Постановление Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 18.03.2008 № 28 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Национального статистического комитета Республики Беларусь, территориальных органах государственной статистики и государственных организациях, подчиненных Национальному статистическому комитету Республики Беларусь"

< Главная страница

Зарегистрировано в НРПА РБ 21 марта 2008 г. N 8/18440

На основании Положения о Министерстве статистики и анализа Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 29 апреля 2005 г. N 441 "Об утверждении Положения о Министерстве статистики и анализа Республики Беларусь и признании утратившими силу некоторых постановлений Совета Министров Республики Беларусь", Министерство статистики и анализа Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Национального статистического комитета Республики Беларусь, территориальных органах государственной статистики и государственных организациях, подчиненных Национальному статистическому комитету Республики Беларусь.

2. Признать утратившим силу приказ Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 7 мая 2001 г. N 62 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах государственной статистики Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., N 52, 8/6066).

3. Настоящее постановление вступает в силу с 1 мая 2008 г.

Министр В.И.ЗИНОВСКИЙ

СОГЛАСОВАНО

Министр юстиции

Республики Беларусь

В.Г.Голованов

18.03.2008

                                                УТВЕРЖДЕНО
                                                Постановление
                                                Министерства
                                                статистики и анализа
                                                Республики Беларусь
                                                18.03.2008 N 28

Глава 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Национального статистического комитета Республики Беларусь, территориальных органах государственной статистики и государственных организациях, подчиненных Национальному статистическому комитету Республики Беларусь (далее - Инструкция), определяет порядок ведения делопроизводства в структурных подразделениях Национального статистического комитета Республики Беларусь (далее - Белстат), территориальных органах государственной статистики и государственных организациях, подчиненных Белстату (далее - подчиненные организации).

Подчиненные организации ведут делопроизводство на основе локальных нормативных правовых актов, не противоречащих настоящей Инструкции.

2. Порядок ведения секретного делопроизводства, а также учет и хранение документов с грифом "Для служебного пользования", предложений, заявлений, жалоб граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

3. Подготовка проектов нормативных правовых актов осуществляется в соответствии с требованиями Правил подготовки проектов нормативных правовых актов, утвержденных Указом Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. N 359 "О мерах по совершенствованию нормотворческой деятельности" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2003 г., N 92, 1/4856).

4. Соблюдение содержащихся в настоящей Инструкции требований является обязательным для всех работников Белстата и подчиненных организаций.

Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением требований, установленных настоящей Инструкцией, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ).

Наименование, структура службы ДОУ (отдел, сектор, канцелярия и др.) устанавливаются в соответствии с положением о ней и в зависимости от объема документооборота, наличия вычислительной и организационной техники и других выполняемых функций.

Ведение делопроизводства обеспечивают работники, на которых возложены эти функции в соответствии с приказами Председателя Национального статистического комитета Республики Беларусь (далее - Председатель), руководителей подчиненных организаций (далее - руководители).

Руководитель структурного подразделения, подчиненной организации определяет работника, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения, подчиненной организации о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников подразделения с нормативными правовыми актами и методическими документами по делопроизводству.

Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании, определяются должностными инструкциями.

Ответственность за правильную организацию делопроизводства, своевременное исполнение документов, а также контроль за их сохранностью возлагается на руководителей структурных подразделений Белстата и подчиненных организаций.

5. Работники Белстата, подчиненной организации несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и обязаны бережно обращаться с ними.

Запрещается делать какие-либо пометки, надписи, исправления в тексте поступивших документов.

Передача документов или их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения начальников структурных подразделений или руководителей организаций, издавших и (или) утвердивших эти документы.

При уходе в отпуск или отъезде в длительную командировку работник обязан передать лицу, которое будет замещать его, все имеющиеся у него на исполнении документы.

Принятые на работу должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией.

Глава 2 ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

6. Подготовка и оформление документов предполагают обязательное соблюдение требований и правил, способствующих обеспечению полноценности документов, оперативности их прохождения и исполнения.

Документы должны оформляться на бланках и иметь определенный комплекс реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их расположения, установленный Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. N 69.

Отдельные документы допускается оформлять не на бланках (внутренние документы структурных подразделений, справочная информация и др.), но с обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции.

Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм). Изготовление и использование последних осуществляется в целях экономии бумаги при подготовке большого количества небольших по объему документов, например, сопроводительных писем.

Бланк должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм. При этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланке (в виде уголков и линий) не обязательно.

В делопроизводстве используются два вида бланков: бланк для писем согласно приложению 1, общий бланк для организационно-распорядительных документов согласно приложению 2.

Бланк для письма используется при оформлении писем независимо от их вида (писем-запросов, писем-ответов, гарантийных, сопроводительных писем и др.).

На общих бланках оформляются распорядительные документы (приказы, постановления, распоряжения и др.), а также в отдельных случаях организационные документы (положения, инструкции и др.), и справочно-информационные документы (акты, протоколы, справки и др.).

На основе общего бланка допускается исполнение специальных бланков для распорядительных документов: специального бланка для постановлений согласно приложению 3, общего бланка для приказов согласно приложению 4, общего бланка для распоряжений согласно приложению 5.

Издание специальных бланков целесообразно, если таких документов в организации издается более 200 в год.

Бланки оформляются на двух языках (белорусском и русском), допускается изготовление бланков писем для переписки с иностранными организациями на русском и одном из иностранных языков.

Наименование вышестоящей организации (при наличии) и полное наименование организации указывают в точном соответствии с положением (уставом) о ней. Сокращенное наименование помещается на бланке после полного наименования и применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в уставе организации.

На бланке для писем согласно приложению 6 ниже реквизита "Наименование организации" помещают почтовый адрес организации-автора (оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 сентября 2004 г. N 1111 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 145, 5/14830), коммуникационные данные (телеграфный адрес, номер телефона, телефакса с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной сети, адрес электронной почты и т.д.), а также могут помещаться коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т.д.).

На общем бланке на месте размещения почтового адреса располагают реквизит "Название вида документа" (постановление, приказ, распоряжение и т.д.). Название вида документа должно соответствовать его содержанию и пишется прописными буквами.

Составитель документа обязан неукоснительно соблюдать требования, установленные для оформления соответствующего вида документа.

7. Проверка соответствия нормативных правовых актов законодательству возлагается на юридическую службу.

8. Распорядительные документы вышестоящих органов доводятся до подчиненных организаций, структурных подразделений приказами Белстата, в которых излагается содержание документа вышестоящего органа и определяются конкретные мероприятия по их выполнению. В тексте должна быть ссылка на наименование документа, поступившего из вышестоящего органа, его номер, дату и название.

9. Белстат и подчиненные ему организации в целях выполнения поставленных задач ведут переписку с вышестоящими, сторонними организациями, гражданами. В зависимости от способа передачи информации (по почте, телеграфу, телефаксу, с помощью средств электросвязи) различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы.

10. Все служебные документы датируются и индексируются.

Реквизит "Дата" на общих бланках располагается слева ниже реквизита "Название вида документа", на бланках для писем - слева ниже реквизита "Коммуникационные и коммерческие данные".

Датой документа является дата его подписания: для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия, для утверждаемого документа - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

Дата подписания (принятия) документа и индекс (номер) проставляются на специально отведенном на бланке месте. Дата и индекс в справке или докладной записке проставляются ниже наименования документа, над его заголовком. Регистрационный номер телеграммы проставляется в конце текста.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением (резолюции, визы, отметки о согласовании, исполнении и направлении в дело), датируются и подписываются. Подписи расшифровываются.

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы даты записываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца - двумя цифрами от 01 до 31, месяц от 01 до 12, год - четырьмя цифрами.

Например: 08.07.2008

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, а также в текстах и датах принятия нормативных правовых актов применяется словесно-цифровой способ оформления.

Например: 8 июля 2008 г.

При ссылках в тексте документа на даты принятия законов Республики Беларусь, международных договоров Республики Беларусь, постановлений палат Национального собрания Республики Беларусь пишется полное слово "год".

11. Реквизит "Регистрационный номер (индекс)" присваивается документу при его регистрации.

Регистрационный номер (индекс) создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.).

Номерами распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов) и протоколов являются их порядковые номера (N 1, 2, 3...), которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документа в течение одного года. Таким же способом регистрируются предложения, заявления, жалобы граждан, их индексы дополняются первой буквой фамилии автора документа (К-120).

На документах, составленных совместно несколькими организациями, проставляются порядковые номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем. Номера пишутся через косую черту.

Например: 124/75/81

Ссылка на номер и дату входящего документа включает номер и дату, указанные на документе, на который дается ответ.

12. В состав реквизита "Адресат" включается наименование организации, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ, и его адрес.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже.

Например:

                                              Министерство экономики
                                              Республики Беларусь

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

Например:

                                               Министерство торговли
                                               Республики Беларусь
                                               Начальнику управления
                                               общественного питания
                                               Иванову П.С.

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Все элементы реквизита пишутся в дательном падеже.

Например:

                                                Заместителю Министра
                                                промышленности
                                                Республики Беларусь
                                                Сидорову М.И.

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.

Например:

                                     Областные управления статистики

При адресовании документа частному лицу вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем его почтовый адрес в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, действующими на территории Республики Беларусь.

Например:

                                      Сидорович Е.В.
                                      пр. Партизанский, д. 1, кв. 44
                                      220033, г.Минск

Адрес не проставляется на документах, направляемых в государственные органы, постоянным корреспондентам или организациям своей системы. В этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами. Реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресов: каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.

При направлении документа нескольким адресатам (не более четырех адресатов) на документе, как правило, указываются все адресаты (без слова "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами); все экземпляры печатаются на бланках. Если документ является ответом, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов.

При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа (в тексте документа дается ссылка на дату и номер поручения).

Каждая составная часть реквизита "Адресат" (наименование организации, структурного подразделения, фамилия и инициалы получателя, почтовый адрес) должна начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей адресата) знаки препинания не ставятся, в середине строк - сохраняются. При написании адресата допускаются сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (воинская часть), обл. (область), г. (город), с. (село), р-н, ул., пер., пр., д., корп., кв. В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "N" не ставится, при литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой (25а).

13. Реквизит "Резолюция" размещается в правом верхнем углу первого листа документа, на письмах - под реквизитом "Адресат".

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюции на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа). При отсутствии на документе места допускается прилагать к документу отдельный лист резолюций с отметкой на документе о наличии такого листа.

Резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения документа. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения (при необходимости), подпись и дата.

В резолюции не следует повторять содержание документа.

При нескольких резолюциях на документе их содержание не должно дублироваться: каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей.

Если в резолюции определяется несколько исполнителей, должностное лицо, указанное первым, как правило, является ответственным за своевременное и качественное исполнение заданий в целом.

Срок исполнения устанавливается руководителем исходя из содержания документа. В резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым способом.

Например: 20.01.2008

Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения (ответственный за контроль).

Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты, следует указывать номера контролируемых пунктов. Документ, поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле.

Реквизит "Отметка о контроле" содержит букву "К" или слова "Взято на контроль" и выполняется от руки или штемпелем, или цветным (красным) карандашом. Отметка располагается на левом поле лицевой стороны первого листа документа на уровне реквизита "Заголовок к тексту".

14. Реквизит "Заголовок к тексту документа" является обязательным для документов формата А4 и располагается от границы левого поля после реквизитов бланка. Он пишется строчными буквами (после заглавной буквы "О"). Использовать перенос в заголовке не допускается.

Заголовок формулируется исполнителем и должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа: приказ (о чем?) "О создании комиссии", протокол (чего?) "заседания коллегии", должностная инструкция (кому?) "главному экономисту".

Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5.

Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно.

Например:

Об утверждении отчета и проведении

выборов ревизионной комиссии

В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общественные сокращения.

Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается строчными буквами (кроме заглавной) без кавычек и не подчеркивается.

15. Текст документа должен быть кратким, не допускающим различных толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться одного вопроса (темы).

Перечисляемые в тексте фамилии, географические наименования или административно-территориальные единицы, как правило, располагаются в алфавитном порядке.

Текст документов (приказов, постановлений, писем, докладных записок и др.), как правило, должен состоять из двух составных частей: в первой указывается основание составления документа, во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

Текст пунктов распорядительного документа начинается с глагола в неопределенной форме с последующим указанием исполнителя и предлагаемых действий ("Обязать управление статистики промышленности...", "Поручить управлению социальной статистики...") или с указания исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме ("Управлению (отделу) предусмотреть...").

Если в пункте не предусматривается определенный исполнитель, то начинается он с глагола в неопределенной форме ("Установить...", "Утвердить...", "Считать...", "Образовать...", "Предоставить...").

Структура проекта должна обеспечивать последовательное изложение сути распорядительного документа, начиная с наиболее существенных пунктов и переходя к второстепенным. Группировать пункты следует по их содержанию, с тем чтобы обеспечить комплексный подход к решению поставленной задачи.

В тексте телеграммы опускаются союзы, предлоги, местоимения, если при этом не искажается содержание. Исправления и переносы слов не допускаются.

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция, правила), содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности учреждения (акт, заключение, справка, отчет), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа ("Министерство осуществляет...", "Начальник отдела имеет право...", "Комиссия установила...", "Министерство предлагает...", "Институт разработал...").

В переписке используется форма изложения текста от первого лица множественного числа ("Просим включить в план...", "Направляем на заключение...", "Сообщаем, что...").

При составлении документов работниками организации и адресованных руководству (докладные и объяснительные записки, заявления) используется форма изложения от первого лица единственного числа ("Прошу направить...", "Прошу разрешить...", "Считаю необходимым...").

В документе должны быть определены сроки исполнения. Для их обозначения необходимо использовать конкретные даты - до 1 мая 2008 г., к 1 сентября 2008 г. Не следует указывать временной период - в IV квартале 2008 года, во втором полугодии 2008 года, в сентябре 2008 года.

16. Реквизит "Отметка о наличии приложения" помещается после текста документа.

Приложения должны иметь все необходимые для документа элементы (наименование, название, дату, отметки о согласовании, утверждении).

Слово "Приложение" печатается с прописной буквы от нулевого положения от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

В распорядительных документах (приказах, постановлениях, указаниях) выделение отметки о приложении после текста не допускается. В этих случаях ссылка на приложение в тексте делается при помощи слова "согласно".

Слово "согласно" употребляется с существительным в дательном падеже: "согласно приложению", "согласно приложениям".

Приложения нумеруются арабскими цифрами без знака "N".

Например: "согласно приложению 2".

При нумерации нескольких приложений следует писать: "согласно приложениям 1 - 4".

На первом листе приложения в правом верхнем углу помещается гриф, указывающий, к какому документу относится приложение.

Например:

Приложение
к приказу Национального
статистического комитета
Республики Беларусь
10.06.2008 N 20

При наличии приложений к документам информационного характера (письмам, докладным запискам, справкам, актам) ниже текста основного документа (до реквизита "Подпись") делается отметка: "Приложение".

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметку о наличии приложений оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа экземпляров.

Например:

Приложение: 1. Справка о результатах проверки на 5 л. в 2 экз.
            2. Акты на 10 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложения необходимо оформлять следующим образом:

Приложение: письмо Минэкономики от 2 марта 2008 г. N 4-256 и приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

В грифе приложения отражаются также сведения об изложении приложения в новой редакции.

На документах, утвержденных распорядительными документами, гриф приложения не ставится, а проставляется гриф утверждения.

Если приложение одно, оно не нумеруется.

17. Реквизит "Подпись" располагается после текста документа и отметки о наличии приложения. В его состав входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Подпись - обязательный реквизит документа.

Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Инициалы печатаются перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается.

В реквизитах "Подпись", "Гриф утверждения", "Гриф согласования" указывается фактическая должность лица, подписавшего, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия.

Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.

Документы подписываются Председателем, заместителями Председателя, руководителями структурных подразделений и их заместителями, в территориальных органах государственной статистики - начальником, заместителем начальника, в подчиненных организациях - руководителем или его заместителями в соответствии с их полномочиями.

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

Например:

Председатель комиссии     подпись,   инициалы и фамилия
Члены комиссии            подписи,   инициалы и фамилии

Документы подписываются, как правило, одним должностным лицом или несколькими лицами, если они несут ответственность за содержание этого документа (акты, финансовые документы, документы, исходящие от нескольких организаций). Подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Если документ подготовлен двумя или более организациями, его подписывают лица равных должностей, их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Министр статистики и                 Министр финансов
анализа Республики Беларусь          Республики Беларусь
Подпись   Инициалы и фамилия         Подпись   Инициалы и фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами одной организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Директор                  подпись,   инициалы и фамилия
Главный бухгалтер         подпись,   инициалы и фамилия

Если документ оформлен на бланке, в название должности не включается название организации, указывается только ее видовое наименование.

Например:

Заместитель Министра      подпись,   инициалы и фамилия

Если документ оформлен не на бланке, название должности включает полное наименование организации:

Директор Научно-исследовательского
института статистики                 подпись,     инициалы и фамилия

18. Формой внутреннего согласования проекта документа является его визирование заместителями руководителя, а также другими работниками в соответствии с их компетенцией. При этом должны быть указаны должность визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата.

Визирование распорядительных документов (приказов, постановлений, распоряжений) этими должностными лицами производится на первом экземпляре проектов документов (на обороте последнего листа).

Реквизит "Виза" проставляется на экземплярах документа, остающихся в делопроизводстве организации, ниже реквизита "Подпись" слева на лицевой стороне последнего листа документа.

В реквизит "Виза" входят наименование должности визирующего, его личная подпись, ее расшифровка и дата.

Например:

Начальник управления статистики труда
Подпись      Инициалы и фамилия
Дата

При невозможности размещения визы на документе необходимо составлять отдельный лист согласования.

Письма и другие исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в организациях. Визы в данном случае проставляются на последнем листе документа ниже реквизита "Подпись".

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в документе не допускается. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются".

Например:

Начальник управления
статистики финансов
Подпись       Инициалы и фамилия
Дата
Замечания прилагаются

Перечень согласующих инстанций определяет составитель документа исходя из его содержания.

Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать двух - трех дней (для каждой согласующей инстанции). Остальные документы следует рассматривать в день их поступления на согласование. Для процесса согласования документ может быть размножен и разослан в копиях.

Гриф согласования проставляется ниже текста и реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа, включает в себя следующие элементы: слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности, подпись, инициалы и фамилию лица, с которым документ согласован, дату согласования. Слово "СОГЛАСОВАНО" печатается прописными буквами без кавычек и не выделяется жирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием.

Например:

СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра торговли
Республики Беларусь
Подпись       Инициалы и фамилия
Дата

Если согласование производится с коллегиальным органом или профсоюзным комитетом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профсоюзного комитета

20.07.2008 N 4

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласований, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае на документе делается отметка: "Лист согласования прилагается".

Лист согласования оформляется следующим образом:

                               ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
                         _____________________________
                           (наименование документа)

грифы согласования                                грифы согласования

Грифы согласования на листе согласования оформляются в соответствии с указанными выше правилами.

При наличии одного грифа согласования его следует располагать от края левого поля документа, два грифа согласования - на одном уровне.

19. Документ утверждается руководителем, в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в этих документах.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. Слова "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатаются прописными буквами без кавычек и выделений жирным шрифтом или подчеркиванием.

Утверждению подлежат документы в соответствии с примерным перечнем документов, подлежащих утверждению, согласно приложению 7.

Если документ утверждается распорядительным документом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДЕНО", наименования распорядительного документа в именительном падеже, его даты, номера.

Например:

                                                УТВЕРЖДЕНО
                                                Приказ Министра
                                                статистики и анализа
                                                Республики Беларусь
                                                15.07.2008 N 10

Документ может быть утвержден несколькими должностными лицами (совместные документы организаций), в этом случае документ оформляется не на бланке и наименования организаций, утверждающих документ, располагаются на одном уровне в пределах площади, отводимой для реквизита "Наименование организации - автора документа". Наименование организации включается в наименования должностных лиц, утверждающих документ.

Дата (число) утверждения в грифе "УТВЕРЖДЕНО" проставляется должностным лицом, утвердившим документ.

20. Отметка об исполнителе (составителе) документа располагается на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа, печатается от нулевого положения от границы левого поля без знаков препинания.

Отметка об исполнителе обязательно указывается на исходящих документах.

В отметке об исполнителе указывается должностное лицо, подготовившее подписанный в дальнейшем руководителем и отправленный документ. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения и оперативной связи получателя с составителем документа.

В состав отметки об исполнителе включаются:

в первой строке - индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона;

во второй строке - дата создания документа, имя файла.

Например:

01 Иванова 222 40 50

15.10.2008 Письмо СМ

21. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" проставляется на нижнем поле первого листа документа слева и содержит слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, дату, личную подпись исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя.

Например:

В дело 01-07

Направлен ответ

N 01-06-12/154 от 25.01.2008

Дата Подпись

Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, приводятся краткие сведения об исполнении.

Например:

В дело 01-14

Документ завизирован Министром

без замечаний 05.02.2008

и передан в Минпром

Дата Подпись

22. На документах, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей, на других документах, определенных нормативными правовыми актами Республики Беларусь, подпись должностного лица заверяется печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь.

Оттиск печати на документах должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ.

Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяются руководителем организации.

23. Организация может засвидетельствовать копии (выписки) только тех документов, которые издаются в самой организации. Снятие копий с документов сторонних организаций допускается с разрешения этих организаций. Разрешается изготавливать копии документов, выданных другими организациями, при решении вопросов приема граждан на работу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек).

Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все реквизиты этого документа. На первом листе копии в правом верхнем углу указывается слово "Копия" (без кавычек).

Выписка отличается от копий документов тем, что в ней воспроизводится не весь текст, а его часть. Констатирующая часть в выписке обычно воспроизводится полностью.

Если выписка оформляется на общем бланке организационно-распорядительных документов (для протоколов, приказов, распоряжений и других распорядительных документов), то слово "ВЫПИСКА" включается в название вида документа.

Например: ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

При оформлении копий документов, касающихся прав граждан, на документе, с которого снята копия, проставляется отметка, кому и когда она выдана, и на самой копии - отметка о местонахождении подлинника (название организации, выдавшей копию).

Реквизит "Отметка о заверении копии" размещается ниже реквизита "Подпись" и состоит из надписи "Верно", наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, инициалов, фамилии и даты заверения.

Например:

Верно
Инспектор
отдела кадров             Подпись                 Инициалы и фамилия
01.03.2008

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

На копиях исходящих документов, оставляемых в деле организации, реквизиты бланков не воспроизводятся, проставляется дата подписания, регистрационный индекс и заверительная отметка (на месте личной подписи лица, подписавшего первый экземпляр). В этом случае заверительная отметка включает слово "верно", личную подпись и инициалы лица, заверившего копию.

Размноженные экземпляры документа, не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью службы ДОУ. На экземплярах указывается номер заказа на размножение, тираж и дата размножения.

На размноженных экземплярах документа, воспроизводящих факсимильную подпись подлинника, печать не ставится.

24. Регистрационный штамп документа согласно приложению 8 проставляется на нижнем поле первого листа поступившего документа справа. Штамп содержит наименование организации, зарегистрировавшей документ, дату поступления и регистрационный индекс (номер) документа.

Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить на конвертах (пакетах).

