ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Постановления Минтруда и соцзащиты Беларуси

Постановления других органов Республики Беларусь

Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.03.2010 № 45 "Об утверждении Межотраслевых нормативов времени на работы, выполняемые работниками архивов организаций"

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на ноябрь 2013 года

< Главная страница

На основании подпункта 7.1.1 пункта 7 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. N 1589 "Вопросы Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь", в редакции постановления Совета Министров Республики Беларусь от 7 февраля 2005 г. N 127 Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемые Межотраслевые нормативы времени на работы, выполняемые работниками архивов организаций.

2. Настоящее постановление вступает в силу с 1 апреля 2010 г.

Министр М.А.Щеткина

                                                 УТВЕРЖДЕНО
                                                 Постановление Министерства
                                                 труда и социальной защиты
                                                 Республики Беларусь
                                                 22.03.2010 N 45

МЕЖОТРАСЛЕВЫЕ НОРМАТИВЫ ВРЕМЕНИ НА РАБОТЫ, ВЫПОЛНЯЕМЫЕ РАБОТНИКАМИ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ

Глава 1 Общая часть

1.1. С целью установления норм затрат труда, определения трудоемкости выполняемых работ, расчета численности работников архивов разработаны Межотраслевые нормативы времени на работы, выполняемые работниками архивов организаций (далее - Нормативы), которые рекомендуются для применения в организациях различных форм собственности.

1.2. В основу разработки Нормативов положены организационные структуры и штатные расписания организаций, должностные инструкции, положения об архивах, материалы изучения организации труда в архивах, результаты фотохронометражных наблюдений, данные учета выдачи: справок о заработной плате, документов из архива и их регистрации.

1.3. При разработке Нормативов использованы следующие нормативные материалы:

"Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию". М. Экономика, 1988;

"Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления", М. ЦБНТ, 1999;

"Нормы времени и выработки на основные виды работ, проводимые в госархивах", Минск, 1989;

"Укрупненные нормативы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий", М. ЦБНТ, 1992;

"Нормы времени на машинописные работы", Минск, НИИ труда, 1999;

"Межотраслевые нормативы времени на работы по набору и верстке текста на персональных компьютерах", Минск, НИИ труда, 2003;

"Организационно-методические материалы по нормированию и оплате труда", Минск, НИИ труда, 2005;

другая методическая литература.

1.4. Нормативная часть содержит нормативы времени по видам работ, осуществляемых в архивах организаций:

разработка нормативно-методических пособий (инструкции, положения, рекомендации);

составление графика приема дел в архив;

составление отчета о составе и содержании документов фонда организации, находящихся на хранении;

оформление дел постоянного и временного хранения, без нумерации листов;

оформление дел по личному составу;

составление предисловий к описям архивных фондов;

составление годового раздела сводных описей дел постоянного хранения;

составление годового раздела сводных описей дел по личному составу;

составление историко-архивной справки на архивные фонды организации;

составление предметных, именных указателей к законченным описям дел;

оформление карточек и ведение предметной (предметно-тематической) картотеки;

оформление карточек и ведение картотеки по личному составу организации;

оформление обложек дел долговременного хранения, с проставлением архивных шифров, нумерации в делах;

оформление и наклейка ярлыков на коробки с делами;

выдача дел во временное пользование;

прием посетителей с целью консультации;

исполнение запросов социально-правового характера;

проведение экспертизы ценности документов в архиве;

консультирование работников подразделений организации, сдающих документы в архив;

прием и регистрация поступивших в архив от структурных подразделений документов, законченных делопроизводством;

ремонт изношенных дел;

составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

сдача дел на утилизацию.

1.5. В таблицах нормативной части приведены наименования и содержание выполняемых работ и установленные на их выполнение нормативы времени.

1.6. Нормативы установлены в часах на принятую единицу измерения объема каждого конкретного вида работ.

При разработке Нормативов приняты следующие основные единицы измерения: трудовая книжка, документ, справка, запрос, посетитель, карточка, консультация, дело, печатный лист, описательная статья.

За единицу измерения "дело" принято дело (папка документов или документ) в объеме не более 250 листов (формат А4) при толщине не более 4 см. Дела, содержащие больше или меньше 250 листов, пересчитываются на одно условное дело объемом 250 листов.

За единицу измерения объема работы - один печатный лист - принимается материал, содержащий 39,2 тысячи печатных знаков, что составляет 16,0 машинописных страниц, напечатанных через 1,5 интервала, каждая страница содержит 2450 печатных знаков.

Все исходные данные описания каждого дела составляют описательную статью, в которую входят:

порядковый номер; индекс дела; заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела (тома, части); примечание.

