Приказ Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 21.02.2012 № 52 "Об утверждении Инструкции об организации работы с обращениями граждан и юридических лиц и порядке ведения соответствующего делопроизводства в Министерстве архитектуры и строительства Республики Беларусь"

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на ноябрь 2013 года

< Главная страница

На основании Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. "Об обращениях граждан и юридических лиц", Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц", постановления Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. N 1786 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей" ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию об организации работы с обращениями граждан и юридических лиц и порядке ведения соответствующего делопроизводства в Министерстве архитектуры и строительства Республики Беларусь.

2. Признать утратившими силу:

приказ Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 31 декабря 2009 г. N 457 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в аппарате Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь";

приказ Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 5 декабря 2011 г. N 424 "О внесении изменений и дополнений в приказ Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 31 декабря 2009 г. N 457".

Министр А.И.Ничкасов

                                                УТВЕРЖДЕНО
                                                Приказ Министерства
                                                архитектуры и строительства
                                                Республики Беларусь
                                                21.02.2012 N 52

ГЛАВА 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. "Об обращениях граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., N 83, 2/1852), Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. N 1786 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., N 5, 5/35055).

2. Настоящая Инструкция определяет порядок организации работы и ведения делопроизводства по обращениям граждан, а также индивидуальных предпринимателей и юридических лиц (далее - обращения) в центральном аппарате Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь (далее - Минстройархитектуры).

3. Действие настоящей Инструкции не распространяется на переписку (запросы) государственных органов и организаций (их структурных подразделений) при выполнении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами.

4. Делопроизводство по обращениям в Минстройархитектуры осуществляется отдельно от других видов делопроизводства.

Делопроизводство по замечаниям и предложениям граждан, внесенным в книгу замечаний и предложений, ведется отдельно от делопроизводства по обращениям.

Делопроизводство по обращениям граждан, в том числе внесенным в книгу замечаний и предложений, в Минстройархитектуры ведется централизованно, по обращениям юридических лиц и индивидуальных предпринимателей - децентрализованно.

Все материалы по обращениям граждан после окончательного исполнения передаются на хранение в управление информации и внешнеэкономической деятельности.

Обращения юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и документы, связанные с их рассмотрением, при децентрализованной системе делопроизводства формируются в дела у исполнителей.

Обращения и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе по личному приему граждан в Минстройархитектуры, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в установленном порядке.

ГЛАВА 2 ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ ОБРАЩЕНИЙ

5. Все поступившие в Минстройархитектуры письменные обращения принимают работники управления информации и внешнеэкономической деятельности в соответствии с требованиями Инструкции.

6. При приеме письменных обращений, поступивших по почте, работниками управления информации и внешнеэкономической деятельности проводится проверка правильности их доставки, целостности упаковки конвертов и сверка по реестрам заказной корреспонденции.

Конверты от поступивших письменных обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата на оттиске календарного штемпеля служит подтверждением даты их отправки и получения.

7. Все поступившие в Минстройархитектуры обращения регистрируются в электронной форме согласно приложению 1 в установленном порядке в отделе контроля и организационно-технического обеспечения управления информации и внешнеэкономической деятельности в день их поступления, а если обращения поступили в нерабочий день (нерабочее время) - не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день.

9. Электронные обращения регистрируются в порядке, установленном для регистрации письменных обращений.

10. Регистрационный штамп на письменном обращении и (или) бумажной копии электронного обращения ставится на свободном от текста месте первой страницы обращения в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте, на нем указываются дата регистрации и регистрационный индекс.

11. Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в Минстройархитектуры, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.

Повторным обращениям заявителей при их поступлении в Минстройархитектуры присваивается регистрационный индекс первого обращения или очередной регистрационный индекс.

12. Письменные обращения при регистрации сканируются и в электронном виде прикрепляются к регистрационно-контрольной карточке в системе "Управление делопроизводством".