Глава 3 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

25. Вся поступающая в органы государственной статистики корреспонденция принимается, учитывается и обрабатывается централизованно службой ДОУ.

В случае поступления документов непосредственно в структурные подразделения они должны быть переданы в тот же день для регистрации в службу ДОУ.

Прием документов, поступающих по электронной почте государственных органов, факсимильной связи осуществляется работниками соответствующих структурных подразделений, которые передают поступившую корреспонденцию в службу ДОУ для регистрации.

Учет и обработка входящей корреспонденции осуществляется в день поступления. Поступившие телеграммы подлежат обработке в первую очередь.

До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность ее доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению в новом почтовом конверте, при невозможности установления адресата - возвращается отправителю с пометкой на конверте "Ошибочно доставлено". В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в службе ДОУ.

Конверты вскрываются, за исключением присланных с пометкой "Лично".

Документы на машиночитаемых носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.

После вскрытия конверта (бандероли) работник службы ДОУ проверяет наличие в нем документов (включая приложения), сверяет их индексы с индексами на конверте, а также входящий номер. При обнаружении недостачи или повреждения документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в службе ДОУ, второй направляется отправителю корреспонденции.

Конверты уничтожаются, кроме следующих случаев:

если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

если на документе отсутствует реквизит "Дата документа";

если дата документа существенно отличается от даты его получения;

если в полученном документе нет обратного адреса отправителя.

В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после использования документа подшивается вместе с ним в дело.

Адресные ярлыки конвертов (пакетов), присланных наложенным платежом, следует сохранять для представления с отчетом финансовым службам в качестве оправдательного документа.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) приложений, о которых указано в документе, или отдельных листов текста отправителю направляется письменный запрос или сообщается об этом по телефону, а на документе делается пометка: "Приложения затребованы" с указанием даты запроса.

26. На всех документах в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп.

В регистрационный штамп переносится регистрационный индекс документа в автоматизированной системе электронного документооборота, присваиваемый автоматически.

Поступившие документы учитываются и сортируются на подлежащие и не подлежащие регистрации.

К нерегистрируемым документам относятся:

письма, присланные в копии для сведения;

телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;

сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;

заявки на предоставление сводной информации, разнарядки, сводки и информация, присланная для сведения;

учебные планы, программы и их копии;

поздравительные письма, печатные издания;

документы по решению административно-хозяйственных вопросов;

документы по бухгалтерскому учету и отчетности;

формы государственных статистических наблюдений, запросы по порядку их представления и заполнения, методологии классифицирования объектов статистических наблюдений.

Подлежащие регистрации документы регистрируются в автоматизированной системе электронного документооборота. В тех органах государственной статистики, где такая система отсутствует, заполняется единая регистрационно-контрольная карточка согласно приложению 9 или журнал регистрации входящих документов согласно приложению 10.

Нерегистрируемые документы направляются по назначению в структурные подразделения, предварительно на них проставляется регистрационный штамп с датой поступления.

Журнальная форма регистрации документов допустима только в организациях с незначительным объемом документооборота (до 1000 документов в год).

Автоматизированная регистрация документов (на машинных носителях) производится в местах регистрации документов на автоматизированных рабочих местах. Запись и сканирование производятся непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов.

При автоматизированной системе регистрации формируется банк регистрационных данных и организуется его использование при учете документов, поиске, контроле исполнения, анализе исполнительской дисциплины и др.

После регистрации документы передаются на рассмотрение руководителю или его заместителю согласно установленному распределению обязанностей. Документы, не требующие решения руководства, передаются непосредственно исполнителям согласно их компетенции.

Телеграммы и другие срочные документы передаются руководителю по мере их поступления. Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции, которая должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителях.

Резолюция переносится в зависимости от формы регистрации документов соответственно в регистрационно-контрольную карточку, журнал регистрации входящих документов или электронную базу данных в системе электронного документооборота.

После регистрации документ направляется в соответствующее структурное подразделение, а при наличии нескольких исполнителей - основному исполнителю. Если ответственный за исполнение документа в резолюции не указан, то им является должностное лицо, указанное в резолюции первым.

27. Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются и обрабатываются лицом, ответственным за делопроизводство, назначенным приказом руководителя.

Документы, зарегистрированные в службе ДОУ, вторичной регистрации в подразделениях не подлежат.

Руководители структурных подразделений рассматривают и передают документы для исполнения соответствующим специалистам в день их поступления (но не позднее следующего рабочего дня). Резолюция и фамилия специалиста вносятся в базу данных автоматизированной системы или в регистрационно-контрольную карточку работником, ответственным за ведение делопроизводства.

Документы, подлежащие исполнению двумя или более структурными подразделениями, передаются в оригинале основному исполнителю (указан в резолюции первым), а до сведения остальных доводятся путем направления этих документов в электронном виде по автоматизированной системе или снятия с них копий работником службы ДОУ либо ознакомления с ним под роспись непосредственных исполнителей. На подлиннике делается отметка о передаче копий исполнителям.

Основному исполнителю предоставляется право координировать дальнейший порядок и сроки исполнения документа указанным в резолюции путем служебных записей в их адрес на документе или реестре ознакомления (при наличии).

Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа. Они представляют информацию основному исполнителю для обобщения не позднее трех дней до истечения сроков исполнения, если не оговорено другое.

Движение документа в процессе его ознакомления в обязательном порядке фиксируется в автоматизированной системе, в регистрационно-контрольной карточке или журнале регистрации входящих документов.

От момента поступления к исполнителю до исполнения документ находится в рабочей папке исполнителя и в дело не помещается.

На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об исполнении документа и направлении его в дело. В системе электронного документооборота в регистрационно-контрольной карточке документа делается пометка о направлении в дело.

Документы, подлежащие хранению в службе ДОУ, направляются по назначению; такие документы должны иметь отметку или штамп "Вернуть в канцелярию".

Ознакомление начальников структурных подразделений (или конкретных работников), которых касаются нормы распорядительных документов, производится под роспись в реестре ознакомления или на оборотной стороне последнего листа документа с указанием фамилии и даты.

В системе электронного документооборота ознакомление оформляется следующим образом: в регистрационной карточке документа делается пометка о нахождении документа в службе ДОУ с пометкой "Ознакомление". После ознакомления всех должностных лиц, указанных в резолюции, документ направляется ответственному исполнителю или списывается в дело.

Реестры ознакомления для издаваемых распорядительных документов хранятся вместе с подлинниками этих документов.

Порядок прохождения и ознакомления с поступающими распорядительными документами аналогичен порядку работы с входящими документами.

28. После подписания документа руководителем организации или руководителями структурных подразделений в соответствии с их полномочиями он регистрируется в системе электронного документооборота или журнале регистрации исходящих и внутренних документов согласно приложению 11 и отправляется через службу ДОУ или экспедицию.

Регистрации подлежат документы, направляемые вышестоящим органам, инициативные исходящие документы, требующие исполнения.

При централизованной форме отправления исходящей корреспонденции индекс исходящего документа состоит из индекса службы ДОУ, индекса структурного подразделения (исполнителя), индекса дела, где будет храниться копия отправляемого документа и через дробь - порядкового номера регистрации, например, 01-04-20/568.

Если исходящая корреспонденция регистрируется в структурных подразделениях, то индекс исходящего документа состоит из индекса структурного подразделения (исполнителя), индекса дела, где будет храниться копия отправляемого документа, и порядкового номера регистрации, например, 14-20/45. На исходящем документе-ответе делается ссылка на дату и номер входящего документа-запроса.

Регистрация документов, их последующая обработка и отправка осуществляются, как правило, в день подписания документов; исходящие телеграммы, документы, направляемые по факсимильной связи, подлежат отправке в первую очередь.

Отправка исходящей корреспонденции осуществляется службой ДОУ или экспедицией, где проверяется правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие даты отправки дате подписания и регистрации.

Распорядительные документы рассылаются без сопроводительных писем.

Дополнительные экземпляры распорядительных документов могут быть высланы по мотивированному запросу руководителя организации.

Отправка машиночитаемых документов (дискет, дисков и других) производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации.

Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма, копия которого подшивается в дело на общих основаниях.

29. Внутренние документы регистрируются после их подписания. Документы, подписываемые руководителем организации, подлежат обязательной регистрации в службе ДОУ.

Приказы регистрируются отдельно от постановлений, приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу.

Индексация документов - цифровая. Приказы по личному составу имеют смешанный индекс - цифровой и буквенный с добавлением к номеру регистрации буквы "К" (кадровый) или "Л" (по личному составу);

к номерам приказов о командировании работников в пределах Республики Беларусь добавляются буквы "КР";

к номерам приказов о командировании за рубеж добавляются буквы "КЗ".

Регистрационный индекс докладной записки, справки и других аналогичных документов оформляется так же, как индекс исходящего документа. Зарегистрированные распорядительные документы, протоколы при необходимости их тиражирования передаются в службу ДОУ.

30. Размноженные экземпляры, копии, выписки из документов заверяются и рассылаются исполнителям согласно списку рассылки. Подлинники документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.

31. Поисковые системы (карточные традиционные или автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или банков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых системах). Поиск документов может осуществляться также по номенклатуре заводимых дел.

При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество экземпляров карточек, которые могут составлять следующие картотеки: контрольные, по обращениям граждан и другие справочные картотеки.

При автоматизированной системе регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.

32. Объем документооборота - количество документов, полученных (входящих) и созданных (внутренних, исходящих) за определенный отрезок времени (месяц, квартал, год).

Результаты учета документов обобщаются и представляются руководству для информации.

Глава 4 КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

33. Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние документы, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства.

34. Контроль исполнения документов осуществляется по поручению руководителя организации работниками службы ДОУ.

35. Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документа (приказа, постановления, протокола). Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения.

36. Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) или получения документа.

Если в тексте документа или в резолюции руководителя срок исполнения не указан, то он не должен превышать 15 календарных дней со дня поступления документа в организацию.

Срок рассмотрения проектов нормативных правовых актов не должен превышать сроки, указанные в сопроводительных письмах.

Документы вышестоящих государственных органов со сроками исполнения менее 10 дней рассматриваются руководителем и (или) его заместителями не более одного дня и сразу же доводятся до каждого исполнителя.

Если в документе на контроль ставятся отдельные пункты документа, в котором не указан общий срок его исполнения, то сроком исполнения всего документа считается дата исполнения последнего по срокам пункта или дата представления последней итоговой информации по исполнению документа в целом.

Если дата исполнения приходится на нерабочий день, то сроком исполнения считается предыдущий рабочий день.

Служба ДОУ направляет исполнителям напоминания за 2 - 3 дня до истечения срока исполнения.

Исполнителям направляется уведомление о неисполнении документа в срок, если в службу ДОУ не представлена информация об исполнении документа или его отдельного пункта.

Информация о приближении или нарушении сроков исполнения правовых актов и служебных документов обобщается и еженедельно передается помощнику Председателя для принятия мер.

Изменение срока исполнения документов Белстата в целом производится только по указанию Председателя.

Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока исполнения, согласованная с лицом, которому в документе поручен контроль за исполнением, направляется письменно в форме докладной записки на имя Председателя не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения документа.

Изменение срока исполнения отдельных пунктов документа Белстата, если это не приводит к срыву исполнения документа в целом, производится по указанию заместителя Председателя, ответственного за контроль исполнения документа, на основании аргументированной докладной записки исполнителя.

Доклады в вышестоящие государственные органы, переданные на подпись руководителю, должны рассматриваться не более одного дня. За своевременность доклада по таким документам отвечает помощник (секретарь) руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя по письменной просьбе исполнителя, представленной не позднее 5 дней до истечения срока исполнения. Изменение документируется - проставляется новый срок, дата изменения и подпись.