1.7. Нормативами предусмотрена продолжительность рабочего времени 8 часов.

В Нормативах учтено время на организационное обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности в размере 8% от оперативного времени, а также затраты времени на выполнение внеплановых заданий и работ, связанных с непредвиденными ситуациями, в размере 10% от штучного времени.

1.8. Нормативы на выполнение единицы нормируемой работы рассчитаны по формуле

Нвр = (Н x К) x К1,

где Нвр - затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, час;

Н - норматив времени на выполнение данной работы, час;

К - коэффициент, учитывающий затраты времени на организационное обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности в процентах от оперативного времени, равный 1,08;

К1 - коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение внеплановых заданий и работ, связанных с непредвиденными ситуациями, в процентах от штучного времени, равный 1,1.

1.9. Годовая трудоемкость нормируемых работ (То) в часах с учетом объема каждого вида выполняемых работ рассчитывается по формуле

То = SUM Нвр x Vi,

где То - годовая трудоемкость нормируемых работ, час;

Нвр - затраты времени на выполнение нормируемого вида работы, час;

Vi - годовой объем конкретного вида работ, ед. изм.

Общие затраты времени на весь объем работ, выполняемых в архиве в течение года (То), предназначены для расчета необходимой численности работников архива, которая рассчитывается по формуле

                                    То
                               Чш = -- х Кн,
                                    Фн

где Чш - расчетная штатная численность;

То - общая годовая трудоемкость нормируемых работ, час;

Фн - годовой фонд рабочего времени одного работника, час;

Кн - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников (отпуска, болезни и т.д.), определяется по формуле

                            процент планируемых невыходов
                   Кн = 1 + -----------------------------,
                                        100

где процент (%) планируемых невыходов определяется на основе данных первичного учета в организации за год.

1.10. Пример расчета штатной численности работников архивов организаций представлен в приложении А.

Глава 2 Организация труда и рабочих мест

2.1. Архив подчиняется руководителю организации (его заместителю) или структурного подразделения организации, в состав которого он входит.

2.2. Работа архива регламентируется:

Законом Республики Беларусь "О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь":

основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь;

положением об архиве;

должностными инструкциями работников архива.

2.3. Работа архива организовывается по планам, утвержденным руководителем организации.

2.4. Организационно-методическое руководство деятельностью архива организации осуществляет соответствующее государственное архивное учреждение.

2.5. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, включая управленческую, научно-техническую, кино- фото- фоновидео, машиночитаемую и другую специальную документацию организации и подготовки их к передаче на архивное хранение в каждой организации создается экспертная комиссия.

Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников в составе 3 - 5 человек. Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после утверждения их руководителем организации, а в необходимых случаях - и соответствующего государственного архивного учреждения.

Экспертная комиссия организации осуществляет следующие функции:

участие в подготовке и рассмотрении в подготовке проектов номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов, подлежащих хранению (далее - перечень документов);

рассмотрение описей дел постоянного хранения и дел по личному составу, принятие решения о предоставлении описей на утверждение экспертно-проверочной комиссии государственного архивного учреждения;

рассмотрение актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

подготовка и внесение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии государственного архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, определенных действующими перечнями документов, или установлении сроков хранения документов, отсутствующих в перечне документов.

2.6. Обязанности работников архивов регламентируются должностными инструкциями, разработанными в соответствии с нормативными правовыми документами.

При больших объемах работ в архивах за работниками закрепляются определенные виды работ (комплектование архива документами подразделений организаций, обработка поступившей на хранение дел, использование документов для составления справок социально-правового характера по запросам и др.).

2.7. При использовании персональных электронно-вычислительных машин, компьютерных программ, вводной информации на электронных носителях и т.п. меняется характер и содержание работы работников архивов: сокращается удельный вес чисто технических функций, основанных на ручном труде.

2.8. Межотраслевые нормативы времени на работы, выполняемые работниками архивов, рассчитаны с учетом следующих организационных условий:

рациональной организации рабочих мест и труда;

своевременного получения работниками необходимой информации, консультаций;

обеспечения установленных санитарных норм и правил.

2.9. Для создания оптимальных условий хранения документы архива размещаются в специально построенных или приспособленных и оборудованных помещениях. Помещение архива по своей планировке и оснащению должно обеспечивать выполнение функциональных задач архива по хранению, использованию документов и вспомогательных задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера.

Основными помещениями архива являются: хранилища; помещения для рабочих мест работников архива.

