Приказ Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 13.02.2012 № 166 "О порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в центральном аппарате Министерства здравоохранения Республики Беларусь"

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на ноябрь 2013 года

< Главная страница

На основании Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. "Об обращениях граждан и юридических лиц", Положения о Министерстве здравоохранения Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28 октября 2011 г. N 1446 "О некоторых вопросах Министерства здравоохранения и мерах по реализации Указа Президента Республики Беларусь от 11 августа 2011 г. N 360", и постановления Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. N 1786 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей" ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в центральном аппарате Министерства здравоохранения Республики Беларусь.

2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата Министерства здравоохранения Республики Беларусь (далее - Минздрав) обеспечить:

неукоснительное выполнение требований Инструкции о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в центральном аппарате Министерства здравоохранения Республики Беларусь, утвержденной настоящим приказом;

всесторонний анализ проблем, вытекающих из обращений граждан и юридических лиц, а также причин, способствующих появлению обоснованных заявлений и жалоб;

размещение на официальном сайте Минздрава в глобальной компьютерной сети Интернет ответов на наиболее часто поднимаемые в обращениях граждан и юридических лиц вопросы.

3. Сектору по работе с обращениями граждан управления делопроизводства, контроля, организации работы с обращениями граждан и информационных технологий Минздрава обеспечить постоянный контроль за своевременностью рассмотрения в Минздраве обращений граждан.

4. Отделу делопроизводства и контроля за исполнением служебных документов управления делопроизводства, контроля, организации работы обеспечить постоянный контроль за своевременностью рассмотрения в Минздраве обращений юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

5. Департаменту фармацевтической промышленности Министерства здравоохранения Республики Беларусь обеспечить в пределах компетенции постоянный контроль за своевременностью рассмотрения обращений граждан и юридических лиц, поступающих непосредственно для рассмотрения данным юридическим лицом.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра - Главного государственного санитарного врача Республики Беларусь Арнаутова О.В., заместителя Министра - директора Департамента фармацевтической промышленности Республики Беларусь Годовальникова Г.В.

7. Настоящий приказ вступает в силу с 13 февраля 2012 г.

Министр В.И.Жарко

                                                        УТВЕРЖДЕНО
                                                        Приказ Министерства
                                                        здравоохранения
                                                        Республики Беларусь
                                                        13.02.2012 N 166

1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. "Об обращениях граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., N 83, 2/1852) (далее - Закон), постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. N 1786 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., N 5, 5/35055) и определяет порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (далее, если иное не предусмотрено настоящей Инструкцией, - обращения) в центральном аппарате Министерства здравоохранения Республики Беларусь (далее - Минздрав).

2. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям, подлежащим рассмотрению в соответствии с законодательством о конституционном судопроизводстве, гражданским, гражданским процессуальным, хозяйственным процессуальным, уголовно-процессуальным законодательством, законодательством, определяющим порядок административного процесса, законодательством об административных процедурах, иным обращениям, в отношении которых законодательными актами установлен иной порядок их подачи и рассмотрения, а также обращениям, поступающим для рассмотрения непосредственно в Департамент фармацевтической промышленности Минздрава.

3. Делопроизводство по обращениям граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей осуществляется в автоматизированной системе ведения делопроизводства, отдельно от других видов делопроизводства.

4. Делопроизводство по обращениям граждан, изложенным в письменной, устной или электронной форме, ведется централизованно и осуществляется сектором по работе с обращениями граждан управления делопроизводства, контроля, организации работы с обращениями граждан и информационных технологий Минздрава (далее - Сектор).

5. Делопроизводство по письменным обращениям граждан, внесенным в книгу замечаний и предложений, ведется централизованно, отдельно от делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц и осуществляется Сектором.

6. Делопроизводство по обращениям индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, изложенным в письменной, устной или электронной форме, ведется децентрализованно и осуществляется отделом делопроизводства и контроля за исполнением служебных документов управления делопроизводства, контроля, организации работы с обращениями граждан и информационных технологий Минздрава (далее - Отдел делопроизводства).

