Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.06.2010 № 37 "Об утверждении Инструкции по проведению экспертизы ценности и передаче на государственное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов и о признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов"

< Главная страница

Зарегистрировано в НРПА РБ 2 августа 2010 г. N 8/22643

На основании подпункта 6.30 пункта 6 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. N 1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по проведению экспертизы ценности и передаче на государственное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов.

2. Признать утратившими силу:

постановление Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 24 марта 2000 г. N 12 "Об утверждении инструкции "О периодичности создания архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 42, 8/3280);

постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 23 марта 2005 г. N 3 "Об утверждении Инструкции по проведению экспертизы ценности и передачи электронных документов и информационных ресурсов на государственное хранение" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 56, 8/12367).

3. Настоящее постановление вступает в силу с 21 января 2011 г.

Министр В.Г.Голованов

                                                       УТВЕРЖДЕНО
                                                       Постановление
                                                       Министерства юстиции
                                                       Республики Беларусь
                                                       30.06.2010 N 37

ГЛАВА 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция по проведению экспертизы ценности и передаче на государственное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов устанавливает порядок проведения экспертизы ценности документов в электронном виде и информационных ресурсов (далее - ИР), создания архивных копий обновляемых ИР, подготовки и передачи их на государственное хранение.

2. Действие настоящей Инструкции распространяется на государственные органы, иные организации (далее - организации), в деятельности которых образуются управленческие, научно-технические, аудиовизуальные документы в электронном виде и ИР (электронные кадастры, регистры, реестры, банки и базы данных, интернет-публикации и другое).

3. Порядок работы с документами в электронном виде и ИР разрабатывается организациями самостоятельно в соответствии с критериями, установленными настоящей Инструкцией, согласовывается с государственным архивом и утверждается руководителем организации.

ГЛАВА 2 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ

4. Экспертиза ценности проводится с целью отбора на государственное хранение документов в электронном виде и ИР, содержащих информацию, которая имеет научную, историческую, практическую ценность и не повторяется в документах на бумажных носителях или приобретает в электронном виде новое качество, которое значительно повышает удобство ее использования и наглядность.

5. Экспертиза ценности документов в электронном виде и ИР проводится на основании общих и специфических критериев отбора:

5.1. к общим критериям относятся:

функционально-целевое назначение организации;

значимость информации документа в электронном виде или ИР;

время и место создания документа в электронном виде или ИР;

повторение информации документа в электронном виде в документах на иных носителях;

полнота состава частей и элементов документа в электронном виде или ИР;

наглядность информации и удобство ее использования по сравнению с аналогами на бумажных носителях;

возможность обеспечения постоянного хранения документов в электронном виде и ИР;

возможность воспроизведения и обработки информации без использования дополнительного специализированного программного обеспечения;

наличие сопроводительной документации на документы в электронном виде, ИР и технологической документации на информационную систему, в которой документы возникли и существуют;

5.2. к специфическим критериям относятся:

5.2.1. для организационно-распорядительных документов в электронном виде - сроки хранения, установленные для аналогичных документов на бумажных носителях;

5.2.2. для научно-технической документации (далее - НТД) в электронном виде:

значимость разработки;

степень новизны, уникальность и оригинальность решения проблемы в конкретной отрасли науки, техники, строительства, производства;

экономическая эффективность внедрения результатов исследований, технической идеи;

фундаментальность научных исследований и прикладных разработок;

степень отражения уровня (отечественного и зарубежного) развития науки и техники в исследовании, проекте объекта строительства или изделия промышленного производства, а также в технологии изготовления;

личность автора проекта или научной разработки (доктор наук, заслуженный архитектор, лауреат государственных или международных премий и другие);

5.2.3. для цифровых аудио-, видео- и фотодокументов:

время и место создания;

авторство;

обстоятельства появления оригинала документа;

значение организации (лица), создавшего документ;

подлинность документа;

значение события, информации, зафиксированной в документе;

полнота, достоверность и новизна сообщаемых сведений;

художественные достоинства, композиционно-сюжетная целостность, выразительность и оригинальность, цветовое решение видео- и фотодокументов;

5.2.4. для ИР:

полнота комплектования данного ИР (соотношение информации, имеющейся в составе данного ИР, с общим объемом информации, имеющейся в республике по данному классу предметов или явлений);

достоверность информации;

уникальность ИР, определяемая системой сбора информации;

социальная значимость ИР.