2.10. Рабочие места работников архива оборудуются с учетом требований эргономики: столами различной конфигурации, шкафами, сейфом, стульями с металлической основой и подъемно-поворотным механизмом, где регулируются высота сидения и наклон спинки, стульями для посетителей и размещаются в непосредственной близости от хранилища;

хранилища должны быть оборудованы стационарными металлическими стеллажами. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи. Не допускается размещение стеллажей, шкафов у наружных стенок здания и у источников тепла;

стеллажи и шкафы устанавливаются в хранилищах с соблюдением норм их размещения;

в хранилищах и рабочих помещениях архива должен соблюдаться необходимый санитарно-гигиенический режим хранения и защиты документов от повреждений.

2.11. Освещенность рабочих мест работников архива при работе с текстовыми документами 100 лк, освещенность стеллажей - 25 лк, освещенность проходов - 50 лк.

Глава 3 Задачи и функции архивов организаций

3.1. Основными задачами архивов организаций является:

комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

обеспечение учета, сохранности и использования документов, хранящихся в архиве;

подготовка и своевременная передача документов архивного фонда на государственное хранение;

осуществление методического руководства и контроля за состоянием архивного дела в организации.

3.2. Для выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

прием от структурных подразделений организации документов, законченных делопроизводством;

оказание практической помощи структурным подразделениям в составлении номенклатуры дел;

проверка правильности формирования и оформления документов при передаче в архив;

участие в работе экспертной комиссии организации, консультация по вопросам формирования и оформления дел в делопроизводстве организации в соответствии с требованиями законодательства;

осуществление фондирования документов и дел, ведение перечня учетных документов, составление научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам;

создание и пополнение научно-справочного аппарата на документы, подлежащие передаче на государственное хранение (описи, исторические справки, каталоги, обзоры и т.д.);

передача документов в государственное архивное учреждение в установленные сроки;

прием граждан и выполнение запросов организаций и частных лиц об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера;

выдача архивных справок (выписок) и документов во временное пользование;

участие в разработке методических пособий по делопроизводству и архивному делу (инструкций и памяток по делопроизводству и работе архивов, классификаторов, номенклатур дел, перечней документов с указанием сроков их хранения и т.д.);

контроль и соблюдение условий хранения документов, проверка наличия и сохранности документов и дел;

обеспечение соблюдения правил по охране труда, противопожарной безопасности и санитарии.

3.3. Научно-техническая документация, образовавшаяся в процессе деятельности проектно-конструкторских, научно-исследовательских и иных организаций, имеющая научно-историческое и практическое значение, независимо от времени ее создания, происхождения, техники и способа воспроизведения, места хранения является по своим видам важной и наиболее разнообразной составной частью архивного фонда и подлежит передаче на государственное хранение.

3.4. Всю конструкторскую и другую техническую документацию следует хранить как в технических архивах, так и в других подразделениях организаций в помещениях, обеспечивающих их полную сохранность и неприкосновенность.

3.5. Соблюдение установленного порядка учета, хранения, обращения и изменения технической документации должно быть обеспечено систематическим контролем со стороны руководства организации и структурного подразделения, ответственного за проведение нормоконтроля и стандартизации.

3.6. В организации может быть создано подразделение или группа, на которые возлагаются учет, хранение и обращение технической и конструкторской документации.

Глава 4 Нормативная часть Затраты времени на работы, выполняемые работниками архива организации

4.1. Разработка нормативно-методических пособий (инструкций, рекомендаций, положений).

Содержание работы.

Изучение нормативно-методической литературы и документов по теме, выявление и сбор материалов, их анализ, составление плана и схемы пособия, систематизация сведений, написание текста документа, редактирование, обсуждение, доработка по замечаниям, оформление документов в установленном порядке.

Исполнитель - заведующий архивом.

Таблица 1

----------------------------+-----------------------+-----------------
¦        Вид работы         ¦ Единица объема работы ¦ Норматив времени, ч ¦
+---------------------------+-----------------------+---------------------+
¦Подготовка положения об    ¦                       ¦                     ¦
¦архиве, рекомендаций;      ¦                       ¦                     ¦
¦разработка инструкций по   ¦    1 печатный лист    ¦        72,4         ¦
¦документационному          ¦                       ¦                     ¦
¦обеспечению управления в   ¦                       ¦                     ¦
¦организации                ¦                       ¦                     ¦
+---------------------------+-----------------------+---------------------+
¦Подготовка приказа по      ¦                       ¦                     ¦
¦вопросам работы службы     ¦       1 приказ        ¦         6,8         ¦
¦документационного          ¦                       ¦                     ¦
¦обеспечения архива         ¦                       ¦                     ¦
+---------------------------+-----------------------+---------------------+
¦Подготовка перечня         ¦                       ¦                     ¦
¦документов с указанием     ¦                       ¦                     ¦
¦сроков их хранения на      ¦1 перечень, включающий ¦        36,0         ¦
¦основе утвержденного       ¦    до 100 позиций     ¦                     ¦
¦перечня для данной         ¦                       ¦                     ¦
¦организации                ¦                       ¦                     ¦
¦---------------------------+-----------------------+----------------------

4.2. Составление графика приема дел в архив.