7. Поступающие в Минздрав обращения, в том числе принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления в установленном порядке.

Обращения, поступившие в Минздрав в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день.

8. Регистрационно-контрольные карточки обращений ведутся в электронном виде в автоматизированной системе ведения делопроизводства по форме согласно приложению к настоящей Инструкции.

9. Конверты от поступивших письменных обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес заявителя или когда дата на оттиске календарного штемпеля служит подтверждением даты их отправки и получения.

10. Для организации работы с электронными обращениями граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на официальном сайте Министерства создана специальная рубрика "Обратиться в Министерство" - http//minzdrav.gov.by/ru/static/internet-reception/letter_to_MZ - в составе раздела "Интернет-приемная", расположенного на главной странице сайта. Через эту рубрику модераторы сайта (ответственные лица по приему и учету электронных обращений) принимают обращения, проверяют правильность заполнения их электронных форм и незамедлительно пересылают просмотренные и соответствующие требованиям законодательства Республики Беларусь: обращения граждан - на электронный адрес Сектора - citizens@belcmt.bv; обращения юридических лиц и индивидуальных предпринимателей - на электронный адрес Отдела делопроизводства - jurlitsa@belcmt@by.

В соответствующих структурных подразделениях управления делопроизводства, контроля, организации работы с обращениями граждан и информационных технологий при поступлении электронного обращения из интернет-приемной официального сайта Минздрава создается его бумажная копия, которая регистрируется в порядке, установленном для регистрации письменных обращений.

11. Регистрационный индекс и дата регистрации обращения на самом обращении указываются в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте лицевой стороны первого листа документа.

Регистрационный индекс состоит из кода корреспондента, начальной буквы фамилии автора обращения (в случае регистрации обращения гражданина) и порядкового номера поступившего обращения, например:

1/B-123 (для письменного или электронного обращения гражданина), где 1 - код корреспондента; В - первая буква фамилии автора обращения гражданина (например, Вилюхина); 123 - порядковый номер обращения гражданина;

2/5 (для письменного или электронного обращения юридического лица, индивидуального предпринимателя), где 2 - код корреспондента; 5 - порядковый номер обращения юридического лица или индивидуального предпринимателя.

12. Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в Минздрав, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.

Например:

для обращения гражданина - 1/B-123; 1/B-123-1; 1/B-123-2;

для обращения юридического лица или индивидуального предпринимателя - 2/5; 2/5-1; 2/5-2.

13. Повторным обращениям при их поступлении в Минздрав присваивается регистрационный индекс первого обращения.

14. Обращения, поступившие в Минздрав из вышестоящих органов, по которым не требуется направление ответов заявителям, регистрируются и учитываются как поручения вышестоящих органов и рассматриваются в сроки, установленные частью шестой пункта 22 настоящей Инструкции, если иной срок не установлен в поручении.

15. Решение об оставлении без рассмотрения анонимных обращений принимается Министром здравоохранения Республики Беларусь или его заместителями по курации.

Для учета анонимных обращений применяется журнальная форма учета.

16. Отдел делопроизводства осуществляет в установленном порядке прием, первичную обработку и регистрацию входящей корреспонденции, поступающей по различным видам связи.

Обращения граждан через ячейку в Отделе делопроизводства передаются в Сектор для осуществления регистрации и распределения к рассмотрению между руководством Минздрава и руководителями структурных подразделений центрального аппарата Минздрава в соответствии с курируемыми вопросами.

Поступившие в Минздрав обращения по вопросам, относящимся к компетенции Департамента фармацевтической промышленности Минздрава передаются Министру здравоохранения Республики Беларусь для определения ответственного исполнителя.

Обращения граждан, поступившие в Министерство, регистрируются и хранятся в Секторе.

Ответы по обращениям граждан, оформленные на бланках Минздрава, подлежат регистрации в Секторе.

Ответы по обращениям юридических лиц и индивидуальных предпринимателей подлежат регистрации в Отделе делопроизводства.

