Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.06.2010 № 36 "Об утверждении Инструкции об организации работы с документами в электронном виде в архиве организации и о признании утратившим силу постановления Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 29 апреля 2004 г. № 5"

Зарегистрировано в НРПА РБ 2 августа 2010 г. N 8/22642

На основании Закона Республики Беларусь от 6 октября 1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь", Закона Республики Беларусь от 28 декабря 2009 года "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" и пункта 11 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. N 1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию об организации работы с документами в электронном виде в архиве организации.

2. Признать утратившим силу постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 29 апреля 2004 г. N 5 "Об утверждении Типового положения об архиве электронных документов организации" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 76, 8/10967).

3. Настоящее постановление вступает в силу с 21 января 2011 г.

Министр В.Г.Голованов

                                                       УТВЕРЖДЕНО
                                                       Постановление
                                                       Министерства юстиции
                                                       Республики Беларусь
                                                       30.06.2010 N 36

1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с требованиями Закона Республики Беларусь от 6 октября 1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" в редакции Закона Республики Беларусь от 6 января 1999 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1994 г., N 29, ст. 507; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., N 4, 2/11), Закона Республики Беларусь от 28 декабря 2009 года "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г., N 15, 2/1665), иных актов законодательства Республики Беларусь.

2. Документы в электронном виде, образующиеся в деятельности юридических лиц (далее - организации), имеющие научно-историческую, социально-культурную и практическую значимость, включаются в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь.

3. Документы в электронном виде в порядке, установленном законодательством по архивному делу и делопроизводству, передаются в архив организации в целях накопления, обеспечения сохранности, организации их учета и использования.

4. В соответствии с требованиями настоящей Инструкции организации разрабатывают локальные нормативные правовые акты, учитывающие особенности организации работы с документами в электронном виде.

Локальный нормативный правовой акт организации, являющейся источником комплектования государственного архива, издается руководителем организации (его заместителем) после согласования с экспертной комиссией организации и экспертно-методической комиссией государственного архива, источником комплектования которого является организация.

Локальный нормативный правовой акт организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, издается руководителем организации (его заместителем) после согласования с экспертной комиссией организации и экспертной комиссией вышестоящей организации.

5. Методическое руководство работой архива организации осуществляют органы и учреждения Государственной архивной службы Республики Беларусь.

6. В состав документов в электронном виде архива организации входят:

документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений организации (в том числе научно-техническая, аудиовизуальная документация), документы по личному составу в электронном виде;

архивные копии информационных ресурсов (банки данных, базы данных, web-сайты, реестры, регистры, кадастры);

электронные версии нормативных правовых актов и методических документов;

электронные версии ведомственных периодических, непериодических и повторяющихся изданий;

электронные версии атласов и топографических карт;

личные фонды работников организации в электронном виде;

документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций, непосредственно подчиненных данной организации, либо организаций, правопреемником которых является данная организация;

научно-справочный аппарат к документам электронного архива.

7. Основными задачами архива организации в части работы с документами в электронном виде являются:

комплектование документами, указанными в пункте 6 настоящей Инструкции;

учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве организации;

осуществление контроля за оформлением документов в электронном виде, формированием и оформлением электронных дел в организации;

подготовка и передача документов в электронном виде, подлежащих государственному хранению, в государственные архивы с соблюдением требований, установленных законодательством Республики Беларусь;

составление и ежегодное уточнение списка структурных подразделений, организаций - источников комплектования архива организации документами в электронном виде;

прием на хранение документов в электронном виде через 1 год после завершения в делопроизводстве в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива организации;

составление и представление через 2 года после завершения работы с документами в электронном виде описей электронных дел постоянного хранения организационно-распорядительной, специальной документации, по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии организации, экспертно-методической комиссии государственного архива или экспертной службы вышестоящей организации;

проведение экспертизы ценности хранящихся в архиве организации документов в электронном виде и оказание методической помощи в ее проведении в структурных подразделениях, организациях - источниках комплектования архива организации; участие в работе экспертной комиссии организации;

осуществление учета, обеспечение целостности и сохранности документов в электронном виде в соответствии с законодательством Республики Беларусь;

осуществление группировки документов в электронном виде по фондам;

создание и совершенствование научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве организации документам в электронном виде, обеспечение его преемственности с научно-справочным аппаратом государственных архивов;

оказание методической помощи структурным подразделениям организации и организациям - источникам комплектования архива организации в решении вопросов хранения и передачи документов в электронном виде в архив организации;

организация использования документов в электронном виде;

представление в государственные архивы сведений о составе и объеме документов в электронном виде в порядке, установленном законодательством по архивному делу и делопроизводству;

подготовка и передача на государственное хранение образовавшихся в деятельности организации документов в электронном виде в порядке, установленном законодательством по архивному делу и делопроизводству;

подтверждение подлинности передаваемых на государственное хранение документов, выполненных в соответствии с требованиями законодательства об электронном документе и электронной цифровой подписи;

контроль выполнения установленных правил работы с документами в электронном виде структурными подразделениями организации и организациями - источниками комплектования архива организации;

представление руководству организации предложений по совершенствованию работы с документами в электронном виде и их хранению в архиве организации.