Содержание работы.

Согласование сроков и порядка приема дел со структурными подразделениями организации, написание и утверждение графика приема.

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус.

Таблица 2

-------------------------+-------------------------+------------------
¦       Вид работы       ¦  Единица объема работы  ¦ Норматив времени, ч  ¦
+------------------------+-------------------------+----------------------+
¦Составление графика     ¦        1 график         ¦         8,0          ¦
¦приема дел в архив      ¦                         ¦                      ¦
¦------------------------+-------------------------+-----------------------

4.3. Составление отчета о составе и содержании документов фонда организации, находящихся на хранении.

Содержание работы.

Сбор, анализ и обобщение сведений о документах архива, написание отчета по установленной форме.

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус.

Таблица 3

--------------------------+------------------------+------------------
¦       Вид работы        ¦ Единица объема работы  ¦ Норматив времени, ч  ¦
+-------------------------+------------------------+----------------------+
¦Составление отчета о     ¦                        ¦                      ¦
¦составе и содержании     ¦        1 отчет         ¦         9,7          ¦
¦документов фонда         ¦                        ¦                      ¦
¦-------------------------+------------------------+-----------------------

4.4. Оформление дел постоянного и временного хранения (сформированных в делопроизводстве) без нумерации листов.

Содержание работы.

Проверка соответствия содержания документов дела его заголовку (по номенклатуре дел), редактирование заголовка, описание дела на обложке; подшивка дела на 4 прокола.

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус.

Таблица 4

--------------------------+-----------------------+-------------------
¦       Вид работы        ¦ Единица объема работы ¦  Норматив времени, ч  ¦
+-------------------------+-----------------------+-----------------------+
¦Оформление дел           ¦                       ¦                       ¦
¦постоянного и временного ¦        10 дел         ¦         5,05          ¦
¦хранения                 ¦                       ¦                       ¦
¦-------------------------+-----------------------+------------------------

4.5. Оформление дел по личному составу (сформированных в делопроизводстве) без нумерации листов.

Содержание работы.

Проверка соответствия содержания документов дела его заголовку (по номенклатуре дел), редактирование заголовка, описание дела на обложке; подшивка дела на 3 прокола.

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус.

Таблица 5

--------------------------+------------------------+------------------
¦       Вид работы        ¦ Единица объема работы  ¦ Норматив времени, ч  ¦
+-------------------------+------------------------+----------------------+
¦Оформление дел по        ¦         10 дел         ¦         3,85         ¦
¦личному составу          ¦                        ¦                      ¦
¦-------------------------+------------------------+-----------------------

4.6. Составление предисловий к описям архивных фондов.

Содержание работы.

Изучение законодательной и научно-справочной литературы, истории фонда и его документов с целью определения дат образования, реорганизации, переименования, ликвидации фондообразователя, выяснение его подведомственности, функций, структуры, изучение системы делопроизводства, характера и состояния документов, сбор сведений о наличии научно-справочного аппарата к фонду, написание текста предисловия, обсуждение, доработка по замечаниям.

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус.

Таблица 6

-------------------------+------------------------+-------------------
¦       Вид работы       ¦ Единица объема работы  ¦  Норматив времени, ч  ¦
+------------------------+------------------------+-----------------------+
¦Составление             ¦                        ¦                       ¦
¦предисловий к описям    ¦    1 печатный лист     ¦         92,6          ¦
¦архивных фондов         ¦                        ¦                       ¦
¦------------------------+------------------------+------------------------

4.7. Составление годового раздела сводных описей дел постоянного хранения.

Содержание работы.

Написание, оформление годового раздела сводной описи (описи) по установленной форме, рассмотрение на заседании экспертной комиссии, представление описи на согласование экспертно-проверочной комиссии государственного архивного учреждения, обсуждение, доработка по замечаниям, утверждение руководителем организации.

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус.

Таблица 7

---------------------------+----------------------+-------------------
¦        Вид работы        ¦Единица объема работы ¦  Норматив времени, ч  ¦
+--------------------------+----------------------+-----------------------+
¦Составление годовых       ¦   10 описательных    ¦                       ¦
¦разделов сводных описей   ¦        статей        ¦         1,10          ¦
¦дел постоянного хранения  ¦                      ¦                       ¦
¦--------------------------+----------------------+------------------------

4.8. Составление годового раздела сводной описи дел по личному составу.