6. Методическую и практическую работу по проведению экспертизы ценности документов в электронном виде и ИР, подготовке их к передаче на государственное хранение в организациях осуществляет постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) или экспертная комиссия (далее - ЭК). ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа ведущих специалистов. В состав ЦЭК (ЭК) включается представитель государственного архива.

Обязанности по проведению экспертизы ценности документов в электронном виде и ИР могут быть возложены на ЦЭК (ЭК) по проведению экспертизы ценности документов на бумажных носителях при ее наличии в организации. В этом случае в ее состав включаются специалисты по работе с документами в электронном виде и ИР, а также представитель государственного архива, в который передаются эти документы.

7. Экспертиза ценности документов в электронном виде и ИР проводится на этапах:

проектирования (введения в эксплуатацию) информационной системы, которая будет использоваться для создания и (или) обращения документов в электронном виде, создания и эксплуатации ИР;

по истечении предельного срока хранения документов в электронном виде и ИР в организации.

Экспертиза ценности документов в электронном виде и ИР проводится:

7.1. на этапе проектирования (введения в эксплуатацию) информационной системы - в целях определения требований к созданию воспроизводимых и пригодных для длительного хранения документов в электронном виде и архивных копий ИР:

7.1.1. для создания и обращения организационно-распорядительной документации - в целях определения требований к внешнему представлению создаваемых с ее помощью документов в электронном виде в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. N 4 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., N 42, 8/20434). В номенклатуре дел организации в графе "Примечание" делается отметка "ЭД";

7.1.2. для создания и обращения научно-технической документации - в целях:

отбора наиболее значимых проектных, конструкторских, технологических разработок для передачи научно-технической документации по ним на государственное хранение;

составления перечня разработок научно-технической документации, подлежащей передаче на государственное хранение, в соответствии с требованиями законодательства по архивному делу и делопроизводству;

7.1.3. для создания и эксплуатации ИР - в целях:

определения сроков хранения ИР;

выявления пополняемых и обновляемых ИР;

определения периодичности создания архивных копий обновляемых ИР и требований к технологии создания архивных копий для пополняемых ИР в момент их вывода из эксплуатации, а для обновляемых ИР - в процессе их эксплуатации;

7.2. по истечении предельного срока хранения документов в электронном виде и ИР в организации - в целях включения их в описи для передачи на государственное хранение или в акты о выделении к уничтожению.

8. Один экземпляр описи, согласованной и утвержденной в порядке, установленном законодательством по архивному делу и делопроизводству, передается в государственный архив.

На документы в электронном виде, ИР, вышедшие из обращения и не подлежащие передаче на государственное хранение, составляется акт о выделении к уничтожению документов в электронном виде и ИР, не подлежащих хранению, в порядке, установленном законодательством по архивному делу и делопроизводству.

Экспертиза ценности проводится по каждому виду документов в электронном виде и ИР отдельно.

ГЛАВА 3 ПОРЯДОК СОЗДАНИЯ АРХИВНЫХ КОПИЙ ОБНОВЛЯЕМЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ

9. К обновляемым ИР относятся ИР, в которых обновляемая информация безвозвратно заменяет предыдущую.

По результатам экспертизы ценности архивная копия может представлять собой:

полную копию информации, содержащейся в обновляемом ИР на момент внесения изменений;

копию удаляемой из ИР информации;

копию прежнего и нового содержания изменяемых записей ИР.

