Письмо Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь от 04.01.2008 № 02-01-07/12 "Об организации внутрихозяйственного контроля на предприятиях системы Минжилкомхоза"

В ходе проводимых проверок финансово-хозяйственной деятельности, а также состояния ведомственного контроля в организациях системы Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь установлено, что основными причинами нарушений и злоупотреблений является недостаточное внимание со стороны руководителей к укреплению внутрихозяйственного контроля. Вместе с тем внутрихозяйственный контроль является одной из действенных функций управления. Объектом внутрихозяйственного контроля являются финансово-хозяйственная и производственная деятельность предприятия. Руководители должны обеспечить такую организацию внутрихозяйственного контроля, при которой исключались бы потери и непроизводительные расходы материальных и финансовых ресурсов, достигалась бы полная сохранность имущества и наиболее эффективное использование оборотных и основных средств.

Усилению внутрихозяйственного контроля способствует включение в состав должностных обязанностей всех специалистов и руководителей структурных подразделений выполнение ими контрольных функций, которые предусмотрены в должностных инструкциях работников и положениях об отделах и службах, а также своевременное проведение аттестации всех руководителей и специалистов.

Одним из механизмов, способствующих укреплению внутрихозяйственного контроля, является разработка графика документооборота, способствующего оперативному и своевременному составлению, сдаче и обработке первичных документов и контроль за соблюдением сроков его исполнения всеми службами предприятия.

В целях обеспечения своевременного контроля за целевым использованием бюджетных средств, соответствием фактически выполненных объемов работ, соблюдением законодательства при формировании цен и тарифов, закупках товаров (работ, услуг), формировании себестоимости рекомендуется создание на предприятиях комиссий по осуществлению внутрихозяйственного контроля, которыми, в зависимости от специфики видов деятельности, разрабатывается план мероприятий с назначением лиц, ответственных за их проведение.

Основными направлениями для реализации мероприятий по осуществлению внутрихозяйственного контроля являются:

- согласно утвержденным графикам проведение выборочных инвентаризаций товарно-материальных ценностей у материально ответственных лиц;

- обязательное проведение сплошных инвентаризаций при смене или уходе в отпуск материально ответственных лиц;

- при осуществлении ремонтно-строительных работ, с целью недопущения их завышения, проведение контрольных обмеров до 30% ежемесячных объемов выполненных работ;

- обеспечение контроля за обоснованностью списания основных средств, товарно-материальных ценностей;

- проведение анализа остатков материальных ценностей в материальных отчетах у производителей работ и, в случае увеличения, выявление их причин;

- утверждение нормативов остатков товарно-материальных ценностей у материально ответственных лиц, в том числе и по готовой продукции, в зависимости от специфики производимых работ и регулярный контроль за его соблюдением;

- осуществление проверок правильности применения цен на используемые материалы и применения единичных расценок на выполненные работы;

- постоянное проведение анализа использования машин и механизмов, в том числе профилактических осмотров и ремонтов средств малой механизации с целью продления срока их эксплуатации и недопущения простоя;

- ежемесячное снятие остатков топлива, показаний спидометров в автомобильном транспорте, проверка правильности оформления путевых листов, списания горюче-смазочных материалов;

- при сдаче в аренду неиспользуемых площадей, автотранспорта, контроль за правильностью взимания арендной платы, целевым использованием сданного в аренду имущества;

- контроль за исполнением договорных сроков производства работ, недопущение их необоснованного переноса;

- контроль за обоснованностью отнесения на себестоимость расходов, в том числе по услугам связи, обучению;

- контроль за расходами, не относящимися к производственным. Например, услуги автотранспорта по доставке участников на праздничное или спортивное мероприятие, на уборку сельхозпродукции и т.п. Амортизационные отчисления по основным средствам, не участвующим в процессе производства или находящимся в ремонте более 3-х месяцев. Расходы за снос деревьев с прилегающей территории, не входящей в генплан организации, и т.п.;

- контроль за размером дебиторской и кредиторской задолженности, принятием мер для своевременных расчетов, недопущением возникновения необоснованной задолженности.

Таким образом, основной задачей внутрихозяйственного контроля является:

- своевременное пресечение нарушений и злоупотреблений,

- регулярное рассмотрение на производственных совещаниях основных финансово-экономических показателей работы,

- анализ причин при возникновении убытков либо снижении рентабельности,

- разработка путей и методов совершенствования управления производством,

- прогнозирование финансово-хозяйственной деятельности предприятия, перспектив его развития и выявление внутренних резервов.

Ответственность за организацию внутрихозяйственного контроля лежит на руководителе организации.

Заместитель Министра С.А.СУШКО