Содержание работы.

Написание, оформление годового раздела сводной описи (описи) по установленной форме, рассмотрение на заседании экспертной комиссии, представление описи на согласование с экспертно-проверочной комиссией государственного архивного учреждения, обсуждение, доработка по замечаниям, утверждение руководителем организации.

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус.

Таблица 8

---------------------------+-----------------------+------------------
¦        Вид работы        ¦ Единица объема работы ¦ Норматив времени, ч  ¦
+--------------------------+-----------------------+----------------------+
¦Составление сводных       ¦                       ¦                      ¦
¦описей дел по личному     ¦10 описательных статей ¦         1,00         ¦
¦составу                   ¦                       ¦                      ¦
¦--------------------------+-----------------------+-----------------------

4.9. Составление историко-архивной справки на архивные фонды организации.

Содержание работ.

Сбор данных по истории архивного фонда на основании сведений, выявленных при составлении предисловий к описям дел за этот период, написание текста справки с характеристикой функций и структуры организации, состава и содержания документов фонда, степени полноты их сохранности, обсуждение, доработка по замечаниям.

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус.

Таблица 9

---------------------------------------+-----------------+------------
¦              Вид работы              ¦ Единица объема  ¦    Норматив    ¦
¦                                      ¦     работы      ¦   времени, ч   ¦
+------------+-------------------------+-----------------+----------------+
¦            ¦за период свыше 10 лет   ¦                 ¦      45,0      ¦
¦Составление +-------------------------+                 +----------------+
¦историко-   ¦за период свыше 5 до 10  ¦                 ¦      24,0      ¦
¦архивной    ¦лет                      ¦                 ¦                ¦
¦справки на  +-------------------------+ 1 печатный лист +----------------+
¦архивные    ¦за период от 1 года до 5 ¦                 ¦                ¦
¦фонды       ¦лет или дополнение ранее ¦                 ¦      8,0       ¦
¦            ¦составленной историко-   ¦                 ¦                ¦
¦            ¦архивной справки         ¦                 ¦                ¦
¦------------+-------------------------+-----------------+-----------------

4.10. Составление предметных, именных указателей к законченным описям дел.

Содержание работы.

Просмотр описи, выявление данных, написание карточек (с внесением на каждую карточку одного понятия), составление указателя.

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус.

Таблица 10

-----------------------------+-----------------------+----------------
¦         Вид работы         ¦ Единица объема работы ¦Норматив времени, ч ¦
+----------------------------+-----------------------+--------------------+
¦Составление предметных,     ¦                       ¦                    ¦
¦именных указателей к        ¦      1 карточка       ¦        0,14        ¦
¦законченным описям дел      ¦                       ¦                    ¦
¦----------------------------+-----------------------+---------------------

4.11. Оформление карточек и ведение предметной (предметно-тематической) картотеки.

Содержание работы.

Изучение описи с целью отбора дел для каталогизации документов, полистный просмотр дел, выявление документов, подлежащих каталогизации, аннотирование содержания выявленных документов, написание карточек по установленной форме, проставление штампа о каталогизации на обложках дел; группировка карточек по алфавиту предметных понятий и по схеме, принятой для данной картотеки; расположение карточек в картотеке в соответствии с принятой схемой систематизации.

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус.

Таблица 11

----------------------------+-----------------------+-----------------
¦        Вид работы         ¦ Единица объема работы ¦ Норматив времени, ч ¦
+---------------------------+-----------------------+---------------------+
¦Оформление карточек и      ¦                       ¦                     ¦
¦ведение предметной         ¦      1 карточка       ¦        0,41         ¦
¦(предметно-тематической)   ¦                       ¦                     ¦
¦картотеки                  ¦                       ¦                     ¦
¦---------------------------+-----------------------+----------------------

4.12. Оформление карточек и ведение картотеки по личному составу организации.

Содержание работы.

Изучение описи с целью отбора дел для каталогизации документов, полистный просмотр дел, выявление документов, подлежащих каталогизации, изучение содержания выявленных документов, написание карточек по установленной форме, группировка карточек по фамилиям, именам и отчествам в алфавитном порядке и по схеме, принятой для данной картотеки; расположение карточек в картотеке в соответствии с принятой систематизацией.

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус.

Таблица 12

--------------------------+------------------------+------------------
¦       Вид работы        ¦ Единица объема работы  ¦ Норматив времени, ч  ¦
+-------------------------+------------------------+----------------------+
¦Оформление карточек и    ¦                        ¦                      ¦
¦ведение картотеки по     ¦       1 карточка       ¦         0,20         ¦
¦личному составу          ¦                        ¦                      ¦
¦-------------------------+------------------------+-----------------------

4.13. Оформление обложек дел долговременного хранения, с проставлением архивных шифров, нумерация листов в делах.