Изменения вносятся в регистрационные формы - регистрационно-контрольную карточку, журнал учета входящих документов или банк регистрационных данных в автоматизированной системе.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

37. Учет контролируемых документов и контроль исполнения строятся на базе регистрационных данных: регистрационно-контрольных карточек или автоматизированных банков регистрационных данных в автоматизированной системе.

Учет поступающих в структурные подразделения (подчиненные организации) документов, контроль за соблюдением сроков их исполнения осуществляются:

в структурных подразделениях Белстата - лицами, ответственными за ведение делопроизводства;

в подчиненных организациях - в порядке, определенном приказом (распоряжением) руководителя организации.

Ответственность за своевременное исполнение нормативных правовых актов и служебных документов, поступивших в структурное подразделение (подчиненную организацию), несет руководитель структурного подразделения (подчиненной организации).

На один контролируемый документ может быть заполнено несколько контрольных карточек в соответствии с числом исполнителей, заданий или пунктов с различными сроками исполнения.

Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также фиксируется на регистрационно-контрольной карточке, заполняемой в необходимом количестве экземпляров.

На контролируемых документах в обязательном порядке должна стоять отметка о контроле.

Первый экземпляр регистрационно-контрольной карточки остается в службе ДОУ, а второй передается исполнителю вместе с документом.

Регистрационно-контрольные карточки группируются в контрольных картотеках согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), по исходящим документам - согласно ожидаемым датам получения ответов.

Картотеку следует ежедневно просматривать и о приближении (истечении) сроков исполнения информировать исполнителей. При автоматизированном контроле исполнителям направляются машинограммы-предупреждения и сообщения в автоматизированной системе.

Регистрационно-контрольная карточка с материалами, свидетельствующими об исполнении, представляется ответственному за контроль для проверки исполнения и снятия документа (поручения) с контроля. При некачественном исполнении документ с контроля не снимается и переходит в разряд неисполненных в срок документов. Может быть принято решение о необходимости переноса срока исполнения такого документа.

Информация о результатах исполнения документов (поручений) обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и доводится до сведения руководства в форме сводки об исполнении документов и поручений согласно приложению 12.

Глава 5 ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫХ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ КОМПЬЮТЕРНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

38. Печатание и оформление документов с использованием компьютерных технологий осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:

формат А4 (210 x 297 мм) - для протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем - формат А4 и формат А5 (148 x 210 мм);

поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается);

шрифт: Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пунктов (далее - пт). В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);

межстрочный интервал: для формата А4 - одинарный; в адресах, заголовках и подписях, а также для формата А5 - точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);

первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;

выравнивание по ширине и, как правило, без переносов слов (в таблицах выравнивание по необходимости с переносом слов);

номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).

39. При печатании и оформлении тезисов выступлений применяются следующие параметры настройки:

формат А4 (210 x 297 мм);

поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм;

шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 16 пт (в заголовках - полужирный курсив подчеркнутый и полужирный курсив, размер 14 пт);

межстрочный интервал полуторный (в заголовках - точно 12 пт);

первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;

выравнивание по ширине без разрыва абзацев на следующую страницу и без переносов слов;

номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).

40. Реквизиты документа (за исключением текста), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения" отделяют друг от друга одним интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным интервалом.

При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна над другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов, в том числе заголовка к тексту, - 28 знаков (70 мм).

Например:

СОГЛАСОВАНО                                         Одинарный
Министр статистики и анализа                        Точно 14 пт
Республики Беларусь
Подпись    Инициалы, фамилия                        Одинарный
Дата                                                Полуторный

41. От границы левого поля (без отступа первой строки) печатают следующие реквизиты: "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименование должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ".

42. Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать на 120 мм от левого поля документа.

43. Начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм.

44. Реквизит "Адресат" оформляется с отступом от левого поля 80 мм.

45. Реквизиты "Гриф утверждения" и "Гриф ограничения доступа к документу" оформляются с отступом от левого поля 100 мм.

46. Отметка о приложении к правовому акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с отступом от левого поля 140 мм.

47. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" оформляется с отступом от левого поля 120 мм на уровне последней строки наименования должности.

48. При наличии нескольких грифов согласования и утверждения их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.

49. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст - через межстрочный интервал точно 14 пт.

50. В случае оформления резолюций на отдельных листах соблюдаются следующие правила печатания их текста:

50.1. для рефератки малого размера - формат А6 (105 x 148 мм):

поля страницы: верхнее - не менее 10 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8 мм;

шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив;

межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);

первая строка в абзаце с отступом 10 мм;

выравнивание по ширине с переносом слов;

50.2. для рефератки среднего размера - формат А5 (148 x 210 мм):

поля страницы: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее 8 мм;

шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив;

межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);

первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;

выравнивание по ширине с переносом слов;

50.3. для рефератки большого размера - формат А4 (210 x 297 мм):

поля страницы: верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - не менее 10 мм;

шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 - 15 пт, полужирный, полужирный курсив;

межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);

первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;

выравнивание по ширине с переносом слов.

51. При оформлении таблиц на листах формата А3 (297 x 420 мм) используются следующие параметры настройки:

поля страницы: верхнее и нижнее - 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. Допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается);

межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);

номер страницы в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт.

52. В нижнем углу лицевой стороны последней страницы документа (за исключением рефераток) печатаются индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (на первой строке), дата создания документа, имя файла (на второй строке). При этом используются:

шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 9 пт;

межстрочный интервал точно 9 пт.

Например:

01 Иванова 280 88 31

15.02.2008 Письмо СМ

Глава 6 ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

53. Посредством издания приказов решаются вопросы, касающиеся деятельности аппарата Белстата и подчиненных ему организаций, определяются меры по реализации задач, входящих в компетенцию органов государственной статистики. Приказами назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей работники системы Белстата, руководители подчиненных организаций в соответствии с кадровым реестром Белстата.

54. Приказ (постановление) должен содержать следующие обязательные реквизиты: наименование организации, издающей документ; название вида документа; дату и регистрационный номер; место издания; название; текст; подпись; визы.

В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Если документ издается на основании (во исполнение) нормативного правового акта, констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ.

Распорядительная часть приказа начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ" (прописными буквами без кавычек).

Распорядительная часть приказа (постановления) заканчивается, как правило, указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения документа или конкретных пунктов документа.

Отсутствие указания об ответственном за контроль лице может означать, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издается.

55. Если приказ (постановление) признает утратившим силу, изменяет или дополняет ранее изданный распорядительный документ или какие-то его структурные элементы, последний пункт приказа (постановления) должен содержать ссылку на документы (структурные элементы документов), которые признаются утратившими силу. При этом применяется устойчивый оборот "Признать утратившим силу приказ (постановление) ____________ от ________ N ______". Не следует включать в текст приказа пункт "Приказ довести до сведения...". Структурные подразделения, должностные лица, до сведения которых доводится документ, перечисляются в списке рассылки, прилагаемом к документу.

Это положение не действует при необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников учреждения. В этом случае пункт "Приказ довести до сведения всех работников" обязателен.

Документы, издаваемые в развитие нормативных правовых актов, не должны дублировать их содержание.

56. Отдельно от приказов по основной деятельности издаются приказы по командировкам и по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, увольнении с работы, предоставлении отпусков, наложении взысканий, поощрениях, командировках.

57. При оформлении приказов по личному составу в тексте приказа может отсутствовать констатирующая часть. Пункты распорядительной части приказа располагаются в определенной последовательности: прием, перевод, увольнение и т.д.

58. Проекты приказов (постановлений) оформляются на бланках формата А4. Проекты приказов (постановлений) подлежат согласованию с заинтересованными должностными лицами. В обязательном порядке приказы (постановления), издаваемые в организации, визируются юридической службой.

При несоответствии распорядительного документа законодательству юрисконсульт при его визировании дает заключение о законном порядке разрешения рассматриваемых вопросов.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту исполнитель его дорабатывает.

Согласованный проект приказа (постановления) с замечаниями визирующих лиц (при их наличии) и заключением исполнителя на замечания представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.

59. Подготовка проекта приказа может возлагаться на одно или несколько структурных подразделений.

60. В приказах, издаваемых во исполнение указов, декретов, распоряжений Президента Республики Беларусь и постановлений Совета Министров Республики Беларусь, дается полное наименование этих документов с указанием даты их принятия и номера. В распорядительной части приказа четко формулируются поручения структурным подразделениям, должностным лицам Белстата, его подчиненным организациям с указанием сроков исполнения поручений. В распорядительной части приказов указывается должностное лицо, на которое возложен контроль за их выполнением.

Подготовка приказов, которые издаются во исполнение решений органов государственного управления, должна занимать не более трех дней, если не установлен иной срок. Тиражирование и передача приказов структурным подразделениям и должностным лицам, которым поручено их исполнение, а также ознакомление остальных подразделений производится службой ДОУ в течение трех дней с момента издания приказа. Подчиненным организациям приказы направляются службой ДОУ по почте в день их подписания.

61. Протокол - это документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегии.

Протокол составляется секретарем совещания (секретарем коллегии) на основании документов, подготавливаемых к совещанию (заседанию): повестки дня, текстов докладов и проектов решений коллегии.

Реквизитами протокола являются: наименование органа, издающего документ, название вида документа, дата и регистрационный номер, место издания, название, текст, подписи. Отдельные протоколы имеют гриф утверждения. Утверждению подлежат решения совещаний по вопросам, выходящим за пределы компетенции участников совещания.

Дата протокола должна соответствовать дате проведения совещания (заседания) и проставляется председателем или секретарем совещания.

Протоколы с точки зрения полноты освещения хода совещания делятся на краткие и полные. Протокол краткой формы составляется в случае, когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.

Текст протокола делится на вводную и основную части.

В вводной части краткого протокола указывается фамилия председателя и секретаря коллегиального и совещательного органа, а также всех присутствующих на заседании (совещании). В списке присутствующих сначала перечисляются члены коллегиального органа, затем - приглашенные с указанием должностей и организаций, которые они представляют. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке.

В протоколе полной формы изложения после раздела "Присутствовали" следует повестка дня совещания (заседания); в протоколе краткой формы повестка дня отсутствует.

Повестка дня включает перечень вопросов, обсуждаемых на совещании (заседании), название докладов (отчетов, сообщений, информации), название должности докладчика, его инициалы, фамилию (в именительном падеже).

Основная часть протокола краткой формы изложения строится по схеме: "СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - без текста выступлений.

Основная часть протокола полной формы изложения строится по схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - отдельно по каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему: постановление (решение) печатается полностью.

В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений (постановлений) или отдельных пунктов решений.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Протокол нумеруется порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (заседаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.

62. Акт - документ, составляемый лицом или группой лиц, подтверждающий установленные ими факты (акты инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей). Акты могут содержать выводы, рекомендации, предложения составителей (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию). Такие акты составляются временными или постоянными комиссиями, специально уполномоченными лицами или одним должностным лицом с указанием документов, определяющих их полномочия. Основанием для составления акта может быть распорядительный документ вышестоящего органа, руководителя организации или структурного подразделения, плановое задание.

Дата акта должна соответствовать дате подписания и проставляться должностным лицом (как правило, председателем комиссии).

Название акта отражает его основное содержание: "О выделении к уничтожению документов и дел", "О списании имущества".

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, без указания должностей. Акты ревизий и обследований подлежат согласованию с должностными лицами, деятельность которых обследуется.

Лица, имеющие замечание по содержанию акта, подписывают (визируют) его с отметкой: "Замечания прилагаются"; текст замечаний излагается на одном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.

Утверждению подлежат акты, предписывающие выполнение определенных действий. Акт утверждается руководителем, чей распорядительный документ (распоряжение) явился основанием для составления акта.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

В вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. Фамилии указываются в алфавитном порядке с наименованием должностей. Если акт составлен комиссией, указываются фамилии председателя и членов комиссии.

