________

_________________________
Указывается индекс дела

Приложение 15
к п. 58

       Министерство связи и информатизации Республики Беларусь

    Структурное подразделение центрального аппарата министерства

Опись N _______________
дел постоянного хранения
за ________ год

-----+------------+---------------+---------+-----------+------
¦ N  ¦Индекс дела ¦   Название    ¦  Дата   ¦Количество ¦Примечание¦
¦п/п ¦            ¦    раздела    ¦  дела   ¦  листов   ¦          ¦
¦    ¦            ¦ (структурного ¦ (тома,  ¦  в деле   ¦          ¦
¦    ¦            ¦подразделения),¦ части)  ¦  (томе,   ¦          ¦
¦    ¦            ¦   заголовок   ¦         ¦  части)   ¦          ¦
¦    ¦            ¦  дела (тома,  ¦         ¦           ¦          ¦
¦    ¦            ¦    части)     ¦         ¦           ¦          ¦
+----+------------+---------------+---------+-----------+----------+
¦ 1  ¦     2      ¦       3       ¦    4    ¦     5     ¦     6    ¦
+----+------------+---------------+---------+-----------+----------+
¦    ¦            ¦               ¦         ¦           ¦          ¦
¦----+------------+---------------+---------+-----------+-----------

В данный раздел описи внесено ____________________ дел
                              (цифрами и прописью)
Наименование должности
составителя описи              __________________   ________________
                                    подпись              Ф.И.О.
Дата

Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив) __________________   ________________
                                    подпись              Ф.И.О.
Дата

       Министерство связи и информатизации Республики Беларусь

    Структурное подразделение центрального аппарата министерства

Опись N _______________
дел временного (свыше 10 лет)
хранения за ________ год

-----+------------+---------------+---------+-----------+------
¦ N  ¦Индекс дела ¦   Название    ¦  Дата   ¦ Количество¦Примечание¦
¦п/п ¦            ¦    раздела    ¦  дела   ¦  листов   ¦          ¦
¦    ¦            ¦ (структурного ¦ (тома,  ¦  в деле   ¦          ¦
¦    ¦            ¦подразделения),¦ части)  ¦  (томе,   ¦          ¦
¦    ¦            ¦   заголовок   ¦         ¦  части)   ¦          ¦
¦    ¦            ¦  дела (тома,  ¦         ¦           ¦          ¦
¦    ¦            ¦    части)     ¦         ¦           ¦          ¦
+----+------------+---------------+---------+-----------+----------+
¦ 1  ¦     2      ¦       3       ¦    4    ¦     5     ¦     6    ¦
+----+------------+---------------+---------+-----------+----------+
¦    ¦            ¦               ¦         ¦           ¦          ¦
¦----+------------+---------------+---------+-----------+-----------

В данный раздел описи внесено _________________________ дел
                                (цифрами и прописью)
Наименование должности
составителя описи              __________________   ________________
                                  подпись                Ф.И.О.
Дата

Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив) __________________   ________________
                                  подпись                Ф.И.О.
Дата

       Министерство связи и информатизации Республики Беларусь

    Структурное подразделение центрального аппарата министерства

Опись N _______________
дел по личному составу
за ________ год

-----+------------+---------------+---------+-----------+------
¦ N  ¦Индекс дела ¦Заголовок дела ¦  Дата   ¦Количество ¦Примечание¦
¦п/п ¦            ¦ (тома, части) ¦  дела   ¦  листов   ¦          ¦
¦    ¦            ¦               ¦ (тома,  ¦  в деле   ¦          ¦
¦    ¦            ¦               ¦ части)  ¦  (томе,   ¦          ¦
¦    ¦            ¦               ¦         ¦  части)   ¦          ¦
+----+------------+---------------+---------+-----------+----------+
¦    ¦            ¦               ¦         ¦           ¦          ¦
¦----+------------+---------------+---------+-----------+-----------

В данный раздел описи внесено ____________________ дел
                              (цифрами и прописью)
Наименование должности
составителя описи     __________________ ________________
                            подпись            Ф.И.О.
Дата

Начальник ОПиК
(инспектор по кадрам) __________________ ________________
                            подпись            Ф.И.О.

Дата

Archiv Dokumente Папярэдні | Наступны