ГЛАВА 3 ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ

13. После регистрации обращения передаются на рассмотрение Министру или его заместителям по вопросам, которые касаются курируемого ими направления деятельности.

Поручения Министра или его заместителей о порядке рассмотрения таких обращений оформляются в форме резолюции. Резолюция оформляется на отдельном листе или в регистрационно-контрольной карточке и прилагается к обращению.

Текст резолюции вводится в электронную регистрационно-контрольную карточку обращения работником приемной соответствующего руководителя.

14. По обращению принимается одно из следующих решений:

о рассмотрении обращения по существу согласно компетенции;

о направлении для рассмотрения в государственный орган, иную организацию в соответствии с их компетенцией;

о возвращении заявителю в случае отзыва им обращения оригиналов документов, приложенных к обращению, до рассмотрения его по существу;

об оставлении без рассмотрения по существу;

о принятии обращения к сведению.

15. Все обращения после рассмотрения Министром или его заместителями передаются работникам, ответственным за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях.

Обращения, по которым Министром или его заместителями даны поручения об их направлении на рассмотрение по компетенции, направляются в пятидневный срок в подлиннике или в электронном виде с уведомлением об этом заявителей. Копии таких обращений в электронном виде остаются в Минстройархитектуры.

16. Текст резолюции руководителя структурного подразделения о рассмотрении письменного или электронного обращения вводится в электронную регистрационно-контрольную карточку обращения работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

17. Рассмотрение обращений в Минстройархитектуры осуществляется в порядке и сроки, установленные Законом Республики Беларусь "Об обращениях граждан и юридических лиц", Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 и иными актами законодательства.

18. Обращения рассматриваются по существу исключительно в пределах компетенции Минстройархитектуры, определенной законодательством, с разъяснением действующего законодательства.

19. Обращения, поступающие через интернет-приемную на сайт и на адрес электронной почты Минстройархитектуры и соответствующие требованиям, установленным пунктами 1 - 3 статьи 12 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан и юридических лиц" (за исключением требования о наличии личной подписи гражданина, в том числе индивидуального предпринимателя, личной подписи руководителя юридического лица или лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращения, заверенной печатью юридического лица), рассматриваются в порядке, установленном названным Законом для рассмотрения письменных обращений.

20. Обращения рассматриваются по существу не позднее пятнадцати дней со дня их регистрации, а обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, - не позднее одного месяца, если иной срок не установлен законодательными актами.

21. При поступлении письменного обращения, в котором одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции Минстройархитектуры и других государственных органов, иных организаций, заявителю направляется ответ на те вопросы, которые относятся к компетенции Минстройархитектуры, и разъясняется, в какие государственные органы и организации следует обратиться за соответствующим разъяснением.

22. Оставление обращений без рассмотрения по существу осуществляется по решению Министра или его заместителей и только в случаях, предусмотренных статьей 15 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан и юридических лиц". В ответах на обращения указывается порядок их обжалования.

23. Руководителям самостоятельных структурных подразделений (в их отсутствие - заместителям руководителей самостоятельных структурных подразделений) центрального аппарата Минстройархитектуры предоставляется право подписывать сопроводительные письма, направляемые в организации, входящие в систему Минстройархитектуры, запросы об истребовании материалов, информации, объяснений, необходимых для рассмотрения обращений.

24. Ответы заявителям на обращения, полученные в ходе личного приема Министром или его заместителями, изложенные в письменной форме, направляются за подписью Министра или его заместителя, осуществлявшего личный прием, если им не установлен иной порядок подписания ответа. Решение об оставлении письменного обращения без рассмотрения по существу принимает Министр или его заместители, к которым поступило обращение, или уполномоченное ими должностное лицо.

Ответы заявителям (гражданам и юридическим лицам) на обращения направляются за подписью заместителей Министра по курируемым направлениям, если Министром не установлен иной порядок подписания ответа.