Обращения граждан и юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, поступившие непосредственно для рассмотрения в Департамент, регистрируются в отделе кадров, правового и организационно-технического обеспечения Департамента. Делопроизводство по таким обращениям ведется в Департаменте.

17. Ход рассмотрения обращений (информация о направленных запросах, полученных документах, отзыве заявителями своего обращения, уведомление заявителей о причинах превышения установленных законодательством сроков рассмотрения обращений, рассмотрение коллективного обращения тридцати и более заявителей с выездом на место), изменение сроков рассмотрения обращений, результат их рассмотрения (рассмотрение обращения по существу, оставление письменных, устных и электронных обращений без рассмотрения по существу, направление обращений для рассмотрения организациям в соответствии с их компетенцией, прекращение переписки), а также отметка о выдаче предписания и его исполнении точно и своевременно отражаются в регистрационно-контрольной карточке в электронном виде в автоматизированной системе ведения делопроизводства.

Сведения о ходе и результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений, своевременно вносятся в эту книгу.

18. Руководители структурных подразделений центрального аппарата Минздрава обеспечивают контроль за качеством рассмотрения.

19. Контроль завершается, если все поставленные в обращениях вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы в письменной, устной или электронной форме.

20. В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, по находящимся на контроле обращениям заявителей и предписаниям указываются сведения об уведомлении заявителя о результатах рассмотрения его обращения, отметка об исполнении.

21. При оставлении письменного обращения без рассмотрения по существу, отзыве заявителем своего обращения оригиналы документов, приложенных к письменным обращениям, возвращаются заявителю с сопроводительным письмом, подписанным уполномоченным должностным лицом центрального аппарата Минздрава.

22. Срок рассмотрения обращений исчисляется со дня регистрации обращения в Минздраве.

Течение сроков, определяемых месяцами или днями, исчисляется в месяцах или календарных днях.

Срок рассмотрения обращений, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца этого срока. Если окончание срока, исчисляемого месяцами, приходится на месяц, в котором нет соответствующего числа, то срок рассмотрения обращения истекает в последний день этого месяца.

Если последний день срока рассмотрения обращений приходится на нерабочий день, то днем исчисления срока считается первый следующий за ним рабочий день.

Письменные обращения должны быть рассмотрены не позднее пятнадцати дней, а обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, - не позднее одного месяца, если иной срок не установлен законодательными актами.

В случае если для решения изложенных в обращениях вопросов необходимы совершение определенных действий (выполнение работ, оказание услуг), получение информации из иностранного государства в сроки, превышающие месячный срок, заявители в пятидневный срок со дня продления срока рассмотрения обращения уведомляются о причинах превышения месячного срока и сроках совершения таких действий или сроках рассмотрения обращений по существу.

23. Письменные ответы на письменные обращения, ответы на электронные обращения, направленные на адрес электронной почты заявителя, на замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений, оформляются на бланке Минздрава для письма.

24. Вся переписка по обращениям ведется за номерами, присвоенными им при регистрации.

Индекс ответа заявителю состоит из регистрационного индекса обращения (того же, который был присвоен при его поступлении в Минздрав) и номера дела по номенклатуре, в которое подшиваются документы по данному вопросу.

Например:

01-3-06/А-50, где 01-3-06 - индекс дела по номенклатуре дел: А-50 - входящий регистрационный индекс письменного или электронного обращения гражданина;

01-3-06/5, где 01-3-06 - индекс дела по номенклатуре дел; 5 - входящий регистрационный индекс обращения юридического лица или индивидуального предпринимателя.

25. На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов на нижнем поле первого листа документа слева делается отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается фамилия, личная подпись должностного лица, исполнившего обращение, и дата.

В случае отзыва заявителем своего обращения отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения, поданного в письменной или электронной форме.

После решения вопросов, изложенных гражданином в книге замечаний и предложений, отметка об исполнении и направлении в дело проставляется на копии ответа заявителю, остающейся в делопроизводстве Министерства.