В констатирующей части акта дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки) и фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения и заключения. Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.

Выводы и предложения составителей акта могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий. При наличии к акту приложений отметка о приложениях указывается после текста.

63. Докладная записка - документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее автора (внесение предложения, изложение просьбы, фактов, явлений), так и по указанию руководителя (отчетные докладные записки о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов).

Внешние докладные записки (адресуемые руководителям вышестоящего органа) оформляются на бланках, внутренние (на имя руководителя организации) - на обычной бумаге формата А4 или А5.

Внешние докладные записки подписывают руководитель организации или его заместители, внутренние - их составители.

Инициативные докладные записки, требующие исполнения (решения), регистрируются; при необходимости их исполнение контролируется согласно резолюции соответствующего руководителя.

64. Справка - это документ информационного характера, содержащий констатацию каких-либо фактов.

Различают справки служебные (о выполнении планов, о штатной численности) и справки, выдаваемые гражданам для предоставления в другие организации (справки о месте работы, о заработной плате).

По форме изложения справки могут быть описательными и цифровыми (оформленными в виде таблицы).

Внешние справки оформляются на бланках или по установленной форме, внутренние - на обычной бумаге формата А4 или А5.

65. Документы составляются в структурных подразделениях, деятельности которых они касаются.

Исходящие документы подписываются руководителями организации и ее структурных подразделений, а также отдельными должностными лицами, в соответствии с их компетенцией и предоставленными полномочиями.

Документы, адресуемые вышестоящим органам, подписывают только руководитель организации или его заместители (в соответствии с должностными обязанностями).

Письма следует оформлять на бланках формата А4 или А5 в зависимости от объема текста.

Телеграмма оформляется в двух экземплярах, один экземпляр передается для отправки соответствующим видом связи, второй подшивается в дело.

66. Внесение вопросов на рассмотрение Совета Министров Республики Беларусь осуществляется в соответствии с Регламентом Совета Министров Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20 марта 2000 г. N 355 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 33, 5/2838).

67. Проекты постановлений, распоряжений вносятся на рассмотрение Совета Министров Республики Беларусь всесторонне подготовленными. Персональная ответственность за качество внесенного проекта возлагается на Председателя, а во время его отсутствия - на первого заместителя Председателя.

Глава 7 ПОРЯДОК РАБОТЫ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

68. Делопроизводство по обращениям граждан (далее - обращения) ведется в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014), постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 27, 5/26649).

69. Делопроизводство по обращениям ведется централизованно и отдельно от других видов делопроизводства и возлагается:

в центральном аппарате Белстата - на службу ДОУ;

в подчиненных организациях - на соответствующие службы или должностных лиц, назначенных ответственными за ведение делопроизводства.

70. Все поступившие обращения, в том числе и принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления: в центральном аппарате Белстата - службой ДОУ, в подчиненных организациях - соответствующими службами.

Обращения регистрируются в системе электронного документооборота (при ее наличии) и на специальных регистрационно-контрольных карточках обращений граждан согласно приложению 13.

71. После регистрации обращения в день их поступления передаются на рассмотрение руководству и после вынесения резолюции - исполнителю.

72. Руководитель исходя из объема разрешаемых вопросов может установить сокращенный срок исполнения обращения.

73. Конверты от поступивших обращений сохраняются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.

74. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу.

Решение о прекращении производства по повторным обращениям принимается в центральном аппарате Белстата Председателем или заместителями Председателя, в подчиненных организациях - руководителями или их заместителями.

75. Обращениям одного и того же лица, направленным нескольким адресатам и пересланным для разрешения в Белстат, подчиненные организации, а также повторным обращениям граждан присваивается регистрационный индекс первого обращения, поступившего в текущем году, с добавлением дополнительного порядкового номера, проставляемого через дробь. На регистрационно-контрольной карточке обращения граждан делается отметка: "Повторно".

Например:

К-8/1,

где К - начальная буква фамилии автора письма, 8 - порядковый номер, 1 - номер копии.

76. Обращения, направленные в Белстат органами государственной власти и управления, требующими сообщить результаты рассмотрения и предписания, берутся на особый контроль.

Если поступившее обращение взято на контроль по решению руководства и направлено для исполнения в подчиненные организации, то в деле остается копия обращения. На всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек обращений граждан и в правом верхнем углу обращения проставляется штамп "Взято на контроль" или знак контроля "К".

77. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается и обращение считается разрешенным только после полного разрешения вопроса, если все поставленные в нем вопросы рассмотрены, по ним приняты необходимые меры и дан ответ в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

78. Ответы заявителю дают руководители или другие уполномоченные на то должностные лица с указанием принятых по обращению мер или доводов отклонения обращения.

79. Решение о снятии обращений с контроля принимают руководители Белстата и подчиненных организаций.

Обращения после их рассмотрения вместе с перепиской и ответом за подписью руководителя возвращаются в управление делами либо в соответствующую службу подчиненной организации с резолюцией "В дело", датой и подписью руководителя, должностного лица, принявшего это решение.

80. Ответы на обращения направляются на бланках установленного образца. Индекс ответа состоит из индекса службы ДОУ, номера по номенклатуре дела, порядкового номера ответа и регистрационного номера обращения.

Например:

N 01-16/1/К-8,

где 01 - индекс службы ДОУ, 16 - номер по номенклатуре дел, 1 - порядковый номер письма, К-8 - регистрационный индекс поступившего обращения от одного и того же гражданина.

81. Переписка по обращениям учитывается и хранится в управлении делами, соответствующей службе подчиненной организации отдельно от других документов. Обращения, ответы на них и другие документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела.

Документы в делах располагаются в хронологическом порядке и подшиваются в последовательности решения вопроса, то есть документ-ответ должен быть подшит, за документом-запросом. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

При формировании дел проверяется правильность оформления документов в деле. Запрещается формирование и хранение дел у исполнителей после окончания производства по ним.

82. Сформированные дела передаются в архив Белстата, подчиненной организации через год после завершения делопроизводства по ним.

Срок хранения в архиве обращений и документов по их рассмотрению (акты, справки, переписка) - 5 лет с даты последнего рассмотрения. Постоянно действующими экспертными комиссиями центрального аппарата Белстата, подчиненных организаций может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений.

Глава 8 СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

83. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

84. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основании номенклатур дел структурных подразделений, подписывается начальником службы ДОУ, согласовывается в Белстате с Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК), в подчиненных организациях - с экспертными комиссиями (далее - ЭК), а также 1 раз в 5 лет с экспертно-методической комиссией государственного архива, экспертно-проверочной комиссией органа государственной архивной службы (далее - ЭМК, ЭПК), утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января следующего года.

Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый - в государственном архиве.

Ежегодно номенклатура дел уточняется, в нее вносятся необходимые изменения, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

85. Составление номенклатуры дел структурного подразделения следует начинать с определения состава включаемых в нее документов. При этом необходимо пользоваться положением о подразделении, планами и отчетами о работе подразделения, номенклатурой дел подразделения за прошлые годы, описями дел постоянного и временного хранения, ведомственным перечнем и перечнем типовых документов с указанием сроков хранения документов.

В номенклатуру дел включаются дела (документы) с постоянным и временным сроком хранения.

В номенклатуру дел не должны включаться печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, реферативные журналы, экспресс-информации), алфавиты, указатели и другие вспомогательные документы, не отражающие основную деятельность структурного подразделения.

В номенклатуре дел структурного подразделения в конце каждого раздела помещаются резервные индексы для дополнительно заведенных дел, которые по тем или иным причинам не могли быть учтены при составлении номенклатуры.

В сводную номенклатуру дел кроме документов постоянных структурных подразделений следует включать также документы, образующиеся в деятельности временно действующих органов и общественных организаций (профсоюзного комитета).

86. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой номенклатуры дел согласно приложению 14.

В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения (например: 02-1).

В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений, и наименования (заголовки) дел.

87. Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в деле. В состав заголовка входит название темы (содержание) дела с указанием рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, планы, протоколы, отчеты, акты).

Термин "документы" применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка (в скобках) перечисляются основные виды документов.

Термин "документы" используют также при объединении в одном деле документов - приложений к какому-либо другому документу, например: "Документы к протоколам заседания коллегии Минстата за 2006 год".

Термин "дело" применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью делопроизводства, например: "Выездные дела специалистов, командированных за границу".

При формировании заголовков дел не следует использовать термины "материалы", "документальные материалы", "общая переписка".

88. В заголовках дел с перепиской необходимо указывать название корреспондента (если она ведется с одним корреспондентом) и о чем переписка.

При переписке с несколькими разнородными корреспондентами их названия в заголовке, как правило, не перечисляются.

Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения), распорядительные документы руководителя организации, протоколы, планы, отчеты, переписка и другие группы документов. Внутри групп документов заголовки дел располагаются по степени их важности. В группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем квартальные и месячные; то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними организациями.

89. Разделы сводной номенклатуры дел (наименования структурных подразделений) располагаются в графе в соответствии с утвержденной структурой организации. В качестве первого раздела указывается служба ДОУ. После основных структурных подразделений в порядке значимости следуют общественные организации.

Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов, частей)" заполняется в конце делопроизводственного года.

В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим ведомственному перечню и перечню типовых документов, и даются ссылки на соответствующие статьи перечня.

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются экспертной комиссией организации.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для предложения. Названия перечней документов, используемых при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел перед реквизитом "Наименование должности руководителя службы ДОУ".

90. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел согласно приложению 15.

При наличии средств вычислительной техники утвержденная номенклатура дел организации хранится в памяти ЭВМ для упрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях - переработки.

Глава 9 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

91. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется работником службы ДОУ и работниками архива.

Группировка документов в дела производится согласно отметкам исполнителей на исполненных документах "В дело N ____" и в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов документов.

Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

Документы постоянного или временного сроков хранения группируются в отдельные дела. Например, следует раздельно формировать оригиналы и копии документов, годовые, квартальные и месячные планы и отчеты, распорядительные документы вышестоящей и подчиненной организации, поскольку они имеют различные сроки хранения.

Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие документы следует расформировывать в самостоятельные дела в зависимости от сроков хранения.

92. Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.

Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные копии.

Приложения к документам при их значительном объеме группируются в отдельные тома, небольшие приложения - вместе с документами, к которым они относятся.

93. В дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих и личных дел.

Дело с документами не должно превышать 250 листов (30 - 40 мм толщиной). При большом объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы каждого тома являются продолжением следующего.

Документы в деле могут располагаться в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, нумерации. Принципы группировки документов могут комбинироваться и варьироваться.

Преимущественное значение имеет вопросно-логический принцип, предусматривающий расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (документ-запрос), за ним - документ-ответ. В делах постоянного хранения документ формируется в прямом хронологическом порядке (с января по декабрь).

94. Распорядительные документы (приказы, постановления, распоряжения) группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются неотъемлемой частью документа и группируются вместе с указанными документами.

95. Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу группируются и формируются в дела раздельно. Приказы по личному составу, в свою очередь, делятся на две группы:

приказы о приеме, переводе, увольнении, заграничных командировках;

приказы о предоставлении отпусков, о поощрениях, премировании, назначении дежурных, взысканиях, командировках.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

96. Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае поступления повторного заявления оно подшивается в данную группу документов. Документы располагаются в хронологическом порядке.

Переписка группируется в дела за период календарного года в порядке разрешения вопросов в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Глава 10 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

97. В Белстате для проведения экспертизы ценности документов, осуществления контроля и оказания помощи в проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК). Для проведения экспертизы ценности документов в подчиненных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (далее - ЭК).