25. При оставлении письменного обращения без рассмотрения по существу, отзыве заявителем своего обращения оригиналы документов, приложенных к письменным обращениям, возвращаются заявителям с сопроводительным письмом.

Сведения о ходе и результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений, своевременно вносятся в нее работником, ответственным за ведение книги замечаний и предложений.

26. Индекс ответа на обращения граждан, в том числе ответа, направленного на внесенные замечания и (или) предложения в книгу замечаний и предложений, состоит из индекса дела по номенклатуре дел Минстройархитектуры, регистрационного индекса обращения, а также повторного регистрационного номера.

Индекс ответа на обращения юридических лиц и индивидуальных предпринимателей состоит из индекса структурного подразделения, дающего ответ, индекса дела по номенклатуре дел Минстройархитектуры и регистрационного индекса обращения.

ГЛАВА 4 ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ ПО ОБРАЩЕНИЯМ

27. Обращения граждан и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Минстройархитектуры.

Копии ответов гражданам на замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений, и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в определенное дело по номенклатуре дел Минстройархитектуры и хранятся у работника, ответственного за ведение книги замечаний и предложений.

28. Дела с обращениями формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу.

В случае поступления повторных обращений они формируются в дела вместе с предыдущими обращениями и документами, связанными с их рассмотрением.

29. Срок хранения обращений и документов, связанных с их рассмотрением, - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с даты последнего обращения). Постоянно действующей Центральной экспертной комиссией Минстройархитектуры может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений.

30. Дела с обращениями и документами, связанными с их рассмотрением, передаются в архив Минстройархитектуры через год после завершения делопроизводства по ним.

31. Книга замечаний и предложений со всеми материалами после окончания ведения хранится вместе с новой книгой по месту ее ведения, а по истечении календарного года - в течение 5 лет в архиве Минстройархитектуры.

32. По истечении установленных сроков хранения обращения и документы, связанные с их рассмотрением, книга замечаний и предложений подлежат уничтожению в порядке, установленном Минстройархитектуры в сфере архивного дела и делопроизводства.

ГЛАВА 5 ЛИЧНЫЙ ПРИЕМ ГРАЖДАН, В ТОМ ЧИСЛЕ ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ, ИХ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ, ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ

33. Личный прием граждан, а также индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц (далее - прием граждан) проводится Министром, его заместителями по утвержденному Министром графику. Предварительную запись на прием граждан к Министру осуществляет помощник Министра при личном обращении к нему заявителей, а также при их обращении по телефону.

При изменении согласованного порядка приема граждан помощник Министра должен уведомить об этом лицо, записавшееся на прием, не позже одного дня до планируемого дня проведения приема граждан (в исключительных случаях, в тот же день до запланируемого времени приема граждан), а также сообщить ему о дне, на который переносится прием.

В случае отсутствия по уважительной причине должностных лиц, проводящих прием граждан, прием осуществляют лица, исполняющие их обязанности.

Прием граждан проводится также руководителями самостоятельных структурных подразделений Минстройархитектуры либо их заместителями. Периодичность проведения такого приема определяется решением Министра.

34. По решению Министра при проведении приема граждан могут применяться технические средства (аудио- и видеозапись, кино- и фотосъемка), о чем заявитель уведомляется до начала приема.

35. График приема посетителей в Минстройархитектуры размещается в местах, доступных для ознакомления: на информационном стенде и официальном интернет-сайте.

Во время проведения личных приемов граждан руководством Минстройархитектуры заводится регистрационно-контрольная карточка согласно приложению 2, в которой фиксируется суть излагаемого вопроса. В случае если разъяснение дается в ходе приема, письменный ответ заявителю не направляется. В регистрационно-контрольной карточке делается пометка "разъяснено во время личного приема".

Если для решения вопроса, изложенного в устном обращении и относящегося к компетенции Минстройархитектуры, требуются дополнительное изучение и проверка, обращение излагается заявителем в письменной форме и подлежит рассмотрению в порядке, установленном Законом Республики Беларусь "Об обращениях граждан и юридических лиц" для письменных обращений.