26. Письменные и электронные обращения, документы, связанные с их рассмотрением, в Минздраве формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

27. Обращения граждан, бумажные копии электронных обращений граждан и документы, связанные с их рассмотрением, после их разрешения возвращаются ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата Минздрава в Сектор для формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Минздрава.

Копии ответов гражданам на замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений, и документы, связанные с их рассмотрением, после их разрешения возвращаются ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата Минздрава в Сектор для формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

28. Обращения индивидуальных предпринимателей, юридических лиц, копии электронных обращений индивидуальных предпринимателей, юридических лиц и материалы, связанные с их рассмотрением, после их разрешения передаются исполнителями лицу, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении центрального аппарата Минздрава, для формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Минздрава.

29. Дела с обращениями формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке и подшиваются в последовательности решения вопроса. В делах за документом-запросом следует документ-ответ.

В случае поступления повторных обращений они формируются в дела вместе с предыдущими обращениями заявителей и документами, связанными с их рассмотрением.

30. При формировании дел с обращениями граждан, письменными обращениями, внесенными в книгу замечаний и предложений, бумажными копиями электронных обращений и документами, связанными с их рассмотрением, проверяется правильность направлений в дела, их полнота (комплектность) Сектором.

Ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата Минздрава проверяется правильность направлений в дела, их полнота (комплектность) при формировании дел с обращениями индивидуальных предпринимателей и юридических лиц и документами, связанными с их рассмотрением.

Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы, связанные с их рассмотрением, в дела не формируются и возвращаются исполнителю на доработку.

31. Срок хранения письменных обращений, бумажных копий электронных обращений и документов, связанных с их рассмотрением, - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с даты последнего обращения).

В необходимых случаях в установленном порядке в Минздраве может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений.

32. Дела с обращениями и документами, связанными с их рассмотрением, передаются согласно описи в архив Минздрава через год после завершения делопроизводства по ним.

33. Книга замечаний и предложений после окончания ведения хранится вместе с новой книгой по месту ее ведения, а по истечении календарного года - в течение 5 лет в архиве Минздрава.

34. По истечении установленных сроков хранения обращения и документы, связанные с их рассмотрением, книга замечаний и предложений подлежат уничтожению в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Приложение
к Инструкции о порядке ведения
делопроизводства по обращениям
граждан и юридических лиц в
центральном аппарате Министерства
здравоохранения Республики Беларусь

    Регистрационно-контрольная карточка регистрации обращений граждан и
                              юридических лиц

                                             Регистрационный индекс N _____

Фамилия,  собственное  имя,  отчество  (если  такое  имеется) либо инициалы
гражданина ________________________________________________________________
Адрес  места  жительства (места  пребывания) и (или) места  работы  (учебы)
гражданина, адрес электронной почты, контактный телефон ___________________
___________________________________________________________________________
Наименование и место нахождения юридического лица, адрес электронной почты,
контактный телефон ________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Форма подачи обращения ____________________________________________________
Дата поступления обращения ________________________________________________
Количество листов обращения _______________________________________________
Количество листов приложений ______________________________________________
Даты, индексы повторных обращений _________________________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма _____________________
Тематика __________________________________________________________________
Содержание ________________________________________________________________
Резолюция _________________________________________________________________
Исполнитель _______________________________________________________________
Срок исполнения ___________________________________________________________
Документ направлен на исполнение __________________________________________
Дата направления __________________ Срок исполнения _______________________
Дата исполнения ___________________________________________________________
Ход рассмотрения __________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении _____________________________
Результат рассмотрения обращения __________________________________________
Дата ответа заявителю ____________________________ N ______________________
Отметка об объявлении ответа заявителю в ходе личного приема ______________
___________________________________________________________________________
Отметка о снятии с контроля _______________________________________________
Документ подшит в дело N ____________, _________________ л.

Archiv Dokumente Папярэдні | Наступны


	Под общей редакцией Валерия Левоневского