Содержание работы.

Написание наименования фондообразователя, структурной части, заголовка дела, крайних дат, на основании описи, карточки или номенклатуры дел; проставление архивного шифра на обложке, по одному архивному шифру на каждой обложке; полистная нумерация дела, составление листа-заверителя по установленной форме.

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус.

Таблица 13

-----------------------------+-----------------------+----------------
¦         Вид работы         ¦ Единица объема работы ¦Норматив времени, ч ¦
+----------------------------+-----------------------+--------------------+
¦Оформление обложки дела с   ¦                       ¦                    ¦
¦проставлением архивных      ¦        10 дел         ¦        0,9         ¦
¦шифров                      ¦                       ¦                    ¦
+----------------------------+-----------------------+--------------------+
¦Полистная нумерация дела    ¦        1 дело         ¦        1,1         ¦
¦----------------------------+-----------------------+---------------------

4.14. Оформление и наклейка ярлыков на коробки с делами.

Содержание работы.

Написание на ярлыке номеров: фонда, описи, дел, коробки; промазывание ярлыка клеем, наклейка на коробку.

Исполнитель: заведующий архивом, архивариус.

Таблица 14

---------------------------+-----------------------+------------------
¦        Вид работы        ¦ Единица объема работы ¦ Норматив времени, ч  ¦
+--------------------------+-----------------------+----------------------+
¦Оформление и наклейка     ¦                       ¦                      ¦
¦ярлыков на коробки с      ¦      10 ярлыков       ¦         1,2          ¦
¦делами                    ¦                       ¦                      ¦
¦--------------------------+-----------------------+-----------------------

4.15. Выдача дел во временное пользование.

Содержание работы.

Ознакомление с запросом, определение по топографическим указателям местонахождения дел, выемка дел, размещение карт-заместителей, проверка соответствия шифра и заголовка на обложке дела и в описи (номенклатуре дел), проверка нумерации листов и физического состояния дел, оформление акта о выдаче дел во временное пользование, выдача дел.

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус.

Таблица 15

----------------------------+-----------------------+-----------------
¦        Вид работы         ¦ Единица объема работы ¦ Норматив времени, ч ¦
+---------------------------+-----------------------+---------------------+
¦Выдача дел во временное    ¦        10 дел         ¦        2,30         ¦
¦пользование                ¦                       ¦                     ¦
¦---------------------------+-----------------------+----------------------

4.16. Прием посетителей с целью консультации.

Содержание работы.

Консультирование по составу и содержанию документов по теме запроса, информирование о наличии данных, имеющихся в документах архива, для получения справок.

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус.

Таблица 16

----------------------------+-----------------------+-----------------
¦        Вид работы         ¦ Единица объема работы ¦ Норматив времени, ч ¦
+---------------------------+-----------------------+---------------------+
¦Прием посетителей с целью  ¦    1 консультация     ¦        0,37         ¦
¦консультации               ¦                       ¦                     ¦
¦---------------------------+-----------------------+----------------------

4.17. Исполнение запросов социально-правового характера.

Содержание работы.

Ознакомление с запросом (заявлением), изучение научно-справочного аппарата и документов архива, поиск документов, необходимых для выдачи справок социально-правового характера, написание текста архивной справки.

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус.

Таблица 17

---------------------------+------------------------+-----------------
¦        Вид работы        ¦ Единица объема работы  ¦ Норматив времени, ч ¦
+--------------------------+------------------------+---------------------+
¦Исполнение запросов       ¦                        ¦                     ¦
¦социально-правового       ¦        1 запрос        ¦        2,60         ¦
¦характера                 ¦                        ¦                     ¦
¦--------------------------+------------------------+----------------------

4.18. Проведение экспертизы ценности документов в архиве.

Содержание работы.

Полистный просмотр дел после истечения срока хранения при отборе и передаче на государственное хранение, выявление документов с повторяющейся информацией. С учетом экспертизы составление сводной описи дел временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения, а также опись по личному составу.

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус.

Таблица 18

----------------------------+-----------------------+-----------------
¦        Вид работы         ¦ Единица объема работы ¦ Норматив времени, ч ¦
+---------------------------+-----------------------+---------------------+
¦Проведение экспертизы      ¦                       ¦                     ¦
¦ценности документов в      ¦        10 дел         ¦         3,8         ¦
¦архиве                     ¦                       ¦                     ¦
¦---------------------------+-----------------------+----------------------

4.19. Консультирование работников структурных подразделений организации, сдающих документы в архив.