При проведении в Минстройархитектуры прямых линий заводится регистрационно-контрольная карточка согласно приложению 3.

Устные обращения фиксируются в книгах учета личного приема граждан, оформленных согласно приложению 4.

При необходимости по устному обращению оформляется регистрационно-контрольная карточка согласно приложению 2, которая проходит регистрацию, как письменное обращение.

36. Книги учета личного приема посетителей находятся в приемных Министра, его заместителей, у руководителей структурных подразделений.

37. Министром либо уполномоченным им лицом проводятся также выездные приемы граждан.

38. Письменные обращения, принятые в ходе приема граждан Министром или его заместителями, на выездных приемах, в течение одного рабочего дня передаются в отдел контроля и организационно-технического обеспечения для регистрации в порядке, установленном настоящей Инструкцией, и организации дальнейшей работы.

Прием заявителей с целью разъяснения им организационных вопросов работы Минстройархитектуры, вопросов справочно-консультационного характера, а также разъяснения порядка приема граждан Министром, его заместителями, руководителями самостоятельных структурных подразделений центрального аппарата Минстройархитектуры, их заместителями в выходные и праздничные дни - с 9 часов до 18 часов без перерыва на обед осуществляет дежурный по Минстройархитектуры.

ГЛАВА 6 КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ПОРЯДКА РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ И ИХ АНАЛИЗ

39. Контроль за рассмотрением письменных и электронных обращений ведется отделом контроля и организационно-технического обеспечения.

Все поступившие в Минстройархитектуры обращения берутся на контроль. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль за рассмотрением обращений завершается, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы по существу.

Решения о снятии с контроля обращений принимаются Министром, его заместителями путем подписания на них ответа.

40. Отделом контроля и организационно-технического обеспечения ежеквартально до 10-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, в Совет Министров Республики Беларусь предоставляется информация о работе с обращениями, поступившими в Минстройархитектуры и организации системы Министерства архитектуры и строительства, и ведомственная отчетность по этим обращениям.

Приложение 1
к Инструкции об организации
работы с обращениями граждан
и юридических лиц и порядке
ведения соответствующего
делопроизводства в Министерстве
архитектуры и строительства
Республики Беларусь

                                   ФОРМА
               Регистрационно-контрольной карточки обращений

Регистрационный индекс N

Фамилия, собственное  имя,  отчество  (если таковое имеется)  либо инициалы
гражданина ________________________________________________________________
Адрес  места  жительства  (места пребывания)  и (или) места работы  (учебы)
гражданина, адрес электронной почты, контактный телефон ___________________
___________________________________________________________________________
Наименование и место нахождения юридического лица, адрес электронной почты,
контактный телефон ________________________________________________________
Форма подачи обращения ____________________________________________________
Дата поступления обращения ________________________________________________
Количество листов обращения и количество листов приложения ________________
Даты, индексы повторных обращений _________________________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма _____________________
Тематика __________________________________________________________________
Краткое содержание обращения ______________________________________________
Резолюция _________________________________________________________________
Исполнители (указываются исполнители обращений, определенные Министром, его
заместителями и руководителями структурных подразделений) _________________
___________________________________________________________________________
Срок исполнения _____________ Дата исполнения (фактическая) _______________
Отметка о постановке на контроль и снятии с контроля ______________________
Ход рассмотрения __________________________________________________________
Дата ответа заявителю _______________ N ___________________________________
Отметка об объявлении ответа заявителю в ходе личного приема ______________
Документ подшит в дело N __________________________________________________

Приложение 2
к Инструкции об организации
работы с обращениями граждан
и юридических лиц и порядке
ведения соответствующего
делопроизводства в Министерстве
архитектуры и строительства
Республики Беларусь

  РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН И ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ
                      ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ (ЛИЧНЫЙ ПРИЕМ)