Состав ЦЭК (ЭК) определяется приказом руководителя в составе не менее 3 - 5 человек под председательством одного из заместителей руководителя организации. ЦЭК (ЭК) работает на основе положения, утверждаемого руководителем и согласованного с соответствующим государственным архивом.

ЦЭК (ЭК) осуществляет следующие функции:

рассматривает проекты номенклатур дел;

проводит ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

рассматривает описи дел постоянного хранения и по личному составу и выносит решение о представлении их на утверждение (согласование) ЭМК государственного архива, ЭПК органа государственной архивной службы;

рассматривает акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующими перечнями, и выносит решения о представлении этих предложений на рассмотрение ЭМК государственного архивного учреждения;

участвует в подготовке методических пособий по делопроизводству, проектов перечней документов, примерных номенклатур дел;

осуществляет методическое руководство и контроль за деятельностью подчиненных организаций.

ЦЭК (ЭК) является совещательным органом. Ее решения утверждаются руководителем организации. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

98. Непосредственный отбор документов на постоянное и временное хранение и выделение к уничтожению документов производятся сотрудниками структурных подразделений организаций. Методическую помощь и контроль осуществляет работник архива организации.

99. Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатур дел и ведомственного перечня типовых документов с указанием сроков хранения путем полистного просмотра дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи документов постоянного и временного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Глава 11 ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

100. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного (делопроизводственного) года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

101. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дел; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение наименования организации, индекса и заголовка дела, даты дела).

102. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения следует подшивать (переплетать) в дела с твердой обложкой. Листы в деле нумеруются черным графитным карандашом или нумератором. Каждый том дела нумеруется самостоятельно. В конце дела (тома) на отдельном листе делается заверительная надпись в форме листа-заверителя дела согласно приложению 16, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, отражаются исправления в нумерации, оговариваются особенности физического состояния документов и проставляется подпись лица, ответственного за делопроизводство, с указанием должности, а также дата.

103. На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные дела, сформированные по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов), составляется внутренняя опись документов дела согласно приложению 17. Внутренняя опись помещается в начале дела и подписывается составителем описи. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела (со знаком плюс).

Например: в настоящем деле 150 листов + 10 листов внутренней описи.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять.

104. Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения оформляются по форме согласно приложению 18.

Обязательными реквизитами обложки являются: наименование вышестоящей организации, организации и структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре дел и номер тома, заголовок дела, срок хранения, дата (год) или крайние даты начала и окончания дела для определенных категорий документов (постановлений, приказов, протоколов, переписки), количество листов, номер фонда, описи и дела по описи.

В начале года реквизиты обложки оформляются в соответствии с номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года надписи на обложках подлежат уточнению:

если в период формирования дела название организации или структурного подразделения изменялось, на обложке указывается его последнее наименование;

в заголовки дел с распорядительными документами, протоколами вносятся их номера, а также указывается их подлинность;

на обложке дела с перепиской проставляются крайние даты документов.

Если в деле имеются документы-приложения за более ранний период, чем год образования дела, то на обложке под датой делается пометка: "Имеются документы за ___ годы".

Из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле.

При внесении дела в опись на обложке дела проставляется номер фонда, описи и дела по описи.

Надписи на обложках постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения делаются четко, светостойкими чернилами или тушью.

Глава 12 СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

105. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения согласно приложению 19; на дела по личному составу согласно приложению 20; дела временного (свыше 10 лет) хранения согласно приложению 21.

В структурных подразделениях описи дел составляются ежегодно под непосредственным руководством ведомственного архива. По этим описям дела сдаются в ведомственный архив.

Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах. При передаче дел в ведомственный архив на обоих экземплярах описи указываются дата и количество принятых дел. Описи подписываются заведующим (сотрудником) ведомственного архива и сотрудником структурного подразделения, передающим дела. Один экземпляр описи возвращается в структурные подразделения, второй остается в архиве.

На основе описей дел постоянного хранения структурных подразделений в архиве составляются годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения всей организации согласно приложению 22.

106. Сводная опись дел постоянного хранения, составленная в четырех экземплярах, согласовывается ЦЭК (ЭК) организации и утверждается ЭМК государственного архива, ЭПК органа государственной архивной службы. После этого сводная опись дел постоянного хранения передается на утверждение руководителю организации. Законченная опись дел постоянного хранения должна иметь титульный лист по форме согласно приложению 23, оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатель.

Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется в двух экземплярах, согласовывается ЭК организации и ЦЭК вышестоящей организации (для организаций, не передающих документы на государственное хранение) и утверждается руководителем организации.

Сводная опись дел по личному составу организации, не передающей документы на государственное хранение, составляется в двух экземплярах, согласовывается ЭК организации и ЦЭК вышестоящей организации и утверждается руководителем организации.

107. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в сводной описи - валовый за несколько лет;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с ведомственным архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года);

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.

Глава 13 ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

108. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся в структурных подразделениях.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

109. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Машинограммы формируются в дела и хранятся на общих основаниях.

110. Выдача документов и дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководителя. На место изъятого из дела документа следует помещать листок-заместитель документа согласно приложению 24, по которому контролируется возврат документа. На выданное дело заводится карта-заместитель дела согласно приложению 25. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения соответствующего руководителя с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Глава 14 ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ И НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

111. Документы организаций до передачи на государственное хранение находятся на хранении в архивах этих организаций для использования в служебных и других целях, а также обеспечения прав и законных интересов граждан.

112. Для хранения этих документов и работы с ними создаются ведомственные архивы.

В своей практической деятельности ведомственный архив руководствуется законодательством Республики Беларусь, методическими документами Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, положением о ведомственном архиве организации.

В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям. Описи дел составляются лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях при методической помощи сотрудника ведомственного архива.

Завершенные в делопроизводстве дела постоянного и временного хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем передаются в ведомственный архив.

113. Отбор дел к уничтожению и составлению на них акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, согласно приложению 26 производится после проведения экспертизы ценности документов на дела с истекшими сроками хранения и подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет экспертная комиссия. Ответственность за организацию уничтожения документов несут служба ДОУ и архив.

Акт на уничтожение дел после рассмотрения его на заседании ЦЭК (ЭК) организации подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов и председателем ЦЭК (ЭК), а затем утверждается руководителем организации. После согласования ЦЭК (ЭК) организации и утверждения (согласования) ЭМК государственного архива, ЭПК органа государственной архивной службы описей дел постоянного хранения и по личному составу организация имеет право уничтожать дела, включенные в данный акт.

На документы с отметкой ЭПК составляется отдельный акт, который представляется вместе с описями дел на согласование ЭМК государственного архива, ЭПК государственной архивной службы и после этого утверждается руководителем организации.

Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку.

114. Сдача документов на переработку оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте, который подшивается в соответствующее дело только после внесения изменений в учетные документы архива.

115. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному ведомственным архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.

При передаче документов на государственное хранение передается два экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра.

116. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.

Передача дел осуществляется по описям, особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта приема-передачи остается в организации.

При первой передаче на государственное хранение описи дел постоянного хранения к ней прилагается историческая справка об организации, в которой излагается история организации-фондообразователя (первая часть) и история фонда (вторая часть).

При последующем утверждении годовых разделов описей дел составляется дополнение к историко-архивной справке о прошедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации и составе переданных на государственное хранение документов.

Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
и государственных организациях,
подчиненных Национальному
статистическому комитету
Республики Беларусь

Форма

                              Бланк для писем

                           Государственный герб
                            Республики Беларусь

  Найменне вышэйстаячай арганiзацыi        Название вышестоящей организации
        Найменне арганiзацыi                   Наименование организации
            Паштовы адрас                            Почтовый адрес
        Камунiкацыйныя даныя                    Коммуникационные данные
         Камерцыйныя даныя                        Коммерческие данные
      ___________ N __________
      На N _______ от ________

Приложение 2
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
и государственных организациях,
подчиненных Национальному
статистическому комитету
Республики Беларусь

Форма

        Общий бланк для организационно-распорядительных документов

                           Государственный герб
                            Республики Беларусь

  Найменне вышэйстаячай арганiзацыi        Название вышестоящей организации
      Найменне арганiзацыi                     Наименование организации
      Назва вiду дакумента                      Название вида документа

   ________________ N ___________
     Месца складання або выдання           Место составления или издания

Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
и государственных организациях,
подчиненных Национальному
статистическому комитету
Республики Беларусь

Форма

                    Специальный бланк для постановлений

                           Государственный герб
                            Республики Беларусь

           НАЦЫЯНАЛЬНЫ                    НАЦИОНАЛЬНЫЙ
       СТАТЫСТЫЧНЫ КАМIТЭТ            СТАТИСТИЧЕСКИЙ КОМИТЕТ
       РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ              РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

            ПАСТАНОВА                      ПОСТАНОВЛЕНИЕ
 _____________ N ___________
            г. Мiнск                         г. Минск

Приложение 4
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
и государственных организациях,
подчиненных Национальному
статистическому комитету
Республики Беларусь

Форма

                         Общий бланк для приказов

                           Государственный герб
                            Республики Беларусь

           НАЦЫЯНАЛЬНЫ                           НАЦИОНАЛЬНЫЙ
       СТАТЫСТЫЧНЫ КАМIТЭТ                   СТАТИСТИЧЕСКИЙ КОМИТЕТ
       РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ                     РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

               ЗАГАД                                 ПРИКАЗ
    ________________ N ___________
               г. Мiнск                             г. Минск

Приложение 5
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
и государственных организациях,
подчиненных Национальному
статистическому комитету
Республики Беларусь

Форма

                       Общий бланк для распоряжений

                           Государственный герб
                            Республики Беларусь

           НАЦЫЯНАЛЬНЫ                           НАЦИОНАЛЬНЫЙ
       СТАТЫСТЫЧНЫ КАМIТЭТ                  СТАТИСТИЧЕСКИЙ КОМИТЕТ
       РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ                    РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

          РАСПАРАДЖЭННЕ                           РАСПОРЯЖЕНИЕ
  ________________ N ___________
              г. Мiнск                               г. Минск

Приложение 6
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
и государственных организациях,
подчиненных Национальному
статистическому комитету
Республики Беларусь

Форма

                              Бланк для писем

                           Государственный герб
                            Республики Беларусь

            НАЦЫЯНАЛЬНЫ                          НАЦИОНАЛЬНЫЙ
       СТАТЫСТЫЧНЫ КАМIТЭТ                  СТАТИСТИЧЕСКИЙ КОМИТЕТ
       РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ                   РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
             (Белстат)                              (Белстат)

    пр-т Партызанскi, 12, 220070,        пр-т Партизанский, 12, 220070,
   г. Мiнск тэл. (017) 249-52-00,        г. Минск тел. (017) 249-52-00,
        факс (017) 249-22-04                  факс (017) 249-22-04
   E-mail: belstat@mail.belpak.by        E-mail: belstat@mail.belpak.by

    ________    N _____________
    На N _______ от ___________

Приложение 7
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
и государственных организациях,
подчиненных Национальному
статистическому комитету
Республики Беларусь

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

1. Акты (проверок и ревизий, списания, передачи дел, ликвидации учреждений).

2. Задания (на проектирование объектов, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских работ; технические).

3. Заявки на оборудование, изобретения.

4. Инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности; внутреннего трудового распорядка).

5. Нормативы (расходы сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников).

6. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах).

7. Перечни типовых документальных материалов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения материалов.

8. Планы работы коллегий.

9. Положения (уставы) (о структурном подразделении; подчиненных организациях; премировании).

10. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок).

11. Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство).

12. Стандарты.

13. Структура и штатная численность.

14. Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение 8
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
и государственных организациях,
подчиненных Национальному
статистическому комитету
Республики Беларусь

Форма

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП

                         -----------------------
                         ¦(наименование организации)¦
                         +--------------------------+
                         ¦         (индекс)         ¦ 16 мм
                         +--------------------------+
                         ¦          (дата)          ¦
                         ¦---------------------------
                                     42 мм

Приложение 9
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
и государственных организациях,
подчиненных Национальному
статистическому комитету
Республики Беларусь

Форма

                    Регистрационно-контрольная карточка

                                                         Отметка о контроле

Рег. N __________ от ___________                 Группа документов

Корр. (корреспондент, дата и индекс документа, кто подписывал) ____________
Краткое содержание: _______________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

Тема:

------------------------+--------------+-----------------+------------
¦Автор/дата, содержание ¦ Исполнители  ¦    План/факт    ¦   Исполнение   ¦
+-----------------------+--------------+-----------------+----------------+
¦Автор поручения        ¦Исполнители   ¦Срок исполнения  ¦Отметка об      ¦
¦Содержание резолюции   ¦              ¦(при наличии)    ¦исполнении      ¦
+-----------------------+--------------+-----------------+----------------+
¦                       ¦              ¦                 ¦                ¦
¦-----------------------+--------------+-----------------+-----------------

Журнал передачи документа:
_________________________     __________________
        (исполнитель)               (дата)
_________________________     __________________

Приложение 10
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
и государственных организациях,
подчиненных Национальному
статистическому комитету
Республики Беларусь

Форма

                                  ЖУРНАЛ
                      регистрации входящих документов

------------------------+-----------------------------+---------------
¦  Дата поступления и   ¦Корреспондент, дата и индекс ¦Краткое содержание ¦
¦   индекс документа    ¦   поступившего документа    ¦                   ¦
+-----------------------+-----------------------------+-------------------+
¦           1           ¦              2              ¦        3          ¦
+-----------------------+-----------------------------+-------------------+
¦                       ¦                             ¦                   ¦

--------------------------------------+-------------------------------
¦Резолюция или кому направлен документ¦       Отметка об исполнении       ¦
+-------------------------------------+-----------------------------------+
¦                  4                  ¦                 5                 ¦
+-------------------------------------+-----------------------------------+
¦                                     ¦                                   ¦

Приложение 11
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
и государственных организациях,
подчиненных Национальному
статистическому комитету
Республики Беларусь

Форма

                                  ЖУРНАЛ
               регистрации исходящих и внутренних документов

---------------+--------------+--------------------+------------------
¦Дата и индекс ¦Корреспондент ¦ Краткое содержание ¦Отметка об исполнении ¦
¦  документа   ¦              ¦     документа      ¦      документа       ¦
+--------------+--------------+--------------------+----------------------+
¦      1       ¦      2       ¦         3          ¦          4           ¦
+--------------+--------------+--------------------+----------------------+
¦              ¦              ¦                    ¦                      ¦

Приложение 12
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
и государственных организациях,
подчиненных Национальному
статистическому комитету
Республики Беларусь

Форма

                                           ________________________________
                                              (руководитель организации)
                                           ______________ _________________
                                              (подпись)     (расшифровка)
                                           _______________
                                                (дата)

                                  СВОДКА
                   об исполнении документов и поручений
                          _____________ N _______
                  с датой исполнения с _______ по ______

Центральная картотека                            __________________________
                                                     (дата составления)

------------------+-------------------------+-------------------------
¦Документы (всего)¦        Исполнено        ¦        На исполнении        ¦
¦                 +------+------------------+-----------------+-----------+
¦                 ¦в срок¦с нарушением срока¦срок не наступил ¦ срок истек¦
+-----------------+------+------------------+-----------------+-----------+
¦                 ¦      ¦                  ¦                 ¦           ¦

Параметры сводки ______________________________
Группы документов _____________________________
Документы _____________________________________

     Примечание.   Сводка   может   быть   дополнена   графами   по   видам
контролируемых документов.

Приложение 13
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
и государственных организациях,
подчиненных Национальному
статистическому комитету
Республики Беларусь

Форма

           Регистрационно-контрольная карточка обращения граждан

                                                 N ________________________
                                                   (регистрационный индекс)

Фамилия, имя, отчество ____________________________________________________
Адрес местожительства и (или) работы, контактный телефон __________________
___________________________________________________________________________
Дата поступления __________________________________________________________
Количество листов обращения _______________________________________________
Количество листов приложений ______________________________________________
Даты, индексы повторных обращений _________________________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма _____________________
___________________________________________________________________________
Тематика __________________________________________________________________
Содержание ________________________________________________________________
Резолюция _________________________________________________________________
Исполнитель _______________________________________________________________
Документ направлен на исполнение __________________________________________
Дата направления _________________ Срок исполнения ________________________
Дата исполнения ___________________________________________________________
Ход рассмотрения __________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении _____________________________
Результат рассмотрения обращения __________________________________________
(N _______________ дата ответа _____________)
Отметка о снятии с контроля _______________________________________________
Документ подшит в дело N ________ ____________ л.

Приложение 14
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
и государственных организациях,
подчиненных Национальному
статистическому комитету
Республики Беларусь

Форма

Наименование организации ________       УТВЕРЖДАЮ
                                        ___________________________________
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                            (руководитель организации)
_____________ N _________              ____________     ___________________
_________________________                 (подпись)         (расшифровка)
   (место составления)                 _______________
на _____________ год                       (дата)

-------+-----------------+---------------+---------------------+------
¦Индекс¦Название раздела,¦Количество дел ¦  Срок хранения дела ¦          ¦
¦ дела ¦ заголовок дела  ¦(томов, частей)¦    (тома, части)    ¦Примечание¦
¦      ¦  (тома, части)  ¦               ¦ и статья по перечню ¦          ¦
+------+-----------------+---------------+---------------------+----------+
¦   1  ¦         2       ¦       3       ¦          4          ¦    5     ¦
+------+-----------------+---------------+---------------------+----------+
¦      ¦                 ¦               ¦                     ¦          ¦

_____________________________________  ____________     ___________________
 (должность руководителя службы ДОУ)     (подпись)        (расшифровка)
________________
     (дата)

Заведующий ведомственным архивом
(лицо, ответственное за архив) ______________     _________________________
                                  (подпись)              (расшифровка)

СОГЛАСОВАНО                       СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)                 Протокол ЭМК (ЭПК)
___________________________       государственного архива, органа
 (наименование организации)       государственной архивной службы
____________ N ____________       ____________ N ________________

Приложение 15
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
и государственных организациях,
подчиненных Национальному
статистическому комитету
Республики Беларусь

Форма

                              Итоговая запись
                 о категориях и количестве заведенных дел
                      в _________ году в организации

------------------------------------+-----T---------------------------
¦                                   ¦     ¦          В том числе          ¦
¦        По срокам хранения         ¦Всего+--------------+----------------+
¦                                   ¦     ¦ переходящих  ¦ с пометкой ЭПК ¦
+-----------------------------------+-----+--------------+----------------+
¦                 1                 ¦  2  ¦      3       ¦        4       ¦
+-----------------------------------+-----+--------------+----------------+
¦Постоянного                        ¦     ¦              ¦                ¦
+-----------------------------------+-----+--------------+----------------+
¦Временного (свыше 10 лет)          ¦     ¦              ¦                ¦
+-----------------------------------+-----+--------------+----------------+
¦Временного (до 10 лет включительно)¦     ¦              ¦                ¦
¦-----------------------------------+-----+--------------+-----------------

____________________________________  ____________      ___________________
 (должность руководителя службы ДОУ)   (подпись)            (расшифровка)
________________
     (дата)

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив.
_______________________________________  ___________    ___________________
 (должность лица, передавшего сведения)   (подпись)        (расшифровка)

________________
     (дата)

Приложение 16
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
и государственных организациях,
подчиненных Национальному
статистическому комитету
Республики Беларусь

Форма

                           ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
                               N ___________

В дело подшито (вложено) и пронумеровано __________________________________
                                                 (цифрами и прописью)
________________________________________________________________ листа(ов).
В том числе: литерные листы _______________________________________________
пропущенные номера ________________________________________________________
+ листов внутренней описи _________________________________________________

--------------------------------------------------------+-------------
¦ Особенности физического состояния и формирования дела ¦  Номера листов  ¦
+-------------------------------------------------------+-----------------+
¦                           1                           ¦        2        ¦
+-------------------------------------------------------+-----------------+
¦                                                       ¦                 ¦

________________________________    ___________     _______________________
 (должность лица, составлявшего      (подпись)           (расшифровка)
    заверительную надпись)

________________
     (дата)

Приложение 17
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
и государственных организациях,
подчиненных Национальному
статистическому комитету
Республики Беларусь

Форма

                             ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
                       документов дела N __________

----+------------+-------------+---------------+-----------+----------
¦ N ¦   Индекс   ¦    Дата     ¦   Заголовок   ¦  Номера   ¦  Примечание  ¦
¦п/п¦ документа  ¦  документа  ¦   документа   ¦листов дела¦              ¦
+---+------------+-------------+---------------+-----------+--------------+
¦ 1 ¦     2      ¦      3      ¦       4       ¦     5     ¦       6      ¦
+---+------------+-------------+---------------+-----------+--------------+
¦   ¦            ¦             ¦               ¦           ¦              ¦

Итого _________________________________________________________ документов.
                     (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________________
                                         (цифрами и прописью)

________________________________________  ____________     ________________
      (наименование должности лица,         (подпись)        (расшифровка)
      составившего внутреннюю опись
             документов дела)

________________
     (дата)

Приложение 18
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
и государственных организациях,
подчиненных Национальному
статистическому комитету
Республики Беларусь

Форма

                   Обложка дел постоянного и временного
                      (свыше 10 лет) сроков хранения

-----+----------------------------------------------------------------
¦    ¦                                                                    ¦
+----+--------------------------------------------------------------------+
¦    ¦                                                                    ¦
+----+--------------------------------------------------------------------+
¦    ¦                                                                    ¦
+----+--------------------------------------------------------------------+
¦    ¦                                                                    ¦
+----+--------------------------------------------------------------------+
¦    ¦                                                                    ¦
+----+--------------------------------------------------------------------+
¦    ¦ __________________________________________________________________ ¦
¦    ¦             (наименование вышестоящей организации)                 ¦
+----+--------------------------------------------------------------------+
¦    ¦ __________________________________________________________________ ¦
¦    ¦      (наименование организации и структурного подразделения)       ¦
+----+--------------------------------------------------------------------+
¦    ¦                                                                    ¦
+----+--------------------------------------------------------------------+
¦    ¦                                                                    ¦
+----+--------------------------------------------------------------------+
¦    ¦                                                                    ¦
+----+--------------------------------------------------------------------+
¦    ¦                                                                    ¦
+----+--------------------------------------------------------------------+
¦    ¦       _____________ ДЕЛО N __________________ том N _____          ¦
¦    ¦      ____________________________________________________          ¦
¦    ¦      ____________________________________________________          ¦
+----+--------------------------------------------------------------------+
¦    ¦                                                                    ¦
+----+--------------------------------------------------------------------+
¦    ¦                                                                    ¦
+----+--------------------------------------------------------------------+
¦    ¦                                                                    ¦
+----+--------------------------------------------------------------------+
¦    ¦                                                                    ¦
+----+--------------------------------------------------------------------+
¦    ¦                        (заголовок дела)                            ¦
+----+------------+----------------------+--------------------------------+
¦    ¦            ¦                      ¦           дата (даты)          ¦
+----+------------+----------------------+--------------------------------+
¦    ¦            ¦                      ¦                                ¦
+----+------------+----------------------+--------------------------------+
¦    ¦            ¦                      ¦     на _________ листе(ах)     ¦
+----+------------+----------------------+--------------------------------+
¦    ¦            ¦Фонд N ______________ ¦     хранить ______________     ¦
+----+------------+----------------------+--------------------------------+
¦    ¦            ¦Опись N _____________ ¦                                ¦
+----+------------+----------------------+--------------------------------+
¦    ¦            ¦Дело N ______________ ¦                                ¦
+----+------------+----------------------+--------------------------------+
¦    ¦            ¦                      ¦                                ¦
¦----+------------+----------------------+---------------------------------