Содержание работы.

Консультирование работников структурных подразделений по вопросам оформления, формирования, подготовки и сдачи дел, законченных делопроизводством, в архив, составление номенклатур дел, описей.

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус.

Таблица 19

-----------------------------+----------------------+-----------------
¦         Вид работы         ¦Единица объема работы ¦ Норматив времени, ч ¦
+----------------------------+----------------------+---------------------+
¦Консультирование работников ¦                      ¦                     ¦
¦структурных подразделений   ¦   1 подразделение    ¦        0,57         ¦
¦организации, сдающих        ¦                      ¦                     ¦
¦документы в архив           ¦                      ¦                     ¦
¦----------------------------+----------------------+----------------------

4.20. Прием и регистрация поступивших в архив от структурных подразделений документов, законченных делопроизводством.

Содержание работы.

Ознакомление с состоянием дел, проверка правильности оформления дел, прием дел (поединично) по описи, прием контрольно-справочной картотеки к документам данного годового раздела.

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус.

Таблица 20

----------------------------+-----------------------+-----------------
¦        Вид работы         ¦ Единица объема работы ¦ Норматив времени, ч ¦
+---------------------------+-----------------------+---------------------+
¦Прием и регистрация        ¦                       ¦                     ¦
¦поступивших в архив от     ¦                       ¦                     ¦
¦структурных подразделений  ¦        10 дел         ¦         3,2         ¦
¦документов, законченных    ¦                       ¦                     ¦
¦делопроизводством          ¦                       ¦                     ¦
¦---------------------------+-----------------------+----------------------

4.21. Ремонт изношенных дел.

Содержание работы.

Просмотр дела, выявление поврежденных листов, подклейка корешков листов (наращивание до необходимого формата), обрезка края, просушивание, прессовка дела.

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус.

Таблица 21

-------------------------+-----------------------+--------------------
¦       Вид работы       ¦ Единица объема работы ¦  Норматив времени, ч   ¦
+------------------------+-----------------------+------------------------+
¦Ремонт изношенных дел   ¦        1 дело         ¦          0,42          ¦
¦------------------------+-----------------------+-------------------------

4.22. Составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Содержание работ.

Написание акта по установленной форме, оформление акта, подготовка акта к рассмотрению на заседании экспертной комиссии.

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус.

Таблица 22

---------------------------+------------------------+-----------------
¦        Вид работы        ¦ Единица объема работы  ¦ Норматив времени, ч ¦
+--------------------------+------------------------+---------------------+
¦Составление актов о       ¦                        ¦                     ¦
¦выделении к уничтожению   ¦1 акт, включающий до 40 ¦         8,0         ¦
¦документов, не подлежащих ¦        позиций         ¦                     ¦
¦хранению                  ¦                        ¦                     ¦
¦--------------------------+------------------------+----------------------

4.23. Сдача дел на утилизацию.

Содержание работ.

Выемка дел, включенных в акт о выделении к уничтожению, со стеллажей, формирование, увязка связок, оформление заявки на транспорт, погрузка дел, сдача дел на утилизацию в установленном порядке.

Исполнитель - заведующий архивом, архивариус.

Таблица 23

----------------------------+-----------------------+-----------------
¦        Вид работы         ¦ Единица объема работы ¦ Норматив времени, ч ¦
+---------------------------+-----------------------+---------------------+
¦Сдача дел на утилизацию    ¦        100 дел        ¦         4,1         ¦
¦---------------------------+-----------------------+----------------------

Приложение А

ПРИМЕР РАСЧЕТА ШТАТНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

Расчет штатной численности работников архива организации проведен исходя из выполненного годового объема конкретных видов работ и их трудоемкости.

Условный годовой объем работ приведен в таблице:

----+----------------+---------+-------------+------+--------+--------
¦   ¦                ¦         ¦             ¦      ¦Норматив¦            ¦
¦   ¦                ¦         ¦             ¦      ¦времени ¦Трудоемкость¦
¦ N ¦Вид выполняемой ¦ Пункт и ¦   Единица   ¦Объем ¦   на   ¦выполненных ¦
¦п/п¦     работы     ¦ таблица ¦объема работ ¦работы¦единицу ¦   работ,   ¦
¦   ¦                ¦норматива¦             ¦за год¦ объема ¦   чел.-ч   ¦
¦   ¦                ¦         ¦             ¦      ¦работы, ¦            ¦
¦   ¦                ¦         ¦             ¦      ¦ чел.-ч ¦            ¦
+---+----------------+---------+-------------+------+--------+------------+
¦   ¦Составление     ¦         ¦             ¦      ¦        ¦            ¦
¦ 1 ¦графика приема  ¦ таб. 2  ¦  1 график   ¦  4   ¦  8,0   ¦    32,0    ¦
¦   ¦дел в архив     ¦         ¦             ¦      ¦        ¦            ¦
+---+----------------+---------+-------------+------+--------+------------+
¦   ¦Составление     ¦         ¦             ¦      ¦        ¦            ¦
¦ 2 ¦отчета о составе¦ таб. 3  ¦   1 отчет   ¦  1   ¦  9,7   ¦    9,7     ¦
¦   ¦и содержании    ¦         ¦             ¦      ¦        ¦            ¦
¦   ¦документов фонда¦         ¦             ¦      ¦        ¦            ¦
+---+----------------+---------+-------------+------+--------+------------+
¦   ¦Оформление дел  ¦         ¦             ¦      ¦        ¦            ¦
¦ 3 ¦постоянного и   ¦ таб. 4  ¦   10 дел    ¦  95  ¦  5,05  ¦    48,0    ¦
¦   ¦временного      ¦         ¦             ¦      ¦        ¦            ¦
¦   ¦хранения        ¦         ¦             ¦      ¦        ¦            ¦
+---+----------------+---------+-------------+------+--------+------------+
¦   ¦Составление     ¦         ¦             ¦      ¦        ¦            ¦
¦ 5 ¦предисловий к   ¦ таб. 6  ¦ 1 печатный  ¦  5   ¦  92,6  ¦   463,0    ¦
¦   ¦описям архивных ¦         ¦    лист     ¦      ¦        ¦            ¦
¦   ¦фондов          ¦         ¦             ¦      ¦        ¦            ¦
+---+----------------+---------+-------------+------+--------+------------+
¦   ¦Составление     ¦         ¦             ¦      ¦        ¦            ¦
¦   ¦годового раздела¦         ¦     10      ¦      ¦        ¦            ¦
¦ 6 ¦сводной описи   ¦ таб. 8  ¦описательных ¦ 226  ¦  1,00  ¦    22,6    ¦
¦   ¦дел по личному  ¦         ¦   статей    ¦      ¦        ¦            ¦
¦   ¦составу         ¦         ¦             ¦      ¦        ¦            ¦
+---+----------------+---------+-------------+------+--------+------------+
¦   ¦Составление     ¦         ¦ 1 печатный  ¦      ¦        ¦            ¦
¦ 7 ¦историко-       ¦ таб. 9  ¦    лист     ¦  8   ¦  24,0  ¦   192,0    ¦
¦   ¦архивной справки¦         ¦             ¦      ¦        ¦            ¦
+---+----------------+---------+-------------+------+--------+------------+
¦   ¦Консультирование¦         ¦             ¦      ¦        ¦            ¦
¦   ¦работников      ¦         ¦             ¦      ¦        ¦            ¦
¦   ¦структурных     ¦         ¦             ¦      ¦        ¦            ¦
¦ 8 ¦подразделений   ¦ таб. 19 ¦      1      ¦  28  ¦  0,57  ¦    16,0    ¦
¦   ¦организации,    ¦         ¦подразделение¦      ¦        ¦            ¦
¦   ¦сдающих         ¦         ¦             ¦      ¦        ¦            ¦
¦   ¦документы в     ¦         ¦             ¦      ¦        ¦            ¦
¦   ¦архив           ¦         ¦             ¦      ¦        ¦            ¦
+---+----------------+---------+-------------+------+--------+------------+
¦9 -¦                                                        ¦   942,9    ¦
¦21 ¦                                                        ¦            ¦
+---+----------------+---------+-------------+------+--------+------------+
¦22 ¦Сдача дел на    ¦ таб. 23 ¦   100 дел   ¦ 100  ¦  4,1   ¦    4,1     ¦
¦   ¦утилизацию      ¦         ¦             ¦      ¦        ¦            ¦
+---+----------------+---------+-------------+------+--------+------------+
¦Итого (То)                                                  ¦   1730,3   ¦
¦------------------------------------------------------------+-------------

Штатная численность работников архива организации определяется по формуле

                                    То
                               Чш = -- х Кн,
                                    Фн

где То - годовая трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в сборнике нормативам времени, - 1730,3 чел.-ч;

Фн - годовой фонд рабочего времени одного работника за отчетный год, час (в 2009 году - 2032 ч);

Кн - коэффициент планируемых невыходов работников, - 1,1 (определяется по данным первичного учета в организации).

Итого: штатная численность (Чш) работников архива будет равна

                         1730,3
                    Чш = ------ х 1,1 = 0,937 = 1 ед.
                          2032

dokumenty archiwalne Папярэдні | Наступны