__________________                          _______________________________
     (дата)                                     (Ф.И.О. ведущего прием)

(Ф.И.О. заявителя) ________________________________________________________
(Место жительства) ________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(Место работы, контактный телефон) ________________________________________
___________________________________________________________________________
(Паспортные данные) _______________________________________________________
Даты, индексы повторных обращений _________________________________________
___________________________________________________________________________
Тематика __________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
СОДЕРЖАНИЕ ОБРАЩЕНИЯ: _____________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
РЕЗОЛЮЦИЯ _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Исполнитель _______________________________________________________________

                     -------------------------------
     Срок исполнения ¦                                  ¦
                     ¦-----------------------------------

Приложение 3
к Инструкции об организации
работы с обращениями граждан
и юридических лиц и порядке
ведения соответствующего
делопроизводства в Министерстве
архитектуры и строительства
Республики Беларусь

           РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
                     И ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ
                              (ПРЯМАЯ ЛИНИЯ)

__________________                          _______________________________
     (дата)                                    (Ф.И.О. ведущего прием)

(Ф.И.О. заявителя) ________________________________________________________
(Место жительства) ________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(Место работы, контактный телефон) ________________________________________
___________________________________________________________________________
(Паспортные данные) _______________________________________________________
Даты, индексы повторных обращений _________________________________________
___________________________________________________________________________
Тематика __________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
СОДЕРЖАНИЕ ОБРАЩЕНИЯ: _____________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
РЕЗОЛЮЦИЯ _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Исполнитель _______________________________________________________________
                     -------------------------------
     Срок исполнения ¦                                  ¦
                     ¦-----------------------------------

Приложение 4
к Инструкции об организации
работы с обращениями граждан
и юридических лиц и порядке
ведения соответствующего
делопроизводства в Министерстве
архитектуры и строительства
Республики Беларусь

КНИГА УЧЕТА ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН, В ТОМ ЧИСЛЕ ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ, ИХ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ, ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ

----------------+----------+-----------+------------+----------+--------
¦               ¦          ¦           ¦Адрес места ¦          ¦            ¦
¦               ¦          ¦           ¦ жительства ¦          ¦            ¦
¦               ¦          ¦           ¦   (места   ¦          ¦            ¦
¦  Порядковый   ¦          ¦ Фамилия,  ¦пребывания) ¦          ¦ Результаты ¦
¦ номер личного ¦   Дата   ¦собственное¦  и (или)   ¦ Краткое  ¦рассмотрения¦
¦    приема     ¦проведения¦   имя,    ¦места работы¦содержание¦  устного   ¦
¦Регистрационный¦ личного  ¦ отчество  ¦  (учебы)   ¦ устного  ¦ обращения  ¦
¦    индекс     ¦  приема  ¦ заявителя ¦ заявителя, ¦обращения ¦    <1>     ¦
¦   обращения   ¦          ¦           ¦   места    ¦          ¦            ¦
¦               ¦          ¦           ¦ нахождения ¦          ¦            ¦
¦               ¦          ¦           ¦юридического¦          ¦            ¦
¦               ¦          ¦           ¦    лица    ¦          ¦            ¦
+---------------+----------+-----------+------------+----------+------------+
¦       1       ¦    2     ¦     3     ¦     4      ¦    5     ¦     6      ¦
¦---------------+----------+-----------+------------+----------+-------------

--------------------------------

<1> Рассмотрено по существу, объявлен ответ заявителю.

<2> Дано разъяснение, в какую организацию следует обратиться для решения вопросов, изложенных в обращении.

<3> Оставлено без рассмотрения по существу на основании пункта 2 статьи 15 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан и юридических лиц" от 18 июля 2011 г.

<4> Для решения вопроса, изложенного в устном обращении, требуется дополнительное изучение и проверка. Принято письменное обращение (указать регистрационный номер письменного обращения).

Архіў дакументаў Папярэдні | Наступны


	Под общей редакцией Валерия Левоневского