Приложение 19
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
и государственных организациях,
подчиненных Национальному
статистическому комитету
Республики Беларусь

Форма

___________________________________________________________________________
                        (наименование организации)
___________________________________________________________________________
                 (наименование структурного подразделения)
                                         УТВЕРЖДАЮ
                                         __________________________________
                                              (руководитель структурного
                                                    подразделения)
                                         ____________     _________________
                                           (подпись)        (расшифровка)
                                         ____________
                                            (дата)

                              ОПИСЬ N _______
                         дел постоянного хранения
                             за __________ год

----+-------+---------------+--------------+-------------------+------
¦ N ¦Индекс ¦Заголовок дела ¦  Дата дела   ¦Количество листов в¦Примечание¦
¦п/п¦ дела  ¦ (тома, части) ¦(тома, части) ¦деле (томе, части) ¦          ¦
+---+-------+---------------+--------------+-------------------+----------+
¦ 1 ¦   2   ¦       3       ¦      4       ¦         5         ¦     6    ¦
+---+-------+---------------+--------------+-------------------+----------+
¦   ¦       ¦               ¦              ¦                   ¦          ¦

В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел
                                       (цифрами и прописью)
с N __________ по N ___________ в том числе:
литерные номера: __________________________
пропущенные номера: _______________________

_______________________________      ___________     ______________________
 (должность составителя описи)        (подпись)          (расшифровка)

________________
    (дата)

_______________________________      ___________      _____________________
 (должность работника архива)         (подпись)           (расшифровка)

________________
     (дата)

СОГЛАСОВАНО                          СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)                    Протокол ЭМК (ЭПК)
____________________________         государственного архива, органа
 (наименование организации)          государственной архивной службы
____________ N ________              ______________ N ________

Приложение 20
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
и государственных организациях,
подчиненных Национальному
статистическому комитету
Республики Беларусь

Форма

Наименование организации _______________    УТВЕРЖДАЮ
                                            _______________________________
                                              (руководитель организации)
                                            ____________  _________________
                                              (подпись)     (расшифровка)
                                            ____________
                                               (дата)

                           Фонд N ______________
                             ОПИСЬ N ________
                          дел по личному составу
                             за __________ год

----+-------+----------------+-------------+-------------------+------
¦ N ¦Индекс ¦ Заголовок дела ¦  Дата дела  ¦Количество листов в¦Примечание¦
¦п/п¦ дела  ¦ (тома, части)  ¦(тома, части)¦ деле (томе, части)¦          ¦
+---+-------+----------------+-------------+-------------------+----------+
¦ 1 ¦   2   ¦       3        ¦      4      ¦         5         ¦    6     ¦
+---+-------+----------------+-------------+-------------------+----------+
¦   ¦       ¦                ¦             ¦                   ¦          ¦

В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел
                                        (цифрами и прописью)
с N _________ по N ________ в том числе:
литерные номера: ____________________
пропущенные номера: _____________

______________________________       __________      ______________________
 (должность составителя описи)        (подпись)           (расшифровка)

________________
    (дата)

_____________________________        __________      ______________________
 (должность работника отдела          (подпись)           (расшифровка)
         кадров)

________________
     (дата)

СОГЛАСОВАНО                         СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)                   Протокол ЭМК (ЭПК)
___________________________         государственного архива, органа
 (наименование организации)         государственной архивной службы
____________ N ________             ______________ N ________

Приложение 21
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
и государственных организациях,
подчиненных Национальному
статистическому комитету
Республики Беларусь

Форма

  ______________________________________________________________________
                        (наименование организации)
  ______________________________________________________________________
                 (наименование структурного подразделения)

                                  УТВЕРЖДАЮ
                                  _________________________________________
                                         (руководитель структурного
                                               подразделения)
                                  ____________          ___________________
                                   (подпись)               (расшифровка)
                                 _____________
                                     (дата)

                            ОПИСЬ N ___________
                  дел временного (свыше 10 лет) хранения
                             за _________ год

----+-------+-------------+--------+-------------+-------------+------
¦   ¦Индекс ¦  Заголовок  ¦  Дата  ¦ Количество  ¦Срок хранения¦          ¦
¦ N ¦ дела  ¦    дела     ¦  дела  ¦листов в деле¦    дела     ¦Примечание¦
¦п/п¦(тома, ¦(тома, части)¦ (тома, ¦(томе, части)¦(тома, части)¦          ¦
¦   ¦части) ¦             ¦ части) ¦             ¦             ¦          ¦
+---+-------+-------------+--------+-------------+-------------+----------+
¦ 1 ¦   2   ¦      3      ¦   4    ¦      5      ¦      6      ¦    7     ¦
+---+-------+-------------+--------+-------------+-------------+----------+
¦   ¦       ¦             ¦        ¦             ¦             ¦          ¦

В данную опись внесено ________________________________________________ дел
                                       (цифрами и прописью)
с N ____________ по N ____________ в том числе:
литерные номера: ______________________________
пропущенные номера: ___________________________

______________________________       _____________      ___________________
 (должность составителя описи)         (подпись)            (расшифровка)

________________
      (дата)

_____________________________        ____________       ___________________
 (должность работника архива)          (подпись)           (расшифровка)

________________
     (дата)

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
______________________________
  (наименование организации)
_________________ N __________

Приложение 22
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
и государственных организациях,
подчиненных Национальному
статистическому комитету
Республики Беларусь

Форма

Наименование организации _______________   УТВЕРЖДАЮ
                                           ________________________________
                                              (руководитель организации)
                                           _____________ __________________
                                             (подпись)      (расшифровка)
                                           _____________
                                               (дата)

                             ОПИСЬ N _________
                         дел постоянного хранения
                             за __________ год

----+-------+---------------+--------------+-------------------+------
¦ N ¦Индекс ¦Заголовок дела ¦  Дата дела   ¦Количество листов в¦Примечание¦
¦п/п¦ дела  ¦ (тома, части) ¦(тома, части) ¦деле (томе, части) ¦          ¦
+---+-------+---------------+--------------+-------------------+----------+
¦ 1 ¦   2   ¦       3       ¦      4       ¦         5         ¦    6     ¦
+---+-------+---------------+--------------+-------------------+----------+
¦   ¦       ¦               ¦              ¦                   ¦          ¦

В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел
                                       (цифрами и прописью)
с N _______________ по N _____________ в том числе:
литерные номера: _____________________
пропущенные номера: __________________

______________________________        ____________     ____________________
 (должность составителя описи)          (подпись)         (расшифровка)

________________
     (дата)

_____________________________         ____________       __________________
 (должность работника архива)           (подпись)           (расшифровка)

________________
     (дата)

СОГЛАСОВАНО                     СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК(ЭК)                Протокол ЭМК (ЭПК)
___________________________     государственного архива, органа
 (наименование организации)     государственной архивной службы
____________ N ____________     ______________ N ________

Приложение 23
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
и государственных организациях,
подчиненных Национальному
статистическому комитету
Республики Беларусь

Форма

 __________________________________________________________________________
                  (название государственного архива <1>)
 __________________________________________________________________________
                             (название фонда)

                              Фонд N _______

                              ОПИСЬ N ______

___________________________________________________________________________
                             (название описи)

                                            Крайние даты дел ______________

     --------------------------------
     <1> Заполняется в государственном архиве.

Приложение 24
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
и государственных организациях,
подчиненных Национальному
статистическому комитету
Республики Беларусь

Форма

                       ЛИСТОК-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА

Вид документа ________________ Дата _______________ Индекс ________________
Корреспондент _____________________________________________________________
Заголовок (или краткое содержание документа) ______________________________
___________________________________________________________________________

Выдан ______________________                  _____________________________
          (дата выдачи)                               (кому выдано)
Выдал ______________________                  Получил _____________________
             (подпись)                                    (подпись)

Приложение 25
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
и государственных организациях,
подчиненных Национальному
статистическому комитету
Республики Беларусь

Форма

Наименование организации __________________________
Название архива ___________________________________

                          КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело ______________________________________________________________________
                                (номер и заголовок)
Опись _____________________________________________________________________
                            (номер и название)
Фонд ______________________________________________________________________
                            (номер и название)

Выдано _________________________            _______________________________
             (дата выдачи)                            (кому выдано)

во временное пользование (читальный зал) до _______________________________
                                                  (дата возврата)

_______________________________________   __________   ____________________
 (должность сотрудника, выдавшего дело)   (подпись)       (расшифровка)

________________
    (дата)

Приложение 26
к Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате
Национального статистического
комитета Республики Беларусь,
территориальных органах
государственной статистики
и государственных организациях,
подчиненных Национальному
статистическому комитету
Республики Беларусь

Форма

Наименование организации _________________    УТВЕРЖДАЮ
                                              _____________________________
                                               (руководитель организации)
                                              ____________   ______________
                                                (подпись)    (расшифровка)
                                              ____________
                                                 (дата)

                                    АКТ _______
                            ________ N ________
                            ___________________
                            (место составления)
                   о выделении к уничтожению документов,
                          не подлежащих хранению

На основании ______________________________________________________________
              (название перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической  ценности и
утратившие практическое значение следующие документы и дела фонда N _______

----+---------+-------+-------------+------------+----------+---------+------
¦   ¦         ¦       ¦             ¦            ¦          ¦  Сроки  ¦          ¦
¦   ¦         ¦ Дата  ¦             ¦            ¦          ¦хранения ¦          ¦
¦   ¦Заголовок¦ дела  ¦Номера описей¦Индекс дела ¦Количество¦  дела   ¦          ¦
¦ N ¦дела или ¦  или  ¦(номенклатур)¦   (тома,   ¦   дел    ¦ (тома,  ¦Примечание¦
¦п/п¦групповой¦крайние¦за _____ год ¦ части) по  ¦ (томов,  ¦части) и ¦          ¦
¦   ¦заголовок¦ даты  ¦             ¦номенклатуре¦ частей)  ¦ номера  ¦          ¦
¦   ¦         ¦  дел  ¦             ¦            ¦          ¦статей по¦          ¦
¦   ¦         ¦       ¦             ¦            ¦          ¦ перечню ¦          ¦
+---+---------+-------+-------------+------------+----------+---------+----------+
¦ 1 ¦    2    ¦   3   ¦      4      ¦     5      ¦    6     ¦    7    ¦    8     ¦
+---+---------+-------+-------------+------------+----------+---------+----------+
¦   ¦         ¦       ¦             ¦            ¦          ¦         ¦          ¦

Итого ________________________________________ дел за _______________ годы.
            (цифрами и прописью)
Описи  дел  постоянного  хранения  за  _____________  годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК) ___________________________________
                                         (наименование государственного
________________________________________________ (протокол ________ N ___).
архива, органа государственной архивной службы)

__________________________________________    _________       _____________
 (должность лица, проводившего экспертизу     (подпись)       (расшифровка)
           ценности документа)

________________
     (дата)

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
___________________________
 (наименование организации)
____________ N ____________

Документы в количестве __________________________ дел весом ____________ кг
                          (цифрами и прописью)
сданы в ___________________________________________________________________
                        (наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________________ N _______

__________________________________  ___________   _________________________
 (должность работника организации,   (подпись)           (расшифровка)
           сдавшего документы)

_____________
    (дата)

Изменения в учетные документы внесены.

_________________________________________  ___________  ___________________
   (должность работника ведомственного      (подпись)     (расшифровка)
 архива (службы ДОУ), внесшего изменения
          в учетные документы)

_______________
    (дата)

dokumenty archiwalne Папярэдні | Наступны