Изготовление копий ИР необходимо, когда объем ИР велик, а вносимые изменения несоизмеримо малы по отношению к его полному объему. В таких случаях первая по времени создания архивная копия обязательно должна представлять собой полную копию содержания ИР.

10. Архивные копии обновляемых ИР создаются каждый раз при внесении в ИР постоянного хранения изменений или дополнений, приводящих к удалению (утрате) прежней информации. Создание архивной копии не требуется в случаях, когда вносимые изменения (дополнения) не приводят к удалению или изменению уже имеющихся данных или если удаляемая информация по результатам экспертизы ценности признана не имеющей практической и (или) научно-исторической ценности.

Архивная копия ИР представляет собой документ в электронном виде, оформленный и удостоверенный в соответствии с требованиями законодательства по архивному делу и делопроизводству, который является точной копией ИР на фиксированный момент времени или формируется по содержанию ИР в формате архивного хранения. В наименовании такого документа должно быть указано, архивной копией какого ИР он является.

11. Приказом руководителя организации назначается лицо, ответственное за создание архивных копий обновляемых ИР, их достоверность и полноту.

ГЛАВА 4 ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

12. Подготовка документов в электронном виде для передачи на государственное хранение осуществляется специалистами, ответственными за сохранность документов в электронном виде в организации, совместно с представителями государственного архива.

13. Подготовка документов в электронном виде к передаче на государственное хранение включает:

проверку физического и технического состояния носителей, предназначенных для записи документов;

подготовку документов к записи на электронные носители, включая проверку на наличие вирусов и других вредоносных компьютерных программ. Документы в электронном виде должны иметь формат архивного хранения, согласованный с государственным архивом;

запись документов на носители;

проверку качества записи и воспроизводимости документов;

подготовку комплекта сопроводительной документации к передаче документов на государственное хранение.

14. Документы передаются на государственное хранение с сопроводительным письмом, в котором указываются номера и название описей, документы, входящие в комплект сопроводительной документации, вид электронных носителей.

15. В комплект сопроводительной документации входят:

информационно-поисковая характеристика на бумажном носителе или в виде файлов на электронном носителе;

ведомость электронного носителя с записью документов (на бумажном носителе или в виде файлов на электронном носителе);

удостоверяющий лист, содержащий контрольную характеристику передаваемого документа в электронном виде или ИР, подписи его разработчиков, заверенные печатью организации.

Состав сопроводительной документации уточняется при каждой передаче документов на государственное хранение.

16. Документы в электронном виде передаются на государственное хранение по истечении предельного срока их хранения в организации в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

17. Документы передаются на государственное хранение по графику, составленному государственным архивом совместно со специалистами организации и утвержденному ее руководителем.

18. Передача документов производится представителем организации, ответственным за их сохранность:

18.1. при передаче документов в электронном виде на государственное хранение проверяется:

подлинность и целостность передаваемых документов;

комплектность и правильность составления сопроводительной документации;

физическое и техническое состояние электронных носителей. В первую очередь производится проверка на наличие вирусов и других вредоносных компьютерных программ;

18.2. в случае несовместимости программных средств, применяемых для проверки подлинности и целостности передаваемых документов в передающей организации и в государственном архиве, работник государственного архива должен в присутствии представителя организации выработать контрольные характеристики документа в электронном виде, ИР своими программными средствами. Данные контрольные характеристики указываются в акте приема-передачи документов в электронном виде на государственное хранение;

18.3. в случае неправильной подготовки сопроводительной документации носители с документами в электронном виде возвращаются в организацию на доработку.

19. При первом поступлении документов в электронном виде в государственный архив организация вместе с комплектом сопроводительной документации представляет историко-архивную справку к фонду, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре организации.

20. Прием-передача документов в электронном виде на государственное хранение оформляется актом приема-передачи документов в электронном виде на государственное хранение по форме, установленной законодательством по архивному делу и делопроизводству.

Акт приема-передачи документов в электронном виде на государственное хранение составляется в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, а другой передается в составившую его организацию.

Archive documents Папярэдні | Наступны